Accord d’entreprise sur la mise en place du forfait annuel en jours
ENTRE LES SOUSSIGNÉES :
LA SAS KYRON.BIO
Société par actions simplifiées immatriculée au RCS de Paris sous le numéro 910 245 984, dont le siège est situé 10 rue de Penthièvre – 75008 PARIS,
Représentée aux fins des présentes par ______________________, en sa qualité de Président, dûment habilité à cet effet,
Ci-après désignée « la Société »
D’UNE PART,
ET :
Les Salariés de la Société ayant ratifié l’accord à la suite d’un vote qui a recueilli la majorité des deux tiers et dont le procès-verbal est joint au présent accord, Ci-après dénommé « les Salariés »
D’AUTRE PART,
Ensemble désignées « les Parties ».
IL A ETE CONVENU ET ARRETE CE QUI SUIT
Dans le cadre de son développement, la société KYRON.BIO a décidé d’engager un certain nombre de réformes structurelles permettant une meilleure gestion des ressources humaines parmi lesquelles, assurer l’adaptation des dispositions légales et conventionnelles à son mode de fonctionnement particulier.
L’accord collectif de branche applicable à la société, à savoir la Convention collective nationale de l’Industrie Pharmaceutique, ne permet pas le recours au forfait annuel en jours. Or, ce mode d’organisation du travail apparaît comme étant le plus adapté aux salariés de KYRON.BIO, qui disposent d’une grande autonomie dans l’organisation de leur temps de travail.
Le présent accord est conclu conformément aux dispositions des articles L. 2232-21 à L. 2232-22-1, ainsi que les articles R2232-10 à R2232-13 du Code du travail, relatifs aux modalités d’approbation des accords collectifs dans les très petites entreprises, qui autorisent KYRON.BIO, dépourvu de délégués syndicaux et dont l’effectif habituel est inférieur à 11 salariés, à soumettre à son personnel un projet d’accord dont l’objet est défini ci-dessous.
C’est dans ce contexte que, le 23/05/2024, la Direction de KYRON.BIO a fait connaître son intention aux salariés d’engager des négociations, conformément aux dispositions de l’article L. 2232-21 du Code du travail.
Le même jour, chaque salarié a été destinataire d’un projet d’accord et une réunion d’information a été organisée, le 23/05/2024, au cours de laquelle l’ensemble des informations nécessaires pour mener utilement les négociations a été communiqué aux salariés.
La consultation du personnel sur ce projet a été organisée le 17/06/2024 sous la forme d’un scrutin à bulletin secret.
Article 1 – Salariés concernés
Les présentes dispositions s’appliquent aux salariés ayant la qualité de cadres autonomes, c’est-à-dire les cadres qui disposent d'une autonomie dans l'organisation de leur emploi du temps et dont la nature des fonctions ne les conduit pas à suivre l'horaire applicable au sein du service ou de l'équipe auquel ils sont intégrés, et qui ne relèvent pas du statut de cadre dirigeant.
Ces salariés sont ceux relevant à minima du Groupe 4, Niveau A de la Convention collective nationale de l’Industrie Pharmaceutique (IDCC 176).
À titre indicatif, ces salariés exercent les fonctions suivantes :
Laboratory Technicien / Laboratory Manager
Senior Scientist
Les Parties rappellent que les salariés concluant une convention de forfait annuel en jours ne sont pas soumis à la durée légale hebdomadaire de travail (35 heures), aux durées maximales de travail effectif journalier (10 heures) et hebdomadaire (46 heures), ni à la durée moyenne hebdomadaire de travail effectif, calculée sur une période de 12 semaines consécutives (43 heures au maximum).
Ils bénéficient néanmoins des temps de repos quotidiens de 11 heures au moins entre deux journées de travail et d’un temps de repos hebdomadaire de 35 heures consécutives au moins au terme de six jours de travail au plus.
Ces salariés disposent d’une réelle autonomie, d’une grande liberté et d’une indépendance dans l’organisation et la gestion de leur temps de travail. Ils disposent d’une réelle liberté dans l’organisation de leur emploi du temps (horaire, calendrier des jours, planning des déplacements professionnels pour exécuter les missions qui leur sont confiées).
