Article 11. Durée des mandats PAGEREF _Toc220079771 \h 16
Article 14. Entrée en vigueur, durée de l’accord PAGEREF _Toc220079772 \h 17
Article 15. Publicité de l’accord PAGEREF _Toc220079773 \h 17
Annexes PAGEREF _Toc220079774 \h 19
Préambule
L’article L.215-2 du Code de la sécurité sociale prévoit la présence à titre consultatif de trois représentants du personnel élus au sein du conseil d’administration de la Carsat. En conséquence, dans la perspective du renouvellement du conseil d’administration de la Carsat Hauts-de-France, des élections doivent être organisées pour procéder à la désignation de ces représentants du personnel. Le présent protocole d’accord s’inscrit dans le respect des principes généraux du droit électoral, du Code du travail et du Code de la Sécurité sociale, et a notamment pour objectif de fixer :
La répartition du personnel dans les collèges ;
Les modalités d’envoi de la propagande électorale ;
Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales.
Conformément au décret n°2017-1535 du 3 novembre 2017, les élections des représentants du personnel au conseil d’administration peuvent avoir lieu par vote électronique. Conformément à l’accord collectif d’entreprise relatif à la mise en place du vote électronique pour les élections des représentants du personnel au Conseil d’Administration en date de mars 2026, les parties ont décidé d’utiliser un dispositif de vote électronique accessible sur site et à distance par accord du 19 décembre 2025. La solution technique choisie pour ce vote est celle de la société XXX faisant partie du marché national, ci-après dénommé le « prestataire ». La conception, la gestion, la maintenance et le contrôle effectif du système de vote électronique sont confiés au prestataire XXX – RCS Lyon n°878 XXX XXX – choisi après étude d’un cahier des charges, respectant les dispositions du présent protocole et des textes régissant ce mode de scrutin. XXX fait partie des prestataires attributaires du marché national de vote électronique. Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes. Le vote électronique permettra notamment de :
Faciliter le vote des personnels ;
Eviter les erreurs de distribution et d’utilisation des bulletins et enveloppes de vote ;
Augmenter le taux de participation ;
Obtenir des résultats sans erreur humaine possible ;
Garantir la confidentialité et le secret du vote ;
Alléger les contraintes logistiques et administratives pesant sur les membres des bureaux de vote et les personnels en charge de l’organisation des opérations ;
Préserver la santé des salariés dans un contexte de crise sanitaire qui perdure en respectant les mesures de distanciation.
Les parties se sont réunies afin de négocier le présent accord le 6 janvier 2026. Ces élections seront organisées dans le cadre des dispositions légales et réglementaires en vigueur, selon les modalités définies ci-après :
Dispositions préliminaires
Expertise indépendante
Préalablement à sa mise en place, ou à toute modification substantielle, le système de vote électronique fait l’objet d’une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des articles R.2314-5 à R.2314-8. Le rapport de l’expert est tenu à la disposition des autorités compétentes.
Champ d’application
Le présent accord s’applique à tous les salariés de la Carsat Hauts de France.
Article 1. Date et lieu des élections
Les élections des représentants du personnel au conseil d’administration ont lieu en un seul tour, dans le cadre du renouvellement du mandat du conseil d’administration prévu le
31 mars 2026 et l’installation du conseil d’administration le 3 avril 2026.
En application de l’article D.231-19 du code de la sécurité sociale, l’élection a lieu au scrutin de liste à un tour, avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne, sans panachage. Le scrutin se déroulera exclusivement par le biais du vote électronique, conformément à l’accord collectif d’entreprise relatif à la mise en place du vote électronique en date du 19 décembre 2025 et à l’article D.231-15 du Code de la sécurité sociale. La date des élections des représentants du personnel au conseil d'administration de la Carsat Hauts-de-France est fixée sur une période délimitée
du jeudi 19 mars 2026 à compter de 07h15 jusqu’au jeudi 26 mars 2026 14h00.
La participation des salariés au scrutin ne peut donner lieu à aucune diminution de rémunération. Les modalités pratiques du déroulement des élections feront l’objet d’une note d’information qui sera affichée
le 17 février 2026.
Article 2. Nombre et répartition des sièges à pourvoir
L’article L.215-2 du Code de la sécurité sociale prévoit la présence, à titre consultatif, de
trois représentants du personnel au sein des conseils d’administration des caisses d'assurance retraite et de la santé au travail.
L’article D.231-5 du Code de la sécurité sociale prévoit que parmi ces trois représentants du personnel :
Deux sont élus par les employés et assimilés ;
Un est élu par les cadres et assimilés.
Le nombre de suppléants est égal au nombre de titulaires.
Article 3. Répartition dans les collèges électoraux
En application des articles D.231-5 et D.231-6 du Code de la sécurité sociale, les parties conviennent de répartir le personnel en
deux collèges électoraux pour l’élection des représentants du personnel au conseil d’administration : un collège « employés » et un collège « cadres ».
Le collège « cadres », qui élit un titulaire, est composé de tous les salariés relevant du niveau 5A et supérieur de la grille Administrative, de tous les salariés relevant du niveau IVA et supérieur de la grille Informatique et de l’ensemble des ingénieurs-conseils en application du protocole d’accord national relatif à la classification du 22 novembre 2024 ;
Le collège « employés », qui élit deux titulaires, est composé de tous les autres salariés.
Article 4. Électorat et éligibilité
Article 4.1. Électorat
L’article D.231-7 du Code de la sécurité sociale dispose que sont électeurs les salariés qui, à la date du scrutin, ont 16 ans accomplis, ont travaillé pendant trois mois dans un organisme du régime général de sécurité sociale, et ne sont pas sous le coup d’une condamnation privant du droit de vote. Les conditions pour être électeurs s’apprécient au jour du démarrage du scrutin. Tout électeur qui constaterait son absence sur les listes électorales ou une erreur dans l’affectation de son collège, doit impérativement le faire savoir au plus tard la veille du scellement de la plateforme de vote. En effet, toute modification des listes électorales ne pourra avoir lieu une fois le système de vote scellé.
Article 4.2. Corps électoral
Tous les agents de la Carsat Hauts-de-France présents à la date du scrutin comptent dans l’effectif à considérer pour l’élection des représentants du personnel au conseil d’administration, qu’il s’agisse de personnel à temps complet ou à temps partiel, en CDD ou en CDI. Les salariés dont le contrat de travail est suspendu restent électeurs (ex : congé maternité, absence pour maladie, accident de travail, congé de formation…). Les intérimaires ne sont pas électeurs pour l’élection des représentants du personnel au conseil d’administration. La qualité d’électeur peut être reconnue à des personnes qui ne sont pas salariées de l’organisme, mais salariés mis à disposition par une entreprise extérieure (sous-traitants, prestataires de services). Ils ne pourront voter lors des élections qu’à la double condition d’avoir :
- Été présents dans les locaux de l’organisme et y avoir travaillé depuis au moins douze mois continus ;
- Choisi d’exercer leur droit de vote dans l’organisme d’accueil et non dans leur entreprise d’origine.
