ACCORD RELATIF À LA DURÉE DU TRAVAIL APPLICABLE AU SEIN DE LA SOCIETE ORION SANTE
ENTRE :
La Société ORION Santé, Société à responsabilité limitée, au capital de 10.000 Euros ; dont le siège social est situé Centre d’affaires La Boursidière, Bâtiment le Jura BP 141 92357 - Le Plessis-Robinson Cedex ; immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Nanterre sous le nº B 420 530 966 (SIRET 420 530 966 00027 ; code APE 7211Z),
Représentée par , agissant en qualité de directeur général, dûment habilité à cet effet,
Ci-après également dénommée « ORION SANTE » ou « la Société »,
D’une part,
ET
Les membres de la délégation du personnel du comité social et économique de la Société ORION SANTE,
Représentés par en sa qualité de membre titulaire non-mandatée par les organisations syndicales représentatives de la branche. Ci-après dénommés « le comité social et économique » ou « le CSE »,
D’autre part,
Ensemble désignées « les Parties »,
PREAMBULE
La Direction a proposé à la délégation du personnel du comité social et économique de conclure un accord relatif au temps de travail au sein de la Société.
Cet accord a pour but de mettre en place une organisation du temps de travail clarifiée et adaptée aux nouveaux modes d’organisation du travail (télétravail, développement du travail inter-sites, autonomie de certains salariés, …) au sein de la Société tout en tenant compte des spécificités existantes avant son entrée en vigueur.
Le présent accord a pour objet d’adapter et d’enrichir le dispositif en vigueur tout en respectant le bien-être des salariés. Les Parties signataires réaffirment en effet leur attachement particulier aux droits à la santé, à la sécurité et au repos des collaborateurs.
Le présent accord est signé dans le respect des dispositions légales et réglementaires en vigueur à sa date de signature, notamment celles des articles L. 2232-23-1 et suivants du code du travail.
Le présent accord se substitue totalement et de plein droit à toute disposition conventionnelle et toute règle interne à la Société, qu’elle vaille engagement unilatéral ou usage, ainsi qu’à toute disposition contractuelle conformément à l’article L. 3121-43 du code du travail, ayant le même objet que son contenu.
Il est expressément précisé par les parties que le présent accord est rédigé en français, et qu’une version traduite en anglais est rédigée pour les collaborateurs et responsables hiérarchiques non francophones. En cas de différend lié à l’interprétation du texte de l’accord, seule la version française fera foi.
A l’issue de négociations s’étant déroulées les 3 mai 2022, 5 juillet et 5 septembre 2022, les parties sont convenues des dispositions suivantes :
SOMMAIRE
TOC \o "1-3" \h \z \u Chapitre 1 - DISPOSITIONS GENERALES ET APPLICABLES A L’ENSEMBLE DES SALARIES PAGEREF _Toc115356080 \h 5
Article 12. Suivi et contrôle du temps de travail PAGEREF _Toc115356100 \h 11
Article 13. Temps partiel PAGEREF _Toc115356101 \h 12
Chapitre 3 – DISPOSITIONS APPLICABLES AUX SALARIES DONT LE TEMPS DE TRAVAIL EST DECOMPTE EN JOURS SUR L’ANNEE PAGEREF _Toc115356102 \h 12
Article 14. Salariés éligibles au forfait annuel en jours PAGEREF _Toc115356103 \h 12
Article 15. Conditions de mise en place du forfait annuel en jours PAGEREF _Toc115356104 \h 13
Article 16. Période de référence et volume annuel du forfait annuel en jours PAGEREF _Toc115356105 \h 14
Article 17. Rémunération du salarié au forfait annuel en jours PAGEREF _Toc115356106 \h 14
Article 18. Incidences des absences et des entrée et sortie du salarié au cours de la période de référence PAGEREF _Toc115356107 \h 15
Article 18.1. Conditions de prise en compte des absences du salarié en cours d’année PAGEREF _Toc115356108 \h 15
Article 18.2. Conditions de prise en compte des entrée et sortie du salarié en cours d’année PAGEREF _Toc115356109 \h 15
Article 19. Jours de repos liés au respect du forfait annuel en jours PAGEREF _Toc115356110 \h 16
Article 19.1. Modalités de calcul des jours de repos PAGEREF _Toc115356111 \h 16
Article 19.2. Modalités de prise des jours de repos PAGEREF _Toc115356112 \h 17
Article 20. Décompte et contrôle du nombre de jours travaillés par le salarié PAGEREF _Toc115356113 \h 18
Article 21. Evaluation et suivi régulier de la charge de travail du salarié PAGEREF _Toc115356114 \h 18
Article 22. Modalités d’exercice du droit à la déconnexion du salarié PAGEREF _Toc115356115 \h 20
CHAPITRE 3 – DISPOSITIONS FINALES PAGEREF _Toc115356116 \h 22
Article 23. Notification, dépôt et publicité du présent accord PAGEREF _Toc115356117 \h 22
Article 24. Date d’entrée en vigueur et durée de l’accord PAGEREF _Toc115356118 \h 22
Article 25. Effet et suivi de l’accord PAGEREF _Toc115356119 \h 22
Article 26. Révision et dénonciation de l’accord PAGEREF _Toc115356120 \h 22
- DISPOSITIONS GENERALES ET APPLICABLES A L’ENSEMBLE DES SALARIES Champ d’application Les dispositions du présent accord s’appliquent à l’ensemble du personnel de la Société ORION SANTE.
Les modalités d’organisation et d’aménagement du temps de travail sont définies et appliquées en fonction des différentes catégories de personnel.
En tout état de cause, sont expressément exclus du champ d’application du présent accord :
les mandataires sociaux de la Société,
ainsi que les cadres dirigeants, s’ils existent, tels que définis à l’article L.3111-2 du code du travail.
Définition du temps de travail effectif Le temps de travail effectif est défini par les dispositions légales et conventionnelles en vigueur comme le temps pendant lequel le salarié est à la disposition de l’employeur et se conforme à ses directives sans pouvoir vaquer librement à des occupations personnelles.
