PROTOCOLE D’ACCORD RELATIF A L’ACCES DES ORGANISATIONS SYNDICALES AUX NOUVELLES TECHNOLOGIES D’INFORMATION ET DE COMMUNICATION
Entre,
La Caf des Pyrénées-Atlantiques dont le siège social est situé 10 avenue du Maréchal Foch-CS 70602-64106 Bayonne Cedex
Représentée par Madame XXXXXXXX, Directrice de la Caf,
D’une part, et
Les organisations syndicales représentatives définies ci-dessous :
• la CFDT représentée par Madame XXXXXXXX • la CFTC représentée par Madame XXXXXXXX • la CGT représentée par Madame XXXXXXXX
D’autre part.
il a été conclu le présent accord :
Préambule
Dans le cadre de la loi n° 2004-391 du 4 mai 2004 relative au dialogue social et de l’article 11 du protocole d’accord du 1er février 2008 sur l’exercice du droit syndical, les parties signataires du présent protocole ont souhaité définir un cadre d’accès et d’utilisation des nouvelles technologies d’information et de communication aux organisation syndicales ayant constitué une section syndicale au sein de la CAF des Pyrénées-Atlantiques. Le présent protocole a également pour objet de permettre à chaque salarié de l’organisme d’avoir accès à l’information syndicale de son choix. L’accès à ces nouvelles technologies poursuit l’objectif de favoriser le développement du dialogue social et de l’information syndicale. L’utilisation des nouvelles technologies doit se faire dans le cadre plus général des règles énoncées par la charte d’utilisation des moyens informatiques de l’organisme.
Chapitre 1 – L’utilisation d’Intranet
Article 1 : L’accès à Intranet et à Internet
Chaque organisation syndicale ayant constitué une section syndicale dans l’organisme dispose d’un accès à l’Intranet et à Internet, à partir de micro-ordinateurs mis à disposition dans les salles des syndicats, soit:
La salle 422 à Bayonne
La salle V004 à Pau
Cet accès des organisations syndicales doit se faire dans le respect des règles d’utilisation en vigueur dans l’organisme, et soit pendant les heures de délégation, soit en dehors du temps de travail, sur les horaires d’accessibilité des bâtiments, c’est-à-dire entre 7h et 19h.
Article 2 : La mise à disposition d’un site syndical sur l’Intranet
Chaque organisation syndicale ayant constitué une section syndicale dans l’organisme dispose d’un espace intranet dédié, utilisé pour la mise à disposition de publications ou de tracts de nature syndicale.
Article 2-1. La liberté d’accès à l’information syndicale.
Tout salarié bénéficie d’une liberté d’accès à l’information syndicale de son choix en utilisant les moyens électroniques de l’organisme à partir de son poste de travail. Les agents en télétravail ont les mêmes accès à l’information syndicale, depuis l’ordinateur qui leur est mis à disposition.
Dans ce cadre, l’organisme s’engage à ne pas rechercher l’identification des salariés consultant le site des organisations syndicales.
Article 2-2. Le secret professionnel lié aux informations diffusées sur l’intranet
Les organisations syndicales s’engagent à ce que toutes les informations et documents professionnels ne soient utilisés qu’à des usages internes à l’organisme.
Article 2-3 Le contenu du site syndical
Le contenu des pages de l’intranet est librement déterminé par l’organisation syndicale sous réserve qu’il revête un caractère exclusivement syndical, lequel est placé sous son entière responsabilité.
La nature de l’information communiquée doit s’inscrire dans le cadre des attributions des organisations syndicales et respecter les règles relatives au droit de la presse. A ce titre, le site ne doit contenir notamment ni injures, ni diffamation, ainsi qu’assurer le respect de la vie privée et le droit à l’image.
Chaque information est identifiée sous le logo de l’organisation syndicale qui l’émet, sans pouvoir ni utiliser, ni modifier, le logo de l’organisme. Article 2-4. Les conditions de mise en ligne
Les organisations syndicales s’engagent à respecter la charte nationale de sécurité de l’utilisateur du système d’information. Les mises à jour du site sont communiquées simultanément à la direction de l’organisme, et sont effectuées par les organisations syndicales. Les agents reçoivent une notification pour chaque mise à jour, et ont la possibilité de se désabonner.
Chaque organisation syndicale peut désigner au maximum 3 salariés de l’organisme habilités à opérer la mise à jour du site. Leur nom est communiqué à la Direction.
Dans le cadre du fonctionnement de l’organisation syndicale, ces personnes peuvent utiliser les heures prévues par l’article 8.21 du protocole d’accord du 1er février 2008 sur l’exercice du droit syndical, pour mettre à jour le site syndical.
Le portail donnant accès à chaque site syndical intranet est accessible à partir de la barre IW.
La création du site se fait en collaboration avec le service informatique et le service ressources humaines de l’organisme.
Article 3 : Messagerie
Chaque organisation syndicale ayant constitué une section syndicale dans l’organisme bénéficie d’une boîte aux lettres partagée, comportant le sigle de l’organisation syndicale locale, permettant de communiquer tant en interne qu’en externe. A cette fin, des boîtes aux lettres électroniques partagées distinctes de celles réservées à un usage professionnel sont ouvertes aux coordonnées de chaque organisation syndicale.
La gestion de cette adresse électronique est placée sous la responsabilité du délégué syndical.
Article 3-1. Modalités d’utilisation de la messagerie électronique par les organisations syndicales.
