Accord sur la Base de Données Économiques Sociales et Environnementales (BDESE)
Entre les soussignés :
La Société
x, dont le siège social est situé au x, portant le SIRET x et représentée par x, agissant en qualité de Directeur de site,
D’une part,
Et :
Les organisations syndicales représentatives suivantes :
X Délégué syndical CFE-CGC
X Délégué syndical CFDT
X Délégué syndical CGT
D’autre part,
ÉTANT PRÉALABLEMENT EXPOSÉ CE QUI SUIT : La Base de Données Economiques Sociales et Environnementales (BDESE) a été instaurée par la loi afin de rassembler des informations nécessaires aux consultations et informations dites « récurrentes » du CSE et que l’employeur doit mettre à disposition des représentants du personnel. Selon l’administration, l’objectif de la BDESE est de « changer le mode de relations entre élus et employeurs pour qu’il soit plus participatif, fondé sur une vision plus prospective des données de la société, et à terme plus simple » (Circulaire DGT du 18 mars 2014). Elle permet ainsi de structurer et de regrouper par grandes thématiques les informations transmises de manière récurrente au CSE. Elle permet également de favoriser l’appropriation de ces informations par les institutions représentatives du personnel, et de faciliter les échanges constructifs avec l’employeur. Les dispositions du Code du travail permettent d’ouvrir le champ de la négociation collective à l’architecture, au contenu et plus globalement au fonctionnement de la BDESE pour l’adapter au mieux à l’entreprise. C’est dans ce contexte que s’inscrit le présent accord, l’employeur et les organisations syndicales ayant décidé de se rapprocher afin de construire une BDESE au plus proche de la réalité de la société.
SOMMAIRE Table des matières
TOC \o "1-3" \h \z \u 1 / Champ d'application et objet de l’accord PAGEREF _Toc126226101 \h 4
2 / Hiérarchisation des données et des accès de la BDESE PAGEREF _Toc126226102 \h 4
3 / Contenu de la BDESE PAGEREF _Toc126226103 \h 4
4 / Modalités d’accès et d’actualisation des données mises à disposition dans la BDESE PAGEREF _Toc126226104 \h 5
5 / Confidentialité PAGEREF _Toc126226105 \h 7
6 / Suivi de la constitution de la BDESE PAGEREF _Toc126226106 \h 8
7 / Durée et modalités de l’accord PAGEREF _Toc126226107 \h 8
EN CONSÉQUENCE DE QUOI, IL A ÉTÉ CONVENU ET ARRÊTÉ CE QUI SUIT :
1 / Champ d'application
La Base de Données Economiques Sociales et Environnementales (BDESE) est mise en place au niveau de la société X. L'objet de cet accord est de définir le champ d'application, les modalités d'accès, d'actualisation, de confidentialité, de contenu, d'organisation et d'exploitation de la BDESE au sein de la société. L'objet de cet accord est également de définir la structure d'accompagnement des évolutions de la BDESE.
2 / Accès à la BDESE
La BDESE est accessible aux membres du CSE et aux délégués syndicaux.
3 / Contenu de la BDESE
La BDESE sera organisée autour des thèmes suivants :
Situation financière de l’entreprise
Investissement social, matériel et immatériel,
Egalité professionnelle entre femmes et hommes au sein de l’entreprise,
Fonds propres, endettement,
Rémunération des dirigeants et salariés dans l’entreprise,
Activités sociales et culturelles,
Rémunération des financeurs,
Flux financiers à destination de l’entreprise,
Les conséquences environnementales de l’activité de l’entreprise.
Le contenu des thèmes retenus pour la BDESE figure en annexe 2. Ces informations portent sur les deux années précédentes et l'année en cours.
