pour les élections du Comité Economique et Social de la SAS Clinique d’Alençon
Entre,
La
Société CLINIQUE D’ALENCON, SAS au capital de 150 000,00 € sise 62, rue Candie, 61000 Alençon, immatriculée au registre du commerce et des sociétés d’Alençon sous le numéro 524 291 937, représentée par XXXX, agissant en qualité de Directeur,
D’UNE PART,
ET
L'organisation représentative CFTC, représentée par XXXX en qualité de Déléguée Syndicale
L'organisation représentative CGT, représentée par XXXX en qualité de Délégué Syndical
ARTICLE 2 -Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe PAGEREF _Toc152774317 \h 3
ARTICLE 3 -Modalité d’organisation des opérations PAGEREF _Toc152774318 \h 3
3.1Protocole d’accord préélectoral PAGEREF _Toc152774319 \h 3 3.2Formalités préalables RGPD PAGEREF _Toc152774320 \h 3 Il est également prévu que les organisations syndicales seront informées de l’accomplissement des formalités préalables prévues par le Règlement Général sur la Protection des Données (dit RGPD). Ces formalités seront accomplies par le prestataire d’une part, et par le Délégué à la protection des données (DPO) de LNA Santé d’autre part. PAGEREF _Toc152774321 \h 3 Formation et sensibilisation au système de vote électronique PAGEREF _Toc152774322 \h 4 3.3Expertise indépendante PAGEREF _Toc152774323 \h 4 3.4Cellule d’assistance technique PAGEREF _Toc152774324 \h 4
ARTICLE 4 -Déroulement des opérations de vote PAGEREF _Toc152774325 \h 4
4.1Établissement des listes électorales et transmission PAGEREF _Toc152774326 \h 4 4.2Lieu et temps du scrutin PAGEREF _Toc152774327 \h 5 4.3Modalités d’accès au site de vote PAGEREF _Toc152774328 \h 5
ARTICLE 5 -Clôture et Résultats PAGEREF _Toc152774329 \h 5
5.1Clôture PAGEREF _Toc152774330 \h 5 5.2Décompte et attribution des sièges PAGEREF _Toc152774331 \h 6 5.3Délais de recours et destruction des données PAGEREF _Toc152774332 \h 6 5.4Le dispositif de secours PAGEREF _Toc152774333 \h 6
ARTICLE 6 -Application de l’accord PAGEREF _Toc152774334 \h 6
ARTICLE 9 -Publicité de l’accord PAGEREF _Toc152774337 \h 7
CONTEXTE PAGEREF _Toc152774338 \h 9
NATURE DES PRESTATIONS ATTENDUES PAGEREF _Toc152774339 \h 9
GARANTIES PAGEREF _Toc152774340 \h 9
EXIGENCES PAGEREF _Toc152774341 \h 9
CADRE JURIDIQUE PAGEREF _Toc152774342 \h 12
Préambule
Afin d’accompagner le
renouvellement du Comité Economique et Social de la SAS Clinique d’Alençon, les parties signataires du présent accord ont choisi d’ouvrir la possibilité d’organiser les opérations de vote aux élections des représentants du personnel via un vote électronique par internet.
Ce dispositif permettra de faciliter l’organisation des scrutins et de favoriser la participation des salariés à ce temps fort de la vie sociale de la Clinique d’Alençon. Les parties signataires conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux lequel sera retenu sur la base du cahier des charges, annexé au présent accord. Principes généraux Le système de vote électronique retenu par la SAS Clinique d’Alençon doit reposer sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin qui sont :
L’anonymat du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur
L’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré
L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin
La confidentialité, le secret du vote
Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe Les parties au présent accord sont expressément convenues que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe. Modalité d’organisation des opérations
Protocole d’accord préélectoral
Conformément aux dispositions légales et règlementaires en vigueur, une négociation en vue de la conclusion d’un protocole d’accord préélectoral est engagée préalablement à chaque élection. C’est dans ce cadre que sont notamment définies les modalités de constitution du bureau de vote, le calendrier, les modalités opératoires et la répartition des sièges. Le protocole d’accord préélectoral comporte également, en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique retenu et du déroulement des opérations électorales.
Formalités préalables RGPD
Il est également prévu que les organisations syndicales seront informées de l’accomplissement des formalités préalables prévues par le Règlement Général sur la Protection des Données (dit RGPD). Ces formalités seront accomplies par le prestataire d’une part, et par le Délégué à la protection des données (DPO) de LNA Santé d’autre part.
