Relatif aux moyens d’action des représentants du personnel et à leurs garanties de carrière
Entre :
la société MARSH SAS, dont le siège social est situé :
Tour Ariane 5 Place de la Pyramide – La Défense 9 92088 Paris la Défense Cedex,
Représentée par …………………., Directrice des Ressources Humaines, agissant sur délégation de …………………, Président de la Société
L’entreprise ci-après dénommée « la Direction »
D’une part,
Et :Les organisations syndicales représentatives :
CGT
CFDT
CFTC – SN2A
Instances représentées par leurs délégués syndicaux respectifs.
Ci-après dénommées « les partenaires sociaux »
D’autre part,
PREAMBULE
Les transformations législatives apportées aux règles du dialogue social et des relations de travail (ordonnances du 22 septembre 2017, ratifiées par une loi du 29 mars 2018) se sont traduites par la conclusion de l’accord de mise en place du CSE Marsh (accord du 8 avril 2019).
Portant exclusivement sur les aspects liés à l’organisation, au fonctionnement et aux moyens du CSE, cet accord ne régit pas certains aspects de la vie des instances de représentation du personnel dans l’entreprise.
Le présent accord vise à combler ces manques, en apportant des réponses concrètes et adaptées aux réalités d’aujourd’hui. Il traitera principalement de trois thèmes essentiels :
Les moyens de communication des organisations syndicales,
Les moyens d’information des représentants du personnel (BDESE),
Les garanties d’évolution de carrière des représentants du personnel.
Ce faisant, les signataires décident de dénoncer l’accord Marsh du 13 avril 2010 relatif aux conditions d’exercice des fonctions de représentant du personnel chez Marsh SAS et de lui substituer l’accord qui suit.
Dans ce contexte redéfini, les parties réaffirment leur attachement à un dialogue social constructif et respectueux, gage de performance sociale.
Article 1er – Champ d’application
Le présent accord s’applique dans le périmètre de la société Marsh SAS.
Toutes les fonctions de représentation du personnel évoluant dans ce périmètre, qu’elles soient électives ou liées à la détention d’un mandat syndical, sont considérées dans cet accord.
Article 2ème – Crédits d’heures
1 - Contingents d’heures de délégation
Les contingents d’heures de délégation alloués aux fonctions électives du CSE sont fixés dans l’accord de mise en place du CSE (article 3.4.3), sur la base des dispositions légales.
Pour mémoire :
Élu titulaire : 30h00 / mois
Élu suppléant : 4h00 / mois
Les contingents d’heures de délégation des salariés investis d’un mandat syndical s’apprécient de la même manière, conformément à la loi, sur la base des tranches d’effectifs de l’entreprise. Ces crédits sont les suivants :
Délégué syndical : 24h00 / mois
Délégué syndical supplémentaire (le cas échéant*) : idem
Représentant syndical au CSE : 20h00 / mois
*Dans les entreprises d'au moins 500 salariés, tout syndicat représentatif dans l'entreprise peut désigner un délégué syndical supplémentaire s'il a obtenu un ou plusieurs élus dans le 1er collège électoral lors de l'élection du comité social et économique et s'il compte au moins un élu dans l'un des deux autres collèges.
2 - Régime des heures de délégation
Présomption de bonne utilisation
Dans les limites des contingents mensuels précités, les crédits d’heures bénéficient d’une présomption de bonne utilisation. L’utilisation par les représentants du personnel du temps consacré à l’exercice du mandat n’est subordonnée à aucun contrôle préalable de leur hiérarchie. Les représentants bénéficiant de crédits d’heures légaux ou conventionnels s’engagent à en respecter le volume et à les utiliser conformément à leur objet. Les heures de délégation sont assimilées à du temps de travail effectif et payées au même titre.
