PROTOCOLE d’ACCORD RELATIF au RECOURS AU VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS PROFESSIONNELLES à la CAISSE d’ALLOCATIONS FAMILIALES des VOSGES
Entre :
¾la
Caisse d’Allocations Familiales des Vosges,
dont le siège est situé : 30 Chemin de la Belle au Bois Dormant – 88016 EPINAL représentée par ……………………, Directrice, d’une part,
et les organisations syndicales ci-dessous désignées :
¾la
Confédération Française Démocratique du Travail (CFDT),
représentée par ……………………………, Déléguée Syndicale,
¾la
Confédération Française des Travailleurs Chrétiens (CFTC),
représentée par ……………………….., Déléguée Syndicale,
¾la
Confédération Générale du Travail (CGT),
représentée par ……………………………., Déléguée Syndicale, d’autre part, Il a été conclu le présent accord :
Préambule
Conformément à l’article L 2314-26 du Code du travail, « l’élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique peut être réalisée par vote électronique sur le lieu de travail ou à distance ». Dans ce cadre, et afin de faciliter l’organisation des élections professionnelles à venir (élections des membres du Comité Social et Economique et des représentants du personnel au Conseil d’Administration de la Caf des Vosges), de favoriser la participation des salariés et d’augmenter la sécurisation des résultats, les parties conviennent, par le présent accord, de recourir au vote électronique pour les prochaines élections professionnelles et d’en fixer le cadre général de sa mise en œuvre. Le présent accord a donc pour objet de fixer, pour une durée indéterminée, le cadre général de mise en œuvre du vote électronique lors de ces élections professionnelles dans le respect notamment :
des dispositions légales en vigueur : principalement la loi pour la confiance dans l'économie numérique du 21 juin 2004 et l'ordonnance numéro 2017- 13 86 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l'entreprise
du RGPD et des dernières recommandations de la CNIL
des dispositions prévues par l’UCANSS et notamment le marché national relatif au prestataire
Les modalités pratiques d’organisation du vote électronique seront définies dans les protocoles d’accord préélectoraux, auxquels sera annexé le présent accord.
Article 1 - Champ d’application
Le présent accord s'applique à l'égard de l'ensemble des salariés de la Caf des Vosges ainsi qu'aux salariés mis à sa disposition au sens de l'article L 2314-23 du code du travail ayant fait le choix de voter au sein de l'organisme.
Article 2 - Modalités d'organisation des opérations
Article 2.1 - Modalités de vote - choix du prestataire
Les parties signataires décident d'adopter un processus exclusif de vote par internet pour l'ensemble des élections professionnelles à venir à la CAF des Vosges. Compte tenu de la technicité qu'il est nécessaire de maîtriser pour mettre en place un tel dispositif et des contraintes à respecter pour assurer notamment la confidentialité des données et sécuriser l'ensemble du processus électoral, les parties signataires conviennent de faire appel à un prestataire spécialisé en la matière dont l'expertise a été reconnue par un cabinet d'audit informatique indépendant. Le prestataire retenu, suite à une consultation relevant de la procédure de mise en œuvre du marché public conclu par l'UCANSS, sera désigné dans le protocole d'accord préélectoral. Le prestataire choisi devra respecter le cahier des charges défini dans le présent accord, conforme aux prescriptions réglementaires énoncées aux articles R 2314- 6 à R 2314- 18 du code du travail et prévoir un dispositif de secours offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En tout état de cause, le système de vote électronique conçu et mis en place par le prestataire devra garantir la confidentialité des données transmises et le respect des principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :
la sincérité et l'intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l’électeur et le bulletin enregistré dans l'urne électronique
l'anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur
l'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin
la confidentialité et la liberté du vote pour permettre d'exercer son droit de vote sans pression extérieure
Les protocoles d'accord préélectoraux mentionneront la conclusion du présent accord
Article 2.2 - Modalités des élections
2.2.1 Fichier des électeurs
Un fichier des électeurs est produit par le service des ressources humaines à partir des listes électorales établies conformément aux critères fixés par le Code du Travail. Le fichier des électeurs permet l'envoi à chaque électeur, par le prestataire retenu, du matériel de vote électronique selon les modalités qui seront précisées dans les protocoles d'accord préélectoraux et dans le respect des recommandations de la CNIL concernant notamment les règles d'authentification multi-facteurs. Hormis le service des ressources humaines et le prestataire, les données personnelles sensibles contenues dans ce fichier (date de naissance, adresse postale, adresse mail professionnelle ou personnelle si demande du salarié…) ne seront accessibles qu’aux électeurs pour les informations les concernant. Conformément à l'article R 2314- 7 alinéa 2 du Code du Travail, les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts.