Formation et sensibilisation au système de vote électronique
Les membres du bureau de vote, et, s’ils le demandent, les représentants du personnel / les délégués syndicaux, bénéficient d’une formation sur le système de vote électronique retenu. Tous les moyens sont par ailleurs mis en œuvre pour faciliter l’appropriation du dispositif de vote par les salariés.
Expertise indépendante
Préalablement à la mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le prestataire retenu doit être en mesure de justifier que le dispositif proposé a fait l’objet d’une expertise indépendante répondant aux exigences :
D’une part de la Délibération CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet,
D’autre part du décret n° 2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au comité social et économique et l’arrêté N°2007- 602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et modalités de vote par voie électronique pour les élections professionnelles.
Cette expertise doit impérativement avoir été réalisée par un expert indépendant ayant suivi la formation de la CNIL relative à la sécurité des systèmes de vote électronique. Cette expertise doit mettre en évidence la capacité de la solution de vote électronique du prestataire à répondre aux principes de confidentialité des données, d’anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote édictés par la CNIL, par le décret du 29 décembre 2017 et l’arrêté du 25 avril 2007.
Cellule d’assistance technique
L’entreprise s’assure qu’une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, sera mise en place pour les élections professionnelles. En présence du bureau de vote et des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique procède notamment à un test du système de vote et de dépouillement avant de procéder au scellement du système jusqu’à l’ouverture du scrutin. Déroulement des opérations de vote
Établissement des listes électorales et transmission
Le prestataire chargé de la mise en œuvre du vote électronique se voit transmettre un fichier des listes électorales par la Direction des Ressources Humaines, laquelle demeure seule responsable du contrôle de leur conformité. L’intégration des candidatures, ainsi que des professions de foi est effectuée dans les mêmes conditions, le prestataire veillant à ce que les modalités de présentation sur le site de vote garantissent une stricte égalité entre les listes. Les affichages en établissement continuent par ailleurs d’être réalisés dans le cadre des dispositions légales et règlementaires en vigueur.
Lieu et temps du scrutin
Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée, laquelle est précisée par le protocole d’accord électoral. Afin d’encourager la participation, les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle et anonyme pendant la période d’ouverture du scrutin (leur lieu de travail, de leur domicile ou autre lieu de leur choix) en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections. Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter pendant la période d’ouverture du scrutin et le temps passé à ces opérations n’entraînera aucune réduction de salaire. Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales Le scellement des urnes intervient à l’ouverture du vote et est périodiquement contrôlé durant toute la durée du scrutin jusqu’à la clôture. Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible. Le nombre de votants peut cependant être révélé au cours du scrutin afin de permettre un suivi de la participation. Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.
Modalités d’accès au site de vote
Chaque électeur reçoit, avant les élections, l’adresse du site et ses moyens personnels et sécurisés d’authentification par courrier simple envoyé à l’adresse déclarée à la Direction de l’établissement ou par courriel. L’adresse du site de vote (URL) est déterminée dans le protocole d’accord préélectoral. A l’aide de ses identifiants, l’électeur peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections Clôture et Résultats
Clôture
Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.
Décompte et attribution des sièges
Le dépouillement n’est possible que par l’activation de clés de déchiffrement. La remise de ces clés, avant l’ouverture du vote, est réalisée lors des opérations de formation des membres du bureau de vote de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le Président et ses assesseurs en sont détenteurs à l’exclusion de toute autre personne. Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats. La procédure de décompte des votes enregistrés doit cependant pouvoir être déroulée de nouveau en cas de nécessité.
Délais de recours et destruction des données
L’entreprise et/ou le prestataire retenu(s) conserve(nt) sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. A l’expiration de ces délais, l’entreprise ou, le cas échéant le prestataire, procède à la destruction des fichiers supports.
Le dispositif de secours
Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
Application de l’accord Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il a vocation à s’appliquer au périmètre de la SAS Clinique d’Alençon. Révision Chaque partie signataire ou adhérente, seules habilitées à signer un avenant portant révision, peut demander la révision de tout ou partie du présent accord selon les modalités suivantes. La demande de révision devra être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception, à chacune des autres parties et comporter outre l’indication des dispositions dont la révision est demandée, des propositions de remplacement. Au plus tard dans un délai de trois mois suivant la réception de cette lettre, les parties concernées devront ouvrir une négociation. Les dispositions de l’accord dont la révision est demandée resteront en vigueur jusqu’à la conclusion d’un nouvel accord ou à défaut seront maintenues. Les règles de conclusion de l’avenant de révision sont celles énoncées par la loi. Les dispositions de l’avenant portant révision, se substitueront de plein droit à celles de l’accord qu’elles modifient, soit à la date expressément prévue soit à défaut, à partir du jour qui suivra son dépôt auprès des services compétents. Le dépôt est opéré conformément aux dispositions légales applicables.