Ne sont notamment pas considérées comme du temps de travail effectif les périodes non travaillées suivantes :
les périodes de congé (congés payés, congés pour évènements familiaux, congés de maternité, paternité, d’adoption, de présence parentale, congé parental d’éducation, congé pour enfant malade, congés conventionnels, congé sans solde, congé dans le cadre du compte professionnel de formation dit « CPF » de transition, etc.)
les périodes d’absence du collaborateur (arrêts de travail pour maladie, accident du travail, maladie professionnelle, journées de grève, etc...) ;
les jours fériés chômés ;
les heures de travail effectuées par le salarié au-delà de leur durée du travail sans l’accord préalable de sa hiérarchie ;
les temps de présence passés par le collaborateur sur son lieu du travail pour un motif non professionnel (tâches personnelles, etc.) ;
le temps de déplacement du salarié pour se rendre de son domicile sur le lieu d’exécution de son contrat de travail ainsi que le temps de retour à son domicile. ;
les temps consacrés à la restauration et aux pauses au cours desquels le collaborateur est libre de vaquer à ses occupations personnelles ;
les périodes de repos prises au titre de la contrepartie obligatoire en repos ;
les jours de réduction du temps de travail (JRTT) au sens du présent accord ;
les périodes de repos liées au respect du forfait annuel en jours prises dans les conditions prévues à l’article 19 du présent accord.
En matière de durée du travail, ces périodes non travaillées ne sont pas assimilées à du temps de travail effectif y compris lorsqu’elles donnent lieu à rémunération ou à une contrepartie sous forme de repos.
Enfin, il est précisé que, en fonctions des besoins de l’activité, le samedi peut être travaillé en tout ou partie sur décision de la Direction et en accord avec le salarié, de même que tout jour férié à l’exception du 1er mai. Journée de solidarité Il est rappelé que, selon les dispositions légales en vigueur, la journée de solidarité prend la forme d’une journée de travail supplémentaire non rémunérée par an, étant précisé que les modalités d’accomplissement de celle-ci peuvent être définies notamment par accord collectif d’entreprise.
Dans ces conditions, les Parties confirment que la journée de solidarité est effectuée à une date fixée chaque année par l’entreprise. Repos quotidien et hebdomadaire Il est rappelé que, selon les dispositions légales en vigueur, le salarié doit en principe bénéficier d’un repos quotidien d’une durée minimale de 11 heures consécutives entre deux journées de travail.
La durée quotidienne minimale de repos s’ajoute au repos hebdomadaire d’une durée minimale de 24 heures, soit en principe une durée totale de repos hebdomadaire de 35 heures continues.
Les dispositions du présent article sont applicables à l’ensemble des collaborateurs soumis au présent accord, en ce compris les salariés ayant conclu une convention de forfait annuel en jours mentionnés au chapitre 3 du présent accord. Congés
Article 5.1.Congés payés
La durée du congé payé est fixée en fonction du temps de travail effectif du salarié.
Pour la détermination de la durée et de la rémunération du congé, sont considérées comme du temps de travail effectif les périodes d’absences du salarié qui y sont assimilées par les dispositions légales et réglementaires en vigueur en la matière.
Il est rappelé que chaque salarié acquière 2,5 jours ouvrables de congés (2,08 jours ouvrés payés) par mois travaillé, soit 30 jours ouvrables (25 jours ouvrés) par année travaillée.
La prise des congés payés peut être effectuée par journée entière ou par demi-journée.
Ces jours peuvent être posés dès qu’ils sont acquis, ce qui permet aux collaborateurs de pouvoir poser des congés dès la première année de travail.
Les règles relatives à la prise de congés sont déterminées par l’employeur.
Article 5.2.Congés exceptionnels
Le salarié bénéficiera en outre, conformément aux dispositions de la convention collective en vigueur à la signature de cet accord, des congés exceptionnels suivants :
3 jours ouvrables à l'occasion de son mariage s’il bénéficie au moins un an d'ancienneté.
3 jours ouvrables sans condition d'ancienneté à l'occasion du décès de son conjoint, de son père, de sa mère ou d'un enfant.
1 jour à l'occasion du décès du grand-père, de la grand-mère, du beau-père, de la belle-mère, du frère, de la sœur, du beau-frère, de la belle-sœur, du gendre ou de la belle fille.
Un jour anniversaire est offert par l’employeur à chaque employé conformément à la Politique Générale en vigueur, cette Politique Générale (ou « Policy ») étant discrétionnaire de l’employeur. Droit à la déconnexion
Les outils de communication numériques et digitaux sont indispensables au fonctionnement de la Société et font aujourd’hui partie intégrante de l’environnement de travail de ses collaborateurs.
Toutefois, s’ils permettent de faciliter considérablement le travail et l’organisation des salariés, une utilisation inappropriée de ces outils est susceptible d’entrainer des sollicitations excessives, une forme de dépendance à l’information et même une remise en cause de la frontière entre la vie professionnelle et la vie personnelle des collaborateurs de la Société.
Or, la Société ORION SANTE est très attachée au respect de la vie personnelle et familiale de ses collaborateurs ainsi que de leurs temps de repos. C’est pourquoi elle attache une importance particulière au respect effectif de leur droit à la déconnection de ces outils de communication.
Le droit à la déconnexion, qui se définit comme le droit pour chaque salarié de ne pas être connecté à un outil numérique professionnel en dehors de ses horaires de travail, sans que cela ne puisse lui être reproché, constitue ainsi un véritable enjeu et objectif pour la Société ORION SANTE.
– DISPOSITIONS APPLICABLES AUX SALARIES DONT LE TEMPS DE TRAVAIL EST DECOMPTE EN HEURES Durées maximales de travail Il est rappelé que selon les dispositions légales en vigueur, les durées maximales journalière et hebdomadaire de travail effectif sont respectivement de 10 heures et de 48 heures.
Durée du travail et pauses La période de référence retenue par les Parties est l’année civile. La durée du travail est de 1.607 heures par an. La durée du travail hebdomadaire est de 37,50 heures, les heures accomplies au-delà de 35 heures étant compensées par l’octroi de Jours de Réduction du Temps de Travail (JRTT) dont le nombre est fixé par le présent accord.
Il est rappelé que chaque salarié doit prendre une pause d’une durée au moins égale à 20 minutes dès que son temps de travail quotidien atteint 6 heures.
Avant de prendre leur pause, il appartient aux salariés d’en avertir leur supérieur hiérarchique.
Sauf s’ils sont soumis à un horaire de travail individualisé, visé à l’article 11, les salariés doivent respecter l’horaire collectif dans l’entreprise.
Jours de réduction du temps de travail (JRTT)
Article 9.1 Acquisition des JRTT
Compte tenu de la durée du travail fixée à l’article 8 du présent accord, les salariés se verront attribuer un maximum de 12,5 JRTT par année civile.
