Accord d’adaptation anticipé et de substitution dans le cadre de la future création d’un office public d’hgabitat métropolitain et l’absorption par celui-ci de GIER PILAT HABITAT, METROPOLE HABITAT SAINT ETIENNE, ONDAINE HABITAT et OPH FIRMINY portant sur le recours au vote électronique pour les élections des membres de la délégation du personnel du comité social et économique
Entre les soussignés,
Gier Pilat Habitat dont le siège social est 9 rue Jean Antoine Vial 42400 Saint-Chamond,
Représenté par XXXX, agissant en qualité de Directeur Général,
Métropole Habitat Saint Etienne dont le siège social est 19 rue Honoré de Balzac 42028 Saint Etienne,
Représenté par XXXX XXXX, agissant en qualité de Directeur Général,
Ondaine HABITAT dont le siège social est 3 rue Charles Baudelaire 42500 Le Chambon-Feugerolles,
Représenté par XXXX, agissant en qualité de Directeur Général,
OPH FIRMINY dont le siège social est place du Centre 42700 Firminy,
Représenté par XXXX, agissant en qualité de Directeur Général,
Et, Les organisations syndicales représentatives du personnel suivantes :
CFDT représentée par XXXX, XXXX et XXXX, délégués syndicaux dûment mandatés,
CFE-CGC représentée par XXXX et XXXX, délégués syndicaux dûment mandatés,
CFTC représentée par XXXX, déléguée syndicale dûment mandatée,
FO représentée par XXXX, délégué syndical dûment mandaté,
SISO représenté par XXXX, délégué syndical dûment mandaté,
SUD CT 42 représenté par XXXX, déléguée syndicale dûment mandatée
Préambule
Dans le cadre de l’obligation de regroupement des OPH rattachés à un même établissement public de coopération intercommunale Saint-Etienne Métropole, HABITAT & METROPOLE a été créé par décret n°2020-853 du 03 juillet 2020. Celui-ci regroupera en son sein GIER PILAT HABITAT, METROPOLE HABITAT SAINT ETIENNE, ONDAINE HABITAT et OPH FIRMINY à compter du 1er janvier 2021 par fusion absorption conformément à la délibération du 29 septembre 2020.
Afin de faciliter l’organisation des élections de la délégation du personnel au comité social et économique d’HABITAT & METROPOLE, il a été convenu de procéder au vote électronique conformément à la règlementation en vigueur.
C’est dans ce cadre que les 4 Offices ont constitué un groupement de commandes afin de faire appel à un prestataire pour lequel la consultation va être lancée dans les jours à venir.
Il a été convenu de mettre en place le dispositif suivant :
ARTICLE 1 - MODALITES D’ORGANISATION DES OPERATIONS ELECTORALES
Parallèlement au présent accord, conformément aux dispositions légales, un protocole d'accord préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote et la répartition des sièges pour les élections sera négocié.
Il est précisé que lorsque le présent accord fait référence au protocole d'accord préélectoral, il faut comprendre qu'il fait référence au protocole d'accord préélectoral lié aux prochaines élections professionnelles, à savoir des membres de la délégation du personnel au comité social et économique. Le présent accord sera annexé au dit protocole d'accord préélectoral.
1.1 MODALITES DE VOTE
Il est convenu d’adopter un processus de vote par Internet exclusif à l’occasion des élections professionnelles de la délégation du personnel au comité social et économique de HABITAT & METROPOLE.
1.2 SECURITE DES VOTES
La conception et la mise en place du système de vote électronique retenu doivent être de nature à assurer la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.
Les modalités de scellement et de chiffrement du système de vote électronique et notamment des urnes électroniques et des listes d’émargement devront être conformes aux dispositions des articles R. 2314-5, et suivants du Code du travail.
1.3 MODALITES DES ELECTIONS
Etablissement du fichier des électeurs
A des fins de préparation de l’élection, La direction des Ressources Humaines établit un fichier des électeurs, établi à partir des listes électorales.
Les listes électorales susmentionnées enregistrent les données suivantes : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée au sein d’HABITAT & METROPOLE, date de naissance, collège d’appartenance, adresse postale (ou email).
Le fichier des électeurs a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification et de le lui faire parvenir ; ce moyen d’authentification lui permettra :
de s’identifier et de prendre part au vote,
de compléter la liste d’émargement.
Les électeurs sont enregistrés sur un support distinct de l‘urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.
Lieux et Temps du Scrutin
Au premier comme au second tour éventuel de scrutin, des élections auront lieu sur plusieurs jours chacun et ce conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord préélectoral. Les dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins seront indiquées dans le protocole d’accord préélectoral.