Article 4.3. Éligibilité
En application de l’article D.231-8 du Code de la sécurité sociale, sont éligibles les électeurs qui, à la date du scrutin, ont dix-huit ans accomplis et ont travaillé sans interruption depuis six mois au moins dans un organisme de sécurité sociale. Un salarié n’est éligible que dans le collège auquel il appartient. Ne peuvent être candidats les directeurs, agents de direction et agents comptables nommés dans le cadre des articles R.224-6 et R.225-6 du Code de la sécurité sociale. Aucun agent de direction ou agent comptable nommé ou désigné par le conseil d’administration en vertu de l’article R.121-1 du Code de la sécurité sociale ne peut être candidat. Les conditions d’éligibilité s’apprécient également au jour du premier tour du scrutin.
Article 5. Listes électorales
Article 5.1. Établissement et affichage des listes électorales
En vertu de l’article D.231-9 du Code de la sécurité sociale, la liste électorale est arrêtée par le directeur de l’organisme et affichée au moins un mois au moins avant le jour du scrutin, à savoir le
mardi 17 février 2026. Les listes seront adressées par l’employeur au prestataire sous format informatique au plus tard le 02 mars 2026.
Les listes électorales seront consultables comme suit :
Au sein du bureau 5313 (Plot 5 – Niveau 3) de 9h30 à 15h45 ;
Auprès des cadres de chaque site pour les salariés des sites extérieurs.
Les listes électorales seront également consultables sur l’Intranet de la Carsat Hauts-de-France.
Article 5.2. Contenu des listes électorales
En application de l’article D231-9 du Code de la sécurité sociale, les listes électorales reprendront les informations suivantes :
Le nom ;
Le prénom ;
L’âge ;
L’ancienneté au sein de la Sécurité sociale ;
Appartenance à l’organisme et collège.
Sur les listes des électeurs, les salariés éligibles seront identifiés par un astérisque.
Article 5.3. Contestation des listes électorales
Conformément à l’article D.231-10 du Code de la sécurité sociale, les contestations qui pourraient naître à la suite de l’établissement de ces listes devront être adressées au secrétariat greffe du tribunal judiciaire du siège de l’organisme à savoir, le Tribunal judiciaire de Lille, dans les trois jours ouvrés suivant cet affichage.
Article 6. Candidatures
Article 6.1. Présentation des listes de candidats
Les articles D-231-6-1 et D.231-11 du Code de la sécurité sociale prévoient que seules les organisations syndicales affiliées aux organisations syndicales reconnues représentatives des salariés en application de l’article L.2121-1 du Code du travail peuvent présenter des candidats à l’élection des représentants du personnel au conseil d’administration dans les collèges mentionnés à l’article D.231-5 code de la sécurité sociale. Ainsi, peuvent présenter des candidats les organisations syndicales représentatives au sein de la Carsat Hauts-de-France, ainsi que les syndicats affiliés à une organisation syndicale représentative au niveau national et interprofessionnel (invitées à négocier le PAP). Les organisations syndicales intéressées ont été invitées par lettre remise en main propre ou par courrier recommandé en date du 19 décembre 2025 à communiquer les listes de leurs candidats et à venir négocier le présent protocole d’accord préélectoral.
Article 6.2. Contenu des listes de candidats
Chaque liste comprend, au maximum, un nombre de candidats égal au triple du nombre de postes de représentants du personnel à pourvoir dans le collège concerné, soit six au maximum pour le collège « employés » et trois pour le collège « cadres ». Les fonctions de suppléant des représentants du personnel sont exercées par les candidats venant sur la liste immédiatement après le dernier candidat élu de cette liste. En application de l’article D.231-12 du Code de la sécurité sociale, les listes de candidats sont établies par collège électoral et comportent obligatoirement les mentions suivantes :
Du collège électoral ;
Du titre de la liste ;
Des noms et prénoms ;
L’ordre de présentation des candidats figurant sur la liste.
Une liste dont un candidat serait déclaré inéligible après la date limite des dépôts de candidatures n’est pas invalide et peut tout de même participer à l’élection en vertu de l’article D.231-13 du Code de la sécurité sociale.
Article 6.3. Dépôt des listes de candidats
En application de l’article D.231-12 du Code de la sécurité sociale, la déclaration de candidature est faite collectivement pour chaque liste par le candidat tête de liste ou par un mandataire muni d’une procuration écrite signée de chaque candidat figurant sur la liste. A cette déclaration collective sont jointes les déclarations individuelles de chacun des candidats de la liste. Chaque déclaration individuelle est signée par le candidat. Conformément à l’article D.231-12 du Code de la sécurité sociale et sous peine de pas être retenues, ces candidatures seront déposées sous forme de listes dans les conditions citées à l’article 6.2
au plus tard le mercredi 4 mars 2026 à 12h00.
Les listes de candidats seront adressées en main propre contre décharge auprès du Département Accompagnement des Relations de travail (Plot 5, niveau 3, bureau 5313) et par courrier électronique avec accusé de réception en format PDF à l’adresse électronique suivante : HYPERLINK "mailto:RelationsSociales@carsat-nordpicardie.fr" RelationsSociales@carsat-nordpicardie.fr.
Article 6.4. Contestation des listes de candidats
L’article D.231-14 du Code de la sécurité sociale prévoit que les contestations relatives à la régularité des listes de candidats sont portées devant le tribunal judiciaire du siège de l’organisme dans les trois jours ouvrés qui suivent l’affichage desdites listes.
Article 7. Profession de foi et/ou propagande électorale
Les organisations syndicales pourront remettre à la direction leurs supports de propagande électorale pour qu’ils soient mis en ligne sur l’Intranet de l’organisme. La date limite de remise de ces supports est fixée
le mercredi 4 mars 2026 à 12h00, en main propre contre décharge auprès du Département Accompagnement des Relations de travail (Plot 5, niveau 3, bureau 5313), et par courriel avec accusé de réception à l’adresse RelationsSociales@carsat-nordpicardie.fr, afin qu’ils puissent être transmis au prestataire de vote, qui les chargera sur la plateforme, à disposition des électeurs.
Il est précisé que les supports de propagande électorale acceptés sont :
Un fichier A4 de 4 pages recto/verso (2 feuilles), au format PDF et maximum 5 Mo ;
Des logos au format carré JPG ou PNG de 200 Ko maximum.
Une vidéo n’excédant pas 3 minutes.
Les candidats disposent également des panneaux d’affichage de l’organisme et la distribution de tracts en rapport avec les élections professionnelles est admise aux heures d’entrée et de sortie du travail, y compris durant la pause méridienne. La propagande électorale cessera la veille du jour de l’ouverture du scrutin à 18h30 maximum, soit le 18 mars 2026. Sur la plateforme de vote, les candidatures seront affichées par ordre aléatoire (chaque consultation pouvant générer un ordre d’affichage différent). Sous réserve de leur transmission, les professions de foi et les logos des organisations syndicales pourront être affichés.