Dénonciation Le présent accord pourra être dénoncé par les parties signataires dans les conditions prévues par le Code du travail. La dénonciation sera notifiée par lettre recommandée avec AR à chacune des autres parties signataires ou adhérentes. Lorsque la dénonciation émane de l’employeur ou de la totalité des signataires salariés, l'accord continue de produire effet jusqu'à l'entrée en vigueur de la convention ou de l'accord qui lui est substitué ou, à défaut, pendant une durée d'un an à compter de l'expiration du délai de préavis de trois mois. Une nouvelle négociation devra être engagée dans le délai de préavis de trois mois suivant la réception de la lettre de dénonciation. A l’issue de cette négociation, sera établi soit un nouvel accord, soit un procès-verbal de clôture constatant le désaccord et signé des parties en présence. Les règles de conclusion de l’accord sont celles énoncées par la loi. Les dispositions du nouvel accord se substitueront intégralement à celles de l’accord dénoncé, avec pour prise d’effet, soit la date qui en aura été expressément convenue soit à défaut, le jour qui suivra son dépôt auprès des services compétents.
Publicité de l’accord Un exemplaire original de cet accord est remis à chacune des parties signataires. Le présent accord sera déposé, comme le prévoit la législation en vigueur, à la DREETS territorialement compétente ainsi qu’auprès du secrétariat greffe du Conseil des Prud’hommes compétent.
Fait à Alençon, le 12 septembre 2023
Pour le Syndicat CFTC
XXXX
Pour le Syndicat CGT XXXX
Pour la SAS Clinique d’Alençon XXXX
ANNEXE N°1 :
Cahier des charges relatif à l’organisation matérielle et technique du vote électronique réalisée par le prestataire de service
CONTEXTE
Ce document constitue le cahier des charges relatif à la mise en œuvre du vote électronique pour les élections du Comité Social et Economique de la SAS Clinique d’Alençon. Il précise les exigences de la société pour le dispositif de vote électronique supportant le processus d’organisation des élections professionnelles.
NATURE DES PRESTATIONS ATTENDUES
Le prestataire aura en charge :
la gestion de la préparation des élections en vote électronique, sous le contrôle de la Direction des Ressources Humaines ;
la mise en œuvre du système de vote électronique ;
la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote électronique et l’élaboration des états des résultats permettant l’attribution des sièges.
GARANTIES
Le système mis en place par le prestataire devra, en tout état de cause, respecter les principes généraux du droit électoral essentiels au déroulement régulier d’une élection, à savoir :
La
sincérité et l’intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l’électeur et le bulletin enregistré dans l’urne électronique,
L’anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur
L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin
La
confidentialité et la liberté du vote : participer aux élections sans subir de pression extérieure.
La surveillance effective du vote et le contrôle a posteriori par le juge de l’élection.
EXIGENCES
La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire de service externe, choisi par la Société, sur la base d’un cahier des charges respectant strictement : - la délibération CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet, - le décret n° 2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au comité social et économique, - l’arrêté N°2007- 602 du 25/04/2007 relatif aux conditions et modalités de vote par voie électronique pour les élections professionnelles, - les dispositions issues du Code travail, notamment les articles R2314-5 à R2314-18.
Chaque prestataire veillera dans sa réponse à reprendre ces mêmes articles et recommandations de mise en œuvre permettant leur strict respect.
