ACCORD RELATIF A L’ORGANISATION D’UN VOTE ELECTRONIQUE LORS DU RENOUVELLEMENT DES CSE DE L’ENTREPRISE ITM LAI
Entre
La Société Intermarché Logistique Alimentaire Internationale (ITM LAI), située 13, allée des Mousquetaires, Parc de TREVILLE, 91078 BONDOUFLE, représentée par Madame en sa qualité de Responsable des Relations Sociales, dûment mandaté,
Ci-après « l’entreprise » ; D’UNE PART,
Et les organisations syndicales représentatives :
La Fédération CFDT représentée par
La Fédération FO représentée par
La Fédération CFTC représentée par
La Fédération CFE-CGC représentée par
La Fédération CGT représentée par
Dument habilitées à la négociation et à la signature du présent accord.
Ci-après « les organisations syndicales » D’AUTRE PART
L’entreprise et les organisations syndicales étant désignées conjointement par « les Parties » ci-après.
Sommaire
TOC \o "1-3" \h \z \u PROJET D’ACCORD RELATIF A L’ORGANISATION D’UN VOTE ELECTRONIQUE LORS DU RENOUVELLEMENT DES CSE DE L’ENTREPRISE ITM LAI PAGEREF _Toc145425217 \h 1 Préambule PAGEREF _Toc145425218 \h 3 ARTICLE 1 - Modalités d’organisation du scrutin PAGEREF _Toc145425219 \h 3 ARTICLE 2 - Dates et horaires du scrutin PAGEREF _Toc145425220 \h 4 ARTICLE 3 - Liste électorale PAGEREF _Toc145425221 \h 5 Article 4 - Information des électeurs PAGEREF _Toc145425222 \h 6 ARTICLE 5 - Bureau de vote PAGEREF _Toc145425223 \h 6 Article 6 - Participation au vote PAGEREF _Toc145425224 \h 7 Article 7 - Centre d’appel PAGEREF _Toc145425225 \h 10 Article 8 - Récupération de l’identifiant et/ou du mot de passe PAGEREF _Toc145425226 \h 10 Article 9 – Dépouillement - Proclamation des résultats - Transmission des procès-verbaux et conservation des données PAGEREF _Toc145425227 \h 10 Article - 10 Sécurité, confidentialité et expertise indépendante PAGEREF _Toc145425228 \h 11 Article 11 - Durée, publicité et dépôt PAGEREF _Toc145425229 \h 12 ANNEXE 1 – PERIMETRE DES ETABLISSEMENTS RETENUS POUR LA MISE EN PLACE DES ELECTIONS PROFESSIONNELLES ITM LAI PAGEREF _Toc145425230 \h 15 ANNEXE 2 - CAHIER DES CHARGES PAGEREF _Toc145425231 \h 1 1-Nature des prestations attendues PAGEREF _Toc145425232 \h 1 2-Fonctionnalités attendues du système de vote électronique. PAGEREF _Toc145425233 \h 1
Préambule
Les Parties se sont réunies les 1er mars, 16 mai, 27 juin, 24 août et 26 septembre 2023 pour engager la négociation en vue du renouvèlement des CSE d’établissements. A cette occasion les Parties ont évoquées la possibilité de procéder au scrutin sous la forme d’un vote électronique. Cette solution est apparue comme étant désormais suffisamment fiable pour garantie la sincérité et l’expression des salariés dans le respect de la liberté et de l’anonymat du vote. En outre, elle permet de faciliter l’accès au vote à distance pour les salariés qui ne sont pas sédentaires. Les Parties rappellent leur attachement au droit de vote et la liberté de vote de chacun. Le présent accord collectif a pour objet de préciser le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales. L'entreprise et les organisations syndicales définissent dans le protocole d'accord
préélectoral notamment les modalités techniques et fonctionnelles de vote, le calendrier électoral et la répartition des sièges.
