ACCORD RELATIF AU RECOURS ET AUX CONDITIONS DU VOTE ELECTRONIQUE DANS LE CADRE DES ELECTIONS DES REPRESENTANTS DU PERSONNEL AU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE DE LA CARSAT CENTRE OUEST
Application de l'accord Début : 20/02/2026 Fin : 01/12/2030
Accord cadre relatif au recours et aux conditions du vote électronique dans le cadre des élections des représentants du personnel au Comité social et économique de la CARSAT Centre Ouest
Entre :
La CARSAT Centre Ouest, dont le siège est situé 37 avenue du Président René Coty, 87000 Limoges, déplacé provisoirement au 27 boulevard de Vanteaux, 87000 Limoges, Représentée par, Directeur Général,
Les Organisations syndicales représentatives suivantes :
FSU, représentée par, Délégués syndicaux,
CGT, représentée par, Déléguée syndicale,
FO, représentée par, Délégué syndical,
CFDT, représentée par, Délégués syndicaux,
CFE-CGC, représentée par, Délégué syndical.
Préambule La CARSAT Centre Ouest entend faciliter la participation des salariés en ayant recours au vote électronique pour les élections des représentants du personnel au Comité social et économique qui se tiendront au cours de l’année 2026, dans les conditions fixées ci-après.
A cet effet, une négociation a été engagée entre la direction et les organisations syndicales représentatives en vue de la conclusion du présent accord destiné à fixer les modalités générales d’organisation du recours au vote électronique dans le cadre des opérations électorales ci-dessus mentionnées.
1.Recours au vote électronique PAGEREF _Toc214372133 \h 3
2.Principes généraux du système de vote électronique PAGEREF _Toc214372134 \h 3
3.Modalités d’organisation et de déroulement des opérations de vote PAGEREF _Toc214372135 \h 3
3.1.Choix du prestataire PAGEREF _Toc214372136 \h 3 3.2.Respect du règlement général sur la protection des données (RGPD), garantie de confidentialité du vote, stockage des données et mise en place d’un système de secours PAGEREF _Toc214372137 \h 3 3.3.Modalités d’organisation du vote PAGEREF _Toc214372138 \h 4 3.4.Information des salariés PAGEREF _Toc214372139 \h 4 3.5.Matériel de vote et codes confidentiels PAGEREF _Toc214372140 \h 4 3.6.Protocole de restitution des codes confidentiels en cas de perte ou de non-réception PAGEREF _Toc214372141 \h 5 3.7.Déroulement du vote PAGEREF _Toc214372142 \h 5 3.8.Cellule d’assistance technique PAGEREF _Toc214372143 \h 6 3.9.Assistance aux personnes ne pouvant pas voter seules PAGEREF _Toc214372144 \h 6
9.Durée et entrée en vigueur PAGEREF _Toc214372150 \h 8
10.Révision PAGEREF _Toc214372151 \h 9
11.Modalités de suivi PAGEREF _Toc214372152 \h 9
12.Formalités de dépôt et de publicité PAGEREF _Toc214372153 \h 9
ANNEXE - CAHIER DES CHARGES DU SYSTÈME DE VOTE ÉLECTRONIQUE PAGEREF _Toc214372154 \h 11 1.Missions du prestataire PAGEREF _Toc214372155 \h 11 2.Confidentialité des données transmises PAGEREF _Toc214372156 \h 11 3.Cellule d’assistance technique PAGEREF _Toc214372157 \h 12 4.Dispositif de secours PAGEREF _Toc214372158 \h 12 5.Fichiers PAGEREF _Toc214372159 \h 12 6.Contenu des fichiers PAGEREF _Toc214372160 \h 13 7.Listes électorales PAGEREF _Toc214372161 \h 13 8.Formation et test PAGEREF _Toc214372162 \h 14 9.Communication des identifiants et générations de mots de passe PAGEREF _Toc214372163 \h 14 10.Accessibilité des données PAGEREF _Toc214372164 \h 15 11.Vote PAGEREF _Toc214372165 \h 15 12.Clôture et dépouillement PAGEREF _Toc214372166 \h 16 13.Conservation des données PAGEREF _Toc214372167 \h 16 14.Expertise PAGEREF _Toc214372168 \h 16
Recours au vote électronique
Il est convenu entre les parties le recours au vote électronique pour l’élection des membres de la délégation du personnel au Comité social et économique de la CARSAT Centre Ouest, en application des dispositions de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 (ci-après désigné dans le présent accord comme « le scrutin » ou « les scrutins »).