Article 2 – Modalités relatives au forfait jours
2.1. Principes directeurs Les salariés bénéficiant d’un forfait annuel en jours ne sont pas soumis à une durée du travail décomptée en heures, à des horaires stricts de travail, ni à un décompte d’heures supplémentaires. Ils n’ont donc droit à aucune majoration de salaire pour heures supplémentaires.
Leur temps de travail sera décompté en jours sur la période de référence de l’année civile du 1er janvier au 31 décembre.
L'activité hebdomadaire des cadres autonomes s'exerce en principe sur 5 jours consécutifs, sauf nécessités liées à sa mission ou organisation personnelle du salarié, après concertation préalable avec la Direction.
Corrélativement, les salariés concernés bénéficient de jours de repos (communément appelés « RTT »).
Les jours de congés supplémentaires dont bénéficient les salariés conformément au présent accord viennent en sus des jours RTT ci-dessus référencés.
La rémunération est fixée sur l’année, de manière forfaitaire et globale, et versée de façon lissée par douzième, indépendamment du nombre de jours travaillés dans le mois.
2.2. Conditions de mise en place
Les salariés éligibles se voient proposer une convention individuelle de forfait annuel en jours.
Cette convention indique le nombre de jours travaillés par an, le calcul du nombre de jours de repos par an, la catégorie professionnelle à laquelle le salarié appartient, ainsi qu’un rappel sur les modalités de suivi de la charge de travail et du droit à la déconnexion.
2.3. Période de référence
La période de référence s’entend de la période annuelle allant du 1er janvier au 31 décembre.
2.4. Nombre de jours travaillés et de jours de repos
Le nombre de jours travaillés par année civile est de 218 jours, journée de solidarité incluse, pour une année complète d’activité pour un salarié ayant des droits complets à congés payés.
Les salariés bénéficieront de jours de repos dont le nombre peut varier en fonction du calendrier et qui repose sur le calcul théorique suivant : Nombre de jours de repos = 365 jours – 218 jours travaillés - X jours de week-end – 25 jours de congés payés – Y jours fériés.
L’acquisition des jours de repos s’effectue mensuellement.
2.5. Absences, arrivées et départs en cours de période En cas d’entrée ou de sortie au cours de la période de référence ou en cas d’absence du salarié non assimilée à du temps de travail effectif (chaque période d’absence d’un mois diminuant d’autant les JRTT), le nombre de jours travaillés est calculé au prorata du temps de présence sur l’année civile en tenant compte de ses droits à congés payés.
La rémunération est également calculée en conséquence.
Article 3 – Modalités de suivi et de contrôle de la durée du travail
3.1. Suivi régulier
Le temps de travail des salariés en forfait en jours est décompté en journées ou, le cas échéant, en demi-journées.
Le nombre de journées ou demi-journées travaillées, de repos ainsi que le bénéfice des repos quotidien et hebdomadaire sont déclarés par les salariés selon la procédure de saisie des temps décrite ci-après.
La Direction assure le suivi régulier de l’organisation du travail du salarié ayant conclu une convention de forfait en jours. Ce suivi, effectué informellement en moyenne une fois par mois, porte sur la charge de travail, l’amplitude des journées de travail et le respect des temps de repos quotidien et hebdomadaire.
Dans le cas où une situation anormale serait identifiée, une solution rapide devra être trouvée par la Direction en collaboration avec le salarié concerné.
En toute hypothèse, l’amplitude des journées travaillées et la charge de travail de ces salariés doivent rester raisonnables.
3.2. Suivi des temps de repos Temps de repos applicables
Les salariés bénéficient d’un temps de repos quotidien de 11 heures au moins, entre deux journées de travail.
Il est rappelé que ces limites n’ont pas pour objet de définir une journée habituelle de travail de 13 heures, mais une amplitude exceptionnelle maximale de la journée de travail.
