ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF A LA MISE EN ŒUVRE DU VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS DES REPRESENTANTS DU PERSONNEL
Entre,
D’une part,
La société GEPOR SAS, représentée par Monsieur XXX, agissant en sa Qualité de Président,
Et d’autre part,
Les organisations syndicales représentatives signataires,
Préambule
Il a été arrêté et convenu ce qui suit à la suite des réunions de négociation des 16 novembre,14 décembre 2018 et 8 janvier 2019. Afin de fiabiliser l’organisation des élections professionnelles, simplifier les opérations de dépouillement et favoriser la participation des salariés, les parties signataires conviennent de permettre de recourir au vote électronique pour les opérations de vote aux élections de leurs représentants du personnel dans le cadre de la mise place du CSE.
Dans ce cadre, et afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties signataires du présent accord conviennent que la mise en place du vote électronique sera confiée par Gepor à un prestataire extérieur spécialisé.
L’objet de cet accord est de définir des modalités communes d’utilisation de cet outil et en aucune façon de définir des règles sur l’organisation des élections elle-même. L’organisation des élections, au sens de la définition des collèges, du nombre de sièges, de la fixation des calendriers, etc… est spécifique doit être définie lors de la négociation du protocole d’accord préélectoral.
ARTICLE 1 – PRINCIPES GENERAUX
Gepor prendra contact, préalablement aux élections, avec un prestataire externe de son choix afin de mettre en place le vote électronique. Après avoir vérifié la fiabilité du dispositif de vote électronique, une information sur le dispositif et les services offerts par le prestataire sera présentée dans le cadre de la négociation du protocole préelectoral. Cette présentation sera l’occasion de poser toutes les questions nécessaires au fonctionnement du système de vote électronique proposé.
Le système retenu devra reposer sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin qui sont :
l’intégrité du vote : identité entre le bulletin choisi par le salarié et le bulletin enregistré ;
l’anonymat, la sincérité du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;
l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;
la confidentialité, le secret du vote : permet d’exercer son droit de vote sans pression extérieure.
ARTICLE 2 - MODALITES D’ORGANISATION DES OPERATIONS DE VOTE
Article 2.1 - Modalités de vote
Lorsque le vote électronique est mis en œuvre, les parties signataires du présent accord décident d’adopter un processus de vote par intranet et/ou internet.
Article 2.2 - Modalités des élections
Le vote électronique se déroulera, tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, pendant une période délimitée et conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord préélectoral de Gepor.
Les électeurs auront la possibilité de voter aux horaires définis dans le protocole d’accord préélectoral, pendant toute la durée du scrutin, de leur lieu de travail, leur lieu de déplacement ou de leur domicile, en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections. Toute facilité sera accordée aux électeurs pour leur permettre de voter dans des conditions assurant la sécurité du système et la confidentialité de leur vote. Les salariés seront informés par différents moyens des jours et heures d’ouverture et de fermeture du scrutin, ainsi que des modalités d’organisation du vote.
Article 2.3 - Bulletins de vote, listes électorales et professions de foi
Le prestataire assurera la programmation des pages web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.
Le prestataire reproduira sur le site de vote les listes de candidats et les professions de foi, telles qu’elles auront été présentées par leurs auteurs. Les logos fournis par les organisations syndicales seront également reproduits sur le site de vote.
Les listes électorales seront présentées sur les écrans dans l’ordre alphabétique. Par ailleurs, dans un souci de stricte neutralité, le prestataire veillera à ce que la taille des logos, la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes.
Article 2.4 - RGPD
La mise en place d’une solution de vote électronique nécessite le recours à des fichiers contenant des données à caractère personnel. A ce titre, l’ensemble des données bénéficieront de la protection apportée par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et le règlement européen n° 2016/679. Le prestataire chargé de la mise en œuvre du vote électronique s’engagera à présenter toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement européen n° 2016/679 et garantisse la protection des droits des personnes concernées. Le prestataire prendra toutes les mesures techniques et organisationnelles requises afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque.
ARTICLE 3 – DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE
A titre liminaire, il est indiqué que tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technologie de vote par les salariés.
La direction établira également une notice d’information détaillée précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique.
Le calendrier de mise en œuvre de ces mesures sera précisé dans le protocole d’accord préélectoral.