Afin d’assurer une plus grande facilité et homogénéité dans l’organisation des scrutins visés ci-dessus, il est convenu d’adopter, à titre exclusif, le recours au vote électronique pour ces derniers.
Principes généraux du système de vote électronique
Le système retenu de vote électronique respecte les principes généraux du droit électoral garantissant la régularité du scrutin qui sont :
L’anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur.
L’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré.
L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin.
La confidentialité du vote.
A cet effet, un cahier des charges est établi et annexé au présent accord afin d’assurer, la confidentialité des données transmises, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.
Le cahier des charges ci-annexé sera mis à disposition sur l’intranet de l’organisme.
Modalités d’organisation et de déroulement des opérations de vote
Choix du prestataire
Il est convenu par le présent accord de confier la conception, la mise en place et la gestion du système de vote électronique à un prestataire externe spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux.
Pour chaque scrutin organisé en application du présent accord, le prestataire externe sera choisi par la CARSAT Centre Ouest dans le respect du cahier des charges annexé et contenant les prescriptions énoncées aux articles R. 2314-6 et suivants du Code du travail.
Le prestataire de service est également choisi par la CARSAT Centre Ouest dans le respect des règles en vigueur, et notamment des règles applicables aux appels d’offres et de marchés.
Respect du règlement général sur la protection des données (RGPD), garantie de confidentialité du vote, stockage des données et mise en place d’un système de secours
Le prestataire externe retenu devra répondre en tous points aux prescriptions de la CNIL ainsi qu’à ses délibérations en matière de droit à la protection dans le cadre du traitement informatique contenant des données à caractère personnel et être en conformité avec le RGPD.
Afin de répondre aux exigences posées par le Code du travail, les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichiers des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ». Ainsi, le vote de l’électeur sera crypté et stocké dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs, garantissant le secret du vote, l’anonymat ainsi que la sincérité des opérations électorales.
Par ailleurs, le prestataire devra prévoir un dispositif de secours offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques que le système de vote principal afin de prendre le relai automatiquement en cas de panne n’entrainant pas d’altération des données.
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote aura alors compétence, après avis des représentants de la Direction, des organisations syndicales et du prestataire, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
Modalités d’organisation du vote
Pour chaque scrutin, les modalités d’organisation sont définies dans un protocole d’accord distinct qui prévoit spécifiquement la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique retenu, du calendrier des opérations de vote, ainsi que le nom du prestataire retenu pour l’organisation du scrutin.
Le prestataire assure la réalisation des pages Web et notamment, la présentation à l’écran des bulletins de vote après avoir procédé à l’intégration dans le dispositif de vote électronique des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés et remis par leurs auteurs à la direction.
Information des salariés
Chaque salarié dispose avant l’ouverture du scrutin d’une notice explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique, pour en faciliter l’appropriation.
La participation du personnel aux opérations de vote a lieu pendant les heures de travail et ne donne lieu à aucune réduction de salaire.
Matériel de vote et codes confidentiels
Afin de pouvoir se connecter au système de vote, chaque électeur recevra des codes confidentiels composés d’un identifiant et d’un mot de passe personnel, par des moyens sécurisés conformes au cahier des charges annexé et aux recommandations de la CNIL (prises sur la base de la délibération n°2019-0553 du 25 avril 2019), à savoir par deux envois distincts.
Les codes (identifiant et mot de passe) seront générés aléatoirement par le prestataire sans qu’ils ne soient communiqués à la CARSAT Centre Ouest ni à aucun tiers. Ces codes resteront inchangés dans l’hypothèse où un deuxième tour de scrutin devrait être organisé.
En sus, conformément aux recommandations de la CNIL un 3eme identifiant distinct est prévu, le salarié devra répondre à une question non triviale excluant la date de naissance et tout élément facilement décelable par un tiers.
