Accord d’entreprise relatif à la mise en place du Vote électronique dans le cadre des élections professionnelles du Comité Social Economique
ENTRE :
La Mutualité Française Limousine, dont le siège est situé 39 avenue Garibaldi, à LIMOGES, représentée par, en sa qualité de , Ci-après dénommée « La Mutualité », D’une part
ET
L’organisation syndicale C.F.D.T., représentée par , délégué syndical, L’organisation syndicale C.G.T., représentée par , délégué syndical, Ci-après dénommées « les organisations syndicales, D’autre part
Il est convenu ce qui suit :
Préambule :
Afin de faciliter l’organisation des élections du Comité social et économique, la Mutualité Française Limousine en collaboration avec les partenaires sociaux ont étudié la possibilité et les modalités de mise en place d’un système de vote électronique tel que créé par la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique. Le présent accord est conclu dans le respect des dispositions de l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique modifié par le décret 2017-1819 du 29 décembre 2017.
Outre le fait de faciliter le processus d’organisation des élections professionnelles et les opérations de dépouillement, le scrutin électronique s’inscrit dans une démarche de développement durable en ce qu’il réduit les consommations de papier.
Après avoir vérifié la fiabilité du dispositif il a été décidé, avec les Organisations Syndicales signataires du présent accord de mettre en place le dispositif qui suit, objet du présent accord.
En application des dispositions légales et dans un souci de clarté des renvois, les dispositions du cahier des charges technique de la prestation relative à l’organisation matérielle et technique par vote électronique sont intégrés dans le corps du texte de l’accord.
Article 1 : Le Champ d’application
Le champ d'application du présent accord d’entreprise est la Mutualité Française Limousine, dans toutes ses composantes.
Article 2 : La mise en place du vote électronique
En raison de la dispersion du personnel sur plusieurs sites, est mis en place le vote électronique par accord collectif pour faciliter les opérations électorales et favoriser la participation d’un maximum de salariés à l’élection.
Cette mise en place s’inscrit dans le cadre des dispositions de la Loi pour la Confiance dans l’Economie Numérique dite loi Fontaine (loi N°2004-575 du 21 juin 2004, publiée au JO du 22 juin 2004) et du décret d’application du 25 avril 2007.
Le vote électronique est de nature à améliorer les processus de vote au sein de la Mutualité, en permettant notamment :
de simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,
de faciliter le vote pour les salariés travaillant de nuit, sur des sites différenciés ou en déplacement,
d'obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,
d’augmenter le niveau de participation,
d’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.
En conséquence, les parties signataires ont convenu de la mise en place du vote électronique, dans le cadre et selon les conditions et modalités décrites ci-après.
Article 3 : Modalité d’organisation des opérations électorales
Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral. Ainsi, les modalités de mise en place du scrutin électronique permettront de respecter les principes suivants :
Vérifier l’identité des électeurs,
S’assurer de l’intégrité du vote,
S’assurer de l’unicité du vote,
S’assurer de l’anonymat et de la sincérité du vote,
S’assurer de la confidentialité et respecter le secret du vote électronique,
Permettre la publicité du scrutin.
Parallèlement au présent accord, les parties signeront un protocole d'accord préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote et la répartition des collèges et des sièges pour les élections. Il est précisé que lorsque le présent accord fait référence au protocole d'accord préélectoral, il faut comprendre qu'il est fait référence au protocole d'accord préélectoral lié aux futures élections professionnelles, à savoir des membres du CSE.
Les présentes dispositions seront rappelées ou annexées au dit protocole préélectoral.
Article 3.1 : Champ d’application Les dispositions ci-dessous s’appliquent à l’ensemble des salariés de la Mutualité (ainsi qu’aux éventuels salariés mis à disposition) appelés à voter aux élections du CSE.
Article 3.2 : Définition et choix du moyen de vote électronique
Les parties conviennent de recourir au vote électronique à travers le moyen unique du vote par Internet. Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen de communication pour procéder au vote. Article 3.3 : Modalités de mise en œuvre du vote électronique Article 3.3.1 : Recours à un prestataire extérieur
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne et décident que les élections seront organisées par un « prestataire », mandaté pour ce faire par l’employeur après avis des organisations syndicales. La Mutualité prendra contact avec un prestataire spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet (ci-après désigné le « prestataire ») et lui confiera la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires en application des articles R.2314-8 et suivants, des articles R.2324-4 et suivants du Code du travail, ainsi que de l’arrêté du 25 avril 2007. Le prestataire retenu sera indiqué dans le protocole d’accord préélectoral.
Article 3.3.2 : Etablissement du fichier des électeurs Les fichiers électoraux seront établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci.
A des fins de préparation de l’élection, la Direction établit un fichier des électeurs, établi à partir des listes électorales.