Les JRTT sont acquis à l’issue de chaque mois travaillé à hauteur de 1,04 JRTT par mois.
Article 9.2 Modalités de prise des JRTT
La période de prise des jours de réduction du temps de travail (JRTT) correspond à l’année civile (du 1er janvier au 31 décembre).
Leur bénéfice peut être sollicité dès lors que le salarié a fait l’acquisition d’au moins 1 JRTT.
Il appartient au salarié de soumettre par écrit (actuellement dans le logiciel RH en vigueur) sa demande de JRTT a minima 48 heures avant la date souhaitée.
Afin de lisser la prise des jours de repos et de faciliter un repos plus équilibré dans l’année, et dans la mesure du possible il est recommandé de prendre une JRTT au moins par mois.
Les JRTT doivent être pris par le salarié au cours de la période annuelle de référence.
Les Parties ont donc convenu que ces JRTT ne peuvent pas être reportées d’une année sur l’autre. Par conséquent, les JRTT non pris à la fin de la période de référence sont définitivement perdus et non indemnisés. Le compteur des JRTT du collaborateur est remis à zéro chaque premier jour de la nouvelle période.
Article 9.3 Dispositions transitoires et applicables aux salariés entrés et sortis en cours d’année
Au titre de l’année 2022, les salariés bénéficieront des JRTT proratisés à compter de l’entrée en vigueur du présent accord.
De même, s’agissant des salariés entrant ou sortant des effectifs en cours d’année civile, les JRTT seront calculés au prorata de leur temps de présence.
Les salariés sortant des effectifs en cours d’année se verront donc indemnisés des JRTT non pris au titre de l’année en cours sur leur solde de tout compte. Heures supplémentaires
Article 10.1. Définition des heures supplémentaires
Les heures de travail effectuées par le salarié à la demande de sa hiérarchie au-delà de la durée légale de référence de 1.607 heures sur l’année constituent des heures supplémentaires.
Il pourra être demandé aux salariés concernés d’accomplir des heures supplémentaires au-delà de 37,5 heures hebdomadaires selon les nécessités de l’entreprise.
Aucune heure supplémentaire ne peut être effectuée par un salarié sans l’accord préalable de sa hiérarchie.
Le nombre précis d’heures supplémentaires sera expressément demandées par écrit par la hiérarchie, avec l’accord de la direction (et/ou des Ressources Humaines). Le salarié, en dehors de cette demande explicite ne pourra réaliser d’heures supplémentaires.
L’accomplissement d’heures supplémentaires ne doit en tout état de cause pas avoir pour effet de porter les durées quotidienne et hebdomadaire de travail du collaborateur au-delà des durées maximales de travail définies à l’article 7 du présent accord.
Article 10.2. Majoration des heures supplémentaires
Les heures supplémentaires effectuées par les salariés au-delà de 1.607 heures sur l’année ouvrent droit à une majoration de la rémunération versée au salarié égale à 10% du taux horaire applicable au salarié.
Dans le respect des dispositions légales en vigueur, les Parties ont convenu de fixer le contingent d’heures supplémentaires applicable au sein de la Société ORION SANTE à 150 heures par salarié par année civile ou 220 heures par salarié et par année civile sous réserve de l’accord du collaborateur entre 150 et 220 heures.
Le contingent annuel est décompté individuellement par salarié.
Pour les collaborateurs embauchés en cours d’année, le contingent d’heures supplémentaires est fixé au prorata de leur temps de présence.
S’imputent sur ce contingent annuel, toutes les heures supplémentaires correspondant à du temps de travail effectif, tel que défini à l’article 2 du présent accord, effectuées dans les conditions prévues par l’article 10.1 du présent accord.
Article 10.4. Contrepartie obligatoire en repos
Lorsque des heures supplémentaires sont effectuées au-delà du contingent annuel susvisé à l’article 10.3 du présent accord, celles-ci ouvrent droit pour le salarié à une contrepartie obligatoire sous forme de repos égale à 100% de celles-ci.
Cette contrepartie en repos ne peut être prise que par journée entière ou par demi-journée, dans un délai maximum de 6 mois qui commence à courir à compter de l’ouverture du droit à la contrepartie, soit dès que la durée de la contrepartie en repos acquise par le salarié atteint 3,75 heures pour une demi-journée ou 7,5 heures pour une journée entière.
A défaut de prise des jours de repos dans le délai imparti, la direction demande au collaborateur de prendre ce repos dans un délai maximum d’un an.
Les dates de repos doivent être demandées par le salarié en respectant si possible un délai de prévenance d’une semaine. Si l’organisation du travail ne permet pas d’accéder à la demande du salarié, une autre date lui sera proposée.
Les droits à la contrepartie obligatoire en repos donnent lieu à une information individuelle des collaborateurs sur leur bulletin de paie. Horaires individualisés Certains collaborateurs peuvent être amenés à appliquer un horaire individualisé.
Cette modalité est prévue par leur contrat de travail.
L’horaire individualisé comprend des plages horaires variables d’arrivée le matin, lors de la pause déjeuner ainsi que l’après-midi.
Ces plages horaires sont les suivantes :
Arrivée le matin : entre 08h00 et 09h30
Pause déjeuner d’au moins 45 minutes : entre 12h00 et 14h00
Départ l’après-midi : entre 17h00 et 18h30
Les salariés peuvent librement arriver et partir au cours de ces plages horaires, sous réserve de l’accomplissement de leur durée du travail hebdomadaire.
Il appartient aux salariés de respecter l’horaire de travail qui leur est applicable. Ils ne sont pas autorisés à travailler en dehors des plages horaires précitées, sauf en cas d’heures supplémentaires effectuées au-delà de la durée de 37,5 heures hebdomadaires à la demande ou avec l’accord préalable de leur hiérarchie. Suivi et contrôle du temps de travail La direction de la Société ORION SANTE est garante du respect des dispositions légales et conventionnelles relatives aux durées maximales de travail ainsi qu’aux repos quotidien et hebdomadaire des collaborateurs.
La hiérarchie s’assure du respect des horaires de travail par les salariés qu’elle encadre.