Article 3.1 - Modalités d’accès au serveur de vote
Chaque électeur recevra, quelques jours avant le premier tour des élections, à son domicile, par courrier simple, l’adresse intranet et internet du site ainsi qu’un code identifiant généré de manière aléatoire par le Prestataire et un mot de passe.
Seul le Prestataire aura connaissance de cet identifiant et de ce mot de passe, lesquels resteraient par ailleurs inchangés dans l’hypothèse où un second tour de scrutin devait être organisé.
L’authentification de l’électeur sera ainsi assurée par un serveur dédié après saisie par l’utilisateur de l’identifiant et du mot de passe. Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote.
A l’aide de son code identifiant et du mot de passe, l’électeur pourra donc voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé d’élections créé pour l’occasion par le Prestataire.
Une fois connecté, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondants à son collège et ce, pour l’élection tant des titulaires que des suppléants. Au total, l’électeur sera amené à procéder à deux votes distincts.
L’identifiant et le code permettent de voter une fois et une seule pour chacun des scrutins. En aucun cas il ne sera possible de modifier un vote déjà réalisé. Une procédure de restitution des codes identifiants et mot de passe égarés sera mise en place par le prestataire. La communication préalable à l’élection prévue en partie liminaire de l’article 3 insistera sur le caractère personnel et confidentiel de ces codes et la nécessité de les conserver. Ceci afin de limiter au maximum le recours à la procédure de restitution.
Article 3.2 - Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin
Afin de répondre aux exigences posées par les articles L. 2314-21 et L. 2324-19 alinéa 1 du Code du Travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. Le vote émis par l’électeur sera crypté et stocké dans une urne électronique dédiée, sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi la sincérité des opérations électorales.
Article 3.3 - Dépouillement des bulletins de vote électronique
Le dépouillement est effectué à la clôture des opérations électorales par les membres du bureau de vote présents au moment de la clôture du scrutin.
ARTICLE 4 - CLAUSES JURIDIQUES ET ADMINISTRATIVES
Article 4.1 – Champ d’application de l’accord
Le présent accord s’applique Gepor.
Article 4.2 – Mise en œuvre de l’accord
Le vote électronique étant retenu, le protocole d’accord préélectoral comportera la mention du présent accord d’entreprise autorisant le recours au vote électronique et en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu.
Article 4.3 – Cadre juridique de l’accord
Le présent accord est conclu dans le cadre des articles L. 2221-1 et suivants du Code du Travail.
Article 4.4 – Durée de l’accord
Le présent accord est à durée indéterminée. Il prendra effet à compter de sa signature et sera donc applicable pour Gepor pour le vote électronique dans le cadre d’un protocole d’accord préélectoral signé postérieurement à l’entrée en vigueur du présent accord.
Article 4.5 – Révision de l’accord
Chaque partie signataire peut demander la révision de tout ou partie du présent accord selon les modalités suivantes.
Toute demande de révision devra être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des autres parties signataires et comporter, outre l’indication des dispositions dont la révision est demandée, des propositions de remplacement. Le plus rapidement possible et au plus tard dans un délai de trois mois suivant la réception de cette lettre, les parties devront ouvrir une négociation en vue de la rédaction d’un éventuel nouveau texte. Les dispositions de l’accord dont la révision est demandée resteront en vigueur jusqu’à la conclusion d’un avenant. La révision proposée donnera éventuellement lieu à l’établissement d’un avenant se substituant de plein droit aux stipulations de l’accord qu’il modifie sous réserve de remplir les conditions de validité posées par les articles L. 2261-7 et suivants. Cet avenant devra faire l’objet des formalités de dépôt prévues à l’article L. 2231-6 du Code du Travail.
Article 4.6 – Résiliation de l’accord
Le présent accord peut être dénoncé à tout moment, en tout ou partie, avec un préavis de trois mois partant de la date de réception de la dénonciation adressée par la partie qui dénonce – par lettre recommandée avec demande d’avis de réception – à toutes les autres parties signataires conformément à l’article L. 2261-9 du Code du Travail. Toute dénonciation doit donner lieu à dépôt, selon les mêmes modalités que l’accord.