Article 8. Organisation du scrutin par vote électronique
Afin d’assurer une plus grande facilité et homogénéité dans l’organisation du vote, la Direction a décidé que tous les électeurs de la Carsat Hauts-de-France voteront de manière électronique, et ce conformément à l’article D.231-15 du Code de la sécurité sociale et l’article L.2314-26 du Code du travail, et à l’accord collectif d’entreprise relatif à la mise en place du vote électronique en date du 19 décembre 2025. Conformément à l’article R.2314-6 du Code du travail, le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes. Pour plus d’informations sur le fonctionnement et la description du vote électronique, il est également joint au présent protocole la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique.
Article 8.1. Information des salariés
En application de l’article R.2314-12 du Code du travail, chaque salarié recevra par courrier et par mail une note explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique. Cette note sera adressée avec les moyens d’authentification
à partir du lundi 9 mars 2026 pour les courriers postaux et du jeudi 12 mars 2026 pour les mails, afin de permettre à chaque électeur de s’approprier cette technique de vote.
Cette note ainsi qu’un support illustrant l’utilisation du site internet dédié au vote électronique seront mis en ligne sur l’intranet à la Carsat Hauts-de-France. Par ailleurs, les délégués syndicaux, les membres de la délégation du personnel au CSE et les membres du bureau de vote recevront une formation sur le système de vote électronique retenu, XXX. Cette formation sera menée à distance
le mardi 17 mars 2026 à 14h00 par le personnel du prestataire au moment de la réunion de scellement.
Article 8.2. Lieu de vote
Les électeurs auront la possibilité de voter depuis n’importe quel terminal Internet ou Intranet de leur lieu de travail ou de leur domicile.
Au siège, un poste dédié et isolé sera mis en libre-service au siège au sein du bureau 5303 (plot 5, niveau 3).
Sur les sites extérieurs, l’organisation par l’encadrement devra permettre aux agents de s’isoler dans un bureau afin de voter.
Article 8.3. Ordre de l’affichage des listes
Le prestataire assure la réalisation des pages Web et, notamment, la présentation à l’écran des bulletins de vote après avoir procédé à l’intégration dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés et transmis par leurs auteurs. Les organisations syndicales sont présentées dans un ordre aléatoire. Par ailleurs, afin de garantir l’égalité de traitement entre les listes de candidats le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisée soient identiques pour toutes les listes.
Article 8.4. Modalités d’accès au serveur de vote
L’authentification de l’électeur est hébergée par un serveur dédié hébergé par le prestataire. Toute personne non-reconnue par le système de vote lors de l’identification n’aura pas accès aux pages du serveur de vote. La saisie des moyens d’authentification (identifiant et mot de passe), ainsi que d’un code secret (numéro d’agent) est nécessaire pour voter sur le serveur. La connexion de l’électeur sur le serveur vaut signature de la liste d’émargement une fois le vote validé par l’électeur et enregistré par le système. Une fois connecté, l’électeur se voit présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège pour l’élection des représentants du personnel au conseil d’administration, ainsi que les professions de foi correspondantes.
Article 8.5. Test à blanc
Avant ouverture de la période de vote, un test à blanc est réalisé. Il est effectué en présence des représentants des listes de candidats et des membres du bureau de vote avant le scellement
le mardi 17 mars 2026 à 14h00. Cette opération est un test du système de vote électronique et permet de vérifier que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet. Cette opération consiste également à un test spécifique du système de dépouillement à l’issue duquel le système est scellé.
Article 8.6. Le scellement
Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le prestataire formera
le mardi 17 mars 2026 à 14h00 un correspondant du Département Accompagnement des Relations de travail, les représentants du personnel et les membres du bureau de vote avant l’ouverture du site internet.
Le scellement des urnes électroniques a lieu
le mardi 17 mars 2026 à 14h00. Il a pour effet de :
Figer les données de l’élection (fichier électeurs, fichiers candidats, profession de foi, paramétrage global de l’élection) ;
Remettre les compteurs des urnes à zéro et ainsi s’assurer que les urnes sont vides ;
Créer les clés de chiffrement de l’élection.
Le scrutin sera ouvert du jeudi 19 mars 2026 07h15 au jeudi 26 mars 2026 à 14h00.
En application de l’article R.2314-8 du code du travail le scellement des urnes est également prévu le
jeudi 26 mars 2026 à 14h00, à la clôture du scrutin.
Article 8.7. Assistance aux utilisateurs
En vertu de l’article R.2314-10 du Code du travail, la cellule assistance technique du prestataire sera chargée de veiller, tout au long du déroulement du processus de vote électronique, au bon fonctionnement, à la supervision technique de ce système de vote. Durant la période d’ouverture du scrutin, la cellule d’assistance pourra être contactée par les électeurs à l’adresse électronique suivante : contact@XXX.fr Une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant des représentants du prestataire et de l’organisme sera mise en place. Par ailleurs, la société XXX met à disposition, durant toute la durée du scrutin, une cellule d’assistance pour les électeurs pour tout problème de connexion au : 04 XX XX XX 09, disponible 24h/24 et 7j jours sur 7. En cas de perte de son identifiant, l'électeur doit saisir :
Son nom ;
Son prénom ;
Son adresse email ;
Son information personnelle.
Si les informations soumises correspondent aux informations initialement importées, son identifiant est automatiquement envoyé sur l'adresse email importée. Si les informations soumises diffèrent des informations initialement importées, l'identifiant pourra être envoyé sur l'adresse email uniquement après validation de la cellule technique (après vérification de l'identité de l'électeur). Les comptes sont automatiquement bloqués après 5 tentatives de connexion infructueuses, en cas de difficulté, l'assistance téléphonique XXX permettra à l'électeur d'être débloqué.
Article 8.8. Bureau de vote
Article 8.8.1. Constitution du bureau de vote
En application de l’article D.231-18 du code de la sécurité sociale, il est constitué un bureau de vote pour chacun des collèges électoraux. Il est composé d’un :
Président, l’électeur le plus âgé ;
Assesseur, l’électeur le plus jeune.
Également, chaque liste de candidats a le droit d'être représentée dans chaque bureau de vote par un délégué habilité à contrôler toutes les opérations de vote, de dépouillement des bulletins et de décompte des voix. Ce délégué doit avoir la qualité d’électeur. Un délégué peut être habilité à exercer le contrôle dans plusieurs bureaux de vote. Les membres du bureau de vote sont des électeurs présents sur le site lors de la clôture du scrutin le jeudi 26 mars 2026 à 14h00 et lors de la réunion de scellement le mardi 17 mars 2026 à 14h00
et qui acceptent ces fonctions.
Les électeurs les plus âgés et les plus jeunes sont contactés en amont des élections,
entre la date de signature du Protocole d’accord préélectoral et la date de scellement, afin de recueillir leur accord. En cas de refus de ces derniers, les électeurs les plus âgés ou les plus jeunes suivants sont contactés jusqu’à l’obtention d’un accord des quatre membres nécessaires (deux membres pour le bureau de vote collège cadre et deux membres pour le bureau de vote collège employés).
Le prestataire fournira, selon les modalités garantissant la confidentialité, aux présidents et aux assesseurs, une clé permettant le déchiffrement des données de l’urne et de procéder au dépouillement et à l’affichage des résultats. La liste des membres du bureau des vote et des représentants de l’employeur est transmise au prestataire, avant le scellement,
idéalement avant le lundi 09 mars 2026.
