Accord collectif sur la mise en place du forfait annuel en jours
Entre,
La société HYVITY, Société par actions simplifiée unipersonnelle (SASU), au capital social de 1.145.000,00 € immatriculée au RCS de Paris, sous le n° 811 794 445, et dont le siège social est situé 16, avenue de Friedland – 75008 Paris, représentée par XXXXX XXXXX, en sa qualité de Président,
Ci-après dénommée, la « Société »
d'une part,
Et
Les salariés de la Société, suite à la ratification du projet proposé par le chef d’entreprise, à la majorité des 2/3 du personnel, suite à une consultation s’étant déroulée sur 15 jours suivant la communication, à chacun d’entre eux du projet d’accord, et selon liste d’émargement annexée.
Ci-après dénommés, les « Salariés »
d'autre part,
Ensemble, les « Parties »,
***
Il est convenu ce qui suit :
***Préambule***
Suivant la procédure décrite aux articles L. 2232-22 et L. 2232-21 du Code du travail, la Société a présenté aux Salariés, par envoi par courriels avec demande d’accusé de réception, le présent projet d’accord collectif sur la mise en place d’un accord de forfait en jours sur l’année.
Le projet d’accord a été présenté aux salariés le 28 octobre 2022 et la consultation a été organisée le 14 novembre 2022, dans le respect du délai de 15 jours minimums à l’issue de la communication.
Les parties ont donc convenu de conclure un accord collectif pour la mise en place de conventions de forfait jours afin de concilier les nécessités organisationnelles de l'entreprise avec l'activité des salariés qui sont autonomes dans la gestion de leur temps de travail.
L'objectif est d'allier un besoin de souplesse répondant aux impératifs de réactivité et adaptabilité qu'impose l'activité mais également en permettant aux salariés de bénéficier d'une réelle autonomie dans l'organisation de leur travail eu égard à leurs responsabilités, méthodes de travail et aspirations personnelles.
Les parties souhaitent rappeler la nécessité de garantir le respect des repos quotidien et hebdomadaire et de veiller régulièrement à ce que la charge de travail des salariés en forfait en jours reste raisonnable et permette une bonne répartition dans le temps de leur travail. La procédure de suivi et de contrôle de la durée du travail des salariés concernés, instituée par le présent accord, concourt à cet objectif.
Le présent accord vise à définir les modalités de mise en place et d'application de conventions de forfait annuel en jours au sens de l'article L. 3121-58 du code du travail pour les salariés de la Société.
Les dispositions du présent accord se substituent automatiquement et intégralement à l’éventuel régime anciennement appliqué, ainsi qu’aux usages et engagements unilatéraux ayant le même objet et ce, dès l’entrée en vigueur du présent accord.
Catégories de salariés concernés
Le présent accord s’appliquera aux salariés de HYVITY, quel que soit leur lieu de travail et leur date d’embauche, éligibles au dispositif du forfait jours selon les conditions définies ci-après.
Conformément aux dispositions de l'article L. 3121-58 du code du travail, sont visés :
1° les cadres qui disposent d'une autonomie dans l'organisation de leur emploi du temps et dont la nature des fonctions ne les conduit pas à suivre l'horaire collectif applicable au sein de l'atelier, du service ou de l'équipe auquel ils sont intégrés ;
2° les salariés dont la durée du temps de travail ne peut être prédéterminée et qui disposent d'une réelle autonomie dans l'organisation de leur emploi du temps pour l'exercice des responsabilités qui leur sont confiées.
Au sein de la Société, sont visés les salariés cadres relevant, a minima, de la classification 2.1, coefficient 105.
En tout état de cause, sont exclus de cet accord la catégorie des cadres dirigeants, répondant à la définition de l’article L. 3111-2 du code du travail.
L’éligibilité éventuelle au forfait jours ne constitue pas un droit acquis pour les salariés définis au présent article à cette modalité dérogatoire d’organisation du temps de travail.
Nombre de jours compris dans le forfait
Le nombre de jours travaillés dans le cadre du forfait jours est de 218 jours sur l'année de référence, pour un salarié présent sur la totalité de cette année de référence.