Article 4.7 - Notification, publicité et dépôt de l'accord
Le présent accord est déposé en 2 exemplaires (dont une version électronique) auprès de la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi de METZ, ainsi qu’en un exemplaire au secrétariat greffe du Conseil des Prud’hommes de Thionville, en application des dispositions des articles L.2231-6, D. 2231-2 et D.3313-6 du Code du Travail. Chaque organisation syndicale signataire s’est vue remettre un exemplaire de cet accord.
Fait à Florange
Le 9 janvier 2019.
Pour Gepor :Pour les organisations syndicales :
XXX
Pour la CFDT :
XXX
Pour la CFE/CGC :
XXX
Pour la CGT :
XXX
Pour Sud Industrie :
XXX
ANNEXE : CAHIER DES CHARGE VOTE ELECTRONIQUE :
Présentation générale des besoins : vote électronique
Contexte de mise en œuvre du vote électronique
Dans le cadre de l’organisation des élections professionnelles au sein de son entreprise , GEPOR souhaite mettre en œuvre un système de vote électronique par Internet. Les élections concernées sont l’élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique. Les modalités d’organisation de ces élections sont prévues au code du travail, spécialement aux articles L2314-4 à L2314-10. Le système de vote électronique proposé devra être conforme en tous points aux prescriptions de l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique, pour l'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique. Le système de vote électronique mis en place sera conforme aux recommandations de la CNIL (Délibération n° 2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique). Un rapport d’expertise mené par un expert indépendant attestera de la conformité de la solution par rapport aux recommandations de la CNIL. Les élections professionnelles au sein de GEPOR amènent un traitement des données personnelles. A ce titre, l’ensemble des données bénéficieront de la protection apportée par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et le règlement européen n° 2016/679. Le prestataire chargé de la mise en œuvre du vote électronique s’engagera à présenter toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement européen n° 2016/679 et garantisse la protection des droits des personnes concernées.
Nature des prestations attendues
Le prestataire aura en charge :
la gestion de la préparation des élections par vote électronique, sous le contrôle de la Direction des Ressources Humaines ;
la mise en œuvre du système de vote électronique ;
la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote électronique et l’élaboration des états des résultats permettant l’affectation des sièges.
Fonctionnalités attendues du système de vote électronique
Système de vote électronique distant
Le système de vote électronique ne sera pas hébergé par GEPOR, mais chez un prestataire externe. Il sera rendu accessible aux électeurs de manière sécurisée, 24 heures sur 24 durant toute la période des élections, via le web du réseau Internet.
Période des élections
La durée du premier tour de scrutin et d’un éventuel second tour sera déterminée dans le protocole préélectoral relatif aux élections professionnelles. Durant cette période, les électeurs pourront accéder à l’application de vote 24 heures sur 24 depuis tout poste informatique connecté à Internet.
Nature des élections
L’élection à organiser est l’élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique, titulaires et suppléants. Les électeurs pourront participer à l'ensemble des élections pour lesquelles ils détiennent des droits de vote.
Sécurisation du système proposé
Le système de vote électronique proposé par le prestataire devra répondre aux exigences minimales suivantes (décret du 25 avril 2007):
le système doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes ;
les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système ;
le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin ;
le dispositif doit garantir que l’identité de l’électeur ne peut pas être mise en relation avec l’expression de son vote, et cela à tout moment du processus de vote, y compris après le dépouillement.
Par ailleurs, le prestataire fournira à GEPOR les conclusions du rapport d’expertise de son système de vote électronique s’il existe, ou s’engagera à mettre à disposition de GEPOR les documents nécessaires pour la réalisation d’une expertise indépendante mandatée par GEPOR. Dans ce second cas, le prestataire acceptera de collaborer avec l’expert désigné afin de permettre une expertise de son système effectuée selon les règles de l’art. Scénario de vote
Étapes
Le scénario de vote électronique comportera les étapes suivantes pour chaque élection :
une étape d’authentification de l’électeur : celui-ci devra saisir un code identifiant, un code secret et sa date de naissance qui seront contrôlés avant d’accéder au vote ;
une étape de présentation des listes de candidatures en présence ;
le choix par l’électeur d’une seule liste parmi celles proposées, ou bien le choix de voter « blanc » ;
la possibilité de rayer des candidats présents dans la liste choisie ;
la présentation du bulletin de vote définitif comprenant les candidats retenus et les candidats rayés ;
la confirmation par l’électeur du choix effectué ;
la confirmation à l’électeur par le système de la prise en compte de son bulletin de vote ;
la possibilité pour l’électeur d’imprimer un accusé de réception confirmant l’enregistrement de son vote.
