Accord relatif à l’organisation de l’élection des administrateurs représentant les salariés au Conseil d'Administration de HSBC Continental Europe
Préambule
Conformément à l’article 10 des statuts de
HSBC Continental Europe, les élections des administrateurs représentant les salariés au Conseil d’Administration seront organisées dans les conditions définies par le présent accord.
Le mandat des administrateurs élus viendra à échéance le
25 septembre 2028 en cas d’organisation d’un seul tour de scrutin, ou le 21 octobre 2028 si un second tour s’avérait nécessaire.
Les parties au présent accord conviennent d’organiser le scrutin exclusivement par vote électronique selon les modalités ci-après définies. L’organisation matérielle du scrutin sera faite en collaboration avec la société XXXXX, prestataire indépendant spécialisé dans l’organisation des scrutins par voie électronique.
Article 1 – NOMBRE ET REPARTITION DES SIEGES PAR COLLEGE
Conformément à l’article 10 des statuts
, deux administrateurs salariés sont élus pour une durée de trois ans. Les sièges sont répartis ainsi :
1 administrateur élu par le collège « Techniciens des métiers de la Banque » (collège non cadres)
1 administrateur élu par le collège « Cadres »
Article 2 – Electorat – eligibilite
2.1 - Electorat
Sont électeurs les salariés titulaires d’un contrat de travail avec HSBC Continental Europe ou l’une de ses filiales domiciliées en France, HSBC Global Asset Management (France) et HSBC Assurances Vie (France), dont l’ancienneté dans l’entreprise est de trois mois au moins à la date de l'élection, soit une date d’ancienneté antérieure au
26 juin 2025.
2.2- Eligibilité
Sont éligibles les salariés remplissant les conditions requises pour être électeur, dont le contrat de travail est antérieur de deux années au moins à leur nomination, soit antérieur
au 26 septembre 2023, et correspondant à un emploi effectif chez HSBC Continental Europe, HSBC Global Asset Management (France) et HSBC Assurances Vie (France). Aucune limitation du nombre de mandats n’étant prévue par les statuts, les administrateurs sortants peuvent être réélus.
Article 3 – Listes électorales
3.1 - Fichier nominatif des électeurs
Le fichier nominatif des électeurs sera transmis, par la Direction des Relations Sociales, par e-mail confidentiel à la société XXXXX aux fins exclusives de :
constituer la liste électorale,
permettre l’envoi des éléments pour procéder au vote électronique aux électeurs,
réaliser les émargements.
La société XXXXX s’engage à conserver ce fichier sous sa responsabilité et à ne pas le divulguer sous peine de sanctions pénales.
3.2 – Mise à disposition des listes électorales pour consultation des électeurs
Les listes électorales sont tenues à la disposition des électeurs à partir du
27 août 2025. Les électeurs pourront les consulter depuis l’intranet de l’entreprise, ou auprès de la Direction des Relations Sociales de HSBC France, Immeuble Cœur Défense, Tour 4, 5ème étage (en demandant un rendez-vous à cette fin par email adressé à xxxxx).
Les listes électorales comportent les mentions suivantes : entreprise d’appartenance, nom, prénom, âge, ancienneté en années (arrêtée à deux décimales) éligibilité et collège.
Jusqu’au
1er septembre 2025 12h, tout électeur peut adresser des réclamations à la Direction des Relations Sociales qui examinera leur bien-fondé.
Les listes électorales éventuellement rectifiées seront tenues à la disposition des électeurs à partir du
2 septembre 2025.
Article 4 – CANDIDATURES
L’appel à candidatures sera effectué par la note d’information diffusée à partir du
27 août 2025.
En cas de second tour, il sera effectué le 1er octobre 2025.
4.1 - Caractéristiques
Les candidatures présentées au suffrage des salariés dans chaque collège doivent répondre aux conditions suivantes :
Les candidatures sont présentées par collège ;
Les candidats et leurs remplaçants éventuels doivent appartenir au collège dans lequel ils sont électeurs ;
Chaque candidature doit comporter, outre le nom du candidat, celui de son remplaçant éventuel. Le candidat et son remplaçant sont de sexe différent.