Conformément aux dispositions :
de l’article L. 2314-26 du Code du travail qui permet l’élection des membres de la délégation unique du personnel au comité social et économique par vote électronique,
des articles R. 2314-5 et suivants du Code du travail relatifs aux modalités du vote électronique pour l’élection de la délégation du personnel au comité social et économique,
de l’arrêté du 25 avril 2007, pris en application du décret n°2007-602 du 25 avril 2007,
de l’article 54 de la loi n°2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique autorisant le recours au vote électronique pour les élections professionnelles,
de la délibération n°2019 - 053 de la Commission Nationale de l’informatique et des libertés, formulant des recommandations sur la mise en place du vote électronique,
Les parties au présent accord sont convenues des modalités d’organisation et de déroulement du vote électronique, conformément aux articles R. 2314-5 et suivants du Code du travail, dont l’objet est de faciliter et ainsi favoriser la participation des salariés au processus électoral.
ARTICLE 1 - Modalités d’organisation du scrutin
1.1 Principes généraux
Le vote électronique constitue la modalité exclusive d’expression des suffrages pour l’élection en vue du renouvellement des CSE des établissements de la société dont la liste figure en annexe.
Aucun vote à bulletin secret sous enveloppe ne sera organisé.
Le recours au vote électronique est organisé dans le respect des principes fondamentaux qui commandent les opérations électorales notamment la sincérité des opérations électorales, l’accès au vote, le secret du scrutin, le caractère personnel, libre et anonyme du vote, l’intégrité des suffrages exprimés et la surveillance du scrutin.
L’Entreprise a confié la conception, la gestion et la maintenance du système de vote électronique à un prestataire extérieur indépendant, la société VOXALY, SAS au capital de 99 000 €, inscrite au registre du commerce et des sociétés de Créteil sous le numéro 489 522 540 et dont le siège social est situé 6, impasse Augustin Fresnel - Immeuble le Pascal 44800 Saint-Herblain – ci-après le fournisseur de vote électronique.
Le vote est totalement confidentiel et l’anonymat est garanti par la plateforme de vote qui a fait l’objet d’un audit indépendant et répond aux exigences de la délibération CNIL n°2019-053 « portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique » du 25 avril 2019.
Le dispositif a fait l’objet des formalités préalables prévues par la loi Informatique et Libertés.
1.2 Protocole d’accord préélectoral
Dans le cadre des élections 2023, les parties signeront un protocole d’accord préélectoral national, définissant le cadre des modalités d’organisation du vote notamment les modalités de constitution des bureaux de vote, le calendrier, les modalités opératoires et la répartition des sièges selon les établissements. Ce protocole national sera ensuite décliné localement, chaque établissement étant chargé de négocier des protocoles d’accord préélectoraux locaux. Les protocoles d’accord préélectoraux comporteront également, en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique retenu et du déroulement des opérations électorales.
ARTICLE 2 - Dates et horaires du scrutin
Le scrutin est ouvert du 20 novembre 2023 à 9h00 au 22 novembre 2023 à 17h00 pour le premier tour. En cas de second tour, le scrutin sera ouvert du 4 décembre 2023 à 9h00 au 6 décembre 2023 à 17h00.
La participation au scrutin durant le temps de travail est considérée comme du temps de travail effectif. La Direction laissera toute facilité au personnel pour aller voter, particulièrement pour les conducteurs pour lesquels le manager veille à permettre à chaque salarié d’exercer son droit de vote pendant son temps de travail effectif (exemple pour les conducteurs, pendant son temps de service).
Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du vote électronique à partir :
Du lieu de travail ou à distance (domicile ou de tout autre lieu de leur choix) ;
De n’importe quel terminal internet en se connectant sur le site sécurisé propre au vote.
Le vote se clôture à 17h00 précise le 22 novembre 2023 pour le premier tour, le 6 décembre 2023 pour le second tour. Tout vote réalisé postérieurement ne sera pas pris en compte. Toutefois, pour tout salarié connecté avant 17h00, heure de clôture, il sera laissé la possibilité de procéder aux dernières modalités de vote jusqu’à 10 mn après l’heure fixée, soit jusqu’à 17h10 précise. ARTICLE 3 - Liste électorale 3.1 - Conditions de participation au vote Peuvent voter les salariés des établissements ITM LAI remplissant les conditions suivantes, conformément au Code du travail :
Être âgé de 16 ans et plus à la date d’ouverture du scrutin ;
Avoir au moins 3 mois d’ancienneté dans l’entreprise à la date d’ouverture du scrutin ;
N’avoir fait l’objet d’aucune interdiction, déchéance ou incapacité relative à ses droits civiques ;
Être encore inscrit à l’effectif à la date de clôture du scrutin.
