Protocole d'accord relatif à L’ACCèS DES ORGANISATIONS SYNDICALES AUX NOUVELLES TECHNOLOGIES D’INFORMATION ET DE COMMUNICATION
(NTIC)
Entre, d’une part,
- La Caisse d’Allocations Familiales, 38, rue Emile Ollivier- 83083 – TOULON, représentée par agissant en qualité de Directeur.
Et, d’autre part,
- Les Organisations Syndicales ci-dessous désignées et représentées respectivement par leurs délégués syndicaux,
La CFDT représentée par
La CFTC représentée par
La CGT représentée par
FO représenté par
SNFOCOS représentée par
Il est convenu ce qui suit :
Préambule
Dans le cadre de la loi n° 2004-391 du 4 mai 2004 relative au dialogue social et de l’article 11 du protocole d’accord du 1er février 2008 sur l’exercice du droit syndical, les parties signataires du présent protocole ont souhaité définir un cadre d’accès et d’utilisation des nouvelles technologies d’information et de communication aux organisation syndicales ayant constitué une section syndicale dans l’organisme.
Le présent protocole a également pour objet de permettre à chaque salarié de l’organisme d’avoir accès à l’information syndicale de son choix.
L’accès à ces nouvelles technologies poursuit l’objectif de favoriser le développement du dialogue social et de l’information syndicale.
L’utilisation des nouvelles technologies doit se faire dans le cadre plus général des règles énoncées par la charte nationale de sécurité de l’utilisateur du système d’information et de la charte nationale de sécurité de l’administrateur du système d’information annexées au règlement intérieur de la CAF du VAR (en annexe du présent protocole)
Ce protocole vient remplacer les dispositions relatives à la communication syndicale régies par le protocole local du 26 novembre 2009 et des Protocoles locaux du 11 juillet 2011 relatifs à l’utilisation d’internet et des BALF par le comité d’entreprise, par le CHSCT et les Délégués du personnel. A ce titre, les modalités de communication du CSE seront encadrées par une convention signée entre le Directeur et le Secrétaire du CSE. Il intègre les évolutions survenues depuis lors en la matière notamment l’utilisation des outils liés à la transformation numérique interne et le portail d’entreprise CAFCOM, qui a remplacé le P2I et à terme les BALF lotus.
Chapitre 1 – L’UTILISATION De l’INTRANET/ internet
Article 1 : L’accès à Intranet et à Internet
Chaque organisation syndicale ayant constitué une section syndicale dans l’organisme dispose d’un accès à l’Intranet (et Internet), à partir du micro-ordinateur mis à disposition. Actuellement, chaque organisation syndicale utilise ce matériel dans des locaux partagés avec la CPAM du VAR et l’URSSAF PACA.
Ces accès doivent se faire dans le respect des règles d’utilisation en vigueur dans l’organisme, soit pendant les heures de délégation, soit en dehors du temps de travail.
Article 2 : La mise à disposition d’un site syndical sur l’Intranet
Chaque organisation syndicale ayant constitué une section syndicale dans l’organisme dispose d’un espace dédié sur l’Intranet de l’organisme, cafcom utilisé pour la mise à disposition de publications ou de tracts de nature syndicale.
Article 2-1. La liberté d’accès à l’information syndicale.
Tout salarié bénéficie d’une liberté d’accès à l’information syndicale de son choix en utilisant les moyens électroniques de l’organisme à partir de son poste de travail.
Dans ce cadre, l’organisme s’engage à ne pas rechercher l’identification des salariés consultant le site des organisations syndicales représentatives.
Article 2-2. Le secret professionnel lié aux informations diffusées sur l’intranet
Les organisations syndicales s’engagent à ce que toutes les informations et documents professionnels ne soient utilisés qu’à des usages internes à l’organisme.
Article 2-3 Le contenu du site syndical
Le contenu des pages de l’intranet est librement déterminé par l’organisation syndicale sous réserve qu’il revête un caractère exclusivement syndical, lequel est placé sous son entière responsabilité.
La nature de l’information communiquée doit s’inscrire dans le cadre des attributions des organisations syndicales et respecter les règles relatives à la liberté de la presse.
A ce titre, le site ne doit contenir notamment ni injures, ni diffamation, ni dénigrement et garantir le respect absolu de la vie privée ainsi que le droit à l’image. De même, le contenu du site doit également être conforme aux règles édictées par le Décret n°2017-1230 du 3 aout 2017 relatif aux provocations, diffamations et injures non publiques présentant un caractère raciste, discriminatoire, sexiste, homophobe.
