Société HD Assurances sise 51/55, rue Hoche à IVRY SUR SEINE – 94200 Représentée par XXXXXXXXXX, Directeur des Ressources Humaines,
ET,
LES ORGANISATIONS SYNDICALES :
CFE-CGC, représentée par XXXXXXXXXX son Délégué Syndical, CFTC, représentée par XXXXXXXXXX son Délégué Syndical, CGT, représentée par XXXXXXXXXX son Délégué Syndical, USAPIE, représentée par XXXXXXXXXX son Délégué Syndical.
Préambule :
Le présent protocole a pour objectif de fixer les modalités de l’élection du Comité Social et Economique de la Société HD Assurances.
Il a été convenu que ces élections seront organisées par voie électronique, suivant les modalités décrites dans l’accord sur le vote électronique signé le 25 Octobre 2023 par les différentes parties prenantes.
ARTICLE 1 - Date des élections
Les élections des Délégués du Personnel au Comité Social et Economique se dérouleront pour le
1er tour du 09/01/2024 à 9H30 au 11/01/2024 à 09H30.
Le cas échéant,
le 2ème tour se tiendra du 24/01/2024 à 9H30 au 26/01/2024 à 9h30.
ARTICLE 2 - Champ d’application
Conformément aux articles L2313-2 ET L2313-4, le présent protocole a pour champ d’application le Comité Social et Economique de la Société HD Assurances, situé au 51/55 Rue Hoche 94200 Ivry sur Seine dont le numéro SIRET est 395 325 053 000 19.
ARTICLE 3 - Effectifs par collèges électoraux et répartition des sièges
Conformément à l’Article L.2314-11 du Code du Travail, les membres de la délégation du personnel du Comité Social et Economique sont élus sur des listes établies pour chaque catégorie de personnel :
1er collège « Employés »
2ème collège « Cadres et agents de maîtrise »
L’effectif total de HD Assurances est de : 94 salariés ETP
Selon l’article R.2314-1 du Code du Travail, le nombre de membres de la délégation du personnel du Comité Social et Economique est de : 5 Délégués Titulaires et 5 Délégués Suppléants.
1/ L’effectif à prendre en compte étant de 94 salariés, le nombre de délégués à élire est de 5 titulaires et 5 suppléants.
L’effectif pris en compte pour la répartition des sièges est le suivant :
Collèges
Total
Répartition des sièges
Titulaires Suppléants
1er collège 69 4 4 2e collège 25 1 1
Sont pris en compte pour le calcul de cet effectif :
Les salariés de HD Assurances titulaires d’un contrat de travail à durée indéterminée ou à durée déterminée (au prorata temporis de leur durée de travail et de la durée de contrat pour les CDD) avec exclusion des CDD pour remplacement d’un salarié absent,
Les intérimaires,
Les salariés mis à disposition par des entreprises extérieures, dès lors que deux conditions sont remplies à la date du 1er tour des élections : ils sont présents dans les locaux de l’entreprise et y travaillent depuis au moins 1 an.
ARTICLE 4 - Représentativité femmes / hommes au sein des listes
Conformément à l’article L.2314-13 du Code du travail, la proportion de femmes et d’hommes dans chacun des collèges visés est indiquée dans le tableau suivant de répartition des sièges à pourvoir par collège. Pour chaque collège électoral, les listes mentionnées à l’article 2314-29 qui comportent plusieurs candidats sont composées d’un nombre de femmes et d’hommes correspondants à la part de femmes et d’hommes inscrits sur la liste électorale. Les listes sont composées alternativement d’un candidat de chaque sexe jusqu’à épuisement des candidats d’un des sexes, il est procédé à l’arrondi arithmétique suivant :
Arrondi à l’entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5,
Arrondi à l’entier inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5.
En cas de nombre impair des sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprend indifféremment un homme ou une femme supplémentaire.
Lorsque l’application de ces règles conduit à exclure totalement la représentation de l’un ou l’autre sexe, les listes de candidats pourront comporter un candidat du sexe qui, à défaut ne serait pas représenté. Ce candidat ne peut être en première position sur la liste.