Chaque candidature présentée par collège indique, pour le candidat et son remplaçant éventuel : l’entreprise d’appartenance, le nom et le prénom, le service dans lequel il est affecté.
Chaque candidature est présentée par une ou plusieurs organisations syndicales représentatives au sein de HSBC Continental Europe, HSBC Global Asset Management (France) ou HSBC Assurances Vie (France).
4.2 - Date limite de dépôt des candidatures
Les candidatures syndicales doivent être envoyées par mail à l’adresse « relations-sociales.hbfr-drs@hsbc.fr »au plus tard le
2 septembre 2025 à 12 h 00.
En cas de second tour, elles doivent être envoyées au plus tard le 1er octobre 2025 à 12 h 00.
Article 5 – CAMPAGNE ELECTORALE
La campagne électorale débute le
3 septembre 2025 et prend fin le 17 septembre 2025 à 18 h 00.
En cas de second tour, elle débute le
2 octobre 2025 et prend fin le 13 octobre 2025 à 18 h 00.
Chaque candidature pourra faire parvenir une profession de foi à la Direction des Relations Sociales, par mail à l’adresse «xxxxx », sous format PDF (limitée à 2 pages 21*29.7 et 10 mégaoctets), en couleur ou en noir et blanc, et ce au plus tard le 2 septembre 2025 à 12 h 00 et en cas de second tour, au plus tard le 1er octobre 2025 à 12h 00
Les professions de foi seront diffusées par email à partir du
8 septembre 2025 par la Direction des Relations Sociales sur les messageries professionnelles des électeurs.
En cas de second tour, elles diffusées à partir du
6 octobre 2025.
Les professions de foi seront également consultables sur la plateforme de vote électronique.
Par ailleurs, la Direction octroie un crédit de 40 heures à chaque candidature déposée dans un collège, soit 80 heures pour une organisation syndicale qui déposerait une liste dans le collège cadres et une liste dans le collège non-cadres. Ces heures seront à utiliser par les candidats pendant la campagne électorale, et seront réparties selon leurs souhaits par les organisations syndicales après information de la DRS (information en amont de l’utilisation) par mail à l’adresse « xxxxx ».
Article 6 – RECOURS AU VOTE ELECTRONIQUE
Les parties conviennent de recourir au vote électronique pour l’organisation du présent scrutin.
Le prestataire choisi pour mettre en œuvre le vote électronique aux élections concernées par le présent accord est la société XXXXX.
L’application proposée par XXXXX est en conformité avec les Délibérations de la CNIL n° 98-041 du 28/04/1998, n°2019-053 du 25/04/2019 et le Règlement Général sur la Protection des Données Personnelles n°2016/679 du 14/04/2016.
Le système de vote électronique proposé par XXXXX garantit :
L’authentification de l’électeur ;
L’intégrité du vote (identité du vote émis par le salarié et le vote enregistré) ;
L’anonymat du vote (impossibilité de relier un vote émis à un électeur) ;
L’unicité du vote (impossibilité de voter plusieurs fois pour le même scrutin) ;
La confidentialité et le secret du vote.
Le cahier des charges est annexé au présent accord.
Par ailleurs, l’application proposée par XXXXX a fait l’objet d’une expertise indépendante. Cette expertise a mis en évidence la capacité de la solution de vote électronique du prestataire à répondre aux principes ci-dessus exposés.
Le rapport d’expertise est tenu à la disposition de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) et a été remis aux organisations syndicales lors de l’ouverture de la négociation du présent accord.
Cellule d’assistance technique
Une cellule d’assistance technique est chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique pour l’ensemble des scrutins. Cette cellule sera présente :
A la recette test complète du système de vote
Au scellement des urnes avant élections
Au descellement lors du dépouillement des urnes
Les membres de cette cellule auront accès à l’état de fonctionnement du système de vote et au contrôle du scellement pendant toute la durée des élections.
Elle comprend 1 à 2 représentants de la direction, le président du bureau de vote et 1 représentant d’XXXXX.
Article 7 – BUREAU DE VOTE
7.1 – Constitution du bureau de vote
Un bureau de vote unique sera constitué afin de contrôler les opérations de vote, de contrôler et signer les procès-verbaux des élections et de proclamer les résultats.
