ACCORD COLLECTIF RELATIF AUX CONDITIONS ET AUX MODALITES DE VOTE ELECTRONIQUE ENTRE LES SOUSSIGNES :
La Société X (X), société anonyme dont le siège social est situé XX, représentée par M, en sa qualité de Directrice des Ressources Humaines, dûment habilitée à l’effet des présentes,
Ci-après « la Société »
D’une part
ET :
Les organisations syndicales :
l’organisation syndicale CFTC, représentée par M, en sa qualité de délégué syndical dûment mandaté.
l’organisation syndicale CFDT, représentée par M en sa qualité de délégué syndical dûment mandaté,
Ci-après « les organisations syndicales représentatives »
D’autre part
Ci-après dénommées ensemble « les Parties » SOMMAIRE
Ceci exposé, les Parties sont convenues de ce qui suit : PAGEREF _Toc108203250 \h 3
1.Principes généraux et cahier des charges PAGEREF _Toc108203251 \h 3 2.CHAMP D’APPLICATION PAGEREF _Toc108203252 \h 3 3.Recours au vote électronique PAGEREF _Toc108203253 \h 4 4.Modalité de mise en œuvre du vote électronique PAGEREF _Toc108203254 \h 4 4.1.Choix du prestataire PAGEREF _Toc108203255 \h 4 4.2.Etablissements des fichiers PAGEREF _Toc108203256 \h 4 4.3.Protocole d’accord préélectoral PAGEREF _Toc108203257 \h 4 4.4.Information des salaries PAGEREF _Toc108203258 \h 4 4.5.Formalités déclaratives PAGEREF _Toc108203259 \h 5 4.6.Formation au système de vote électronique PAGEREF _Toc108203260 \h 5 4.7.Expertise indépendante PAGEREF _Toc108203261 \h 5 4.8.Cellule d’assistance technique PAGEREF _Toc108203262 \h 5 5.Déroulement des opérations de vote PAGEREF _Toc108203263 \h 6 5.1.Établissement des listes électorales et transmission au prestataire PAGEREF _Toc108203264 \h 6 5.2.Lieu et temps du scrutin PAGEREF _Toc108203265 \h 6 5.3.Caractéristiques du site de vote PAGEREF _Toc108203266 \h 6 5.4.Modalités d’accès au site de vote et déroulement du vote PAGEREF _Toc108203267 \h 7 5.5.Suivi des opérations de vote PAGEREF _Toc108203268 \h 7 6.Clôture et Résultats PAGEREF _Toc108203269 \h 7 6.1.Clôture PAGEREF _Toc108203270 \h 7 6.2.Dépouillement PAGEREF _Toc108203271 \h 8 6.3.Délais de recours et destruction des données PAGEREF _Toc108203272 \h 8 7.Sécurité et confidentialité PAGEREF _Toc108203273 \h 8 7.1.Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données PAGEREF _Toc108203274 \h 8 7.2.Existence et contenu des fichiers PAGEREF _Toc108203275 \h 9 7.3.Le dispositif de secours PAGEREF _Toc108203276 \h 9 8.Dispositions finales PAGEREF _Toc108203277 \h 9 8.1.Entrée en vigueur et durée de l’accord PAGEREF _Toc108203278 \h 9 8.2.Révision et modalités de suivi de l’accord PAGEREF _Toc108203279 \h 10 8.3.Clause de rendez-vous PAGEREF _Toc108203280 \h 10 8.4.Dénonciation PAGEREF _Toc108203281 \h 10 8.5.Formalités de dépôt de l’accord PAGEREF _Toc108203282 \h 10
Préambule
Afin de faciliter l’organisation des élections professionnelles et de favoriser la participation des salariés, les parties signataires du présent accord ont étudié l’opportunité de recourir au vote électronique pour organiser les élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique (CSE). Les parties conviennent que le vote électronique est de nature à améliorer les processus de vote au sein de la société X, en permettant notamment :
de simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,
de faciliter le vote pour les salariés en mission ou en déplacement,
d’obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,
d’augmenter le niveau de participation,
d’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.
C’est dans ce cadre que les parties sont parvenues au présent accord applicable aux élections des membres de la délégation du personnel du Comité social et économique au sein de la Société X. Ce dispositif s’inscrit dans le cadre des articles L.2314-26 et R. 2314-5 et suivants du Code du travail.
Ceci exposé, les Parties sont convenues de ce qui suit :
Principes généraux et cahier des charges Le système retenu respecte les principes généraux du droit électoral garantissant la régularité du scrutin qui sont notamment :
L’anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;
L’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré ;
L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;
La confidentialité du vote.
Le scrutin électronique mis en place permet en outre une vérification de l’identité des électeurs et une publicité du scrutin. A cet effet, un cahier des charges est établi dans le cadre de chaque élection afin d’assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
Ce cahier des charges est tenu à la disposition des salariés sur le lieu de travail et diffusé sur l’intranet.