Ce suivi permet à l’employeur de contrôler les heures travaillés par les salariés et de s’assurer que leurs droits liés à l’accomplissement d’heures supplémentaires sont respectés le cas échéant (versement de majorations, attribution de contrepartie obligatoire en repos, etc.). Temps partiel Le recours au temps partiel peut être sollicité par les collaborateurs qui souhaitent réduire leur durée de travail dans un souci de qualité de vie au travail et d’équilibre entre leur vie privée et leur vie professionnelle. La demande du salarié sera prise en compte dans la limite des contraintes organisationnelles propres à son service.
Le recours au temps partiel est régi par les dispositions légales et conventionnelles de branche en vigueur.
Les Parties ont toutefois tenu à préciser que la demande de passage à temps partiel formulée par le salarié doit être adressée à la direction ou à son manager par lettre recommandée avec accusé de réception ou par courriel avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge, au minimum deux mois avant la date envisagée pour le passage à temps partiel. L’employeur dispose ensuite d’un délai d’un mois à compter de la réception de la demande pour y apporter une réponse.
Il est rappelé que les salariés à temps partiel qui souhaitent occuper ou reprendre un emploi à temps complet et les salariés à temps complet qui souhaitent occuper ou reprendre un emploi à temps partiel sont prioritaires pour l’attribution d’un emploi ressortissant de leur catégorie professionnelle ou d’un emploi équivalent. – DISPOSITIONS APPLICABLES AUX SALARIES DONT LE TEMPS DE TRAVAIL EST DECOMPTE EN JOURS SUR L’ANNEE Salariés éligibles au forfait annuel en jours Peuvent conclure une convention de forfait en jours sur l’année :
Les salariés ayant la qualité de cadre au sens des dispositions de la convention collective de branche applicable à la Société, qui disposent d’une autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps et dont la nature des fonctions ne les conduit pas à suivre l’horaire collectif applicable au sein du service auquel ils sont intégrés.
Tout ETAM (Employé, Technicien et Agents de Maitrise) dont la durée du travail ne peut être prédéterminée du fait de la nature de ses fonctions, des responsabilités qu’il exerce et de la réelle autonomie dont il dispose dans l'organisation de son emploi du temps.
Pour déterminer les catégories de collaborateurs concernés, il est notamment pris en compte leur degré d’autonomie et de responsabilité dans le cadre de l’organisation de leur activité et de leur emploi du temps ainsi que leur capacité d’encadrement et/ou d’animation d’une équipe.
Les conditions particulières de travail de ces salariés, dont l’origine se trouve dans les fonctions qui leur sont confiées, nécessitent une grande souplesse dans l’organisation de leur temps de travail qui ne peut être décompté en heures comme le reste du personnel de la Société. Le forfait en jours sur l’année constitue ainsi une réponse adéquate à leur situation.
Compte tenu de l’organisation actuelle de la Société et des fonctions existantes en son sein, sont à ce jour susceptibles de conclure une convention de forfait annuel en jours :
Les Chef.es de projets, Directeurs/trices de projets, Assistant.e.s chefs de projets
Les Attaché.e.s de Recherche Cliniques,
Les Assitant.e.s de Recherche Clinique,
Les Attaché.e.s de recherche cliniques sédentaires (In House CRA)
Les métiers de la biométries (Statisticien.ne.s, data managers…)
Les Responsables et Directeurs/trices commerciaux
Les responsables de départements et responsables de groupes
Les salarié.e.s occupant une fonction opérationnelle ou Support (juridique, RH, informatique, finance, comptabilité, gestion, assurance, communication, qualité, sécurité, prévention, environnement, …)
Les Parties tiennent à souligner que le bénéfice pour un collaborateur d’une convention de forfait annuel en jours ne fait toutefois pas obstacle au pouvoir d’organisation, de contrôle et de direction de l’employeur.
Le cadre au forfait annuel en jours est donc libre d’organiser son activité et son emploi du temps tout en étant tenu d’exécuter la mission qui lui est confiée par son employeur en fonction des objectifs fixés par sa hiérarchie. Sa présence peut à ce titre être exceptionnellement requise sur des périodes définies, s’agissant notamment de réunions ou de déplacements, sous réserve que les durées minimales de repos prévues par les dispositions de
l’article 4 du présent accord soient respectées.
Conditions de mise en place du forfait annuel en jours La conclusion d’une convention de forfait annuel en jours fait impérativement l’objet d’un accord écrit signé par le collaborateur et la direction. Cet écrit figure dans le contrat de travail initial du salarié ou donne lieu à la conclusion d’un avenant annexé à celui-ci.
La convention individuelle de forfait fait référence à l’accord collectif en vertu duquel elle a été signée et énumère notamment :
la nature des fonctions justifiant le recours à cette modalité de décompte du temps de travail en jours sur l’année,
le nombre de jours travaillés sur l’année qui ne peut dépasser le volume annuel du forfait rappelé par l’article 16 du présent accord,
la rémunération forfaitaire correspondante versée au salarié,
le rappel des règles applicables en matière de repos quotidien et hebdomadaire minimum,
ainsi que les modalités de décompte et de suivi de la charge de travail du salarié.
Il est rappelé que le refus pour un salarié de signer une convention de forfait annuel en jours ne remet pas en cause son contrat de travail et n’est pas constitutif d’une faute. Période de référence et volume annuel du forfait annuel en jours La comptabilisation du temps de travail du collaborateur s’effectue en jours sur une période de référence annuelle, compte tenu de l’impossibilité de décompter son temps de travail effectif en heures sur la semaine.
Cette période de référence correspond à l’année civile, soit du 1er janvier au 31 décembre de chaque année.
Le salarié est tenu de travailler un certain nombre de jours dans l'année.
Le nombre maximal de journées travaillées sur cette période annuelle est fixé à 213 (212 jours + journée de solidarité) jours pour un collaborateur présent sur une année complète à temps plein et ayant acquis la totalité des droits à congés payés.
Ce plafond inclut la journée de solidarité que les salariés au forfait annuel en jours doivent accomplir au même titre que les salariés dont le temps de travail est décompté en heures.
Ce plafond annuel de jours travaillés est établi de manière individuelle pour chaque collaborateur concerné.
Par exception, le décompte de la durée du travail selon un forfait annuel en jours pourra également être effectué pour une durée réduite (temps partiel), auquel cas le plafond de jours travaillés ainsi que la rémunération seront calculées au prorata temporis. Rémunération du salarié au forfait annuel en jours La rémunération du collaborateur est fixée sur l’année, indépendamment du nombre d’heures qu’il a effectivement accomplies sur l’année. Elle est déterminée en tenant compte notamment des responsabilités qui lui sont confiées dans le cadre de sa fonction et dans la limite du volume annuel de jours travaillés défini.
