RELATIF A L’ORGANISATION DES ELECTIONS PAR VOTE ELECTRONIQUE
ACCORD CONCLU ENTRE
La Caisse d'assurance retraite et de la santé au travail dont le siège social est situé 36 rue du Doubs – 67011 STRASBOURG CEDEX 1 représentée par , agissant en qualité de Directrice
ET
Le syndicat C.F.D.T. représenté par
Le syndicat C.F.T.C. représenté par
Le syndicat U.N.S.A. représenté par
Préambule
Le présent protocole a pour objet d’autoriser le recours au vote électronique au sein de la CARSAT xx pour l’élection des représentants du personnel auprès du Conseil d’administration ainsi que pour celle des membres de la délégation du personnel au Comité social et économique.
Le vote électronique permet notamment :
de simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral
de faciliter le vote pour les salariés absents, en télétravail, en mission ou en déplacement
de procéder à un dépouillement informatisé immédiat et fiable avec des résultats instantanés mis en forme et publiables
de bénéficier d’un gain de temps dans la procédure électorale, tout en respectant le cadre règlementaire et la traçabilité des différentes étapes du vote
d’augmenter le niveau de participation
d’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement
Il est rappelé que la Commission nationale de l’informatique et des libertés formule régulièrement des recommandations sur la mise en place du vote électronique, recommandations que la CARSAT xx s’engage à respecter.
Principes généraux
ARTICLE 1 :DEFINITION ET CHOIX DU MOYEN DE VOTE ELECTRONIQUE
La CARSAT xx convient de recourir au vote électronique à travers le moyen unique du vote par Internet. Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen de communication pour procéder au vote. Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral. Ainsi, les modalités de mise en place du scrutin électronique permettront de respecter les principes suivants :
Vérifier l’identité des électeurs,
S’assurer de l’intégrité du vote,
S’assurer de l’unicité du vote,
S’assurer de l’anonymat et de la sincérité du vote,
S’assurer de la confidentialité et respecter le secret du vote électronique,
Permettre la publicité du scrutin.
ARTICLE 2 :CHOIX DU PRESTATAIRE
En amont des élections, les parties signeront un protocole d’accord préélectoral (PAP) dans lequel le nom du prestataire choisi selon les règles fixées par le marché national UCANSS sera précisé. Y figureront en annexes la description détaillée du fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales.
Par ailleurs, conformément aux articles R2314-5 et suivants du Code du travail, un cahier des charges sera établi et tenu à la disposition des salariés sur le lieu de travail et sur l’intranet de l’entreprise.
ARTICLE 3 :CONFORMITE DU SYSTEME DE VOTE
Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R2314-5 à R2314-8 du Code du travail. Sauf modification substantielle depuis la dernière expertise, il n’est pas obligatoire de la réaliser avant chaque élection. Le rapport de l’expertise réalisé par l’Ucanss sur le système de vote est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés, conformément aux dispositions de l’article R. 2314-9 du code du travail La CARSAT xx s’engage à respecter l’ensemble des clauses techniques prévues par un cadrage national et concernant le système de vote électronique via internet pour les élections au sein des organismes de sécurité sociale.
ARTICLE 4 :MODALITES D’ORGANISATION DES OPERATIONS DE VOTE
Les parties conviennent que le vote électronique sera utilisé à titre exclusif. Les électeurs pourront de ce fait voter uniquement par un processus de vote par internet. Le cumul du vote électronique avec le vote à l’urne ou le vote par correspondance est exclu. Afin d'assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours et ce, conformément au calendrier qui sera défini dans le protocole d’accord préélectoral.
Les salariés seront informés, entre autres, par note de service diffusée sur le portail interne des dates d’ouverture et de fermeture des bureaux de vote.
Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture des bureaux de vote, de n’importe quel terminal Internet, depuis leur lieu de travail ou à distance, en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.
Le prestataire devra reproduire sur son serveur les listes des noms des candidats telles qu’elles auront été émises par leurs auteurs et transférées par le Service relations sociales, santé et QVCT avec, le cas échéant, les logos/sigles et professions de foi des listes correspondantes. Les listes seront présentées sur une seule et même page de façon aléatoire déterminée par le système de vote.
Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste plutôt qu’une autre, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.
ARTICLE 5 :DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE
Les parties ayant décidé d’adopter un processus de vote par internet, tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote.
Cela inclut, entre autres :
l’envoi d’un courrier précisant les conditions et la procédure de vote électronique aux électeurs suffisamment à l’avance avant l’ouverture du premier tour de scrutin
la formation des délégués syndicaux, des membres de la délégation du personnel et des membres du bureau sur le système de vote
un accompagnement par un chef de projet dédié, interlocuteur unique
un test à blanc
une assistance téléphonique pour les électeurs et les membres du bureau de vote.
5.1 Modalités d’accès au serveur de vote
Afin de procéder aux opérations de vote par voie électronique dans des conditions assurant la confidentialité et l’unicité de son vote, les identifiants et les mots de passe seront communiqués par des canaux de transmission séparés. Si les canaux utilisés sont le mail et le téléphone personnels du salarié, leur utilisation ne sera faite que sous réserve de son accord explicite. Il sera également prévu dans le protocole d’accord préélectoral qui précède chaque élection la définition d’un 3e identifiant distinct de type « code secret » dont le salarié sera seul à connaître la réponse.
Ainsi, avant le premier tour des élections chaque électeur recevra par des canaux de transmission séparés, un code d’identification personnel généré de manière aléatoire par le système du prestataire ainsi qu’un mot de passe. Seul le prestataire aura connaissance de ce code d’identification et de ce mot de passe, lesquels resteraient par ailleurs inchangés dans l’hypothèse où un second tour de scrutin devait être organisé.
