A L’ACCES DES INSTANCES REPRESENTATIVES DU PERSONNEL AUX NOUVELLES TECHNOLOGIES D’INFORMATION ET DE COMMUNICATION
A LA CPAM DE LA HAUTE-GARONNE
Entre :
La Caisse Primaire d’Assurance Maladie de la Haute-Garonne, représentée par sa Directrice d’une part,
Les organisations syndicales représentatives dans l’organisme :
CFDT
CFE-CGC
CFTC
CGT Délégués syndicaux :
Délégués syndicaux :
Délégués syndicaux :
Déléguées syndicales :
FO
Délégués syndicaux :
D’autre part,
Il a été convenu ce qui suit :
Préambule
Dans le cadre de la loi n° 2016-1088 du 8 août 2016 relative à la modernisation du dialogue social et de l’article 11 de l’accord de branche du 1er février 2008 sur l’exercice du droit syndical, les parties signataires du présent protocole d’accord ont souhaité définir un cadre d’accès et d’utilisation des nouvelles technologies d’information et de communication (NTIC) aux organisations syndicales ayant constitué une section syndicale dans l’organisme et au Comité Social et Economique.
Le présent protocole a également pour objet de permettre à chaque salarié de l’organisme d’avoir accès à l’information syndicale de son choix et de donner aux représentants du personnel des facilités de communication. L’objectif est donc de favoriser le développement du dialogue social et de l’information syndicale.
Les parties signataires se sont attachées à définir un nouveau cadre cohérent et adapté visant à régir l’accès et l‘utilisation des technologies de communication.
L’enjeu est de veiller à la bonne utilisation des NTIC pour favoriser des conditions et un environnement de travail respectueux de tous dans le respect des règles énoncées par la Charte Informatique de l’Assurance Maladie et le Règlement Intérieur.
L’environnement informatique étant en perpétuelle évolution, les parties signataires conviennent que les éventuels franchissements de paliers techniques majeurs ou évolutions importantes des outils ou des fonctionnalités offertes au sein de la CPAM de la Haute-Garonne pourront donner lieu à une modification du présent accord via la conclusion d’un avenant.
Par ailleurs, cet accord remplace la Charte locale à destination des instances représentatives du personnel pour l’usage des réseaux informatiques de l’organisme signée le 24 février 2004.
LES ORGANISATIONS SYNDICALES
Article 1 : L’accès à Intranet et Internet Chaque organisation syndicale, représentative ou non, ayant constitué une section syndicale dans l’organisme dispose d’un accès à l’Intranet et l’Internet à partir de l’ordinateur fourni dans le cadre de son emploi.
Cet accès doit se faire dans le respect des règles d’utilisation en vigueur dans l’organisme, soit pendant les heures de délégation, soit en dehors du temps de travail.
Les salariés dotés d’un équipement mobile devront respecter les consignes de sécurité informatique en vigueur au sein de la CPAM 31.
Article 2 : La mise à disposition d’un espace syndical sur l’intranet et de groupes syndicaux sur la plateforme collaborative liam
Le réseau social de la branche maladie, liam, offre la possibilité d’échanger et de travailler en réseau.
Consciente que le réseau social est un nouveau lieu d’échanges susceptible d’ouvrir des opportunités aux organisations syndicales et d’enrichir le dialogue social, la Direction souhaite leur en faire bénéficier.
Le réseau social liam repose sur la création de groupes de discussions.
Chaque organisation syndicale ayant constitué une section syndicale dans l’organisme dispose ainsi :
D’un espace dédié au sein de la page intranet relative à l’information syndicale accessible depuis la rubrique « vie au travail » > « syndicats », comprenant une banque documentaires et un fil d’actualités.
D’un groupe public visible par l’ensemble des salariés de l’organisme sur la plateforme collaborative liam. Tous les salariés de l’organisme sont inscrits par défaut et sans condition. Une inscription individuelle préalable de leur part n’est donc pas requise. Néanmoins, conformément aux dispositions de l’article L2142-6 du code du travail, chaque salarié a la possibilité de se désabonner et de gérer les notifications (selon le mode opératoire disponible sur liam) et voit ainsi sa liberté de choix d'accepter ou de refuser un message syndical préservée.
