RELATIF A LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS PROFESSIONNELLES
ENTRE
Le CENTRE FRANCOIS BACLESSE Situé à CAEN (14076 CAEN CEDEX 5) - 3 Avenue du Général Harris - B. P. 45026 Représenté par Monsieur le Professeur XXX, agissant en qualité de Directeur Général. D’une part,
ET
Mme XXX, agissant en qualité de déléguée syndicale UNSA CF Baclesse Mme XXX, agissant en qualité de déléguée syndicale UNSA CF Baclesse M. XXX, agissant en qualité de délégué syndical UNSA CF Baclesse Mme XXX, agissant en qualité de déléguée syndicale SUD SANTE SOCIAUX M. XXX, agissant en qualité de délégué syndical SUD SANTE SOCIAUX Mme XXX, agissant en qualité de déléguée syndicale FO Mme XXX, agissant en qualité de déléguée syndicale FO
Représentant ensemble 100% des suffrages exprimés en faveur d’organisations syndicales représentatives au 1er tour des élections du Comité d’entreprise du 26 janvier 2023,
D’autre part,
Préambule
Conformément à l'article L. 2314-26 du code du travail, les parties signataires conviennent, pour les prochaines élections professionnelles d'aménager le processus des opérations de vote en ayant recours au vote électronique. L’objectif est de simplifier et sécuriser le processus électoral, de faciliter le vote aux personnels en horaire décalés ou en déplacement, et d’augmenter le niveau de participation. Le présent accord collectif a pour objet de préciser le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales. La Direction et les organisations syndicales définissent dans le protocole d'accord préélectoral notamment les modalités techniques et fonctionnelles de vote, le calendrier électoral et la répartition des sièges.
Article 1 : Objet et champ d’application
Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés du Centre, ainsi qu’aux professionnels non salariés du Centre mais bénéficiant du droit de vote aux élections professionnelles (par exemple : personnels mis à disposition).
Article 2 : Principes généraux
La mise en place du vote électronique doit permettre de respecter les principes suivants :
Vérifier l’identité des électeurs
S’assurer de l’intégrité du vote
S’assurer de l’unicité du vote
S’assurer de l’anonymat et de la sincérité du vote
S’assurer de la confidentialité et du secret du vote
Faciliter la publicité des résultats du scrutin
Article 3 : Principe du recours à un prestataire
Les signataires conviennent de confier à une société prestataire (ci-après dénommée « le prestataire »), l'organisation matérielle et technique du processus de vote électronique.
La société prestataire (ci-après dénommée « le prestataire ») qui sera retenue pour l'organisation matérielle de l'ensemble du processus électoral devra garantir le respect des principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir : - la sincérité et l'intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré dans l'urne électronique, - l'anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur, - l'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin, - la confidentialité et la liberté du vote : permettre d'exercer son droit de vote sans pression extérieure. Le prestataire sera choisi sur la base d'un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires énoncées notamment aux articles R. 2314-5 à R. 2314-18 du code du travail. Le système de vote électronique du prestataire devra avoir été expertisé (le rapport étant tenu à disposition de la Cnil). Le prestataire accompagnera le responsable de traitement (l'employeur) pour déterminer le niveau de risque au regard du RGPD, conformément à la délibération de la Cnil n° 2019-053 du 25 avril 2019. Une analyse d'impact relative à la protection des données sera effectuée si elle s'avère nécessaire. Selon le niveau de risque déterminé, les objectifs de sécurité seront définis et les solutions adoptées seront mises en place dans le système de vote.
Le protocole d'accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord.
Article 4 : Modalités de vote
Il est décidé, par le présent accord, d'adopter un processus de vote électronique pour les deux tours des élections professionnelles à venir.
Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période d'ouverture du vote électronique, à partir de n'importe quel terminal internet ou intranet via un lien direct avec le site du prestataire, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu de leur choix en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.
Pendant la période ouvrée du scrutin, des ordinateurs avec une connexion au site sécurisé du prestataire seront mis à la disposition des électeurs par le Centre dans un lieu préservant la confidentialité du vote.
Par ailleurs, les salariés absents pendant la période du scrutin auront la possibilité de se rendre sur le site de travail pour voter. Ils pourront également voter par Internet de leur domicile ou de tout autre lieu offrant un accès internet. Le prestataire et le service RH assureront une permanence pendant la durée du vote, pour apporter une solution aux professionnels qui auraient oublié ou perdu leurs codes d’accès, ainsi que pour l’utilisation de l’outil informatique si nécessaire. Le prestataire assure la distinction des votes pour chacun des scrutins par collège.
Article 5 : Communication des listes électorales et des listes de candidats
La première transmission au prestataire des listes électorales, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, est faite à la date prévue par le protocole préélectoral.
Les listes de candidats, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, ainsi que les logos et les professions de foi sont adressés au prestataire pour intégration dans le système de vote électronique à la date prévue par le protocole préélectoral.
Les professions de foi et les logos devront être fournis sous la forme d'un fichier au format attendu par le prestataire retenu. Pour assurer l'égalité de traitement entre les listes de candidats, tous les logos apparaîtront à l'écran en respectant le même format.