Les listes électorales susmentionnées enregistrent les données suivantes : noms et prénoms des inscrits, ancienneté, âge, collège d’appartenance, établissement d’appartenance.
Le fichier des électeurs susmentionné enregistre les données suivantes : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans la Mutualité, date et lieu de naissance, collège d’appartenance, établissement d’appartenance, adresse postale, adresse électronique professionnelle.
Le fichier des électeurs a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification et de lui faire parvenir ; ce moyen d’authentification lui permettra :
de s’identifier et de prendre part au vote,
de compléter la liste d’émargement.
Les électeurs sont enregistrés sur un support distinct de l‘urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Article 3.3.3 : Garantie de confidentialité, sincérité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin Le système retenu permettra d'assurer la confidentialité des données transmises, s'agissant notamment des listes électorales, des collèges électoraux et des moyens d'authentification.
Conformément à l’article 1er du décret du 25 avril 2007, les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à l’expression de leur vote feront l’objet de traitements automatisés effectués sur des systèmes informatiques distincts et isolés, dénommés respectivement « fichier des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».
Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.
Le vote de l’électeur sera crypté et stocké, dans cet état, dans une urne électronique dédiée sans aucun lien avec le fichier d’émargement des votants. Cette urne est hébergée par le prestataire. Le processus mis en œuvre par le prestataire garantit l’anonymat du vote et la sincérité des opérations électorales. Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers. Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel du prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système. Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique sera également scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau. Article 3.3..4 : Cellule d'assistance technique et sécurité
Une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place, et composée comme suit :
un membre de la direction
un membre du service informatique de la Mutualité
un représentant du bureau de vote
un représentant de chaque organisation syndicale ayant présenté des candidats aux élections professionnelles.
un représentant du prestataire
Cette cellule procédera à un test du système de vote électronique organisé avant l'ouverture du scrutin, afin de constater la présence du scellement, le bon fonctionnement de l’outil, la remise à zéro du compteur des voix et que l'urne électronique destinée à recevoir les votes est bien vide et scellée.
Elle procèdera en outre au contrôle du scellement du système à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement. En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place. En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
Les membres du bureau de vote constitué pour l’élection des membres du CSE pourront consulter, tout au long du scrutin, grâce à une clef d’accès :
la liste d’émargement en ligne
le rapport journalier des états de connexion
le rapport journalier des tentatives d’intrusion
Article 3.3.5 : Expertise et déclaration auprès de la CNIL
Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, devra avoir été soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions légales.
En outre, les traitements de données à caractère personnel qui seront mis en œuvre dans le cadre du système de vote électronique respecteront la législation sur la protection des données et notamment le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel (RGPD) et la loi 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, modifiée. L’employeur aura la qualité de responsable du traitement au regard des textes précités.
Il prendra toutes les précautions utiles afin de préserver la sécurité, la confidentialité et l’intégrité des données collectées et toute utilisation détournée de ces données. Il s’assurera que le prestataire, agissant en qualité de sous-traitant, prendra également et en ce qui le concerne les mêmes précautions.
La mise en œuvre du vote électronique et les opérations de vote électronique seront effectuées après information et avis du Délégué à la protection des données (DPO) de la Mutualité Française Limousine. Article 3.3.6 : Information et assistance aux votants - formation
Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation par les collaborateurs de cette technique de vote.
En particulier, chaque salarié disposera d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.
Pendant la période ouvrée du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre, selon les modalités définies dans le protocole pré-électoral, un centre d’appel permettant d’aider à voter. Les représentants du personnel et les membres des bureaux de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique retenu.
Article 4 - Déroulement des opérations électorales
Article 4.1 : Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin Les salariés seront informés, selon des modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral, des dates et heures relatives à l’ouverture et à la fermeture des bureaux de vote. Celles-ci seront déterminées lors de la négociation du protocole d’accord préélectoral.
Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle et anonyme pendant l’ouverture des scrutins, de n’importe quel terminal Internet (de leur lieu de travail, de leur domicile ou tout autre lieu de leur choix) en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.
Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter n’entraînera aucune réduction de salaire.
Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique pourront être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées à assurer le contrôle des opérations électorales.
Le système de vote électronique sera scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin.
Article 4.2 : Caractéristiques du matériel de vote
Article 4.2.1 Bulletins de vote
Le prestataire assurera la mise en œuvre des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote sur le site dédié dont le contenu est défini par le protocole préélectoral et des liens vers les professions de foi.
Article 4.2.2 : Liste des candidats
Les listes de candidats doivent enregistrer les données suivantes : collège d'appartenance, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants et le cas échéant l'appartenance syndicale.