Article 8.8.2. Rôle des membres du bureau de vote
Les membres du bureau de vote contrôleront le bon déroulement des opérations électorales. Ils s’assurent de la régularité et du secret du vote. Ils proclameront les résultats.
A ce titre :
Ils seront invités à la réunion de contrôle des données, test et scellement du système de vote, au cours de laquelle les clés de déchiffrement à leur attention seront générées ;
Ils contrôleront le déroulement du vote, au moyen des informations mises à leur disposition via le système de vote ;
Ils seront alertés par la cellule d'assistance technique de tout incident et prendront toute décision utile ;
Ils participeront à la séance de dépouillement, au cours de laquelle :
Ils autoriseront le dépouillement des urnes à l'aide de leurs clés de déchiffrement ;
Ils signeront les procès-verbaux (formulaires CERFA), édités sous leur contrôle.
Les membres du bureau de vote pourront consulter sur le site de vote les informations suivantes :
Les listes électorales ;
Les listes de candidats et les documents éventuels attachés (professions de foi, photographies et vidéos) ;
La composition du bureau de vote ;
Les compteurs des votes et l'évolution du taux de participation ;
Les listes d'émargement ;
Le registre d’activité ;
L’empreinte numérique globale de l’application.
Article 8.8.3. Commission de surveillance
La commission de surveillance est composée d’un représentant de chaque organisation syndicale, des membres du bureau de vote et de la Direction. Elle participe au contrôle et à la validation du système de vote électronique lors d’une phase de vote à blanc (phase de recette), ainsi qu’à la phase de scellement du système de vote. Elle assiste aux opérations de dépouillement, à la date et l’heure prévue pour celui-ci (
à partir de 14h00 le jeudi 26 mars 2026). Le temps passé par ces observateurs est rémunéré comme temps de travail. Ces personnes n’ont aucune voix délibérative, mais peuvent aider aux opérations de dépouillement.
Elle assiste aux opérations de dépouillement, à la date et l’heure prévue pour celui-ci et pourront consulter sur le site de vote :
Les listes électorales ;
Les listes de candidats et les documents éventuels attachés (professions de foi, photographies et vidéos) ;
La composition du bureau de vote ;
Les compteurs des votes et l'évolution du taux de participation.
Chaque liste de candidats a le droit d’être représentée par un délégué habilité à contrôler toutes les opérations de vote, de dépouillement des bulletins et de décompte des voix. Les membres du Bureau de vote contrôleront le bon déroulement des opérations électorales et proclameront les résultats. Les organisations syndicales transmettront par écrit l’identité de ces délégués
avant le 09 mars 2026. Cette désignation est adressée par courrier électronique à l’adresse suivante : RelationsSociales@carsat-nordpicardie.fr
Article 8.9. Connexion à la plateforme de vote électronique
Pour s’authentifier sur la plateforme de vote, l’électeur devra saisir :
Son identifiant votant envoyé à son adresse email professionnelle et par courrier postal ;
Son numéro de matricule, soit les six chiffres et la lettre clé (ex : 302035Y).
Une fois que l’électeur aura passé la première étape d’authentification, il devra renseigner son numéro de téléphone afin de recevoir un code à usage unique par SMS (téléphone portable) ou par serveur vocal (téléphone fixe) pour confirmer son identité. La société XXX enverra par courrier postal et par courriel sur l’adresse email professionnelle une notice d’information ainsi que des identifiants d’accès à la plateforme de vote. Les identifiants de vote seront transmis par courrier postal en affranchissement lettre simple G4 sur l’adresse postale personnelle de chaque électeur. Ces moyens d’authentification sont strictement personnels et confidentiels, ils ne doivent en aucun cas être transmis à un tiers. Par ailleurs, pendant la période ouvrée du scrutin, un ordinateur en libre-service avec une connexion à la plateforme de vote électronique est mis à disposition des salariés électeurs au siège de la Carsat Hauts-de-France, au bureau 5303 situé au plot 5 étage 3. Ce bureau permet l’isolement nécessaire pour assurer la confidentialité du vote. Il est rappelé que le temps consacré à l’exercice du droit de vote aux élections professionnelles pendant les horaires de travail n’entraîne aucune réduction de salaire.
Article 8.10. Modalités du scrutin
Après l’ouverture du scrutin aux heures d’ouverture prévues, chaque électeur pourra se connecter à l’interface de vote affichant les listes de candidats correspondant à son collège et d’exprimer son vote. Le vote est anonyme et chiffré par le système. Au moment de la validation, le choix de l’électeur apparaitra clairement sur l’écran, il sera alors demandé de valider une seconde fois, après cette étape plus aucune modification ne sera possible. L’électeur recevra automatiquement un accusé de réception de la transmission du vote et pourra également le télécharger directement sur la plateforme. A la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants gérés par le serveur sont figés, horodatés et scellés, automatiquement, de manière électronique, afin de sécuriser le dépouillement et qu’aucune modification ne puisse intervenir. Afin de procéder au dépouillement, il sera demandé aux membres du bureau de rentrer leur clé de chiffrement préalablement choisie et strictement confidentielle, il sera nécessaire d’en rentrer au moins deux. En cas d’oubli ou de perte de deux des trois clés de chiffrement, il sera impossible de procéder au dépouillement et le prestataire ou son préposé ne pourra en être tenu responsable. Les réunions de scellement et de dépouillement de la plateforme de vote électronique auront lieu : pour le scellement le mardi 17 mars 2026 à 14h00 et pour le dépouillement le jeudi 26 mars 2026 à 14h00. La présence des membres du bureau de vote est nécessaire pour la réalisation de ces deux réunions. Une formation leur sera dispensée avant le scellement du système de vote, la délégation du personnel est invitée à assister à ces réunions.
Article 8.11. Dépouillement
À la suite de la clôture du scrutin, le dépouillement des urnes aura lieu
le jeudi 26 mars 2026 à 14h00, en présence des membres du bureau de vote, des représentants du personnel souhaitant être présents et du gestionnaire de l’élection (en distanciel).
Autant de clés de chiffrement que de membres des bureaux de vote seront éditées et le dépouillement ne sera possible que par l’activation conjointe d’au moins deux de ces clés de chiffrement.
Article 8.12. Procès-verbaux
Les procès-verbaux de résultats sont remplis automatiquement. Il conviendra alors de les imprimer et il reviendra à chaque membre du bureau de vote de les vérifier puis de les signer.
Article 9. Proclamation des résultats
La Direction de la Carsat Hauts-de-France communiquera les résultats
le jeudi 26 mars 2026 dans l’après-midi, après le dépouillement des urnes.
La proclamation des résultats du vote électronique sera assurée par le président du bureau de vote. Elle comprendra notamment :
Le nombre de votants ;
Le nombre d’électeurs inscrits ;
Le nombre de suffrages recueillis par chaque candidat ;
Le nombre de suffrages exprimés ;
Le nombre d’élus.
