AVENANT N°1 A L’ACCORD RELATIF AU VOTE ELECTRONIQUE DANS LE CADRE DES ELECTIONS PROFESSIONNELLES DE l’UES NIM
Entre les soussignées :
Les sociétés parties à I'UES Natixis Investment Managers :
1. La société Natixis Investment Managers (Natixis IM ci-après) 2. La société Natixis Investment Managers International (NIM International ci-après) 3. La société Ostrum Asset Management (Ostrum AM ci-après) 4. La société Natixis TradEx Solutions (NTEX ci-après) 5. La société Mirova (Mirova ci-après) 6. La société Natixis Investment Managers Operating Services (NIM-os ci-après)
Ci-après dénommées « l'UES NIM »
Représentées par
Ci-après également désignées «
l’UES NIM »
d’une part,
Et :
Les Organisations Syndicales représentatives au sein de l’UES NIM :
1. La Confédération Française Démocratique du Travail (CFDT),
3. L’Union Nationale des Syndicats Autonomes BPCE FILIALES (UNSA BPCE FILIALES),
Ci-après dénommées «
les Organisations Syndicales »
D’autre part,
Ensemble ci-après dénommées
« les parties ».
PREAMBULE :
Afin de faciliter l’organisation des élections professionnelles et comme le permet la loi n°2004-575 du 21 juin 2004 relative à la confiance dans l’Economie Numérique modifiant les articles L.2314-21 et L.2324-19 du Code du travail, la direction et les organisations syndicales représentatives avaient étudié en 2016 la possibilité et les modalités de mise en place d’un système de vote électronique.
Par accord collectif à durée indéterminée conclu le 5 août 2016, les parties signataires avaient convenu pour les prochaines élections professionnelles, d’aménager le processus des opérations de vote en ayant recours au vote électronique.
Outre le fait de faciliter le processus d’organisation des élections professionnelles et les opérations de dépouillement, le scrutin électronique s’inscrit dans une démarche de développement durable en ce qu’il réduit les consommations de papier.
Dans ce cadre, les parties ont décidé de poursuivre le recours au vote électronique pour les prochaines élections professionnelles qui seront organisées au sein de l’UES NIM.
Le présent avenant vise à actualiser l’accord du 5 août 2016 précité, en prenant en compte les différentes évolutions, notamment d'ordre technique et réglementaire, survenues depuis cette date.
Il porte révision de cet accord du 5 août 2016 précité et se substitue de plein droit aux stipulations de ce dernier qu'il modifie.
Pour une plus grande lisibilité, les parties sont convenues de reprendre, dans le présent avenant, l’ensemble des stipulations de l’accord initial en y intégrant les révisions apportées.
Le présent avenant a pour objet de préciser le fonctionnement du système de vote électronique et le déroulement des opérations électorales.
Les modalités relatives entre autres au calendrier, à la constitution du bureau de vote et à la répartition des sièges resteront quant à elles, définies dans le protocole d’accord préélectoral.
Principe du recours au vote électronique
Les parties signataires décident de continuer à recourir au vote électronique pour les prochaines élections professionnelles de l’UES NIM prévues en 2025 ainsi que pour les élections professionnelles suivantes.
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne.
Les élections seront en conséquence organisées par un prestataire spécialisé dans les technologies internet et plus particulièrement dans le développement du vote électronique.
Il sera confié au prestataire mandaté à cet effet par la direction, la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base du cahier des charges constitué du présent accord ainsi que des articles R. 2314-5 à R. 2314-18 du Code du travail et des dispositions de l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l'élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au comité d'entreprise.
La mise en place du vote électronique supprime le vote à bulletin secret sous enveloppe, y compris pour le vote par correspondance.
Le protocole d’accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord ainsi que le nom du prestataire retenu pour la mise en place du vote électronique.