Chaque organisation syndicale ayant présenté une candidature pourra désigner un représentant, candidat ou non, pour faire partie du bureau de vote.
Si moins de 3 membres sont ainsi désignés, la Direction désignera un ou plusieurs membres non candidats de sorte que le bureau de vote comprenne 3 membres.
De même, si 3 membres ou plus sont ainsi désignés, mais qu’ils sont tous candidats, et/ou qu’ils appartiennent tous au même collège, la Direction désignera un membre non candidat et/ou appartenant à l’autre collège, avec son accord.
Dans tous les cas, les membres du bureau de vote doivent être électeurs.
Le nom du membre du Bureau de Vote sera communiqué en même temps que le dépôt de la candidature auprès de la Direction des Relations Sociales, tel que prévu à l’article 4, à défaut de quoi l’organisation syndicale ou la liste dite « indépendante » sera réputée avoir renoncé à une telle désignation.
Le Président du Bureau de Vote sera son membre non candidat le plus âgé.
7.2 – Scellement-descellement des urnes électroniques
Test et recette du système : La Direction et son prestataire XXXXX organisent une formation du bureau de vote, lors d’un vote test le
16 septembre 2025 pour le 1er tour, et le 10 octobre 2025 en cas de second tour. Le test est effectué dans les conditions du réel. La procédure est déroulée jusqu’au calcul des résultats.
Scellement de l’urne : A l’issue du test réalisé ci-dessus, il est procédé au vidage de l’urne électronique par XXXXX pour l’ensemble des scrutins.
Un formulaire sera remis par XXXXX à 3 membres du bureau de vote, afin qu’ils créent leur mot de passe personnel pour procéder au scellement et au descellement de l’ensemble des scrutins. Ces 3 membres seront les 2 plus âgés et le plus jeune du bureau de vote.
Les 3 formulaires seront mis sous scellés jusqu’au jour du dépouillement (enveloppes réputées inviolables). Le talon de chaque enveloppe sera conservé par XXXXX et les 3 enveloppes par la Direction dans un lieu sûr.
Cette opération vise à garantir l’impossibilité de connaitre des résultats même partiels avant la clôture des élections le jour du dépouillement.
Par ailleurs, 3 empreintes numériques (du système de vote, des listes électorales, des candidatures) seront insérées dans une enveloppe sécurisée et réputée inviolable. Le talon de cette enveloppe sera conservé par XXXXX et l’enveloppe elle-même par la Direction, dans un lieu sûr.
Article 8 – ORGANISATION ET TENUE DES ELECTIONS
8.1 – Date des Elections
Le scrutin par voie électronique sera ouvert le
18 septembre 2025 à 8 h 00 et sera clos le 25 septembre 2025 à 16 h 00.
Un électeur accédant au site jusqu’à 15 h 59 aura la possibilité de voter jusqu’à 16 h 10. Le dépouillement électronique aura lieu le
25 septembre 2025 à 16 h 11.
En cas de second tour, le scrutin par voie électronique sera ouvert le
14 octobre 2025 à 8 h 00 et sera clos le 21 octobre 2025 à 16 h 00.
Un électeur accédant au site jusqu’à 15 h 59 aura la possibilité de voter jusqu’à 16 h 10. Le dépouillement électronique aura lieu le
21 octobre 2025 à 16 h 11.
Compte tenu du fait qu’un deuxième tour doit être envisagé pour la première fois dans le cadre de ces élections, les Parties au présent accord conviennent expressément de proroger la durée des mandats en cours jusqu’à la date de ce deuxième tour si celui-ci devait avoir lieu, soit au plus tard au 21 octobre 2025.
8.2 – Mode de scrutin
Conformément aux règles applicables, lorsqu’il y a un seul siège à pourvoir dans un collège électoral, l’élection a lieu au scrutin majoritaire à deux tours.