Chaque information est identifiée sous le logo de l’organisation syndicale qui l’émet, sans pouvoir ni utiliser, ni modifier le logo de l’organisme.
Article 2-4. Les conditions de mise en ligne
Les organisations syndicales s’engagent à respecter la charte nationale de sécurité de l’utilisateur du système d’information. (Jointe en annexe)
Les mises à jour du site sont communiquées simultanément à la direction de l’organisme, et sont effectuées par les organisations syndicales pendant les heures de délégation, ou en dehors du temps de travail.
(Chaque organisation syndicale peut désigner au maximum 4 salariés de l’organisme habilités à opérer la mise à jour du site).
Le portail donnant accès à chaque site syndical intranet est accessible à partir de la page d’accueil de l’intranet de l’organisme sous la dénomination « Portail Institutionnel interne CafCom »
La création du site se fait en collaboration avec les services Informatique, RH et communication interne et stratégique de l’organisme.
Les Délégués Syndicaux et le Secrétaire du CSE ont bénéficié de la formation aux outils collaboratifs (teams, forms, sharepoint). En tant que de besoin, une actualisation/ remise à niveau pourra être réalisée.
Article 3 : Messagerie
Chaque organisation syndicale ayant constitué une section syndicale dans l’organisme bénéficie d’une adresse électronique spécifique, comportant le sigle de l’organisation syndicale locale, permettant de communiquer tant en interne qu’en externe.
A cette fin, des boîtes aux lettres électroniques distinctes de celles réservées à un usage professionnel sont ouvertes aux coordonnées de chaque organisation syndicale.
La gestion de cette adresse électronique est placée sous la responsabilité du délégué syndical ou du représentant de la section syndicale de l’organisme.
Article 3-1. Modalités d’utilisation de la messagerie électronique par les organisations syndicales.
Les organisations syndicales peuvent utiliser la messagerie, pendant les heures de délégations, ou en dehors de leur temps de travail, pour l’envoi de messages à caractère individuel ou groupés, à destination de la Direction, des salariés adhérents du syndicat, des autres syndicats.
Elle peut également être utilisée à destination des salariés de l’organisme, à condition d'offrir la possibilité à ces derniers de s’opposer à la réception de messages syndicaux, au moyen d’un formulaire de désabonnement mis à leur disposition sur le site syndical hébergé sur l’intranet de l’organisme.
Depuis la mise en place du RGPD, le consentement ne peut plus être implicite.
Les fonctionnalités du site doivent permettre sans équivoque que l’utilisateur puisse à tout moment de façon explicite consentir au stockage de ses données personnelles ou renoncer à ce consentement.
L’envoi de message doit rester individuel (nom ou alias de destinataires mais pas d’envoi à Personnel CAF1 et CAF2). Toutefois, quelques exceptions sont autorisées :
Les tracts : conformément à l’article L2142-4 du code du travail, les tracts et les publications de nature syndicale peuvent être librement diffusés aux travailleurs de l’entreprise dans l’enceinte de celle-ci aux heures d’entrée et de sortie du travail. Dès lors la diffusion de tracts électroniques sera tolérée dans les conditions suivantes :
Ils doivent être concis
Les horaires d’émission et de diffusions sont fixés le matin avant 9h15 et le soir après 15h45
La nature de l’envoi doit être clairement indiquée en objet (exemple : TRACT [mention du syndicat impérative], motif : grève du…) afin que le salarié conserve le droit de refuser le tract. Si le salarié souhaite prendre connaissance de l’information, la lecture doit résulter d’une action volontaire, en cliquant sur le document pour l’ouvrir.
Propagande pour les élections professionnelles : les modalités et le calendrier de diffusion des messages et documents de propagande seront définis par le protocole d’accord préélectoral et par conséquent strictement interdits en dehors de la période définie des élections.
Le principe des pétitions par panneau d’affichage ou message électronique n’est pas admis.
Chaque salarié consultant le site d’une organisation syndicale a la possibilité de laisser un message. La réponse de l’organisation syndicale ne peut être qu’individuelle, à l’adresse laissée par le salarié.
La nature des communications doit rester conforme aux attributions des organisations syndicales.
Article 3-2. La confidentialité des échanges des salariés avec les organisations syndicales.
Cette obligation de confidentialité pèse tant sur l’employeur que sur l’organisation syndicale.
L’organisation syndicale est tenue à une obligation de confidentialité quant aux échanges électroniques qu'elle entretient avec les salariés.
