EN VUE DES ELECTIONS DU COMITE ECONOMIQUE ET SOCIAL
FONDATION INFA
Entre :
La Fondation INFA, 10 avenue Val de Fontenay 94120 FONTENAY SOUS BOIS, représentée par son Directeur Général, Monsieur xxx,
D’une part
Et
Les organisations syndicales représentées par les Délégués Syndicaux :
CFE-CGCreprésentée par Monsieur xxx
SNEPAT-FOreprésentée par Madame xxx
SNEPL- CFTC représentée Madame xxx
D’autre part
PREAMBULE
La loi n° 2018-217 du 29 mars 2018, institue la mise en place d’un Comité social et économique (CSE).
Les mandats des membres du CSE arrivent à échéance le 15 décembre 2023
La Direction a donc engagé les discussions relatives à la négociation d’un nouveau protocole d’accord préélectoral, en vue des élections des représentants du personnel au Comité Social et Economique (CSE) lors des réunions des 23 octobre et 31 octobre 2023.
Le présent protocole fixe les conditions d’organisation des élections de la Fondation INFA, étant rappelé qu’ont été signés préalablement, un accord relatif au vote électronique pour les élections des représentants du personnel le 20 octobre 2016 et un accord relatif au périmètre du Comité Social et Economique le 24 octobre 2019.
La durée du mandat des membres de la délégation du personnel du CSE sera de 4 ans à compter de la proclamation des résultats.
ARTICLE 1 - RECOURS A UN PRESTATAIRE EXTERIEUR
La Fondation a pris contact avec un prestataire extérieur, la société SLIB, ci-après dénommée « le Prestataire », spécialisée dans l'organisation des élections professionnelles.
La Fondation a pu consulter la synthèse du rapport de l'expert indépendant confirmant la conformité du système de vote du Prestataire aux exigences légales et aux recommandations de la CNIL s'appliquant aux systèmes de vote électronique.
Dans ce contexte, les parties signataires conviennent d'utiliser le système de vote du Prestataire, ci-après dénommé « le Système de vote » dans le cadre de l'Election.
ARTICLE 2 – COLLEGES ELECTORAUX
L’effectif de l’entreprise de la Fondation INFA est de 224,66 salariés en équivalent temps plein, le nombre de membres du comité social et économique est donc de 10 titulaires et de 10 suppléants.
Au vu de cette représentation, le personnel est réparti en 2 collèges électoraux :
-
1er collège :
•Non Cadres : 183,36 ETP (position CCN : palier 1 au palier 24, coef de 100 à 309)
-
2ème collège :
Cadres : 41.30 ETP (position CCN : à partir du palier 25 et coef 310)
ARTICLE 3 – REPARTITION DES SIEGES ENTRE LES COLLEGES
La répartition des sièges entre les collèges est ainsi convenue :
1er collège : 7 titulaires7 Suppléants
2ème collège :3 titulaires3 Suppléants
Article 4 - REPRESENTATION EQUILIBREE DES HOMMES ET DES FEMMES
Pour chaque collège électoral, les listes de candidats qui comportent plusieurs candidats sont composées d'un nombre de femmes et d'hommes correspondant à la part de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale. A cet égard, voici la proportion de femmes et d'hommes pour chaque collège :
- 1er collège (Non cadres) : 73,38% de femmes et 26.62 % d’hommes - 2e collège (Cadres) : 69.23% de femmes et 30.77 % d’hommes
Compte tenu de la répartition des sièges entre les collèges, chaque liste doit comporter : - 1er collège (Non cadres) : 5 femmes et 2 hommes - 2e collège (Cadres) : 2 femmes et 1 homme
Les listes sont composées alternativement d'un candidat de chaque sexe jusqu'à épuisement des candidats d'un des sexes.