-Journée de solidarité incluse ;
-Sous réserve d’un droit complet à congés payés ;
-Hors jours de congés supplémentaires conventionnels venant en déduction de ce nombre.
Le nombre de jours compris dans le forfait peut, par exception, être supérieur en cas de renonciation à des jours de repos, dans les conditions prévues à l’article 6 du présent accord.
Le terme « année » dans le présent accord correspond à la période de référence telle que déterminée à l’article 3.
Période de référence
La période annuelle de référence sur laquelle est décompté le nombre de jours compris dans le forfait jours commence le 1er juin et expire le 31 mai de l’année suivante.
Dépassement du forfait annuel - Renonciation à des jours de repos
Le plafond annuel de 218 jours ne constitue en aucun cas une durée maximale de travail.
Conformément aux dispositions de l'article L. 3121-59 du code du travail, Les salariés qui le souhaitent peuvent, après signature d’un avenant à leur contrat de travail avec la Société, renoncer à une partie de leurs jours de repos en contrepartie d’une majoration de leur salaire à hauteur de 10% du salaire journalier défini à l’article 8 du présent accord.
Il est rappelé que la renonciation à des jours de repos est limitée à 8 jours de repos par an.
L'accord entre le salarié et l'entreprise doit être formalisé par écrit, par le biais d'un avenant écrit au contrat de travail, précisant le nombre annuel de jours de travail supplémentaires qu'entraîne cette renonciation, le taux de majoration applicable à la rémunération de ces jours de travail excédant le plafond, ainsi que la ou les périodes annuelles sur lesquelles elle porte. Cet avenant est valable pour l'année en cours. Il ne peut être reconduit de manière tacite.
Modalités de décompte des journées ou demi-journées travaillées
La durée du travail des salariés ayant conclu une convention de forfait en jours est décomptée chaque mois en tenant compte :
du nombre de journées ou de demi-journées travaillées par chaque salarié ;
des journées ou demi-journées de repos prises en application du présent accord ;
ainsi que des jours de repos hebdomadaires, des jours de congés payés ainsi que des jours de congés conventionnels.
Les salariés organisent librement leur temps de travail.
Est considérée comme une demi-journée de travail toute période de travail se terminant avant 13 heures ou débutant après 13 heures.
Ainsi, en cas d’embauche après 13 heures ou en cas de débauchage avant 13 heures, il y aura lieu de comptabiliser une demi-journée de travail.
Dans les autres cas, il sera décompté une journée de travail. Un modèle document de suivi mensuel du forfait annuel en jours est annexé au présent accord.
Temps de repos des salariés en forfait jours
Les salariés en forfait annuel en jours doivent bénéficier des temps de repos obligatoires à savoir :
du repos quotidien minimum de 11 heures consécutives ;
du repos hebdomadaire d'une durée minimale de 24 heures consécutives auxquelles s'ajoutent les heures consécutives de repos quotidien, soit 35 heures au total.
des jours fériés, chômés dans l'entreprise (en jours ouvrés) ;
des congés payés en vigueur dans l'entreprise ;
des jours de repos compris dans le forfait-jours dénommés RTT forfait-jours.
Eu égard à la santé du salarié, le respect de ces temps de repos est impératif et s'impose, même s'il dispose d'une large autonomie dans l'organisation de son emploi du temps.
Compte tenu du nombre de jours maximal du forfait jours tel que prévu au présent accord, les salariés bénéficieront de jours de repos dont le nombre variera chaque année en fonction notamment du nombre de jour ouvrés que comporte l’année et du nombre de jours fériés ne tombant pas un jour de repos hebdomadaire.
Le nombre de jours de repos est déterminé comme suit :
365 jours calendaires (à vérifier selon les années) – 25 jours de congés payés – nombre de jours fériés qui ne coïncident pas avec un weekend/repos hebdomadaire (à vérifier selon les années) –weekend/ repos hebdomadaires (à vérifier selon les années) = X jours
X jours – 218 jours du forfait = Y jours de repos
Les jours de repos devront être pris au cours de la période de référence sous la forme de journées ou de demi-journées de repos en concertation avec le supérieur hiérarchique et en tenant compte du bon fonctionnement de l’entreprise.
