ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF AUX MODALITES DE MISE EN ŒUVRE DES ALERTES ET SIGNALEMENTS DU CENTRE HOSPITALIER SAINT JOSEPH SAINT LUC
ENTRE LES SOUSSIGNES :
Le Centre Hospitalier Saint Joseph Saint Luc dont le siège est situé 20, quai Claude Bernard 69007 LYON, représenté par (…) en sa qualité de Directeur Général, D’une part,
ET :
Les organisations syndicales, représentées par leurs Délégués Syndicaux dûment mandatés à cet effet : pour le syndicat CFDT
pour le syndicat CFE-CGC
pour le syndicat CFTC
pour le syndicat CGT
pour le syndicat FO D’autre part,
IL A ETE EXPOSE ET CONVENU CE QUI SUIT :
Préambule
En application de la loi Sapin II (Loi du 9 décembre 2016) relative à la transparence, la lutte contre la corruption et la modernisation de la vie économique, toute entreprise de 50 salariés et plus est tenue de mettre en place une procédure de recueil des alertes émises par les membres de son personnel. L’objet de cet accord est de déterminer les modalités de mise en œuvre des alertes qui permettraient de dénoncer toutes dérives graves aux valeurs soutenues par le Centre Hospitalier telles que la transparence, la rigueur, la sécurité, la bonne conduite, la confidentialité. Le Conseil de l’Europe définit un « lanceur d’alerte » comme toute personne qui fait des signalements ou révèle des informations concernant des menaces ou un préjudice pour l’intérêt général dans le contexte de sa relation de travail, qu’elle soit dans le secteur public ou dans le secteur privé. « Signalement ou révélation d’informations d’intérêt général » désigne tout signalement d’actions ou d’omissions constituant une menace ou un préjudice pour l’intérêt général, ou toute révélation d’informations sur de tels faits. Par « signalement », est visé tout signalement, soit interne au sein d’une organisation ou d’une entreprise, soit auprès d’une autorité extérieure. « Révélation d’informations » désigne toute révélation publique d’informations.
PARTIE I. Les dispositions générales
Article 1 - Objet de l’accord
Le présent accord a pour objet de déterminer les modalités de recueil et suivi des signalements et alertes émis par tout membre du personnel de l’établissement ou par tout collaborateur extérieur et occasionnel.
Article 2 - Objectif du dispositif de recueil des alertes professionnelles Le dispositif de recueil des alertes professionnelles est un dispositif complémentaire qui n’a pas vocation à se substituer aux canaux traditionnels de communication interne, selon les règles applicables, tels que la voie hiérarchique, les organes de représentation des salariés et les fiches de signalements d’évènements indésirables (FEI). Son utilisation doit rester exceptionnelle au regard de son périmètre d’application rappelé à l’article 5 ci-dessous. Aucune sanction ne pourra ainsi être prise à l’encontre d’un collaborateur au motif que ce dernier n’aurait pas fait usage de ce dispositif d’alerte. Le dispositif d’alerte professionnelle ayant pour objectif de permettre une communication sincère, fiable et responsable, le Centre Hospitalier Saint Joseph Saint Luc garantit la confidentialité des données traitées et interdit toutes formes de représailles ou de menaces de représailles envers les salariés qui en feront usage.
Article 3 - Démarche de bonne foi La décision d’émettre une alerte suppose la responsabilisation de chacun. Les salariés ou collaborateurs utilisant l’outil d’alerte doivent agir de bonne foi et en aucun cas porter délibérément de fausses accusations ou avoir comme seule intention de nuire ou d’en tirer un avantage à titre personnel. La bonne foi s’entend lorsqu’un signalement est effectué sans malveillance ou sans attente d’une contrepartie personnelle. La bonne foi suppose ainsi que le salarié peut établir, ou produire, des données formulées de manière objective, en rapport direct avec le périmètre du dispositif d’alerte et strictement nécessaires à la vérification de faits allégués, au moyen de formulations qui font apparaitre le caractère présumé des faits signalés. Tout salarié qui, sciemment, ou de manière manifestement négligente, ferait de fausses déclarations en pleine conscience de cause, divulguerait des informations trompeuses, agirait de mauvaise foi ou de manière abusive, sera susceptible de faire l’objet de mesures disciplinaires ou de poursuites conformément aux lois et réglementations applicables. A l’inverse, un salarié agissant de bonne foi ne fera l’objet d’aucune mesure disciplinaire ou poursuite si les faits allégués devaient s’avérer inexacts ou ne donner lieu à aucune suite.
