Établissement public de l'État à caractère industriel et commercial sous la tutelle du Ministre de la Transition écologique et solidaire. Siège : 1 & 4 avenue de Bois Préau à Rueil-Malmaison (Hauts de Seine) SIRET : 775 729 155 000 17 représenté par agissant en sa qualité de Directrice des Ressources humaines, ayant tout pouvoir à cet effet
COFIP
Société anonyme simplifiée siège : 1 avenue de Bois Préau à Rueil-Malmaison (Hauts de Seine) SIRET : 305 732 646 000 40
constituant avec IFPEN une UES, les deux entités étant collectivement dénommées ci-après l'Entreprise.
d'une part,
Et les organisations syndicales ci-après représentées par :
Visa
CFDT FCE-CFDT
CFE-CGC CFE-CGC Pétrole
CGT CGT-Lyon
CGT-Rueil
d'autre part.
PREAMBULE
Le présent accord a pour objet d'autoriser le recours au vote électronique au sein de l’UES : IFPEN et COFIP. Il en fixe les conditions et modalités, en application de la Loi pour la confiance dans l’économie numérique (Loi N°2004-575 du 21 juin 2004), complétée par la loi relative au Travail, à la modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels (Loi N° 2016-1088 du 8 août 2016
).
Le vote électronique vise à faciliter le processus de vote en permettant aux salariés de voter à tout moment et sans aucun déplacement. Le recours au vote dématérialisé doit respecter les principes fondamentaux régissant les opérations électorales et notamment le secret du scrutin, le caractère personnel, libre et anonyme du vote, la sincérité des opérations électorales, la surveillance et le contrôle des opérations de vote. Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur. Le contenu de cet accord est strictement limité aux principes généraux et dispositions encadrant le vote électronique. Le choix du prestataire et les modalités précises de mise en œuvre du vote par internet feront l’objet, avant chaque élection ou consultation, de dispositions spécifiques dans un protocole d’accord préélectoral. Le présent accord est applicable à tous les salariés de l’UES appelés à participer au processus électoral visant à la désignation des représentants des salariés OETAM au Conseil d’Administration d’IFPEN ainsi qu’au référendum visant à valider l’accord collectif signé à l’issue de la négociation annuelle sur les salaires 2020.
TITRE 2 - PRINCIPES GENERAUX
Le système retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, et notamment :
l’intégrité du vote : identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré ;
l’anonymat, la sincérité du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;
l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;
la confidentialité, le secret du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure.
Le système de vote électronique mis en place sera conforme aux recommandations de la CNIL (Délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet). Un rapport d’expertise mené par un expert indépendant attestera de la conformité de la solution par rapport aux recommandations de la CNIL.
TITRE 3 - MODALITES DE MISE EN OEUVRE
Les modalités de mise en place du vote électronique seront déterminées préalablement à chaque élection. La Direction et les organisations syndicales discuteront, dans le cadre du protocole d’accord préélectoral des modalités pratiques de gestion des opérations de vote. Le protocole d’accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord. Article 3.1 - Prestataire La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire choisi par IFPEN après échange avec les organisations syndicales, dans le respect du cahier des charges en annexe, constitué sur la base des prescriptions énoncées par les articles R.2314-6 à R.2314-17 du Code du travail, et par l'arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007. Le protocole d’accord préélectoral indiquera le nom du prestataire choisi.
Article 3.2 - Caractéristiques du système Le vote électronique se déroule, pour chaque tour de scrutin ou consultation, pendant une période délimitée: les parties conviennent de retenir une période de vote d’une durée minimale de 8 jours. Le protocole d’accord préélectoral définira le calendrier précis retenu pour l’élection ou la consultation concernée. IFPEN s'engage à prendre toutes les mesures nécessaires pour vérifier que le système choisi assure : - la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, - la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, - la sécurité de l'émargement, - la sécurité de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
De plus, le système doit répondre aux caractéristiques suivantes : - les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système,
- le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantira également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.
- les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés "fichier des électeurs" et "contenu de l'urne électronique".
Fichier des électeurs
Le traitement "fichier des électeurs" est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement.
Fichier "contenu de l’urne électronique"
Le fichier dénommé "contenu de l'urne électronique" recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.
Liste d’émargement
Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. L'émargement indique la date et l'heure du vote. La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du bureau de vote, à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.
Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n'est accessible. Toutefois, le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin, à la demande d’IFPEN A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôle la clôture du scrutin. Dès la clôture du scrutin, le contenu des urnes, les listes d'émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs. Le décompte des voix apparaît alors lisiblement à l'écran et fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.
Article 3.3 – Assistance technique, information et formation
Assistance technique
IFPEN met en place une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique : - elle procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée, et chiffrée par des clés délivrées à cet effet, - elle procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système est scellé, - elle contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
Information
Chaque électeur dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.
Formation
Les représentants de la Direction, les représentants du personnel, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu.
Article 3.4 - Vote à bulletin secret sous enveloppe La mise en place du vote électronique supprime le vote à bulletin secret sous enveloppe, sauf pour le vote par correspondance. Le protocole préélectoral précisera, pour chaque élection ou consultation concernée, si un système de vote par correspondance est maintenu ou non.