Ces jours de repos ne sont en aucun cas assimilables à des jours de congés payés supplémentaires, ils doivent impérativement être pris avant la fin de la période de référence et ne peuvent donner lieu à aucune indemnisation sans préjudice des dispositions sur la renonciation à de jours de repos.
Caractéristiques de la convention de forfait annuel en jours conclue avec le salarié
Conformément à l’article L. 3121-55 du Code du travail, l’application d’une convention de forfait annuel en jours est subordonnée à l’accord du salarié, formalisé par la signature d’une convention individuelle écrite signée entre la Société et le salarié concerné.
La conclusion d'une convention individuelle de forfait annuel en jours requiert l'accord écrit du salarié concerné.
Cet accord sera formalisé dans le contrat de travail du salarié concerné dans le cadre d'une convention individuelle de forfait ou par voie d'avenant pour les salariés déjà en poste à la date de signature du présent accord.
Cette convention ou avenant fixera notamment :
la nature des missions justifiant le recours à cette modalité,
la catégorie professionnelle à laquelle le salarié appartient ;
le nombre de jours travaillés dans l'année et compris dans le forfait, dans la limite de 218 jours ;
la période annuelle de référence ;
le respect de la législation sociale en matière de durée de travail et de repos ;
le bilan individuel obligatoire annuel conformément à l'article L. 3121-60 du code du travail ;
les modalités d'évaluation et de suivi de la charge de travail du salarié ;
le droit à la déconnexion,
la rémunération.
Rémunération
La convention de forfait mentionnera le montant de la rémunération annuelle forfaitaire déterminée sur la base du nombre de jours de travail du forfait auquel est soumis le salarié, en tenant compte des sujétions imposées au salarié, de sa qualification et de l’importance des responsabilités qui lui sont confiées.
Le salaire journalier est calculé de la manière suivante :
La rémunération forfaitaire annuelle contractuelle est divisée par le nombre de jours du forfait auquel s’ajoutent les jours fériés coïncidant avec un jour ouvré sur l’année civile concernée.
Conditions de prise en compte des absences sur la rémunération
Les journées ou demi-journées d'absence non assimilée à du temps de travail effectif au sens de la législation sur la durée du travail, par une disposition légale, réglementaire ou conventionnelle, s'imputent sur le nombre global de jours travaillés de la convention de forfait.
Cette imputation viendra réduire, de manière proportionnelle, le nombre théorique de jours non travaillés dus pour l'année de référence.
Pendant l'absence donnant lieu à indemnisation par l'employeur, cette indemnisation est calculée sur la base de la rémunération lissée.
En cas d'absences non rémunérées, la rémunération est réduite proportionnellement au nombre de jours d'absence.
Conditions de prise en compte des embauches ou ruptures du contrat de travail au cours de la période de référence sur la rémunération
Lorsqu'un salarié n'accomplit pas la totalité de la période de référence du fait de son entrée ou de sa sortie au cours de la période de référence, le nombre de jours travaillés est calculé prorata temporis en fonction de la date d'entrée ou de sortie sur la base du nombre de jours travaillés augmenté des congés payés non dus ou non pris.
Modalités d'évaluation et de suivi régulier de la charge de travail du salarié
Afin de garantir le droit à la santé, à la sécurité, au repos et à l'articulation vie professionnelle/vie privée, la Société assure le suivi régulier de l'organisation du travail du salarié ayant conclu une convention de forfait en jours, de sa charge de travail ainsi que de l'amplitude de ses journées de travail.
A ce titre, le salarié devra remettre, à la fin de chaque mois, un décompte des jours travaillés et congés pris afin que la Société puisse s’assurer :
Que le temps de présence du salarié respecte les repos journaliers et hebdomadaires ;
Que le salarié prenne bien les jours de repos auxquels il peut prétendre.
