RELATIF A LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS DES MEMBRES DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE
ENTRE
La C.P.A.M. du Haut Rhin représentée par son Directeur –
D’UNE PART
ET
Les organisations syndicales :
C.F.E. – C.G.C. représentée par
C.F.D.T. représentée par C.G.T. représentée par F.O. représentée par CFTC représentée par D’AUTRE PART
Il a été convenu ce qui suit :
Préambule :
L’ordonnance N° 2017-1286 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales a fusionné l’ensemble des Instances jusqu’alors existantes (les Délégués du Personnel, le Comité d’Entreprise et le Comité d’Hygiène, de Sécurité et des Conditions de Travail) en une seule et unique instance, le Comité Social et Economique (CSE). La CPAM du Haut-Rhin avait eu recours au vote électronique lors des élections professionnelles organisées en 2015. Le bilan de cette expérience de ce système de vote s’étant avéré très positif, les parties signataires conviennent d’y avoir à nouveau recours, selon les mêmes modalités, à l’occasion de l’élection des membres du Comité Social et Économique (CSE). Par ailleurs, il est rappelé que la définition des modalités d’organisation des élections des membres du CSE seront définies au sein d’un protocole d’accord préélectoral, conformément aux articles L 2314-5 et suivants du Code du travail. La conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges conforme aux prescriptions règlementaires des articles R.2314 -8 à R.2314-25 du Code du travail seront confiées à un fournisseur prestataire spécialisé dans le développement du vote par Internet. Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes. Le système qui sera retenu devra répondre aux exigences de la CNIL et de la PSSI. Conformément à l’article R.2314-5 du Code du travail, le cahier des charges annexé au présent accord détaille l’ensemble des garanties apportées en matière de confidentialité et de sécurité du système de vote.
Article 1-Mise en place du vote électronique
Le protocole d’accord préélectoral précisera le prestataire choisi pour le vote électronique. Ce prestataire devra, compte tenu de de la technicité nécessaire et des contraintes à respecter pour assurer et garantir la sécurité du processus électoral et la confidentialité des données, avoir été agréé et reconnu par un cabinet d’audit indépendant Le Comité d’entreprise a été consulté sur le principe du recours au vote électronique lors de sa séance du 27/09/2018. Le principe du vote électronique a ensuite été présenté aux organisations syndicales représentatives participant à la négociation du présent accord, présentation au cours de laquelle elles ont pu poser toutes les questions relatives à son fonctionnement. Il est également reconnu que les organisations syndicales incluses dans le périmètre du présent accord ont été informées de l’accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés.
Article 2-Modalités d’organisation des opérations de vote électronique
Les parties conviennent que les électeurs voteront exclusivement par un processus de vote par internet. Un site sera notamment mis à disposition pour validation par les organisations syndicales représentatives de la CPAM du Haut-Rhin. Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours, conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord préélectoral. Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période ouvrée du scrutin, de n’importe quel terminal Internet ou Intranet, de leur lieu de travail et/ou à distance. La période durant laquelle les salariés seront amenés à voter sera définie dans le Protocole d’accord pré-électoral. Les salariés seront informés par courriel et par courrier de l’ouverture des bureaux de vote. Des informations seront également diffusées sur l’Intranet de la CPAM du Haut-Rhin durant toute la période. Il est rappelé que le temps consacré à l’exercice du droit de vote aux élections professionnelles pendant les horaires de travail n’entraîne aucune réduction de salaire. Le prestataire assurera la programmation des accès Internet et Intranet et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote. Il assurera la reproduction sur le serveur des listes de candidats telles qu’elles auront été présentées par leurs auteurs. Ces listes apparaitront sur les écrans dans l’ordre de leur arrivée au Département des ressources humaines. Il est possible de prévoir un autre ordre (alpha) dès lors qu’il assure une égalité entre les candidats. Cet ordre sera déterminé dans le protocole d’accord préélectoral. Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin. En présence des représentants des listes de candidats, le prestataire :
Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l’issue duquel le système est scellé ;
Contrôle, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système
Article 3-Déroulement des opérations de vote
Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote. A cet effet, et conformément à l’article R2314-12 du Code du travail, la Direction établira une note explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique. Cette notice d’information détaillée sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l’avance avant l’ouverture du premier tour de scrutin. En outre, les représentants du personnel, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote recevront une formation sur le système du vote électronique retenu. L’employeur mettra en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique. Afin de procéder aux opérations de vote par voie électronique dans les conditions assurant la confidentialité et l’unicité du vote, chaque électeur recevra, avant le premier tour des élections, un code ainsi qu’un mot de passe permettant son identification ainsi que l’accès aux pages du serveur de vote. Les modalités d’envoi seront conformes aux dispositions légales et règlementaires applicables en la matière. Les personnes absentes qui n’auront pas accès à leur boîte mail professionnelle et qui seront absentes de leur domicile sur la période d’envoi des codes d’accès, pourront communiquer une adresse mail personnelle afin de pouvoir réceptionner, dans le cadre de la procédure d’urgence les codes leur permettant néanmoins de voter. L’électeur pourra exprimer son vote par la voie électronique en se connectant au site sécurisé mis en place à cet effet par le prestataire, dans des conditions assurant sa confidentialité. La saisie de ses identifiants permettra à l’électeur d’accéder aux bulletins de vote correspondant à son collège. Une fois son vote exprimé, le choix de l’électeur apparaitra clairement à l’écran et pourra être modifié avant validation. Sa validation définitive vaudra signature et émargement. Par ailleurs, pendant la période de vote, un ou plusieurs mails pourront être adressés à l’ensemble des électeurs pour les inciter à voter, et ce, afin d’augmenter le taux de participation.