8.3 – Organisation matérielle des élections
8.3.1 Eléments pour procéder au vote électronique
Les éléments permettant de procéder au vote électronique se composent d’une notice explicative sur les modalités du vote précisant :
La période d’accès à la plateforme de vote ;
L’adresse électronique sécurisée et dédiée permettant l’accès au site de vote ;
Un code identifiant unique par électeur permettant le contrôle d’accès et la tenue des listes d’émargement électroniques garantes de l’unicité des votes ;
L’adresse électronique permettant à l’électeur de recevoir son mot de passe par email, par sms ou serveur vocal selon son choix.
La nature de l’information personnelle (Année + Département de naissance) ;
Les coordonnées de l’assistance électeurs (téléphone et mail).
Ce matériel sera adressé le
9 septembre 2025 au domicile de chaque électeur par voie postale (affranchissements en lettre prioritaire).
8.3.2 Organisation du scrutin
Le scrutin se déroule exclusivement par vote électronique. Le vote sera exprimé électroniquement sur le site de vote au moyen du matériel spécifique et personnalisé mentionné à l’article 8.3.1 ci-dessus.
Le vote peut se faire d’un poste informatique professionnel sur le lieu de travail ou d’un matériel informatique personnel (PC, tablettes, smartphone).
L’organisation matérielle du scrutin sera faite en collaboration avec la société XXXXX à laquelle seront confiés :
L’impression et la personnalisation de la notice explicative sur les modalités de vote
L’envoi des éléments pour procéder au vote électronique au domicile des électeurs par voie postale ;
La mise à disposition d’une urne électronique ;
La formation du bureau de vote à la plateforme ;
L’accompagnement lors du scellement et descellement ;
L’assistance électeur :
Hot line dédiée: 24h/24, 7 jours/7
Courriel dédié : du lundi au vendredi de 9h à 18h.
8.3.3 Les éventuels incidents de distribution devront être signalés dans les plus brefs délais
La demande de renvoi par voie postale des données pour se connecter à la plateforme de vote électronique et voter, pourra intervenir jusqu’au
19 septembre 2025 à 11h et, en cas de second tour, jusqu’au 16 octobre 2025.
Après cette date, le renvoi ne pourra se faire que par voie dématérialisée (vers une adresse mail, par SMS vers un numéro de téléphone mobile ou en étant rappelé par un serveur vocal).
Article 9 – VOTES BLANCS
Les bulletins sur lesquels les électeurs auront cliqué sur le bouton « vote blanc » sont considérés comme bulletins blancs.
Article 10 – DEPOUILLEMENT ELECTRONIQUE
Le dépouillement des votes se déroulera le
25 septembre 2025 à 16 h 11, sous le contrôle du bureau de vote. En cas de second tour, il aura lieu le 21 octobre 2025 à 16h11. Il se déroulera dans un local dédié au sein de la société HSBC Continental Europe.
Une liste d’émargement par scrutin sera éditée à la fin de l’opération en présence des membres du Bureau de Vote, et sera émargée par eux. Cette liste ne comporte que l’identité des électeurs ainsi que la mention attestant la participation au vote, à l’exclusion de toute autre information.
A la fin du traitement, le système génère l’ensemble des résultats sur des feuilles qui constituent le procès-verbal du vote. Ces résultats sont transmis au bureau de vote.
Article 11 - ATTRIBUTION DES SIEGES
Dans chaque collège, est déclaré élu le candidat ayant obtenu au premier tour la majorité absolue des suffrages exprimés, au second tour la majorité relative. En cas d’égalité des voix, le candidat dont le contrat de travail est le plus ancien est déclaré élu.
Article 12 – PROCLAMATION DES RESULTATS
Pour le premier tour, les résultats sont proclamés à l’issue des opérations de dépouillement par le président du bureau de vote le
25 septembre 2025 et diffusés le 26 septembre 2025 par email par la Direction des Relations Sociales par note d’information qui sera mise en ligne sur l’Intranet HSBC.
En cas de second tour, il sera procédé de la même façon à la proclamation des résultats le 21 octobre 2025 et à leur diffusion le 22 octobre 2025.
Article 13 – INCOMPATIBILITE DES MANDATS
Conformément aux dispositions légales, le mandat d’administrateur représentant salariés est incompatible avec tout autre mandat électif ou désignatif dans l’entreprise.
L’administrateur qui, lors de son élection, est titulaire d’un ou de plusieurs de ces mandats doit s’en démettre dans les huit jours. A défaut, il est réputé démissionnaire de son mandat d’administrateur.
