ACCORD RELATIF AU FONCTIONNEMENT ET AUX MOYENS DES REPRESENTANTS DE PROXIMITE AU SEIN D’OGF SAS
ENTRE LES SOUSSIGNES :
La Société OGF SAS, représentée par Madame…………………., en sa qualité de Directrice des Ressources Humaines,
D’une part,
Et, les organisations syndicales représentatives des salariés,
D’autre part, Les signataires ont convenu ce qui suit :
PREAMBULE
Afin de conserver une représentation de proximité sur l’ensemble du territoire, un accord à durée déterminée en date du 13 mai 2019 avait été conclu, définissant le fonctionnement et les moyens des représentants de proximité au sein de la société OGF SAS.
Cet accord était conclu pour une durée déterminée de 4 ans, son échéance étant fixée au 31 décembre 2023.
Afin de maintenir une représentation équilibrée de l’ensemble du personnel, la Direction et les organisations syndicales représentatives ont décidé de conserver une représentation de proximité sur l’ensemble du territoire. La Direction et les organisations syndicales représentatives se sont réunies pour la négociation du présent accord qui, tout en maintenant le principe de la présence de représentant de proximité posé par l’accord du 13 mai 2019, prévoit certaines adaptations.
Le présent accord est conclu dans le cadre des élections du renouvellement du Comité Social et Économique (CSE) de la société OGF SAS. Ainsi, le présent accord est conclu à durée déterminée, pour le nouveau mandat du Comité Social et Economique.
Après discussion, il a été convenu ce qui suit : ARTICLE 1 : PÉRIMÈTRE D’IMPLANTATION DES REPRÉSENTANTS DE PROXIMITÉ
Afin de garantir une représentation des intérêts des salariés au plus près des situations concrètes, et réciproquement, d’assurer une bonne représentation des institutions représentatives du personnel auprès du personnel de la Société OGF SAS, les parties conviennent de mettre en place des représentants de proximité au sein de chaque Secteur Opérationnel, de chaque Usine et du Siège social, appelés ci-après unités de travail, dans les conditions suivantes.
ARTICLE 2 : NOMBRE ET MODALITES DE DESIGNATION DES REPRESENTANTS DE PROXIMITÉ
2.1. Nombre de représentants de proximité
Il est rappelé que les représentants de proximité sont désignés par les membres titulaires du Comité Social et Économique.
Le nombre de représentants de proximité est défini en fonction de l’effectif de chaque unité de travail, calculé en prenant en compte l’effectif contractuel au sein de chacune de ces unités, afin d’assurer une répartition harmonieuse de cette représentation du personnel. Les parties conviennent donc de la répartition suivante :
2 représentants de proximité lorsque l’effectif est compris entre 1 et 75 salariés ;
3 représentants de proximité lorsque l’effectif est compris entre 76 et 199 salariés ;
4 représentants de proximité lorsque l’effectif comprend au moins 200 salariés.
Le nombre de représentant de proximité à désigner au sein de chaque unité de travail est fixé pour la durée du mandat des membres du Comité Social et Economique qui les ont désignés.
2.2. Modalités de désignation des représentants de proximité
Les représentants de proximité sont désignés par les membres titulaires du Comité Social et Economique lors de la première réunion du Comité Social et Economique. Dans le cadre de cette première réunion, l’effectif pris en compte est l’effectif contractuel, en fonction de chaque unité de travail, connu au 31 décembre 2023. La désignation des représentants de proximité est effectuée pour chaque unité de travail, selon un scrutin de liste, en application de la règle de la proportionnelle à la plus forte moyenne conformément au droit commun électoral gouvernant les élections professionnelles selon les modalités prévues par l’article L. 2314-29 du Code du travail alinéa 1er, à l’exception des dispositions relatives au quorum. Ainsi, un scrutin distinct est effectué pour chaque unité de travail.
Les candidats présentés à l’élection des représentants de proximité doivent nécessairement répondre aux conditions d’éligibilité, fixées à l’article L. 2314-19 du Code du Travail et appartenir aux salariés de l’unité de travail concernée. Les listes de candidats présentées peuvent être complètes ou incomplètes. Chaque titulaire vote donc pour une liste complète ou incomplète.
En outre, il est précisé que les Parties s’engagent à favoriser la parité au sein des représentants de proximité ainsi qu’une représentation équilibrée des différents métiers et collèges électoraux. ARTICLE 3 : ATTRIBUTIONS DES REPRESENTANTS DE PROXIMITE
Les représentants de proximité constituent un relais entre les collaborateurs des unités de travail et le Comité Social et Economique, sans préjudice des prérogatives que ce dernier tient des dispositions législatives et règlementaires en vigueur.
Les représentants de proximité exercent donc leurs missions par délégation du Comité Social et Economique, afin de permettre une meilleure représentation des intérêts de l’ensemble des collaborateurs.
En effet, ils ont notamment pour rôle de relayer les problématiques locales en matière d’organisation et de conditions de travail.
Ces missions sont exercées en lien avec le Comité Social et Economique. Ce lien est concrétisé par la Commission des Représentants de Proximité dans les conditions définies dans l’Accord relatif au fonctionnement du Comité Social et Economique.
