PROTOCOLE D’ACCORD RELATIF A L’UTILISATION DES OUTILS NUMERIQUES PROFESSIONNELS ET A L’EXERCICE DU DROIT A LA DECONNEXION
ENTRE
La Caisse Primaire d’Assurance Maladie du Calvados, dont le siège social est situé : 108 Boulevard Jean Moulin – CS 10001 – 14031 Caen Cedex 9, représentée par la Directrice.
D’une part,
ET
Les organisations syndicales soussignées.
D’autre part.
Il a été convenu ce qui suit :
Préambule
Le présent accord a pour objet de définir les modalités d’exercice par les salariés de leur droit à la déconnexion en application de l’article L.2242-8 7° du code du travail issu de la loi n°2016-1088 du 8 août 2016.
Les technologies de l’information et de la communication (utilisation de la messagerie électronique, des ordinateurs portables, des téléphones mobiles …) font aujourd’hui partie intégrante de l’environnement de travail. Ainsi, la mise à dispositions d’outils nomades doit s’accompagner d’une particulière vigilance de la part de la Caisse Primaire d’Assurance Maladie du Calvados et de chaque salarié afin d’assurer le respect des temps de repos et de congés, l’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle et la prévention des risques psychosociaux liés à l’usage des outils numériques.
Ce protocole instaurant un droit à la déconnexion constitue un maillon important dans le projet de la Caisse Primaire d’Assurance Maladie du Calvados d’améliorer la qualité de vie au travail puisqu’il a été conçu pour garantir l’effectivité du droit au repos et aussi pour diminuer le stress lié à l’utilisation des outils numériques professionnels
ARTICLE PRELIMINAIRE : DEFINITIONS
Il y a lieu d’entendre par :
Droit à la déconnexion : le droit pour le salarié de ne pas être connecté à ses outils numériques professionnels en dehors de son temps de travail ;
Outils numériques professionnels : outils numériques physiques (ordinateurs, tablettes, smartphones…) et dématérialisés (logiciels, connexions sans fil, messagerie électronique, intranet….) qui permettent de communiquer en tout lieu et en tout temps ;
Temps de travail : horaires de travail du salarié durant lesquelles il est à la disposition de son employeur et comprenant les heures normales de travail du salarié et les heures supplémentaires, à l’exclusion des temps de repos quotidien et hebdomadaires, des congés payés, des congés exceptionnels, des jours fériés et des jours de repos.
Il est également rappelé que chaque salarié doit veiller à sa sécurité et sa santé en respectant :
Un temps de repos quotidien de 11 heures,
Un temps de deux journées consécutives de repos hebdomadaires, comprenant le dimanche (sauf cas exceptionnel de maintenance, d’astreinte…)
ARTICLE 1 : CHAMP D’APPLICATION
Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de la Caisse Primaire d’Assurance Maladie du Calvados, qu’ils soient sous contrat à durée déterminée ou indéterminée, à temps plein ou à temps partiel et quels que soient leur statut, leur fonction ou leur mode d’organisation du temps de travail, y compris les salariés en forfait jours, les télétravailleurs et les cadres dirigeants.
ARTICLE 2 : PRINCIPES DU DROIT A LA DECONNEXION
La Caisse Primaire d’Assurance Maladie du Calvados reconnaît à chaque salarié le droit de ne pas être sollicité, ni de répondre à des sollicitations professionnelles :
En dehors de ses horaires de travail ;
Pendant les temps de repos quotidiens et hebdomadaires ;
Pendant les congés payés ;
Pendant les jours fériés ;
Pendant les périodes d’arrêt de travail.
L’usage des outils numériques (messagerie électronique, téléphone professionnel, applications collaboratives, etc.) doit être régulé afin de prévenir toute intrusion dans la vie personnelle et familiale des salariés.
Dans ce cadre, aucun salarié ne peut se voir reprocher de ne pas répondre à une sollicitation en dehors de son temps de travail.
Pour permettre ce droit à la déconnexion et pour que celui-ci soit efficace, il nécessite :
L'implication de chacun;
L’engagement de la Directrice de la Caisse Primaire d’Assurance Maladie du Calvados sur la bonne application des règles mises en place.
C’est dans ce cadre que la Caisse Primaire d’Assurance Maladie du Calvados définit les règles de bonnes pratiques devant être mises en oeuvre.
