Le mécanisme de la subrogation a été mis en place au sein de l’unité économique et sociale (UES) 3F, par voie d’accord d’entreprise à durée déterminée du 11 août 2015, puis a été régulièrement renouvelé. Le dernier avenant à cet accord d’entreprise a été conclu le 28 juin 2019.
Ainsi, par le biais de ce mécanisme, l’employeur peut, lorsque le salarié a droit au maintien de salaire, percevoir directement, en lieu et place du salarié, les indemnités journalières qui lui sont dues par la Sécurité sociale au titre de son arrêt maladie.
Si les Parties au présent accord estiment que le principe de la subrogation est une mesure sociale forte et qu’à ce titre, elle doit nécessairement être maintenue, elles relèvent néanmoins, au vu du solde en cours, que la procédure de recouvrement auprès des salariés des indemnités journalières non perçues par l’employeur doit être plus encadrée.
En effet, le solde d’indemnités journalières non remboursé a très fortement augmenté ces dernières années puisqu’il s’élève, à ce jour, à la somme de 873 000 euros.
Face à ce constat, la Direction estime que le recouvrement de cette somme ne peut s’opérer qu’avec une responsabilité accrue des collaborateurs de l’Entreprise, bénéficiaires de ce dispositif.
Dès lors, conscientes de l’enjeu d’un tel dispositif et la nécessité de maitriser le coût élevé pour l’employeur de la subrogation, les Parties au présent accord ont convenu de reconduire le mécanisme de subrogation pour une nouvelle période dans les conditions suivantes :
Article 1 : Objet
Le présent accord a pour objet de prolonger, pour une durée de quatre ans, le mécanisme de la subrogation, du 1er septembre 2023 au 31 août 2027. Ce dispositif vise à s’appliquer pendant la durée de maintien de salaire applicable au salarié, telle que prévue par les dispositions conventionnelles en vigueur.
Il en résulte que, pendant cette période, l’employeur se substituera au salarié pour recevoir directement les indemnités journalières de la CPAM.
Par cette intervention, le salarié sera indemnisé pendant son interruption d’activité sans décalage dans le temps dans les conditions en vigueur au jour du présent accord d’entreprise.
Article 2 : Champ d’application de l’accord
Les dispositions du présent accord s’appliquent à chaque salarié de l’entreprise ayant acquis une ancienneté de service au moins égale à la durée de sa période d’essai compte tenu de sa classification.
Article 3 : Conditions d’application de la subrogation
Article 3.1 : La perception effective des IJSS
Les parties conviennent que le dispositif de subrogation prévu par le présent accord ne pourra intervenir que si les conditions requises pour un maintien de salaire en cas d’interruption d’activité sont remplies.
A ce titre, il convient de rappeler que l’article 29 de la convention collective du personnel des sociétés anonymes et fondations d’HLM du 27 avril 2000 rappelle que le salarié bénéficiera de ce maintien « dès que son droit aux prestations en espèces de l’assurance maladie lui sera ouvert par la Sécurité Sociale », ce qui suppose donc la perception effective par le salarié des indemnités journalières de sécurité sociale.
Ainsi, le maintien de salaire ne peut s’effectuer si la Sécurité Sociale ne procède à aucun versement d’indemnités journalières, quelle qu’en soit la cause.
En particulier, la subrogation sera elle-même subordonnée au respect des conditions suivantes par le salarié suivant les différents cas :
En cas de maladie :
Le salarié devra transmettre le volet 3 de l’arrêt de travail à l’employeur et les volets 1 et 2 au centre de paiement de la Sécurité Sociale dans le délai maximal des 48 heures suivant l’arrêt. A réception du volet 3 de l’arrêt de travail transmis dans le délai imparti, l’employeur fera l’avance au salarié des indemnités journalières de sécurité sociale auquel il peut prétendre et effectuera la déclaration de salaire du salarié absent lui donnant subrogation pour percevoir à sa place les indemnités journalières.
En cas d’accident du travail ou de maladie professionnelle :
Le salarié devra transmettre le volet 3 de l’arrêt de travail à l’employeur et les volets 1 et 2 ainsi que le certificat initial de constations des lésions au centre de paiement de la Sécurité Sociale dans le délai maximal des 48 heures de l’arrêt. A réception du volet 3 de l’arrêt de travail transmis dans le délai imparti, l’employeur fera l’avance au salarié des indemnités journalières de sécurité sociale auquel il peut prétendre et effectuera la déclaration de salaire du salarié absent lui donnant subrogation pour percevoir à sa place les indemnités journalières.
Dans le cadre d’un congé maternité :
Le certificat de grossesse devra être transmis à la CPAM ainsi qu’à l’employeur. Après la naissance, le salarié devra transmettre à la CPAM ainsi qu’à l’employeur un extrait d’acte de naissance ou une copie du livret de famille.
Le salarié devra se signaler auprès des services administratifs de l’employeur dans la journée de sa reprise de travail afin que ces derniers puissent adresser sans délai une attestation de reprise à la sécurité sociale.
Dans le cadre d’un congé paternité et d’accueil de l’enfant :
Le salarié devra transmettre, par écrit, à l’employeur la date prévisible de l’accouchement ainsi les dates choisies de la seconde partie du congé, au moins un mois avant la prise dudit congé. Il transmettra à la naissance, à la CPAM ainsi qu’à l’employeur un extrait d’acte de naissance ou une copie du livret de famille. Il convient de rappeler que l’employeur ne peut employer le collaborateur, père de l’enfant ou conjoint(e) de la mère pendant les 3 jours de congé naissance puis les 4 jours obligatoires de congé paternité et d’accueil de l’enfant faisant suite immédiatement au congé de naissance.
