ACCORD PORTANT SUR LE DROIT A LA DECONNEXION ET L’ARTICULATION ENTRE LA VIE PROFESSIONNELLE ET LA VIE PERSONNELLE
Entre d’une part, l’entreprise Marc SA, représentée par Madame …………………., en qualité de Responsable Ressources Humaines et assistée par …………………, Assistante Ressources Humaines,
Et d’autre part, Monsieur ………………, Délégué syndical CFDT assisté de Monsieur ……………….. représentant du personnel.
Il a été conclu l’accord ci-après
Préambule :
La Direction Générale souhaite par cet accord alerter et sensibiliser ses salariés à l’utilisation des outils numériques. Cet accord est conclu dans une logique d’optimisation des moyens modernes d’information et de communication au service de la stratégie d’entreprise et du bien-être au travail de nos salariés. Bien maîtriser ces outils est un impératif de bonne organisation du temps de travail, d’efficacité de communication et par conséquent de qualité de vie au travail, sans déperdition d’énergie inutile. L’utilisation inadéquate des Technologies de l’Information et de la Communication (TIC) peut détériorer la qualité de vie au travail et interférer dans la vie privée du salarié. L’apparition des outils numériques a modifié la gestion de l’information et a impacté nos pratiques professionnelles. La qualité de vie au travail vise d’abord le travail, les conditions de travail et les possibilités d’exercer son travail dans une bonne ambiance, dans le cadre de l’organisation. Elle est également associée à l’équilibre entre la vie professionnelle et la vie personnelle qui sont interdépendantes. Ces attentes sont celles de tous les salariés.
Article 1 : Champ d’application et périmètre de l’accord
Le présent accord s’applique à l’ensemble des établissements de l’entreprise MARC SA et à l’ensemble des salariés permanents et intérimaires (par l’intermédiaire de leur employeur, les agences d’intérim) dont l’entreprise a mis à disposition des outils numériques (téléphone portable et ordinateur) nécessaire à l’accomplissement de leur travail.
Article 2. Objectifs communs
Dans ce contexte, les parties signataires affirment leur volonté de mettre en œuvre, par le dialogue social, les actions favorisant la promotion de la qualité de vie au travail :
Favoriser l’engagement de tous
Améliorer la qualité de l’information partagée au sein de l’entreprise
Promouvoir la qualité des relations de travail
Maintenir la qualité des relations sociales basées sur un dialogue social constructif avec les représentants du personnel (et les salariés)
Adapter les modalités d’organisation du travail
Réfléchir sur la qualité du contenu du travail
Prendre en compte la qualité de l’environnement physique
Favoriser la possibilité de réalisation et de développement personnel
Favoriser la conciliation vie professionnelle/vie privée
Promouvoir l’égalité professionnelle
Article 3. Droit à la déconnexion
Les dérives potentielles de l’utilisation inadéquate des outils numériques peuvent impacter l’organisation du travail (décision prise dans l’urgence et l’immédiateté) et la santé des salariés (risques psycho-sociaux).
Les parties souhaitent sensibiliser les salariés à une meilleure utilisation des outils numériques. Les parties soulignent la nécessité de veiller à ce que l’usage des TIC respecte la finalité de ces outils en transmettant la juste information dans la forme adaptée et ainsi maîtriser leur utilisation.
Il est donc nécessaire que l’usage des outils numériques :
Ne devienne pas un mode exclusif d’animation des équipes et de transmission des consignes de travail ;
Respecte la qualité du lien social au sein des équipes et avec le/les responsable(s) hiérarchique(s) : maintien des réunions, des entretiens
Garantisse le maintien d’une relation de qualité et de respect du salarié tant sur le fond que sur la forme de la communication.
Se déconnecter est gage d’équilibre pour le salarié.
3.1 Application de la loi n°2016-1088 du 8 août 2016
Depuis le 1er janvier 2017, le droit à la déconnexion est entré en vigueur dans le cadre de la loi Travail.