Par ailleurs les salariés bénéficient d’un temps de repos hebdomadaire de 35 heures consécutives au moins au terme de six jours de travail au plus.
Compte tenu de la latitude dont le salarié dispose dans la détermination de son temps de travail, il doit lui-même veiller à ce que les temps de repos précités soient respectés. En cas d’excès constaté, il doit se rapprocher de son supérieur hiérarchique afin de l’alerter sur la situation et qu’une solution soit trouvée. Contrôle du respect des temps de repos
Afin de garantir la prise effective des jours de repos, et de permettre à la hiérarchie de disposer d’une visibilité sur les présences et absences des collaborateurs, les salariés soumis à une convention de forfait en jours doivent utiliser l’outil de gestion des temps (tableau Excel) pour signaler leur présence à la demi-journée et pour la pose de leur journée de repos (CP, JRTT…).
Les salariés titulaires d’une convention de forfait en jours doivent également s’efforcer, en lien avec leur supérieur hiérarchique, de ne pas dépasser les durées et amplitudes maximales de travail.
Un rappel sera fait par la Direction à tout salarié ne respectant pas ces durées.
En outre, l’organisation et la charge de travail doivent être équilibrées dans le temps et entre les personnes susceptibles de répondre à cette charge de travail. Si un salarié constate qu’il n’est pas ou ne sera pas en mesure de respecter les durées maximales de travail de façon récurrente ou qu’il ne peut respecter les durées obligatoires de repos, il doit en avertir sans délai son supérieur hiérarchique afin qu’une solution alternative soit trouvée.
3.3. Suivi individuel et contrôle de la charge de travail Suivi régulier de la charge de travail
Le forfait annuel en jours s’accompagne d’un décompte des journées travaillées au moyen d’un suivi objectif et fiable.
Chaque salarié utilise au jour le jour l’outil de décompte du temps de travail dans lequel figure alors :
le nombre et la date des journées travaillées ;
la qualification des jours de repos en repos hebdomadaires, RTT, congés payés ou jours de repos ;
Un suivi est effectué chaque mois par la Direction, qui en contrôle le contenu.
Suivi annuel de la charge de travail
Il est organisé, avec chaque salarié ayant conclu une convention de forfait en jours, un entretien annuel ayant notamment pour objet l’examen des points suivants :
La compatibilité des conditions de son forfait jours avec la charge et l’organisation de son travail et du travail dans l’entreprise (charge de travail, amplitude des journées de travail, répartition du travail dans le temps, organisation des déplacements le cas échéant, incidence des technologies de communication sur l’activité du salarié, etc.) ;
L’articulation entre son activité professionnelle et sa vie personnelle et familiale ;
Sa rémunération et l’adéquation de cette dernière au regard de sa charge de travail.
Cet entretien donne lieu à un compte-rendu écrit cosigné par le salarié et son supérieur hiérarchique, qui reprend, le cas échéant, les mesures de prévention et/ou de règlement des difficultés éventuellement constatées, convenues entre le salarié et son supérieur hiérarchique lors de l’entretien.
En outre, chaque salarié peut solliciter son supérieur hiérarchique s’il estime que la charge de travail (occasionnelle ou récurrente) à laquelle il est soumis est trop importante, et demander, par écrit, l’organisation d’un entretien supplémentaire en vue d’aborder les thèmes et les actions nécessaires concernant la charge de travail, les durées de travail et de repos, l’amplitude de travail ainsi que l’articulation entre l’activité professionnelle et sa vie personnelle et familiale.
Dans ce cas, le salarié est reçu dans les meilleurs délais par son supérieur hiérarchique qui formulent, en accord avec le salarié, et par écrit, les mesures qui sont, le cas échéant, mises en place pour permettre un traitement effectif de la situation le plus rapidement possible, et qui font l’objet d’un suivi.
3.4. Droit à la déconnexion
Le droit à la déconnexion vise à assurer à la fois le respect des temps de repos et un équilibre entre vie privée et vie professionnelle. Dans une Société tendant au tout numérique et à une connexion permanente, dans la vie professionnelle comme dans la vie privée, ce droit est une garantie nécessaire à la préservation de la santé.