La rémunération mensuelle est lissée sur la période de référence, quel que soit le nombre de jours travaillés au cours du mois, conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur.
Le bulletin de paie du collaborateur fait apparaître que la rémunération versée est calculée selon un volume annuel de jours travaillés en précisant ce nombre. Incidences des absences et des entrée et sortie du salarié au cours de la période de référence
Article 18.1. Conditions de prise en compte des absences du salarié en cours d’année
Les absences indemnisées, les congés et les autorisations d’absence d’origine conventionnelle, ainsi que les absences pour maladie non rémunérées, ne peuvent être récupérées et sont déduites du nombre annuel de jours à travailler fixés par la convention de forfait du collaborateur absent.
En conséquence, le nombre de jours de repos liés au respect du forfait annuel en jours ne peut pas être réduit d’une durée identique à celle de ces absences.
Ces absences sont indemnisées ou au contraire donnent lieu à une retenue sur le salaire du collaborateur selon la nature et l’origine de l’absence.
Les absences non rémunérées (absence pour maladie non rémunérée, absence injustifiée, etc.) font l’objet d’une retenue sur le salaire du collaborateur correspondant à la durée de son absence.
Le montant de la retenue correspondant à chaque jour d’absence est calculé sur la base du salaire journalier du collaborateur.
Article 18.2. Conditions de prise en compte des entrée et sortie du salarié en cours d’année
Le nombre annuel de jours travaillés dans le cadre d’un forfait en jours est défini pour une année complète de travail, du 1er janvier au 31 décembre, et pour un droit intégral à congés payés complet.
Lorsque la convention individuelle de forfait annuel en jours est conclue en cours d’année civile ou lorsque le collaborateur concerné ne bénéficie pas d’un congé payé annuel complet (car il n’a pas été présent sur l’intégralité de la période d’acquisition des congés payés), le plafond annuel de jours devant être travaillés dans le cadre du forfait fixé est augmenté à due concurrence des jours de congés payés auxquels il ne peut pas prétendre, puis calculé au prorata du nombre de jours de présence du salarié sur l’année en cours.
Sa rémunération est calculée sur la base du nombre de jours effectivement travaillés au cours de la période considérée.
Dans l’hypothèse où un collaborateur quitte la Société avant d’avoir pu bénéficier de l’ensemble de ses jours de repos liés au respect du forfait-jours, calculé au prorata du nombre de jours de présence sur l’année en cours, ces jours de repos font l’objet d’une indemnisation. Cette dernière est calculée sur la base du salaire journalier du collaborateur, et lui est versée dans le cadre de son solde de tout compte.
A l’inverse, si le collaborateur concerné a bénéficié de plus de jours de repos que ceux auxquels il pouvait prétendre compte tenu de sa durée de présence, une régularisation est effectuée dans les mêmes conditions sur son dernier bulletin de paie. Jours de repos liés au respect du forfait annuel en jours
Article 19.1. Modalités de calcul des jours de repos
Afin de ne pas dépasser le forfait annuel fixé à 213 jours travaillés ((212 jours + journée de solidarité) dans les conditions prévues par l’article 16 du présent accord, le salarié se voit de fait accorder un certain nombre de journées non travaillés dits « jours de repos », sans réduction de sa rémunération fixe.
Les Parties rappellent que ces jours non travaillés ne sont que le corollaire de l’application du forfait annuel en jours. La philosophie de ce dernier repose en effet sur un nombre de jours de travail dû par le salarié à son employeur et non sur l’attribution de jours de repos. Ces jours de repos accordés au salarié sont uniquement liés au respect du forfait annuel en jours.
Le nombre de jours de repos accordés à ce titre au salarié est calculé en déduisant du nombre total de jours calendaires sur l’année, le nombre de :
jours ouvrés de congés payés acquis par le collaborateur,
jours de repos hebdomadaire du salarié,
jours travaillés dans le cadre de sa convention de forfait,
et de jours fériés chômés ne coïncidant pas avec l’un de ses jours de repos hebdomadaire.
Ce nombre de jours de repos varie donc d’une année sur l’autre, en fonction du calendrier, et notamment selon le nombre de jours fériés chômés au sein de la Société qui ne coïncident pas avec un jour de repos hebdomadaire du salarié.
A titre d’exemple, sur l’année 2022, le nombre de jours de repos accordés à un collaborateur présent sur une année complète de travail, ayant acquis la totalité des congés payés complet, et de repos hebdomadaire les weekends (samedi et dimanche), est calculé de la manière suivante :
Nombre de jours calendaires sur l’année 365
- Nombre de jours de repos hebdomadaire (samedi et dimanche)
105
- Nombre de jours de congés payés acquis
25
- Nombre de jours travaillés dans le cadre du forfait annuel
213
- Nombre de jours fériés chômés tombant sur un jour normalement travaillé (hors samedi et dimanche)
7 = Nombre de jours de repos liés au respect du forfait-jours : 15
Le nombre de jours de repos accordés à un salarié amené à travailler le samedi et/ou le dimanche doit être adapté en fonction du nombre exact de jours fériés chômés qui ne coïncident pas avec ses jours de repos hebdomadaire.
Cette méthode de calcul n’intègre pas les éventuels jours de congé supplémentaires d’origine légale ou conventionnelle (congés d’ancienneté, liés à des évènements familiaux, etc.) ou conformes aux politiques générales de la Société, qui, le cas échéant, ne peuvent être déduits du nombre de jours de repos accordés au collaborateur et viennent donc en déduction du forfait annuel des 213 jours travaillés.
Le nombre de jours de repos ainsi accordés est calculé chaque année et pour chaque salarié individuellement par la direction. Il fera l’objet d’une information par tout moyen des collaborateurs concernés avant l’ouverture de la période annuelle de référence fixée à l’article 16 du présent accord.
Article 19.2. Modalités de prise des jours de repos
Les jours de repos liés au respect du forfait annuel en jours doivent être pris par le salarié au cours de la période annuelle de référence.
Ces jours de repos découlant uniquement de la réalisation effective et du respect du forfait de 213 jours travaillés pour une période entière (et d’un droit à congés payés complet), ils ne peuvent être non travaillés qu’au cours de la période considérée.