4 / Modalités d’accès et d’actualisation des données mises à disposition dans la BDESE
Modalités d’accès
La mise en place de la BDESE est progressive. Les parties conviennent que la première année de la mise en place de la BDESE, celle-ci ne reprendra pas l’historique des données chiffrées des 2 années précédentes. La BDESE ne sera donc réputée complète avec une comparaison sur les 2 années précédant l’année en cours qu’à partir de la 3ème année d’existence de la BDESE, à savoir courant 2027. Les principes suivants sont constants dans les évolutions à venir de la BDESE :
La BDESE est accessible informatiquement sur le réseau de l’entreprise, dans un répertoire intitulé « BDESE ». Elle est accessible en tout lieu au moyen d’une connexion internet sécurisée par l’authentification renforcée.
La BDESE permet l’export des données (PDF, Excel, Word etc.).
La BDESE n’est accessible que pour les membres définis ci-dessus à l’article 2.
La BDESE est accessible par principe en permanence (24H/24) aux membres définis ci-dessus à l’article 2, sauf dans l’hypothèse où des opérations de maintenance et/ou des évolutions majeures auront lieu.
La Direction est responsable de la mise en œuvre de la BDESE et de ses évolutions.
La Direction est responsable de la véracité des données figurant dans la BDESE.
Il est rappelé que la société informera le CSE au début de chacune des procédures de consultation dite « récurrente » de la mise à disposition dans la BDESE des informations prévues par le présent accord et/ou communiquera ces informations directement au CSE.
Les bénéficiaires de la BDESE sont informés de l'actualisation de ces informations de la manière suivante :
soit par mail ;
soit à l'occasion de la réunion de l'instance représentative du personnel concerné (avec mention dans l'ordre du jour) ; sur l’ordre du jour de la réunion de l’instance sera précisée la date de mise à disposition des informations dans la base.
La perte ou le non-renouvellement du mandat de représentation du personnel autorisant l’accès à la BDESE entraîne la suppression immédiate des droits d’accès à la BDESE.
La modification des documents ou des informations contenus dans la BDESE sont interdits.
Actualisation de la BDESE
La BDESE constitue un outil et à terme une simplification dans la mise à disposition et la transmission des informations données aux représentants élus du personnel. Sa mise à jour est par nature dynamique. Certaines données peuvent présenter un caractère définitif, pour exemple celles déclarées pour les années n-2, voire n-1. D’autres données sont périodiquement mises à jour. Ainsi :
Les données de l’année en cours : elles peuvent par nature évoluer au cours de l’année, notamment à l’occasion des reportings présentés en réunion CSE ou réunion de négociation. Les parties conviennent qu’une mise à jour annuelle est retenue ici.
Concernant la prospective sur les années suivantes, les informations seront représentées sous forme de données chiffrées ou à défaut de grandes tendances. La Direction expliquera les raisons qui l’empêchent de présenter des données chiffrées.
Exploitation de la BDESE
Étant donné l’importance stratégique et la confidentialité des informations contenues dans la BDESE, la Direction met en œuvre les solutions et dispositions garantissant le meilleur niveau de sécurité. Elle veille notamment aux meilleurs choix concernant la sécurité, la disponibilité, l’hébergement et l’exploitation de cette source d’informations.
Unités de référence
La BDESE doit être la plus précise et la plus transparente possible :
Les effectifs s’expriment en nombre de salariés (par tête ou en « équivalent temps plein » : ETP) ;
La durée du travail s’exprime en heures et en jours ;
Les informations portant sur les valeurs financières s’expriment en euros (ou milliers d’euros).
Limites et/ou précautions d’utilisation
Il est à rappeler que le répertoire privé intitulé « BDESE » est uniquement consultable par principe par les membres du CSE et les délégués syndicaux, et la Direction à toute fin en lien direct avec les différentes consultations et réunions du CSE.
Maintenance, réparation et système de recours
En cas de nécessité de maintenance, de réparation ou de mise à jour du système informatique de la société, il conviendra de prévenir le Service RH qui se rapprochera du support informatique.