Collèges
Femmes
Hommes Nombre d’hommes devant figurer sur chaque liste Nombre de femmes devant figurer sur chaque liste
Nb % Nb %
1er collège
51
74
18
26
1
3
2ème collège
SANS OBJET, 1 POSTE A POURVOIR
ARTICLE 5 - Electorat, éligibilité et listes électorales
5.1 – Electorat et éligibilité des salariés de HD Assurances
Sont électeurs les salariés entrant dans le champ d’application du présent protocole tel que défini en préambule et qui répondent aux conditions cumulatives suivantes à la date du 1er jour du vote électronique pour le 1er tour des élections (soit le 09 Janvier 2024) :
Etre âgés de 16 ans révolus,
Avoir acquis une ancienneté d’au moins 3 mois dans l’entreprise,
Avoir la capacité électorale,
Sont éligibles les électeurs qui répondent aux conditions cumulatives suivantes à la date du 1er jour du vote électronique pour le 1er tour des élections (soit le 09/01/2024) :
Etre électeur dans le collège dont on sollicite les suffrages,
Etre âgé de 18 ans révolus,
Avoir acquis une ancienneté d’au moins 1 an dans l’entreprise,
Ne pas être conjoint, partenaire d’un pacte civil de solidarité, concubin, ascendants, descendants, frères, sœurs et alliés au même degré de l’employeur,
Ne pas être un salarié qui dispose d’une délégation écrite particulière d’autorité lui permettant d’être assimilé au chef d’entreprise ou le représentant effectivement devant le Comité Social et Economique.
5.2 – Electorat et éligibilité des salariés mis à disposition de HD Assurances
Sont électeurs les salariés mis à disposition de l’entreprise par une entreprise extérieure qui répondent aux conditions cumulatives suivantes à la date du 1er jour du vote électronique pour le 1er tour des élections (soit le 09 Janvier 2024) :
Etre âgés de 16 ans révolus,
Avoir la capacité électorale,
Etre présent dans les locaux de l’entreprise et y travailler depuis au moins 12 mois continus,
Choisir d’exercer son droit de vote dans l’entreprise de mise à disposition
Conformément à l’article L.2314-23, les salariés mis à disposition de l’entreprise par une entreprise extérieure
ne sont pas éligibles.
5.3 – Listes électorales
Une liste du personnel électeur et éligible sera établie par l’employeur et affichée sur les panneaux d’information de la Direction et sur l’intranet de l’entreprise
au plus tard le 20/11/2023.
Figurent sur ces listes le nom et prénom de l’électeur, sa date de naissance, sa date d’entrée dans l’entreprise, son collège électoral ainsi que la mention de son éligibilité.
La liste électorale étant appréciée à la date d’ouverture du 1er tour de scrutin, elle reste inchangée entre les deux tours de scrutin.
ARTICLE 6 - Information du personnel
Le 21/11/2023 le personnel sera informé de la tenue des élections par voie d’affichage sur les panneaux de la Direction et sur l’intranet de l’entreprise.
Cet affichage constitue, en outre, un appel à candidatures.
Les listes électorales, établies par la Direction pour chaque collège, seront affichées sur les panneaux réservés à la Direction et sur l’intranet de l’entreprise le 20/11/2023 et adressées aux organisations syndicales signataires.
ARTICLE 7 – Listes de candidats
Il est rappelé que le 1er tour est réservé aux organisations syndicales mentionnées au premier et deuxième alinéa de l’article L.2314-15 du Code du Travail et que les candidatures sont libres en cas d’éventuel 2ème tour.
7.1 – Constitution des listes de candidats
Les listes communes entre deux ou plusieurs syndicats ne peuvent être admises au 1er tour qu’à la condition expresse que le nom de chacun des candidats figurant sur la liste soit suivi du nom de son syndicat d’appartenance. Ou à défaut que les organisations syndicales concernées déposent, avec la liste des candidatures, une note signée par chacune d’entre elles, précisant les modalités prises en compte de leur audience respective pour les besoins de l’entreprise de leur représentativité.
Les listes de candidats ne peuvent pas comporter un nombre de candidats supérieur au nombre de siège à pourvoir. Les listes incomplètes sont en revanche admises.