Les procès-verbaux seront établis automatiquement, prêts pour signature et envoi aux organismes concernés. Les procès-verbaux signés seront télétransmis, dans les quinze jours suivants les élections au CTEP. Ils sont également transmis aux organisations syndicales ayant participé à la négociation du présent protocole.
Article 10. Contentieux post-électoral
Conformément à l’article D.231-21 du Code de la sécurité sociale, les contestations relatives à l’électorat, à l’éligibilité des candidats et à la régularité des opérations électorales sont portées dans un délai de cinq jours à compter de la proclamation des résultats devant le tribunal judiciaire.
Article 11. Durée des mandats
Les représentants du personnel au conseil d’administration sont élus pour la durée du mandat du conseil d’administration où ils siègent, c’est-à-dire quatre ans (article D.231-22 du Code de la sécurité sociale).
Article 12. Durée de conservation des données
Conformément à l’article R.2314-17 du Code du travail, le prestataire conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau. A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.
Article 13. Validité de l’accord
En application de l’article L.2314-6 du Code travail, la validité du protocole d’accord préélectoral conclu entre l’employeur et les organisations syndicales intéressées est subordonnée à sa signature par la majorité des organisations syndicales ayant participé à sa négociation, dont les organisations syndicales représentatives ayant recueilli la majorité des suffrages exprimés lors des dernières élections professionnelles ou, lorsque ces résultats ne sont pas disponibles, la majorité des organisations représentatives dans l’entreprise.
Article 14. Entrée en vigueur, durée de l’accord
Le présent accord est conclu pour une durée déterminée correspondant à celle nécessaire pour l’organisation des élections des représentants du personnel au Conseil d’Administration de 2026. Les dispositions du présent protocole d’accord préélectoral entrent en vigueur au jour de sa signature. Il prend fin de plein-droit à l’arrivée de son terme, à compter duquel il cesse de produire tout effet. Il n’est pas renouvelable par tacite reconduction.
Article 15. Publicité de l’accord
Conformément aux articles L.2231-6 et D.2231-2 du Code du travail, l’accord fera l’objet d’un dépôt dématérialisé sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du travail, du plein emploi et de l'insertion. Il sera par ailleurs déposé auprès du greffe du Conseil de Prud’hommes de Lannoy. Il sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales ayant participé à la négociation et sera affiché sur l’Intranet.
A Villeneuve d’Ascq, le …………………….. Le Directeur Général de la Carsat Hauts-de-France
XXX
Les organisations syndicales
Les organisations syndicales Représentées par (nom et signature) La C.F.D.T.
La C.F.T.C.
La C.G.T./F.O.
La C.G.T.
L’U.N.S.
S.U.D.
Annexe 1 : Calendrier des opérations électorales
Information du personnel sur les modalités d’organisation
Mardi 17 février 2026
Affichages des listes électorales
Mardi 17 février 2026
Dépôt des listes de candidats par les organisations syndicales
Mercredi 04 mars 2026 à 12h00
Affichage des listes des candidatures syndicales par l’employeur
Jeudi 05 mars 2026
Envoi des identifiants de connexion ainsi qu’une notice de vote.
A compter du lundi 9 mars 2026
Scellement
Mardi 17 mars 2026 à 14h00
Jour J : date du démarrage du scrutin
Jeudi 19 mars 2026 à compter de 07h15 et jusqu’au jeudi 26 mars 2026 14h00
Dépouillement
Jeudi 26 mars 2026 à 14h00
Proclamation des résultats
Dans l’après-midi du jeudi 26 mars 2026
Communication des PV des élections aux syndicats
Dans les meilleurs délais
Annexe 2 : Description du déroulé des opérations électorales
Préparation des élections
– Information du personnel et invitation des organisation syndicales
Pour déclencher le processus des élections, le personnel est informé de la future organisation des élections professionnelles.Au même titre, les organisations syndicales sont invitées à présenter leurs listes de candidats et à participer à la négociation du présent protocole d’accord préélectoral.
– Négociation du protocole d’accord préélectoral
En présence des organisations syndicales, la société négocie les modalités du protocole d'accord préélectoral. Celui-ci définit l'intégralité des opérations électorales.
– Information du personnel sur les modalités d'organisation
Suite à la signature du PAP, le personnel est informé des modalités d'organisation des élections.
– Affichage des listes électorales
Les listes électorales sont affichées dans le respect des modalités et échéances fixées par le protocole d’accord préélectoral.
– Constitution du bureau de vote et des observateurs
Conformément aux dispositions fixées par le protocole d’accord préélectoral, un bureau de vote est constitué et des observateurs sont nommés. Ces membres du bureau de vote et observateurs sont intégrés dans le système de vote.
– Dépôt des candidatures
Les listes de candidats, accompagnées des éléments de propagandes (profession de foi, logo, photo,etc) sont transmis par leurs représentants conformément aux modalités et au calendrier fixés dans le protocole d’accord préélectoral. Ces éléments sont ensuite transmis par le représentant de la société au prestataire de vote électronique pour permettre leur intégration dans le système de vote.
Préparation des scrutins par le prestataire de vote électronique
- Préparation et mise en place des opérations électorales
Afin d’organiser convenablement les élections professionnelles, un directeur de projet est mis à disposition de la société afin d’en être l’interlocuteur privilégié. Durant la première réunion, un rétroplanning est mis en place afin d’avoir une vue d’ensemble des élections, tenant compte des normes juridiques en vigueur et notamment le code de la sécurité sociale et le code du travail. Les dates pourront être ajustées au besoin. Des modèles sont fournis sur demande du responsable de traitement et notamment : l'accord d'entreprise/ de groupe ou une décision unilatérale, la lettre d'information aux salariés et aux organisations syndicales, les coordonnées des OS à inviter, le protocole d'accord préélectoral, l'accusé de réception de candidatures.
- Transmission des éléments de configuration
Le prestataire fournit les différents documents types qui permettent de faciliter la collecte de données par le responsable de traitement et notamment : - Fichier des électeurs - Fichier de modification des listes électorales - Fichier des candidatures - Fichier de constitution des bureaux de vote Les documents sont ensuite déposés sur un espace sécurisé et transitent via un canal chiffré. Des droits d'accès permettent de limiter l’accès à cet espace uniquement pour les personnes concernées. Chaque fichier déposé dans cet espace de partage qui contient des données personnelles est supprimé dès qu’il a été traité par le directeur de projet. Tous les autres documents sont automatiquement détruits en même temps que la plateforme.
- Scellement du système de vote
Quelques jours avant le début du scrutin, la plateforme de vote est scellée par les membres du bureau de vote lors d’une réunion appelée « cérémonie de scellement ». A cet effet, les membres du bureau de vote recevront une formation à l’utilisation de la plateforme de vote par le directeur de projet. Le scellement du système entraîne l'impossibilité de modifier la configuration du vote, les listes électorales, les listes de candidats ainsi que les heures d’ouverture et de fermeture des votes. Ce scellement devra s’effectuer concrètement par la génération de clés de chiffrement qui permettent le cryptage et le décryptage du système de vote électronique. Au moins 3 clés de chiffrement sont éditées. Le scellement est effectué par la combinaison d'au moins deux clés de chiffrement, dont celle du président du bureau de vote (ou son représentant) et celle d'au moins un assesseur.
