ACCORD D'ENTREPRISE RELATIF A LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE POUR L'ELECTION DES REPRESENTANTS DU PERSONNEL AU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE EN 2025
Application de l'accord Début : 22/01/2025 Fin : 07/03/2025
Accord d’entreprise relative à la mise en place du vote électronique pour l’élection des représentants du personnel au Comité Social et Economique en 2025
ENTRE
La Cinémathèque française,
ET
CFE-CGC-FCCS,
CGT-CULTURE,
SUD-CULTURE,
UNSA-SNAICS,
Ci-après conjointement désignées « les parties »,
PREAMBULE
Dans le cadre de l’organisation des élections professionnelles qui se tiendront en 2025, la direction et les organisations syndicales représentatives à la Cinémathèque française ont souhaité discuter de la mise en œuvre du vote électronique. Ce dispositif de tenue du scrutin pour l’élection du comité social et économique devra permettre de simplifier l’organisation et le déroulement du scrutin en mettant à disposition des électeurs un moyen dématérialisé, sécurisé et accessible quel que soit le site de travail. Suite aux négociations qui se sont tenues le 19 décembre 2024 les parties ont convenu de l’ensemble des dispositions énoncées ci-après.
Article 1 : Champ d’application du présent accord
Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de la Cinémathèque ayant la qualité d’électeur au sens de l’article L2314-18 du code du travail. Le présent accord est conclu pour une durée déterminée qui prendra effet à la date de signature du présent accord et cessera à l’issue de la réalisation des élections du CSE prévue en février et mars 2025.
Article 2 : Objet
Le vote électronique offrant une solution d’organisation simple et sécurisée, favorisant la participation et garantissant la sincérité du scrutin, les parties ont décidé de l’adopter comme unique mode d’expression pour les élections professionnelles qui se tiendront en 2025. Le vote à bulletins papiers est exclu.
Article 3 : Recours à un prestataire
Il est primordial que le recours au vote dématérialisé respecte les principes fondamentaux régissant les opérations électorales et notamment le secret du scrutin, le caractère personnel, libre et anonyme du vote, la sincérité des opérations électorales, la surveillance et le contrôle des opérations de vote. Dans ce cadre, la société fera appel au prestataire LegaVote, expert dans la mise en place de solutions de vote électronique, sur la base d'un cahier des charges élaboré par la direction. Ce document détaillera les exigences techniques de la solution retenue et assurera le respect des obligations légales et réglementaires liées au vote électronique. Il est reproduit en annexe du présent accord.
Article 4 : Modalités d’organisation du vote électronique
Un protocole d’accord préélectoral viendra préciser les modalités d’organisation convenues ente les organisations syndicales présentes à la négociation. Après signature, celui-ci sera affiché pour que l’ensemble des salariés en prennent connaissance avant le premier tour du scrutin.
Article 5 : Date d’entrée en vigueur, formalité de dépôt et modalités de révision et dénonciation
Le présent accord prendra effet au lendemain de son dépôt. Le présent accord est établi en 7 exemplaires et, une fois signé, sera notifié et remis à chaque organisation syndicale représentative dans l’Association. Il sera déposé en deux exemplaires (une version originale papier et une version sur support électronique) à la DRIEETS compétente et en un exemplaire original au secrétariat-greffe du Conseil de prud’hommes compétent. Conformément à l’article L.2231-5-1 du Code du travail, le présent accord sera rendu public et versé dans une base de données nationale. Cet accord sera également communiqué au personnel par mail et mis à disposition sur l’intranet de l’Association. Il pourra être révisé et dénoncé selon les dispositions légales.
Fait à Paris, le 19 décembre 2024
Pour la Cinémathèque française
Pour les organisations syndicales
Pour la CFE-CGC - FCCS,
Pour la CGT - CULTURE,
Pour SUD - CULTURE,
Pour l’UNSA - SNAICS,
ANNEXE - CAHIER DES CHARGES VOTE ELECTRONIQUE ELECTIONS PROFESSIONNELLES DE LA CINEMATHEQUE FRANCAISE Table des matières TOC \o "1-3" \h \z \u
Le prestataire candidat s’engage, pendant toute la durée du contrat, et notamment durant le processus électoral, à exercer sa prestation dans le respect des principes généraux du droit électoral. Le système doit dans ces conditions garantir :
La sincérité et l’intégrité du vote ;
L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;
Le secret et l’anonymat du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;
La confidentialité et la liberté du vote.
Le dispositif retenu permet d’observer strictement :
La délibération de la CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via internet.