Article 14 – CONSERVATION DES FICHIERS ET DES DOCUMENTS DE VOTE
Les fichiers, tels que fichiers nominatifs, les listes d’émargement, fichiers comportant les expressions de votes, fichiers de résultats, copies, sauvegardes seront conservés sous scellés, auprès du prestataire, jusqu’à l’épuisement des délais de recours contentieux ou, en cas de recours, jusqu’à l’intervention d’une décision définitive.
La Société XXXXX s’engage à détruire, dès l’expiration des délais légaux de recours, toutes copies totales ou partielles des fichiers effectuées sur quelque support que ce soit.
Au terme des délais de recours ou, en cas de recours, après le prononcé d’une décision définitive, la Société XXXXX détruira les fichiers sources et fournira un certificat de destruction.
Article 15 – CONTENTIEUX DES ELECTIONS
Conformément aux dispositions légales, les contestations relatives :
au droit électoral
au droit d’éligibilité ou à la régularité des élections
sont de la compétence du Tribunal Judiciaire dans le ressort duquel est situé le Siège Social de l’entreprise, soit le Tribunal Judiciaire de Paris.
Article 16 - DUREE DE L’ACCORD
Le présent accord est conclu pour la seule élection des administrateurs salariés au Conseil d’administration de la société HSBC Continental Europe prévue en 2025.
Il est donc conclu à durée déterminée et prendra fin le
26 septembre 2025 ou, en cas de second tour, le 22 octobre 2025.
Compte tenu de la durée de l’accord, les parties conviennent que le présent accord ne fera pas l’objet d’un suivi spécifique.
Article 17 - ADHESION, REVISION
Les organisations syndicales non signataires pourront adhérer au présent accord dans les conditions légales en vigueur.
Le présent accord pourra être révisé par avenant, conformément aux dispositions des articles L. 2261-7-1 et L. 2261-8 du Code du travail.
Article 18 - FORMALITES DE DEPOT
Le présent accord sera déposé sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du travail, conformément à l’article D. 2231-4 du Code du travail.
Un exemplaire original sera également remis au secrétariat-greffe du Conseil de prud’hommes de Nanterre.
En outre, un exemplaire original sera établi pour chaque partie. Enfin, en application des articles L. 2262-5 et R. 2262-1 du Code du travail, le présent accord sera communiqué aux salariés de l’entreprise via sa mise à disposition sur l’intranet.
Fait à Courbevoie Paris, le 09 juillet 2025
Pour HSBC Continental Europe, XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX, en qualité de Directrice des Ressources Humaines
Pour la CFDT
Pour la CFTC
Pour FO
Pour le SNB
Annexe 1
Planning des Elections 2025 des Administrateurs représentant les salariés
PREMIER TOUR
Mercredi 27 août 2025 Information sur la tenue des élections, communication de l’accord électoral, mise à disposition des listes électorales, appel à candidatures Lundi 1er septembre 2025 Au plus tard à 12h00 : Date limite des réclamations sur listes électorales Mardi 2 septembre 2025 Au plus tard à 12h00 : Date limite de dépôt des listes de candidats et des professions de foi et communication du nom du membre du Bureau de Vote de chaque liste
Mise à disposition des listes électorales éventuellement modifiées Mercredi 3 septembre 2025 Début de la campagne électorale Lundi 8 septembre 2025 Diffusion par la DRS des listes de candidat et des professions de foi sur les messageries professionnelles Mardi 9 septembre 2025 Envoi par Alma par courrier postal du matériel de vote (identifiant + notice explicative) Mercredi 10 septembre 2025 Ouverture de l’assistance électeurs Mardi 16 septembre 2025 Formation Bureau de Vote - Test - Scellement de l'urne Mercredi 17 septembre 2025 Fin de la campagne électorale du 1er tour Jeudi 18 septembre 2025 Ouverture du scrutin à 08h00 Vendredi 19 septembre 2025 Date limite de demande de renvoi de code par voie postale (avant 11h00) Jeudi 25 septembre 2025 Clôture du scrutin à 16h00 + dépouillement + proclamation résultats du 1er tour Vendredi 26 septembre 2025 Diffusion des résultats du vote, information et éventuel appel à candidatures pour le 2nd tour
SECOND TOUR
Mercredi 1er octobre 2025 Au plus tard à 12h00 : Date limite de dépôt des candidatures et des professions de foi Jeudi 2 octobre 2025 Début de la campagne électorale du 2nd tour Lundi 6 octobre 2025 Diffusion par la DRS des listes de candidats et des professions de foi sur les messageries professionnelles Vendredi 10 octobre 2025 Formation Bureau de Vote - Test - Scellement de l'urne Lundi 13 octobre 2025 Fin de la campagne électorale Mardi 14 octobre 2025 Ouverture du scrutin à 08h00 Jeudi 16 octobre 2025 Date limite de demande de renvoi de code par voie postale (avant 11h00) Mardi 21 octobre 2025 Clôture du scrutin à 16h00 + dépouillement + proclamation résultats Mercredi 22 octobre 2025 Diffusion des résultats du vote
Annexe 2
Cahier des charges du vote électronique
Ce document constitue le cahier des charges relatif à la mise en œuvre du vote électronique pour les élections des représentants des salariés au Conseil d’Administration de la société HSBC Continental Europe.