Les modalités pratiques d’envoi de l’identifiant et du mot de passe sont définies dans le cahier des charges ci-annexé.
Ces codes permettront aux salariés électeurs de se connecter au site internet et de valider leur vote.
Le prestataire retenu devra expédier les codes d'accès personnels par deux canaux distincts conformément aux prescriptions de la CNIL. Ainsi, l’identifiant personnel de connexion sera transmis par courrier simple adressé au domicile de l’électeur, à la dernière adresse communiquée par ce dernier au service des ressources humaines de la CARSAT Centre Ouest.
A l’aide de son identifiant, le salarié sera invité à se connecter sur la plateforme de vote afin d’obtenir son mot de passe personnel. A cet effet, le salarié devra fournir son identifiant et son numéro de matricule, réponse attendue dans le cadre de la question non triviale conformément aux recommandations de la CNIL. Son mot de passe lui sera adressé par voie dématérialisée sur le support proposé par le prestataire et choisi par le salarié (à titre indicatif mail professionnel, mail personnel, numéro de téléphone personnel, etc.).
En cas de non-réception de ce matériel de vote, d’oubli ou de perte, le prestataire devra permettre à l’électeur de se voir attribuer de nouveaux identifiants, d’effectuer son vote et de rendre ses moyens d’authentification perdus inutilisables.
Protocole de restitution des codes confidentiels en cas de perte ou de non-réception
En cas de perte, d’oubli ou de non-réception du matériel de vote, l’électeur pourra s’adresser au prestataire externe selon un système de réattribution sécurisée, afin de lui permettre de procéder au vote.
La procédure de restitution des codes confidentiels fera l’objet d’une information auprès du personnel sur le portail intranet de la CARSAT Centre Ouest.
En cas de besoin, la communication de la procédure pourra être rappelée par la Direction par note de service ou par mail.
Déroulement du vote
Les listes électorales ou de votants sont établies par la CARSAT Centre Ouest. Le contrôle de la conformité des listes importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises, le cas échéant, au prestataire est effectué sous la responsabilité de la CARSAT Centre Ouest et sous le contrôle des signataires du présent accord. L'intégration et le contrôle des candidatures sont effectués dans les mêmes conditions.
Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée, précisée par l’accord régissant l’organisation du scrutin.
Toute facilité sera accordée au personnel pour lui permettre de voter.
Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture des opérations de vote fixée par l’accord régissant l’organisation du scrutin, et depuis n’importe quel terminal de leur choix, y compris personnel, possédant une connexion internet (ordinateur, tablette ou smartphone) depuis leur poste de travail et/ou à distance.
La connexion au site de vote est effectuée par le navigateur internet à l’aide de l’adresse fournie par le prestataire. L’électeur devra s’authentifier selon les modalités arrêtées conformément aux modalités précisées à l’article 3.5 et déterminées en accord avec le prestataire retenu. Ces moyens d’authentification (identifiant et mode de passe) ainsi que la question non triviale permettent de s’assurer de l’identité de l’électeur et garantir l’unicité de son vote.
Une fois connecté, l’électeur se voit présenter les choix de vote. Le choix de l’électeur lui sera rappelé et pourra être modifié avant validation finale.
À tout moment, l’électeur peut interrompre le processus de vote et le reprendre ultérieurement.
La confirmation de son vote par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement dès réception dans l’urne électronique.
Un accusé de réception confirme au salarié l’enregistrement définitif de son vote.
Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote.
Conformément à l’article R 2314-16 du code du travail, pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible.
Cellule d’assistance technique
Il est mis en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique tout au long du scrutin, conformément à l’article R. 2314-10 du Code du travail.
Durant la période d’ouverture des opérations de vote, la cellule d’assistance technique pourra être contactée par les électeurs par le biais des coordonnées communiquées lors de l’envoi des codes d’accès.
La cellule d’assistance procède, avant que le vote ne soit ouvert :
A un test du système de vote électronique et vérifie que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.
A un test spécifique du système de dépouillement à l’issue duquel le système est scellé.
Cette opération a lieu en présence des représentants des listes de candidats pour les élections des représentants du personnel au CSE.