Article 4 - Absence de représailles Aucune mesure ou menace de représailles, directe ou indirecte, à l’encontre d’un salarié qui aurait émis une alerte de bonne foi ou apporté son aide aux personnes en charge du traitement d’une alerte, ne sera tolérée. Aucun salarié ne saurait non plus faire l’objet de harcèlement, ou subir des conséquences négatives quant à son emploi pour avoir émis une alerte de bonne foi.
PARTIE II. Emission et traitement des signalements
Article 5 - Faits susceptibles d’être signalés Conformément aux dispositions légales, le dispositif de recueil des signalements peut être utilisé par toute personne physique qui signale, de manière désintéressée et de bonne foi, un fait dont elle a eu personnellement connaissance, qu’elle estime constituer :
un crime ou un délit,
une violation grave et manifeste d’un engagement international régulièrement ratifié ou approuvé par la France,
une violation grave et manifeste d’un acte unilatéral d’une organisation internationale pris sur le fondement d'un engagement international régulièrement ratifié,
une violation grave et manifeste de la loi ou du règlement,
ou une menace ou un préjudice grave pour l'intérêt général.
Le signalement ne peut toutefois pas porter sur des éléments couverts par le secret de la défense nationale, le secret médical ou le secret des relations entre un avocat et son client. A titre d’exemple, un signalement pourrait porter sur :
La violation :
des lois anti-corruption ;
du droit de la concurrence (Direction des achats) ;
du droit bancaire et comptable ;
Des faits susceptibles de constituer :
une fraude interne ou externe ;
une situation de harcèlement moral ou sexuel ;
un risque important pour la sécurité collective ;
une maltraitance institutionnelle ;
un risque pour l’environnement ;
détournements de produits à usage professionnel.
Seules les données strictement limitées aux domaines visés par la présente alerte pourront être traitées (à savoir : l’identité, les fonctions et coordonnées de l’émetteur de l’alerte, des personnes faisant l’objet d’une alerte et de celles intervenant dans le recueil ou le traitement de l’alerte, les faits signalés, les éléments recueillis, le compte-rendu des opérations de vérification et les suites données à l’alerte). Toute donnée ne rentrant pas dans le champ du dispositif ne sera pas traitée dans le cadre de la présente procédure, et sa destruction ou sa conservation sera assurée dans les conditions de l’article 13 ci-dessous.
Article 6 - Le référent Par décision du Directeur général du Centre Hospitalier Saint Joseph Saint Luc, le référent hiérarchique est :
L’adjointe à la Direction des Ressources Humaines
En son absence, Directrice des Ressources Humaines.
Article 7 - Modalités d’émission d’alerte Le salarié qui décide d’utiliser le dispositif pour émettre une alerte professionnelle peut contacter le référent en utilisant :
Le numéro de téléphone : 8118 ou 04 78 61 81 18 ou bien 04 78 61 81 14
L’adresse mail
Par voie postale avec l’apposition de la mention « Personnel et confidentiel » sur la lettre à envoyer à l’adresse suivante : Direction des Ressources Humaines, A l’attention exclusive de Mme ou bien de Mme - 20 quai Claude Bernard. 69365 LYON Cedex 07.
Le salarié utilisant le dispositif d’alerte professionnelle mis en place dans le cadre de la présente procédure bénéficiera de la protection légale attachée au statut de « lanceur d’alerte ». Ce n’est qu’en l’absence de diligences du référent, dans un délai raisonnable, que l’émetteur d’une alerte peut envisager d’en référer aux autorités judiciaires, administratives ou aux ordres professionnels, et, à défaut de diligence de ces derniers dans un délai de trois mois, de la rendre publique. Cette règle de gradation de l’alerte ne s’applique toutefois pas en cas de danger grave ou imminent ou en présence d’un risque de dommages irréversibles.