A ce titre, les représentants de proximité ont vocation à exercer les attributions suivantes dans les unités de travail dans lesquelles ils sont désignés :
Examen de toute réclamation individuelle ou collective visée à l’article L. 2312-5 du Code du travail
Dans ce cadre, les représentants de proximité rencontrent un interlocuteur de la Direction, à savoir les Directeurs de Secteur Opérationnel, les Directeurs d’Usine ou un représentant de la Direction des Ressources Humaines pour le Siège afin d’échanger sur toute thématique relevant de leurs attributions. Exceptionnellement, en l’absence de ces derniers, les représentants de proximité pourront rencontrer un cadre directement rattaché au Directeur de Secteur Opérationnel ou au Directeur d’Usine.
Seuls les représentants de proximité peuvent assister à ces réunions. Néanmoins, un délégué syndical peut être convié à la demande d’un représentant de proximité de l’unité de travail concernée. Il est précisé que les frais de déplacement du délégué syndical invité ne sont pas pris en charge par l’Entreprise.
Ainsi, les représentants de proximité rencontrent un interlocuteur de la Direction au moins 10 fois par an. L’interlocuteur de la Direction convoque les représentants de proximité à ces réunions.
Les représentants de proximité peuvent lui poser des questions, celles-ci devant être envoyées par écrit au moins trois jours calendaires avant la réunion. Les réponses apportées aux questions transmises dans les délais sont formalisées dans un écrit sous un délai de sept jours calendaires suivant la réunion, établi par le Directeur de l’unité de travail concernée et transmis aux représentants de proximité, par courriel et par affichage sur le panneau du Comité Social et Economique présent au Centre Serveur du Secteur Opérationnel, au Siège et au sein des Usines.
Ces réponses sont concomitamment transmises à la Commission des Représentants de Proximité via une adresse mail dédiée, en utilisant la trame préconisée par la Commission des Représentants de Proximité.
Les questions non-transmises dans le délai imparti seront reportées à la prochaine réunion des Représentants de proximité.
Il est également rappelé que les Représentants de proximité sont compétents pour donner leur avis sur les questions qui leur sont soumises dans le cadre d’une réunion, à savoir notamment les sujets liés à :
L’ordre des départs en congés ;
L’installation des caméras de vidéosurveillance ;
Le reclassement du salarié dans le cadre d’une procédure d’inaptitude nécessitant une recherche de reclassement ; à ce titre les représentants de proximité émettent l’avis mentionné aux articles L. 1226-2 et L. 1226-10 du Code du travail pour le compte du Comité Social et Economique et pour l’unité de travail pour laquelle ils sont désignés. Cet avis peut être rendu en priorité lors de la réunion des représentants de proximité ou par échange de courriels.
Par ailleurs, il sera communiqué régulièrement et partagé avec les représentants de proximité des indicateurs sociaux de l’unité de travail (exemples : turn over/ absentéisme).
De même, au moins une fois par an, le Document Unique d’Evaluation des Risques Professionnels mis à jour et les plans d’action associés seront partagés avec les représentants de proximité.
Attributions en matière de santé, sécurité et conditions de travail
Les représentants de proximité ont également un rôle en matière d’hygiène et sécurité pour les missions ne nécessitant pas une expertise spécifique requérant une formation particulière.
Ces missions plus complexes seront exercées par la Commission Santé, Sécurité et Conditions de Travail (CSSCT), en lien avec un représentant de proximité de l’unité de travail concernée.
Le temps passé à l’exercice de ces missions s’impute sur le crédit d’heures de délégation des représentants de proximité.
Les représentants de proximité peuvent également recevoir ponctuellement délégation du Comité Social et Economique pour réaliser certaines informations et consultations, en son nom, relatives à la santé, la sécurité et les conditions de travail des collaborateurs de son unité de travail.
Ces informations et consultations font l’objet d’une note établie par la Direction sur laquelle les représentants de proximité émettront leur avis. De la même façon que pour les réclamations individuelles ou collectives, ces notes sont transmises par le Directeur de l’unité de travail concernée à la Commission des représentants de proximité.
Il est précisé que pour les dispositions internes au Groupe OGF (Accords collectifs, Règlement Intérieur…) renvoyant aux délégués du personnel, les représentants de proximité se substitueront à ceux-ci.
Attributions en matière d’Activités Sociales et Culturelles
Les représentants de proximité pourront constituer un relai du Comité Social et Economique en ce qui concerne la communication afférente aux Activités Sociales et Culturelles.
Ils pourront ainsi intervenir comme appui du Comité Social et Economique lorsque ce dernier met en place des actions de communication relatives aux Activités Sociales et Culturelles.
Moyens des représentants de proximité
Il est convenu entre les parties que chaque représentant de proximité, non membre du Comité Social et Economique, dispose d’un crédit d’heures mensuel de 10 heures, cumulable selon les modalités prévues par l’article R.2315-5 du Code du travail.
Néanmoins, le crédit d’heures octroyé aux représentants de proximité n’est pas mutualisable.