Émargement électronique, unicité du vote
Par ailleurs, le système de vote électronique enregistrera un émargement après confirmation du vote par l’électeur et ne permettra plus à ce dernier d’effectuer un nouveau vote pour cette même élection (unicité du vote).
Enchaînement des élections
Par contre, si l’électeur a la possibilité de participer à plusieurs élections, le système proposera à l’électeur de participer aux élections pour lesquelles il n’a pas voté.
Accusé d’enregistrement du vote
L’électeur dispose de la possibilité de générer un accusé de confirmation de la prise en compte de son vote. Cette possibilité lui est offerte à l’issue de la séquence de vote mais aussi ultérieurement, en se reconnectant à l’application. Il mentionne les élections concernées, la date et l’heure d’émission de chaque suffrage ainsi qu’une marque d’authentification interdisant une édition frauduleuse.
Traitements sous-jacents
Lors de la prise en compte d’un vote, le système doit assurer :
l’unicité et la confidentialité des votes : le système doit garantir l’anonymat des choix exprimés par un électeur et l’unicité du vote pour chaque élection à laquelle participe cet électeur ;
l’intégrité du système : la sécurisation de la prise en compte des choix effectués par les électeurs et des résultats élaborés ensuite à partir des votes enregistrés.
A cette fin, le système proposé doit pouvoir notamment être scellé après une phase de test et les votes doivent être enregistrés chiffrés avec des clés en possession des seuls membres du bureau de vote.
Programmation de l’ouverture et de la fermeture des élections La programmation de l’ouverture et de la fermeture des élections est réalisée par les membres du bureau de vote désignés au sein de GEPOR. Ces membres comportent un Président et deux assesseurs. La procédure d’ouverture des élections comportera les étapes en ligne suivantes :
l’accès sécurisé à la procédure d’ouverture : le Président et ses Assesseurs seront en possession de codes d’accès spécifiques permettant leur identification ;
le contrôle du certificat serveur de l’application de vote ;
le contrôle du scellement du système de vote électronique ;
le contrôle des urnes électroniques qui doivent être vides ;
le contrôle du nombre d’inscrits et du nombre de sièges par élection ;
le contrôle de la liste des émargements ;
la création par les membres du bureau de vote d’une clé de chiffrement des bulletins de vote, remise en ligne au prestataire, et dont la clé de déchiffrement correspondante reste secrète ;
la programmation par les membres du bureau de vote des jours et heures d’ouverture et de fermeture du scrutin.
Dépouillement des urnes électroniques et déchiffrement des bulletins de vote
Étapes
La procédure de dépouillement des urnes électroniques comprend les étapes en ligne suivantes :
l’accès sécurisé à la procédure : le Président et ses Assesseurs seront en possession de codes d’accès spécifiques permettant leur identification ;
la remise en ligne au prestataire de la clé de déchiffrement permettant le dépouillement des bulletins de vote ;
l’édition en ligne des résultats des élections : compteurs de voix par élection, par liste et par candidat ;
la remise par le prestataire des Procès-Verbaux complétés et conformes aux modèles Cerfa ;
la fourniture par le prestataire de l’état présentant la représentativité syndicale.
Scellement du système
Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le contrôle du scellement doit pouvoir être effectué à tout moment durant la période de vote par les membres du bureau de vote.
Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique
Les bulletins de vote enregistrés dans le système de vote électronique doivent être chiffrés avec une clé de chiffrement selon un algorithme asymétrique. La clé de déchiffrement sera tenue secrète durant toute la période des élections. Elle sera remise au prestataire à l’issue des élections afin de permettre le dépouillement de l’urne électronique. Le prestataire proposera un système permettant aux seuls Président et Assesseurs de détenir les clés secrètes permettant le dépouillement des urnes électroniques.
Résultats
A l’issue du déchiffrement des bulletins de vote par le bureau de vote, les résultats seront consultables en ligne. Plusieurs états seront générés automatiquement :
les résultats bruts qui présentent les compteurs de voix par élection, par liste, par candidat ;
les Procès-Verbaux complétés conformes aux modèles Cerfa ;
l’état de la représentativité syndicale et de l’audience électorale des syndicats.