ARTICLE 5 - CALENDRIER DE L'ELECTION
Etapes Dates et heures Invitation des syndicats Mardi 3 octobre Annonce de l'élection Mardi 3 octobre Réunion de négociation du protocole d'accord préélectoral Lundi 23 octobre à 11h00 Diffusion de la note d'information : information du personnel sur les mesures arrêtées pour l’organisation des élections Appel à candidature (par voie d’affichage et par mail professionnel) Mardi 7 novembre Affichage et publication des listes électorales Mardi 14 novembre Désignation des membres des bureaux de vote et des observateurs Lundi 20 novembre 1er tour Date limite de dépôt des candidatures et des pièces attachées Lundi 20 novembre à 12h00
Envoi des codes d'accès aux électeurs, identifiant avec adresse URL du site de vote par mail professionnel et mot de passe par courrier Mardi 21 novembre
Diffusion des listes des candidats (par voie d’affichage et par mail professionnel) Diffusion des professions de foi Mardi 21 novembre matin
Formation, test et scellement du système de vote Diffusion des professions de foi (2nd envoi par mail professionnel) Mardi 28 nov. à 10h30
Ouverture du vote Jeudi 30 novembre. à 08h00
Clôture du vote Vendredi 1er décembre. à 16h00
Dépouillement Vendredi 1er décembre. à 16h30
Diffusion et affichage des résultats du 1er tour Lundi 4 décembre matin 2eme tour Informer les salariés de l’organisation d’un 2nd tour Appel à candidature ( par voie d’affichage et par mail professionnel) Lundi 4 décembre après midi
Envoi des codes d'accès aux électeurs ( identifiant avec adresse URL du site de vote par mail professionnel et mot de passe par courrier) Mardi 5 décembre
Date limite de dépôt des candidatures et des pièces attachées Diffusion des Listes des candidats et profession de foi Vendredi 8 décembre. à 12h00 Lundi 11 décembre 16h
Formation, test et scellement du système de vote Mardi 12 décembre
Ouverture du vote Jeudi 14 décembre. à 08h00
Clôture du vote Vendredi 15 décembre. à 16h00
Dépouillement Vendredi 15 décembre à 16h30
Diffusion et affichage des résultats du 2nd tour Lundi 18 décembre Envoi des résultats à l'inspection du travail Au plus tard le 22 décembre.
ARTICLE 6 - CELLULE D'ASSISTANCE TECHNIQUE
Conformément aux obligations relatives au vote par voie électronique dans le cadre des élections professionnelles, une cellule d'assistance technique, ci-après dénommée « la Cellule d'assistance technique » sera mise en place dans le cadre de l'Election.
La Cellule d'assistance technique sera composée :
•d'un représentant du Prestataire, ci-après dénommé « le Représentant du prestataire » ;
•d'un représentant de la Fondation, ci-après dénommé « le Gestionnaire de l'élection » ;
6.1 - Rôle du Représentant du Prestataire
Le Représentant du prestataire veillera au bon fonctionnement du Système de vote pendant toute la durée des opérations électorales.
A ce titre, il surveillera le fonctionnement et prendra toute mesure nécessaire pour assurer la sécurité, la continuité et l'intégrité du Système de vote, conformément aux règles de sécurité mises en place par le Prestataire.
De plus, il sera le point de contact de la Fondation auprès du Prestataire pour toute question relative au fonctionnement du Système de vote et conseillera cette dernière sur la bonne utilisation du Système de vote.
6.2 - Rôle du Gestionnaire de l'élection
Le Gestionnaire de l'élection sera chargé de la bonne utilisation du Système de vote et de l'organisation des opérations électorales au sein de la Fondation.
A ce titre :
•Il communiquera au Prestataire l'ensemble des données et des documents électoraux et contrôlera l'importation de ces éléments par le Prestataire au sein du Système de vote ;
•Il organisera les séances de contrôle des données, test et scellement du Système de vote, dépouillement des urnes, lecture et proclamation des résultats, et convoquera les participants concernés ;
•Il veillera, pour ce qui concerne les moyens mis en œuvre par la Fondation, à l'efficacité de la communication auprès des électeurs et des parties concernées pendant les opérations électorales.
De plus, il sera le point de contact du Prestataire au sein de la Fondation et sollicitera ce dernier sur toute question relative au fonctionnement et à l'utilisation du Système de vote.
Le statut de Gestionnaire de l'élection ne donnera aucun droit d'accès aux identifiants et mots de passe des utilisateurs.
6.3 - Compatibilité du rôle de Gestionnaire avec les statuts d'électeur, membre du Bureau de vote
Le rôle de Gestionnaire de l'élection est compatible avec le statut d'électeur.
Afin de garantir l'indépendance du Gestionnaire de l'élection vis-à-vis des listes de candidats, celui-ci sera dans la mesure du possible désigné parmi les salariés - électeurs ou non - ne se destinant pas à figurer dans une liste de candidats.
De même, le Gestionnaire ne pourra pas être membre du Bureau de vote.
ARTICLE 7 – LISTES ELECTORALES
Les listes électorales, établies par la Direction selon les dispositions légales, seront affichées avec nom, prénom, date d’ancienneté, date de naissance et collège
à partir du 14 novembre 2023.