Le salarié devra organiser son activité afin de ne jamais dépasser les limites détaillées à l’article 6. Si toutefois un salarié devait atteindre sur une journée ou une semaine ces limites, il devra le préciser dans le document de décompte remis mensuellement à son supérieur hiérarchique.
L’effectivité du respect par les salariés en forfait jours des durées minimales de repos implique pour ces derniers un droit à la déconnexion des outils de communication détaillé à l’article 14.
Modalités de communication périodique sur la charge de travail, sur l'articulation vie professionnelle/vie personnelle, sur la rémunération et sur l'organisation du travail dans l'entreprise
Pour permettre un échange régulier sur la charge de travail, les salariés en forfait jours bénéficient d'entretiens périodiques tous les ans.
Cet entretien a pour objet d’évoquer l'organisation et la charge de travail de l'intéressé, l'amplitude de ses journées d'activité, ses déplacements, l’articulation entre son activité professionnelle et sa vie personnelle et familiale, ainsi que sa rémunération. Un modèle de compte rendu d’entretien individuel annuel relatif au suivi du forfait annuel en jours est annexé au présent accord.
En dehors de cet entretien, si le salarié constate que sa charge de travail est inadaptée à son forfait, qu'il rencontre des difficultés d'organisation ou d'articulation entre son activité professionnelle et sa vie personnelle, il pourra demander à être reçu par son supérieur hiérarchique en vue de prendre les mesures permettant de remédier à cette situation.
Il est cependant rappelé que du fait de son autonomie, c’est au salarié qu’il appartient en premier lieu de veiller à ce que sa charge de travail reste raisonnable et d’informer, le cas échéant, son responsable hiérarchique des événements qui accroissent de façon inhabituelle ou anormale cette dernière.
Dispositif d'alerte en cas de difficultés inhabituelles
En cas de difficulté inhabituelle portant sur les aspects d’organisation, de charge de travail, ou concernant les repos quotidiens hebdomadaires ou en cas de difficulté liée à l'isolement professionnel du salarié, ce dernier a la possibilité d'émettre, par email avec accusé de réception, une alerte auprès de son supérieur hiérarchique.
Ce dernier recevra le salarié en entretien dans les meilleurs délais et en tout état de cause, dans un délai de 15 jours calendaires maximum.
Après examen de la situation, les mesures qui seront éventuellement prises à l’issue de cet entretien seront formulées dans un compte-rendu écrit. Un modèle de compte rendu d’entretien ponctuel suite à une difficulté du salarié dans le cadre de la convention de forfait annuel en jours est annexé au présent accord.
Modalités d'exercice du droit à la déconnexion
Chaque salarié concerné par le présent accord bénéficiera d’actions de sensibilisation au droit à la déconnexion dès son embauche.
Ces actions de sensibilisation pourront être organisées sous des formes variées telles que notamment : des réunions de sensibilisation, des communications, des affichages, etc.
Les salariés ne doivent pas hésiter à établir le dialogue sur le sujet de la déconnexion avec leur supérieur hiérarchique si un besoin, une difficulté ou une situation à risques sont identifiés.
Ainsi, les salariés sont invités à :
adopter une attitude vigilante face aux comportements des membres de l’équipe (mails urgents en fin de journée, envoi d’un message pendant les jours de repos ou de congés, messages professionnels envoyés par Whatsapp en dehors du temps de travail etc.) ;
solliciter un point avec leurs équipes sur l’utilisation des outils numériques en cas d’utilisation abusive des outils de connexion ;
rappeler régulièrement à leurs interlocuteurs, au sein de la Société, les recommandations applicables en matière d’utilisation des outils numériques. A cet effet nous vous demandons de bien vouloir indiquer dans vos emails la mention suivante : « la réception de ce message en dehors des heures de travail habituelles ne requiert pas de réponse immédiate »
S’agissant des messages via téléphone, il est recommandé de :
S’interroger sur le moment opportun pour envoyer un SMS ou appeler un collaborateur sur son téléphone professionnel ;
Faire attention à la rédaction du SMS (préciser dans l’objet lorsqu’il ne s’agit pas d’une urgence, éviter les points d’exclamation, éviter les tournures de phrases qui laissent supposer une urgence etc.) ;
Définir avec leur manager direct la manière dont il faut interpréter la réception d’un email/SMS/message vocal en dehors de son temps de travail.