2.2.2 Lieu et temps du scrutin
Le calendrier, les dates et heures d'ouverture et de fermeture du scrutin seront définis précisément dans les protocoles d'accord préélectoraux. Les électeurs auront la faculté de voter à tout moment, de façon confidentielle et anonyme, pendant l'ouverture du scrutin, en se connectant sur le site internet sécurisé propre aux élections :
depuis n'importe quel ordinateur se situant sur leur lieu de travail, leur domicile ou tout autre lieu de leur choix,
depuis un smartphone ou une tablette tactile
L’application devra être compatible avec tous les navigateurs internet et toutes les versions disponibles.
Article 2.3 - Liste des candidats et bulletins de vote
La période, les modalités de dépôt (format, taille maximum des documents, adresse de dépôt …) et de présentation (ordre alphabétique ou aléatoire) des listes de candidats et professions de foi devront être fixées dans les protocoles d'accord préélectoraux. Par ailleurs, afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisées soient identiques pour toutes les listes.
Article 2.4 - Scellement de l'urne
Une fois le site de vote paramétré par le prestataire conformément aux données transmises par le service ressources humaines, le prestataire devra procéder, en présence des membres du bureau de vote, avant l’ouverture du scrutin, et à une date fixée dans le protocole d'accord préélectoral, à un test à blanc du système de vote et de dépouillement à l'issue duquel :
le système sera scellé,
les membres du bureau de vote se verront remettre des clés de chiffrement délivrées à cet effet.
Article 2.5 - Suivi du processus électoral
Le service des ressources humaines ainsi que les membres du bureau de vote (la composition dudit bureau sera précisée dans le protocole d'accord préélectoral) assurent le suivi du bon déroulement du processus électoral et pourront, en ce sens, consulter sur le site de vote :
les listes électorales
les listes de candidats et professions de foi
la composition du bureau de vote
l'évolution en temps réel, et pour chaque scrutin, du taux de participation sachant qu'aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin
le journal des événements
Article 3 - Déroulement des opérations de vote
Article 3.1 - Plan de communication/formation - Assistance technique
Chaque salarié recevra une notice d'information détaillée rappelant la procédure de vote ainsi que les dates, jour et heure d'ouverture et de clôture des scrutins. Afin de garantir un taux de participation optimal, un plan de communication sera mis en œuvre avant et pendant l'ouverture du scrutin et sera diffusé sur l'intranet de l'organisme. Le protocole d'accord préélectoral fixera en détail le contenu du dit plan de communication. Par ailleurs, une cellule d'assistance technique sera mise en place par le prestataire afin de :
veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote par internet
prendre en charge les problèmes rencontrés par les utilisateurs.
Les électeurs auront ainsi la possibilité de contacter les membres de cette cellule pendant toute la durée du scrutin. Les membres du bureau de vote seront alertés par cette même cellule d'assistance technique de tout incident et prendront toute décision utile. Les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique retenu.
Article 3.2 - Modalités d'accès au serveur de vote
Afin de réduire les risques d'usurpation d'identité et conformément aux recommandations de la CNIL, un processus renforcé d'authentification de l'électeur devra être respecté. Ainsi, pour pouvoir accéder au serveur de vote, chaque électeur devra accomplir la procédure suivante :
renseigner l'identifiant et le mot de passe personnels et confidentiels qui lui auront été envoyés par le prestataire avant le premier tour des élections via deux canaux de communication distincts définis dans le protocole d'accord préélectoral
renseigner un 3e identifiant consistant en une question dont il sera le seul à connaître la réponse (sont ainsi exclus la date de naissance et tout élément facilement décelable par un tiers)
La connexion au site de vote se fera par des liaisons sécurisées qui rendent impossible l'accès aux serveurs à toute personne non reconnue par le système. Une fois connecté, l’électeur pourra procéder au vote. Seules les listes correspondant à son collège, pour les titulaires et les suppléants, lui seront proposées. Le système de vote devra faire apparaître clairement à l'écran le choix de l'électeur, lequel devra disposer de la possibilité de :
rayer des noms sur la liste choisie
voter blanc ou nul
Le choix de l'électeur lui sera par la suite rappelé et pourra être modifié avant confirmation finale. La validation du vote par l’électeur authentifié garantira l'unicité de vote et emportera signature de la liste d'émargement. La liste d'émargement enregistrera les données suivantes : collège d'appartenance, nom et prénom de l'électeur ayant voté, heure et date du vote. Conformément à l'article R 2314-16 du Code du Travail, elle ne sera accessible qu’aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin. La transmission du vote et l’émargement devront faire l'objet d'un accusé de réception que l’électeur pourra conserver.
