ACCORD RELATIF AUX MODALITES D’ORGANISATION PAR VOTE ELECTRONIQUE DES ELECTIONS PROFESSIONNELLES
AU SEIN DE L’UNITE ECONOMIQUE ET SOCIALE
KING JOUET FRANCE
ACCORD RELATIF AUX MODALITES D’ORGANISATION PAR VOTE ELECTRONIQUE DES ELECTIONS PROFESSIONNELLES
AU SEIN DE L’UNITE ECONOMIQUE ET SOCIALE
KING JOUET FRANCE
ENTRE LES SOUSSIGNEES :
L’
UES KING JOUET France (ci-après dénommée l’UES KJ France) composée à date des sociétés suivantes :
DISTRITOYS SAS
Société par actions simplifiées au capital de 17 232 119,72 € Dont le siège social est situé ZI des Blanchisseries B.P. 189 — 38505 VOIRON CEDEX Immatriculée sous le numéro 057 502 726 RCS Grenoble
KING JOUET LOGISTIQUE SAS
Société à Responsabilité Limitée au capital de 1 345 200 € Dont le siège social est situé ZI des Blanchisseries B.P. 189 — 38505 VOIRON CEDEX Immatriculée sous le numéro 482 286 424 RCS GRENOBLE
JOUET ONLINE SARL
Société à responsabilité limitée au capital de 30 489.80 € Dont le siège social est situé ZI des Blanchisseries B.P. 189 — 38505 VOIRON CEDEX Immatriculée sous le numéro 351 996 079 RCS Grenoble
KING JOUET SAS
Société par Actions Simplifiées au capital de 16 600 000 € Dont le siège social est situé ZI des Blanchisseries B.P. 189 — 38505 VOIRON CEDEX Immatriculée sous le numéro 347 926 719 RCS Grenoble
NEW MTF
Société par actions simplifiée au capital de 100 000 € dont le siège social est sis ZI des Blanchisseries B.P. 189 — 38505 VOIRON CEDEX Immatriculée sous le numéro 888 360 419 RCS Grenoble
DISTRITOYS HOLDING
Société par actions simplifiée au capital de 1 000 € dont le siège social est sis ZI des Blanchisseries 38500 VOIRON Immatriculée sous le numéro 982 169 203 RCS Grenoble
Représentées par XXX, agissant en qualité de Directeur des Ressources Humaines, et ayant tous pouvoirs (pouvant ci-après être dénommées la Direction).
D'une part,
ET :
L’organisation syndicale CFDT
Représentée par XXX Délégué Syndicale Centrale au sein de l’UES KJ France
L’organisation syndicale FO
Représentée par XXXX, Délégué Syndical Central au sein de l’UES KJ France En présence de
L’organisation syndicale CGT
Représentée par XXXX, Déléguée Syndicale au sein de NEW MTF
L’organisation syndicale CFTC
Représentée par XXXX, Déléguée Syndicale au sein de NEW MTF
D'autre part,
PREAMBULE Afin de faciliter l’organisation des élections de renouvellement du comité social et économique et de favoriser la participation des salariés, la direction et les organisations syndicales représentatives ont étudié la possibilité et les modalités de mise en place d’un système de vote électronique. Conformément aux dispositions de l’article L 2314-26 et R 2314-5 du code du travail, les élections du CSE peuvent être réalisées par vote électronique. Le présent accord a notamment pour objet de préciser les conditions de recours à un prestataire de vote électronique et les modalités d’organisation du vote électronique. Il est rappelé que conformément aux dispositions légales, les modalités techniques et fonctionnelles de vote, le calendrier électoral et la répartition des sièges seront définis dans le protocole d’accord préélectoral (ou à défaut la décision unilatérale de la Direction après décision de la DREETS concernant la répartition du personnel dans les collèges électoraux et des sièges entre les différents collèges). Des réunions de négociations ont été menées entre les organisations syndicales représentatives et la Direction le 8 mars 2024 et le 29 mars 2024.
Il a été décidé ce qui suit :
Article 1. Champ d’application Le présent accord s’applique à l’ensemble des sociétés composant l’UES KING JOUET France. Article 2. Recours à un prestataire de vote électronique Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, la conception et la mise en place du système de vote électronique seront confiées à un prestataire de service externe, choisi par la Direction et en concertation avec les délégués syndicaux et respectant le cahier des charges prévu par les dispositions du présent accord. En cas de désaccord, le choix final appartiendra à la Direction. Les modalités d’organisation des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral, dans le cadre du protocole d’accord préélectoral (ou à défaut la décision unilatérale de la Direction après décision de la DREETS concernant la répartition du personnel dans les collèges électoraux et des sièges entre les différents collèges). Les coordonnées du prestataire, si le choix de celui-ci est déjà arrêté, seront précisées dans le protocole d’accord préélectoral (ou à défaut la décision unilatérale de la Direction après décision de la DREETS concernant la répartition du personnel dans les collèges électoraux et des sièges entre les différents collèges), qui comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.