En particulier, on notera :
- Les opérations de vote peuvent être réalisées depuis le lieu de travail (sur les ordinateurs des salariés) ou à distance depuis tout autre ordinateur professionnel ou personnel ou même terminal (de type smartphone/tablette…) bénéficiant d’une connexion internet. - La confidentialité la plus absolue est observée concernant les données transmises : listes électorales, sécurité des moyens d’authentification (transmission par voie postale et/ou mail), émargement, enregistrement et dépouillement des votes. - Les électeurs ont la possibilité pendant le vote de choisir une liste, un candidat ou un vote blanc, de revenir sur ce choix jusqu’à la validation qui déclenche l’envoi du bulletin de vote et génère une confirmation de l’envoi. - Pendant l’élection, les éléments d’authentification, clés de chiffrement/déchiffrement, contenu de l’urne, ne doivent être accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et maintenance du système chez le prestataire uniquement en cas de dysfonctionnement (attaque par un tiers, attaque virale…), - Un système automatique doit être prévu pour informer les membres du bureau de vote d’une intervention du prestataire sur le système en cas de dysfonctionnement. Une journalisation des opérations sur le serveur doit être prévue. - Le système est totalement scellé à l’ouverture et la fermeture du scrutin, - Les fichiers électeurs et le contenu de l’urne électronique font l’objet de traitements informatiques distincts : à aucun moment, y compris après le dépouillement il ne doit pouvoir être mis en relation l’identité des électeurs et l’expression de leur vote, aucun horodatage du stockage du bulletin dans l’urne ne peut être mis en place. - Le système de vote fait l’objet d’une expertise indépendante permettant de vérifier ces éléments (code source du logiciel, mécanismes de scellement, de chiffrement…) par un informaticien spécialisé en sécurité informatique, - Le système de vote fait l’objet d’une déclaration auprès de la CNIL - Une cellule d’assistance technique est mise en place par le prestataire veillant au bon fonctionnement et à la surveillance du système. Elle procède notamment aux tests du système de vote avant l’ouverture (vérification que l’urne électronique est vide, que le système est scellé) puis après la fermeture du scrutin (vérification du scellement), - Les recommandations CNIL en matière de sécurité informatique (mesures physiques, logiques, algorithmes de chiffrement, système informatique distinct en cas de l’hébergement de plusieurs scrutins via une virtualisation des systèmes par exemple) sont strictement respectées - Une notice d’information sur le déroulement des opérations électorales est adressée aux électeurs - Les représentants du personnel, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote bénéficient d’une formation sur le dispositif - Un vote test est organisé en présence des membres du bureau de vote, dans les conditions du réel. L’objectif est de s’assurer du bon fonctionnement du dispositif et de permettre aux membres du bureau d’appréhender les modalités de vote - La génération des clés de déchiffrement des bulletins de vote est réalisée avant l’ouverture du scrutin et seuls les membres du bureau de vote doivent entrer en leur possession - Aucun résultat partiel ne peut être consulté pendant le déroulement des opérations électorales - l’ensemble des données, permettant le cas échéant de relancer la procédure de décompte des votes est conservé jusqu’à l’expiration du délai de recours ou en cas d’action contentieuse jusqu’à son terme, - Les serveurs et autres moyens du système de vote sont localisés sur le territoire national. Ils sont propriété du prestataire. - Le prestataire met à disposition une solution de secours prenant le relai en cas de panne et offrant les mêmes garanties et caractéristiques que la solution initialement prévue. - Moyens d’authentification : chaque électeur reçoit avant les élections, à son domicile, par courrier simple, un code d’identification personnel généré de manière aléatoire par le prestataire fournisseur ainsi qu’un mot de passe. Ce moyen d’authentification permet au serveur de vérifier son identité et de garantir l’unicité de son vote. Seul le prestataire fournisseur a connaissance de ces codes d’authentification et de ces mots de passe, lesquels sont renouvelés dans l’hypothèse d’un 2nd tour. - L’authentification de l’électeur est assurée par un serveur dédié après saisie par l’utilisateur du code identifiant et du mot de passe ainsi que sa date de naissance. Toute personne non reconnue n’a pas accès au serveur de vote. Cette liste n’est pas exhaustive, il est important que chaque prestataire se réfère à la règlementation en vigueur y compris avec les décisions jurisprudentielles les plus récentes et valide la conformité de son dispositif avec ceux-ci. Chaque prestataire veille dans sa réponse à préciser à quel article du code du travail, du décret ou de la CNIL, se réfère telle ou telle fonctionnalité du dispositif.
CADRE JURIDIQUE
Les obligations de l’employeur liées à la mise en place d’un système de vote électronique sont notamment les suivantes :
Signature d’un accord d’entreprise validant le recours au vote électronique,
Signature d’un protocole d’accord préélectoral,
Formalités préalables à accomplir auprès de la CNIL, suivies d’une information auprès des organisations syndicales,
Mise à disposition des salariés d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.
