aux technologies d’information et de communication
Entre d’une part,
La Caisse Primaire d’Assurance Maladie de la Somme représentée par la Directrice par intérim………………..,
Et d’autre part,
Les organisations syndicales soussignées,
Il a été convenu ce qui suit :
Préambule
Dans le cadre de la Loi n° 2004-391 du 4 mai 2004 relative au dialogue social et de l’article 11 de l’Annexe A du protocole d’accord local du 19 juin 2009 sur l’exercice du droit syndical, les parties signataires ont souhaité définir un cadre d’accès et d’utilisation des technologies d’information et de communication aux organisations syndicales ayant constitué une section syndicale dans l’organisme.
L’accès à ces moyens de télécommunication poursuit l’objectif de favoriser le développement du dialogue social et de l’information syndicale. Le présent protocole doit permettre à chaque salarié de l’organisme d’avoir accès à l’information syndicale de son choix.
L’utilisation des technologies numériques doit se faire dans le cadre plus général des règles énoncées par la charte d’utilisation des moyens informatiques de l’organisme annexée au règlement intérieur de l’organisme en date du 14 janvier 2021.
Objet de l’accord
L'objet du présent accord est de définir les conditions d’équipements informatiques, d’accès à l’intranet de l’organisme et d’utilisation de la messagerie électronique par les organisations syndicales et les conséquences du non-respect des règles édictées.
Table des matières
TOC \z \o "1-3" \u \hChapitre 1 – L’utilisation de l’Intranet et de la messagerie électroniquePAGEREF _Toc131442489 \h3 Article 1 : L’accès à IntranetPAGEREF _Toc131442490 \h3 Article 2 : La mise à disposition d’un espace syndical sur l’IntranetPAGEREF _Toc131442491 \h3 Article 3 : MessageriePAGEREF _Toc131442493 \h4 Chapitre 2 – Le cadre technique d’utilisationPAGEREF _Toc131442494 \h5 Article 4 : Le matériel mis à dispositionPAGEREF _Toc131442495 \h5 Article 5 : Les conditions d’accès à un espace de stockage de fichiers sur serveur partagé par les organisations syndicalesPAGEREF _Toc131442496 \h5 Article 6 : La capacité des espaces syndicaux et de la messageriePAGEREF _Toc131442497 \h5 Article 7 : Les règles de maintenancePAGEREF _Toc131442498 \h6 Chapitre 3 – Dispositions diversesPAGEREF _Toc131442499 \h6 Article 8 : Utilisation abusivePAGEREF _Toc131442500 \h6 Article 9 : La durée de l'accordPAGEREF _Toc131442501 \h6 Article 10 : Publicité et communicationPAGEREF _Toc131442502 \h7 Article 11 : RévisionPAGEREF _Toc131442503 \h7
Chapitre 1 – L’utilisation de l’Intranet et de la messagerie électronique
Article 1 : L’accès à Intranet
Chaque organisation syndicale ayant constitué une section syndicale dans l’organisme dispose d’un accès à Internet et à l’Intranet de l’organisme à partir du matériel informatique mis à disposition.
Cet accès des organisations syndicales doit se faire dans le respect des règles d’utilisation en vigueur dans l’organisme pendant les heures de délégation.
Article 2 : La mise à disposition d’un espace syndical sur l’Intranet
Chaque organisation syndicale ayant constitué une section syndicale dans l’organisme dispose d’un espace dédié sur l’Intranet de l’organisme, utilisé pour la mise à disposition de publications ou de tracts de nature syndicale.
Article 2-1. La liberté d’accès à l’information syndicale.
Tout salarié bénéficie d’une liberté d’accès à l’information syndicale de son choix en utilisant les moyens électroniques de l’organisme à partir de son poste de travail.
Dans ce cadre, l’organisme s’engage à ne pas rechercher l’identification des salariés consultant le site des organisations syndicales représentatives.
Article 2-2. Le secret professionnel lié aux informations diffusées sur l’intranet
Les organisations syndicales s’engagent à ce que toutes les informations et documents professionnels ne soient utilisés qu’à des usages internes à l’organisme.
Article 2-3 Le contenu de l’espace syndical
Le contenu des pages de l’espace syndical est librement déterminé par l’organisation syndicale sous réserve qu’il revête un caractère exclusivement syndical, lequel est placé sous son entière responsabilité.
La nature de l’information communiquée doit s’inscrire dans le cadre des attributions des organisations syndicales et respecter les règles relatives au droit de la presse.
A ce titre, le site ne doit contenir notamment ni injures, ni diffamation, ainsi qu’assurer le respect de la vie privée et le droit à l’image.
Chaque information est identifiée sous le logo de l’organisation syndicale qui l’émet, sans pouvoir ni utiliser, ni modifier, le logo de l’organisme.
Article 2-4. Les conditions de mise en ligne
Les organisations syndicales s’engagent à respecter la charte d’utilisation des moyens informatiques de l’organisme annexée au règlement intérieur de l’organisme en date du 14 janvier 2021.