Les listes de candidats doivent être établies par collège et en distinguant titulaires et suppléants. Elles devront enregistrer les données suivantes : nom et prénom des candidats, collège, titulaire ou suppléant, et le cas échéant, le syndicat d’appartenance. L’ordre de présentation des candidats dans la liste est celui dans lequel apparaissent les candidats au sein de la liste déposée.
7.2 – Dépôt des listes
Les organisations syndicales concernées sont invitées à déposer leurs listes de candidats auprès de Monsieur Didier BILLE, Directeur des Ressources Humaines, au plus tard le 13/12/2023 :
En main propre contre récépissé,
Par email contre accusé de réception, d.bille@hdassurances.com
Par courrier recommandé avec avis de réception.
Si un 2nd tour est nécessaire, les listes déposées au 1er tour restent valables. Si ces listes font l’objet d’un changement, ou que des listes libres sont présentées, celles-ci doivent être portées à la connaissance de l’employeur dans les mêmes conditions que pour le 1er tour avant le
17/01/2024.
Pour le 1er comme pour le 2nd tour, les candidatures sont affichées sur les panneaux d’affichage de la Direction et sur l’intranet de l’entreprise au lendemain de la date limite de dépôt.
7.3 - Propagande électorale et logos des listes de candidats
Les professions de foi de chaque liste présentée seront affichées sur le site de vote sécurisé VOXALY-DOCAPOSTE (prestataire retenu pour la fourniture d’’un site de vote en ligne). Celles-ci devront respecter les prérequis suivants :
Format pdf de 2 Mo au maximum,
1 page A4 recto/verso,
Couleur ou noir et blanc
Par ailleurs, les listes peuvent être accompagnées d’un logo qui sera affiché sur le site de vote sécurisé. Dans ce cas, le logo doit respecter les prérequis suivants :
Format png,
Taille de 200 pixels x 200 pixels
Professions de foi et logos doivent être déposés auprès de Monsieur Didier BILLE, Directeur des Ressources Humaines – d.bille@hdassurances.com, par e-mail
au plus tard le 13/12/2023 pour le 1er tour et au plus tard le 17/01/2024 pour le 2nd tour.
Les listes sont affichées selon l’ordre alphabétique du nom des organisations syndicales
.
Article 8 - Le vote électronique
Le présent protocole d’accord préélectoral s’inscrit dans le cadre des dispositions de l’accord du 25 Octobre 2023 relatif à la mise en place d’un vote par voie électronique pour les élections au sein de l’entreprise. Conformément à cet accord confirmant le principe de vote électronique, l’ensemble des salariés de la société HD Assurances procèdera au vote par le biais du système électronique décrit ci-après. Les modalités entourant le dispositif de vote électronique sont décrites dans l’annexe 1 à ce protocole. La société prestataire spécialisée dans la mise en place de solutions de votes sécurisées par internet qui a été choisie est la société VOXALY-DOCAPOSTE. Pendant l’ouverture des scrutins, les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle et anonyme, de n’importe quel terminal internet (de leur lieu de travail, de leur propre ordinateur, par mobile, de leur domicile ou tout autre lieu de leur choix) en se connectant sur le site internet sécurisé propre aux élections professionnelles.
Les membres du bureau de vote et la direction disposeront d’outils de suivi des scrutins (participation et état du site de vote) de l’ouverture à la clôture de chacun des tours.
Article 9 - Bureau de vote
Un unique bureau de vote pour l’ensemble des élections au Comité Social et Economique. Il est établi pour les deux tours.
Ce bureau de vote est composé d’un président et de deux assesseurs choisis par les deux salariés les plus âgés et le plus jeune, le plus âgé étant le Président.
Le prestataire formera le bureau de vote à l’utilisation des outils du site de vote qui lui permettront d’assurer ses missions. Lors de cette formation, le bureau de vote générera trois clés de déchiffrement (une pour chaque membre du bureau). Durant la période de vote, l’ensemble des suffrages exprimés sont chiffrés dès leur expression et conservés dans le système de vote. Seuls les détenteurs des clés de déchiffrement pourront, après clôture, déchiffrer les suffrages pour accéder aux résultats. Au moins 2 des 3 clés de déchiffrement sont nécessaires pour générer les opérations de dépouillement des urnes.
