d'une part, les Organisations Syndicales désignées ci-après :
CFDT représentée par M XXX
CFTC représentée par M XXX
CGT représentée par M XXX
FO représentée par M XXX
CGT UGICT représentée par M XXX
SNADEOS CFTC représentée par M XXX
SNFOCOS représentée par MME XXX
ET, D’AUTRE PART,
La Directrice, Mme XXX Il est conclu le présent accord.
PREAMBULE : le contexte
En application des articles L 2314-26 et R 2314-5 du Code du Travail, les parties signataires conviennent de mettre en place le vote électronique pour l’élection des membres du Comité Social et Economique de la CPAM de l’ARTOIS, afin de faciliter son organisation, de favoriser la participation des salariés et d’augmenter la sécurisation des résultats. Le recours à ce dispositif s’inscrit dans une volonté de moderniser le déroulement du vote. Il contribuera en outre à la démarche de développement durable initiée au sein de l’entreprise. Le présent accord a pour objet d’entériner la décision prise par les parties de recourir au vote électronique et de fixer le cadre général de sa mise en œuvre. Il sera par conséquent annexé au protocole d’accord préélectoral, qui fixera le détail des modalités d’organisation du processus électoral. Un cahier des charges respectant les dispositions des articles R. 2314-6 et suivants est établi dans le cadre de l'accord mentionné au deuxième alinéa de l’article R 2314-5 du Code du Travail ou, à défaut, par l'employeur.
- Article 1 - Modalités d’organisation des opérations électorales
Vote exclusivement électronique
Les parties signataires conviennent d’adopter un processus de vote exclusivement électronique pour les élections professionnelles. En conséquence, le vote à bulletin secret sous enveloppe par correspondance ou physique ne sera pas mis en œuvre par la Direction.
Choix d’un prestataire extérieur
Compte tenu de la technicité qu’il est nécessaire de maîtriser et des contraintes à respecter pour assurer la sécurisation du processus électoral et la confidentialité des données, les parties signataires conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé et dont l’expertise a été reconnue par un cabinet d’audit indépendant. Le prestataire sera retenu sur la base d’un cahier des charges respectant les dispositions des articles R. 2314-6 et suivants du code du travail, annexé au présent accord. Il sera mentionné dans le cadre du protocole d’accord préélectoral.
Respect des principes généraux du Droit électoral et des dispositions applicables en matière du Droit du Travail
La CPAM de l’ARTOIS s’engage à prendre toutes les mesures nécessaires pour vérifier que le système choisi assure la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux et les listes de candidats, la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, la confidentialité des votes, de l’émargement, l’enregistrement et du dépouillement des votes. (articles R 2314-6 du code du travail)
De plus, le système devra répondre aux caractéristiques suivantes :
● les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l’urne ne devront être accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système, ● le système de vote électronique sera scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin, ● les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs et contenu de l’urne ». Le traitement « fichier des électeurs » est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification, d’identifier les électeurs ayant pris part au vote et d’éditer les listes d’émargement (qui indiquent la date et l’heure du vote). Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l’urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Le fichier « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste d’électeur.
Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, est soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier la conformité du système. Le rapport de l’expert est tenu à la disposition de la CNIL.
Déclaration du système auprès de la CNIL
Dans la mesure où le système de vote électronique constitue un traitement automatisé de données à caractère personnel, l’employeur doit le déclarer au préalable à la CNIL, puis informer les organisations syndicales de salariés représentatives dans l’entreprise (article R 2314-11 du code du travail), ainsi que les salariés. Les formalités seront effectuées par le prestataire choisi en lien avec le Délégué à la Protection des données de la CPAM de l’Artois.
Listes Electorales
La Direction des Ressources établira un fichier « Listes électorales » qui comportera les données suivantes : nom et prénom des inscrits, date d’entrée dans l’institution, date de naissance, collège d’appartenance, résidence administrative, adresse postale. Elle transmettra ce fichier au prestataire pour permettre à ce dernier de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification et de lui faire parvenir les codes d’accès confidentiels pour voter par internet.