S’agissant de la messagerie électronique, il est recommandé de :
Privilégier d’autres moyens de communication que la messagerie professionnelle telles que la rencontre physique avec l’interlocuteur ou les appels téléphoniques via les applications numériques professionnelles et/ou personnel (teams etc.) ;
Définir le « gestionnaire d’absence au bureau » sur la messagerie électronique et indiquer les coordonnées d’une personne à joindre en cas d’urgence ;
Ne pas solliciter de réponse immédiate si ce n’est pas nécessaire, préciser la date de réponse attendue si possible ;
Faire attention à la rédaction du courriel (préciser dans l’objet lorsqu’il ne s’agit pas d’une urgence, éviter les points d’exclamation, éviter les tournures de phrase qui laissent supposer une urgence etc.) ;
Utiliser la fonction « envoi différé » pour que les mails soient envoyés dans les plages horaires du destinataire ;
Vérifier la pertinence des destinataires du courriel et procéder à une utilisation modérée des fonctions « Répondre à tous » et « Copie à » ;
Eviter les mails urgents en fin de journée et pendant le week-end et programmer l’envoi de ces mails au lendemain matin ou à la semaine prochaine.
Information éventuelle du comité social et économique (CSE) sur les forfaits jours
Le cas échéant, afin de préempter l’instant où la Société sera dotée d’un CSE ayant les compétences élargies, celui-ci sera informé, via la BDES, du recours aux conventions de forfait et des modalités de suivi de la charge de travail.
Chaque année, les membres du comité social et économique seront consultés sur le recours aux conventions de forfait ainsi que sur les modalités de suivi de la charge de travail des salariés concernés.
Dispositions finales
Le présent accord est conclu à durée indéterminée, et entrera en vigueur à compter de sa signature.
Le cas échéant, tous les syndicats représentatifs au moment de la révision seront avisés.
Conformément aux dispositions de l'article L. 2261-9 du code du travail, le présent accord et ses avenants éventuels peuvent être dénoncés par l'une ou l'autre des parties signataires, sur notification écrite aux autres parties par lettre recommandée avec avis de réception.
La dénonciation prend effet à l'issue du préavis de 3 mois.
Le courrier de dénonciation donnera lieu également au dépôt auprès de la DRIETS.
Pendant la durée du préavis, la Société s'engage à réunir les parties afin de négocier un éventuel accord de substitution.
Le présent accord sera déposé sur la plateforme « TéléAccords » accessible depuis le site accompagné des pièces prévues à l'article D. 2231-7 du code du travail.
Conformément à l'article D. 2231-2, un exemplaire de l'accord est également remis au greffe du conseil de prud'hommes de Paris.
Les éventuels avenants de révision du présent accord feront l'objet des mêmes mesures de dépôt et de publicité.