Liste des émargements
L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. La liste d’émargement comprendra :
les noms et prénoms des électeurs,
le collège de l’électeur.
Dès la clôture du scrutin, les listes d’émargements seront accessibles par les membres des bureaux de vote et les agents habilités des services du personnel. Assistance technique Le prestataire assurera la formation de la cellule d’assistance technique qui sera composée par les membres des bureaux de vote, le représentant de la Direction et éventuellement les représentants des Organisations Syndicales. Cette formation pourra se dérouler lors de la programmation de l’ouverture et de la fermeture des élections. Durant le scrutin, un interlocuteur dédié du prestataire se tiendra à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote. Il mettra en œuvre, par ailleurs, un service d’assistance téléphonique dans le but de renseigner les électeurs. Dispositifs de secours Le système de vote électronique devra pouvoir garantir une continuité en cas de panne du système principal. Un dispositif de secours devra prendre le relais en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants de la direction, des organisations syndicales et du prestataire, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote. Pour ce faire, le bureau de vote possède les clés permettant à tout moment d’opérer la clôture du scrutin. Gestion du processus electoral et paramétrage de la solution
Listes électorales et fichier des électeurs
Les listes électorales sont constituées par GEPOR. Elles comportent les informations nominatives des électeurs ayant la possibilité de participer aux élections. Elles sont établies par établissement et par collège. Les listes électorales seront consolidées au sein d’un fichier électeurs par GEPOR et seront ensuite fournies au prestataire. Ainsi, le fichier électeurs contiendra notamment, pour chaque électeur :
la civilité de l’électeur,
les nom et prénom de l’électeur,
la date de naissance de l’électeur,
le site de rattachement de vote de l’électeur,
le collège d’appartenance de l’électeur,
les droits de vote de l’électeur,
les coordonnées de l’électeur (adresse du domicile),
des informations d’authentification (éventuellement).
Le fichier électeurs sera transmis au prestataire aux seules fins suivantes :
permettre l’attribution de codes d’accès au système de vote électronique pour chaque électeur autorisé,
contrôler les accès au système de vote électronique,
enregistrer les émargements électroniques après chaque vote et assurer l’unicité du vote pour chaque électeur,
éditer les listes d’émargement.
Le prestataire devra être en mesure de proposer un processus d’échanges sécurisé des informations et des données concernant le fichier électeurs. Le prestataire devra s’engager à conserver de manière confidentielle et sécurisée toutes les informations et les données qui lui seront transmises dans le fichier électeurs pour les besoins de gestion du vote électronique. Il mettra en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations de ce fichier sur ces propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote électronique. Le prestataire devra s’engager à détruire le fichier électeurs à l’issue de l’opération de vote électronique et à ne conserver aucune de ses données et à préciser le procédé de destruction. Le fichier électeurs pourra subir des modifications jusqu’à l’ouverture des élections notamment suite à la suppression ou à l’ajout d’électeurs sur les listes électorales. Le prestataire devra permettre ces modifications et notamment assurer que les codes d’accès fournis à des électeurs supprimés des listes soient invalidés, et que les nouveaux électeurs inscrits sur les listes avant l’ouverture des élections puissent disposer de codes d’accès au vote électronique. Le protocole d'accord préélectoral pourra prévoir une date limite de prise en compte de ces modifications.
Moyens d’authentification
A partir des informations du fichier électeurs, le prestataire assurera la création et la fourniture des codes d’accès au vote électronique à chaque électeur. Le prestataire proposera des procédures de génération et de transmission des codes d’accès aux électeurs permettant de conserver le caractère confidentiel du code secret durant toutes les étapes. Chaque électeur recevra un couple de codes composé ainsi :
un code identifiant unique d’accès qui permettra, outre le contrôle d’accès, la tenue des listes d’émargements électroniques garantes de l’unicité des votes,
un code secret qu’il sera seul à connaître.
Afin de permettre un contrôle et une sécurité supplémentaire, l'électeur devra renseigner sa date de naissance. Le prestataire prendra en charge la transmission aux électeurs des codes d’accès au vote électronique. Le système proposé par le prestataire devra assurer la confidentialité des données transmises aux électeurs et la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification.