Durant cette période, les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle et anonyme pendant l’ouverture des scrutins, de n’importe quel terminal Internet (de leur lieu de travail, de leur domicile ou tout autre lieu de leur choix) en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections. Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter n’entraînera aucune réduction de salaire.
Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique pourront être contrôlées par les membres du Bureau de Vote et les personnes désignées ou habilitées à assurer le contrôle des opérations électorales.
Le système de vote électronique sera scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin.
Consultation du nombre de votants :
Pendant la période de scrutin, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin. Pour ce faire, les scrutateurs désignés auront un accès en ligne à une console leur permettant de visualiser le taux de participation, en temps réel, et pour chaque scrutin.
Liste d’émargement :
La liste d’émargement enregistre les données suivantes : collège d’appartenance, Nom et Prénom des électeurs ayant voté, heure et date du vote. La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du Bureau de Vote et aux membres de la direction des Ressources Humaines habilités à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.
1.4 BULLETINS DE VOTE
Le prestataire assurera la mise en œuvre des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.
1.5 LISTE DES CANDIDATS
Les listes de candidats doivent enregistrer les données suivantes: collège d'appartenance, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants et le cas échéant l'appartenance syndicale.
Les listes seront présentées sur un seul et même écran dans l'ordre alphabétique.
Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu'un autre, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d'un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.
Il sera possible d’intégrer les professions de foi des listes sur le site de vote.
ARTICLE 2 INFORMATION ET ASSISTANCE AUX VOTANTS
Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation par les collaborateurs de cette technique de vote.
Assistance aux électeurs
Pendant la période ouvrée du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre un correspondant au niveau de la Direction des Ressources Humaines. Une rubrique d’aide et d’explications est également disponible depuis l’interface de vote. Il est par ailleurs demandé au prestataire dans le cahier des charges de prévoir une assistance téléphonique au profit des salariés.
2.1 MODALITES D’ACCES AU SERVEUR DE VOTE
Chaque électeur recevra, avant chaque tour, par voie électronique ou par courrier simple, un identifiant de vote et un code confidentiel, générés de manière aléatoire par le prestataire.
L’authentification de l’électeur sur le serveur de vote se fera par la saisie de l’identifiant de vote et d’un code. La connexion au site de vote se fait à travers des liaisons sécurisées et toute personne non reconnue ne pourra accéder au site de vote.
Une fois connecté, l’électeur pourra procéder aux votes. Les listes correspondant à son collège lui seront proposées. Le choix de l’électeur apparaitra clairement sur l’écran, il pourra être modifié avant validation. La transmission du vote et l’émargement feront l’objet d’un accusé de réception que l’électeur pourra conserver.
Les codes de vote fournis à l’électeur permettent de garantir l’unicité du vote.
2.2 GARANTIE DE CONFIDENTIALITE DU VOTE ET STOCKAGE DES DONNEES PENDANT LA DUREE DU SCRUTIN
Afin de répondre aux exigences posées par les articles L.2314-26 et suivants du code du travail, l’expression de vote et les éléments d’identification de l’électeur seront séparés. Le vote de l’électeur sera crypté et stocké, dans cet état, dans une urne électronique dédiée sans aucun lien avec le fichier d’émargement des votants. Cette urne est hébergée par le prestataire. Le processus mis en œuvre par le prestataire garantit l’anonymat du vote et la sincérité des opérations électorales.
ARTICLE 3 MODALITES PRATIQUES DU VOTE ELECTRONIQUE
3.1 LANGUE, ORDRE DES INSTANCES ET AFFICHAGE INITIAL DES LISTES
Les indications et informations présentées sur le site de vote sont disponibles en français.
Une fois connecté sur l'application, l'électeur se verra présenter la liste des 2 scrutins pour lesquels il est appelé à voter (Délégation du personnel au comité social et économique titulaires et suppléants).
Le logo et le nom de la liste seront affichés. Le choix d'une des listes lui présente ensuite le bulletin de vote avec tous les candidats de la liste.
3.2 ORDRE DE PRESENTATION DES LISTES
Les listes en présence pour chaque scrutin sont présentées aux électeurs, selon leur nombre, sur une ou deux colonnes par ordre alphabétique, de haut en bas (et de gauche à droite si nécessaire).
Les logos doivent être fournis par les listes en présence au service Ressources Humaines, qui les transmet au prestataire.
3.3 MATERIEL DE VOTE - CODES CONFIDENTIELS
Chaque électeur est identifié par son matricule communiqué par HABITAT & METROPOLE.
