Accord d'entreprise relatif au vote électronique pour l’élection des représentants du personnel
Préambule
Afin de faciliter l’organisation des élections des représentants du personnel des établissements La Renaissance Sanitaire (LRS), l’employeur et les organisations syndicales représentatives conviennent de reconduire le recours au vote électronique pour l'élection des représentants du personnel aux comités sociaux et économiques (CSE) d’établissements, sur la base des dispositions de l’accord d’entreprise relatif au vote électronique du 19 juin 2018 mis en place lors des élections de 2019.
Les modalités de mise en œuvre du vote par voie électronique s’inscrivent dans le cadre de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l'économie numérique dite loi Fontaine (article 54) permettant aux entreprises de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles, de son décret d’application n°2007-602 et de l’arrêté du 25 avril 2007.
Les parties conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un « prestataire » externe spécialiste de solution de vote électronique, s’appuyant sur un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires en application des articles R.2314-5 et suivants du code du travail pris en application de l’article 1er de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017, ainsi que de l’arrêté du 25 avril 2007. Ce cahier des charges sera tenu à la disposition des salariés sur le lieu de travail et mis sur l’intranet des établissements.
Article 1 – Champ d'application
Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés LRS, des deux établissements distincts suivants :
l'hôpital LA MUSSE auquel sont rattachés le service d'accompagnement médico-social pour adultes handicapés, la maison d’accueil spécialisée, le service d'éducation spéciale et de soins à domicile – unité d’enseignement élémentaire autisme ainsi que les instituts de formation d’ergothérapie, de masso-kinésithérapie et d’audioprothésistes ;
l'hôpital VILLIERS SAINT DENIS auquel sont rattachés, l’hôpital de jour Soissons, le centre d’appareillage, l’accueil de jour ALZHEIMER, les hôpitaux LRS COULOMMIERS et MEAUX (1 et 2) et le siège social.
Article 2 – Principes généraux
Le système retenu par LRS reposera sur les principes généraux du droit électoral indispensable à la régularité du scrutin qui sont :
l’anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;
l’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré ;
l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;
la confidentialité, le secret du vote.
Article 3 – Modalités d’organisation des opérations
3.1 – Protocole d’accord préélectoral
Le protocole d’accord préélectoral de chacun des établissements distincts précisera notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote et la répartition des sièges pour les collèges.
3.2. – Déclaration CNIL
Pour les seules nécessités des opérations électorales (notamment l’établissement des listes électorales), l’employeur sera amené à transmettre au « prestataire » des fichiers établis à partir d’extraction de fichiers de gestion du personnel. Ces fichiers ont été déclarés auprès de la CNIL et les organisations syndicales représentatives ont été informées de ces formalités.
Par ailleurs, les signataires du présent accord rappellent que le système de vote électronique mis en place par le « prestataire » doit avoir fait l’objet d’une déclaration auprès de la CNIL. Le « prestataire » devra adresser à l’employeur la preuve de l’accomplissement de cette formalité déclarative. Cette dernière sera tenue à la disposition des organisations syndicales
Le système de vote électronique fera l’objet d’une inscription dans le registre des activités de traitement et d’une éventuelle analyse d’impact, selon le règlement général sur la protection des données (RGPD). Par ailleurs, et toujours conformément au RGPD, les électeurs seront informés des conditions de traitement de leurs données.
3.3 - Bureau de vote électronique
Le bureau de vote électronique est composé d’un président et d’assesseurs, d’un délégué de liste titulaire (et de son suppléant) désigné par chacune des organisations syndicales candidates aux élections.
Le bureau de vote électronique est chargé du contrôle de la régularité du scrutin.
Il peut consulter les éléments relatifs au taux de participation et à la liste des émargements des électeurs. Les membres du bureau de vote auront accès à tous les documents utiles sur le système de vote électronique.
3.4 – Formation au système de vote électronique
Les représentants du personnel, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote bénéficient d’une formation, sur le système de vote électronique retenu, qui aura lieu préalablement à l’ouverture du vote.