Sont exclus du vote tous ceux qui ne sont pas salariés de l’entreprise comme les intérimaires, les prestataires, les stagiaires ou les salariés mis à disposition* par une entreprise extérieure. *Les salariés mis à disposition, présents au moment du vote et justifiant d’une durée de présence d’au moins 12 mois dans l’entreprise utilisatrice ont toutefois la possibilité d’effectuer le choix de voter dans l’établissement ITM LAI, lieu d’exercice de leur activité.
3.2 Établissement des listes électorales et transmission
Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de l’entreprise. Les listes de candidats sont établies par chaque organisation syndicale et transmises à la Direction dans le respect des délais fixés par le protocole d’accord préélectoral. A réception de ces listes, la Direction les transmettra au prestataire afin qu’il en assure le traitement en les intégrant dans le système de vote électronique. Le contrôle de conformité des candidatures, ainsi que des professions de foi, sont effectués sous la responsabilité de l’entreprise.
3.3 - Communication de la liste électorale Figurent sur ces listes le nom et le prénom de l’électeur, son âge, son ancienneté, son collège électoral ainsi que la mention de son éligibilité. La liste électorale est appréciée à la date d’ouverture du premier tour de scrutin, elle reste inchangée entre les deux tours éventuels du scrutin. La liste électorale de l’établissement est affichée sur les panneaux réservés aux communications de la direction dans chaque établissement, à la date déterminée dans les Protocoles d’Accord Préélectoraux, et, le cas échéant, dans chacun des différents bâtiments de l’établissement dans le but de permettre aux salariés de prendre connaissance des informations les concernant.
Les réclamations ou corrections concernant ces listes seront à porter à la connaissance du directeur d’établissement ou au RRH de l’établissement concerné, au plus tard trois jours ouvrés après la date d’affichage (voir la date prévue dans les Protocoles d’Accords Préélectoraux), par l’envoi d’un mail ou d’une remise en main propre contre décharge en vue d’une rectification éventuelle. Après cette date, plus aucune modification ne pourra intervenir. L’ensemble des listes électorales est également transmis par voie électronique à chaque délégué syndical central au plus tard le lendemain du jour de l’affichage (en version PDF).
Article 4 - Information des électeurs 4.1 - Communication des modalités d’organisation du vote électronique Il est procédé dans chaque établissement à l’affichage par la direction du présent accord et à une information synthétique des salariés sur les modalités d'organisation du vote. 4.2 - Professions de foi des organisations syndicales à intégrer au site du vote Chaque organisation syndicale qui souhaite user de cette possibilité transmet sa communication à la Direction (deux pages A4 maximum et 2Mo maximum) jusqu’au 7 novembre 2023, 17h00, (12 jours calendaires avant l'ouverture du premier tour, et en cas de second tour au plus tard sept jours ouvrés avant l'ouverture de ce scrutin, soit le 26 novembre 2023, 17h00, au plus tard). Le Protocole d’Accord Préélectoral local précisera les destinataires de ces professions de foi. Les organisations syndicales peuvent bien sûr communiquer, par ailleurs, notamment par voie d’affichage, dans le cadre des dispositions légales et conventionnelles relatives à l'exercice du droit syndical en vigueur dans l’entreprise.
Dès la réception de leur identifiant, les électeurs pourront consulter les communications des organisations syndicales via la plateforme de vote. Une icône spécifique sera réservée à chaque organisation syndicale. Elles seront classées par ordre alphabétique.
Les communications seront imprimables et téléchargeables en intégralité à partir de la plateforme de vote.
Une information précisant les modalités d’accès à ces documents par voie électronique sera précisée dans le courrier adressé aux électeurs
ARTICLE 5 - Bureau de vote 5.1 - Composition et rôle Par dérogations aux dispositions légales, les parties s’accordent pour que chaque bureau de vote soit constitué par un électeur désigné par chaque organisation syndicale représentative au niveau de l’entreprise. Cette précision sera également mentionnée dans les Protocoles d’Accord Préélectoraux. La présidence du bureau appartiendra au plus âgé de ces électeurs. Afin de pallier l’absence inopinée d’un ou plusieurs membres du bureau de vote, il sera également fait appel à des suppléants. Chaque organisation syndicale représentative pourra désigner un électeur ayant vocation à participer au bureau de vote et un autre électeur chargé de remplacer ce dernier en cas d’absence.