Les codes d'accès, qui se composent généralement d'un identifiant et d'un code confidentiel, sont générés aléatoirement par le prestataire sans qu’ils soient communiqués à HABITAT & METROPOLE. Ces codes permettront de se connecter à l'application informatique et de valider son vote. Des nouveaux codes sont générés et communiqués aux électeurs en cas de second tour.
3.4 COMMUNICATION DES CODES DE VOTE
Le prestataire expédiera un courrier par voie postale ou électronique à chaque électeur. En cas de non réception de ce matériel de vote (mauvaise adresse), l’électeur pourra prendre contact avec la direction des Ressources Humaines pour se voir restituer des nouveaux codes de vote.
3.5 PROTOCOLE DE RESTITUTION DES CLEFS DE VOTE
En cas de perte ou de non réception de ce courrier, l'électeur s'adressera à la Direction des Ressources Humaines ou déclarera cette perte ou non réception à partir du site internet.
Après vérification de l’identité de l’électeur, la direction des Ressources Humaines enverra à l’adresse déclarée dans le système ou remettra en mains propres et une seule fois, un nouveau matériel de vote énoncé ci-dessus, cacheté sous pli fermé avec de nouveaux codes d’accès.
3.6 SCELLEMENT DU SYSTEME ET FORMATION
Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le prestataire formera un correspondant des ressources humaines, chargé du projet électoral, avant l'ouverture du site internet.
Cette intervention consiste à :
Procéder à un test à blanc : tester la plateforme de vote et le logiciel de dépouillement avant l'ouverture du vote,
Réinitialiser les urnes électroniques, et constater qu'elles sont vides,
Générer les clés de scellement (au nombre de 3) destinées au membre du bureau de vote.
3.7 CELLULE D’ASSISTANCE TECHNIQUE
Il est constitué une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique. Elle est composée de membres de la Direction des Ressources Humaines, des représentants titulaires du personnel en place, et des représentants du prestataire.
Le prestataire est chargé d’assurer les missions de la cellule d'assistance technique.
La cellule d'assistance technique contrôle, avant que le vote ne soit ouvert, que le scellement du système de vote électronique à fait l’objet d’un test à blanc et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.
3.8 ASSISTANCE AUX ELECTEURS
La direction des Ressources Humaines sera à disposition des électeurs pendant la période de scrutin pour tout accompagnement nécessaire.
Tout électeur atteint d’une difficulté le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.
La présente décision est prise pour la durée du protocole d’accord préélectoral, lié aux prochaines élections professionnelles
ARTICLE 4 DISPOSITIONS REGLEMENTAIRES
4.1 ENTREE EN VIGUEUR
Le présent accord est conclu pour une durée déterminée, à compter du dépôt du présent accord et pour la durée du processus électoral pour les élections des membres de la délégation du personnel du comité social et économique d’HABITAT & METROPOLE
Les dispositions du présent accord se substituent intégralement, dès leur entrée en vigueur, à tout accord, usage ou engagement unilatéral appliqué dans les quatre offices, antérieur à sa mise en œuvre et ayant le même objet.
Pour l’entrée en vigueur, le présent accord constitue un tout indivisible.
4.2 DENONCIATION DE L’ACCORD
Le présent accord pourra être dénoncé par les parties signataires dans les conditions prévues aux articles L. 2261-9 et suivants du code du travail.
Le présent accord pourra être dénoncé par l’intégralité des syndicats signataires de l’accord collectif visé s’ils sont toujours représentatifs au jour de la dénonciation. Dans ce cas, la dénonciation ne sera valable que si elle émane de l’intégralité des syndicats signataires. Si l’un des syndicats signataire a perdu sa représentativité au jour de la dénonciation envisagée, celle-ci ne sera valable que si elle émane des syndicats représentatifs et majoritaires en termes d’audience. Dans ce cas, la Direction d’HABITAT & METROPOLE et les organisations syndicales représentatives dans l’entreprise disposent d’un délai de trois mois pour engager de nouvelles négociations.
4.4 PUBLICITE ET DEPOT
Le présent accord sera affiché dans les locaux de chacun des quatre offices dans les 15 jours suivants sa signature sur les panneaux réservés à cet effet.
Chaque délégué syndical signataire recevra un exemplaire du présent accord.
En application des articles D 2231-4 et suivants du code du travail, le présent accord sera déposé par support électronique sur la plateforme de télé procédure des accords d’entreprise et en un exemplaire au secrétariat-greffe du conseil de prud'hommes de Saint-Etienne.