5 / Confidentialité
Confidentialité des accès
Le répertoire « BDESE » est accessible par les utilisateurs identifiés, chacun s’étant préalablement connecté via son identifiant et son mot de passe individuel.
Ils ne sauraient être communiqués à qui que ce soit.
Devoir de discrétion et confidentialité des documents
L’accès à la BDESE s’accompagne d’une obligation stricte de discrétion sur les informations confidentielles pour les personnes y ayant accès (article L2323-7-2 dernier alinéa). À cet effet, une charte est signée avant l’accès aux données par tout utilisateur. Cette charte figure à l’annexe du présent accord. Les informations figurant dans la BDESE qui revêtent un caractère confidentiel sont présentées comme telles par la Direction. La durée du caractère confidentiel est précisée sur le document, si la confidentialité n’est pas permanente. Les documents présentant un caractère fort de confidentialité comportent au moment de la consultation et de l’impression un filigrane.
Exploitation de la BDESE
La BDESE vient en appui des différentes consultations et réunions du CSE. Elle ne peut pas être utilisée dans un autre cadre que celui des échanges entre la direction et les membres du CSE.
6 / Suivi de la constitution de la BDESE
L’entreprise est chargée de suivre les différentes évolutions conceptuelles et structurelles de l’accord et/ou des évolutions apportées par l’évolution législative comme par exemple la modification des textes législatifs réglementant les dispositions sur la BDESE. Une réunion annuelle avec les délégués syndicaux signataires sera consacrée au bilan d’application de l’accord. A cette occasion, seront notamment évoquées les éventuelles évolutions réglementaires du contenu de la BDESE en vue d’une éventuelle révision du présent accord, ainsi que les éventuelles modifications à apporter au présent accord compte tenu des retours d’expérience sur le fonctionnement de la BDESE et de la démarche d’amélioration permanente engagée par les partenaires sociaux.
7 / Durée et modalités de l’accord
Durée de l’accord
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.
Date d’entrée de l’accord
La date d’entrée en application de cet accord interviendra une fois que les formalités de dépôt auront été accomplies.
Révision de l’accord
Chacune des parties signataires pourra demander la révision du présent accord, notamment si les dispositions légales, réglementaires ou conventionnelles dans le cadre desquelles il a été conclu venaient à être modifiées ou supprimées, remettant en cause l’esprit même et l’équilibre de ce dernier. La demande de révision peut intervenir à tout moment, à l’initiative de l’une des parties signataires. Tout signataire introduisant une demande de révision doit l’accompagner d’un projet sur les points révisés. Elle doit être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception à chaque signataire. Toute modification du présent accord donnera lieu à l’établissement d’un avenant qui sera soumis aux mêmes formalités de publicité et de dépôt que celles donnant lieu à la signature du présent accord.
Dans l’hypothèse d’une modification des dispositions légales, réglementaires ou de la convention collective nationale de branche mettant en cause directement les dispositions du présent accord, des discussions devront s’engager dans les 30 jours suivant l’arrêté d’extension, la parution du décret ou de la loi.
Dénonciation de l’accord
Chaque partie signataire peut dénoncer le présent accord. La dénonciation devra être notifiée par son auteur aux autres parties signataires ainsi qu’à la DREETS, et ce, par lettre recommandée avec accusé de réception. Cette dénonciation prendra effet trois mois après la réception de cette demande. Pour le reste, il sera fait application des dispositions légales prévues à l’article L.2261-11 du Code du travail.
Notification, dépôt et publicité
Conformément aux dispositions législatives et réglementaires en vigueur, le texte du présent accord sera déposé sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du Travail prévue à cet effet www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr/PortailTeleprocedures/ pour transmission à la Direction Régionale de l’Economie, de l’Emploi, du Travail et des Solidarités (DREETS). Un exemplaire du présent accord sera également remis au Secrétariat du Greffe du Conseil des Prud’hommes compétant. Enfin, il sera affiché sur les panneaux du personnel prévus à cet effet. Fait à X , en 7 exemplaires originaux le 4 juin 2024
Pour la CFDTPour la CFE CGCPour la CGT
Pour la Direction
Annexe 1 : Charte Confidentialité des informations
Certaines informations sont sensibles, voire très sensibles pour la société. Chaque personne pouvant consulter des données dans La Base de Données Economiques Sociales et Environnementales (« BDESE ») s’engage préalablement sur le respect de la confidentialité.