Le rôle du bureau de vote est d’assurer :
Le contrôle et la régularité du scrutin ;
Le respect des principes régissant le droit électoral ;
Une surveillance effective du processus électoral, et en particulier les opérations de préparation du scrutin, des opérations de vote et des opérations de dépouillement des suffrages exprimés.
5.2 - Contrôle du système avant l’ouverture du scrutin
Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le prestataire formera avant l’ouverture du vote :
Les membres du bureau titulaires ;
Les membres du bureau suppléants ;
Jusqu’à deux représentants de la direction ;
Jusqu’à deux représentant par organisation syndicale représentative.
A l’issue de la formation, il sera procédé à un scrutin à blanc pour se familiariser avec la plateforme.
Il sera ensuite créé 5 clés de chiffrement pour les membres du bureau et 1 clés pour un représentant de la direction. Ces clés sont composées de 20 caractères minimums, tout en minuscule et/ou chiffres, et inventées par chacune de ces sept personnes. Elles sont créées le jour de la formation du bureau de vote. Elles ne seront utilisées que le jour du dépouillement (premier et éventuel second tour). A l’heure du dépouillement, cinq détenteurs d’une clé saisiront celle-ci. En cas d’absences, au moins trois clés (la majorité) doivent être saisies dans l’interface du prestataire. Le scellement de l’urne électronique a pour effet de :
Figer les données de l’élection (liste des salariés consultés, communications, paramétrage global de l’élection) ;
Remettre les compteurs de l’urne à zéro et ainsi s’assurer que l’urne est vide ;
Créer la clé globale de chiffrement de l’élection et donc des bulletins de vote.
Le fournisseur de vote électronique assistera à distance les membres du bureau dans cette opération.
Deux représentants de la direction et deux représentant de chaque organisation syndicale représentative ne faisant pas partie du bureau peuvent assister à ces opérations.
Article 6 - Participation au vote
Afin de permettre aux électeurs de recevoir les courriers visés à l’article 6.2 et participer au vote, l’entreprise transmet au fournisseur de vote électronique la liste électorale qui fait également mention des informations suivantes :
Civilité ;
Nom ;
Prénom ;
Date de naissance ;
Adresse postale ;
Département de naissance ;
Le matricule.
Chaque électeur doit disposer :
D’un accès à internet mis à sa disposition par l’entreprise ;
De son identifiant et de son mot de passe reçus par voie postale. Le processus d’authentification est renforcé par la saisie de la date de naissance de l’électeur. Ces trois informations sont indispensables pour voter ;
D’un accès à une ligne téléphonique pour joindre l’assistance technique.
6.1 - Accès à la plateforme de vote L’accès à la plateforme de vote électronique se fait via internet en se connectant au site dédié via le lien suivant : https://electionscseitmlai2023.vote.voxaly.com
La connexion peut s’effectuer à partir de tout matériel informatique connecté à internet (ordinateur professionnel ou personnel, fixe ou portable, tablette, smartphone).
De plus, dans chaque établissement, au moins deux ordinateurs situés dans un espace isolé sont accessibles librement à tous les votants durant toute la période d’ouverture du scrutin. Au regard de la présence des ENTA dans les établissements, deux salles ou bureaux devront être mis en place pour le vote. Toutefois, en cas d’un manque d’espace, permettant cette organisation, une salle commune de vote sera mise en place pour permettre aux salariés de l’établissement et des ENTA de voter dans le même lieu. Pour permettre d’assurer le secret du vote, il est admis dans la salle de vote un nombre de votants correspondant au nombre d’ordinateurs mis à disposition. Si le ou les ordinateurs permettant de voter sont utilisés, les autres votants devront attendre à l’extérieur qu’un poste de vote se libère. Aucun votant ne peut être accompagné lors du vote. De même, les écrans des ordinateurs sont positionnés ou isolés de telle sorte que la confidentialité du vote soit assurée.
Il sera affiché à proximité des ordinateurs dédiés, une information pratique concernant les modalités de vote et tout contact utile.