CHAMP D’APPLICATION Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de la société X, ainsi qu’aux éventuels salariés mis à disposition de la société, appelés à voter aux élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique.
Recours au vote électronique La société X décide de recourir au vote électronique par Internet pour les élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique. Le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe. Le vote électronique constituera la seule modalité de vote. Modalité de mise en œuvre du vote électronique Choix du prestataire Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties signataires décident de confier la conception et la mise en place du système de vote électronique à un prestataire externe spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux. Le prestataire externe sera choisi par la Société dans le respect du cahier des charges visé ci-dessus et contenant les prescriptions énoncées aux articles R.2314-6 et suivants du Code du travail. Etablissements des fichiers Les fichiers électoraux seront établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci. Protocole d’accord préélectoral Dans le cadre de chaque élection, les modalités d’organisation des élections sont définies dans un protocole d’accord préélectoral, ou à défaut dans la note de service établie unilatéralement par l’employeur. Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord sur le vote électronique et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de la Société. Le protocole d’accord préélectoral comporte, en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique retenu et du déroulement des opérations électorales, ainsi que le cas échéant, le nom du prestataire retenu pour l’organisation du scrutin. Information des salaries La Société met en œuvre les moyens destinés à faciliter l’expression, par les salariés, de leurs votes par voie électronique. Chaque salarié dispose avant l’ouverture du premier tour du scrutin d’une notice d’information sur le déroulement des opérations électorales ainsi que sur les conditions dans lesquelles leurs données seront traitées.
Formalités déclaratives Conformément à l’article R.2314-11 du Code du travail, le système de vote électronique retenu fera l’objet d’une déclaration préalable auprès de la CNIL. Les organisations syndicales représentatives dans La société X seront informées de l’accomplissement de ces formalités déclaratives préalables. Conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), une déclaration de traitement sera effectuée au registre par la société X au titre de la constitution des fichiers électoraux et de candidats. Formation au système de vote électronique Les membres de la délégation du personnel en exercice et les membres du bureau de vote bénéficient d’une formation sur le système de vote électronique retenu. Expertise indépendante Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante conformément aux dispositions réglementaires en vigueur, visant à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8 et notamment :
L’existence d’un cahier des charges respectant les dispositions réglementaires ;
La confidentialité et la sécurité du dispositif ;
L’accessibilité aux données et la présence de deux fichiers distincts et dédiés respectivement aux listes électorales et au contenu de l’urne électronique ;
Les scellements du dispositif.
Le rapport de l’expert est tenu à la disposition de la CNIL. Cellule d’assistance technique La société X met en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique. La cellule d’assistance technique est composée :
de représentants du prestataire, ci-après dénommés « les Représentants du prestataire » ;
d’un représentant de La société X, ci-après dénommé « le Gestionnaire de l’élection ».
En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique :
Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;
Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
Le Gestionnaire de l’élection sera chargé de la bonne utilisation du système de vote et de l’organisation des opérations électorales au sein de la société X. A ce titre :
Il communiquera au prestataire l’ensemble des données et des documents électoraux et contrôlera l’importation de ces éléments par le prestataire au sein du système de vote ;
En présence des représentants des listes de candidats, il organisera les séances de contrôle des données, test et scellement du système de vote, dépouillement des urnes, lecture et proclamation des résultats, et convoquera les participants concernés ;
Il veillera, pour ce qui concerne les moyens mis en œuvre par la société, à l’efficacité de la communication auprès des électeurs et des parties concernées pendant les opérations électorales.
De plus, il sera le point de contact du prestataire au sein de la société et sollicitera ce dernier sur toute question relative au fonctionnement et à l’utilisation du système de vote. Le statut de Gestionnaire de l’élection ne donnera aucun droit d’accès aux identifiants et mots de passe des utilisateurs. Déroulement des opérations de vote Établissement des listes électorales et transmission au prestataire Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de la Société. L’intégration et le contrôle des candidatures, ainsi que des professions de foi, sont effectués dans les mêmes conditions. Lieu et temps du scrutin Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période précisément définie, laquelle est précisée par le protocole d’accord électoral. Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal, de leur lieu de travail, de leur domicile ou autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections. Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales. Tout électeur atteint d'une infirmité le mettant dans l'impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix. Caractéristiques du site de vote Le prestataire assurera la programmation du site de vote et notamment la présentation à l’écran des listes de candidats et des bulletins de vote. Les professions de foi des listes de candidats seront accessibles sur le site de vote. Les logos éventuels des listes de candidats seront affichés sur le site de vote. Les formats et poids maximum des logos et professions de foi seront définis dans le protocole d’accord préélectoral. Afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le prestataire veillera à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères, de la police de caractères. De plus, des espaces identiques seront réservés aux professions de foi et aux logos des différentes listes de candidats. Pour chaque scrutin, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) seront présentées sur une seule et même page (sans défilement). Le système proposera par défaut le vote pour une liste complète. Le système permettra cependant de raturer un ou plusieurs candidats sur la liste sélectionnée. Modalités d’accès au site de vote et déroulement du vote Chaque électeur recevra à l’aide de canaux distincts :
son identifiant personnel de connexion par un premier canal,
son mot de passe personnel de validation du vote par un second canal,
l'adresse de connexion au site de vote,
la date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.