Assistance aux personnes ne pouvant pas voter seules
Tout électeur atteint d’un handicap ou d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité d’utiliser l’espace de vote peut se faire assister par un électeur de son choix.
Le scellement
Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Avant l’ouverture du vote, les membres du bureau de vote, la délégation du personnel au CSE et un membre de la Sous-direction ressources humaines seront formés par le prestataire externe sur le dispositif de scellement du dispositif de vote électronique.
Expertise indépendante
Préalablement à sa mise en place au titre du scrutin et à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante, conformément aux dispositions règlementaires en vigueur.
Le rapport de l’expert ainsi désigné sera tenu à la disposition de la CNIL.
Le bureau de vote
Il est constitué pour le scrutin un bureau de vote, composé a minima d’un président et de deux assesseurs, chargés de veiller au bon déroulement des opérations électorales et de proclamer les résultats.
La participation au bureau de vote a lieu pendant les heures de travail et ne donne lieu à aucune réduction de salaire.
Les membres du bureau de vote :
Sont invités à la réunion de contrôle des données, test et scellement du système de vote, au cours de laquelle les clés de déchiffrement seront générées.
Contrôlent le déroulement des votes, au moyen des informations mises à leur disposition via le système de vote.
Sont alertés par la cellule d’assistance technique de tout incident et prennent toute décision utile.
Participent à la séance de dépouillement au cours de laquelle :
Ils autorisent le dépouillement des urnes à l’aide de leurs clés de déchiffrement.
Ils proclament les résultats, signent les listes d’émargements et procès -verbaux le cas échéant, édités et imprimés sous leur contrôle.
Peuvent consulter sur le site de vote :
Les listes électorales.
Les listes de candidats ainsi que les documents éventuels attachés (professions de foi, photographies et vidéos).
La composition du bureau.
L’évolution du taux de participation pendant la période d’ouverture du scrutin.
Le journal des évènements.
La liste d’émargement pendant la période d’ouverture du vote, uniquement à des fins de contrôle du bon déroulement du scrutin
Les membres du bureau de vote et la délégation du personnel au CSE bénéficient d’une formation sur le système de vote électronique retenu.
Dépouillement
A l’issue des opérations de vote et avant le dépouillement, la cellule d’assistance technique contrôle la fermeture du scrutin.
Dès la clôture du scrutin le contenu de l’urne, la liste d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement.
Le système de vote électronique sera scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.
Le dépouillement des urnes aura lieu en présence :
Des membres du bureau de vote.
Des représentants des listes souhaitant être présents.
De membres de la Sous-Direction des ressources humaines, gestionnaires de l’élection.
Après saisie par les membres du bureau de vote des codes sécurisés, selon les modalités définies par le cahier des charges annexé, le système de vote affiche les résultats.
Les membres du bureau de vote éditent les procès-verbaux et proclament les résultats.
Formalités
La constitution des fichiers électoraux (incluant la liste des électeurs et des candidats dans le cadre des élections professionnelles) est effectuée par l’employeur conformément à la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée et au Règlement UE 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016.
Les utilisateurs du système de vote peuvent faire valoir leur droit d’accès aux informations enregistrées les concernant, en adressant une demande par courrier postal au prestataire externe et en justifiant de leur identité.
Le prestataire externe conservera sous scellés, jusqu’à expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers et supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultat et de sauvegarde.
La procédure de décompte des votes peut, si nécessaire, être exécutée de nouveau.
A l’expiration du délai de recours, ou lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire après en avoir informé le gestionnaire de l’élection, procède à la destruction des fichiers de supports.
Durée et entrée en vigueur
Le présent accord entrera en vigueur le lendemain de son agrément par l’autorité compétente de l’Etat, pour une durée déterminée incluant les opérations nécessaires à l’organisation de l’élection des représentants du personnel au Comité social et économique de la CARSAT Centre Ouest et qui ne saurait excéder la durée des mandats desdits représentants élus.
Révision
Le présent accord peut être révisé à tout moment pendant sa durée d’application, sous la forme d’un avenant. Les organisations syndicales habilitées à engager la procédure de révision sont déterminées conformément à l’article L. 2261-7-1 du Code du travail.