Les informations confidentielles sont présentées comme telles par l’employeur dans la BDESE (ou lors de leur communication au CSE).
C’est l’employeur qui décide d’attribuer ou pas un caractère confidentiel aux informations qu’il délivre.
Tout document ajouté par l’employeur à la BDESE portera un filigrane de confidentialité si nécessaire.
L’article R.2323-7-2 du Code du travail prévoit que lorsque des informations confidentielles sont présentées comme telles par l’employeur dans la base de données, il précise la durée du caractère confidentiel de ces informations, que les personnes ayant accès à la base sont tenues de respecter.
Annexe 2 : Contenu de l’accord BDESE
NB : Lorsqu’un même document est cité dans plusieurs rubriques, nous convenons que ce document sera enregistré par informatique dans le dossier correspondant à la première rubrique dans laquelle il a été cité ou de le mettre à plusieurs endroits même si c’est en doublon.
CODE RUBRIQUE
CODE SOUS RUBRIQUE
SOUS RUBRIQUE
DOCUMENT FOURNI
DATE APPROXIMATIVE / RYTHME
CONFIDENTIEL
A
SITUATION FINANCIÈRE DE L'ENTREPRISE
Bilan comptable
Compte annuel (Chiffres clés)
Fourni 1 fois par an
Oui
A1 Chiffre d'affaires Valeur ajoutée Résultat d’exploitation Résultat net
CODE RUBRIQUE
CODE SOUS RUBRIQUE
SOUS RUBRIQUE
DOCUMENT FOURNI
DATE APPROXIMATIVE / RYTHME
CONFIDENTIEL
B
INVESTISSEMENT SOCIAL
Fichier NAO
Fourni 1 fois par an
Oui
B1
Évolution des effectifs par type de contrat, par statut et par sexe
nombre de salariés titulaires d'un contrat de travail à durée indéterminée
nombre de salariés titulaires d'un contrat de travail à durée déterminée ;- nombre de contrat de professionnalisation et de contrat d’apprentissage
Répartition des effectifs par âge et par catégorie professionnelle
Répartition de l’ancienneté par coefficient
Pyramide des âges
Mis à jour 1 fois par an
B2
Évolution de l'emploi des personnes handicapées et mesures prises pour le développer :
déclaration annuelle au regard de l'obligation d'emploi de l'entreprise.
Mesures envisagées pour respecter l’OETH
1 fois par an Oui
B3
Évolution du nombre de stagiaires
1 fois par an Non
B4
Formation professionnelle : investissement en formation, publics concernés :- les orientations de la formation professionnelle dans l'entreprise telles qu'elles résultent de la consultation annuelle sur les orientations stratégiques ;- le bilan des actions comprises dans le plan de formation de l'entreprise pour l'année antérieure et pour l'année en cours comportant la liste des actions de formation, bilan ce compétences, CIF, VAE, rapportés aux effectifs concernés répartis par catégorie socio- professionnelle ;
Rapport annuel 1 fois par an Oui
CODE RUBRIQUE
CODE SOUS RUBRIQUE
SOUS RUBRIQUE
DOCUMENT FOURNI
DATE APPROXIMATIVE / RYTHME
CONFIDENTIEL
C
INVESTISSEMENT MATÉRIEL ET IMMATÉRIEL
oui
C1 Orientations stratégiques : Liste des projets annuels en lien avec le budget CAPEX
Fourni 1 fois par an
CODE RUBRIQUE
CODE SOUS RUBRIQUE
SOUS RUBRIQUE
DOCUMENT FOURNI
DATE APPROXIMATIVE / RYTHME
CONFIDENTIEL
D
ÉGALITÉ PROFESSIONNELLE ENTRE LES FEMMES ET LES HOMMES
Rapport égalité professionnelle
Rapport Annuel
Fourni 1 fois par an
Non
D1
Index de l'égalité professionnelle : - écart de rémunération entre les femmes et les hommes, calculé à partir de la moyenne de la rémunération des femmes comparée à celle des hommes, par tranche d'âge et par catégorie professionnelle ;- écart de taux d'augmentation individuelle de salaire entre les femmes et les hommes ;- pourcentage de salariés ayant bénéficié d'une augmentation dans l'année suivant leur retour de congé de maternité - le nombre de salariés du sexe sous-représenté parmi les dix salariés ayant perçu les plus hautes rémunérations
Index Egalite Homme Femme
Lorsque l'index est bon, il n'y a pas d'objectif.