Modalités de mise en œuvre du vote électronique
Principes généraux
Les modalités du système de vote électronique mis en œuvre en exécution du présent avenant garantiront le respect les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :
la vérification de l’identité de l’électeur ;
l’anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;
l’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré dans l’urne électronique ;
l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;
la confidentialité et la liberté du vote : confidentialité des données transmises et exercice du droit de vote sans pression extérieure.
Caractéristiques du système de vote
Le système de vote électronique retenu assurera :
la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales ;
la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification ;
l’existence de deux bases distinctes relatifs à l’identité des électeurs d’une part et à l’urne électronique d’autre part ;
le chiffrement du vote électronique dès son émission ;
la sécurité de l'émargement ;
la sécurité de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
De plus, le système de vote électronique devra répondre aux caractéristiques suivantes : -les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne devront être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système ; -le système de vote électronique devra pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin ; -afin de répondre aux exigences posées par l’article R.2314-7 du Code du travail, les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ». L’opinion émise par l’électeur sera ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans aucun lien permettant l’identification des électeurs. Ce circuit garantira ainsi la confidentialité du vote et la sincérité des opérations électorales.
Le « fichier des électeurs » est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement.
L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.
Les données du vote font l'objet d'un chiffrement dès l'émission du vote sur le poste de l'électeur.
Le fichier dénommé « contenu de l'urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Ce fichier est scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.
Le prestataire mettra en place un dispositif de secours susceptible de prendre le relai en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.
Respect du RGPD et Expertise du système de vote
L’UES NIM veillera au respect de ses obligations relatives au RGPD dans le cadre notamment de la collecte et de l’utilisation des données personnelles et éventuellement sensibles des collaborateurs.
A ce titre, conformément à la recommandation de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (« CNIL ») du 25 avril 2019, l’UES NIM déterminera le « niveau de risque » que présente le déroulement d'un vote électronique et communiquera ce niveau de risque aux Organisations Syndicales.
L’UES NIM veillera également à ce que le prestataire de vote électronique choisi fasse preuve de vigilance en raison notamment de ses obligations en tant que sous-traitant.
Par ailleurs, le système de vote électronique fera, préalablement à sa mise en place, l’objet d’une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-18 du Code du travail.
Ainsi cette expertise vérifiera que le process prévu assure la confidentialité des données transmises, la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.
Cette expertise permettra également de contrôler que les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote, seront traitées par des systèmes informatiques distincts dédiés et isolés.
Le rapport de l'expert sera tenu à la disposition de la CNIL.
Mise en place d’une cellule d’assistance technique
La direction mettra en place une cellule d’assistance technique chargée d’assurer la surveillance et le contrôle du système de vote électronique ainsi que l’assistance aux électeurs. Sa composition sera précisée dans le protocole d’accord préélectoral.
Mission de surveillance du dispositif :
La cellule d’assistance technique devra notamment assurer une surveillance effective du système pendant toute la période d’ouverture du scrutin.
Mission de contrôle du dispositif :
La cellule d’assistance technique sera chargée, en présence des représentants des listes de candidats de :
procéder, avant que le scrutin ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
procéder avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système est scellé ;
contrôler, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
Les représentants de liste de candidats, dénommés délégués de liste dans le Code électoral seront désignés conformément aux dispositions arrêtées dans le protocole d’accord préélectoral.
Mission d’assistance aux électeurs :
Pendant la période ouvrée du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre par mail ou téléphone, un membre de la cellule d’assistance technique afin d’obtenir toutes les informations qu’ils jugeraient nécessaires au bon déroulement de leur vote.
Suspension du scrutin par le bureau de vote
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants du prestataire de vote électronique, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
Formation des organisations syndicales
Préalablement à l’organisation du scrutin, il sera proposé aux membres de la délégation du personnel en exercice ainsi qu’aux membres du bureau de vote, une formation qui portera sur le système de vote, d’administration du scrutin et de dépouillement.
Les parties au présent accord conviennent d’élargir l’accès à cette formation aux représentants de listes de candidats désignés par chaque organisation syndicale présentant au moins une liste de candidats au premier tour des élections professionnelles.