La loi n°2016-1088 du 8 août 2016 octroie aux personnes travaillant dans des entreprises de plus de 50 salariés un droit à la déconnexion. L’objectif étant de préserver une distinction entre vie privée et vie professionnelle, pour éviter le sentiment de rattachement au travail et de l’intrusion que celle-ci pourrait induire dans la sphère privée.
3.2 Définitions
Droit à la déconnexion
Le droit à la déconnexion correspondant au droit pour le salarié de ne pas être connecté aux outils numériques et de ne pas être contacté y compris sur les outils de communications personnels, pour un motif professionnel en dehors de son temps de travail habituel.
Les outils numériques
Les outils numériques visés sont :
Les outils numériques physiques : ordinateurs, tablettes, téléphones portables, réseaux filaires, etc. ;
Les outils numériques dématérialisés permettant d’être joint à distance : messagerie électronique, logiciels, connexion wifi, internet/extranet, etc.
Le temps de travail
Le temps de travail habituel correspond aux heures de travail du salarié durant lesquels il demeure à la disposition de l’entreprise. Ce temps comprend les heures normales de travail du salarié et les éventuelles heures supplémentaires. En sont exclus, les temps de repos quotidien et hebdomadaire, les temps de congés payés et autres congés exceptionnels ou non, les temps de jours fériés et de jours de repos, les temps d’absences autorisées et de suspension du contrat de travail (absence maladie, congé maternité, etc.). La société Marc possède deux types d’aménagement du temps de travail. Une partie de ses effectifs est encadré par la modulation du temps de travail (formalisée dans un planning annuel) et l’autre par le forfait jour. Les horaires collectifs sont indiqués par affichage dans chaque établissement. Les salariés bénéficient d’un repos quotidien de 11 heures consécutives entre deux journées de travail et d’un repos hebdomadaires de 35 heures consécutives.
3.3 Sensibilisation sur le droit à la déconnexion
Session de sensibilisation
L’entreprise s’engage à organiser des sessions de sensibilisation aux bonnes pratiques et à un usage raisonné et équilibré des outils numériques et de communication professionnels mais également sur les risques et les enjeux ( Exemple : flash info R.H.; note de sensibilisation à l’encadrement, intégration du sujet dans la formation Droit du travail).
L’entreprise communiquera également auprès des interlocuteurs grands comptes des sociétés d’intérim afin qu’elles sensibilisent les intérimaires qui ont des outils numériques mis à disposition dans le cadre de leurs missions.
SUIVI DE L’USAGE DES OUTILS NUMERIQUES
Les mesures et engagements pris par l’entreprise dans le présent accord sont susceptibles d’évolution pour tenir compte des demandes et besoins de salariés. Lors des Entretiens individuels annuels, les salariés ont la possibilité d’aborder avec leur hiérarchie (N+1) la question du droit à la déconnexion et plus généralement sur l’utilisation des outils numériques et de communication professionnels. Si les mesures de suivi font apparaître des risques pour les salariés ou des difficultés, l’entreprise s’engage à mettre en œuvre des actions préventives et/ou correctives propres à faire cesser ce risque et lever les difficultés. Les services de santé au travail peuvent également être sollicités. Par exemple, le sujet pourra être abordé lors d’un PASS Chantiers (Point d’arrêt santé sécurité), lors des réunions « Droit d’expressions » ou dans une note diffusée aux salariés.
BILAN ANNUEL SUR L’USAGE DES OUTILS NUMERIQUES PROFESSIONNELS DANS L’ENTREPRISE
L’entreprise s’engage à élaborer une synthèse des remontées, sur les éventuels problèmes évoqués par les salariés, lors des entretiens annuels. Elle fera également cette synthèse sur les bonnes pratiques afin de les généraliser.
3.4 Droit à la déconnection en dehors du temps de travail effectif
Les périodes de repos, de congés et de suspension du contrat de travail doivent être respectées par l’ensemble des acteurs de l’entreprise.