6.2 - Authentification des électeurs L'électeur reçoit un identifiant unique (qu'il utilisera à chaque connexion au premier et éventuellement au second tour). Il se connecte au site de vote et il devra saisir deux données personnelles. Ensuite, il lui sera demandé de saisir un numéro de portable ou ligne fixe pour recevoir un code à validité temporaire à 6 chiffres par SMS ou messagerie vocale. En cas de demande de renvoi de son code d’accès perdu ou non reçu, l’électeur est invité à saisir des données à caractère personnel (nom, prénom, date de naissance, code postal de domicile, clé NIR du numéro de Sécurité Sociale) avec renvoi sur l’adresse email de son choix. L’authentification permet au serveur de vérifier son identité et interdit à quiconque de voter de nouveau pour le même scrutin.
Ainsi, chaque électeur reçoit par voie postale à son domicile un courrier comportant les moyens d’authentification nécessaires pour participer au vote (premier et second tour éventuel).
Les adresses postales utilisées pour ces deux envois sont celles enregistrées dans le SIRH de l’entreprise en date du 1er octobre 2023. Tout changement d’adresse devra être porté à la connaissance de la Direction par écrit (directeur de l’établissement ou responsable RH de l’établissement) au plus tard le 20 octobre 2023 à 12h. Au-delà, aucun changement ne pourra être pris en compte.
Les modalités pratiques pour participer au scrutin seront rappelées dans le courrier adressé à chaque électeur
6.3 - Expression du suffrage et émargement La connexion a lieu par le navigateur internet à l’aide de l’adresse communiquée dans le matériel de vote transmis auprès de l’électeur. Le déroulement est le suivant :
L’électeur peut accéder, 24 heures sur 24, au site de vote à partir de tout terminal connecté à internet ;
Après identification sur le site de vote à l’aide de son code d’accès et la saisie d’une ou plusieurs données à caractère personnel (ex : clé NIR du numéro de Sécurité Sociale, date de naissance), l’électeur est invité à saisir un numéro de téléphone de son choix afin de recevoir par SMS ou via un serveur vocal interactif son mot de passe. Après saisie conforme, le système affiche l’élection à laquelle l’électeur est autorisé à participer ;
Les listes sont affichées selon l’ordre alphabétique ;
Le service affiche les listes des candidats pour l’élection et pour le collège de l’électeur,
L’électeur peut alors :
Choisir une liste complète ;
Raturer des candidats ;
Voter blanc.
Le choix de l’électeur lui est rappelé et il peut le modifier ;
L’électeur confirme son vote après avoir préalablement saisie le code défi demandé ;
Un accusé de réception lui confirme l’enregistrement définitif de son vote, une fois le vote effectué, l’électeur peut à tout moment se reconnecter à la plateforme pour récupérer son accusé de réception de vote.
À tout moment avant la confirmation de son vote, l’électeur peut néanmoins choisir de différer son vote et se reconnecter à tout moment pendant la période du scrutin avant d’exprimer son vote.
Les bureaux de vote pourront consulter le taux de participation des votants en temps réel pendant toute la durée du scrutin à l’aide d’un identifiant (login) et d’un mot de passe communiqués par le fournisseur de vote électronique. Cette possibilité sera également ouverte au RRH de chaque établissement, à la DRH, aux délégués syndicaux centraux ainsi qu’à un représentant de chaque liste déposée (le représentant sera le délégué syndical d’établissement, ou à défaut le représentant syndical, de l’organisation syndicale ayant déposée une liste, s’il existe. En cas de liste de candidats libre, le représentant sera le salarié placé en tête de liste).
Article 7 - Centre d’appel Le fournisseur de vote électronique tient à disposition des électeurs un centre d’appel téléphonique pour aider techniquement les électeurs qui le souhaiteraient uniquement à accéder au site de vote. Il est accessible du lundi au vendredi de 09h00 à 18h00 en continu.
Le numéro d'assistance sera affiché auprès de chaque ordinateur permettant aux électeurs de voter et sera rappelé dans le courrier contenant les informations sur le vote par le prestataire (numéro non surtaxé).
Si exceptionnellement l'assistance téléphonique n’a pas la capacité de répondre immédiatement à la demande de l'électeur, l'assistance téléphonique créé un ticket réceptionné par l'accès gestionnaire à traiter par l'organisateur/VOXALY.