Cette formation sera assurée par le prestataire. A cette occasion, une démonstration du système de vote sera réalisée.
Information des salariés
Une notice explicative sur le déroulement des opérations électorales sera diffusée auprès des électeurs par voie électronique et/ou sur l’intranet.
Modalités d’organisation des élections
Professions de foi et bulletins de vote électronique
Le prestataire assurera la programmation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.
Le prestataire reproduira sur le serveur les listes de candidats telles qu’elles auront été présentées par les organisations syndicales. Les listes seront présentées sur les écrans dans l’ordre convenu dans le protocole d’accord préélectoral.
Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste plutôt qu’une autre, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes.
L'affichage des candidats de chacune des listes en présence pourra être accompagné d'une photo individuelle, dans le respect de la réglementation relative au droit à l’image. Les professions de foi des listes de candidats seront accessibles sur le site dédié par simple lien identifié. Les professions de foi seront stockées sur le même serveur informatique, afin d'éviter des dysfonctionnements d'affichage entre l'une ou l'autre profession de foi.
Modalités du vote électronique
Les électeurs pourront voter de n’importe quel terminal Internet, de leur lieu de travail, ou de leur domicile en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.
En cas de vote effectué sur le lieu de travail, afin de garantir la confidentialité du vote, chaque électeur pourra s’isoler dans une bulle durant le temps nécessaire à l’accomplissement de son vote. Une bulle sera réservée à cet effet pendant toute la période de vote.
Il est rappelé, conformément à la Charte des ressources informatiques, numériques et technologiques en vigueur au sein de chacune des sociétés de l’UES NIM à la date de signature du présent avenant, que des ressources comprenant un Laptop ou un ordinateur portable, sont fournies par l’entreprise à chacun des utilisateurs pour un usage individuel. Il est donc interdit, même pour une courte période de temps, de prêter sans surveillance, son Laptop ou son ordinateur portable à un tiers.
Dans ce cadre, le prêt de son Laptop ou de son ordinateur portable n’est pas compatible avec le respect des principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin.
Modalités d’accès au serveur de vote
Chaque électeur recevra avant le premier tour des élections, un moyen d’authentification qui lui aura été transmis selon des modalités qui seront précisées par le protocole d’accord préélectoral et qui garantiront sa confidentialité. Ce moyen d’authentification permettra au serveur de vérifier son identité et garantira l'unicité de son vote. Il sera impossible à quiconque de voter de nouveau avec le même moyen d'authentification.
La connexion au site de vote électronique pourra se faire à l'aide des mêmes identifiants lors du second tour s’il a lieu.
Cette connexion se fera à travers des liaisons sécurisées et aucune personne non reconnue ne pourra accéder au site de vote.
Une fois connecté, l’électeur pourra voter en toute confidentialité sur le site sécurisé d’élections créé pour l’occasion par le prestataire. Il aura accès aux bulletins de vote correspondant à sa situation.
Le système de vote électronique mis en place proposera de voter pour l'intégralité de la liste de candidats correspondant au collège de l’électeur pour l’élection tant des membres titulaires que des membres suppléants du Comité Social et Economique. La possibilité de rayer un ou plusieurs noms de candidats sera néanmoins intégrée à ce système de vote électronique, les noms rayés apparaissant clairement.
Le choix de l’électeur apparaîtra clairement à l’écran, il pourra alors le modifier avant de le valider.
La validation rendra définitif le vote de l’électeur et empêchera toute modification.
La transmission du vote et l'émargement feront l'objet d'un accusé de réception que l'électeur aura la possibilité de conserver.
Le prestataire mettra en place un dispositif de restitution des codes de vote aux électeurs les ayant perdus ou oubliés. Ce dispositif sera décrit dans le protocole d’accord préélectoral. Il devra garantir la confidentialité et la sécurité de l’adressage de ces moyens d’authentification.