Article 8 - Identification de l’émetteur du signalement L’émetteur d’une alerte professionnelle doit s’identifier, en contrepartie de quoi il bénéficie d’un traitement confidentiel de son identité et des données personnelles le concernant, dans le respect de la législation applicable. Ainsi, les salariés qui viendraient à utiliser ce dispositif sont assurés que toutes les précautions seront prises en vue de garantir que leur identité et leurs données personnelles seront tenues strictement confidentielles, y compris par les personnes intervenant dans les opérations de vérification ou de traitement de l’alerte. Des précautions seront prises par le référent pour ne transmettre aux tiers intervenant dans la procédure de vérification ou de traitement d’une alerte professionnelle que les seules données nécessaires à l’accomplissement de leurs missions respectives de vérification ou de traitement de l’alerte. En outre, l’entité responsable du traitement de données personnelles collectées dans le cadre du dispositif d’alerte et le Centre Hospitalier prendront toute précaution utile pour préserver la sécurité des données. A l’exception de l’autorité judiciaire, les éléments de nature à identifier l’émetteur de l’alerte ne peuvent être divulgués qu’avec le consentement de la personne. Comme le prescrit la CNIL, les alertes effectuées de manière anonyme ne pourront pas être traitées, sauf si la gravité des faits mentionnés est établie et les éléments factuels suffisamment détaillés, et seulement après un examen préalable par son premier destinataire pour décider de l’opportunité de son traitement dans le cadre de la présente procédure.
Article 9 - Données d’identification des personnes faisant l’objet d’une alerte, confidentialité et information La personne visée par une alerte est informée par le référent, dès l’enregistrement de l’alerte. Il l’informe de données la concernant afin de lui permettre de s’opposer au traitement desdites données. Toutefois, lorsque des mesures conservatoires sont nécessaires, notamment pour prévenir la destruction de preuves relatives au signalement, l’information de cette personne n’intervient qu’après l’adoption de ces mesures. L’information, réalisée par écrit et adressée par courriel (sur l’adresse professionnelle nominative avec accusé de lecture) ou par courrier (avec Avis Recommandé), précise l’entité responsable du dispositif, les faits reprochés, les services destinataires de l’alerte et les modalités d’exercice des droits d’accès et de rectification. L’information est accompagnée d’une copie de la présente procédure. Les éléments de nature à identifier la personne mise en cause par une alerte ne peuvent être divulgués, sauf à l’autorité judiciaire, qu’une fois établi le caractère fondé de l’alerte.
Article 10 - Vérification et traitement de l’alerte Dès réception d’une alerte professionnelle par le référent, par le biais de la présente procédure d’alerte ou transmise via les canaux traditionnels de communication, l’émetteur du signalement est informé par écrit et sans délai de la réception de l’alerte émise, ainsi que du délai raisonnable et prévisible nécessaire à l’examen de sa recevabilité et des modalités suivant lesquelles il sera informé des suites données à son signalement. Dans une première phase dite de vérification, le référent procède à une évaluation préliminaire pour déterminer si le signalement entre dans le champ d’application de la présente procédure. Tout signalement dont il serait manifeste qu’il sort du champ d’application de la procédure, qu’il n’a aucun caractère sérieux, qu’il est fait de mauvaise foi ou qu’il constitue une dénonciation abusive, voire calomnieuse, de même que tout signalement portant sur des faits invérifiables, sera détruit sans délai ; son auteur en sera alors averti dans le délai fixé par le référent au moment de la réception de l’alerte professionnelle. Le cas échéant, le référent informe la personne qui a été visée qu’elle faisait l’objet d’une alerte. Dans l’hypothèse où, après évaluation préliminaire, le référent conclut à la recevabilité de l’alerte, il en informe son auteur dans le délai indiqué initialement. Le référent prendra toutes mesures utiles pour traiter l’alerte professionnelle, notamment en déclenchant une enquête si cela s’avère nécessaire. Cette enquête pourra être menée soit par une équipe interne réduite, soit, si les faits le justifient, par des tiers spécialisés dans la conduite d’enquêtes ou dans certains domaines utiles à l’enquête (par exemple, domaines informatique, juridique, financier, comptable). Dans ce cas, ces tiers s’engageront, par voie contractuelle, à ne pas utiliser les données à des fins détournées, à assurer leur confidentialité, à respecter la durée de conservation limitée des données et à procéder à la destruction ou à la restitution de tous les supports manuels ou informatisés de données à caractère personnel au terme de leur prestation. L’émetteur de l’alerte professionnelle ne sera associé au processus d’enquête que pour la vérification des faits qu’il a signalés. Le déroulement de l’enquête, son contenu, son issue, et le rapport qui en découlent sont strictement confidentiels, y compris à l’égard de l’émetteur de l’alerte.