Les organisations syndicales peuvent utiliser la messagerie pour l’envoi de messages à caractère individuel ou groupés, à destination de la Direction, des salariés adhérents du syndicat, des autres syndicats.
Chaque salarié a la possibilité d’envoyer un message à un ou plusieurs syndicats. La réponse de l’organisation syndicale ne peut être qu’individuelle, à l’adresse laissée par le salarié.
La nature des communications doit rester conforme aux attributions des organisations syndicales.
Article 3-2. La confidentialité des échanges des salariés avec les organisations syndicales.
Cette obligation de confidentialité pèse tant sur l’employeur que sur l’organisation syndicale. L’organisation syndicale est tenue à une obligation de confidentialité quant aux échanges électroniques qu'elle entretient avec les salariés.
Lorsque le courriel est un envoi groupé, le nom des autres destinataires doit figurer en copie cachée afin de ne pas faire apparaître le nom des salariés figurant dans le groupe d’envoi.
L’employeur doit mettre en œuvre les mesures techniques nécessaires permettant d’assurer cette confidentialité.
Chapitre 2 – Le cadre technique d’utilisation
Article 4 : Le matériel mis à disposition
L’organisme met à la disposition de chaque organisation syndicale ayant constitué une section syndicale dans l’organisme, dans le local qui lui est affecté :
Un micro-ordinateur aux normes de l’organisme relié au réseau de la CAF ; Une imprimante Un pack bureautique Un système d’exploitation (graphique) L’Intranet L’Internet
Chaque syndicat aura accès au micro-ordinateur grâce à un identifiant et un mot de passe qui lui sont propres. Chaque syndicat aura un espace de stockage personnel et confidentiel qui sera sauvegardé sur les serveurs de la Caisse.
Le matériel reste la propriété de l’organisme. Il est interdit d’utiliser d’autre matériel ou d’autres logiciels, sauf accord donné après vérification de la compatibilité du matériel ou des logiciels en cause avec le système de l’organisme.
Les matériels sont placés sous l’entière responsabilité des organisations syndicales utilisatrices qui doivent apporter la plus grande attention à leur condition d’utilisation et leur conservation.
Les organisations syndicales s’engagent à conserver la configuration CAF préexistante et donc à n’effectuer aucune modification sur celle-ci ni en terme de matériel ni en terme de logiciel.
Conformément aux règles de sécurité internes à la branche Famille, l'accès aux supports amovibles d'informations (clé USB, CD, ...) est interdit. Il est demandé de faire passer les informations par le canal de la messagerie ou par le service informatique.
Article 5 : La capacité des sites et de la messagerie
La capacité garantie de chaque site syndical est de 30 giga octets, celle de la messagerie sera de 1 giga octet.
La diffusion des messages devant être compatible avec les exigences de bon fonctionnement du réseau informatique, la taille maximale des messages envoyés est de 5 millions octets
et de façon générale doit être conforme à la charte informatique de l’organisme.
Dans ce cadre, la messagerie électronique ne devant pas entraver l’accomplissement du travail, les organisations syndicales s’engagent à ne pas multiplier les envois en nombre.
L’organisme s’engage à former les trois personnes habilitées de chaque syndicat, pour la mise à jour et la maintenance du site syndical.
Article 6 : Les règles de maintenance
Les organisations syndicales sont soumises comme l’ensemble des agents aux contraintes associées à l’utilisation du système d’information de l’organisme. En cas d’incident, elles bénéficient de la maintenance du matériel et de l’assistance logicielle effectuée par le service informatique. Toutefois l’assistance se fera en fonction des disponibilités afin de ne pas pénaliser l’activité accueil et production.
Chapitre 3 – Dispositions diverses
Article 7 : Utilisation abusive
En cas de non-respect du présent accord, l’organisme adresse à l’organisation syndicale concernée, dans un premier temps, une lettre lui précisant la nature exacte du différend. Si après discussion, le désaccord persiste, il est porté à la connaissance des autres organisations syndicales signataires. Une réunion est alors tenue entre tous les signataires de l’accord en vue de régler le différend. Si à l’issue de cette rencontre durant laquelle les signataires ont fait part de leur point de vue, le différend persiste, l'organisme peut décider de saisir la juridiction compétente.
Article 8 : Durée de l'accord
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il prend effet à compter du premier jour du mois civil suivant l’agrément ministériel.
Article 9 : Révision et dénonciation
Le présent accord pourra faire l’objet d’une révision ou d’une dénonciation selon les dispositions prévues aux articles L. 2222-5 et L. 2222-6 du Code du Travail.
Si des modifications réglementaires, législatives, conventionnelles ou techniques affectaient une des dispositions du présent accord, une réunion serait alors organisée, sur l’initiative de la partie la plus diligente, afin d’apprécier dans quelles mesures ces modifications pourraient conclure à la remise en cause de tout ou partie du présent accord.
Les outils mis à disposition feront l’objet d’évolutions selon les outils nationaux déployés dans les Cafs.
Article 10 : Dépôt légal et publicité
Il s’applique sous réserve de l’agrément prévu par l’article L123-2 du Code de la Sécurité Sociale. Il sera déposé ensuite en un exemplaire auprès du Secrétariat-Greffe du Conseil des Prud’hommes. Conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur, cet accord sera également déposé sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail.
Fait à Bayonne le 11 octobre 2018
La Directrice, La Déléguée Syndicale La Déléguée Syndicale La Déléguée Syndicale CFDT CFTC CGT