Lieu, temps du scrutin et articulation des différents modes de vote
Afin d'assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur huit jours calendaires maximum comprenant nécessairement un week–end et ce conformément aux modalités d'organisation et de déroulement des opérations électorales qui seront fixées dans le protocole d’accord préélectoral.
Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment durant la période ainsi définie.
Les salariés seront informés par mail de l’ouverture des bureaux de vote. Ils seront également informés par mail, dans les deux heures avant, de la fermeture des bureaux de vote.
Par ailleurs, à tout moment pendant la période d’ouverture du vote, la direction pourra envoyer des mails aux électeurs rappelant la tenue des élections professionnelles en cours et les modalités de vote.
Cette communication de la direction sera limitée à des informations pratiques et respectera une stricte neutralité.
Participation et listes d’émargement
Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin.
Néanmoins, le taux de participation global par collège pourra être révélé au cours des scrutins. Il sera rendu accessible en permanence aux membres du bureau de vote, aux représentants des listes et à la Direction des Ressources Humaines.
Durant la période de vote, les listes d’émargement seront accessibles à tout moment et exclusivement aux membres du bureau de vote à des fins de contrôle de déroulement du scrutin. En cas de difficulté constatée, les membres du bureau de vote en informeront les représentants du prestataire de vote électronique.
Dépouillement
A l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, la cellule d’assistance technique contrôle la fermeture du scrutin et le scellement du système de vote.
Le dépouillement est effectué par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement détenues par les membres du bureau de vote.
Le décompte des voix apparaît lisiblement à l'écran et fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.
Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.
Les membres du bureau de vote éditent les procès-verbaux, les signent et proclament les résultats.
Conservation des données
Le prestataire conserve sous scellés jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.
à l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.
ARTICLE 5 : Dispositions générales
5.1 :Prise d’effet et Durée de l’avenant
Le présent avenant est conclu pour une durée indéterminée.
Il prend effet à compter du jour de sa signature.
5.2 :Révision de l’avenant
Il est rappelé que conformément aux dispositions de l’article L. 2261-7-1 du Code du travail, sont habilitées à engager une procédure de révision :
jusqu’à la fin du cycle électoral au cours duquel le présent avenant a été conclu : l’ensemble des organisations syndicales représentatives au niveau de l’UES, signataires ou adhérentes au présent avenant ;
à l’issue du cycle électoral au cours duquel le présent avenant a été conclu : une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives dans le champ d’application du présent accord.
Les demandes de révision du présent avenant doivent être présentées par leur(s) auteur(s) par lettre adressée par voie postale en recommandé avec accusé de réception et par voie électronique avec accusé de réception à l’ensemble des parties signataires du présent avenant. Pour les organisations syndicales, il s’agit des organisations syndicales représentatives au sein de l’UES NIM signataires ou adhérentes.
La demande de révision doit être obligatoirement accompagnée de propositions sur les thèmes dont il est demandé la révision.
Les négociations au sujet des demandes de révision doivent obligatoirement être initiées au plus tard dans un délai de 2 mois à compter de la réception de la demande.
Si un avenant de révision est valablement conclu, ses dispositions se substitueront de plein droit aux dispositions de l’avenant qu’il modifie.
5.3 :Publicité et Dépôt
Le présent avenant sera notifié à l’ensemble des Organisations Syndicales représentatives au sein de l’UES NIM.
Il sera déposé :
sur la plateforme nationale de téléprocédure du ministère du travail, prévue à cet effet,
en un exemplaire au secrétariat greffe du Conseil de Prud’hommes de Paris.
Le présent avenant sera porté à la connaissance de l’ensemble des salariés par affichage sur l’Intranet de l’entreprise concomitamment à la procédure de dépôt.
Fait à Paris, le 27 décembre 2024 En signature électronique en 5 exemplaires
Pour les sociétés de l’UES NIM :
Pour les syndicats représentatifs au sein de l’UES NIM :