Pour les déplacements à l’initiative de l’Entreprise, c’est-à-dire pour se rendre à une réunion à l’initiative de l’employeur, les frais de déplacement des représentants de proximité sont pris en charge par l’Entreprise, selon les modalités définies par la procédure « Frais Professionnels » applicable au Groupe OGF. Il est précisé que le temps passé aux réunions organisées à l’initiative de l’employeur est considéré comme temps de travail effectif. Ces réunions se déroulent en présentiel. A titre exceptionnel, elles peuvent également avoir lieu à distance, par visio-conférence.
Il est rappelé que ces réunions doivent être planifiées à des horaires habituels de présence en entreprise.
Afin d’organiser au mieux l’activité, un planning prévisionnel semestriel des dates de réunion est établi par les Directeurs concernés au sein de chaque unité de travail. Ces plannings semestriels sont établis en privilégiant la concertation avec les représentants de proximité sur le choix des dates.
Pour les déplacements des représentants de proximité à l’initiative de la Commission des Représentants de Proximité ou de la Commission Santé, Sécurité et Conditions de Travail, les frais de déplacement de ces derniers pourront être pris en charge par le Comité Social et Economique, selon les modalités qu’il aura définies.
Dans ce cadre, ce déplacement doit être réalisé au sein de l’unité de travail du représentant de proximité concerné, pendant les heures d’ouverture des établissements, à condition de ne pas gêner le travail des collaborateurs. Il est précisé que le temps passé pendant ces déplacements s’impute sur le crédit d’heures des représentants de proximité.
De plus, un panneau d’affichage commun est mis à disposition du Comité Social et Economique et des représentants de proximité au sein de chaque Centre Serveur, Usine et du Siège.
Il est précisé que les affiches ne peuvent revêtir aucun caractère injurieux, diffamatoire, racial, politique ou religieux. Toute affiche apposée hors de ces panneaux sera enlevée.
En outre, les représentants de proximité disposent d’un local par unité de travail, dans les mêmes conditions que les délégués du personnel, c’est-à-dire avec le même équipement que celui actuellement mis à leur disposition, à l’exception du Siège social. En effet, concernant le Siège social aucun local n’est attribué dans la mesure où les Représentants de proximité peuvent utiliser des salles de réunion ou d’entretien du Siège.
3.5 Durée du mandat des représentants de proximité
Les représentants de proximité sont désignés pour la durée des mandats des élus du Comité Social et Economique, à savoir 4 ans.
La perte de mandat anticipée
Les fonctions des représentants de proximité prennent fin dans les hypothèses suivantes :
Démission du mandat ;
Rupture du contrat de travail ;
En cas de mobilité géographique choisie ou acceptée hors de l’unité de travail concernée ;
Révocation par un vote à la majorité des membres titulaires du Comité Social et Economique.
Les mandats des Représentants de proximité prennent également fin en cas de redécoupage de l’unité de travail (réunion, scission d’unité de travail…). Dans cette hypothèse, les mandats prennent fin à la date d’effet du redécoupage. Le Comité Social et Economique désignera alors de nouveaux Représentants de proximité pour l’unité de travail concernée, dans les conditions prévues par l’article 2.1 et 2.2. En cas de perte de mandat d’un représentant de proximité, une désignation partielle est réalisée par le Comité Social et Economique, dans les deux mois suivant la perte anticipée du mandat selon les modalités définies à l’article 2.1 et 2.2 du présent Accord.
Toutefois, il n’est pas pourvu au remplacement d’un représentant de proximité dont la durée du mandat restant à courir est inférieure à 3 mois.
ARTICLE 4 : DUREE DETERMINEE
Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de 4 ans. Il entre en vigueur à compter du 1er janvier 2024 cessera de produire effet au 31 décembre 2027.
L’accord cessera de s’appliquer au terme de l’échéance, le 31 décembre 2027, et ne produira pas ses effets comme un accord collectif à durée indéterminée
ARTICLE 5 : REVISION
Conformément à l’article L. 2222-5 du Code du travail, les parties signataires du présent accord ont la faculté de le modifier. La demande de révision, qui peut intervenir à tout moment à l’initiative de l’une des parties signataires, doit être notifiée par lettre recommandée avec avis de réception aux autres signataires. L’ensemble des partenaires sociaux se réunira alors dans un délai d’un mois à compter de la réception de cette demande afin d’envisager l’éventuelle conclusion d’un avenant de révision. L’éventuel avenant de révision se substituera de plein droit aux dispositions du présent accord qu’il modifiera.
ARTICLE 6 : DEPOT ET PUBLICITE
Le présent accord fait l’objet d’un dépôt sur la plateforme de télé procédure du Ministère du Travail et sera déposé au secrétariat-greffe du Conseil de Prud’hommes de Paris.
Le présent accord est notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives.
Fait à Paris, le 19 octobre 2023 en 8 exemplaires
La Directrice des Ressources Humaines Pour la Fédération INTERCO CFDT
Pour la Confédération Française de L'Encadrement C.G.C CFE/CGC
Pour le Syndicat National de Thanatologie CGT
Pour Force Ouvrière des syndicats des Services Publics de Santé et des Services funéraires