***
Fait à Paris, le 14 novembre 2022 En 3 exemplaires
Pour la Société HYVITY, Monsieur XXXXX XXXXX, Président
Pour les salariés de la Société HYVITY, selon la liste d’émargement ci-jointe
ANNEXES :
Liste d’émargement nominative des salariés
Modèle de compte rendu d’entretien document de suivi mensuel du forfait annuel en jours
Modèle de compte rendu d’entretien individuel annuel relatif au suivi du forfait annuel en jours
Modèle de compte rendu d’entretien ponctuel suite à une difficulté du salarié dans le cadre de la convention de forfait annuel en jours
A Paris,
Le 14 novembre 2022
ANNEXE 1 – liste d’émargement
Nom et Prénom
Date de réception du projet d’accord
Emargement
M. XXXXX XXXXX
28/10/2022
M. XXXXX XXXXX
28/10/2022
Annexe 2 – Modèle de document de suivi mensuel du forfait annuel en jours
NOM/PRÉNOM du Salarié
FONCTION/CLASSIFICATION
Service
Date (MOIS/ANNÉE)
NOM/PRÉNOM du Salarié
FONCTION/CLASSIFICATION
Service
Date (MOIS/ANNÉE)
Semaines Jours travaillés ou demi-journées Jours de repos au titre du forfait jours Congés payés* Autres congés* Absence pour maladie* Absence non autorisée* TOTAL hebdomadaire des jours travaillés Observations 1
2
3
4
5
TOTAL mensuel des jours travaillés
Semaines Jours travaillés ou demi-journées Jours de repos au titre du forfait jours Congés payés* Autres congés* Absence pour maladie* Absence non autorisée* TOTAL hebdomadaire des jours travaillés Observations 1
2
3
4
5
TOTAL mensuel des jours travaillés
Indications du salarié Respect des dispositions légales en matière de repos obligatoires quotidien (11 heures consécutives) et hebdomadaires (35 heures consécutives) Difficultés éventuelles rencontrées au cours du mois, liées à la charge de travail, la répartition dans le temps du travail, l’amplitude des journées de travail, nécessitant le cas échéant un entretien ponctuel
Indications du salarié Respect des dispositions légales en matière de repos obligatoires quotidien (11 heures consécutives) et hebdomadaires (35 heures consécutives) Difficultés éventuelles rencontrées au cours du mois, liées à la charge de travail, la répartition dans le temps du travail, l’amplitude des journées de travail, nécessitant le cas échéant un entretien ponctuel
Signature du Salarié Signature de l’employeur
Signature du Salarié Signature de l’employeur
*Indiquer les dates précises
Document à :
Remplir et signer mensuellement ;
Conserver 3 ans (article D. 3171-16 Code du travail).
Annexe 3 – Modèle de compte rendu d’entretien individuel annuel relatif au suivi du forfait annuel en jours
Le Salarié
Responsable hiérarchique procédant à l’entretien
Poste occupé
Qualification
Observations du Salarié
Commentaires du responsable hiérarchique procédant à l’entretien
Avez-vous rempli mensuellement votre document de suivi mensuel du forfait annuel en jours ?
Votre charge de travail sur la période écoulée a-t-elle été raisonnable ?
Si non, décrire les raisons.
Votre organisation du travail vous parait-elle en adéquation avec celle de l’équipe dont vous faites partie ?
Avez-vous respecté les durées légales de repos quotidien (11 heures consécutives) et hebdomadaire (35 heures consécutives) ?
L’amplitude de vos journées de travail a-t-elle été raisonnable ?
Avez-vous pu effectivement prendre vos jours de repos (jours de repos liés au forfait jours, jours de repos hebdomadaires, jours fériés, congés payés…) ?
L’équilibre entre votre activité professionnelle et votre vie personnelle et familiale est-il satisfaisant ?
Si non, décrire les raisons.
Votre rémunération vous parait-elle proportionnée à votre modalité d’organisation du temps de travail et votre charge de travail ?
Autres observations
Le Salarié Responsable hiérarchique procédant à l’entretien
Charge de travail prévisible sur la période de référence à venir
Éventuel calendrier prévisionnel des jours de repos pour la prochaine période de référence
Le Salarié Responsable hiérarchique procédant à l’entretien
Date et signature
Annexe 4 - Modèle de compte rendu d’entretien ponctuel suite à une difficulté du salarié dans le cadre de la convention de forfait annuel en jours
Le Salarié
Le Responsable hiérarchique procédant à l’entretien
Poste occupé
Qualification
Des difficultés ont été constatées dans le cadre de l’organisation de la charge de travail du salarié, de sa répartition dans le temps et de l’organisation du travail et/ou du respect des temps de repos légaux.
Ces difficultés ont nécessité la tenue du présent entretien ponctuel visant à y remédier pour l’avenir.
Observations du Salarié Observations du Responsable hiérarchique procédant à l’entretien
Difficultés rencontrées/identifiées
Analyse de la situation/diagnostic des causes
Solutions et mesures envisagées
Le Salarié Responsable hiérarchique procédant à l’entretien Date et signature