L’authentification de l’électeur sera ainsi assurée par un serveur dédié après saisie par l’utilisateur du code identifiant et du mot de passe. Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote.
Le prestataire mettra en place une procédure spécifique en cas de perte de l’identifiant et/ou du mot de passe. Cette procédure sera définie dans le protocole d’accord préélectoral et communiquée aux électeurs.
L’électeur pourra exprimer son vote par la voie électronique en se connectant au site sécurisé mis en place à cet effet par le prestataire, dans des conditions assurant sa confidentialité. La saisie de ses identifiants permettra à l’électeur d’accéder aux bulletins de vote correspondants à son collège, ce pour l’élection des membres de la délégation du Comité social et économique, titulaires et suppléants ou pour l’élection des représentants du personnel auprès du Conseil d’administration. Au total l’électeur sera amené à procéder à deux votes distincts dans le cadre de l’élection des membres de la délégation du Comité social et économique (titulaires et suppléants) et un vote dans le cadre de l’élection des représentants du personnel auprès du Conseil d’administration. Une fois son vote exprimé, le choix de l’électeur apparaîtra clairement à l’écran et pourra être modifié avant validation. Sa validation définitive vaudra signature et émargement. Ce vote sera traité de telle sorte à assurer son anonymat et son chiffrage avant d’être transmis dans le fichier contenant l’urne électronique, recensant tous les votes exprimés. Les conditions techniques du déroulement des opérations de vote par la voie électronique seront précisées dans l’annexe au protocole préélectoral. 5.2 Assistance téléphonique
Pendant la période ouvrée du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre une cellule d’assistance électeurs afin d’obtenir toutes les informations nécessaires au bon déroulement de leur vote.
5.3 Garantie de confidentialité du vote et stockage des données
Lors de l'élection par vote électronique, les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés fichier des électeurs et contenu de l'urne électronique.
Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.
Seules les personnes désignées dans le protocole d’accord préélectoral pourront consulter tout au long du scrutin les taux de participation grâce à une clé d’accès. Aucun résultat partiel ne sera disponible pendant toute la durée du scrutin.
ARTICLE 6 :TESTS ET SCELLEMENT DU SYSTEME
En présence des représentants des listes de candidats et des membres du bureau de vote, la cellule d'assistance technique :
Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;
Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
ARTICLE 7 :DEPOUILLEMENT DES BULLETINS DE VOTE
Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement.
Le dépouillement sera assuré à la clôture des opérations de vote, en public, par les membres du bureau de vote. Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes par les administrateurs du bureau de vote (Président, Assesseurs).
A l’issue des opérations de dépouillement, le bureau de vote proclame les résultats et signe les procès-verbaux.
Il est précisé qu’afin de familiariser les membres du bureau de vote au système de vote, une information précise leur sera communiquée avant le scrutin par le prestataire, en lien avec le service relations sociales, santé et QVCT et qu’ils bénéficieront d’une assistance du prestataire pendant toute la durée du dépouillement.
ARTICLE 8 :CLAUSE DE RENDEZ-VOUS
Dans les 6 mois précédents chaque élection concernée par ce protocole, une rencontre sera organisée avec la délégation syndicale en vue d’étudier l’opportunité de le réviser.
ARTICLE 9 :VALIDITE DE L’ACCORD
Le présent accord, conclu pour une durée indéterminée, est applicable dès le 1er jour de son agrément explicite ou implicite.
ARTICLE 10 :DENONCIATION ET REVISION DE L’ACCORD
Le présent accord pourra être dénoncé dans les conditions légales prévues aux articles L2261-9 et suivants du Code du travail.
Le présent accord peut être révisé, à tout moment pendant la période d’application, par accord collectif conclu sous la forme d’un avenant. Les organisations syndicales de salariés habilitées à engager la procédure de révision sont déterminées conformément aux dispositions de l’article L. 2261-7-1 du code du travail. La demande d’engagement de la procédure de révision est formulée par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge à l’employeur et à chaque organisation habilitée à négocier l’avenant de révision. À la demande de révision sont jointes les modifications que son auteur souhaite apporter au présent accord. L’invitation à négocier l’avenant de révision est adressée par l’employeur aux organisations syndicales représentatives dans le mois courant à compter de la notification la plus tardive des demandes d’engagement de la procédure de révision. Les conditions de validité de l’avenant de révision obéissent aux conditions posées par l’article L. 2232-12 du code du travail.
ARTICLE 11 :PROCEDURE D’AGREMENT
Au titre des articles L.123-1, 123-2, R.123-1-1 et D.224-7 du Code de la sécurité sociale, les accords collectifs conclus par les organismes de sécurité sociale doivent faire l’objet d’un avis du Comité exécutif des directeurs (Comex) de l’UCANSS et ne deviennent applicables qu’après avoir reçu l’agrément de l’autorité compétente de l’Etat.
A cet effet, le dépôt de l’accord se fera en ligne via le portail de l’Ucanss.
ARTICLE 12 :DEPOT ET PUBLICITE
Après son agrément, le présent accord sera déposé auprès de la DREETS – Direction Régionale de l’Economie, de l’Emploi, du Travail et des Solidarités – Grand Est (publication sur la plateforme en ligne TéléAccords), ainsi qu’auprès du greffe du Conseil des prud’hommes de Strasbourg.
Il sera également porté à la connaissance des salariés par le biais du portail intranet.