Listes de candidats
Les listes de candidats sont établies par les représentants du personnel de GEPOR et seront transmises au prestataire en vue de paramétrer le système de vote électronique et de présenter celles-ci aux électeurs au moment du vote. Les listes de candidats peuvent être constituées par les organisations syndicales au sein de GEPOR ou par des candidats non affiliés. Les listes de candidats mentionnent notamment :
le collège électoral concerné (techniciens, cadres, employés…),
l’appartenance syndicale le cas échéant,
les nom et prénom de chaque candidat,
l’ordre de présentation des candidats dans les listes.
Le prestataire proposera un système de mise à jour en ligne via le web pour la saisie et les modifications de listes de candidats jusqu’à la fin de la période de test du vote électronique et la recette du système. Ce système permettra par ailleurs l’intégration en ligne des professions de foi et des photos des candidats sur le site.
Recette du système de vote électronique
Le prestataire proposera une procédure de test du vote électronique permettant aux représentants de la Direction, aux représentants du personnel et aux membres du bureau de vote de vérifier l’exactitude des listes de candidats soumises au choix des électeurs pour chaque élection. Cette procédure de test devra être réalisée avant l’ouverture des élections dans une période de temps suffisamment longue pour permettre à la fois une revue d’ensemble de toutes les listes et les modifications éventuelles. Le prestataire devra proposer les moyens de tester l’ensemble des scénarios durant une période prévue dans un calendrier de préparation des élections. Cette période de test sera déterminée d’un commun accord entre GEPOR et le prestataire. Elle sera prévue à l’issue de la phase de paramétrage et de préparation du système de vote électronique intégrant les listes de candidats.
Scrutin à blanc
Le scrutin à blanc a lieu après la période de test qui vise à contrôler et valider les scénarios d’élections et la bonne intégration des listes de candidats, professions de foi et photos des candidats. Il doit être effectué sur le système de vote électronique définitif et validé préalablement, afin de permettre aux membres du bureau de vote de contrôler la conformité du système de vote électronique avant l’ouverture effective des élections. Le scrutin à blanc vise à tester l’application en fonctionnement réel. Durant cette phase, les membres du bureau de vote vont pouvoir tester tous les modules de l’application, y compris le module de dépouillement des bulletins de vote. Pour ce faire, les membres du bureau de vote ouvriront le scrutin, effectueront des votes, fermeront le scrutin et dépouilleront les votes effectués. Au terme de ce test, les membres du bureau de vote valideront l’intégrité du dispositif. Tout au long du scrutin, le module de contrôle du scellement permettra aux membres du bureau de vote de s’assurer que l’application n’a été sujette à aucune modification. Une fois le scrutin à blanc validé, le bureau de vote programmera l’ouverture et la fermeture des élections.
Prestation de conseil et d’assistance de la DRH
Le prestataire devra être en mesure de conseiller la Direction des Ressources Humaines dans la mise en œuvre du système de vote électronique et d’assister celle-ci notamment pour les tâches suivantes :
la rédaction de l’accord d’entreprise intégrant les modalités du vote électronique,
la rédaction du protocole d’accord intégrant les modalités du vote électronique,
la rédaction des documents de présentation du système de vote électronique aux représentants du personnel et aux électeurs,
la présentation du système aux partenaires sociaux.
Gestion informatique et technique du système de vote électronique
Disponibilité du système de vote électronique
Le prestataire assurera la mise en ligne du système de vote électronique durant deux périodes correspondantes à la préparation et à l’ouverture du vote pour deux tours d’élections. Durant ces périodes, le système sera disponible 24h/24. Le prestataire mettra en œuvre les moyens d’assurer un service continu sans rupture.
Accès aux informations sur les matériels et dans les locaux du prestataire
Le prestataire indiquera comment sont protégés les locaux d’hébergement des matériels sur lesquels sont stockés les fichiers sensibles tels que le fichier des électeurs, les urnes électroniques et les émargements, et de manière générale, comment sont protégées les informations liées à la gestion des élections de GEPOR (stockage et accès).
Conservation des données
Le prestataire conservera, jusqu'à l'expiration du délai de conservation des données à caractère personnel préalablement défini et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à l’épuisement des voies de recours, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau. A l'expiration du délai de conservation des données à caractère personnel ou de l’épuisement des voies de recours, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.