Article 3.5 – Protection et conservations des données Les Organisations Syndicales représentatives sont tenues informées par IFPEN de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables : celles-ci n'étant plus possibles auprès de la CNIL depuis l'entrée en vigueur du Règlement (UE) Général sur la Protection des Données, elles sont réalisées par le prestataire et le Délégué à la Protection des Données (DPO) d’IFPEN qui alimentent le registre RGPD prévu à cet effet.
Le prestataire conserve sous scellés jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.
A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.
Article 3.6 – Expertise indépendante Le système de vote électronique, préalablement à sa première mise en place dans l’Entreprise ou préalablement à toute modification substantielle de sa conception, est soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions énoncées ci-dessus. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés.
TITRE 4 - DISPOSITIONS GENERALES
Article 4.1 – Date d’entrée en vigueur et durée de l’accord Cet accord entre en vigueur dès sa signature. Il est expressément convenu qu'il ne s’applique qu’au processus électoral visant à la désignation du représentant OETAM des salariés au Conseil d’Administration d’IFPEN ainsi qu’au référendum visant à valider l’accord collectif signé à l’issue de la négociation annuelle sur les salaires 2020. Article 4.2 – Révision Le présent accord pourra faire l’objet d’une révision dans les conditions prévues à l’article L. 2261-7-1du Code du travail. Les demandes de révision du présent accord devront être présentées par leur(s) auteur(s) par lettre recommandée avec accusé de réception ou par lettre remise en main propre contre décharge à l’ensemble des autres parties.
La demande de révision devra être obligatoirement accompagnée de propositions sur les thèmes dont il est demandé révision.
La Direction et l’ensemble des Organisations Syndicales représentatives se réuniront alors dans un délai de deux mois à compter de la réception de cette demande afin d’envisager l’éventuelle conclusion d’un avenant. Dans le cas où la législation relative aux thèmes de cet accord serait modifiée, les signataires se réuniront pour envisager toute modification du présent accord rendue et jugée nécessaire.
Conformément à l’article L 2261-8 du Code du travail, si un avenant de révision est valablement conclu, ses dispositions se substitueront de plein droit aux dispositions du présent accord. Par soucis de simplification et d’efficacité les parties signataires ont convenu qu’il serait néanmoins possible en séance en cas d’accord de toutes les parties, d’apporter révision de thèmes sans impérativement rentrer dans le processus de révision décrit ci-dessus.
Article 4.3 – Dépôt et publicité
Conformément aux dispositions de l'article L.2231-5 du Code du travail, le présent accord sera notifié par IFPEN à l'ensemble des organisations syndicales représentatives à l'issue de sa signature.
Le présent accord fera l’objet, à l’initiative de la Direction, d’un dépôt dématérialisé dans les conditions prévues aux articles D 2231-4 et suivants du Code du travail. Un exemplaire sera également remis au greffe du conseil des Prud’hommes.
Le présent accord ainsi que le cahier des charges annexé sera porté à la connaissance des salariés sur l’intranet d’IFPEN.
ANNEXE
CAHIER DES CHARGES
(en application de l’article R. 2314-5 du Code du travail)
Données pouvant être utilisées
Article 4 de l'arrêté du 25 avril 2007
Les données devant être enregistrées sont les suivantes : -pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège, -pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, collège, moyen d’authentification et, le cas échéant, coordonnées, -pour les listes d’émargement : collège, noms et prénoms des électeurs, -pour les listes des candidats : collège, noms, prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant, -pour les listes des résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires mentionnés à l’article 5.
Le prestataire chargé de la mise en œuvre du système de vote doit s'engager à protéger toutes les données qui lui sont confiées contre tout détournement, usage non autorisé ou transmission à des tiers. Aucune base de données détenue par le prestataire ne peut contenir ces informations sans qu'elles ne soient protégées par cryptage.
Destinataires des données
Article 5 de l'arrêté du 25 avril 2007
Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont les suivants : -pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs le cas échéant, agents habilités des services du personnel, -pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant, -pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, agents habilités des services du personnel, -pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, agents habilités des services du personnel, -pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, employeurs ou agents habilités des services du personnel. En cas de contestation des élections, ces pièces sont tenues à la disposition du juge.
Confidentialité et sécurité des données
Article R.2314-6 du Code du travail
La conception et la mise en place du système de vote électronique peuvent être confiées à un prestataire choisi par l'employeur sur la base d'un cahier des charges respectant les dispositions du présent paragraphe. Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
Article R.2314-7 du Code du travail
Lors de l'élection par vote électronique, les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système. Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».
Article R.2314-16 du Code du travail (partie 1 sur 2)
La liste d'émargement n'est accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin. Aucun résultat partiel n'est accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants peut, si l'employeur ou l'accord prévu à l'article R.2314-5 le prévoit, être révélé au cours du scrutin.