Conformément à l'article L2314-18 du Code du travail, sont électeurs les salariés :
âgés de seize ans révolus
ayant travaillé trois mois au moins dans la Fondation
n'ayant fait l'objet d'aucune interdiction, déchéance ou incapacité relative à leurs droits civiques.
Les salariés travaillant à temps partiel simultanément dans plusieurs entreprises sont électeurs dans chacune d’elles s’il remplissent les conditions énoncées ci-dessus (Art L2324-15) Les salariés mis à disposition peuvent être électeurs s’ils justifient d’une ancienneté de 12 mois continus dans l’entreprise. Toutefois ils ont l’opportunité de choisir s’ils exercent leur droit de vote dans l’entreprise qui les emploie ou l’entreprise d’accueil (Art. L2314-18-1 et L.2324-17-1) L'ancienneté dans la Fondation sera calculée à la date de clôture du 1er tour de scrutin.
Conformément à l'article L2314-19 du Code du travail, sont éligibles, à l'exception des conjoints, partenaire d'un pacte civil de solidarité, concubin, ascendants, descendants, frères, sœurs et alliés au même degré de l'employeur, ainsi que les salariés ayant une délégation de pouvoir et d’autorité leur permettant d’être assimilé au chef d’entreprise, les électeurs :
Âgés de dix-huit ans révolus,
Ayant travaillé dans la Fondation depuis un an au moins.
L'ancienneté dans la Fondation sera calculée à la date de clôture du premier tour de scrutin.
Les salariés travaillant à temps partiel simultanément dans plusieurs entreprises ne sont éligibles que dans l'une de ces entreprises. Ils choisissent celle dans laquelle ils font acte de candidature.
Les salariés mis à disposition ne peuvent être candidat dans l’entreprise utilisatrice
Les listes sont établies pour les deux tours et ne peuvent être modifiées après le 1er tour.
ARTICLE 8 – LISTES DE CANDIDATS
Il est rappelé que les seules organisations syndicales mentionnées aux premier et deuxième alinéas des articles L. 2314-3 et L. 2324-4 du Code du travail sont en droit de présenter des listes de candidats au premier tour.
Les organisations syndicales remettront des listes de candidats en respectant les règles d’éligibilité légales énoncées à l’Article 7. Ces listes devront intégrer une représentation équilibrée de Femmes et d’Hommes par collège tel que prévu par l’article 4 du présent protocole d’accord.
Les listes de candidats devront être communiquée par lettre recommandée avec accusé de réception, ou par lettre reçue en main propre à la Directrice des Ressources Humaines, ou par email avec accusé de réception à l’adresse suivante : xxx@infa-formation.com, sous peine de non prise en compte.
Pour des raisons matérielles tenant à l’organisation du scrutin (programmation de l’interface de vote par le prestataire en charge du vote électronique, impression des bulletins etc.), la date limite de dépôt des candidatures pour le 1er tour est fixée au lundi 20 novembre 2023 à 12h.
Les listes des candidats doivent être établies par collège en distinguant les titulaires et les suppléants.
Elles doivent mentionner :
Dénomination de la liste
Nom et prénom du candidat
Le numéro d’ordre sur la liste
Chaque liste ne pourra comporter plus de candidatures que de sièges à pourvoir sous peine de nullité des candidatures dépassant le nombre de sièges à pourvoir. Si tel devait être le cas, la Directrice des Ressources Humaines constatera et retirera les candidats excédentaires, en supprimant les derniers de la liste. Les Parties acceptent expressément que la Directrice des Ressources Humaines procède de la sorte, ce dont elle les informera par mail.
Chaque liste de candidats pourra se faire représenter dans le cadre de l'Election par un ou deux candidats de la liste.
Les représentants des listes se feront connaître lors du dépôt des listes.
Dans le cadre d’un éventuel second tour, la date limite de dépôt des listes par les organisations syndicales ou tout autre candidat non syndiqué est fixée le vendredi 8 décembre 2023 au plus tard à 12 heures.
Les parties conviennent que pour les organisations syndicales présentes au premier tour, les candidatures présentées au 1er tour sont maintenues pour l’éventuel second tour sans que les organisations syndicales aient besoin de les renouveler.
Les listes remises hors délai ne seront pas admises.
Les listes des candidatures seront diffusées et affichées pour le 1er tour,
le mardi 21 novembre 2023 et le lundi 11 décembre 2023 pour le second tour.
Les listes seront affichées sur le site de vote de façon aléatoire.