L’ordonnance n°20l7-1386 du 22 septembre 2017 relative à « la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales », notamment en son article L.2314-26 du code du travail
Le décret n°20l7-1386 du 29 septembre 2017 relatif au « comité social et économique », notamment en ses articles R.2314-6 à R.2314-21 du code du travail
Le Règlement Général sur la Protection des Données n° 2016/679 du 14 avril 2016
2 - Champ des élections professionnelles
Le vote électronique est le moyen exclusif d’expression pour les élections professionnelles, qui se tiendront en 2025. Sous réserve des dispositions qui seront négociées dans le protocole d’accord préélectoral, le 1er tour se tiendra du 13 février 2025 à 09h00 au 20 février 2025 à 18h00, cette durée étant allongée du fait des vacances scolaires. Dans le cas d’un second tour, celui-ci se tiendra du 05 mars 2025 à 09h00 au 06 mars 2025 à 18h00. Le vote à bulletins papiers est définitivement exclu. Le vote électronique pourra voir lieu à distance ou sur le lieu de travail. Le scrutin est de liste, à deux tours avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne. A la date prévisionnelle du 1er tour de scrutin, le corps électoral représente environ 215 électeurs, composé des :
Salariés ayant la qualité d’électeurs
Salariés mis à la disposition, dès lors qu’ils remplissent les conditions d’électorat et ont choisi d’exercer leur droit de vote au sein de la société.
Cet effectif est donné à titre indicatif et sera précisé dès les listes électorales arrêtées conformément aux dispositions légales.
3 - Prestation attendue
3.1 - Préparation et mise en place des opérations électorales
Afin d’organiser convenablement les élections professionnelles, un directeur de projet devra être mis à disposition du responsable de traitement de la Cinémathèque par le prestataire retenu afin d’être son interlocuteur privilégié. L’identité du responsable de traitement sera communiquée au prestataire dès confirmation de celui-ci. Suite à la réunion de négociation de l’accord collectif sur le vote électronique, un rétroplanning devra être mis en place par le prestataire afin d’avoir une vue d’ensemble des élections, tenant compte des normes juridiques en vigueur et notamment le code du travail. Les dates pourront être ajustées au besoin jusqu’à la signature du PAP. Des modèles devront être fournis sur demande du responsable de traitement et notamment : l'accord d'entreprise ou une décision unilatérale, la lettre d'information aux salariés et aux organisations syndicales, les coordonnées des organisations syndicales à inviter, le protocole d'accord préélectoral, l'accusé de réception de candidatures.
3.2 - Transmission des éléments de configuration
Le prestataire devra fournir les différents documents types qui permettront de faciliter la collecte de données par le responsable de traitement et notamment : - Fichier des électeurs - Fichier de modification des listes électorales - Fichier des candidatures - Fichier de constitution des bureaux de vote Les documents devront ensuite pouvoir être déposés sur un espace sécurisé et transiter via un canal chiffré. Des droits d'accès permettent de limiter l’accès à cet espace uniquement pour les personnes concernées. Chaque fichier déposé dans cet espace de partage qui contient des données personnelles devra être supprimé dès qu’il aura été traité par le directeur de projet. Tous les autres documents seront automatiquement détruits en même temps que la plateforme.
3.3 - Scellement du système de vote
La veille de l’ouverture des scrutins, la plateforme de vote devra être scellée par les membres du bureau de vote lors d’une cérémonie à laquelle les électeurs peuvent assister. A cet effet, les membres du bureau de vote devront recevoir une formation à l’utilisation de la plateforme de vote par le directeur de projet. Le scellement du système entraîne l'impossibilité de modifier la configuration du vote, les listes électorales, les listes de candidats ainsi que les heures d’ouverture et de fermeture des votes. Ce scellement devra s’effectuer concrètement par la génération de clés de chiffrement qui permettent le cryptage et le décryptage du système de vote électronique. Au moins 3 clés de chiffrement devront être éditées. Le scellement est effectué par la combinaison d'au moins deux clés de chiffrement, dont celle du président du bureau de vote (ou son représentant) et celle d'au moins un assesseur.
3.4 - Assistance aux électeurs
En cas d’erreur dans ses coordonnées (email, information non-triviale, numéro de téléphone…), l’électeur ne sera pas reconnu par le système et ne pourra pas se connecter à la plateforme. Il devra pouvoir, via un formulaire disponible depuis l’interface de connexion, générer un ticket pour une demande d’assistance. Le ticket sera modéré, dans un premier temps, par les équipes du prestataire et pourra ensuite être assigné au responsable de traitement notamment si le ticket concerne l’information non-triviale. Par ailleurs, une cellule d’assistance téléphonique devra être disponible dès l’envoi des identifiants de connexion et jusqu’à l’issue des scrutins pour aider les électeurs dans leur processus de connexion et de vote. Elle devra être accessible gratuitement aux électeurs et joignable 7j/7 et 24h/24.
3.5 - Dépouillement et proclamation des résultats
La cérémonie de dépouillement est une réunion publique qui peut être ouverte aux électeurs. A la fermeture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants devront être figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs. Les empreintes numériques permettant ces scellements devront être automatiquement envoyées par email aux membres du bureau de vote. Le dépouillement ne pourra être déclenché qu’en présence du Président (ou son représentant) et d’au moins un assesseur détenteur de clé. Immédiatement après le dépouillement, un tableau récapitulatif de l’état de l’urne sera mis à la disposition de la Cinémathèque, sur lequel nous pourrons consulter, entre autres, le nombre de bulletins dans l’urne, le taux de participation, le nombre de bulletins blancs, …Ainsi qu’un tableau décomptant les voix obtenues liste par liste avec le pourcentage associé. A la fin des opérations de dépouillement, l’ensemble des documents nécessaires à attester de la bonne conformité des élections devront être générés ainsi que le CERFA et récupérables dans la zone de partage de documents par le responsable de traitement.