Les téléphones professionnels fixes et portables peuvent être utilisés pour appeler la plateforme téléphonique.
Article 8 - Récupération de l’identifiant et/ou du mot de passe Dans le cas où un électeur ne recevrait pas le courrier contenant les informations indispensables pour participer au vote, il peut se connecter directement et personnellement au site internet : https://electionscseitmlai2023.vote.voxaly.com et récupérer ses identifiants de façon autonome par email en cliquant en page d’accueil sur le lien : « Vous avez perdu vos codes », ceci à n’importe quel moment durant la période d’ouverture du scrutin. Un automate lui demandera de renseigner :
Son nom ;
Son prénom ;
Sa date de naissance ;
Le code postal de l’adresse à laquelle ont été adressés les courriers contenant ces informations ;
Le matricule.
Article 9 – Dépouillement - Proclamation des résultats - Transmission des procès-verbaux et conservation des données
Les membres du bureau de vote central qui détiennent les clés de chiffrement procèdent publiquement à l’ouverture de l’urne électronique en activant les clés de chiffrement. Cette procédure pourra s’effectuer à distance.
Des représentants de la Direction et jusqu’à deux représentants de chaque organisation syndicale présente ne faisant pas partie du bureau peuvent assister à ces opérations.
Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.
Le dépouillement des élections aura lieu pour le premier tour le 22 novembre 2023 à partir de 17h10. Dans l’éventualité d’un second tour il se tiendra le 6 décembre 2023 à partir de 17h10. Les opérations de dépouillement sont réalisées sous le contrôle des membres du bureau de vote central. Le résultat du vote sera proclamé en séance publique par chaque bureau de vote local. Le processus de dépouillement est le suivant :
Clôture du site internet de vote ;
Déchiffrement des suffrages à l’aide des clés des membres du bureau de vote ;
Calcul automatique des résultats et attribution des sièges ;
Téléchargement des listes d’émargement, des procès-verbaux, des synthèses du tour, des éléments d’établissement de la représentativité du 1er tour des élections ;
Impression et signature des procès-verbaux ;
Proclamation des résultats.
Un procès-verbal est établi permettant de faire état des résultats du scrutin par établissement. Deux exemplaires originaux sont signés par les membres du bureau de vote et se voient apposer le cachet de l’employeur.
Le bureau de vote peut annoter chaque procès-verbal avant signature afin de consigner les éventuelles constatations faites au cours des opérations de vote, le cas échéant des événements survenus durant le scrutin et les résultats du vote. Chaque liste ayant présentée des candidats se fera remettre une copie de ces procès-verbaux. Chaque Délégué Syndical Central se fera remettre une copie des PV de l’ensemble des établissements ainsi que le calcul final de la représentativité (nationale et par établissements). Dès le lendemain des élections, les résultats sont affichés sur les panneaux réservés aux communications de la direction. Les résultats du vote sont télétransmis via le dispositif du prestataire au centre de traitement des élections professionnelles (CTEP). Une fois l’action réalisée, après réception de l’accusé de réception correspondant, l’employeur devra procéder au téléversement de la version scannée des procès-verbaux établis dans les quinze jours suivant la tenue des élections Le descellement interdit toute reprise ou modification des résultats. Toutefois, la procédure de décompte des votes peut être déroulée de nouveau si nécessaire.
Le fournisseur de vote électronique conservera sous scellé, jusqu’à expiration du délai de contestation des opérations de vote, les fichiers supports qui comprennent :
La copie des programmes sources et des programmes exécutables ;
Les matériels de vote ;
Les fichiers d’émargement, de résultat et de sauvegarde.