D’un groupe modéré dont l’existence est visible par l’ensemble des salariés de l’organisme sur la plateforme collaborative liam mais dont les contenus sont privés et uniquement consultables par les membres ayant été acceptés par les administrateurs du groupe.
L’employeur s’engage par ailleurs à informer tous les nouveaux embauchés des présentes modalités de diffusion des informations syndicales existantes dans l’organisme.
Le réseau de l’Assurance Maladie, utilisé par l’ensemble des collaborateurs des organismes pour des échanges de données professionnelles et l’utilisation d’outils de travail, ne permet pas un stockage important de documents ni le stockage de fichiers lourds (vidéos, images…) Les organisations syndicales utilisatrices de l’intranet liam s’engagent donc à ne poster que des informations sous forme de textes, illustrés le cas échéant d’un visuel léger, conformément aux pratiques en vigueur sur liam ; en cas de besoin spécifique et après en avoir obtenu l’accord de la Direction, les organisations syndicales devront se rapprocher du support intranet-liam 31 afin d’étudier la faisabilité de la demande.
Chaque syndicat pourra définir, dans les paramètres de son groupe, le rôle des membres, ainsi que les droits pour faire des publications et commentaires. Pour mettre en place ces paramètres, les syndicats pourront bénéficier d’un accompagnement du support Liam/Intranet. En effet, plusieurs options existent en termes de modalités d’interaction avec les assurés :
Publications des salariés possibles
Seuls les commentaires en réponse sont possibles
Les commentaires ne sont pas possibles et les salariés peuvent seulement effectuer des actions sociales (like- le dislike n’existant pas).
Article 2-1. La liberté d’accès à l’information syndicale.
Tout salarié bénéficie d’une liberté d’accès à l’information syndicale de son choix en utilisant les moyens électroniques de l’organisme à partir de son poste de travail. Dans ce cadre, l’organisme s’engage à ne pas rechercher l’identification des salariés consultant le site des organisations syndicales.
Au sein du service communication, 3 salariés ont été désignés animateurs de la communauté liam 31.
Au niveau de la CNAM, 4 animateurs de la communauté nationale sont également désignés et ont les mêmes droits que les animateurs locaux.
S’agissant des groupes liam, les animateurs peuvent accéder aux publications des groupes à des fins de modération. Il s’agit d’une possibilité technique qui est cependant suffisamment lourde pour n’être actionnée que de manière très exceptionnelle (en cas de signalements de posts contraires à la Charte Liam par exemple).
Plus généralement, les indicateurs pouvant être à disposition des animateurs de communauté sont les suivants : articles les plus lus, articles les plus likés, liste des 25 salariés de l’organisme ayant le plus lu d’articles. L’historique de lecture n’est pas accessible. Il n’est donc pas possible pour les animateurs de retracer les noms des salariés ayant lu un article donné, ni même les articles lus par un salarié identifié.
Article 2-2 Le contenu de l’information syndicale
Le contenu des informations diffusées est librement déterminé par l’organisation syndicale sous réserve qu’il revête un caractère exclusivement syndical, lequel est placé sous son entière responsabilité.
Ainsi, les Délégués Syndicaux ou le Représentant de la Section Syndicale seront responsables des informations mises en ligne sur l’espace intranet dédié à leur organisation syndicale.
S’agissant des groupes liam, chaque organisation ou section syndicale visée par le présent accord devra désigner un fondateur ainsi que 2 administrateurs qui pourront agir sur les paramètres du groupe et les rôles des utilisateurs.
Ces personnes se verront proposer une formation à l’outil par le service communication, support intranet- liam, de l’organisme selon des modalités qui restent à définir. Le service communication, support intranet-liam, assurera également un accompagnement et pourra être sollicité si besoin.
La nature de l’information communiquée doit s’inscrire dans le cadre des attributions et des statuts des organisations syndicales et respecter les règles relatives au droit de la presse.
A ce titre, le site ne doit contenir notamment ni injures, ni diffamation et assurer le respect de la vie privée et le droit à l’image.
Le contenu des informations diffusées doit également respecter les dispositions réglementaires relatives au secret professionnel. A ce titre, les organisations syndicales s’engagent à ce que toutes les informations et documents professionnels soient exclusivement utilisés à des usages internes à l’organisme.