Article 11 - L’issue du traitement de l’alerte A l’issue des opérations de traitement de l’alerte, le référent établira un rapport confidentiel. Le référent organisera une restitution orale des conclusions de l'enquête auprès de l’émetteur de l’alerte pour confirmer le bien-fondé ou non des faits signalés, tout en respectant une obligation de confidentialité quant aux autres personnes citées dans le rapport. Si des mesures correctrices sont nécessaires, le référent se rapprochera de la ligne managériale appropriée pour préconiser un traitement. Les éventuelles mesures disciplinaires ou suites judiciaires seront menées dans le cadre des dispositions légales applicables. Le référent sera informé des mesures prises.
PARTIE III. Dispositions diverses
Article 12 - Conservation des données à caractère personnel Les données relatives à une alerte considérée dès son recueil par le référent comme n’entrant pas dans le champ d’application du dispositif, seront soit détruites soit archivées (après anonymisation) sans délai. Lorsque l’alerte n’est pas suivie d’une procédure disciplinaire ou judicaire, les données relatives à cette alerte sont détruites ou archivées, après anonymisation, dans un délai de deux mois à compter de la clôture des opérations de vérification. Lorsqu’une procédure disciplinaire ou des poursuites judiciaires sont engagées à l’encontre de la personne mise en cause ou de l’auteur d’une alerte abusive, les données relatives à cette alerte sont conservées jusqu’au terme de la procédure puis détruites ou archivées (après anonymisation).
Article 13 - Autorisation de la CNIL et droits d’accès et de rectification Conformément aux articles 39 et 40 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, toute personne identifiée dans le dispositif d'alerte professionnelle a le droit d'accéder aux données la concernant et d'en demander, si elles sont inexactes, incomplètes, équivoques ou périmées, la rectification ou la suppression. La personne qui fait l'objet d'un signalement ne peut en aucun cas obtenir communication, sur le fondement de son droit d'accès, des informations concernant l'identité de l'émetteur de l'alerte. En outre, le dispositif d’alerte professionnelle prenant la forme d’un traitement automatisé de données à caractère personnel susceptibles d’exclure des personnes du bénéfice de leur contrat de travail et de contenir des données relatives à des infractions, il devra faire l’objet d’une déclaration auprès de la CNIL dans le cadre de son autorisation unique AU-004 modifiée selon la délibération 2017-191 du 22 juin 2017. Cette autorisation vaut également autorisation de transfert de données à caractère personnel hors Union européenne opéré conformément aux textes applicables.
Article 14 – Dispositions finales Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il sera diffusé par tout moyen propre à le rendre accessible aux salariés (affichage et publication dans la GED) et entrera en vigueur le 2 décembre 2019. Le présent accord pourra être révisé dans les conditions légales en vigueur. Les dispositions de l’accord dont la révision est demandée resteront en vigueur jusqu’à la conclusion d’un avenant de révision dans les formes prévues par les articles L. 2261-7-1 et L. 2261-8 du Code du travail. Le présent accord sera déposé en deux exemplaires (dont un en version électronique) auprès de la DIRECCTE et en un exemplaire au Conseil de Prud’hommes de Lyon. Conformément à l’article L. 2231-5-1 du Code du travail, il sera également rendu public et communiqué dans une base de données nationale, consultable sur Internet.
Un exemplaire est par ailleurs remis à chaque organisation syndicale.
Fait à Lyon, le 18-11-2020 En 7 exemplaires dont un pour chaque partie
Pour le Centre Hospitalier Saint Joseph Saint Luc Pour le syndicat CFDT Pour le syndicat CFE-CGC Pour le syndicat CFTC Pour le syndicat CGT Pour le syndicat FO