3.5 – Cellule d’assistance technique
L’employeur met en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote. Au sein des établissements, cette cellule d’assistance sera composée de personnes indépendantes, tant vis-à-vis de l’employeur que des organisations syndicales. Cette cellule doit notamment effectuer un test du système de vote avant l’ouverture du vote, vérifier que l’urne est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet, tester le système de dépouillement et contrôler, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
Article 4 – Déroulement des opérations de vote
4.1 - Etablissement des fichiers
Les données pouvant être enregistrées sont les suivantes (article 4 de l’arrêté du 25 avril 2007) pour :
les listes électorales : nom, prénom, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège, site et adresses postales ;
le fichier d’émargement : collège, site, nom et prénom des électeurs et horodatage du vote ;
les listes des candidats : collège, site, nom, prénom des candidats, titulaire ou suppléant et appartenance syndicale ;
la liste des résultats : nom, prénom des candidats, élu, non élu, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège et destinataires tel que mentionnés ci-après.
Les destinataires de ces informations sont les suivants pour :
les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs, salariés habilités des directions des ressources humaines (DRH) ;
les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, salariés habilités des DRH ;
les listes des candidats : électeurs, syndicats, salariés habilités des DRH ;
les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, employeur ou salariés habilités des DRH.
4. 2 - Lieu et temps du scrutin
L’employeur s’engage à ce que tous les moyens soient mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote par les salariés. Les DRH établiront une note explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle sera portée à la connaissance des électeurs, suffisamment à l’avance, avant l’ouverture du premier tour de scrutin. Pendant la période ouvrée du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre, pendant les heures ouvrées, - soit du lundi au vendredi selon l’horaire collectif en vigueur -, les membres de leur bureau de vote et/ou le représentant désigné des DRH – par mail ou téléphone - afin d’obtenir toutes les informations qu’ils jugeraient nécessaires au bon déroulement de leur vote.
Afin d'assurer un taux de participation optimum, et ceci aussi bien pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, les élections pourront avoir lieu sur plusieurs jours et ce, conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord préélectoral.
Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal Internet ou Intranet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections. Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter n’entraînera aucune réduction de salaire.
Le cas échéant, pendant la période ouvrée du scrutin, un ou des ordinateurs en libre-service, avec une connexion au site sécurisé d’élections, sera/seront mis à la disposition des salariés électeurs. L’emplacement de ce poste permettra l’isolement nécessaire pour assurer la confidentialité du vote à partir de celui-ci. Les salariés seront informés de l’ouverture et de la fermeture des bureaux de vote par tout moyen adapté (affichage, mail ; etc.). Par ailleurs, pendant la période de vote, un ou plusieurs rappels pourront être soumis à l’ensemble des électeurs pour les inciter à voter et ce afin d’augmenter le taux de participation.
Il n’y aura pas de vote par correspondance.
4.3 – Communication des listes des candidats et bulletins de vote
Le « prestataire » assure la programmation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.
Il reproduit sur le serveur les listes des noms des candidats telles qu’elles auront été émises par leurs auteurs et transférées par les DRH avec le cas échéant les logos et professions de foi des listes correspondantes. Les listes seront présentées sur une même page dans l’ordre d’arrivée à la direction des établissements LRS.
Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le « prestataire » veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.
4.4 - Modalités d’accès au serveur de vote
Chaque électeur recevra, avant le premier tour des élections par email ou - à son domicile, par courrier simple (selon les modalités qui seront retenues dans le protocole préélectoral) un code d’identification personnel généré de manière aléatoire par le « prestataire » ainsi qu’un mot de passe. Seul le « prestataire » aura connaissance de ce code secret et de ce mot de passe, lesquels resteraient, par ailleurs, inchangés dans l’hypothèse où un second tour de scrutin devait être organisé.
L’authentification de l’électeur sera ainsi assurée par un serveur dédié après saisie, par l’utilisateur du code identifiant et du mot de passe. Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote. Le cas échéant, un troisième critère d’identification, non communiqué par courrier, pourra être demandé (critère de défi/réponse connu du salarié).
Chaque saisie du code confidentiel et du mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès réception du vote. A l’aide de ce code, l’électeur pourra donc voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé d’élections créé pour l’occasion par le « prestataire ». Une fois connecté, tant pour l’élection des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son scrutin selon son collège et/ou son établissement.