Article 10 - Matériel de vote
Le prestataire adresse à l’électeur les éléments nécessaires à son authentification sur le système de vote :
par courrier à son domicile.
Le matériel envoyé contient l’adresse URL du site de vote et les instructions nécessaires pour s’authentifier. Les moyens personnels d’authentification utilisés au 1er tour restent valables dans l’éventualité d’un 2nd tour et ne font pas l’objet d’un renvoi du matériel de vote.
Article 11 - Assistance électeurs
En cas de perte de ses moyens d’authentification, l’électeur pourra demander un renvoi depuis le site de vote en renseignant plusieurs informations personnelles ou contacter l’assistance téléphonique. Aux fins d’authentification pour garantir la confidentialité dans la transmission des informations auprès des salariés-électeurs, il est prévu que la Direction envoie préalablement à VOXALY-DOCAPOSTE un fichier reprenant les éléments suivants : nom, prénom, date de naissance, code postal d’habitation, ainsi qu’une donnée à caractère personnel, robuste information personnelle complémentaire connue de chaque salarié-électeur (ex : clé NIR du numéro de Sécurité Sociale – 2 chiffres).
Ces données permettront de procéder par questionnement à la vérification de l’identité de l’électeur afin de pouvoir répondre à sa demande.
Article 12 - Déroulement du vote électronique
La connexion a lieu par le navigateur internet à l’aide de l’adresse communiquée dans le matériel de vote transmis auprès de l’électeur.
Le déroulement est le suivant :
l’électeur peut accéder, 24 heures sur 24, au site de vote à partir de tout terminal connecté à internet,
Après identification sur le site de vote à l’aide de son code d’accès et la saisie d’une ou plusieurs données à caractère personnel (ex : clé NIR du numéro de Sécurité Sociale, date de naissance), l’électeur est invité à saisir un numéro de téléphone de son choix afin de recevoir par SMS ou via serveur vocal son mot de passe. Après saisie conforme, le système affiche les élections auxquelles l’électeur est autorisé à participer,
les listes sont affichées selon l’ordre alphabétique.
l’électeur choisit une élection. Les élections pour lesquelles il a déjà voté ne sont plus sélectionnables,
le service affiche les listes des candidats pour l’élection choisie et pour le collège de l’électeur,
l’électeur peut :
choisir une liste complète,
raturer des candidats,
voter blanc.
le choix de l’électeur lui est rappelé et il peut le modifier,
l’électeur confirme son vote après avoir préalablement saisie le code défi demandé,
un accusé de réception lui confirme l’enregistrement définitif de son vote, une fois le vote effectué, l’électeur peut à tout moment se reconnecter à la plateforme pour récupérer son accusé de réception de vote.
à tout moment avant la confirmation de son vote, l’électeur peut interrompre le processus et le reprendre.
En cas de demande de renvoi de son code d’accès perdu ou non reçu, l’électeur est invité à saisir des données à caractère personnel (nom, prénom, date de naissance, code postal de domicile, clé NIR du numéro de Sécurité Sociale) avec renvoi sur l’adresse email de son choix.
Article 13 - Dépouillement et résultat du vote
Le dépouillement des élections des Délégués du Personnel au Comité Social et Economique aura lieu
pour le 1er tour le 11 Janvier 2024 à partir de 9h30. Dans l’éventualité d’un 2nd tour il se tiendra le 26/01/2024 à partir de 09h30.
Les opérations de dépouillement sont réalisées sous le contrôle des membres du bureau de vote.
Le résultat du vote sera proclamé en séance publique.
Le processus de dépouillement est le suivant :
clôture du site internet de vote,
déchiffrement des suffrages à l’aide des clés des membres du bureau de vote,
calcul automatique des résultats et attribution des sièges,
téléchargement des listes d’émargement, des procès-verbaux, des synthèses du tour, des éléments d’établissement de la représentativité,
impression et signature des procès-verbaux,
proclamation des résultats.
Article 14 - Procès-verbaux
Un procès-verbal est établi permettant de faire état des résultats du scrutin.