Déconnexion haute
Les managers ne peuvent pas contacter leurs subordonnés en dehors de leurs horaires de travail telle que définies au contrat de travail ou par horaire collectif applicable au sein de l’entreprise ainsi que pendant les repos hebdomadaires. Aucun salarié n’est tenu de prendre connaissance et de répondre à des courriels, messages ou appels téléphoniques à caractère professionnel en dehors de ses heures habituelles de travail, pendant ses congés payés, ses temps de repos et ses absences, quelle qu’en soit la nature.
Déconnexion basse
Les managers s’abstiennent, dans la mesure du possible et sauf urgence avérée, de contacter leur subordonnés en dehors de leurs horaires de travail telles que définies dans leur contrat de travail ou par l’horaire applicable au sein de l’entreprise ou du centre. Dans tous les cas, l’usage de la messagerie électronique ou du téléphone professionnel en dehors des horaires de travail doit être justifié par la gravité, l’urgence et/ou l’importance du sujet en cause. La société MARC SA se réserve le droit de contacter un salarié en cas de survenance d’un évènement exceptionnel, inopiné, de l’urgence qui nécessiterait son intervention. Il peut s’agir de raisons de sécurité ou des raisons impératives telles que les travaux urgents ou continus ou pour des raisons climatiques imprévisibles et en cas de contraintes commerciales et techniques imprévisibles.
3.5. Lutter contre la surcharge informationnelle liée à l’utilisation des T.I.C
Chaque salarié doit s’interroger sur la pertinence de l’utilisation de la messagerie électronique et professionnelle par rapport aux autres outils de communication disponibles :
- S’interroger sur le moment opportun pour adresser un courriel, un message ou joindre un collaborateur par téléphone ; - Ne pas solliciter de réponse immédiate si ce n’est pas nécessaire ; - Veiller à la pertinence des destinataires du courriel et à l’utilisation modérée des fonctions « répondre à tous » et « copie à » ; - Veiller à la précision de l’objet du courrier, cet objet devant permettre au destinataire d’identifier immédiatement le contenu du courriel ; - Veiller à la clarté, la neutralité et concision de son courriel ; - Respecter les règles élémentaires de politesse lors de l’envoi du courriel ; - Ne pas répondre sur le coup de la colère et s’interroger sur la manière dont va réagir le destinataire, s’obliger à une rigueur formelle dans la rédaction d’un message - S’interroger sur la pertinence et le volume des fichiers joints au courriel. - Ne pas activer les alertes sonores ou visuelles d’arrivée d’un nouvel courriel ou d’un appel téléphonique. En effet, les bruitages occasionnés par les notifications et alertes sonores de smartphones, mails et autres moyens de communication sont autant de sollicitations qui peuvent avoir des impacts de nature psycho-sociale et sur la santé. Ils sont sources de stress, et peuvent entraîner sur le moyen et long terme, une surcharge cognitive. - Eteindre ou privilégier le mode silencieux du téléphone portable en réunion L’entreprise rappelle l’interdiction d’utiliser les téléphones au volant.
Pour les absences prolongées ou les périodes de congés,
- De paramétrer le gestionnaire d’absence de bureau sur sa messagerie électronique et indiquer les modalités de contact d’un membre de l’entreprise en cas d’urgence ; Egalement, message sur le répondeur du téléphone… « je suis absent, veuillez contacter M X ».
De prévoir le transfert de ses courriels, de ses messages et de ses appels téléphoniques à un membre de l’entreprise, avec le consentement exprès de sa hiérarchie
En cas de circonstance particulière, nées de l’urgence et de l’importance des sujets traités, des exceptions à ces principes sont évidemment mis en œuvre. Il est recommandé de limiter les envois d’emails le week-end, le soir et pendant les congés.
Article 4. Articulation entre vie personnelle et vie professionnelle
4.1 Aménagement des temps de travail :
L’encadrement doit veiller à ce que les salariés prennent leurs congés et les salariés ont également la responsabilité de prendre leurs congés. L’entreprise, dans la mesure du possible, prend en compte les demandes d’aménagement du temps de travail pour aider les salariés à concilier leur vie professionnelle et leurs contraintes familiales. A ce titre, des demandes de temps partiels ont été accordées, notamment pour faciliter la parentalité. Autre exemple : au centre de Brest et au siège de Pleurtuit, l’entreprise a réservé des places de crèches pour les enfants de salariés. L’entreprise continuera, comme elle le fait déjà, à faire preuve de souplesse sur la prise de R.T.T. à l’initiative du salarié.