Les mises à jour de l’espace syndical sont communiquées simultanément à la Direction de l’organisme, et sont effectuées par les organisations syndicales pendant les heures de délégation.
Chaque organisation syndicale peut désigner au maximum
trois salariés de l’organisme - disposant d’un compte nominatif - habilités à opérer la mise à jour de leur espace syndical.
Les services Communication et Informatique de l’organisme peuvent intervenir en tant que support à la création de l’espace dédié dont la gestion de contenus relève de chaque organisation syndicale
Le portail donnant accès à chaque espace syndical est accessible à partir de la page d’accueil de l’intranet de l’organisme sous la dénomination Espace syndical dans la rubrique Ma vie au travail.
Article 3 : Messagerie
Chaque organisation syndicale ayant constitué une section syndicale dans l’organisme bénéficie d’une adresse électronique spécifique, comportant le sigle de l’organisation syndicale locale et l’extension @.............-………..fr permettant de communiquer tant en interne qu’en externe.
A cette fin, des boîtes aux lettres électroniques distinctes de celles réservées à l’agent pour un usage professionnel sont ouvertes aux coordonnées de chaque organisation syndicale.
La gestion de cette adresse électronique est placée sous la responsabilité du délégué syndical ou du représentant de la section syndicale de l’organisme.
Article 3-1. Modalités d’utilisation de la messagerie électronique par les organisations syndicales.
Les organisations syndicales peuvent utiliser la messagerie, pendant les heures de délégations, ou en dehors de leur temps de travail, pour l’envoi de messages à caractère individuel ou groupés, à destination de la Direction, des salariés adhérents du syndicat, des autres syndicats.
L’envoi de message doit, en principe, rester individuel (nom ou alias de destinataires).
Toutefois, une exception est autorisée quant aux tracts.
Conformément à l’article L2142-4 du code du travail, les tracts et les publications de nature syndicale peuvent être librement diffusés aux travailleurs de l’organisme dans l’enceinte de celle-ci aux heures d’entrée et de sortie du travail. Dès lors la diffusion de tracts électroniques sera tolérée dans les conditions suivantes :
Ils doivent être concis ;
Ils sont émis pendant les heures de délégations ou en dehors du temps de travail ;
La nature de l’envoi doit être clairement indiquée en objet (exemple : TRACT [mention du syndicat impérative], motif : grève du…) afin que le salarié conserve le droit de refuser le tract. Si le salarié souhaite prendre connaissance de l’information, la lecture doit résulter d’une action volontaire, en cliquant sur le lien pour ouvrir le document ;
Propagande pour les élections professionnelles : les modalités et le calendrier de diffusion des messages et documents de propagande seront définis par le protocole d’accord préélectoral et par conséquent strictement interdits en dehors de la période définie des élections.
La messagerie peut donc être utilisée à destination des salariés de l’organisme, à condition d'offrir la possibilité à ces derniers de s’opposer à la réception de messages syndicaux, au moyen d’un formulaire de désabonnement mis à leur disposition sur le site syndical hébergé sur l’intranet de l’organisme, accessible également par un lien contenu dans le mail d'envoi.
La nature des communications doit rester conforme aux attributions des organisations syndicales.
Article 3-2. La confidentialité des échanges des salariés avec les organisations syndicales.
Cette obligation de confidentialité pèse tant sur l’employeur que sur l’organisation syndicale.
L’organisation syndicale est tenue à une obligation de confidentialité quant aux échanges électroniques qu'elle entretient avec les salariés.
Lorsque le courriel est un envoi groupé, le nom des autres destinataires doit figurer en copie cachée afin de ne pas faire apparaître le nom des salariés figurant dans le groupe d’envoi.
L’employeur doit mettre en œuvre les mesures techniques nécessaires permettant d’assurer cette confidentialité.
Chapitre 2 – Le cadre technique d’utilisation
Article 4 : Le matériel mis à disposition
L’organisme met à la disposition de chaque organisation syndicale ayant constitué une section syndicale dans l’organisme, dans le local qui lui est affecté :
Un PC portable avec la configuration socle [Organisme]………………………
Un pack office bureautique
Un accès à l’internet et à l’intranet
Le matériel reste la propriété de l’organisme. Il est interdit d’utiliser d’autres matériels ou d’autres logiciels, sauf accord donné après vérification de la compatibilité du matériel ou des logiciels en cause avec la politique de sécurité des systèmes d’information de l’organisme.
Les matériels sont placés sous l’entière responsabilité des organisations syndicales utilisatrices qui doivent apporter la plus grande attention à leur condition d’utilisation et leur conservation.
Les produits consommables (papier, recharges d’encre…) sont à la charge de l’organisation syndicale.
Article 5 : Les conditions d’accès à un espace de stockage de fichiers sur serveur partagé par les organisations syndicales
Chaque organisation syndicale dispose d’un espace dédié de stockage de fichiers sur un serveur local de l’organisme, identifié par son nom, en accès restreint par habilitation avec une sauvegarde quotidienne. Cette espace est limitée à 10 Go et son usage s’inscrit dans le respect de la Charte informatique de l’Assurance maladie en annexe au Règlement intérieur de la CPAM de la Somme.