Déroulement des opérations électorales
- Réception du matériel de vote
Chaque électeur reçoit environ 7 jours avant le début du vote, un identifiant généré aléatoirement. Il recevra également une notice de vote lui détaillant la procédure au préalable. En cas de perte ou de non-réception, il pourra rentrer en contact avec le prestataire afin de permettre un réassort.
- Authentification
Le prestataire est en mesure d’apporter des conseils sur la méthode d’authentification qui sera retenue en fonction du niveau de sécurité adéquat pour ce type de scrutin. En outre, la procédure devra s’appuyer sur les recommandations de la CNIL, demandant 2 canaux distincts et la réponse à une question non-triviale, afin de renforcer l’authentification et de réduire les risques d’usurpation d’identité.
- Procédure de réassort
Le prestataire prévoit une procédure de réassort permettant de garantir l’exercice personnel du droit de vote et la sincérité du scrutin. La cellule d’assistance s’assure notamment de bien identifier l’électeur avant de procéder à quelconque action.
– Affichage et vote
Une fois identifié, l’interface électeur permet de :
Consulter les candidatures, professions de foi…
Consulter la liste des membres du bureau de vote
Pendant le scrutin :
Voter
Télécharger l’accusé de réception de vote
Interroger l’urne pour connaître le nombre de bulletins (optionnel, peut-être désactivé)
Après proclamation des résultats :
Consulter les résultats (si publiés par l’organisateur du vote)
Télécharger le procès-verbal (si publié par l’organisateur du vote)
– Données personnelles
Le prestataire se conforme aux recommandations de la CNIL en matière de vote électronique et au Règlement Général sur la Protection des Données notamment son article 28 relatif à la sous-traitance. Par ailleurs, un onglet accessible avant et après connexion définit de manière claire et précise le traitement et la manière dont les électeurs pourront faire valoir leurs droits.
Assistance aux électeurs
En cas d’erreur dans ses coordonnées (email, information non-triviale, numéro de téléphone…), l’électeur ne sera pas reconnu par le système et ne pourra pas se connecter à la plateforme. Il pourra, via un formulaire disponible depuis l’interface de connexion, générer un ticket pour une demande d’assistance. Le ticket sera modéré, dans un premier temps, par les équipes du prestataire et pourra ensuite être assigné au responsable de traitement notamment si le ticket concerne l’information non-triviale. Par ailleurs, une cellule d’assistance téléphonique est disponible dès l’envoi des identifiants de connexion et jusqu’à l’issue des scrutins pour aider les électeurs dans leur processus de connexion et de vote. Elle est accessible gratuitement aux électeurs et joignable 7j/7 et 24h/24.
Fin des élections et processus post-électoral
– Dépouillement des votes
A la fermeture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs. Les empreintes numériques permettant ces scellements sont automatiquement envoyées par email aux membres du bureau de vote. Le dépouillement est déclenché par la saisie des clés individuelles détenues par les membres du bureau. Il s’agit des clés reçues lors du scellement des urnes. Celui-ci ne pourra être déclenché qu’en présence du Président (ou son représentant) et d’au moins un assesseur détenteur de clé.
– Génération des documents
Immédiatement après le dépouillement, un tableau récapitulatif de l’état de l’urne est mis à disposition pour consulter, entre autres, le nombre de bulletins dans l’urne, le taux de participation, le nombre de bulletins blancs…Ainsi qu’un tableau décomptant les voix obtenues liste par liste avec le pourcentage associé. A la fin des opérations de dépouillement, l’ensemble des documents nécessaires à attester de la bonne conformité des élections sont générés.Ces documents sont récupérables dans la zone de partage de documents par le gestionnaire des élections de la société. Les PV sont adressées aux organisations syndicales ayant déposé une liste ou s’étant présentées à la réunion du protocole d’accord préélectoral. Les résultats sont également communiqués à l’ensemble des salariés
– Destruction des données
A l'issue des délais de recours, ou de la décision du tribunal en cas de recours, l’ensemble des données électorales sont détruites.
Annexe 3 : Description du système de vote électronique : XXX
Notre plateforme de vote
Caractéristiques générales
Notre solution de vote en ligne a été développée pour répondre au plus haut niveau de sécurité applicable (niveau 3) conformément aux délibérations n° 2019-053 du 25 avril 2019 de la CNIL Elle respecte également les références suivantes :
Ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales.
Concernant l’organisation et les attributions du comité social et économique, l’ensemble est prévu par le code du travail de l’article 2314-4 à l’article 2314-19.
La délibération de la CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via internet.
Le Règlement Général sur la Protection des Données n° 2016/679 du 14 avril 2016
Enfin, elle a été soumise à une expertise indépendante et a également subi des tests d’intrusions afin de déceler d’éventuelles failles ou vulnérabilités. Toute mise à jour majeure fait l’objet d’une nouvelle expertise. Ainsi, notre plateforme répond à toutes les exigences en matière de sécurité et garantit notamment :
le secret du scrutin
le caractère personnel et libre du vote
la sincérité des opérations électorales
la surveillance effective du vote
le contrôle a posteriori
Notre solution de vote électronique comprend la mise en place d’éléments techniques ainsi qu’un accompagnement avant, pendant et après les élections.
Concernant les éléments techniques, nous assurons :
La création et la configuration de la plateforme de vote
La mise en place de notre système de vote sur notre parc Private Cloud certifié SecNumCloud (2 hôtes sur un datacenter en constante réplication avec 2 autres hôtes sur un datacenter éloigné).
Le traitement de la base de données électeurs, des candidatures et des professions de foi
L’envoi des identifiants par courriel accompagnés de l’url de la plateforme et d’une notice détaillée sur le vote. La double authentification par information personnelle et/ou envoi d’un code par SMS/serveur vocal ou email.
La fourniture de la version simplifiée d’un audit de la plateforme réalisé par un expert indépendant habilité par la CNIL datant de moins de 6 mois répondant aux objectifs de sécurité de la délibération n°2019-053 du 25 avril 2019.
La surveillance de notre infrastructure 24h/24, 7j/7 et la capacité d’allouer plus de mémoire ou CPU à votre plateforme de vote en cas de surcharge imprévue sans coupure.