Modalités de décompte et dépassement admis
Les crédits se décomptent par unité horaire. Par commodité et conformément aux dispositions légales, le crédit d’heures des cadres au forfait jours est fractionnable en demi-journées de 4h00. Le temps de travail mensuel d'un salarié à temps partiel ne peut être réduit de plus d'un tiers par l'utilisation du crédit d'heures auquel il peut prétendre pour l'exercice de mandats qu'il détient au sein d'une entreprise. Exemple : un salarié travaillant à 60% d’une base temps plein ne peut disposer de plus d’un jour / semaine au titre de ses heures de délégation. Ces contingents peuvent être dépassés ponctuellement en cas de « circonstances exceptionnelles ». Les représentants qui s’en prévalent doivent en établir l’existence auprès de l’employeur.
Correspondent à des circonstances exceptionnelles les activités inhabituelles nécessitant de la part des membres du CSE un surcroît d’activité, débordant le cadre habituel de leurs tâches en raison notamment de la soudaineté d’un évènement ou de l’urgence de mesures à prendre.
En cas de cumuls de mandats, les crédits d’heures afférents sont cumulables. Le report d’heures inutilisées est admis d’un mois sur l’autre dans une limite de douze mois (art. R.2315-5 du Code du Travail). Cette règle ne peut pas permettre de cumuler, au cours d’un mois donné, plus d'une fois et demie le crédit d'heures de délégation dont l’élu bénéficie normalement.
Missions non imputables sur le crédit d’heures
Le temps passé par le représentant ne s'impute pas sur son crédit d'heures s’agissant, par exemple :
De p
articiper aux réunions du CSE (temps de préparation non compris)
De r
echercher de mesures de prévention en cas de danger grave et imminent
De suivre les
formations obligatoires dédiées aux élus du CSE (formation CSSCT)
Information de l’employeur
La prise des heures de délégation est libre et n’est subordonnée à aucune autorisation préalable de la part de la direction. Afin de concilier l’exercice de ses fonctions de représentation et la marche de l’entreprise, tout représentant veillera, dans toute la mesure du possible, à planifier ses temps d’intervention s’ils atteignent ou excèdent une demi-journée et à prévenir sa hiérarchie des échéances connues, hors situations d’urgence rendant ceci impossible.
Le représentant du personnel avisera en particulier des réunions programmées à l’avance par la direction, même si elles ne s’imputent pas sur ses heures de délégation.
Il pourra pour ce faire renseigner Workday (onglet « temps » - occurrence 9.5) des crédits d’heures qu’il prévoit d’utiliser.
À défaut, il pourra envoyer un e-mail à sa hiérarchie (copie à : FranceHRSharedServices@mmc.com ) indiquant le moment et la durée prévisionnelle de son absence, régularisable a posteriori si besoin.
Le représentant du personnel s’efforcera par ailleurs de tenir son agenda à jour pour informer ses contacts des dates et horaires de réunions auxquelles il aura été convié par la direction.
Dans tous les autres cas (interventions urgentes et non planifiables), le représentant régularisera a posteriori dans Workday (onglet « temps » - occurrence 9.5) en fonction des crédits réellement utilisés et veillera à informer oralement des absences justifiées par l’exercice de son (ou de ses) mandat(s).
Article 3ème – Local syndical
La législation relative au local syndical (art. L2142-8 CT) dispose qu’un local est alloué en propre à chaque organisation syndicale lorsque l’effectif global de l’entreprise atteint ou dépasse 1000 salariés. L’effectif actuel de la société Marsh se situant en deçà de ce seuil, la direction serait en droit de leur attribuer un local syndical commun.
Par dérogation, la Direction met à disposition des organisations syndicales représentatives deux locaux syndicaux meublés et équipés en moyens de communication qu’elles se partageront en fonction de leurs besoins propres.
Cette mesure demeure révisable en cas de changement de domiciliation de l’entreprise ou si le nombre d’organisations représentatives dotées d’une section syndicale devait évoluer dans l’avenir.
Par convention, les délégués syndicaux pourront accéder à l’imprimante et aux consommables mis à la disposition des élus du CSE.
Article 4ème – Moyens de communication des organisations syndicales
1 - Diffusion manuelle des tracts & communications syndicales
Les organisations syndicales ont pouvoir de s’adresser aux salariés de l’entreprise par la diffusion de tracts ou communications aux heures d’entrée et de sortie du travail. En raison des horaires variables pratiqués dans l’entreprise, ces distributions devront intervenir en-dehors des plages fixes.