4.5 - Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin
Afin de répondre aux exigences posées par les articles R.2314-7 et suivants du code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. L’opinion émise par l’électeur sera ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales. Les membres désignés de chacun des bureaux de vote constitués pourront consulter tout au long du scrutin, grâce à une clef d’accès, la liste d’émargement en ligne, le compteur de bulletins et les taux de participation.
4.6 - Délégué de liste
Dans le cadre des élections professionnelles, chaque liste de candidats pourra désigner un délégué de liste titulaire (et son suppléant). Le protocole d’accord pré-électoral de chaque établissement prévoira les modalités d’accès aux éléments lui permettant de constater la régularité du scrutin.
4.7 - Dispositif de secours
Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrent les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.
En cas de dysfonctionnement informatique, le bureau de vote a compétences, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote électronique, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde notamment pour décider de la suspension des opérations de vote.
Article 5 – Clôture et résultats
5.1 – Clôture
A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres des bureaux de vote contrôlent la fermeture du scrutin conformément à l’article R.2314-15 du code du travail. Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement.
5.2 – Décompte et attribution des sièges
Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes par les membres de chaque bureau de vote (président, assesseur). Les membres du bureau de vote éditent les procès-verbaux et leurs listes d’émargement et proclament les résultats.
5.3 – Délais de recours et destruction des données
Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de rependre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. Il est conservé, après la décision de clôture du dépouillement et jusqu’à l’expiration du délai de recours ou jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, en cas de procédure contentieuse. Passé ces délais, l’employeur ou, le cas échéant, le « prestataire » procède à la destruction des fichiers supports.
Article 6 – Portée
Le présent accord est conclu dans le cadre notamment des articles L. 2 221-1, L. 2 232-16 et L. 2 253-2 du code du travail. Si des dispositions légales, réglementaires ou conventionnelles, actuelles ou futures devaient être plus avantageuses, elles seraient appliquées à la place du présent accord. Si des dispositions étaient moins avantageuses, les dispositions du présent accord continueraient d’être appliquées dans les conditions qu’il prévoit. Article 7 - Adhésion
Conformément à l’article L. 2 261-3 du code du travail, toute organisation syndicale de salariés représentative dans l’entreprise, qui n’est pas signataire du présent accord, pourra y adhérer ultérieurement.
L’adhésion produit effet à partir du jour qui suit celui de son dépôt son dépôt aux DREETS (directions régionales de l'économie, de l'emploi, du travail et des solidarités) et au secrétariat du greffe du conseil de prud’hommes compétents.
Notification devra également en être faite, dans le délai de huit jours, par lettre recommandée ou voie électronique, aux parties signataires.
Article 8 - Interprétation
Les représentants de chacune des parties signataires conviennent de se rencontrer à la requête de la partie la plus diligente, dans les trente jours suivant la demande pour étudier et tenter de régler tout différend d'ordre individuel ou collectif né de l’application du présent accord.
La demande de réunion consigne l’exposé précis du différend. La position retenue en fin de réunion fait l’objet d’un procès-verbal rédigé par l'employeur. Le document est remis à chacune des parties signataires.
Si cela est nécessaire, une seconde réunion pourra être organisée dans les quinze jours suivant la première réunion.
Jusqu’à l’expiration de ces délais, les parties contractantes s’engagent à ne susciter aucune forme d’action contentieuse liée au différend faisant l’objet de cette procédure. Article 9 - Révision
Toute disposition qui ferait l’objet d’un accord entre les parties signataires donnera lieu à l’établissement d’un avenant.
Article 10 - Dépôt légal
Le présent accord fera l’objet d’un dépôt dématérialisé sur la plateforme nationale de téléprocédure du ministère du travail à l'adresse suivante : www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr.
Un exemplaire original sera aussi remis au secrétariat du greffe du conseil de prud'hommes de Paris, situé 27 rue Louis Blanc 75010 Paris.
Le texte déposé sera assorti de la liste des établissements de LRS et de leurs adresses respectives.
Article 11– Durée et publicité de l’accord
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.
Les salariés seront informés de ces mesures simultanément à la signature du protocole électoral par les moyens de communication habituels utilisés par l’employeur (portails intranet des établissements, etc.).
Le présent accord sera publié, dans une version ne comportant pas les noms des signataires sur le site Légifrance.
Fait à Paris, le 28 décembre 2022.
Pour la Fondation Pour les Organisations Syndicales