Ainsi, il est rappelé que les salariés ne sont pas tenus de lire ou de répondre aux courriels et aux appels adressés pendant les périodes de suspension du contrat de travail et de temps de repos quotidien et hebdomadaire. Ce faisant, les salariés ne peuvent se voir reprocher de ne pas avoir utilisé les outils mis à leur disposition en dehors des plages habituelles de travail.
Chaque salarié s’efforcera de se déconnecter du réseau et à ne pas envoyer de courriels en dehors des heures habituelles de travail. En tout état de cause, il est précisé qu’un courriel adressé au salarié en dehors de ses heures habituelles de travail ne requerra pas de réponse immédiate, sauf urgence.
Les parties conviennent d'inviter les salariés à respecter les règles du bon usage de la messagerie électronique, à savoir :
s'interroger sur le moment opportun pour adresser un courriel, un message ou joindre un collaborateur par téléphone ;
privilégier l'envoi différé en cas de rédaction de courriels en dehors des horaires de travail ;
indiquer dans l'objet du message le sujet et le degré d'urgence ;
ne pas solliciter de réponse immédiate si ce n'est pas nécessaire ; éventuellement insérer à la signature automatique une phrase type « les messages que je pourrais envoyer en dehors des heures de travail ne requièrent pas de réponse immédiate » ;
s'interroger sur la pertinence des destinataires des courriels,
pour les absences de plus de 2 jours, paramétrer le gestionnaire d'absence du bureau sur sa messagerie électronique et indiquer les modalités de contact d'un membre de l'entreprise en cas d'urgence ;
Des règles similaires peuvent être respectées concernant l'utilisation des appels téléphoniques et des SMS.
Hormis en cas de circonstances particulières, aucune communication de nature professionnelle ne doit en principe être passée :
En dehors des horaires habituels de travail de chaque collaborateur ;
Durant les périodes de fermeture de l’entreprise ;
Pendant les congés et périodes de repos quotidien obligatoire.
Des actions de formation et de sensibilisation sont organisées à destination de l'ensemble des salariés afin de les informer sur les bonnes pratiques liées à l'utilisation des outils numériques professionnels.
Les salariés qui estiment que leur droit à la déconnexion n'est pas respecté peuvent se rapprocher d'un membre du CSE ou des ressources humaines.
3.5. Prise des jours de repos
Le positionnement des jours de repos par journées entières ou demi-journées se fera au choix du salarié en concertation et après validation de sa hiérarchie, dans le respect du bon fonctionnement du service dont il dépend et en utilisant l’outil informatique (tableau Excel) mis à sa disposition.
Article 4 – Dispositions finales
4.1. Durée de l’accord
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. 4.2. Révision
Le présent accord pourra être révisé conformément aux dispositions du Code du travail. 4.3. Dénonciation Le présent accord, conclu sans limitation de durée, pourra être dénoncé à tout moment par l'une ou l'autre des parties signataires sous réserve de respecter un préavis de deux mois.
Il pourra faire l’objet d’une dénonciation, par une ou la totalité des parties signataires, par lettre recommandée avec accusé de réception adressée à l’autre partie.
Au cours du préavis, les dispositions du présent accord restent en vigueur et une négociation doit obligatoirement s’engager pour déterminer les nouvelles dispositions applicables.
La société ne sera plus tenue de maintenir les avantages du présent accord à compter de l'entrée en vigueur du nouvel accord et à défaut au terme d'un délai de survie d’un an suivant l'expiration du délai de préavis.
4.4. Dépôt et publicité
Le présent accord sera déposé sur la plateforme TéléAccords et au Secrétariat Greffe du Conseil de Prud’hommes compétent, conformément aux dispositions du Code du travail.
Le présent accord sera également transmis à la CPPNI.
Il sera mis à disposition des salariés sur l’intranet de l’entreprise.
4.5. Entrée en vigueur
Le présent accord entrera en vigueur au lendemain de l’accomplissement des formalités de publicité.