La liste électorale sera établie et affichée conformément à la législation en vigueur.
Liste des candidats et bulletins de vote
Les listes des candidats et les professions de foi établies en respect des caractéristiques imposées par le prestataire seront adressées à la Direction des Ressources, qui les transmettra au prestataire telles qu’elles auront été présentées, datées et signées par leurs auteurs.
Le prestataire assurera la programmation des pages web sur le serveur de vote.
L’ordre de présentation des listes de candidats et des professions de foi sera déterminé aléatoirement, par tirage au sort
.
Le prestataire veillera à ce que les dimensions des bulletins de vote et la police utilisée soient uniformes.
Les modalités de transmission des listes de candidats et des professions de foi seront déterminées dans le protocole d’accord préélectoral.
1.7 Assistance Technique, formation et accompagnement
L’employeur mettra en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique (article R2314-10 du Code du Travail).
Elle sera composée des membres du bureau de vote, de représentants du prestataire choisi et d’un représentant de l’employeur.
Les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficieront d’une formation sur le système de vote électronique (article R2314-12 du Code du Travail).
Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation par les collaborateurs de cette nouvelle technique de vote.
Pour ce faire, il est notamment prévu : - un accompagnement par un chef de projet dédié mis à disposition par le prestataire choisi, - un test à blanc, au cours duquel les organisations syndicales seront présentes ainsi que l’employeur, - une assistance téléphonique également assurée par le prestataire extérieur.
Avant même l’ouverture du scrutin, une notice explicative sera disponible sur l’intranet de la CPAM de l’ARTOIS.
En amont, le plan de communication visera à assurer : - l’information sur les conditions et les règles du vote en ligne et sur les dates d’envoi des codes/identifiants de vote par le prestataire, - la diffusion de messages ciblés sur l’intranet.
Pendant le scrutin, les électeurs pourront appeler le support électeurs 24h/24 (numéro vert) afin d’obtenir toutes les informations qu’ils jugeraient nécessaires au bon déroulement de l’expression de leur vote, par exemple en cas de perte de leur identifiant et de leur code confidentiel, d’oubli ...
Par ailleurs, durant toute la durée du scrutin, le service informatique sera particulièrement mobilisé pour répondre aux éventuels dysfonctionnements du réseau ou des postes de travail, qui empêcheraient l’accès au site internet de vote. Enfin, plusieurs mails pourront être adressés à l’ensemble des électeurs pour leur rappeler la date et l’heure limites de clôture du scrutin.
Lieux et durée du scrutin
Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment, de façon confidentielle et anonyme de n’importe quel terminal internet, en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.
Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours, et ce conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord préélectoral. Le scrutin se déroulera par conséquent sur une période délimitée dans le protocole préélectoral.
Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter sera considéré comme du temps de travail, sauf pour les salariés votant en dehors de l’organisme.
- Article 2- DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE
2.1 Modalités
Chaque électeur recevra avant le scrutin, à son domicile par courrier simple, une notice explicative des opérations à effectuer, accompagnée d’un identifiant de vote. Le code confidentiel (mot de passe) généré de manière aléatoire par le prestataire fera l’objet d’un second envoi, toujours par pli simple, afin de garantir la confidentialité des données.
L’authentification de l’électeur sera assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de l’identifiant de vote, du code confidentiel et de sa date de naissance. Toute personne non reconnue par le système n’aura pas accès aux pages du serveur de vote.
Une fois connecté, l’électeur pourra voter. Seules les listes correspondant à son collège lui seront présentées. Un accusé de réception sera à disposition de chaque votant à l’issue du vote. L’électeur est invité à le conserver. En cas d’oubli du mot de passe ou de perte, les conseillers du support électeurs 24h/24 pourront régénérer les codes d’accès des électeurs concernés. Après authentification, ils recevront de nouveaux codes d’accès par SMS – email ou serveur vocal qui annuleront et remplaceront les précédents.