Article - 10 Sécurité, confidentialité et expertise indépendante
10.1 – Sécurité et confidentialité Anonymat et confidentialité des suffrages Le vote est totalement confidentiel et son anonymat est garanti par le fournisseur de vote électronique, prestataire spécialisé indépendant chargé par l’Entreprise de la mise en œuvre du vote. Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont enregistrées sur un support dénommé « fichier des électeurs » distinct de celui de l’urne électronique dénommé « contenu de l’urne électronique », scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Le traitement « fichier des électeurs » est établi à partir des listes électorales avec pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification, d’identifier les électeurs ayant pris part au vote et d’éditer les listes d’émargement. Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur. Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote. Le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l’urne électronique dédiée. L’Entreprise n’aura pas accès aux données du vote et ne recevra que le résultat du scrutin et la liste d’émargement après sa clôture. Il est rappelé que l’entreprise n’a pas accès aux identifiants et mots de passe des salariés, générés, détenus et communiqués aux intéressés par le fournisseur de vote électronique. Dispositif de secours Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
10.2 - Expertise indépendante En amont de l’ouverture du scrutin, le fournisseur de vote électronique fourni à l’entreprise les conclusions d’un rapport d’expertise indépendante de son système de vote électronique permettant de vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8 du Code du travail. Cette expertise doit impérativement être réalisée par un expert indépendant spécialisé dans la sécurité des systèmes de vote électronique. Cette expertise doit mettre en évidence la capacité de la solution de vote électronique du prestataire à répondre aux principes de confidentialité des données, d’anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote édictés par la CNIL et par le code du Travail.
Article 11 - Durée, publicité et dépôt
11.1 - Durée
Le présent accord entre en vigueur dès sa signature par une ou plusieurs organisations syndicales représentatives ayant recueilli plus de 50% des suffrages exprimés au premier tour des dernières élections professionnelles.
Il est conclu pour la durée du scrutin et prendra fin automatiquement à la proclamation des résultats
11.2 - Publicité
Le présent accord, fera l’objet d’un affichage dans chaque établissement au plus tard le surlendemain de sa signature.
11.3 - Dépôt Conformément aux dispositions légales, le présent accord fera l’objet d’un dépôt, à la diligence de l’entreprise :
Sur la plateforme de télé-procédure du ministère du Travail www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr
En un exemplaire au secrétariat greffe du Conseil de prud’hommes d’Evry.
11.4 - Publicité
Chaque organisation syndicale signataire disposera d’un exemplaire original de l’accord. Une copie de l’accord sera également transmise au secrétaire du Comité Social et Economique Central pour information et aux secrétaires des Comités Sociaux et Economiques d’établissement.
Mention de son existence sera faite sur le tableau d'affichage de la direction de l’ensemble des établissements d’ITM LAI.
Fait à Bondoufle, le 28 septembre 2023
Pour la Direction,
Pour les fédérations :
CGT représentée par
CFDT représentée par
FO représentée par
CFTC représentée par
CFE-CGC représentée par
ANNEXE 1 – PERIMETRE DES ETABLISSEMENTS RETENUS POUR LA MISE EN PLACE DES ELECTIONS PROFESSIONNELLES ITM LAI
Dans le cadre de la mise en place des Comités Sociaux et Economiques d’Etablissements (CSEE) de l’entreprise ITM LAI, il est retenu 32 établissements distincts, à savoir :
Compte tenu de leur effectif (moins de 11 salariés), les établissements de MONTBARTIER et de LISSES seront rattachés aux établissements les plus proches géographiquement pour la mise en place d’un CSEE, soit respectivement BRESSOLS et MAUCHAMPS. XX La future base Centrale de BOLLENE, base prestée, qui comptera moins de 11 salariés, sera rattachée à l’établissement de DONZERE.
ANNEXE 2 - CAHIER DES CHARGES
Ce document constitue le cahier des charges relatif à la mise en œuvre du vote électronique pour les élections des représentants du personnel aux élections professionnelles d’ITM LAI
Nature des prestations attendues
Le prestataire aura en charge :
la gestion de la préparation des élections en vote électronique, sous le contrôle de la Direction;
la mise en œuvre du système de vote électronique ;
la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote électronique et l’élaboration des états des résultats permettant l’attribution des sièges.
Fonctionnalités attendues du système de vote électronique.
2.1 Fonctionnalités générales.
Système de vote électronique distant.
Le système de vote électronique est hébergé chez un prestataire externe. Il sera rendu accessible aux électeurs de manière sécurisée, 24 heures sur 24 durant toute la période des élections par Internet.
Période des élections.
La durée du scrutin est déterminée dans le protocole préélectoral relatif aux élections concernées ; durant cette période les électeurs peuvent accéder à l’application de vote 24 heures sur 24.
