Vote par voie électronique pour l'élection des membres des instances représentatives du personnel
Entre les soussignées :
La société Laboratoires de Biologie Végétale Yves Rocher (LBVYR) dont le siège social est situé La Croix des Archers 56200 LA GACILLY,
La société Yves Rocher France dont le siège social est situé au 2-4 boulevard de Beaumont – 35000 RENNES,
La société Groupe Rocher Opérations dont le siège social est situé La Croix des Archers 56200 LA GACILLY,
La société Stanhome International dont le siège social est situé au 7 chemin de Bretagne, 92130 ISSY LES MOULINEAUX,
D’UNE PART,
ET
L’organisation syndicale CFDT,
L’organisation syndicale CFTC,
L’organisation syndicale CFE-CGC,
L’organisation syndicale FO,
L’organisation syndicale UNSA
D’AUTRE PART.
Il a été convenu ce qui suit :
PREAMBULE Conformément à la réglementation en vigueur, les élections de la délégation du personnel au comité social et économique peuvent être organisées par voie électronique. Ces dispositions légales conditionnent toutefois leur mise en œuvre à la signature du présent accord, nécessairement préalable et indépendant du protocole d'accord préélectoral. Les objectifs du présent accord sont de : -donner un cadre légal au vote par internet pour les élections des membres des Instances Représentatives du Personnel, -simplifier et sécuriser l'organisation de ces élections, -favoriser l'accès au scrutin, optimiser la participation des électeurs, et ainsi renforcer la légitimité des acteurs du dialogue social, -supprimer les votes nuls, -sécuriser et accélérer les dépouillements et la proclamation des résultats, -participer à une démarche de développement durable, -mais aussi rappeler les principes fondamentaux qui doivent régir ces élections, à savoir le secret du vote, le caractère personnel, libre et anonyme du vote, la sincérité des opérations électorales, les possibilités de surveillance et de contrôle, la conservation des éléments de preuve. Le contenu de cet accord est strictement limité aux dispositions légales en vigueur, le choix du prestataire et les modalités précises de mise en œuvre du vote par internet font en particulier l'objet d'articles spécifiques du protocole d'accord préélectoral.
Article 1 - Objet et champ d'application Cet accord a pour objet d'autoriser le vote par internet pour les élections de la délégation du personnel au sein de chacun des quatre établissements distincts de l’UES ROCHER. Article 2 - Modalités de mise en œuvre Article 2.1 - Prestataire La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire choisi par la Société, dans le respect du cahier des charges en annexe, constitué sur la base des prescriptions énoncées par les articles R.2314-6 à R.2314-17 du Code du Travail, et par l'arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007.
Article 2.2 - Caractéristiques du système Le vote électronique se déroule, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée. La Direction de l’UES ROCHER s'engage à prendre toutes les mesures nécessaires pour vérifier que le système choisi assure : -la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, -la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, -la sécurité de l'émargement, -la sécurité de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
De plus, le système doit répondre aux caractéristiques suivantes : -les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système, -le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. -les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés "fichier des électeurs" et "contenu de l'urne électronique".
Le traitement "fichier des électeurs" est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement.
L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Les données du vote font l'objet d'un chiffrement dès l'émission du vote sur le poste de l'électeur.
Le fichier dénommé "contenu de l'urne électronique" recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.
Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, est soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions énoncées ci-dessus. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés.
Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n'est accessible.
Dès la clôture du scrutin, le contenu des urnes, les listes d'émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs.
Le décompte des voix apparaît alors lisiblement à l'écran et fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.
Article 2.3 – Contrôle, information et formation
L'employeur met en place une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique : -elle procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée, et chiffrée par des clés délivrées à cet effet, -elle procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système est scellé, -elle contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
Les Organisations Syndicales représentatives sont informées de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables liées à la RGPD.
Chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.
Les représentants du personnel, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu.
Article 2.4 - Protocole d'accord préélectoral
Le protocole d'accord préélectoral prévu aux articles L.2314-5, L.2314-6 et L.2314-7 du Code du Travail mentionne la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour le mettre en place.
Il comporte en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.
Article 2.5 - Vote à bulletin secret sous enveloppe
La mise en place du vote électronique supprime le vote à bulletin secret sous enveloppe, sauf pour le vote par correspondance.
Celui-ci reste possible pour les salariés justifiant de leur impossibilité de voter de façon électronique sur le lieu de travail ou à distance.
Article 2.6 – Participation Le nombre de votants peut être révélé au cours des scrutins, selon des modalités à préciser dans le protocole d'accord préélectoral.
Pendant les scrutins, les listes d'émargements ne sont accessibles que par les membres du bureau de vote, lorsque celui-ci est ouvert. Elles sont ensuite conservées par le service du personnel.
Article 2.7 – Conservations des données
Le prestataire conserve sous scellés jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau. à l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.
Article 3 - Entrée en vigueur, modification et dénonciation
Le présent accord entre en vigueur à l’issue de son dépôt selon les règles légales en vigueur.
Il s’appliquera pour la totalité des opérations électorales relatives à l’élection des IRP de l’UES ROCHER en 2018. Et est applicable pour une durée indéterminée.
Cet accord pourra être révisé ou dénoncé dans le respect de la législation en vigueur.
Article 4 – Formalité de dépôt et de publicité de l’accord
Après sa conclusion, le présent accord sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives par lettre recommandée avec accusé de réception ou par lettre remise en main propre contre décharge.
Conformément à la réglementation, le présent accord, accompagné des pièces mentionnées aux articles D. 2231-2 et suivants du Code du travail, fera l’objet d’un dépôt à la DIRECCTE compétente, dans les conditions prévues par la réglementation.
L’accord sera également remis au secrétariat-greffe du Conseil de Prud’hommes du lieu de conclusion de l'accord.
Il sera porté à la connaissance de l’ensemble des salariés des sociétés composant l’UES conformément aux dispositions légales réglementaires en vigueur.
Le présent accord fera par ailleurs l’objet d’une publication dans une base de données nationale.