Ce vote sera traité de telle sorte à assurer son anonymat et son chiffrage avant d’être transmis dans le fichier contenant l’urne électronique, recensant tous les votes exprimés. La liste d’émargement sera accessible aux membres du bureau de vote à des fins de contrôle. Aucun résultat partiel ne sera disponible pendant toute la durée du scrutin. Il est renvoyé aux dispositions contenues dans le cahier des charges annexé au présent accord afin de préciser les conditions techniques du déroulement des opérations de vote par la voie électronique. Le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. L’opinion émise par l’électeur sera ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs. Les administrateurs choisis parmi les membres du bureau de vote pourront consulter tout au long du scrutin, grâce à une clé d’accès, la liste d’émargement en ligne et les taux de participation. Chaque liste de candidats aura la faculté de désigner un représentant qui aura accès aux mêmes informations.
Article 4-Dépouillement des bulletins de vote
Le dépouillement sera assuré à la clôture des opérations de vote, en public, par les membres du bureau de vote. A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôlent la fermeture du scrutin. Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés informatiquement. Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes par les assesseurs de chaque bureau de vote. Un troisième assesseur suppléant sera désigné pour pallier l’absence d’un des deux assesseurs le jour du scellement ou le jour du dépouillement. Les membres des bureaux de vote éditent les procès-verbaux et proclament les résultats. Afin de familiariser les membres des bureaux de vote au système de vote, une information précise leur sera communiquée avant le scrutin et ils bénéficieront d’une assistance du prestataire pendant toute la durée du dépouillement.
Article 5-Conditions de validité de l’accord
Le présent accord est valable après avoir été signé par une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives ayant recueilli au moins 50 % des suffrages exprimés en faveur d'organisations représentatives au premier tour des élections de titulaires au comité d'entreprise, quel que soit le nombre de votants.
Article 6-Procédure d’agrément de l’accord
Le présent accord entrera en vigueur le jour suivant l’obtention de l’agrément par l’autorité compétente de l’Etat (article L. 123-1 et L. 123-2 du Code de la sécurité sociale). L’accord collectif sera transmis à la Direction de la sécurité sociale, laquelle le transmettra à l’UCANSS pour avis du Comex conformément à l’article D. 224-7-3 du Code de la Sécurité sociale. L’agrément sera réputé accordé, sauf en cas de prorogation explicite du délai d’examen de la Direction de la sécurité sociale, et en l’absence d’un retour de la DSS, à l’issue d’un mois après avis du Comex.
Article 7- Publicité et dépôt de l’accord
Le présent accord est établi en autant d’exemplaires qu’il y a de signataires et un exemplaire signé sera remis à chaque signataire. Il fera l’objet des formalités de dépôt et de publicité prévues par les dispositions légales auprès de la DIRECCTE via la plateforme de télé-procédure du ministère du travail et du greffe du Conseil des Prud’hommes.
Article 8-Entrée en vigueur
Le présent accord entrera en vigueur à l’occasion des prochaines élections des représentants du personnel, en février 2019.
Article 9-Information du personnel
Une information complète sera assurée par la direction de l’organisme au travers des publications internes sur l’Intranet de la CPAM du Haut-Rhin.