Fonctionnalités du système de vote électronique
Fonctionnalités générales.
Système de vote électronique distant Le système de vote électronique est hébergé chez un prestataire externe (OVH) sur le territoire national.
Il sera rendu accessible aux électeurs de manière sécurisée, 24 heures sur 24 durant toute la période des élections par une simple connexion internet (ordinateur, tablette, smartphone).
Période des élections La durée du scrutin est déterminée dans l’accord relatif à l’élection des administrateurs représentant les salariés au Conseil d’Administration de HSBC Continental Europe.
Nature des élections Les élections à organiser sont celles des représentants des salariés au Conseil d’Administration pour le collège des non-cadres et celui des cadres.
Expertise XXXXX fournit à la société HSBC Continental Europe les conclusions du rapport d’expertise indépendante de son système de vote électronique.
Émargement électronique, unicité du vote Le système de vote électronique enregistre un émargement après confirmation du vote par l’électeur et ne permet plus à ce dernier d’effectuer un nouveau vote (unicité du vote).
Traitements sous-jacents Lors de la prise en compte d’un vote, le système assure :
L’unicité et la confidentialité du vote : Le système garantit l’anonymat des choix exprimés par un électeur et l’unicité de son vote par la cryptographie de ces données. Les émargements d’une part et l’urne électronique d’autre part, sont enregistrés sur des supports dédiés et distincts.
L’intégrité du système :
Génération de 3 empreintes numériques (du système, des listes candidates et des listes électorales), insérées dans une enveloppe sécurisée et conservées en lieu sûr par HSBC Continental Europe. Le système est scellé par 3 mots de passe créés par 3 des membres du bureau de vote, spécialement désignés à cet effet. Le descellement est réalisé à l’aide des 3 mots de passe créés lors du scellement.
Génération lors du descellement de 2 empreintes numériques supplémentaires (les émargements et les expressions de vote).
Mise en place d’un journal d’historisation du système pendant toute la durée du vote. L’état de fonctionnement du système est accessible pour l’ensemble des électeurs pendant toute la durée du vote.
Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique
Deux niveaux de chiffrement sont mis en place :
Le chiffrement sur le terminal de connexion (ordinateur, smartphone ou tablette connectée) est assuré afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement.
La totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se fait selon le protocole HTTPS.
Ainsi, le chiffrement du bulletin commence dès que l’utilisateur clique sur le bouton
VOTER donc dès son émission. Ces mécanismes garantissent qu’il est impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement.
Liste des émargements
Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.
Pendant la durée du scrutin, les listes d’émargement du vote par Internet ne sont accessibles qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement des scrutins. Les membres des bureaux auront aussi accès aux taux de participation.
Les membres de la direction peuvent avoir accès, pendant toute la durée des élections aux seuls taux de participation de l’ensemble des collèges.
Dès la clôture du scrutin les listes d’émargements définitives sont remises par XXXXX aux membres du bureau de vote pour contrôle et émargement.