Article 6 : Bulletins de vote
Le prestataire assure la réalisation des pages web et notamment la présentation à l'écran des bulletins de vote, après avoir procédé à l'intégration, dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs.
Les listes sont présentées sur les écrans dans l'ordre alphabétique.
Par ailleurs, afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisés soient identiques pour toutes les listes.
Article 7 : Déroulement des opérations de vote
Une note explicative, précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique, sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l'avance avant l'ouverture du scrutin pour faciliter l'appropriation du vote électronique. Elle sera également mise en ligne sur le site intranet du Centre afin que les salariés puissent y avoir accès à tout moment.
Par ailleurs, il sera procédé avant que le scrutin ne soit ouvert : - par le prestataire : à un test du système de vote électronique et à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ; - par les membres du bureau de vote, à la vérification que l'urne est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.
Il sera contrôlé par le prestataire, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
Article 8 : Modalités d’accès au serveur de vote
Chaque électeur recevra avant le vote, par courrier électronique à son adresse professionnelle, un courriel contenant un lien à usage unique lui permettant de définir son mot de passe sur un site sécurisé. Cet envoi électronique sera doublé d'un envoi papier à son adresse personnelle précisant l'adresse électronique permettant l'accès au site de vote ainsi que les codes d'accès.
Le code d'identification ainsi que le mot de passe seront également valables en cas de second tour. Après avoir cliqué sur le lien, l'électeur devra répondre à une question secrète pour s'authentifier. Cette information personnelle, préalablement communiquée par l'employeur au prestataire lors de la constitution des listes, permettra à l'électeur d'obtenir les informations qui lui seront nécessaires pour voter. Cette question secrète sera non sensible et choisie parmi une liste de questions établies par le Prestataire en amont. Toute personne non reconnue n'aura pas accès aux pages du serveur de vote. Une fois connecté, l'électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège, pour les titulaires et pour les suppléants. Il pourra alors procéder à son choix. La confirmation du vote vaut signature de la liste d'émargement dès réception du vote dans l'urne électronique.
En cas de perte ou d'oubli des codes, après que l'électeur se soit identifié, il lui sera à nouveau demandé de répondre à la question secrète. Le prestataire lui adressera alors de nouveaux codes, selon les modalités définies par le prestataire.
Article 9 – Garantie de confidentialité
Afin de répondre aux exigences posées par l'article R. 2314-7 du code du travail, le flux du vote et celui de l'identification de l'électeur sont séparés. L'opinion émise par l'électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d'identification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales. Par ailleurs, le prestataire conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. Les membres des bureaux de vote, les représentants de l'entreprise et les délégués de liste pourront consulter, sur un site sécurisé, le taux de participation. Cette information sera mise à jour selon la fréquence la plus élevée proposée par le prestataire.
A l'heure de clôture du scrutin, le site de vote n'est plus accessible aux électeurs. Les opérations de dépouillement seront effectuées dans les bureaux de vote, sous l'autorité du président du bureau, avec la présence obligatoire des assesseurs, des délégués de liste et de l'employeur ou son représentant. Le mode électronique permet d'obtenir les résultats de manière quasi instantanée. Le président introduit ses codes sécurisés délivrés par le système et les assesseurs les leurs selon une procédure assimilable aux urnes à double cadenas. Le dépouillement s'effectue dans un premier temps pour les membres titulaires et dans un second temps pour les membres suppléants. Les attributions des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du protocole préélectoral. Les résultats font apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste. Ainsi, dans chaque bureau de vote, il est procédé au décompte des voix et au report de ces résultats sur un formulaire électronique conforme aux modèles Cerfa en vigueur. Le président du bureau de vote vérifie l'exactitude des procès-verbaux préremplis, indique la mention « élu » devant le nom du candidat élu et les signe. Les autres membres du bureau de vote signent également les formulaires précités.
Article 11 - Substitution
Le présent accord ne pourra pas se cumuler avec d’autres avantages négociés sur le même sujet.
En cas d’identification par l’une des parties signataires d’une disposition susceptible de créer un chevauchement, une contradiction ou un cumul non souhaité avec le présent accord, l’employeur s’engage à convoquer, dans un délai maximum de 30 jours, une réunion des parties signataires afin : – d’examiner la cohérence d’ensemble des textes,– de confirmer l’abrogation ou l’adaptation nécessaires,– et, le cas échéant, de procéder à la mise à jour ou à la clarification du périmètre d’application du présent accord.
À défaut d’accord contraire exprimé lors de cette réunion, le présent accord prévaut dans l’ensemble des domaines qu’il couvre.
Article 12 – Durée de l’accord
Le présent accord est conclu pour une durée déterminée liée aux élections professionnelles de 2027.
Article 13 – Suivi de l’accord
Un retour d’expérience sera fait aux organisations syndicales à l’issue des élections.
Article 14 – Règlement des litiges
Les parties signataires conviennent d'appliquer le présent accord dans le même esprit de loyauté et d'ouverture que celui qui a présidé aux négociations et à la conclusion de celui-ci.