La demande d’engagement de la procédure de révision est formulée par lettre recommandée avec AR ou remise en mains propres contre décharge à l’attention de la Direction, qui la communique à chaque organisation syndicale habilitée à négocier l’avenant de révision. A la demande de révision sont jointes les modifications que son auteur souhaite apporter au présent accord. L’invitation à négocier l’avenant de révision est adressée par l’employeur aux organisations syndicales représentatives dans le mois suivant la réception de la demande de révision.
Les conditions de validité de l’avenant obéissent aux conditions posées par l’article L. 2232-12 du Code du travail.
Modalités de suivi
Le suivi des modalités d’application du présent accord est réalisé par l’organisation d’une réunion organisée a minima six mois avant son échéance.
Formalités de dépôt et de publicité
Le présent accord, une fois signé, sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives et transmis pour agrément à la Direction de la sécurité sociale, laquelle le transmettra à l’UCANSS pour avis du Comex.
Sauf décision expresse, l’agrément sera réputé tacitement accordé à l’issue d’un délai d’un mois après avis du Comex en l’absence de retour de la Direction de la sécurité sociale.
Une fois agréé, le présent accord fera l’objet des formalités de publicité et de dépôt suivantes, à la diligence de la direction :
Une version intégrale ainsi qu’une version anonymisée seront déposées de manière dématérialisée via la plateforme en ligne « TéléAccords » pour transmission à la Direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités territorialement compétente.
Un exemplaire original sera transmis à l’attention du Greffe du conseil de prud’hommes de Limoges.
Il fait l’objet d’une diffusion au personnel sur le portail interne.
Fait à Limoges, le 3 décembre 2025, en 7 exemplaires originaux.
Le Directeur Général,
Pour la FSU,Pour FSU,
Pour la CGT,Pour FO,
Pour la CFDT,Pour la CFDT,
Pour la CFE-CGC,
ANNEXE - CAHIER DES CHARGES DU SYSTÈME DE VOTE ÉLECTRONIQUE En vertu de l’article R. 2314-6 du Code du travail, « la conception et la mise en place du système de vote électronique peuvent être confiées à un prestataire choisi par l’employeur sur la base d’un cahier des charges respectant les dispositions du présent paragraphe. Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes ».
Le prestataire externe retenu pour le vote électronique doit répondre aux conditions fixées par le présent cahier des charges.
Missions du prestataire
Le prestataire aura en charge de :
Mettre en œuvre le système de vote électronique pour les élections des représentants du personnel au Comité social et économique :
Préparation et mise en œuvre de la plateforme de vote électronique ;
Génération et transmission sécurisées des moyens d’authentification aux électeurs ;
Mise en œuvre du système de vote par Internet ;
Emission de la liste d’émargement ;
Mettre en œuvre le système de dépouillement des bulletins de vote dématérialisés par internet.
La formation de l’équipe d’assistance technique et des membres du bureau.
La mise en place d’une assistance téléphonique aux électeurs.
La destruction des données et des fichiers à l’issue des délais de recours.
Les membres du bureau de vote et la délégation du personnel au CSE bénéficient d’une formation sur le système de vote électronique retenu.
Le système développé mis en œuvre par le prestataire devra respecter en tous points les dispositions des articles R. 2314-6 et suivants du Code du travail.
Confidentialité des données transmises
Le système de vote électronique retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’identification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.
Le système retenu devra ainsi répondre en tous points aux prescriptions de la CNIL en matière de droit à la protection dans le cadre du traitement informatique contenant des données à caractère personnel, et notamment aux prescriptions énoncées dans la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée « loi informatique et libertés », ainsi qu’au règlement général sur la protection des données (RGPD).
Le prestataire s’engage à conserver de manière confidentielle toutes les informations et données transmises dans le cadre de l’organisation du vote électronique. Il devra mettre en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations des fichiers qui lui sont transmis par l’entreprise sur ses propres systèmes et à limiter leur consultation aux seules personnes chargées de la gestion du vote électronique.
A l’issue de l’opération de vote dématérialisée par internet, et après expiration des délais de recours, la société retenue par la CARSAT Centre Ouest s’engage à détruire les fichiers transmis et à ne conserver aucune de ces données.