La mise à disposition de notre directeur technique pour la réalisation de l’expertise indépendante
L’archivage de la plateforme de vote pendant vos délais de recours
Préparation des élections
Durant l’organisation de ces élections, nous vous fournissons différents documents types qui permettront à notre équipe une saisie automatisée de vos informations de vote (documents en annexe) :
Fichier de topo des scrutins
Fichier des électeurs
Fichier de modification des listes électorales
Fichier des candidatures
Fichier de constitution des bureaux de vote
Création des scrutins
Cette partie sera entièrement gérée par la société XXX après remise par vos équipes du fichier type qui devra contenir :
L’intitulé complet du vote (le nom qui apparaitra dans la plateforme de vote)
L’abréviation du vote
La catégorie et les grades d’électeurs concernés (pour affecter ensuite les électeurs)
Nombre de sièges à pourvoir
Import des électeurs
Vous devrez nous déposer sur la plateforme sécurisée un fichier de type CSV ou Excel qui devra comporter :
Nom
Prénom
Une information non triviale du type numéro de matricule (pour permettre l’authentification de l’électeur)
Adresse email
Adresse postale ligne 1 (si identifiants envoyés par voie postale)
Adresse postale ligne 2
Code postal, Ville
Site de rattachement (dans le cadre d’établissements distincts)
Date de prise de fonction au sein de l’entreprise (afin de vérifier le droit de vote)
Date de naissance (optionnel, simplifie la vérification des homonymes)
Catégorie de l’électeur
Numéro de téléphone portable (optionnellement, en fonction du choix de la méthode d’authentification. Si cette donnée n’est pas renseignée mais nécessaire à l’authentification, nous pourrons la demander à l’électeur lors de sa connexion)
Candidatures
Pour les candidatures de listes, notre plateforme permet de charger :
un nom de liste
une description de la liste (pour notamment faire figurer les soutiens)
une photo (optionnel)
un logo de la liste (optionnel)
un document PDF (type profession de foi, maximum 5 Mo, optionnel)
une liste de candidats :
nom
prénom
sexe
catégorie hiérarchique (optionnel)
une photo (optionnel)
Le système peut être configuré pour effectuer un affichage aléatoire, par ordre alphabétique ou par ordre de saisie des listes (suite à un tirage au sort effectué par vos soins par exemple). Il permet également de rayer des noms d’une liste ou de laisser le choix à l’électeur de voter blanc.
La consultation des listes de candidats n’est ouverte qu’au électeurs prenant part au scrutin en question et aux membres composant le bureau de vote de ce scrutin.
Après leur import dans le système de vote et avant leur publication, une réunion de vérification avec les équipes projet sera organisée pour valider leur conformité (ordre d’affichage, saisie des noms/catégories…, import des professions de foi…) Les modifications sur les listes de candidats seront possibles dès leur import dans le système de vote et seront faites en ligne. Les organisateurs pourront consulter la saisie des listes et faire remonter les modifications à apporter au Directeur de projet. Dès leur publication, les listes candidates et les professions de foi seront consultables jusqu’aux termes des scrutins. Une fois importés, votre base électeurs et votre fichier de candidatures seront ensuite analysés par nos équipes techniques afin de permettre :
Un signalement de données manquantes : lors de l’import des électeurs, si l’une des informations est manquante (mail, catégorie, date de naissance…), nous pourrons vous l’indiquer.
La gestion de doublons : basés sur un nom, prénom, une adresse mail, une date de naissance, le système mettra en évidence d’éventuels doublons
La gestion des rebonds : suite à l’envoi des relances mail, nous vous remettrons la liste des adresses mail erronées pour lesquelles le courriel n’est pas arrivé à destination.
L’inscription d’un candidat sur le collège électoral : la plateforme permet de vous signaler si un candidat à un scrutin donné est bien existant en tant qu’électeur sur ce même scrutin,
La vérification du respect du nombre minimal / maximal de candidats par liste
Transmissions des méthodes d'authentification
Conformément aux dispositions légales, chaque électeur reçoit au moins une semaine avant le premier jour du scrutin une notice d’information personnalisée détaillée sur le déroulement des opérations électorales et un moyen d’authentification lui permettant de participer au scrutin. Les plateformes XXX proposent une multitude d’options permettant de s’assurer que les risques majeurs et mineurs liés à une usurpation d’identité sont réduits de manière significative. En fonction des enjeux du vote, des menaces extérieures, des coûts, des acteurs en présence et des données que vous avez en votre possession sur vos participants, nous pourrons vous proposer des méthodes d’authentifications différentes.
Sont principalement utilisées les méthodes d’authentifications suivantes : 2 canaux + 1 information non triviale :
Envoi d’un identifiant généré aléatoirement par le système par courrier électronique
Connexion couplée à une information non triviale (numéro de matricule)
Réception d’un code à usage unique par SMS ou via serveur vocal au moment de la connexion
Ce courrier (électronique ou papier) contenant les identifiants sera paramétré avec les organisateurs du vote et contiendra :
Les heures de début et de fin de scrutins
Le lien de la plateforme de vote (sur laquelle les candidatures et professions de foi seront consultables)
Les modalités de connexion (notice détaillée)
Le numéro de la cellule d’assistance
Si un électeur ne reçoit pas ses identifiants, il peut, via formulaire en ligne, demander un renvoi directement sur l’adresse email renseignée lors de l’import en toute autonomie (sous réserve que le second canal d’envoi du mot de passe soit le téléphone). Il est également possible de réadresser les identifiants sur une autre adresse email ou par sms, sous réserve de validation de l’administration. L’électeur peut également prendre contact avec la cellule d’assistance pour demander son renvoi.
Accessibilité et comptabilité de notre solution
Compatibilité
Notre système de vote est accessible depuis n’importe quel outil disposant d’une connexion internet (smartphone, tablette, ordinateur…). Nos interfaces
responsives s’adaptent à l’appareil utilisé.
La plateforme fonctionne sur
tout système d’exploitation et sur tout navigateur à jour notamment Edge, Chrome, Internet Explorer, Mozilla Firefox, Safari, Opera.
Des technologies web standard sont utilisées afin qu’un simple navigateur internet permette l’accès à la plateforme,
sans aucune installation préalable (pas d’applet java ni ActiveX).
Dès l’affichage de la première page de connexion, des vérifications sur le navigateur utilisé sont effectuées de sorte à prévenir immédiatement l’utilisateur d’une incompatibilité (nécessité de mettre à jour son navigateur, d’activer le javascript ou encore d’accepter les cookies de connexion)
Accessibilité RGAA4
Nous nous engageons à rendre nos plateformes de vote accessibles conformément à l'article 47 de la loi n°2005-102 du 11 février 2005. Le respect du RGAA4 ne passe pas par des « modes d’accessibilité » mais fait que les interfaces s’adaptent aux réglages du navigateur de la personne en situation de handicap. Ainsi, un utilisateur en situation de handicap n’aura pas à cliquer sur un bouton pour rendre les interfaces accessibles, elles le sont par défaut sans stigmatisation de l’utilisateur. Chacun de vos électeurs en situation de handicap accédera sans manipulation ou configuration à une plateforme adaptée à sa situation, lui permettant d’exprimer son choix (lecteur d’écran, polices, couleurs et contrastes personnalisés, révélation progressive, loupe d’écran, reconnaissance vocale…). Une déclaration d’accessibilité est présente sur chacune de nos plateformes.