Les modalités d’envoi des codes d’accès seront définies dans le protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du travail et de la jurisprudence. L’électeur accèdera au système de vote en saisissant son identifiant personnel ainsi qu’une donnée de connexion définie dans le protocole d’accord préélectoral. Une fois connecté, pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son établissement et collège. L’électeur validera son vote en saisissant son mot de passe personnel. En cas de perte ou de non-réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée. Les membres du bureau de vote pourront consulter en permanence les listes d’émargement et le taux de participation. Suivi des opérations de vote La liste d'émargement ne sera accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin. Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin. Clôture et Résultats Clôture A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôlent la fermeture du scrutin. Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.
Dépouillement Les deux assesseurs nominativement identifiés (le plus âgé et le plus jeune parmi les assesseurs, à défaut d’accord) ainsi que le président du bureau de vote reçoivent chacun une clé de déchiffrement distincte, selon des modalités en garantissant la confidentialité. La présence de deux titulaires de ces clés est indispensable pour autoriser le dépouillement. A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin. Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, la liste d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement. Le dépouillement se fera par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs). Les membres du bureau de vote signeront les procès-verbaux et la liste d’émargement, avant la proclamation des résultats. Délais de recours et destruction des données La sociétéou le prestataire retenu conserve sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. A l’expiration de ces délais, la Société ou, le cas échéant le prestataire, procède à la destruction des fichiers supports. Sécurité et confidentialité Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données Le système de vote électronique assurera la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes. Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés fichier des électeurs et contenu de l'urne électronique. Le vote émis par chaque électeur sera chiffré et stocké dans l'urne électronique dédiée. Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers. Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel habilité du prestataire, chargé de la gestion et de la maintenance du système. Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantira également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau. Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits. Existence et contenu des fichiers Les données devant être enregistrées sont les suivantes :
pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège ;
pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, collège, moyen d’authentification, coordonnées ;
pour les listes et les fichiers des candidats : collège, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale ;
pour les listes d’émargement : noms, prénoms des électeurs, date et heure d’émargement, collège ;
pour les résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale, collège.
Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont les suivantes :
pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs le cas échéant, agents habilités des services du personnel ;
pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant ;
pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, agents habilités des services du personnel ;
pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, agents habilités des services du personnel ;
pour les résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, entreprises ou agents habilités des services du personnel.
Le dispositif de secours Le système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote. Dispositions finales Entrée en vigueur et durée de l’accord Le présent accord entre en vigueur au jour de sa signature. Il est conclu pour une durée indéterminée. Le présent accord remplace et annule toutes les dispositions résultant d’accords collectifs, d’usages ou de tout autre politique en vigueur au sein la société portant sur le même objet. Révision et modalités de suivi de l’accord Le suivi des modalités d’application de l’accord sera fait lors de chaque renouvellement du CSE. Le présent accord pourra être révisé à tout moment, dans les conditions prévues aux articles L.2222-5, L.2261-7-1 et L.2261-8 du Code du travail. Clause de rendez-vous En cas de modifications des dispositions législatives ou règlementaires ayant pour conséquence de remettre en cause les dispositions du présent accord, des négociations s’ouvriraient dans les 3 mois de la demande, pour examiner les possibilités d’adapter le présent accord aux nouvelles conditions de la législation, de la règlementation et des dispositions conventionnelles visées dans l’accord. Dénonciation Le présent accord, conclu pour une durée indéterminée, pourra être dénoncé à tout moment par une ou plusieurs parties signataires dans les conditions prévues par la loi (articles L.22619 et suivants du Code du travail). En cas de dénonciation, la durée du préavis est fixée à 3 mois. La dénonciation est notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception par son auteur aux signataires de l’accord. Formalités de dépôt de l’accord Le présent accord sera notifié aux organisations syndicales représentatives. Cette formalité sera effectuée par la remise d’un exemplaire de l’accord lors de sa signature, ou à défaut par remise en mains propres ou par lettre recommandée avec accusé de réception. Pour les organisations syndicales disposant d'une section syndicale dans l'entreprise, elle fera courir le délai de deux mois pour engager l’action en nullité prévue par l’article L.2262-14 du Code du travail. Le présent accord sera déposé :
en deux exemplaires à la DIRECCTE via la plateforme TéléAccords,
et en un exemplaire au Conseil de Prud’hommes de Paris.
Les termes du présent accord seront portés à la connaissance de l’ensemble du personnel par voie d’affichage ou tout autre support de communication.
Fait à Paris, le 12 juillet 2022,
En 8 exemplaires, dont une version anonymisée aux fins de publication