Par ailleurs, les documents transmis aux représentants du personnel et signalés comme confidentiels par l’employeur ne peuvent faire l’objet d’une mise en ligne et d’une diffusion interne à l’entreprise avant la finalisation du processus d’information et de consultation de l’instance compétente.
En outre, les organisations syndicales s’engagent à respecter la Charte Informatique de l’organisme ainsi que les règles éthiques et de bonnes pratiques décrites dans la Charte Liam.
Le fondateur et les administrateurs des groupes liam sont responsables des publications effectuées dans leur groupe et ont pour devoir d’assurer la modération si besoin ; à ce titre, en cas de propos non conformes aux lignes de conduite du réseau social liam, ils seront tenus de supprimer le post et d’en informer l’émetteur par un message privé.
Chaque information est identifiée sous le logo de l’organisation syndicale qui l’émet, sans pouvoir ni utiliser, ni modifier, le logo de l’organisme.
Les procès-verbaux des réunions du Comité Social et Economique sont publiés dans la page intranet dédiée à l’instance, accessible depuis la rubrique « Notre CPAM > La Gouvernance > Le CSE ».
Toutefois, des restitutions et/ou commentaires concernant les points abordés lors des réunions pourront être diffusés sur l'espace des organisations syndicales sous la responsabilité des organisations concernées.
Article 3 : La messagerie
Chaque organisation syndicale ayant constitué une section syndicale dans l’organisme bénéficie d’une adresse électronique spécifique, comportant le sigle de l’organisation syndicale locale, permettant de communiquer tant en interne qu’en externe.
A cette fin, des boîtes aux lettres électroniques distinctes de celles réservées à un usage professionnel sont ouvertes aux coordonnées de chaque organisation syndicale.
Les organisations syndicales peuvent utiliser la messagerie, pendant les heures de délégations, ou en dehors de leur temps de travail
, pour l’envoi de messages à caractère individuel, à destination de la Direction, des salariés, des autres syndicats ou en externe.
Compte tenu de la mise à disposition d’un espace syndical sur l’intranet et de groupes syndicaux sur la plateforme collaborative liam, la boîte syndicale ne peut être utilisée pour l’envoi de messages collectifs à l’ensemble du personnel.
En effet, l’objectif est de limiter l’utilisation des mails au profit d’une acculturation et d’une appropriation du réseau social d’entreprise dans le cadre du numérique responsable.
La messagerie ne doit donc pas servir de support de diffusion aux tracts syndicaux.
La gestion de cette adresse électronique est placée sous la responsabilité du secrétaire du syndicat, des délégués syndicaux ou du représentant de la section syndicale de l’organisme.
L’utilisation de cette messagerie devra respecter les dispositions de la Charte Informatique de l’organisme.
Par ailleurs, la nature des communications doit rester conforme aux attributions et statuts des organisations syndicales.
Chaque organisation syndicale est également tenue à une obligation de confidentialité quant aux échanges électroniques qu'elle entretient avec les salariés. Cette obligation de confidentialité pèse également sur l’employeur.
Article 3.1 Situations permettant l’envoi de mails collectifs à l’ensemble du personnel
Par dérogation aux dispositions supra, les parties conviennent que les situations suivantes ouvriront droit pour les organisations syndicales à l’envoi de mails collectifs à l’ensemble du personnel :
Période pré-électorale afin de favoriser la propagande syndicale en vue du renouvellement du Comité Social et Economique ;
Droit d’alerte en matière de danger grave ou imminent ;
Droit d’alerte en matière de santé publique et d’environnement ;
Accident grave ou ayant pu entraîner des conséquences graves ;
Accident en matière de sûreté ;
Déclenchement d’un plan de continuité d’activités lié notamment à un évènement exceptionnel : pandémie, catastrophe naturelle, alerte « vigilance rouge » par Météo France destruction partielle ou totale des locaux…
Article 3-2. Période transitoire
Les parties conviennent de la nécessité de prévoir une période transitoire permettant l’acculturation du personnel à liam.
Durant cette période, les organisations syndicales pourront continuer à adresser aux salariés des mails qui consisteront à alerter de la mise à disposition d’informations syndicales sur liam et à en donner le lien.