Les Parties ont donc convenu que ces journées de repos ne peuvent pas être reportées d’une année sur l’autre. Par conséquent, les jours de repos non pris à la fin de la période de référence sont définitivement perdus et non indemnisés. Le compteur des jours de repos du collaborateur est remis à zéro chaque premier jour de la nouvelle période.
L’autonomie dans l’organisation du temps de travail étant l’essence même du forfait annuel en jours, le salarié doit s’organiser pour épuiser la totalité de ses jours de repos au plus tard le dernier jour de la période de référence considérée, soit le 31 décembre de chaque année. Son responsable hiérarchique s’assure de son côté que ces journées soient effectivement non travaillées, afin de garantir le droit au repos du salarié.
Le positionnement des jours de repos à prendre par le collaborateur se fait dans le cadre de l’aménagement personnel de son temps de travail, en concertation avec sa hiérarchie, et dans le respect du bon fonctionnement du service auquel il est rattaché. La prise de ces jours de repos ne doit pas entraîner de dysfonctionnement au sein du service ou dans la mission qui lui est confiée.
Ces jours de repos sont pris par journées entières ou demi-journées, de manière fractionnée ou consécutive, et de façon régulière, si possible, tous les mois ou au plus tard tous les trimestres. Ils ne peuvent pas être cumulés en fin d’année.
Ces modalités sont fixées afin d’assurer une prise effective et régulière de ces jours de repos et donc de garantir le droit au repos du salarié.
Le collaborateur doit, dans la mesure du possible, respecter un délai de prévenance minimal d’une
semaine pour proposer des dates de prise des jours de repos à son supérieur hiérarchique. Ce dernier peut refuser la prise des jours de repos aux dates demandées pour des raisons de service, notamment en cas d’autres absences simultanées ou d’évènements exceptionnels nécessitant la présence du salarié. Il doit alors lui proposer d’autres dates de prise des jours de repos.
Décompte et contrôle du nombre de jours travaillés par le salarié Le temps de travail du collaborateur ayant conclu une convention de forfait annuel en jours est comptabilisé en journée ou en demi-journée travaillée sur la période de référence fixée à l’article 16 du présent accord.
Les Parties ont convenu qu’une demi-journée travaillée ne peut, sauf exception, être inférieure à 4 heures de travail effectif.
La durée du travail des salariés concernés est décomptée chaque année par récapitulation du nombre de journées ou demi-journées travaillées et non travaillées.
Le décompte est réalisé par le collaborateur qui renseigne les jours travaillés et non travaillés, en précisant leur statut (congés payés, jour de repos, congés exceptionnels, arrêt maladie) sur le logiciel dédié au sein de la Société (People HR au jour de la signature du présent accord).
De plus, afin d’assurer le suivi du temps de travail, les bulletins de paie des salariés indiquent :
les jours effectivement travaillés,
les jours d’absence,
aucune mention concernant les samedis/dimanches non-travaillés,
le solde de jours de congés payés
ainsi que le solde de jours de repos supplémentaires.
Ce document de suivi vise à favoriser la prise de l’ensemble des jours de repos dans le courant de la période de référence.
Par ailleurs, le département RH ou le service administratif communiquera régulièrement aux Responsables hiérarchiques du personnel concerné les données relatives à ces compteurs afin qu’ils puissent notamment veiller à la prise effective des jours de repos.
Ce système de décompte permet à la Société de contrôler régulièrement le nombre de journées travaillées et non travaillées par les salariés et de s’assurer qu’ils ont bénéficié de leur droit au repos notamment.
Le cas échéant, le collaborateur pourra s’adresser à son responsable hiérarchique ou au service paie, notamment en cas d’anomalie ou difficulté rencontrée dans l’élaboration du document de décompte, ou pour compléter celui-ci de toute information utile en vue du suivi de sa durée du travail.
Evaluation et suivi régulier de la charge de travail du salarié Les Parties réaffirment leur attachement au droit à la santé de ses collaborateurs au forfait annuel en jours qui ne doit pas être affectée par ce mode particulier d’organisation du travail.
La Direction réaffirme également son attachement à assurer un droit effectif à la déconnexion pour les collaborateurs ayant conclu une convention de forfait en jours sur l’année afin de leur garantir un bon équilibre vie privée / vie professionnelle.
Compte tenu des risques accrus pesant sur le personnel bénéficiant d’une convention de forfait annuel en jours, en raison de leur autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps, l’attention de leurs responsables hiérarchiques est spécifiquement attirée, au travers notamment de :
la mise en place d’une organisation du travail adaptée et cohérente avec les objectifs du département ;
la nécessité de veiller au respect des durées maximales raisonnables de travail et des durées minimales de repos quotidien et hebdomadaire des collaborateurs sous leur responsabilité, ainsi qu’à la prise effective des congés payés et jours de repos supplémentaires ;
la nécessité d’anticiper le plus en amont possible les besoins et l’évolution de la charge de travail afin de mettre en place une organisation adaptée à celle-ci.
Il est rappelé que les salariés concernés ne sont pas soumis aux durées maximales et légale de travail mais ils bénéficient en revanche d’un repos quotidien minimum de 11 heures consécutives et d’un repos hebdomadaire de 24 heures (auquel s’ajoute le repos quotidien de 11 heures), sauf dérogation dans les conditions prévues par les dispositions légales en vigueur. La Direction veille à ce que ces temps de repos minimum soient systématiquement respectés et à ce qu’ils puissent même être augmentés dans la mesure du possible. Elle s’assure ainsi que les salariés ne travaillent pas plus de 6 jours consécutifs et que l’amplitude de leur journée de travail ne dépasse pas 13 heures.
Afin de garantir le droit au repos et à la santé du collaborateur concerné ainsi que l’articulation entre sa vie professionnelle et sa vie privée, son supérieur hiérarchique assure le suivi régulier de l’organisation de son travail ainsi que de sa charge de travail.
Il veille à ce que la charge de travail et l’amplitude des journées de travail du salarié soient raisonnables et assurent une bonne répartition dans le temps de son travail.
Le cas échéant, ce suivi de la charge de travail du collaborateur permet aussi de réagir immédiatement en cas d’éventuelle surcharge de travail afin de garantir le respect des durées minimales de repos.
De son côté, le salarié s’organise de manière autonome et répartit sa charge de travail afin de réaliser les missions qui lui sont confiées dans les délais et conditions convenus, tout en veillant à respecter une amplitude maximale de sa journée de travail ainsi que les durées de repos minimum.