Le contenu des publications et tracts syndicaux est librement déterminable par l’organisation qui les diffuse, sous réserve du respect des dispositions relatives à la presse (article L2142-5 CT) et d’être en rapport avec la mission des organisations syndicales représentatives de salariés.
2 - Moyen alternatif de diffusion des tracts & communications syndicales
Les technologies informatiques permettent un autre canal de diffusion des tracts et communications, complémentaire du précédent, pourvu que son usage soit encadré, le cas échéant par accord (article L2142-6 CT). Ainsi :
« Un accord d'entreprise peut définir les conditions et les modalités de diffusion des informations syndicales au moyen des outils numériques disponibles dans l'entreprise.
(…) « L'utilisation par les organisations syndicales des outils numériques mis à leur disposition doit satisfaire l'ensemble des conditions suivantes : « 1° Etre compatible avec les exigences de bon fonctionnement et de sécurité du réseau informatique de l'entreprise ; « 2° Ne pas avoir des conséquences préjudiciables à la bonne marche de l'entreprise ; « 3° Préserver la liberté de choix des salariés d'accepter ou de refuser un message.
Considérant ces règles, la solution technique adoptée consiste à donner accès au site informatique du CSE aux délégués syndicaux pour les besoins de leurs diffusions et selon les modalités suivantes.
Le CSE devra marquer son accord dans le cadre d’une délibération en séance plénière.
La diffusion des communications syndicales interviendra sur l’initiative du secrétaire d’instance ou de son adjoint, après que le délégué syndical concerné leur aura remis le texte à publier, sous l’entière responsabilité de ce dernier quant à la forme et au contenu du message.
Le secrétaire d’instance (ou son adjoint) diffusera la communication dans un délai maximal de 48h00 décompté en jours ouvrés. La diffusion s’effectuera au moyen d’un message standard depuis la boîte d’envoi du CSE ( cse.france@marsh.com ) et la communication sera hébergée dans un espace dédié du site du CSE afin d’éviter toute confusion entre les communications institutionnelles du CSE et celles de nature syndicale et pour laisser libres d’y accéder les salariés de l’entreprise, s’ils le souhaitent.
Toute publication fera l’objet d’un envoi préalable de la communication à la direction, pour son information, à la charge du délégué syndical concerné.
La durée de conservation des communications syndicales diffusées sur le site du CSE sera limitée dans le temps. Cette durée est fixée à deux mois, sous la responsabilité de l’administrateur de contenu du site.
3 - Diffusion des tracts et communications syndicales en période électorale
Les parties signataires s’accordent pour déroger au mode de diffusion indiqué au point 2 durant la période qui entoure l’organisation d’un scrutin de renouvellement du CSE Marsh.
Ladite période court de l’annonce de la direction sur l’organisation du scrutin jusqu’à la date au-delà de laquelle les voies de recours contre les résultats de l’élection sont fermées, soit 15 jours après la proclamation des résultats de l’élection.
L’objectif est de garantir la neutralité du processus électoral et la sérénité des débats, s’il en était besoin, en confiant à la direction la responsabilité de diffuser par elle-même, sur le réseau de l’entreprise, les communications qui lui seront remises par les organisations syndicales candidates.
Les modalités de mise en œuvre de ce principe, et notamment les délais de publication, restent du ressort des protocoles préélectoraux.
4 - Dispositions communes à toutes les publications
Les représentants du personnel s’engagent à respecter le caractère confidentiel des informations économiques, commerciales et financières qui leur auront été présentées comme sensibles par la direction, à s’assurer du respect des normes en vigueur dans le domaine du maniement des données personnelles (RGPD) et enfin à faire allégeance aux règles applicables en matière d’éthique et de compliance. Ils veilleront ainsi, au travers de leurs communications, à s’abstenir de tout propos diffamatoire, injurieux ou discriminatoire envers autrui, personne physique ou morale, pour quelque motif que ce soit.