Progressivement, les salariés prendront l’habitude de consulter liam pour retrouver l’information syndicale.
Lorsque le constat partagé de l’appropriation suffisante de liam par le personnel aura été dressé par les parties signataires, il sera mis fin à cette période transitoire et la communication des organisations syndicales s’effectuera uniquement via liam sauf cas prévus à l’article 3.1 supra.
LE CSE
Article 4 : L’accès à Intranet et Internet Le bureau des œuvres sociales du Comité Social et Economique dispose d’un accès à l’intranet et l’internet à partir des postes informatiques à sa disposition.
Article 5 : La mise à disposition d’un espace intranet et d’un groupe sur la plateforme collaborative liam
Dans le cadre de la gestion des œuvres sociales et culturelles, le CSE a besoin d’un espace de communication conséquent pour être en mesure de proposer aux salariés une interaction via des outils informatiques (agenda, espace temporaire dédié à un projet ou un évènement ponctuel ; formulaire d’inscription…).
La Direction met donc à disposition de l’instance :
Une page intranet accessible depuis la rubrique « Travailler à la CPAM > activités sociales et culturelles du CSE » disposant d’une banque documentaires et d’un fil d’actualités;
Un groupe public sur la plateforme collaborative liam ouvert à tous les salariés de l’organisme permettant de publier des actualités : « 311-Activités sociales et culturelles du CSE ».
Article 5-1. La liberté d’accès à l’information du Comité Social Economique
Tout salarié bénéficie d’une liberté d’accès à l’information du Comité Social et Economique en utilisant les moyens électroniques de l’organisme à partir de son poste de travail.
Dans ce cadre, l’organisme s’engage à ne pas chercher à retracer le nombre de visites effectuées par un salarié sur le site du CSE.
Au sein du service communication, 3 salariés ont été désignés animateurs de la communauté liam 31.
Au niveau de la CNAM, 4 animateurs de la communauté nationale sont également désignés et ont les mêmes droits que les animateurs locaux.
S’agissant du groupe liam CSE, les animateurs peuvent accéder aux publications du groupe à des fins de modération. Il s’agit d’une possibilité technique qui est cependant suffisamment lourde pour n’être actionnée que de manière très exceptionnelle (en cas de signalements de posts contraires à la Charte Liam par exemple).
Plus généralement, les indicateurs pouvant être à disposition des animateurs de communauté sont les suivants : articles les plus lus, articles les plus likés, liste des 25 salariés de l’organisme ayant le plus lu d’articles. L’historique de lecture n’est pas accessible. Il n’est donc pas possible pour les animateurs de retracer les noms des salariés ayant lu un article donné, ni même les articles lus par un salarié identifié.
Article 5-2. Le contenu des informations diffusées par le Comité Social Economique
Le contenu des informations est librement déterminé par les élus du CSE sous réserve qu’elles revêtent un caractère exclusivement lié aux missions de l’instance.
Le secrétaire du CSE sera le fondateur et pilote du groupe liam. Il désignera 2 administrateurs en charge de la modération du groupe. Il est responsable de l’information mise en ligne.
La nature de l’information communiquée doit s’inscrire dans le cadre du respect du principe de confidentialité. A ce titre, le Comité Social et Economique s’engage à ce que toutes les informations et documents professionnels ne soient utilisés qu’à des usages internes à l’organisme.
L’information doit également respecter les règles relatives au droit de la presse.
A ce titre, elle ne doit contenir ni injures, ni diffamation et assurer le respect de la vie privée et du droit à l’image.
Lorsque l’espace CSE comporte un lien vers un site Internet s’adressant aux salariés de l’organisme, les mêmes principes devront être respectés.
Le Comité Social et Economique ne doit ni utiliser, ni modifier, le logo de l’organisme.
En outre, il s’engage à respecter la Charte Informatique de l’organisme ainsi que les règles de bonnes pratiques décrites dans la Charte Liam.
Ainsi, en cas de propos non conformes aux lignes de conduite du réseau social liam, les administrateurs du groupe CSE sont tenus de supprimer le post et d’en informer l’émetteur par un message privé.