Cellule d’assistance technique
Une cellule d’assistance technique sera mise en place par le prestataire qui sera chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique. Les modalités organisationnelles de la cellule devront être précisées par le prestataire.
Conformément à l’article R.2314-15 du Code du travail, en présence des représentants des listes de candidats, la cellule d’assistance technique a pour missions de :
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, a un test spécifique du système de dépouillement à l’issue duquel le système est scellé ;
Contrôler, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
Durant la période d’ouverture du scrutin, la cellule d’assistance technique pourra être contactée par les électeurs afin de les renseigner.
Un numéro spécifique d’assistance sera mis à disposition par le prestataire retenu.
Par ailleurs, chaque salarié disposera d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.
Dispositif de secours
Un dispositif de secours offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques que le système de vote principal devra être prévu par le prestataire afin de prendre le relais automatiquement en cas de panne n’entraînant pas d’altération des données.
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants de la Direction, des organisations syndicales et du prestataire, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
Fichiers
Le traitement « fichier des électeurs » et « fichier des candidats » est établi à partir d’un fichier fourni par la Direction de la CARSAT Centre Ouest. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification, d’identifier les électeurs ayant pris part au vote et d’éditer les listes d’émargement. L’émargement indique la date et l’heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l’urne électronique, scellée, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.
Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir l’anonymat et la confidentialité du vote.
Contenu des fichiers
Les données devant être enregistrées :
Pour les listes électorales, noms et prénoms des inscrits, date de naissance, date d’ancienneté dans l’organisme, service, collège ;
Pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, collèges, coordonnées postales et adresse électronique professionnelle, numéro de matricule ;
Pour les listes d’émargement : noms, prénoms des électeurs, ainsi que le collège ;
Dans le cadre des élections des représentants du personnel au CSE :
Pour les listes de candidats : nom de la liste, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant
Pour les résultats : nom de la liste, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, collège, appartenance syndicale le cas échéant.
Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations seront les suivantes :
Pour les listes électorales : électeurs, syndicats ayant participé à la négociation du protocole d’accord préélectoral, qu’ils en soient ou non signataires, dépositaires d’une liste de candidat au 2nd tour électoral le cas échéant et collaborateurs des ressources humaines désignés par la direction pour l’organisation des élections ;
Pour le fichier des électeurs : chaque électeur a accès à ses propres informations uniquement ;
Pour les listes d’émargement : aux seuls membres du bureau de vote ;
Pour les listes de candidats : électeurs, syndicats ayant participé à la négociation du protocole d’accord préélectoral, qu’ils en soient ou non signataires, dépositaires d’une liste de candidat au 2nd tour électoral le cas échéant et collaborateurs des ressources humaines désignés par la direction pour l’organisation des élections.
Pour les résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, collaborateurs des ressources humaines désignés par la direction pour l’organisation des élections ;
En cas de contestation des élections, ces pièces seront tenues à la disposition des tribunaux compétents.
Listes électorales
Les listes électorales ou de votants sont établies par la CARSAT Centre Ouest. Le contrôle de la conformité des listes importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises, le cas échéant, au prestataire est effectué sous la responsabilité de la CARSAT Centre Ouest et sous le contrôle des signataires du présent accord. L'intégration et le contrôle des candidatures sont effectués dans les mêmes conditions.
Formation et test
Le prestataire retenu devra former les membres du bureau de vote ainsi que les membres de la délégation du personnel sur le système de vote électronique.
Par ailleurs, le prestataire devra également procéder à une démonstration de l’opération de vote.
La démonstration consistera à :
Présenter la manière dont les clés de scellement destinées aux membres du bureau de vote sont générées ;
Procéder à un test à blanc de la plateforme de vote et du logiciel de dépouillement avant l’ouverture du vote ;
Constater que les résultats sont conformes au vote à blanc réalisé ;
Réinitialiser les urnes électroniques et constater qu’elles sont vides.
Ainsi, le prestataire s’engage à fournir un système permettant de tester à blanc toutes les fonctions et les rôles du logiciel une fois le paramétrage effectué, y compris l’utilisation des clés qui serviront au dépouillement à l’issue du scrutin.