Le prestataire aura en charge :
la gestion de la préparation des élections par vote électronique, sous le contrôle de la Direction des Ressources Humaines;
la mise en œuvre du système de vote électronique;
la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote électronique et
l’élaboration des états des résultats permettant l’affectation des sièges.
Le système de vote électronique retenu doit respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin et le prestataire devra s’engager à assurer le respect de :
La sincérité et l’intégrité du vote ;
L’anonymat et le secret du vote ;
L’unicité du vote ;
La confidentialité et la liberté du vote.
Le système de vote électronique du prestataire devra avoir été soumis à une expertise indépendante conformément aux articles R. 2324-8 et R. 2314-12 du Code du travail. Le rapport d’expertise sera annexé au cahier des charges fourni par le prestataire. Un exemplaire sera également transmis à chaque organisation syndicale. Article 3. Modalité d’organisation du vote
Article 3-1 Recours exclusif au vote électronique
Les parties conviennent que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe. Article 3-2 Communication des listes électorales et des listes de candidats Les listes électorales seront établies par l’employeur dans le respect des délais fixés dans le protocole d’accord préélectoral (ou à défaut la décision unilatérale de la Direction après décision de la DREETS concernant la répartition du personnel dans les collèges électoraux et des sièges entre les différents collèges).
Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire sera effectué sous la responsabilité de la Direction.
L'intégration et le contrôle des candidatures sont effectués dans les mêmes conditions.
Les listes électorales et les listes de candidats seront transmises au prestataire qui assure leur sécurité et confidentialité. Les données pouvant être enregistrées sont les suivantes :
Pour les listes électorales : les noms, prénoms, âge, ancienneté, le site de rattachement, collège ainsi que le cas échéant la mention de son éligibilité.
Pour le fichier d’émargement : collège, nom et prénom des électeurs, horodatage
du vote ;
Pour les listes des candidats : nom de la liste, collège, nom, prénom des candidats, titulaire ou suppléant, appartenance syndicale le cas échéant ou liste libre, date de naissance, date d’entrée dans l’entreprise ;
Pour la liste des résultats : nom de la liste, nom, prénom des candidats, date de naissance, élu, non élu, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant ou liste libre, collège, destinataires tel que mentionnés ci-après.
Les destinataires de ces informations sont les suivants :
Pour les listes électorales : électeurs, syndicats, collaborateurs du service Ressources Humaines ;
Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, collaborateurs du service Ressources Humaines ;
Pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, collaborateurs du service Ressources Humaines ;
Pour les listes des résultats : électeurs, syndicats ayant participé à la négociation du protocole d’accord préélectoral, collaborateurs du service Ressources Humaines et Direction, centre de traitement des résultats des élections professionnelles.
Les professions de foi doivent également être communiquées par la Direction au prestataire au format électronique requis pour permettre leur intégration dans la plateforme de vote et leur consultation en ligne.
Les listes des candidats seront présentées à l’écran de manière aléatoire afin de ne pas privilégier une liste. La dimension des bulletins et la typographie utilisée seront identiques pour toutes les listes. Article 3-3 Tests et vérifications En présence des membres du bureau de vote et des représentants des listes de candidats, le prestataire :
procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé.
Article 3-4 Déroulement de l’opération de vote Le vote électronique se déroulera, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée laquelle sera précisée par le protocole d’accord préélectoral (ou à défaut la décision unilatérale de la Direction après décision de la DREETS concernant la répartition du personnel dans les collèges électoraux et des sièges entre les différents collèges).
La plateforme de vote sera accessible 24h/24 et 7j/7 depuis tout poste informatique connecté à internet pendant cette période.
Une note explicative précisant les conditions et règles de fonctionnement du vote sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l’avance avant l’ouverture du scrutin pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote. Chaque électeur recevra également ses informations de connexion (un code d’identification et un mot de passe généré de façon aléatoire) et l’adresse électronique permettant l’accès au site de vote.
Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture du vote électronique (y compris durant le temps de travail), de n’importe quel terminal internet, d’un smartphone, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature.
Chaque électeur aura accès aux scrutins correspondant à son collège d’appartenance et le cas échéant à son établissement distinct.
L’électeur devra pouvoir modifier son choix avant validation. La validation entrainant transmission du vote et émargement, fait l’objet d’un accusé de réception que l’électeur devra pouvoir conserver.
Article 3-5 Garantie de confidentialité pendant la durée du scrutin Afin de répondre aux exigences posées par les articles L. 2314-21 à 23 et L. 2324-19 à 21 du code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur sont séparés. L’opinion émise par l’électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier des électeurs. Ce circuit garantit le secret du vote et la sincérité des opérations électorales. Le prestataire fera une démonstration auprès des organisations syndicales ayant signées le PAP et la direction sur les modalités de vote et le déroulement du bureau de vote. Le prestataire détaillera également les conditions qui permettent la confidentialité des votes.