2 exemplaires originaux sont signés par les membres du bureau de vote et se voient apposer le cachet de l’employeur.
Dans l’après-midi, les résultats sont affichés sur les panneaux de la Direction et sur l’intranet de l’entreprise.
Les résultats du vote sont télétransmis via le dispositif du prestataire au centre de traitement des élections professionnelles (CTEP).
Une copie du procès-verbal sera transmise par l’employeur aux O.S. ayant présenté des candidats ainsi qu’à celles ayant négocié le Protocole d’Accord Préélectoral.
Article 15 - Durée du protocole d’accord
Ce protocole vaut pour l’élection en cours et pour la durée du mandat des représentants qui y seront élus.
Il est également valable pour toute élection à venir au cours du mandat (sauf dénonciation).
Article 16 – Affichage
Le présent protocole fera l’objet d’un affichage sur les panneaux de la Direction et sur l’intranet de l’entreprise dès sa signature.
ARTICLE 17 – Durée de mandat
Cette durée est fixée à 4 ans.
ARTICLE 18 – Délai de recours
Concernant le contentieux de l’électorat, les contestations doivent être portées devant le Tribunal Judiciaire dans les trois jours calendaires à compter de la publication de la liste électorale.
S’agissant des contestations sur la régularité des élections, le délai est de 15 jours calendaires à compter de la proclamation des résultats.
Fait à Ivry sur Seine, le 15 Novembre 2023
Pour l’employeur : Le Directeur des Ressources Humaines XXXXXXXXXX
ANNEXE 1 – Description détaillée du fonctionnement de VOXALY-DOCAPOSTE (prestataire retenu)
Les exigences de sécurité pour le vote
La sécurité du scrutin est un enjeu majeur pour la réussite des élections. Nous présentons ci-dessous notre approche des différentes problématiques et les solutions appliquées.
Anonymat
L’anonymat lors des échanges Internet avec l’électeur
Sur la base de la liste électorale consolidée, le prestataire attribue à chaque électeur un code d’accès qui sert d’identifiant unique lors de l’authentification sur les services de vote. Ces codes d’accès sont générés de façon non prédictible. Au niveau de l’authentification sur les services de vote, un mécanisme est mis en place pour éviter de deviner les mots de passe, en bloquant toute tentative de recherches multiples.
Sur le site Internet, le nom et toutes autres informations nominatives, ne sont jamais affichés.
L’anonymat des votes et la confidentialité : séparation des informations nominatives du bulletin
L’urne recueillant les suffrages et la liste d’émargement sont deux espaces totalement distincts. Il s’agit de deux espaces de stockage sans aucun lien ni relation entre les deux. Lorsque l’électeur confirme son vote, l’ensemble du traitement est réalisé selon un mécanisme assurant une intégrité parfaite entre la tenue de la liste d’émargement et l’insertion dans l’urne. De plus, ce traitement garantit l’intégrité du scrutin lors des accès simultanés. Il impose un ordonnancement séquentiel, empêchant, par un exemple, un électeur de voter deux fois simultanément.
La préservation de l’anonymat
Comme indiqué ci-dessus, chaque bulletin inséré dans l’urne ne comprend
aucune référence (référence nominative ou référence technique) avec l’électeur. Par absence de référence, nous entendons aucun nom, aucune adresse, mais aussi aucun identifiant, ni même aucune empreinte d’un éventuel identifiant qui permettrait, par des traitements croisés ou de jointure, de pouvoir retrouver ultérieurement l’électeur. Le bulletin est totalement anonyme, même après la clôture. De plus, lorsque les bulletins sont extraits de l’urne, ils sont mélangés afin d’éviter toute tentative de rapprochement chronologique avec les émargements.
L’anonymat est toujours préservé, même après le dépouillement et l’usage des clés de déchiffrement.
Confidentialité et chiffrement
Pour garantir la confidentialité, VOXALY-DOCAPOSTE chiffre le bulletin tout au long de son parcours, du poste de travail jusqu’à l’urne, sans aucune interruption. Le bulletin n'est ainsi jamais « déchiffré » sur le serveur applicatif. Deux niveaux de chiffrement sont mis en place :
le chiffrement sur le poste de travail, via une implémentation locale en Javascript, est assurée afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement,
la totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se font selon le protocole HTTPS/TLS ou SSL.