Les listes seront présentées sur un seul et même écran dans l'ordre de présentation établi par le syndicat. Les professions de foi des listes candidates seront accessibles sur le site de vote. Ces professions de foi électronique doivent remplir les conditions de format définies dans le protocole préélectoral. Le prestataire reproduira sur le serveur les listes de candidats, avec le cas échéant les logos. Pour chaque élection, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) seront présentées sur une seule et même page (sans défilement).
Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu'un autre, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d'un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés. Le cas échéant, le logo des listes candidates sera visible sur chaque bulletin. Les logos devront être normés en taille de lecture pour ne favoriser visuellement aucune des listes. Le système proposera par défaut le vote pour les listes complètes. La fonctionnalité permettant de rayer un ou plusieurs noms doit être intégrée dans le moyen de vote électronique.
Article 4.3 : Modalités d’accès au serveur de vote
Chaque électeur recevra, de la part du prestataire :
l'adresse du serveur de vote ;
des codes d’accès personnels au serveur de vote, constitués d’un code d’identification personnel et d’un mot de passe, générés de manière aléatoire par le prestataire ;
la date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour/
Les modalités d’envoi des codes d’accès seront définies dans le cadre du protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du travail et de la jurisprudence.
L’authentification de l’électeur sur le serveur de vote se fera par la saisie de l’identifiant de vote et d’un code challenge, qui sera la date de naissance de l’électeur (ou une autre donnée personnelle définie dans le cadre du protocole d’accord préélectoral). La connexion au site de vote se fait à travers des liaisons sécurisées et toute personne non reconnue ne pourra accéder au site de vote. Une fois connecté, pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son collège. L’électeur validera son vote en saisissant son mot de passe. Les codes de vote fournis à l’électeur permettent de garantir l’unicité du vote. En cas de perte ou de non réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée.
Article 4.3.1 : Consultation du nombre de votants :
Pendant la période de scrutin, le nombre de votants pourra être révélé. Pour ce faire, les scrutateurs désignés auront un accès en ligne à une console leur permettant de visualiser le taux de participation, en temps réel, et pour chaque scrutin. Article 4.3.2 : Liste d’émargement :
La liste d’émargement enregistre les données suivantes : collège d’appartenance, nom et prénom des électeurs ayant voté, heure et date du vote. La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du Bureau de vote à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.
Article 4.3.3 : Accès aux données personnelles
Conformément aux dispositions du règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel (RGPD), l’utilisateur du Système de vote disposera d’un droit d’accès, de rectification, de limitation et d’opposition relativement aux les données les concernant. Ce droit devra s’exercer auprès de la Mutualité Française Limousine en adressant une demande par courrier électronique ou par un courrier postal adressé au Délégué à la protection des données accompagné d’une pièce justificative de leur identité.
Article 4.4 : Opérations de dépouillement A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin. Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement. Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs). Les membres du bureau de vote proclameront les résultats et signeront les procès-verbaux.
Article 4.5 : Conservation et destruction des fichiers supports
Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, le Prestataire conservera sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.
La procédure de décompte des votes pourra, si nécessaire, être exécutée de nouveau.
A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le Prestataire après en avoir informé le Gestionnaire de l'élection, procèdera à la destruction des fichiers supports.
Les salariés seront informés de ces mesures simultanément à la signature du protocole électoral par les moyens de communication habituels. Les parties ont retenu, dans le cadre des négociations du présent accord, que l’ensemble des établissements de la Mutualité constituait un seul et unique périmètre de mise en place du CSE. Ainsi aucun des établissements de la Mutualité ne constitue un établissement distinct au sens des dispositions de l’article L. 2313-1 alinéa 2 du code du travail.
Le nombre de sièges à pourvoir au sein du CSE sera déterminé conformément aux dispositions légales et réglementaires applicables, dans le cadre du protocole d’accord préélectoral.
Article 5 : Durée
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.
Il pourra être dénoncé ou révisé, à tout moment, conformément aux dispositions légales.
Article 6 : Dépôt – publicité
Le présent accord sera déposé sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail appelée « TéléAccords » et accessible depuis le site www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr Le présent accord sera également déposé auprès du Conseil de prud’hommes de LIMOGES. En outre, l’employeur tiendra un exemplaire du présent accord, ainsi que ses mises à jour, à la disposition du personnel, au siège et dans chaque service extérieur. Un avis sera affiché à ce sujet, aux emplacements réservés à cet effet.
Le présent accord est fait en nombre suffisant pour remise à chacune des parties. Son existence figurera aux emplacements réservés à la communication avec le personnel.
Fait en autant d’exemplaires que de parties. A Limoges, le …………………… Pour l’Entreprise La MUTUALITE FRANCAISE LIMOUSINE
Directeur Général Pour l’organisation syndicale C.F.D.T
Délégué syndical Pour l’organisation syndicale C.G.T