4.2. Forfait annuel en jours :
Il est précisé que, dans ce contexte, les salariés bénéficiant d’un forfait annuel en jours, en concertation avec l’entreprise, gèrent librement leur temps à consacrer à l’accomplissement de leur mission. L’amplitude des journées travaillées et la charge de travail devront rester raisonnables pour permettre de concilier vie professionnelle et vie personnelle. Les temps de repos quotidiens et hebdomadaires prévus par la législation sociale devront être respectés. Les responsables de service doivent anticiper, dans la mesure du possible, des délais réalistes pour les différents projets, en définissant clairement les priorités et les moyens matériels et humains nécessaires. Si un salarié en forfait annuel en jour constate qu’il ne sera pas en mesure de respecter ces durées minimales de repos, il peut, compte tenu de l’autonomie dont il dispose dans la gestion de son temps, avertir sans délai son supérieur hiérarchique afin qu’une solution alternative lui permettant de respecter les dispositions légales soient trouvées. L’employeur organise une fois par an un entretien avec le salarié pour évoquer sa charge de travail qui doit être raisonnable, l’organisation de son travail, l’articulation entre son activité professionnelle et sa vie personnelle ainsi que la rémunération.
4.3. Utilisation exceptionnelle des téléphones personnels sur le lieu de travail
Le téléphone personnel ne peut être utilisé qu’à titre exceptionnel sur le temps de travail pour des situations exceptionnelles. Il doit être utilisé au moment des pauses. En aucun cas, le téléphone personnel ne peut être utilisé de manière régulière pendant le temps de travail.
4.4. Optimisation des réunions
Favoriser l’usage des audio et visio conférences. Planifier des réunions dans la plage 8h30- 18h sauf urgence et activité spécifique Organiser des réunions efficaces : définir un ordre du jour, respect du temps prévu, inviter les participants réellement concernés, rédiger un compte rendu
4.5. Polyvalence pendant les congés et développement de l’autonomie des équipes
Suite à l’application du droit à la déconnection, l’ensemble des établissements de l’entreprise MARC S.A. favorisera la délégation des informations lors de prise de congés. La hiérarchie veillera à
partager les mots de passe avec des personnes du service, permettant un accès à la boîte mail de la personne absente.
supprimer les messages publicitaires, les éléments inutiles reçus dans les boites émails
traiter, transmettre ou trier les éléments urgents, et les mettre en avant lors du retour du collaborateur
faire réaliser si possible une partie du travail par un autre collaborateur de l’équipe
La mise en place d’un dispositif de relais ne se fera qu’au sein d’un même service et les notions de transparence et de confidentialité devront être rigoureusement respectées pour ne pas compromettre la polyvalence. Les responsables développent l’autonomie au sein des équipes afin d’être capable d’assumer la continuité de service, en son absence.
Article 5. Planning de mise en œuvre et modalités de suivi et d’évaluation
Les parties ont convenu de faire le point 1 fois par an, lors de la réunion du Comité d’entreprise de présentation du bilan social, sur l’avancée des actions dans le cadre de cet accord d’entreprise.
Article 6 : Modalités de publicité de l’accord
L’accord est porté à la connaissance des salariés par voie d’affichage sur les lieux de travail. Il pourra également être tenu à disposition de toute personne qui le demande.
Article 7. La durée de l’accord ou du plan d’action
L’accord est conclu pour une durée indéterminée. Les parties conviennent, en fonction des besoins, de pouvoir renégocier cet accord pour le faire évoluer.
Article 8. Dépôt de l’accord
Le présent accord sera déposé à la diligence de l’employeur en 2 exemplaires, auprès de la Direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi de Cesson-Sévigné ainsi que par voie électronique. Un exemplaire sera déposé auprès du secrétariat greffe du conseil des prud’hommes de Saint Malo.