En cas d'apparition d'un litige sur la mise en œuvre du présent accord, les parties s'engagent à se rencontrer dans les meilleurs délais, afin de rechercher la ou les solutions nécessaires au règlement amiable de leur différend préalablement à tout contentieux.
Il est convenu que toute nouvelle mesure législative ou conventionnelle ayant un effet significatif sur une ou plusieurs dispositions du présent accord entraînera une rencontre entre la direction et les organisations syndicales représentatives dans l'entreprise, à l'initiative de la partie la plus diligente, afin d'examiner les conséquences éventuelles qu'il conviendra d'en tirer. A cet égard, il est rappelé que le présent accord pourra être révisé conformément aux dispositions légales et réglementaires.
Article 15 - Egalité professionnelle
Le présent accord s'applique indistinctement à l'ensemble des salariés concernés par son champ d’application.
La considération du sexe ne pourra en aucun cas être retenue par l’employeur au titre de l’application dudit accord.
Article 16 - Modalités d’adoption du présent accord
La présente négociation a été menée dans le respect des règles énumérées à l’article L 2232-29 du code du travail.
Chaque partie reconnaît avoir reçu une information complète et loyale dans le cadre des négociations ayant précédé à la signature du présent accord.
Article 17 – Révision de l’accord
Le présent accord pourra être révisé dans les conditions et formes prévues par la loi, en particulier celles visées aux articles L. 2261-7 et L.2232-24 et suivants du code du travail.
Toute demande de révision devra être notifiée par lettre recommandée avec demande d’avis de réception adressée à l’ensemble des personnes que la législation commande d’informer.
Cette lettre devra indiquer les points concernés par la demande de révision et devra être accompagnée de propositions écrites.
Les parties intéressées se réuniront alors dans un délai de trois mois à compter de la réception de cette demande afin d’envisager l’éventuelle conclusion d’un avenant de révision.
L’éventuel avenant de révision sera conclu dans les conditions prévues par les dispositions législatives et réglementaires. Il se substituera de plein droit aux dispositions du présent accord qu’il modifiera.
Article 18 – Dénonciation de l’accord
Les parties conviennent que le présent accord constitue un tout indivisible et qu’il ne saurait, en conséquence, faire l’objet d’une dénonciation partielle.
Le présent accord pourra être révisé dans les conditions et formes prévues par la loi, en particulier celles visées aux articles L. 2261-9 et L.2232-24 et suivants du code du travail.
La dénonciation devra en outre être accompagnée d'un projet de nouvel accord afin que les discussions puissent s'engager sans tarder et en tout état de cause avant l'expiration du préavis légal de 3 mois.
Le présent accord ainsi dénoncé avec ses avenants éventuels reste applicable :
Soit jusqu’à l'entrée en vigueur du nouvel accord remplaçant le texte dénoncé
Soit à défaut pendant une période transitoire d'une durée d'un an à compter de l'expiration du préavis légal de dénonciation de 3 mois
La dénonciation produira effet à partir du jour qui suivra celui de son dépôt au secrétariat du greffe du conseil de prud’hommes compétent et à la Direccte. Notification devra également en être faite, dans le délai de huit jours, par lettre recommandée, à l’ensemble des personnes que la loi commande d’informer.
Article 19 – Adhésion à l’accord
Conformément à l’article L. 2261-3 du Code du travail, toute organisation syndicale de salariés représentative dans l’entreprise qui n’est pas signataire du présent accord, pourra y adhérer ultérieurement.
L’adhésion produira effet à partir du jour qui suivra celui de son dépôt au secrétariat du greffe du conseil de prud’hommes compétent et à la Direccte. Notification devra également en être faite, dans le délai de huit jours, par lettre recommandée, à l’ensemble des personnes que la loi commande d’informer.
Article 20 – Dépôt et publicité de l’accord
L’accord sera déposé par la direction au greffe du conseil de prud’hommes compétent.
En parallèle, l’entreprise s’engage à déposer le présent accord auprès de la Direccte compétente selon les règles prévues aux articles D. 2231-2 et suivants du Code du travail via la plateforme de téléprocédure du ministère du Travail.
Il est rappelé que depuis le 1er avril 2018, les accords déposés dans la base des données numériques des accords collectifs ne sont pas anonymisés.
Fait en 5 exemplaires originaux. A Caen, le 20/01/2026
Pour le Centre François Baclesse :
Professeur XXX Directeur général,
Pour les organisations syndicales représentatives :
Pour le syndicat F.O., Madame XXX, en sa qualité de déléguée syndicale Madame XXX, en sa qualité de déléguée syndicale
Pour le syndicat SUD SANTE SOCIAUX, Madame XXX, en sa qualité de déléguée syndicale Monsieur XXX, en sa qualité de délégué syndical
Pour le syndicat UNSA CF Baclesse, Madame XXX, en sa qualité de déléguée syndicale Madame XXX, en sa qualité de déléguée syndicale Monsieur XXX, en sa qualité de délégué syndical