L’organisation syndicale précise dans l’objet de son message la mention « confidentiel »
Lorsque le courriel est un envoi groupé, le nom des autres destinataires doit figurer en copie cachée afin de ne pas faire apparaître le nom des salariés figurant dans le groupe d’envoi. Il s’agit d’une mesure contre la violation de données personnelles en application du Règlement Général relatif à la Protection des Données (RGPD).
L’employeur doit mettre en œuvre les mesures techniques nécessaires permettant d’assurer cette confidentialité.
Chapitre 2 – le cadre technique d’UTILISATION
Article 4 : Les moyens mis à disposition
L’organisme met à la disposition de chaque organisation syndicale ayant constitué une section syndicale dans l’organisme, dans le local qui lui est affecté, l’accès à l’internet.
L’utilisation de l’internet doit être conforme à la charte nationale de sécurité informatique annexée au présent protocole. A ce titre, la Direction se réserve le droit de contrôler les sites consultés ainsi que les heures de connexion.
L’accès à internet se fera pendant le temps de mission, décompté du crédit d’heures du représentant ou délégué.
Article 5 : La capacité des sites et de la messagerie
La capacité de chaque site syndical est de 25 giga octets.
Dans le cadre d’un engagement en matière de Développement Durable, et de bonnes pratiques, il convient de faire porter la responsabilité citoyenne pour n’utiliser que les espaces nécessaires et faire régulièrement du nettoyage au titre de l’hygiène informatique. Celle-ci concerne l’utilisation du juste nécessaire.
La diffusion des messages devant être compatible avec les exigences de bon fonctionnement du réseau informatique, la taille maximale des messages envoyés ne devra pas dépasser 10 Mo et de façon générale doit être conforme à la charte informatique de l’organisme.
Dans ce cadre, la messagerie électronique ne devant pas entraver l’accomplissement du travail, les organisations syndicales s’engagent à ne pas multiplier les envois en nombre.
Article 6 : Les règles de maintenance
Les organisations syndicales seront soumises comme l’ensemble des utilisateurs, aux contraintes associées à l’utilisation d’un système d’information (service, délais de résolution des pannes, …). En cas d’incident ou panne Internet, elles pourront solliciter l’encadrement des Ressources Humaines pour demander l’intervention du service informatique de l’organisme.
Chapitre 3 – DISPOSITIONS DIVERSES
Article 7 : Utilisation abusive
En cas de non respect du présent accord, l’organisme adresse à l’organisation syndicale concernée, dans un premier temps, une lettre lui précisant la nature exacte du différend.
Si après discussion, le désaccord persiste, il est porté à la connaissance des autres organisations syndicales signataires. Une réunion est alors tenue entre tous les signataires de l’accord en vue de régler le différend.
Si à l’issue de cette rencontre, le différend persiste, l’organisme peut décider de saisir la juridiction compétente.
Chapitre 4 – DISPOSITIONS finales
Article 8 : Durée, modalités de révision et suivi de l’accord
Le présent accord est conclu pour une durée de 3 ans et pourra être révisé conformément à l’article L2261-7 du code du travail.
En cas de modification législative, réglementaire ou conventionnelle ayant une incidence sur le présent accord, les parties signataires se réuniront à l'initiative de la plus diligente, afin d'examiner les modifications éventuelles à y apporter. Au terme d’une année, un bilan sera réalisé pour vérifier la bonne application de ce protocole d’accord.
Article 9 : Publicité et dépôt de l’accord
Le présent accord sera transmis aux Délégués Syndicaux et aux membres titulaires du CSE.
Il fera l’objet d’une diffusion auprès du personnel sur la messagerie interne.
L’accord collectif sera transmis à la Direction de sécurité sociale dans le cadre de la procédure d’agrément des accords locaux conformément à l’article D. 224-7-3 du Code de la Sécurité Sociale.
L’agrément sera réputé accordé, sauf en cas de prorogation explicite du délai d’examen de la Direction de la sécurité sociale, et en l’absence d’un retour de la DSS, à l’issue d’un mois après l’avis du Comex. Il entrera en vigueur le jour suivant l’obtention de l’agrément par l’autorité compétente de l’Etat (articles L.123 -1 et L.123-2 du Code de la sécurité sociale).
Le présent accord fera l’objet des formalités de dépôt et de publicité prévues par les dispositions légales auprès de la DIRECCTE via la plateforme de téléprocédure du ministère du travail, et du greffe du conseil des prud’hommes.