Article 5ème – Information de la représentation du personnel : la BDESE
1 – Principes généraux
La « base de données économiques et sociales » (BDES) a été instaurée par la loi n° 2013-504 du 14 juin 2013 relative à la sécurisation de l’emploi, complétée par le décret 2013-1305 du 27 décembre 2013 et précisée par la circulaire DGT2014-1 du 18 mars 2014. Elle s’impose aux entreprises de plus de 50 salariés.
Avec la « loi climat et résilience » du 22 août 2021 (art.40), la BDES doit désormais inclure à titre obligatoire des informations sur les conséquences environnementales de l'activité de l'entreprise, la BDES devenant la BDESE (E pour « Environnemental »).
La BDESE vise à mettre à disposition des instances représentatives les informations nécessaires aux grandes consultations annuelles du CSE sur les orientations stratégiques, la situation économique et financière et la politique sociale & les conditions de travail et l’emploi.
Elle comporte en outre toutes les informations communiquées de manière récurrente aux instances représentatives du personnel et les informations utiles aux consultations ponctuelles.
La BDESE héberge aussi des informations transmises aux syndicats pour les besoins des négociations périodiques. Dans ce dernier cas, seuls les délégués syndicaux de l’entreprise auront un droit d’accès aux informations déversées dans la BDESE.
La remise d’éléments actualisés via la BDESE dans les délais requis libère l’employeur de l’obligation d’information pesant sur lui à l’égard de la représentation du personnel. À chaque nouvelle importation d’un document dans la base, les titulaires d’un droit d’accès recevront une notification.
La BDESE est uniquement accessible aux salariés investis d’une – ou plusieurs - de ces fonctions :
Élus titulaires ou suppléants du CSE,
Représentants syndicaux auprès du CSE,
Délégués syndicaux.
La BDESE est tenue à leur disposition sur support informatique. Les personnes habilitées disposent d’un identifiant personnel et d’un mot de passe confidentiel pour pouvoir se connecter. Les données stockées dans la BDESE ne sont pas partageables. L’identifiant et le mot de passe confiés ne sauraient être communiqués ou délégués à un tiers quelconque, même investi d’un mandat représentatif dans l’entreprise, a fortiori au profit de personnes extérieures.
Les accès seront ajustés en considération des fonctions représentatives réellement exercées.
Tout utilisateur de la BDESE s’engage par avance à respecter une stricte obligation de confidentialité et de discrétion par rapport aux informations livrées. Cet engagement sera matérialisé par un écrit.
L’accès à la BDESE est concédé pour la durée d’exercice du (ou des) mandat(s) représentatif(s). L’accès à la BDESE est donc réversible en cas de perte ou de renonciation au mandat. Dans cette hypothèse, le droit est retiré de façon immédiate.
Hormis les représentants du personnel précités, les administrateurs de la BDESE ont un accès propre à l’outil. Par « administrateur », s’entend la capacité à agir sur la base en y apportant de l’information, en ayant pouvoir de la modifier et de la supprimer le cas échéant.
2 – Liste des rubriques de la BDESE
La BDESE fera place à l’ensemble des rubriques d’ordre public en vertu de l’article L.2312-21 du Code du Travail, à savoir celles portant sur les thèmes indiqués :
Investissement social
Investissement matériel et immatériel
Égalité professionnelle entre les femmes et les hommes au sein de l'entreprise
Fonds propres
Endettement
Rémunération des salariés et dirigeants
Activités sociales et culturelles
Rémunération des financeurs
Flux financiers à destination de l'entreprise (aides publiques, crédit d’impôts…)
Conséquences environnementales de l'activité de l'entreprise
Article 6ème – Évolution professionnelle des représentants élus et/ou mandatés
Le temps consacré à l’exercice d’une fonction élective ou d’un mandat syndical dans l’entreprise ou au sein d’une instance paritaire de branche fait partie intégrante de la vie professionnelle et est apprécié comme du temps de travail effectif, payé en conséquence.