ARTICLE 3 : DEVELOPPER LE BON USAGE DES OUTILS NUMERIQUES
Afin de favoriser la régulation du bon usage des outils numériques, les salariés doivent respecter un certain nombre de règles :
Veiller à choisir le moyen de communication adapté au contexte (mail, téléphone, outils collaboratifs, rencontre physique), le mail ne devant pas devenir le seul moyen de communication. Le téléphone ou l’échange direct doivent être privilégié pour les questions urgentes ;
Respecter l'objet et la finalité des moyens de communication mis à disposition, tant en termes de formes que de contenu (donner la bonne information, au bon interlocuteur, au bon moment);
Identifier les destinataires du message, notamment veiller à l'utilisation adaptée des fonctionnalités "répondre à tous", "copie" et "copie cachée" : ne mettre en destinataire d’un mail que ceux qui doivent réaliser une action, limiter les personnes en copie au strict nécessaire sans y mettre toute la ligne hiérarchique par exemple;
Respecter les horaires de travail pour l’envoi de mails ou les appels téléphoniques ;
Utiliser la fonction “envoi différé” par l’expéditeur du mail en cas d’envoi en dehors des plages habituelles de travail (par exemple lors d’un déplacement ou d’une formation) ;
Ne pas solliciter de réponse immédiate si cela n’est pas nécessaire ;
Préciser le degré d’urgence dans les messages ;
En cas d’absence de plus d’une journée, activer les messages d’absence des boites mail à destination des interlocuteurs internes et externes à l'entreprise, en indiquant le nom et les coordonnées de l'interlocuteur à joindre en cas d’urgence ;
Limiter le nombre d'interruptions journalières pour la gestion des messages : se réserver quelques plages horaires par jour pour le traitement des messages, éviter de regarder ses mails pendant les réunions et ce quelles qu'en soient la forme (présentielle, vidéo ou téléphonique) au besoin en fermant la messagerie pour éviter d'être perturbé par les alertes mails.
ARTICLE 4 : SENSIBILISATION A LA DECONNEXION
Des actions de formation et de sensibilisation à l’usage des outils numériques sont organisées chaque année par le pôle informatique.
Un rappel des bonnes pratiques en matière de droit à la déconnexion est effectué lors de l’entretien annuel d’évaluation, en particulier pour les salariés en forfait jours et les télétravailleurs.
Des actions de sensibilisation seront réalisées par le service de santé au travail eu égard aux risques associés aux outils de communication numériques, notamment lors des entretiens réalisés par la médecine du travail et en intégrant ce risque au document unique d’évaluation des risques professionnels.
Une actualisation du guide d’utilisation de l’outil Keloutil sera faite et mise en ligne sur Liam.
ARTICLE 5 : ECHANGES SUR L’EVALUATION ET LE SUIVI DE LA CHARGE DE TRAVAIL
Chaque salarié doit alerter son responsable lorsqu'il rencontre des difficultés dans l'utilisation des outils numériques ou lorsqu'il est confronté à des situations d'usage anormal des outils numériques.
Ainsi, lors des entretiens annuels d’évaluation, chaque salarié, est invité à échanger avec son responsable sur l'utilisation des outils numériques au regard de l'évaluation et du suivi de la charge de travail afin de favoriser l'équilibre entre la vie privée et la vie professionnelle. Le cas échéant, des mesures d'accompagnement peuvent être mises en oeuvre afin de remédier aux difficultés ou dysfonctionnements rencontrés.
ARTICLE 6 : DISPOSITIF DE PREVENTION
Chaque demande formulée par un agent visant à obtenir l’accès à sa boîte mail professionnelle (ex : déplacements professionnels, formations …) sur son téléphone personnel fera l’objet d’une demande par mail au pôle informatique avec le responsable hiérarchique en copie qui jugera de l’utilité de la demande et sensibilisera le salarié au droit à la déconnexion.
De même, des contrôles sont effectués sur les connexions des salariés en dehors des heures de travail prévues au protocole d’horaire individualisé et font l’objet d’un échange entre le manager et le salarié en cas de récurrence.
ARTICLE 7 : MODALITES D’APPLICATION ET DE SUIVI DE L’ACCORD
Article 7.1 : Validité de l’accord
Le présent accord est valable après avoir été signé par une ou plusieurs organisations syndicales représentatives parties à la négociation, représentant plus de 50% des suffrages exprimés au 1er tour des dernières élections des titulaires au Comité Social Economique au sein de la CPAM du Calvados.
Article 7.2 : Durée et révision de l’accord
Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de trois ans.
Il pourra être révisé conformément aux dispositions légales.
Article 7.3 : Bilan et suivi de l’accord
Afin de veiller à la bonne application du présent accord, un bilan d’évaluation de la mise en œuvre de l’accord sera établi annuellement et présenté aux organisations syndicales représentatives.
Article 7.4 : Entrée en vigueur
Il entrera en vigueur le jour suivant l’obtention de l’agrément par l’autorité compétente de l’Etat (article L. 123-1 et L. 123-2 du Code de la Sécurité Sociale). L’accord collectif sera transmis à l’UCANSS pour avis du Comex conformément à l’article D. 224-7-3 du Code de la Sécurité Sociale.
L’agrément sera réputé accordé, sauf en cas de prorogation explicite du délai d’examen de la Direction de la Sécurité Sociale, et en l’absence d’un retour de la DSS, à l’issue d’un mois après avis du Comex.
Article 7.5 : Dépôt et publicité
Le présent accord sera remis, dès sa conclusion, à l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans l’entreprise.
Il sera également publié sur le site intranet de la CPAM du Calvados afin d’être porté à la connaissance de chaque salarié.
Le présent accord fera l’objet des formalités de dépôt et de publicité prévues par les dispositions légales auprès de l’unité territoriale de la Direction Régionale de l’Economie, de l’Emploi, du Travail et des Solidarités (DREETS) via la plateforme de téléprocédure du ministère du travail, au Greffe du Conseil des Prud’hommes de Caen et dans la base des données nationales.