Assistance technique
Durant le scrutin une assistance technique est assurée 24h/24, 7j/7.
Dispositif de secours
Le système de vote électronique est dupliqué sur deux supports distincts. En cas de panne d’un des systèmes un dispositif de secours prend le relais en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants susmentionnés, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
Déroulement du process
Préparation de l’élection
XXXXX fournit à la société HSBC Continental Europe une matrice Excel avec 4 onglets à compléter.
Onglet : Élections
Informations signalétiques des établissements concernés par ces élections.
Onglets : Scrutins Informations sur le détail des scrutins concernés.
Onglets : Électeurs Informations nominatives des électeurs ayant la possibilité de participer à l’élection. Elles sont établies pour chacune des élections et par collège.
Ces données « électeurs » sont transmises à XXXXX aux seules fins suivantes :
Permettre l’attribution de codes d’accès au système de vote électronique pour chaque électeur autorisé,
Contrôler les accès au système de vote électronique,
Enregistrer les émargements électroniques après chaque vote et assurer l’unicité du vote pour chaque électeur,
Éditer les listes d’émargement.
Onglets : Liste candidates Détail des listes candidates pour chacun des scrutins
Transmission du fichier XXXXX propose un accès sécurisé (au moyen d’identifiant et mot de passe le tout chiffré sur le canal HTTPS) sur son infrastructure informatique (serveur ftp sécurisé), afin de permettre les échanges sécurisés de fichiers entre la société HSBC Continental Europe et XXXXX.
Confidentialité des données XXXXX et ses sous-traitants s’engagent à conserver de manière confidentielle toutes les informations et les données qui lui sont transmises dans le « fichier électeurs » pour les besoins de gestion du vote électronique. Il met en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations de ce fichier sur ces propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote électronique.
À l’issue du délai légal de recours en contentieux, et en l’absence d’un tel recours, XXXXX et son ou ses sous-traitants s’engagent à détruire le « fichier électeurs » et à ne conserver aucune de ses données.
Importation des données transmises dans le système de vote
Fourniture des codes d’accès au système de vote électronique À partir des informations de l’onglet « électeurs », le système génère de façon aléatoire et sécurisée par chiffrement un identifiant et un mot de passe unique par électeur.
Chaque électeur reçoit séparément ses codes d’accès :
Réception 1 par voie postale :
Adresse url de la plateforme de vote
D’un identifiant unique qui permet, outre le contrôle d’accès, la tenue des listes d’émargements électroniques garantes de l’unicité des votes
D’un lien url permettant à l’électeur de recevoir son mot de passe
De la nature de l’information personnelle qui lui sera demandée (Année + Département de naissance)
Réception 2 (par email, sms ou serveur vocal selon le choix de l’électeur) :
D’un mot de passe unique par électeur
Afin de permettre un contrôle et une sécurité supplémentaire, le système demande en outre à l’électeur une information personnelle (Année + Département de naissance) avant de permettre l’accès au vote.
XXXXX prend en charge la transmission aux électeurs des codes d’accès au vote électronique.
En cas de non-réception ou de perte des codes (identifiant et mot de passe) par le salarié, XXXXX renvoie les codes d’accès, et selon le choix de l’électeur :
soit par voie électronique, et ce jusqu’à la clôture du scrutin (email, sms ou serveur vocal)
soit par voie postale, et ce jusqu’à la date retenue dans l’accord relatif à l’organisation des élections des représentants des salariés au Conseil d’Administration (lettre prioritaire).
Contrôle des données importées dans le système de vote XXXXX fournit, en amont de la recette test, un ou plusieurs codes d’accès permettant à la société HSBC Continental Europe de se connecter sur le système de vote et de procéder aux contrôles :
Des listes électorales
Des listes candidates
Des éventuelles professions de foi
Phase de test et de recette du système de vote électronique
Objectifs Une fois le paramétrage réalisé, XXXXX organise un vote test, effectué dans les conditions du réel, en présence des membres du bureau de vote et des représentants de la direction de la société HSBC Continental Europe. La procédure de vote est entièrement déroulée jusqu’au calcul des résultats.