ARTICLE 9 – PROPAGANDE ELECTORALE
Les Organisations syndicales présentant des listes au premier tour des élections (de même que les candidats qui se présenteraient au second tour dans l'hypothèse où celui-ci aurait lieu) pourront transmettre par mail à la Directrice des Ressources Humaines :
une "profession de foi" : elle devra être transmise sous format informatique A4 recto verso PDF (nom de fichier: nom de l'OS.pdf) et avoir une taille maximale de 2 Mega,
leur logo : il devra être transmis sous format informatique JPG ou GIF, 50*50 pixels (nom de fichier : nom de l'OS.png) s'il est différent du logo national de l'organisation syndicale.
Les date et heure limite de remise de ces éléments (professions de foi, logo) sont les mêmes que celles du dépôt des candidatures pour le 1er et le 2nd tour.
Les professions de foi remises hors délai ou les professions de foi ne respectant pas les conditions définies au présent protocole, ne seront pas admises.
Le contenu des professions de foi est librement déterminé par les Organisations Syndicales, sous réserve de l'application des dispositions relatives à la presse. (C. trav., art. L. 2142-5).
La diffusion des professions de foi sera effectuée, à titre exceptionnel, par la Direction, par mail, au personnel aux dates suivantes :
Pour le 1er tour les 21 et 28 novembre 2023
Si un 2nd tour est organisé : le 11 décembre 2023
Ces diffusions seront effectives sous réserve de leur dépôt aux dates précisées ci-dessus.
ARTICLE 10 – BUREAU DE VOTE Les parties signataires conviennent de mettre en place un seul bureau de vote pour les 2 collèges constitués (valable pour toutes les opérations de vote électronique) :
Le bureau de vote sera constitué le 20 novembre 2023.
Le bureau de vote sera composé de trois électeurs.
Le président du bureau de vote sera l’électeur disponible et volontaire, parmi les plus âgés des électeurs et sera désigné le 20 novembre 2023
Les deux assesseurs du bureau de vote, seront les électeurs disponibles et volontaires, parmi tous les électeurs, dont l’électeur le 2ème plus âgé et l’électeur le plus jeune et seront désignés le 20 novembre 2023.
Les heures de fonction au bureau de vote sont considérées comme temps de travail et rémunérées comme tel.
Une séance d’Information/Formation des membres du bureau de vote se déroulera dans les jours précédents le premier tour de l’élection. Elle sera animée par le prestataire informatique, la société SLIB, en charge du vote électronique, en présence de la Gestionnaire de l’élection et d’un membre de la Direction des ressources humaines.
Le bureau de vote est chargé de veiller à la bonne organisation du scrutin et à la régularité des opérations électorales.
Conformément aux obligations relatives au vote électronique, chaque membre du Bureau de vote sera titulaire d'une clé de déchiffrement.
Les clés de déchiffrement seront générées par le Système de vote et attribuées à leurs titulaires lors de la réunion de contrôle des données test et scellement du Système de vote organisée avant l'ouverture des scrutins.
Chacune des clés de déchiffrement sera éditée et mise sous pli sous la responsabilité du Prestataire selon un processus sécurisé. Chaque pli sera scellé et indiquera au destinataire qu'il ne doit être ouvert que lors de la séance de dépouillement des urnes. Les plis scellés seront regroupés et adressées en courrier postal suivi au Gestionnaire, qui les remettra en main propre à leurs titulaires, lors de la séance de dépouillement des urnes.
Les clés de déchiffrement ne seront utilisables qu'à l'issue des votes, lors de la séance de dépouillement, au cours de laquelle elles seront enregistrées dans le Système de vote afin de procéder au dépouillement des urnes. Au moins deux clés devront être utilisées pour permettre le dépouillement des urnes.
En cas de perte de clés par plus d'un titulaire, leur récupération devra faire l'objet d'une procédure ad-hoc exceptionnelle, mise en œuvre avec le concours du Prestataire.
Des copies de secours des clés de déchiffrement seront sauvegardées au sein du Système de vote dès leur émission. Elles ne seront accessibles qu'en cas de force majeure, selon une procédure sécurisée.
ARTICLE 11 – DEROULEMENT DU SCRUTIN
Conformément à l’accord signé en date du 20 octobre 2016 dans l’entreprise relatif au vote électronique pour les élections du CSE, les votes seront organisés avec le vote électronique.
Dans ce cadre, l’identifiant avec l’url du site de vote sera envoyé sur la boîte mail professionnelle à la date prévue au calendrier, par le prestataire fournisseur et le mot de passe sera envoyé par courrier.