Découlant de ce principe, les salariés élus et/ou titulaires d’un mandat désignatif doivent bénéficier d’une évolution salariale comparable à celles des autres collaborateurs et de chances équivalentes d’évolution de carrière, sans considération du temps consacré à l’exercice de leur(s) mandat(s), dans la limite des crédits d’heures alloués.
L’exercice d’une activité professionnelle à temps plein ou non assortie de l’exercice d’un ou de plusieurs mandats représentatifs ne doit ainsi entrainer aucun préjudice personnel ou professionnel ni conférer d’avantages particuliers en termes de progression de carrière ou d’évolution de salaire.
Pour garantir l’effectivité de ces principes, les signataires conviennent des mesures suivantes.
Entretien de début de mandat
L’entretien a lieu entre le représentant du personnel et sa hiérarchie directe. Il devra notamment se tenir lors d’une prise initiale de mandat ou si le représentant est investi de mandats supplémentaires par rapport à ceux qu’il détenait précédemment.
L’objectif pratique est d’évaluer l’incidence du (des) mandat(s) au regard de l’emploi occupé et d’envisager d’éventuels ajustements de charge de travail ou des aménagements d’emploi du temps pour que l’exercice du mandat et l’activité professionnelle elle-même s’ajustent correctement.
Il s’agira notamment de prévoir les conditions dans lesquelles le représentant avisera sa hiérarchie à l’avance de la prise de ses heures de délégation et des dates de réunions planifiées à l’avance par l’employeur pour les représentants du personnel, tout du moins quand ces évènements seront prévisibles.
Entretien annuel d’évaluation
La fixation des objectifs intervient en considérant la charge inhérente aux fonctions représentatives exercées. L’appréciation des résultats est réalisée comme pour tout autre salarié, à l’aune des objectifs fixés et des moyens disponibles.
La notation ne peut en aucun cas prendre en compte l’existence ou le temps consenti par le salarié à l’accomplissement de son ou de ses mandat(s) dans un sens pénalisant.
Garantie d’évolution salariale
Sur le fondement de l’article L.2141-5-1 du Code du Travail, la direction s’engage à garantir aux représentants du personnel (dont les heures de délégation théoriques représentent au moins 25% de leur durée contractuelle de travail mensuelle) une évolution de rémunération au minimum égale, sur l’ensemble de la durée de leurs mandats, aux augmentations générales et à la moyenne des augmentations individuelles perçues pendant la même période par les salariés de même niveau de classification et d’ancienneté comparable.
Un examen de situation régulier sera fait par la DRH pour s’assurer que l’évolution de rémunération de ces représentants reste conforme à l’objectif affiché précédemment. Ces examens pourront conduire à des réajustements de salaire en cas de besoin, indépendamment du processus annuel de revalorisation des salaires. La direction pourra saisir les organisations syndicales préalablement à la mise en œuvre de ce type de mesures.
A contrario, l’évolution salariale des mandatés syndicaux et représentants élus du personnel dont les heures de délégation théoriques représentent moins de 25% de leur durée contractuelle de travail mensuelle demeurera régie dans le cadre du processus annuel d’évaluation de la performance et sur la base de leur seule contribution professionnelle au poste occupé.
Formation professionnelle
Le représentant du personnel jouit d’un égal accès aux mesures de la formation professionnelle mises en œuvre chez Marsh.
Article 7ème – planification du dialogue social
Les partenaires sociaux définiront en début d’année civile les échéances de négociation de l’année à venir, en fonction des enjeux de la négociation obligatoire et de l’actualité sociale ou de leurs priorités respectives.
Cette disposition vise à mieux organiser le déroulement des discussions et à renforcer la préparation des différents acteurs par un effort d’anticipation.
Article 8ème – Dépôt de l’accord
Cet accord sera déposé par la Direction auprès du secrétariat du greffe du Conseil de Prud’hommes de Nanterre et de la DRIEETS des Hauts-de-Seine.
La Direction diffusera cet accord dans l’entreprise via les supports d’information habituels.
Fait à Paris la Défense, en 5 exemplaires originaux, le 20 mai 2022
Pour la Direction Pour les organisations syndicales