Article 6 : La capacité des espaces syndicaux et de la messagerie
La capacité de chaque espace syndical respecte les limites fixées.
La diffusion des messages devant être compatible avec les exigences de bon fonctionnement du réseau informatique, la taille maximale des messages envoyés est de 5 Mo, et de façon générale doit être conforme à la charte informatique de l’organisme.
Dans ce cadre, la messagerie électronique ne devant pas entraver l’accomplissement du travail, les organisations syndicales s’engagent à ne pas multiplier les envois en nombre.
Les outils collaboratifs type Zoom mis à disposition des salariés sur le poste de travail ne pourront pas être utilisés pour la mise en place de forums de discussion à caractère syndical ni pour l'envoi de messages instantanés individuels ou collectifs à caractère syndical.
Pour des raisons de sécurité informatique et de capacité du réseau informatique, les pratiques suivantes ne sont pas autorisées :
Annexer des pièces jointes dans le cadre des communications générales. Cette pratique est tolérée dans le cadre d'échanges individuels entre représentants ou délégués syndicaux ou dans le cas d'une communication mail d'un représentant ou délégué syndical vers ses adhérents. Cette communication doit être réalisée à partir de la BAL générique syndicale et dans une limite de pièce jointe de 5 Mo.
le téléchargement et la diffusion de vidéos, d'images animées, de bandes son et de pièces jointes,
la visualisation de vidéos par le biais du réseau au fur et à mesure du chargement,
les programmes java, moteurs de recherche ou d'exploitation de témoins de consultation.
Article 7 : Les règles de maintenance
Les organisations syndicales seront soumises comme l’ensemble des utilisateurs, aux contraintes associées à l’utilisation d’un système d’information (service, délais de résolution des pannes, …). En cas d’incident, elles bénéficieront de la maintenance du matériel effectuée par le service informatique de l’organisme dans un délai raisonnable et toujours en présence d’un représentant de l’organisation syndicale.
Chapitre 3 – Dispositions diverses
Article 8 : Utilisation abusive
En cas de non-respect du présent accord, l’organisme adresse à l’organisation syndicale concernée, dans un premier temps, une lettre lui précisant la nature exacte du différend.
Si après discussion, le désaccord persiste, il est porté à la connaissance des autres organisations syndicales signataires. Une réunion est alors tenue entre tous les signataires de l’accord en vue de régler le différend.
Si à l’issue de cette rencontre, et les signataires ayant fait part de leur point de vue, le différend persiste, l'organisme peut décider de saisir la juridiction compétente.
Article 9 : La durée de l'accord
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.
Il s’applique sous réserve de l’agrément prévu par le Code de la Sécurité Sociale et ne vaut en aucun cas engagement unilatéral de l’employeur.
Conformément aux dispositions de l'article L. 2261-9 du code du travail, le présent accord peut être dénoncé par l'une ou l'autre des parties signataires, sur notification écrite aux autres parties par lettre recommandée avec avis de réception.
La dénonciation prend effet à l'issue du préavis de 2 mois.
Le courrier de dénonciation sera déposé sur la plateforme TéléAccords et auprès du greffe du conseil de prud’hommes d’Amiens.
Article 10 : Publicité et communication
Le présent accord sera transmis aux organisations syndicales présentes dans l’organisme.
L’accord collectif sera transmis à la Direction de la Sécurité Sociale dans le cadre de la procédure d’agrément des accords locaux conformément à l’article D.224-7-3 du Code de la Sécurité Sociale.
L’agrément sera réputé accordé, sauf en cas de prorogation explicite du délai d’examen de la Direction de la Sécurité Sociale, et en l’absence d’un retour de la DSS, à l’issue d’un mois après avis du Comex.
Il entrera en vigueur le jour suivant l’obtention de l’agrément par l’autorité compétente de l’Etat (articles L.123-1 et L.123-2 du Code de la Sécurité Sociale)
Le présent accord fera l’objet des formalités de dépôt et de publicité prévues par les dispositions légales auprès de la DREETS via la plateforme de télé procédure du Ministère du travail, et du greffe du Conseil des prud’hommes d’Amiens.
Le présent accord fait l’objet d’une communication auprès de tous les salariés via sa diffusion sur le site intranet de l’entreprise, et est disponible dans la rubrique RH de ce site.
Article 11 : Révision
Le présent accord pourra également être révisé en cas de modification des dispositions légales ou conventionnelles ou à la demande de l’une des parties en le notifiant par écrit à l’ensemble des parties signataires. L’indication des dispositions dont la révision est demandée devra être précisée.
Dans un délai de deux mois suivant la réception de cette demande écrite, les parties se réunissent pour examiner l’opportunité d’ouvrir une nouvelle négociation.
Par ailleurs, toute révision de l’accord devra faire l’objet d’un avenant et devra être soumis à l’agrément ministériel.