Communication des identifiants et générations de mots de passe
Chaque électeur devra être identifié par des codes d'accès personnel comprenant un identifiant et un mot de passe et répondre à une question non triviale.
Ces identifiants et mot de passe doivent être générés aléatoirement par le prestataire et sans qu'ils ne soient communiqués à la CARSAT Centre Ouest ni à aucun tiers.
Ces codes permettront aux salariés électeurs de se connecter au site internet et de valider leur vote.
Le prestataire retenu devra expédier les codes d'accès personnels par deux canaux distincts conformément aux prescriptions de la CNIL.
Ainsi, l’identifiant personnel de connexion sera transmis par courrier simple adressé au domicile de l’électeur, à la dernière adresse communiquée par ce dernier au service des ressources humaines de la CARSAT Centre Ouest.
A l’aide de son identifiant, le salarié sera invité à se connecter sur la plateforme de vote afin d’obtenir son mot de passe personnel. A cet effet, le salarié devra fournir son identifiant et son numéro de matricule, réponse attendue dans le cadre de la question non triviale conformément aux recommandations de la CNIL. Son mot de passe lui sera adressé par voie dématérialisée sur le support proposé par le prestataire et choisi expressément par le salarié (à titre indicatif mail professionnel, mail personnel, numéro de téléphone personnel, etc.)
En cas de non-réception de ce matériel de vote, d’oubli ou de perte, le prestataire devra permettre à l’électeur de se voir attribuer de nouveaux identifiants, d’effectuer son vote et de rendre ses moyens d’authentification perdus inutilisables.
Accessibilité des données
Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement, le déchiffrement et le contenu de l'urne seront cryptés de telle sorte que le prestataire ne puisse pas en prendre connaissance de quelque manière que ce soit.
Vote
Les opérations de vote devront pouvoir être réalisées depuis le lieu de travail ou à distance depuis un ordinateur ou un terminal (smartphone, tablette etc.) bénéficiant d’une connexion à internet.
Pour se connecter à distance au système et procéder au vote, l’électeur devra saisir l’identifiant et le mot de passe qui lui auront été communiqués. Ces moyens d’authentification permettront à la fois au serveur de vérifier l’identité et devront garantir l’unicité du vote, rendant impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d’authentification. En sus de son vote, conformément aux recommandations de la CNIL un 3eme identifiant distinct est prévu, le salarié devra répondre à une question non triviale excluant la date de naissance et tout élément facilement décelable par un tiers.
L’électeur accèdera aux listes de candidats, à la profession de foi de chaque candidat et exprimera son vote suivant les modalités définies.
L’ordre d’apparition et de présentation des listes sur le site sera établi de façon aléatoire.
L’électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège.
Il pourra à son choix :
Choisir une liste complète ;
Raturer des candidats ;
Voter blanc.
Le choix de l’électeur apparaitra clairement à l’écran et il pourra être modifié avant la validation définitive.
La confirmation du vote par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement dès réception dans l’urne électronique.
Un accusé de réception confirme au salarié l’enregistrement définitif de son vote.
Le vote est anonyme et chiffré par le système, avant transmission du fichier « contenu de l’urne électronique ». La confirmation le rend définitif et empêche toute modification ultérieure.
Clôture et dépouillement
Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.
Le dépouillement sera réalisé par les membres du bureau de vote grâce à la saisie des clés de déchiffrement.
Le dépouillement des votes ne sera possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées.
Le système de vote affichera les résultats du vote pour chaque scrutin.
Les membres du bureau de vote éditent les procès-verbaux et proclament les résultats.
Conservation des données
Le prestataire conserve sous scellés et jusqu’à l’expiration du délai de recours, et lorsqu’une action contentieuse est engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.
A l’expiration du délai de recours, ou lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports et en informe la CARSAT Centre Ouest.
Expertise
Le prestataire devra produire le dernier rapport d’expertise détaillé concluant à la conformité de leur solution technique.
La solution retenue doit faire l’objet d’une expertise indépendante, devant permettre de garantir le fonctionnement du système de vote, l’efficacité des mesures de sécurité mises en œuvre, la confidentialité et l’anonymat du vote.
Le rapport de l'expert ainsi désigné est tenu à la disposition de la CNIL.