Les représentants du personnel au Comité Social et Economique d’Entreprise sont élus au scrutin de liste avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne selon l’article L. 2314-29. Le premier tour est exclusivement réservé aux organisations syndicales mentionnées à l'article L. 2314-5 et selon l’arrêté du 20 juillet 2018 fixant la liste des organisations professionnelles reconnues représentatives dans la convention collective en vigueur à la date du scrutin. Il y aura lieu de procéder à un second tour, ouvert aux candidatures non syndicales et aux candidatures syndicales admises au 1er tour, dans l’un des cas suivants :
en l’absence de quorum au 1er tour, c’est-à-dire si le nombre de vote exprimés n’a pas atteint la moitié des électeurs inscrits. Le quorum est atteint dès lors que la moitié des électeurs inscrits a émis un vote valable. Les votes blancs ne constituent pas un vote valable.
en l’absence totale ou partielle de candidatures au premier tour.
Les électeurs ont la faculté de retirer des noms d’une liste (« raturage »). Toutefois, les « ratures » ne sont pas prises en compte pour l’ordre de désignation des élus au sein des mêmes listes, si leur nombre est strictement inférieur à 10% des suffrages valablement exprimés pour cette liste.
Le panachage est interdit.
Les « ratures » sont néanmoins toujours prises en compte, quel que soit leur nombre, pour le calcul de la moyenne des voix de la liste.
En cas d’égalité de voix entre deux candidats ayant été raturés à plus ou égal 10% dans une même liste, c’est le candidat le plus âgé qui sera proclamé élu.
ARTICLE 12 DEPOUILLEMENT
Le jour du dépouillement est fixé à la fin du scrutin selon le calendrier mentionné à l’article 5.
Les dépouillements ont lieu en présentiel au siège de la Fondation.
Le président du bureau de vote proclame les résultats, signe les procès-verbaux et les listes d’émargement avec les autres membres et le remet, dès la fin du dépouillement, à la Direction qui se charge de diffuser les résultats.
Les votes sont archivés pendant 15 jours après le vote.
ARTICLE 13 - PROCLAMATION DES RESULTAS ET PROCES VERBAL
Les procès-verbaux de vote, seront établis par le Président du bureau de vote, sous le contrôle des assesseurs.
Une copie des procès-verbaux sera remise à chaque liste ayant présenté des candidats ou ayant participé à la négociation du protocole préélectoral. En outre, un procès-verbal sera adressé à l’inspection du travail.
En cas d’anomalies constatées au cours du scrutin, celles-ci seront signalées par les membres du bureau de vote sur la feuille d’émargement.
L’affichage des résultats aura lieu
4 décembre 2023 pour le premier tour et le 18 décembre 2023 pour le second tour.
Les procès-verbaux, une fois le résultat définitif, seront adressés dans les 15 jours suivants la proclamation des résultats à l’inspection du travail compétente en deux exemplaires et au Centre de Traitement des Elections Professionnelles en un exemplaire.
ARTICLE 14 - FORMALITES DE DECLARATION ET ACCES AUX DONNEES PERSONNELLES
Conformément à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, à la directive 95/46 / CE et au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes à l'égard du traitement des données à caractère personnel, une déclaration de traitement sera effectuée au registre par la Société au titre de la constitution des fichiers électoraux et de candidats.
Conformément aux obligations légales, les utilisateurs du Système de vote pourront faire valoir leur droit d'accès, de rectification, d'opposition et de limitation aux informations enregistrées les concernant, en adressant une demande par courrier postal auprès du Prestataire et en justifiant de leur identité.
ARTICLE 15 - CONSERVATION ET DESTRUCTION DES FICHIERS SUPPORT
Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, le Prestataire conservera sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.
La procédure de décompte des votes pourra, si nécessaire, être exécutée de nouveau.
A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le Prestataire après en avoir informé le Gestionnaire de l'élection, procèdera à la destruction des fichiers supports.
ARTICLE 16 - ANNEXES DU PROTOCOLE
Conformément aux obligations relatives au vote par voie électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel du CSE, le présent protocole comporte en annexe :
•La description détaillée du déroulement des opérations électorales ; •La description détaillée du fonctionnement du Système de vote.
ARTICLE 17 : DUREE DE L’ACCORD
Le présent protocole d’accord est conclu pour les élections professionnelles des représentants du personnel au Comité Social et Economique de la Fondation INFA de 2023 et pour la durée des mandats.