Les membres du bureau de vote et les représentants de la Direction, notamment le service Ressources Humaines désignés au protocole préélectoral pourront consulter, grâce à une clé d’accès personnelle, le taux de participation et la liste d’émargement. Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin.
La direction enverra régulièrement le taux de participation aux Organisations syndicales ayant présentées une liste durant le scrutin. Article 3-6 Formation au système de vote électronique Les membres du bureau de vote, les représentants du personnel et les représentants de listes bénéficieront avant les scrutins d’une formation sur le système de vote électronique retenu.
Article 3-7 Assistance Une cellule d’assistance sera chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.
Cette cellule comprendra un ou plusieurs représentants de la Direction ainsi qu’un ou plusieurs représentants du prestataire.
Le prestataire fournira une assistance fonctionnelle par courriel et par téléphone pendant le vote.
Par ailleurs, le prestataire devra pouvoir garantir une continuité en cas de panne du système principal et un dispositif de secours devra prendre le relais.
Article 3-8 Dépouillement et résultats A l’heure de clôture du scrutin définie dans le protocole préélectoral (ou à défaut la décision unilatérale de la Direction après décision de la DREETS concernant la répartition du personnel dans les collèges électoraux et des sièges entre les différents collèges), le site de vote n’est plus accessible aux électeurs.
En présence des membres du bureau de vote et des représentants des listes de candidats, le prestataire contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
Les clés sécurisées délivrés au moment du scellement de l’urne sont introduites dans le système pour le descellement. L’attribution des sièges et la désignation des élus seront conformes aux dispositions du protocole d’accord préélectoral (ou à défaut la décision unilatérale de la Direction après décision de la DREETS concernant la répartition du personnel dans les collèges électoraux et des sièges entre les différents collèges).
Article 3-9 Conservation des données Le prestataire conservera, jusqu’à l’expiration du délai de recours et lorsqu’une action contentieuse aura été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. A l’expiration de ces délais, les fichiers supports seront détruits.
La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.
Article 4. Protection des données à caractère personnel La mise en place d'une solution de vote électronique nécessite le recours à des fichiers contenant des données à caractère personnel. A ce titre, l’ensemble des données bénéficieront de la protection apportée par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et le règlement européen n° 2016/679.
Le prestataire en charge de la mise en œuvre du vote électronique s'engagera à présenter toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement européen n° 2016/679 et garantisse la protection des droits des personnes concernées.
Le prestataire prendra toutes les mesures techniques et organisationnelles requises afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque.
Article 5. Révision de l’accord II pourra être révisé à tout moment par voie d'avenant signé entre la Direction et tout ou partie des organisations syndicales signataires ou ayant adhéré au présent accord, dans les conditions définies à l’'article L. 2222-5 du Code du travail.
II pourra par ailleurs être dénoncé dans les conditions prévues à l’'article L.2222-6 du Code du travail moyennant le respect d'un préavis de trois mois.
Article 6. Durée de l’accord Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée à compter de sa signature par les parties. Il s’applique à toutes les élections professionnelles organisées au sein de l’UES KING JOUET France. Article 7. Formalités de dépôt, entrée en vigueur Le présent accord sera déposé à la DREETS de l’Isère et un exemplaire sera déposé au Secrétariat-greffe du Conseil de Prud’hommes de Grenoble, conformément à la procédure de droit commun prévue aux articles D.2231-2 et suivants du Code du travail. Il entrera en vigueur au jour de sa signature. Le présent accord sera porté à la connaissance du personnel par affichage dans les locaux de l’UES. Il sera également diffusé sur l’intranet de l’UES.
Pour les sociétés composant l’UES KING JOUET
France
XXXX Directeur des Ressources Humaines Groupe
Pour les organisations syndicales représentatives
au sein de l’UES KING JOUET France
Pour l’organisation syndicale CFDT
XXXX
Pour les sociétés composant l’UES KING JOUET
France
XXXX Directeur des Ressources Humaines Groupe
Pour les organisations syndicales représentatives
au sein de l’UES KING JOUET France
Pour l’organisation syndicale CFDT
XXXX
Fait à Voiron, le 04/04/2024,
Signé électroniquement par XXX le 05/04/2024 10:50:51
Signé électroniquement par XXX le 04/04/2024 18:45:32
En présence de
Pour l’organisation syndicale CGT
XXXXX
Pour l’organisation syndicale CFTC
XXXXX
Pour l’organisation syndicale CGT
XXXXX
Pour l’organisation syndicale CFTC
XXXXX Signé électroniquement par XXX le 05/04/2024 09:08:31