L’objectif est de permettre aux membres des bureaux de vote d’appréhender le fonctionnement global de la solution.
Etapes de recette Les étapes de contrôle sont les suivantes :
Réalisation de plusieurs votes,
Déroulement du dépouillement des urnes électroniques et génération des résultats,
Contrôles de la conformité des résultats obtenus,
Validation du dispositif de vote,
Remise à zéro des urnes
Scellement de l’application de vote électronique.
Scellement du système de vote
À l’issue du test réalisé ci-dessus, il est procédé à la remise à zéro de l’urne électronique par XXXXX pour l’ensemble des scrutins tous collèges confondus.
Un formulaire est remis par XXXXX à 3 membres du bureau de vote, désignés à cet effet, afin qu’ils créent leur mot de passe personnel pour procéder au scellement et au descellement de l’ensemble des scrutins tous collèges confondus. Les 3 formulaires seront alors mis sous scellés jusqu’au jour du dépouillement (enveloppes réputées inviolables fournies par XXXXX). Le talon numéroté de chaque enveloppe sera conservé par XXXXX et les 3 enveloppes par la Direction dans un lieu sûr.
Cette opération vise à garantir l’impossibilité de connaitre des résultats même partiels avant la clôture des élections le jour du dépouillement.
3 empreintes numériques sont transmises au représentant de la direction de l’entreprise sur clé USB (fournie par XXXXX) :
Empreinte du système de vote
Empreinte des listes électorales
Empreinte des listes candidates
À l’issue de ce scellement le système est fermé jusqu’au démarrage de la période de vote.
Les étapes de vote de l’électeur
Le scénario de vote électronique comporte les étapes suivantes :
Identification de l’électeur ; celui-ci doit saisir un code identifiant, un mot de passe et une information personnelle (Année + Département de naissance) qui seront contrôlés avant d’accéder au vote,
Une étape de présentation des scrutins,
Les listes de candidats en présence pour chaque scrutin,
L’accès aux professions de foi pour chaque liste candidate,
Le choix par l’électeur d’une seule liste parmi celles proposée, ou bien le choix de voter « blanc »,
La présentation du bulletin de vote définitif,
La confirmation à l’électeur par le système de la prise en compte de son bulletin de vote,
À l’issue de son vote l’électeur dispose de la possibilité d’imprimer, d’enregistrer ou de recevoir par courriel un accusé de réception du vote attestant de la prise en compte de son suffrage par le système de vote. Il mentionne la date, l’heure d’émission du suffrage, une marque d’authentification de l’électeur mais en aucun cas la nature du suffrage.
Durant la période de vote tous les suffrages exprimés par les salariés sont cryptés dès leur expression et restent cryptés sans interruption jusqu’au dépouillement. Ce mécanisme garantit l’impossibilité de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des détenteurs des clés de déchiffrement le jour du dépouillement.
Aide électeurs
Durant toute la durée du scrutin XXXXX met à disposition des électeurs :
Une aide en ligne sur le site électoral
Une adresse courriel dédiée (du lundi au vendredi de 9h à 18h)
Une hot line téléphonique dédiée (24h/24 et 7j/7)
Clôture et dépouillement
À l’heure de clôture du scrutin, le site de vote ne sera plus accessible par les électeurs. La clôture du scrutin sera contrôlée par les membres du bureau de vote.
Les données d’émargement et des expressions de vote sont horodatées et scellées.
XXXXX contrôle que les numéros des enveloppes scellées correspondent au numéro de chaque talon récupéré lors du scellement.
Les 3 membres du bureau de vote ayant créé un mot de passe le saisissent dans la plateforme. La combinaison de ces 3 mots de passe permet de déclencher le descellement des urnes.
Le système génère automatiquement :
Les empreintes numériques des émargements et des expressions de vote cryptés
Les listes d’émargement
Les procès-verbaux
L’ensemble de ces documents au format PDF verrouillé sera transmis sur clé USB par XXXXX.
Conservation
Le système de vote, les listes d’émargements et les expressions de vote sont scellées automatiquement par le système et conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.
À l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive XXXXX et son sous-traitant procèdent à la destruction des données informatiques et papier (remise d’un certificat de destruction).