Article 2 de l'arrêté du 25 avril 2007
Le traitement « fichier des électeurs » est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification, d’identifier les électeurs ayant pris part au vote et d’éditer les listes d’émargement. L’émargement indique la date et l’heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l’urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur. Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.
Article 3 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 1 sur 3)
Les listes électorales sont établies par l’employeur. Le contrôle de la conformité des listes importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises le cas échéant au prestataire est effectué sous la responsabilité de l’employeur. L’intégration et le contrôle des candidatures sont effectués dans les mêmes conditions.
Expertise
Article R.2314-9 du Code du travail
Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des articles R.2314-5 à R.2314-8. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés. Les prescriptions de ces mêmes articles s'imposent également aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système informatique.
Cellule d'assistance technique
Article R.2314-10 du Code du travail
L'employeur met en place une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant, le cas échéant, les représentants du prestataire.
Article 3 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 2 sur 3)
La mise en œuvre du système de vote électronique est opérée sous le contrôle effectif, tant au niveau des moyens informatiques centraux que de ceux éventuellement déployés sur place, de représentants de l’organisme mettant en place le vote. Toutes les mesures sont prises pour leur permettre de vérifier l’effectivité des dispositifs de sécurité prévus.
La constitution de la cellule d'assistance technique doit être précisée par le protocole d'accord préélectoral.
Système de secours
Article 3 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 3 sur 3)
Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants susmentionnés, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
Sans altérer la sécurité du système de vote, le prestataire doit avoir la possibilité d'en suspendre l'accès, ou d'en prolonger la durée, sur décision du bureau de vote en réaction à un incident ou une perturbation impactant le bon déroulement du scrutin.
Protocole d'accord préélectoral
Article R.2314-13 du Code du travail
Le protocole d'accord préélectoral mentionne la conclusion de l'accord d'entreprise ou de l'accord de groupe autorisant le recours au vote électronique et, s'il est déjà arrêté, le nom du prestataire choisi pour le mettre en place. Il comporte en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.
Déclaration préalable à la CNIL
Article R.2314-11 du Code du travail
L'employeur informe les organisations syndicales de salariés représentatives dans l'entreprise ou dans le ou les établissements concernés, de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.
Depuis l'entrée en vigueur le 25 mai 2018 du Règlement (UE) Général sur la Protection des Données, pour chaque élection qui lui est confiée, le prestataire doit en sa qualité de sous-traitant alimenter son propre registre RGPD prévu à cet effet.
Information et formation
Article R.2314-12 du Code du travail
Chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales. Les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu.
Les modalités de diffusion et d'accès aux mode d'emploi, notice, ou site de tests, et les modalités de formation des personnels concernés doivent être précisées par le protocole d'accord préélectoral.
Scellement et descellement du système
Article R.2314-8 du Code du travail
Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.
Article R.2314-15 du Code du travail
En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique : 1° Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet; 2° Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système est scellé; 3° Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
Article 7 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 2 sur 4)
Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées. La génération des clés destinées à permettre le dépouillement des votes à l’issue du scrutin est publique de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le président du bureau de vote et deux de ses assesseurs ont connaissance de ces clés à l’exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote.
Ces deux assesseurs nominativement identifiés et précisés dans le protocole d’accord préélectoral , ainsi que le président du bureau de vote reçoivent chacun une clé de dépouillement distincte, selon des modalités en garantissant la confidentialité, permettant d’accéder aux données du fichier dénommé « contenu de l’urne électronique ». La présence de deux titulaires de ces clés est indispensable pour autoriser le dépouillement. Des clés de sauvegarde sont en outre conservées sous scellés.
En aucune façon le prestataire ne doit avoir la possibilité de prendre connaissance des clés sécurisant le système de vote.
Durée du vote
Article R.2314-14 du Code du travail
Le vote électronique se déroule, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.
Article 6 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 1 sur 2)
Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.
Interface de vote
Article 6 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 2 sur 2)
Pour se connecter sur place ou à distance au système de vote, l’électeur doit se faire connaître par le moyen d’authentification qui lui aura été transmis, selon des modalités garantissant sa confidentialité. Ce moyen d’authentification permettra au serveur de vérifier son identité et garantira l’unicité de son vote. Il est alors impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d’authentification. L’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote. Son choix doit apparaître clairement à l’écran, il peut être modifié avant validation. La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver. Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix. Le vote est anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier « contenu de l’urne électronique » dans les conditions fixées à l’article 2, alinéa 3. La validation le rend définitif et empêche toute modification.
Vote sous enveloppe
Article R.2314-16 du Code du travail (partie 2 sur 2)
Lorsque le vote sous enveloppe n'a pas été exclu, l'ouverture du vote n'a lieu qu'après la clôture du vote électronique. Le président du bureau de vote dispose, avant cette ouverture, de la liste d'émargement des électeurs ayant voté par voie électronique.
Dépouillement
Article 7 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 3 sur 4)
Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal.
Conservation de la preuve
Article R.2314-17 du Code du travail
L'employeur ou le prestataire qu'il a retenu conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau. A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.
Article 7 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 1 sur 4)
Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.
Article 7 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 4 sur 4)
Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.