Fourni 1 fois par an, autour du 1er mars de l’année
CODE RUBRIQUE
CODE SOUS RUBRIQUE
SOUS RUBRIQUE
DOCUMENT FOURNI
DATE APPROXIMATIVE / RYTHME
CONFIDENTIEL
E
FONDS PROPRES, ENDETTEMENT ET IMPOTS
Bilan comptable
Compte annuel
(Etat de synthèse)
Une fois par an,
Oui
E1 Emprunts et dettes financières,
CODE RUBRIQUE
CODE SOUS RUBRIQUE
SOUS RUBRIQUE
DOCUMENT FOURNI
DATE APPROXIMATIVE / RYTHME
CONFIDENTIEL
F
RÉMUNÉRATION DES SALARIÉS ET DIRIGEANTS
Fichier NAO
Fourni 1 fois par an
Oui
F1 Évolution du salaire de base mensuel moyen par catégorie et par sexe (incluant le Codir) Evolution du salaire minimum et maximum par coefficient et par sexe (incluant le codir)
F2 Salaire de base minimum Grille des salaires issue de la politique salariale
F3 Épargne salariale : Evolution de l’intéressement et de l’abondement
CODE RUBRIQUE
CODE SOUS RUBRIQUE
SOUS RUBRIQUE
DOCUMENT FOURNI
DATE APPROXIMATIVE / RYTHME
CONFIDENTIEL
G
ACTIVITES SOCIALES ET CULTURELLES
Oui
G1
Montant de la contribution aux activités sociales et culturelles du comité d'entreprise
Fourni une fois par an
CODE RUBRIQUE
CODE SOUS RUBRIQUE
SOUS RUBRIQUE
DOCUMENT FOURNI
DATE APPROXIMATIVE / RYTHME
CONFIDENTIEL
H
REMUNERATION DES FINANCEURS
NC
H1 Rémunération des actionnaires Rémunération de l’actionnariat salarié Non concerné Non concerné
I
FLUX FINANCIERS
Bilan comptable
Une fois par an,
Oui
I1 Chiffre d'affaires, bénéfices ou pertes constatés Résultats d'activité en valeur et en volume Affectation des bénéfices réalisés
Bilan comptable Une fois par an
Aides publiques Non concerné
Réduction d'impôts Non concerné
Exonération et réductions de cotisations sociales Non concerné
Crédits d'impôts Non concerné
Mécénat Non concerné
CODE RUBRIQUE
CODE SOUS RUBRIQUE
SOUS RUBRIQUE
DOCUMENT FOURNI
DATE APPROXIMATIVE / RYTHME
CONFIDENTIEL
J
Les conséquences environnementales de l’activité de l’entreprise
Rapport 3P
Fourni 1 fois par an Non
J1
La politique environnementale de la société
Bilan des Incidents environnementaux (PSI, LOPC, plaintes…)
Bilan des impacts environnementaux (eau / air / déchets)