Article 3.3 - Garanties de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin
Conformément aux articles R 2314- 6 et R 2314- 7 du Code du Travail, le système de vote électronique mis en œuvre par le prestataire devra assurer la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes. Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement ainsi que le contenu de l’urne électronique ne seront accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système. L’expression du vote et les éléments d'identification de l’électeur seront séparés. Le vote de l'électeur sera crypté et stocké dans une urne électronique dédiée, sans aucun lien avec le fichier d'émargement des votants. Cette urne est hébergée par le prestataire. Le processus mis en œuvre par le prestataire garantit ainsi l'anonymat du vote et la sincérité des opérations électorales.
Article 3.4 - Dépouillement et conservation des fichiers
Au jour et à l'heure fixés dans le protocole d'accord préélectoral, le scrutin sera clos automatiquement. L’urne ne pourra être décelée et le scrutin dépouillé que par l'activation conjointe d'au moins deux des clés de chiffrement préalablement remises aux membres du bureau de vote. Après le dépouillement, le système de vote électronique devra à nouveau être scellé afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats. En cas de second tour, les modalités d'organisation et de déroulement du vote devront être respectées à l'identique. Enfin, le prestataire devra conserver sous scellés et procéder à la destruction des fichiers supports dans les conditions fixées par le code du travail.
Article 4 - Conditions d'application du protocole d'accord
Article 4.1 - Durée et entrée en vigueur
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et entrera en vigueur sous réserve de l'agrément ministériel et sous réserve des formalités de publicité.
Article 4.2 – Modalités de suivi de l’accord
Préalablement à l'engagement des négociations relatives aux élections professionnelles ou des représentants du personnel au Conseil d'Administration, les parties conviennent de se rencontrer afin de faire le point au regard de l’application du présent protocole et en tirer les conséquences éventuelles.
Article 4.3 - Modalités de révision et de dénonciation de l'accord
Le présent accord pourra être révisé, à tout moment pendant la période d'application, par accord collectif conclu sous la forme d'un avenant. Les organisations syndicales de salariés habilitées à engager la procédure de révision sont déterminées conformément aux dispositions de l’article L 2261-7-1 du Code du Travail. La demande d'engagement de la procédure de révision est formulée par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge à l'employeur et à chaque organisation habilitée à négocier l’avenant de révision. À la demande de révision sont jointes les modifications que son auteur souhaite apporter au présent accord. L’invitation à négocier l'avenant de révision est adressée par l'employeur aux organisations syndicales représentatives dans le mois courant à compter de la notification la plus tardive des demandes d'engagement de la procédure de révision. Les conditions de validité de l’avenant de révision obéissent aux conditions posées à l’article L2232-12 du Code du Travail. Étant à durée indéterminée le présent accord pourra également être dénoncé par l'une ou l'autre des parties signataires sur notification écrite aux autres parties par lettre recommandée avec avis de réception. La dénonciation prend effet à l'issue du préavis de 3 mois. Le courrier de dénonciation sera déposé sur la plateforme du Ministère du Travail.
Article 4.4 - Dépôt et diffusion
Une fois l’accord agréé, il fera l’objet d’un dépôt, conformément aux mesures légales de publicité. Un exemplaire signé du présent accord sera remis aux organisations syndicales signataires. Il sera également communiqué au personnel de la Caisse d’Allocations Familiales des Vosges via le portail intranet de l’entreprise.
Fait à Epinal, le 24 janvier 2024 en 5 exemplaires originaux
Pour la Caf d’Epinal,
LA DIRECTRICE,
……………………..
Pour la CFDT, Pour la CFTC Pour la CGT,
LA DELEGUEE SYNDICALE, LA DELEGUEE SYNDICALE, LA DELEGUEE SYNDICALE,