Nature des élections
Les élections à organiser sont des élections professionnelles (délégation du personnel, représentants du personnel au Comité Social et Economique ou, par extension, représentants du personnel au conseil d’administration).
Sécurisation du système proposé
Le système de vote électronique proposé par le prestataire doit répondre aux exigences minimales suivantes (décret du 25 avril 2007) :
Le système doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.
Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et contrôlé pendant toute la période de vote jusqu’à la clôture du scrutin.
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés (« fichiers électeurs » et « urne électronique »).
Par ailleurs, le prestataire fournit à la société ITM LAI les conclusions d’un rapport d’expertise indépendante de son système de vote électronique.
2.2 Scénario de vote
Étapes
Le scénario de vote électronique comporte les étapes suivantes :
une étape d’identification de l’électeur ; celui-ci doit saisir ses moyens d’authentification personnels un code identifiant, un mot de passe qui seront contrôlés avant de pouvoir voter,
une étape de présentation des listes de candidats en présence,
le choix par l’électeur d’une seule liste parmi celles proposée, ou bien le choix de voter « blanc »,
la possibilité de rayer des candidats présents dans la liste choisie,
la présentation du bulletin de vote définitif comprenant les candidats retenus et les candidats rayés,
la confirmation par l’électeur du choix effectué par la saisie d’un code défi (donnée à caractère personnel robuste à définir dans le protocole d’accord préélectoral),
la confirmation à l’électeur par le système de la prise en compte de son bulletin de vote,
la possibilité pour l’électeur d’imprimer un « accusé de réception » confirmant l’enregistrement de son vote.
Émargement électronique, unicité du vote
Par ailleurs, le système de vote électronique enregistre un émargement après confirmation du vote par l’électeur et ne permet plus à ce dernier d’effectuer un nouveau vote (unicité du vote).
Traitements sous-jacents
Lors de la prise en compte d’un vote, le système doit assurer :
L’unicité et la confidentialité du vote : le système doit garantir l’anonymat des choix exprimés par un électeur et l’unicité du vote. A cette fin, les émargements d’une part et l’urne électronique d’autre part, doivent être enregistrés sur des systèmes dédiés et distincts.
L’intégrité du système : la sécurisation de la prise en compte des choix effectués par les électeurs et des résultats élaborés ensuite à partir des votes enregistrés. A cette fin, le système proposé doit pouvoir notamment être scellé et les votes doivent être enregistrés chiffrés avec des clés en possession des seuls membres du bureau de vote
2.3 Dépouillement des urnes électroniques
Étapes
La procédure de dépouillement des urnes électroniques comprend les étapes suivantes :
La saisie par les membres du bureau de vote de leurs clés de déchiffrement,
L’accès à la liste des émargements Internet,
L’accès aux résultats des élections : édition automatique des Procès-verbaux au format CERFA ainsi que du calcul de la représentativité,
La remise par le prestataire d’états de résultats permettant l’affectation des sièges par les membres du bureau de vote ; tous les calculs préalable et l’affectation théorique des sièges correspondant aux règles du code du travail, sont fournis aux membres du bureau de vote pour contrôles, validation et proclamation des résultats.
2.4 Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique Pour garantir la confidentialité, Le Prestataire chiffre le bulletin tout au long de son parcours, du poste de travail jusqu’à l’urne, sans aucune interruption.
Deux niveaux de chiffrement sont mis en place :
Le chiffrement sur le poste de travail est assuré afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement.
La totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se fait selon le protocole HTTPS.
Ainsi, le chiffrement du bulletin commence dès que l’utilisateur clique sur le bouton JE VOTE, donc dès son émission. Ces mécanismes garantissent qu’il est impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement.
2.5 Liste des émargements L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Dès la clôture du scrutin les listes d’émargements sont accessibles par les membres du bureau de vote, les délégués syndicaux et les représentants habilités de la Direction.
2.6 Assistance technique Le prestataire assure la formation de la cellule d’assistance technique. Durant le scrutin un interlocuteur dédié du prestataire se tient à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote.
2.7 Dispositifs de secours Le système de vote électronique est dupliqué sur deux plates-formes distinctes. En cas de panne d’un des systèmes un dispositif de secours prend le relais en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants susmentionnés, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