Il tient informé son supérieur hiérarchique des éventuels évènements ou éléments qui accroissent de façon inhabituelle ou anormale sa charge de travail ou lorsqu’il rencontre des difficultés particulières dans l’organisation de son travail, afin qu’une solution puisse être trouvée.
S’il apparaît que le salarié est confronté à une charge de travail déraisonnable, de son point de vue et de celui de son supérieur hiérarchique, des mesures correctives sont prises d’un commun accord.
Sans que cette liste ne soit limitative, ces mesures peuvent prendre la forme :
d’un allègement de sa charge de travail,
d’une réorganisation des missions confiées,
ou encore de la mise en place d’une hiérarchie dans la priorité des missions à réaliser.
Ces mesures ne peuvent en aucun cas affecter l’autonomie dont le salarié au forfait-jours bénéficie dans l’organisation de son travail.
De plus, au moins une fois par an, un entretien individuel est organisé, à l’initiative de la Société, entre chaque collaborateur au forfait annuel en jours et son supérieur hiérarchique.
Au cours de cet entretien, sont principalement évoquées :
la charge de travail du salarié,
l’amplitude de ses journées de travail,
la répartition de son travail dans le temps,
l’organisation du travail dans la Société ainsi que des déplacements professionnels,
l’état des jours non travaillés par le salarié au jour de l’entretien, notamment le suivi de la prise de ses jours de repos liés au respect du forfait annuel en jours,
l’articulation entre son activité professionnelle et sa vie personnelle et familiale,
les incidences des technologies de communication sur l’organisation de son travail,
et la rémunération du salarié.
Lors de cet entretien, l’attention du collaborateur est de nouveau attirée sur l’importance du respect des durées de repos minimum.
Cet entretien est formalisé par l’établissement d’un document écrit (dans le logiciel RH par exemple) faisant état des échanges intervenus ainsi que des éventuelles mesures préventives et/ou correctives à mettre en œuvre. Le document est complété et partagé avec le salarié.
En complément de cet entretien annuel, les salariés qui estiment rencontrer des difficultés inhabituelles et particulières dans l’organisation de leur travail peuvent solliciter par écrit, à tout moment, un entretien pour faire le point avec leur hiérarchie à ce sujet. Ce dispositif d’alerte permet au salarié d’être reçu en entretien dans les plus brefs délais, et en tout état de cause dans un délai de 15 jours, par un supérieur hiérarchique. Un compte rendu d’entretien, assorti si nécessaire d’un plan d’action permettant de remédier à la situation constatée le cas échéant, est établi.
Le déclenchement de ce dispositif d’alerte ne peut être reproché, ni préjudiciable au collaborateur. Il n’aura aucune conséquence sur son évaluation ainsi que son évolution professionnelle ultérieure.
De son côté, la direction peut également prendre l’initiative d’organiser un entretien avec le salarié lorsqu’elle constate que son organisation du travail ou sa charge de travail aboutissent à des situations inhabituelles ou anormales.
Le collaborateur peut par ailleurs communiquer périodiquement sur la question de sa charge de travail avec son supérieur hiérarchique, notamment à l’occasion d’autres entretiens organisés au sein de la Société.
Ces mesures ont pour objectif de garantir le droit à la santé de chaque collaborateur au forfait annuel en jours et de lui permettre de concilier de manière effective son activité professionnelle avec sa vie personnelle et familiale. Modalités d’exercice du droit à la déconnexion du salarié L’effectivité du respect des temps de repos minimum implique pour les salariés un droit à la déconnexion des outils technologiques de communication.
Comme l’ensemble du personnel, les salariés au forfait-jours bénéficient donc d’un droit à la déconnexion défini à l’article 6 du présent accord comme le droit d’éteindre ou de désactiver tout outil numérique professionnel physique (ordinateur, tablette, smartphone, etc.) et dématérialisé (logiciel, messagerie électronique, application mobile, connexion réseau intranet/internet, etc.) en dehors de son temps de travail.
Les Parties ont souhaité fixer les principes généraux ci-après définis afin de permettre aux collaborateurs au forfait annuel en jours de concilier de manière effective leur vie personnelle et leur vie professionnelle et de s’assurer qu’ils bénéficient de leurs temps de repos nécessaires.
La Société s’assure que leurs collaborateurs exercent de manière effective leur droit à la déconnexion.
Les salariés concernés sont invités à se déconnecter de l’ensemble des outils de communication numérique professionnelle à leur disposition et notamment à ne pas consulter leur messagerie électronique pendant une durée minimale de 11 heures consécutives entre 2 journées de travail, ainsi que pendant leur temps de repos hebdomadaire, leurs congés, les jours fériés chômés et toute autre période d’absence justifiée.
Pendant ces périodes, ils sont donc tenus de limiter au strict nécessaire l’envoi de courriels et les appels téléphoniques à objet professionnel.
Toute sollicitation de quelle que nature qu’elle soit (courriel électronique, appel téléphonique, SMS, etc.) reçue pendant ces périodes n’appelle pas de réponse immédiate de la part du salarié, sauf situation d’astreinte ou d’urgence particulière. Le collaborateur est donc invité à ne pas y répondre ou à indiquer par tout moyen qu’il n’est pas disponible et, le cas échéant, renvoyer son interlocuteur vers une personne en mesure de lui répondre. Il lui est notamment recommandé de paramétrer un courriel automatique d’absence.
Chaque acteur de la Société doit respecter ce droit à la déconnexion des salariés. Le collaborateur au forfait annuel en jours est donc également invité à ne pas contacter les autres salariés en dehors de leurs horaires habituels de travail, notamment pendant leurs jours de repos hebdomadaire, leurs congés, les jours fériés non travaillés ou encore pendant une période d’absence justifiée.
La Société peut être amenée à prendre des mesures particulières de sensibilisation et de formation des collaborateurs sur la nécessité d’une utilisation à bon escient des outils de communication dans le respect des dispositions légales et conventionnelles en vigueur.
En cas d’utilisation récurrente des outils numériques par un collaborateur pendant ses temps de congé ou de repos ou durant une période d’absence justifiée, son supérieur hiérarchique lui rappelle qu’il doit respecter les temps de repos minimum. L’attention de l’intéressé est attirée sur ce point lors de l’entretien annuel de suivi de sa charge de travail et il peut être reçu en entretien dans l’intervalle, si nécessaire, afin d’évoquer les raisons de cette utilisation inappropriée et d’envisager des solutions correctives le cas échéant (allègement de sa charge de travail, etc.).