L’indemnisation de la CPAM du congé paternité et d’accueil de l’enfant est conditionnée par cette interdiction d’emploi.
S’il le souhaite, le salarié devra prendre la deuxième partie du congé paternité (21 jours calendaires ou 28 jours en cas de naissances multiples) en une ou deux fois (d’une durée minimale de 5 jours chacune), dans les 6 mois qui suivent la naissance de l’enfant et informer les mêmes interlocuteurs que précédemment.
Article 3.2 : Les conditions suspensives de la subrogation
Les parties signataires reconnaissent que le dispositif de subrogation :
appelle de l’employeur une importante avance de trésorerie résultant du décalage entre le maintien du salaire et la perception des indemnités journalières de sécurité sociale plusieurs mois après ;
expose l’entreprise à un risque de non-remboursement par la CPAM des sommes avancées au salarié ;
est susceptible d’avoir une incidence sur l’absentéisme au sein de l’entreprise.
Dans ce contexte, les parties conviennent de la nécessité de mettre en place plusieurs dispositifs :
Article 3.2.1 : la suspension individuelle (cf. annexe 1)
Les Parties conviennent de la suspension individuelle de la subrogation dès lors que le salarié ne justifiera pas de la réalisation des formalités obligatoires accomplies auprès de la CPAM.
Plus précisément :
- dans le mois suivant la transmission de son arrêt de travail en cas d’arrêt maladie ou accident de travail ; certificat de grossesse en cas de congé maternité ; certificat de naissance/copie du livret de famille en cas de congé paternité et d’accueil de l’enfant, le salarié s’assura de la bonne réception de son dossier et des versements des IJSS à l’employeur sur son compte personnel (compte AMELI).
- si le salarié constate le non-versement des IJSS à l’employeur, il devra transmettre sans délais ses documents à la CPAM, par mail, via son compte AMELI.
Dans les deux mois suivant la réception de l’arrêt de travail ; certificat de grossesse en cas de congé maternité ; certificat de naissance/copie du livret de famille en cas de congé paternité et d’accueil de l’enfant, en cas de non-réception par l’employeur des IJSS, et à tout moment en cas de difficulté de recouvrement auprès de la CPAM, l’employeur adressera un mail et un courrier de relance au collaborateur lui demandant de justifier de la bonne réalisation de ses démarches auprès de la CPAM.
A compter de ce courrier, le collaborateur disposera d’un délai d’un mois calendaire pour transmettre ses éléments au service dédié à la Direction des ressources humaines de l’Entreprise.
A défaut de réponse dans ce délai ou en cas de non-justification des démarches effectuées, la subrogation sera suspendue.
Les indemnités journalières de sécurité sociale précomptées sur le bulletin par l’employeur seront alors recouvrées auprès du salarié en opérant une reprise sur le salaire le ou les mois suivants. Un courrier sera adressé au salarié présentant un échéancier ainsi que la date de mise en place de la retenue.
Corrélativement, la Direction s’engage à effectuer une campagne de communication pour sensibiliser les salariés sur leurs obligations à l’égard de la CPAM et de l’employeur en cas de suspension de leur contrat de travail.
Article 3.2.2 : La contre visite médicale
L’employeur peut, s’il estime nécessaire, recourir à une contre visite médicale qui aura pour seuls objectifs de constater l’opportunité de l’arrêt de travail, sa durée ou de vérifier que le salarié respecte les prescriptions relatives aux heures de sorties.
L’absence du salarié pendant les heures de visite ou son refus de se soumettre à la contrevisite mise en place par l’employeur entraîne la suspension du versement du complément de salaire prévu par les textes conventionnels et a fortiori, de l’application de la subrogation. L’employeur peut également décider de la suspension du versement si le salarié refuse de reprendre le travail alors que le médecin-contrôleur estime que son état le permet. La suspension de versement intervient à compter de la date de la visite.
Article 4 : Suivi de l’accord
L’application du présent accord d’entreprise sera suivie par une commission composée :
d’un représentant désigné par chaque organisation syndicale signataire du présent accord,
d’un représentant de l’entreprise, pouvant être assisté de collaborateurs.
La Commission sera chargée :
de suivre l’application du présent accord d’entreprise, s’agissant notamment de l’étude des remboursements d’indemnités journalières de la sécurité sociale,
de constater l’évolution des taux d’absentéisme.
La Commission, qui sera convoquée et présidée par le représentant de l’entreprise, se réunira tous les 2 ans.
Article 5 : Durée de l’accord
Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de quatre ans et s’appliquera à compter du 1er septembre 2023, pour prendre fin automatiquement au 31 août 2027.
Article 6 : Révision
Pendant sa durée d’application, le présent accord peut faire l’objet d’une révision dans les conditions fixées par les textes légaux et réglementaires applicables.
Toute demande de révision doit être notifiée à chacune des parties signataires et adhérentes, et devra comporter l’indication des dispositions dont la révision est demandée.
Article 7 : Dépôt et publicité
Le présent accord est mis en ligne sur l’intranet de l’entreprise. La Direction procèdera, conformément à l’article D. 2231-2 du Code du travail, au dépôt de l’accord sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail.
Ce dépôt sera accompagné des pièces visées à l’article D.2231-7 du Code du travail.
La Direction adressera également un exemplaire du présent accord au secrétariat-greffe du Conseil de prud’hommes de Paris.
En outre, un exemplaire sera établi pour chacune des parties.
Fait à Paris, le 4 juillet 2023
Annexe 1 :
La suspension individuelle : gestion d’un arrêt maladie par les deux parties