Article 6 : La messagerie du CSE
Le bureau du Comité Social et Economique bénéficie d’une adresse électronique spécifique permettant de communiquer tant en interne qu’en externe.
La gestion de cette adresse électronique est placée sous la responsabilité du secrétaire du CSE.
Compte tenu de la mise à disposition du CSE d’un espace sur l’intranet et d’un groupe sur la plateforme collaborative liam, la messagerie du CSE ne peut être utilisée pour l’envoi de messages collectifs à l’ensemble du personnel.
En effet, ces espaces permettent au Comité Social et Economique de communiquer avec l’ensemble des salariés et remplacent donc les documents papier ou les pièces jointes de mails.
Un envoi de message avec pièce jointe à l’ensemble de personnel génère un « pic de charge » réseau important et surcharge la messagerie de tous les salariés.
Il s’agit donc d’appliquer la démarche « numérique responsable » qui vise à améliorer l'empreinte écologique et sociale des technologies d’information et de communication.
L’utilisation de cette messagerie devra respecter les dispositions de la charte informatique de l’organisme.
La nature des communications doit rester conforme aux attributions du Comité Social Economique.
Enfin, le Comité Social et Economique est tenu à une obligation de confidentialité quant aux échanges électroniques qu'il entretient avec les salariés.
Article 6-1. Période transitoire
Les parties conviennent de la nécessité de prévoir une période transitoire permettant l’acculturation du personnel à liam.
Durant cette période, le bureau du CSE pourra continuer à adresser aux salariés des mails alertant de la mise à disposition d’informations relatives aux œuvres sociales et culturelles sur liam et les redirigeant vers les posts.
Progressivement, les salariés prendront l’habitude de consulter liam pour retrouver l’information sur les œuvres sociales.
Lorsque le constat partagé de l’appropriation suffisante de liam par le personnel aura été dressé par les parties signataires, il sera mis fin à cette période transitoire et la communication sur les œuvres sociales s’effectuera uniquement via liam.
DISPOSITIONS DIVERSES
Article 7 : Utilisation abusive
En cas de non-respect du présent accord, l’organisme adresse à l’institution représentative du personnel concernée, dans un premier temps, une lettre lui précisant la nature exacte du différend.
Si après discussion, le désaccord persiste, il est porté à la connaissance des organisations syndicales signataires. Une réunion est alors tenue entre tous les signataires de l’accord en vue de régler le différend.
Si à l’issue de cette rencontre, et les signataires ayant fait part de leur point de vue, le différend persiste, l'organisme peut décider de saisir la juridiction compétente.
Article 8. Entrée en vigueur et Durée du protocole d’accord Le présent protocole entrera en vigueur le jour suivant son agrément par la Direction de la Sécurité Sociale. Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.
Article 9. Rendez-vous et suivi de l’application du présent accord En vue du suivi de l’application du présent accord, les parties conviennent de se revoir 6 mois après la formation des organisations syndicales à l’outil liam puis tous les 4 ans.
Article 10. Révision
Le présent accord peut être révisé, à tout moment pendant la période d’application, par accord collectif conclu sous la forme d’un avenant. Les organisations syndicales de salariés habilitées à engager la procédure de révision sont déterminées conformément aux dispositions de l’article L. 2261-7-1 du code du travail. La demande d’engagement de la procédure de révision est formulée par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge à l’employeur et à chaque organisation habilitée à négocier l’avenant de révision. A la demande de révision sont jointes les modifications que son auteur souhaite apporter au présent accord. L’invitation à négocier l’avenant de révision est adressée par l’employeur aux organisations syndicales représentatives dans le mois courant à compter de la notification la plus tardive des demandes d’engagement de la procédure de révision. Les conditions de validité de l’avenant de révision obéissent aux conditions posées par l’article L. 2232-12 du code du travail.
Article 11. Publicité Une copie du présent accord sera remise à chaque organisation syndicale. L’accord sera également publié sur l’intranet de l’organisme afin que l’ensemble des salariés en ait connaissance. Le présent accord sera déposé en un exemplaire auprès du greffe du Conseil de prud’hommes de Toulouse. Conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur, il sera également déposé sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du travail. A ce dernier titre, les parties signataires conviennent de déposer l’intégralité du texte signé en sa version anonymisée.