À cette fin, nous faisons auditer notre solution de vote au moins une fois par an et nous engageons à corriger sans délai toute remontée d'élément non accessible. Notre plateforme de vote a été auditée par la société spécialisée Temesis pour atteindre une accessibilité totale et répondre à 100% au référentiel d’accessibilité RGAA 4. L'audit de conformité réalisé par la société Temesis révèle que :
55 critères du RGAA version 4.0 sont respectés
0 critères sont non conformes
51 critères sont non applicables
Le taux moyen de conformité du site s'élève à 100%
Technologies utilisées pour la réalisation de l’application Web :
HTML
CSS
Javascript
Les tests des pages web ont été effectués avec les combinaisons de navigateurs web et lecteurs d’écran suivants :
NVDA 2020.3, Firefox 82
Jaws 19, Firefox 82
Voiceover, Safari, osX 10.15.7
Les outils suivants ont été utilisés lors de l’évaluation :
WCAG contrast checker
HeadingsMap
Web developer
ARC Toolkit
Pages du site ayant fait l’objet de la vérification de conformité :
Accueil (authentification)
Accueil (authentification) avec sa seconde étape
Tableau de bord électeur
Vote sur une élection et envoi de bulletin
Récépissé de vote
Vote de résolutions et envoi du bulletin
Problème de connexion
Demande d’aide
Mentions légales
Des plateformes responsives
Notre système de vote est accessible depuis n’importe quel outil disposant d’une connexion internet (smartphone, tablette, ordinateur…).
Garanties minimales pour un contrôle a posteriori
Pour les besoins d’audit externe, nous serons en mesure de fournir les éléments techniques suivants :
Le procédé de scellement est resté intègre durant le scrutin ;
Un contrôle automatique effectué toutes les minutes sur des éléments aléatoires du système (scellement des listes électorales, de la plateforme, de la configuration du scrutin) et enregistré dans les registres d’activité permet de prouver que le scellement est resté intègre durant le scrutin. Les empreintes numériques de ces scellements sont également mentionnées dans les fichiers PDF certifiés générés par la plateforme lors du scellement et de la fermeture des urnes.
Les clefs de chiffrement/déchiffrement ne sont connues que de leurs seuls titulaires ;
Les clefs de chiffrement étant générées lors de la cérémonie de scellement et chiffrées à l’aide des mots de passes saisis directement par les titulaires des clés, elles sont - par conception - connues uniquement de leur titulaire.
Le vote est anonyme ;
Le chiffrement du bulletin intervient directement sur le navigateur utilisé par l’électeur et est transmis à une urne numérique sans horodatage en un flux continu sans – à aucun moment – avoir été déchiffré. Aucune relation entre le bulletin de l’électeur et son identité n’est possible.
La liste d’émargement ne comprend que la liste des électeurs ayant voté ;
Nous utilisons un système d’horodatage externe certifié (tiers de confiance Certigna) afin de pouvoir certifier les dates d’ajout sur les listes d’émargement et ainsi permettre le rapprochement avec les registres d’activité afin de prouver que chaque émargement correspond à un électeur s’étant authentifié sur la plateforme de vote.
L’urne dépouillée est bien celle contenant les votes des électeurs et elle ne contient que ces votes
A la fin du scrutin les urnes sont automatiquement scellées, les empreintes numériques correspondantes à ce scellement sont automatiquement envoyées dans un PDF certifié aux membres du bureau, permettant de contrôler que le contenu de l’urne dépouillé correspond bien au contenu de l’urne contenant les votes des électeurs et qu’aucun ajout n’a pu être effectué. De plus, un système de contrôle d’intégrité des urnes utilisant les empreintes numériques des bulletins permet de prouver qu’aucun remplacement des bulletins dans l’urne n’a pu être possible.
Aucun décompte partiel n’a pu être effectué durant le scrutin.
Les bulletins étant chiffrés avec les clés détenues par les membres du bureau et la procédure de dépouillement ne pouvant intervenir avant le scellement final de l’urne, aucun décompte partiel n’est possible.
La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.
La procédure de décompte des votes enregistrés peut être déroulée de nouveau, soit via la plateforme de vote en déclenchant de nouveau le dépouillement, soit via un décompte manuel à partir du rapport de résultat exporté depuis la plateforme contenant l’ensemble des bulletins chiffrés et déchiffrés.
Interfaces utilisateurs
Accès électeur
Un site dédié sera mis en place pour vos élections sous une url personnalisée du type https://[client].XXX.fr. L’ensemble des interfaces peut être personnalisé à l’image du Client. L’affichage de toute la plateforme s’adapte à la résolution de l’appareil utilisé (ordinateur, tablette, téléphone portable…).
Votre plateforme de vote sera accessible pendant le scrutin mais pourra l’être également avant (consultation des candidatures, professions de foi) et après (consultation des résultats).
Interface électeur une fois identifié sur la plateforme de vote
L’interface électeur permet notamment de :
En accès libre, sans connexion préalable :
Accéder à la documentation électeur détaillant le fonctionnement du système de vote
Soumettre une demande d’aide pour se connecter à la plateforme (non-réception des identifiants, données erronées…)
Voir un descriptif du vote détaillant notamment les dates d’ouverture du scrutin
Après identification sur la plateforme :
Avant, pendant et après l’ouverture du vote :
Consulter les candidatures, professions de foi…
Consulter la liste des membres du bureau de vote
Consulter les règles particulières de déroulement du scrutin le cas échéant (document PDF fourni par le Client)
Pendant le scrutin :
Voter
Télécharger l’accusé de réception de vote
Interroger l’urne pour connaître le nombre de bulletins (optionnel, peut être désactivé)
Après proclamation des résultats :
Consulter les résultats (si publiés par l’organisateur du vote)
Télécharger le procès-verbal (si publié par l’organisateur du vote)
Accès membre du bureau de vote
Les membres du bureau de vote pourront se connecter à leur propre espace de suivi, permettant de suivre l’évolution du scrutin (statistiques de participation en temps réel), de surveiller le système de vote et son intégrité pendant tout le scrutin et de répondre aux demandes des électeurs ne parvenant pas à se connecter (à cause de l’utilisation d’une mauvaise adresse email par exemple). Une fois le scrutin terminé, le système scellera automatiquement les urnes et les membres du bureau de vote pourront alors déclencher le dépouillement avec les mots de passe qu’ils ont choisis lors de la cérémonie de scellement. Espace pour les membres du bureau de vote L’espace membre du bureau de vote permet notamment de :
Suivre l’évolution du vote et la participation en temps réel
Vérifier et re-générer les empreintes numériques de scellement à tout moment
Consulter la liste électorale (peut être désactivé)
Consulter la liste d’émargement (peut être désactivé)
Interroger l’urne et consulter le nombre de bulletins enregistrés
Consulter les registres d’activité de la plateforme
Accès organisateur ou observateur
L’organisateur du scrutin aura accès à une interface dédiée lui permettant de suivre l’évolution du scrutin en temps réel et de proclamer les résultats une fois le dépouillement effectué par les membres du bureau de vote. Les observateurs pourront également suivre l’évolution du scrutin en temps réel.
L’espace organisateur permet notamment de :
Échanger des informations, documents, images avec votre chef de projets XXX de manière sécurisée permettant la configuration de la plateforme de vote (accès organisateur)
Suivre l’évolution de la participation du scrutin (accès observateur et organisateur)
Consulter les demandes de rectifications de données des électeurs sans pouvoir y répondre. Cette dernière action étant de la responsabilité des membres du bureau de vote ou des opérateurs de l’équipe XXX. (accès organisateur)
Proclamer les résultats sur la plateforme de vote, une fois le dépouillement effectué par les membres du bureau de vote. (accès organisateur)