De plus, afin de renforcer la confidentialité, toutes les étapes intermédiaires de construction du bulletin sont réalisées en local sur le poste de l’électeur, sans aucun échange avec le serveur. Ainsi, le chiffrement du bulletin commence dès que l’utilisateur clique sur le bouton JE VOTE, donc dès son émission. Ces mécanismes garantissent qu’il est impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement. Cette architecture permet de répondre ainsi parfaitement aux exigences de la CNIL sur le chiffrement de bout en bout sans interruption.
Intégrité
Par intégrité, il faut entendre : « S’assurer que la saisie faite par le votant sera fidèlement retranscrite lors du dépouillement final ». L’application assure l’intégrité des votes :
après avoir exprimé son choix, l’électeur ne peut pas voter à nouveau pour la même élection,
un électeur ne pas peut voter aux élections auxquelles il n’est pas inscrit,
une tierce personne, non inscrite, ne peut pas voter.
La solution mise en œuvre est conçue pour garantir :
aucune altération lors de la saisie du vote Internet, via l’utilisation de HTTPS,
aucune altération entre la saisie et le dépouillement final, via le chiffrement des bulletins.
Disponibilité
Les services de vote par Internet est accessible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. Afin de garantir la meilleure disponibilité, l’ensemble des équipements matériels est redondé. Le délai de rétablissement du service après une panne est garanti contractuellement par l’hébergeur de la plate-forme VOXALY-DOCAPOSTE. En fonction des limites définies (nombre de connexions simultanées), le système est capable de surveiller son propre trafic entrant et de le limiter, afin de garantir des temps de réponse optimums et éviter des engorgements. La disponibilité est mesurée et testée régulièrement pendant toute la période de vote sans perturber et ni altérer la sincérité des suffrages.
Le scellement du système et des données
Le scellement a pour but de s’assurer de la stabilité dans le temps des différents éléments et dans le cas contraire, de détecter immanquablement toute modification, quelle qu’en soit la forme ou la justification et avertir les personnes concernées. Ces différents éléments sont surveillés en comparant leurs empreintes courantes par rapport à un jeu d’empreintes de référence, stocké sur un support stable et non modifiable. Chaque traitement de surveillance donne lieu à une trace. En cas de différence, une alerte est remontée auprès de la supervision. Le journal des traitements est associé à l'archive finale réalisée lors de la fermeture du vote.
L’expertise
Depuis le décret du 25 avril 2007 et les dernières recommandations CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019, la plate-forme de vote VOXALY-DOCAPOSTE est régulièrement expertisée par des sociétés spécialisées et indépendantes, à la demande de nouveaux clients. Ces expertises ont toutes mis en évidence l’adéquation des solutions VOXALY-DOCAPOSTE avec les exigences requises en matière de vote électronique, sécurité, confidentialité, anonymat et intégrité des scrutins.
Recommandations CNIL
Les principes fondateurs, les fonctionnalités, l’architecture fonctionnelle, applicative et technique du système de vote ont déjà été présentées à la CNIL à la division des affaires économiques.
VOXALY-DOCAPOSTE a des échanges réguliers avec la CNIL afin que ses applications et leurs évolutions soient toujours en conformité avec les recommandations.
ANNEXE 2 – Calendrier des opérations
Déroulement des scrutins 1er tour 2nd tour Date limite d’information des salariés 21/11/2023 Sans objet Date limite d’affichage des listes électorales 21/11/2023 Sans objet Date de désignation du bureau de vote 19/12/2023 Sans objet Date limite de remise des listes de candidats et des professions de foi 13/12/2023 17/01/2024 Affichage des listes de candidats 14/12/2023 18/01/2024 Envoi du matériel de vote 02/01/2024 Sans objet Ouverture du Scrutin 09/01/2024 24/01/2024 Fermeture du scrutin 11/01/2024 26/01/2024 Dépouillement du scrutin 11/01/2024 26/01/2024