La saisie de code confidentiel, de mot de passe et de date de naissance de l’électeur vaudra signature de la liste d’émargement dès réception du vote dans l’urne électronique.
La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du bureau de vote à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.
2.2 Garantie de confidentialité des voix et stockage des données pendant la
durée du scrutin
Afin de répondre aux exigences énoncées par l’article R 2314-7 du Code du Travail, l’expression du vote et les éléments d’identification de l’électeur seront séparés. Le vote de l’électeur sera crypté et stocké dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs. Le processus mis en œuvre par le prestataire garantira ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales. Il est précisé qu’aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le taux de participation pourra être consulté par les membres du bureau de vote tout au long du scrutin. (article R2314-16 du Code du Travail).
2.3 Clôture du scrutin
Le scrutin sera clôturé automatiquement aux date et heure prévues par le protocole d’accord préélectoral.
Dès la clôture du scrutin le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs automatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement.
2.4 Opérations de dépouillement
A l’issue du scrutin en présence de l’employeur, le bureau de vote procédera au dépouillement des votes électroniques. Les modalités seront précisées dans le protocole d’accord préélectoral. Le dépouillement sera conditionné par l’activation conjointe d’au moins 2 clés de chiffrement différentes par les assesseurs de chaque bureau de vote. Le bureau de vote centralisateur proclamera les résultats et signera les procès-verbaux conformément au cahier des charges.
2.5 Conservation et destruction des données
Après le dépouillement, le système de vote sera scellé afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.
Le prestataire conservera ainsi sous scellé jusqu’à l’expiration du délai de recours et lorsqu’une action contentieuse aura été engagée, jusqu’à l’expiration des recours contentieux, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde (article R 2314-18 du Code du Travail).
La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau, si nécessaire. A l’expiration des délais précités, et après s’être rapproché de la Direction des Ressources de la CPAM de l’Artois, le prestataire procèdera à la destruction des fichiers supports. Il confirmera à la Direction des Ressources cette destruction par écrit.
- Article 3 - DUREE DE L’ACCORD
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et s’appliquera outre à la mise en place du Comité Social et Economique à chaque nouvelle échéance électorale concernant le renouvellement des membres de l’instance.
Il pourra être révisé ou dénoncé dans les conditions légales.
- Article 4 - ENTREE EN VIGUEUR DE L’ACCORD
Le présent accord entrera en vigueur le jour suivant l’obtention de l’agrément par l’autorité compétente de l’Etat (article L. 123-1 et L. 123-2 du Code de la sécurité sociale).
L’accord conclu sera transmis à la Direction de la Sécurité Sociale, laquelle saisira pour avis le Comité Exécutif de l’UCANSS conformément à l’article D. 224-7-3 du Code de la sécurité sociale.
Sauf en cas de prorogation expresse du délai d’examen de la Direction de la sécurité sociale, l’agrément sera réputé accordé, à l’issue du délai d’un mois après l’avis du Comex.
- Article 5 – COMMUNICATION DE L’ACCORD
L’accord sera transmis à l’ensemble des organisations syndicales dans l’organisme, au Comité d’Entreprise, aux Délégués du Personnel ainsi qu’au CHSCT.
- Article 6 - DEPÔT ET PUBLICITE DE L’ACCORD
Conformément aux dispositions législatives et règlementaires en vigueur, le présent protocole fera l’objet d’un dépôt en ligne par le représentant légal de l’organisme sur la plate-forme de télé-procédure du ministère du travail : www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr, accompagné des pièces listées à l’article D 2231-7 du code du travail à savoir :
- la version intégrale signée des parties en version PDF, - la copie de la notification du texte à l’ensemble des organisations représentatives à l’issue de la signature, - la version anonymisée de l’accord (sans noms, prénoms ni signatures des parties) au format docx.