4 - Modalités technique du système de vote
4.1 - Expertise indépendante
Conformément à la délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, défini, le prestataire retenu devra être en mesure de fournir une version simplifiée du dernier audit effectué en dehors de tout cadre électoral, afin de témoigner de la conformité de sa solution. Il devra également, à la demande du responsable de traitement, se soumettre à une expertise complète couvrant notamment : - le code source correspondant à la version du logiciel effectivement mise en œuvre ;- les mécanismes de scellement utilisés aux différentes étapes du scrutin ;- le système informatique sur lequel le vote va se dérouler ;- les échanges réseau ;- les mécanismes de chiffrement utilisés, notamment pour le chiffrement du bulletin de vote ;- les mécanismes d'authentification des électeurs et la transmission des secrets à ces derniers ;- l'évaluation du niveau de risque du scrutin ;- la pertinence et l'effectivité des solutions apportées par la solution de vote aux objectifs de sécurité. Cette expertise devra être réalisée par un expert indépendant n’ayant aucun intérêt dans la société émettrice de la demande d’expertise ou dans celle du prestataire de vote.
4.2 - Sécurité de l'adressage des moyens d'authentification
En plus des méthodes standards SPF / DKIM / DMARC permettant d’identifier l’expéditeur des emails, le prestataire devra parfaire la sécurité de l'adressage et notamment utiliser le protocole de sécurité TLS (Transport Layer Security) qui chiffre les e-mails lors de leur transfert pour améliorer la confidentialité. Quels que soient les protocoles de sécurité complémentaires mis en place, ils devront garantir l’acheminement sécurisé des moyens d’authentification.
4.3 - Chiffrement des bulletins et horodatage
La plateforme de vote devra être en mesure de chiffrer les bulletins afin que le vote reste anonyme. Aucune relation entre le bulletin de l’électeur et son identité ne devra être possible. L’horodatage devra être utilisé sur la plateforme de vote électronique pour sécuriser les registres d’activité, sceller les empreintes numériques prises au moment du scellement ou au moment de la fermeture des urnes et enregistrer les émargements.
4.4 - Incident et résolution
Une procédure de gestion des incidents permettant de détecter, qualifier, analyser et corriger les
dysfonctionnements devra être prévu par le prestataire conformément au règlement général sur la protection des données (RGPD).
Si un incident venait à être détecté sur la plateforme de vote, les organisateurs devraient, par ailleurs, être immédiatement prévenus. Dans le cas où l’incident viendrait à entrainer une fuite de données personnelles constituant un risque au regard de la vie privée des personnes concernées, le prestataire reconnaît avoir conscience qu’un signalement à la CNIL deviendra obligatoire dans un délai de 72h. Les incidents seront répertoriés dans le registre d’activité de la plateforme de vote.
5 - Modalités pratiques du vote électronique
5.1 - Réception du matériel de vote
Chaque électeur devra recevoir au plus tard 10 jours avant le début du vote, sur une adresse mail de son choix dont la liste sera fournie par le responsable de traitement, un identifiant généré aléatoirement. Il recevra également une notice de vote lui détaillant la procédure au préalable. En cas de perte ou de non-réception, il pourra rentrer en contact avec le prestataire afin de permettre un réassort.
5.2 - Authentification
Le prestataire devra être en mesure d’apporter des conseils sur la méthode d’authentification qui sera retenue en fonction du niveau de sécurité adéquat pour ce type de scrutin. En outre, la procédure devra s’appuyer sur les recommandations de la CNIL, demandant 2 canaux distincts et la réponse à une question non-triviale, afin de renforcer l’authentification et de réduire les risques d’usurpation d’identité.
5.3 - Procédure de réassort
Le prestataire devra prévoir une procédure de réassort permettant de garantir l’exercice personnel du droit de vote et la sincérité du scrutin. La cellule d’assistance devra notamment s’assurer de bien identifier l’électeur avant de procéder à quelconque action.
5.4 - Affichage et vote
Une fois identifié, l’interface électeur devra permettre :
Consulter les candidatures, professions de foi…
Consulter la liste des membres du bureau de vote
Pendant le scrutin :
Voter
Télécharger l’accusé de réception de vote
Interroger l’urne pour connaître le nombre de bulletins
Après proclamation des résultats :
Consulter les résultats
Télécharger le procès-verbal
6 - Données personnelles
Le prestataire devra se conformer aux recommandations de la CNIL en matière de vote électronique et au Règlement Général sur la Protection des Données notamment son article 28 relatif à la sous-traitance. Par ailleurs, un onglet accessible avant et après connexion devra définir de manière claire et précise le traitement et la manière dont les électeurs pourront faire valoir leurs droits.