Ces mesures visent à garantir le droit à la santé des collaborateurs ainsi que l’équilibre entre leur vie professionnelle et leur vie personnelle et familiale, notamment en s’assurant qu’ils bénéficient de leur temps de repos de manière effective.
CHAPITRE 3 – DISPOSITIONS FINALES
Notification, dépôt et publicité du présent accord Le représentant légal de la Société dépose la version intégrale et signée du présent accord auprès de la DRIEETS, sur support papier ainsi que sur support électronique sur la plateforme de téléprocédure TéléAccords.
Un exemplaire du présent accord est également déposé au secrétariat-greffe du conseil de prud’hommes de Boulogne.
Le texte publiable du présent accord sera versé dans une base de données nationale, dont le contenu est publié sur le site Légifrance.fr, dans une version ne comportant ni les noms, ni les prénoms des négociateurs et signataires.
Le présent accord est par ailleurs affiché sur les panneaux d’information réservés au personnel de la Société, ainsi que sur l’intranet de la Société. Date d’entrée en vigueur et durée de l’accord Le présent accord prend effet de plein droit à compter du jour suivant la réalisation des formalités de dépôt et de publicité susmentionnées.
Il est conclu pour une durée indéterminée.
Le présent accord remplace et substitue à tout précédent accord, usage ou engagement unilatéral de l’employeur relatif à la durée du travail au sein de la Société. Effet et suivi de l’accord A sa date d’entrée en vigueur, les dispositions du présent accord s’appliquent et sont opposables à l’ensemble des collaborateurs de la Société entrant dans son champ d’application.
Les Parties peuvent se réunir à tout moment, et au plus tard tous les 3 ans, pour évaluer la mise en œuvre de l’accord et en cas d’évolution légale ou réglementaire nécessitant sa révision. Révision et dénonciation de l’accord L’accord pourra faire l’objet d’une révision ou d’une dénonciation, totale ou partielle, dans les conditions prévues par la loi.
Fait à Paris, en signature électronique
En 5 exemplaires.
Directeur Général Pour la Société ORION SANTE
Pour Les membres du Comité Social et Economique ORION SANTE
AGREEMENT ON WORKING HOURS APPLICABLE WITHIN THE COMPANY ORION SANTE
BETWEEN :
ORION Santé, a limited liability company with a capital of 10,000 Euros; whose registered office is located at Centre d'affaires La Boursidière, Bâtiment le Jura BP 141 92357 - Le Plessis-Robinson Cedex; registered at the Registre du Commerce et des Sociétés de Nanterre under number B 420 530 966 (SIRET 420 530 966 00027; code APE 7211Z),
Represented by , acting in his capacity as Managing Director, duly authorised for this purpose,
Hereinafter also referred to as "ORION SANTE" or "the Company",
On the one hand,
AND
The members of the staff delegation of the social and economic committee of the company ORION SANTE, Hereinafter referred to as "the social and economic committee" or "the CSE",
D’autre part,
Together referred to as "the Parties",
PREAMBLE
The management proposed to the staff delegation of the social and economic committee to conclude an agreement on working time within the company.
The purpose of this agreement is to set up a clearer organisation of working time adapted to new ways of organising work (teleworking, development of inter-site work, autonomy of certain employees, etc.) within the Company, while taking into account the specificities existing before its entry into force..
The purpose of this agreement is to adapt and enrich the current system while respecting the well-being of employees. The signatory parties reaffirm their particular attachment to employees' rights to health, safety and rest.
This agreement is signed in compliance with the legal and regulatory provisions in force on the date of signature, in particular those of Articles L. 2232-23-1 et seq. of the Labour Code.
This agreement fully and automatically replaces any conventional provision and any internal rule of the Company, whether it is a unilateral commitment or a custom, as well as any contractual provision in accordance with Article L. 3121-43 of the French Labour Code, having the same purpose as its content.
It is expressly stated by the parties that this agreement is drafted in French, and that a translated version in English is drafted for non-French speaking employees and line managers. In the event of a dispute concerning the interpretation of the text of the agreement, only the French version shall be deemed authentic.
Following negotiations on 3 May 2022, 5 July 2022 and 5 September 2022, the parties have agreed on the following provisions:
SOMMAIRE
TOC \o "1-3" \h \z \u Chapitre 1 - GENERAL PROVISIONS APPLICABLE TO ALL EMPLOYEES. PAGEREF _Toc113543524 \h 5
Article 1. Scope of application PAGEREF _Toc113543525 \h 5
Article 2. Définition of effective working time PAGEREF _Toc113543526 \h 5
Article 3. Solidarity Day PAGEREF _Toc113543527 \h 6
Article 4. Daily and weekly rest period PAGEREF _Toc113543528 \h 6
Article 5. Leave PAGEREF _Toc113543529 \h 6
Article 6. Right to disconnect PAGEREF _Toc113543530 \h 7
Chapitre 2 – PROVISIONS APPLICABLE TO EMPLOYEES WHOSE WORKING TIME IS CALCULATED IN HOURS PAGEREF _Toc113543531 \h 8
Article 7. Maximum working hours PAGEREF _Toc113543532 \h 8
Article 8. Working hours and Breaks PAGEREF _Toc113543533 \h 8
Article 9. Days of reduced working time (JRTT) PAGEREF _Toc113543534 \h 8
Article 9.1 Acquisition of JRTT PAGEREF _Toc113543535 \h 8
Article 9.2 Terms and conditions for taking JRTTs PAGEREF _Toc113543536 \h 8
Article 9.3 Transitional provisions applicable to employees joining and leavibg during the year. PAGEREF _Toc113543537 \h 9
Article 10. Overtine PAGEREF _Toc113543538 \h 9
Article 10.1. Definition of overtime PAGEREF _Toc113543539 \h 9
Article 12. Monitoring and control of working time PAGEREF _Toc113543544 \h 11
Article 13. Part-Time work PAGEREF _Toc113543545 \h 11
Chapitre 3 – PROVISIONS APPLICABLE TO EMPLOYEES WHOSE WORKING TIME IS COUNTED IN DAYS OVER THE YEAR PAGEREF _Toc113543546 \h 12
Article 14. Employees eligible for the annual fixed number of days PAGEREF _Toc113543547 \h 12
Article 15. Conditions for the implementation of the annual fixed rate in days PAGEREF _Toc113543548 \h 13
Article 16. Reference period and annual volume of the annual day package PAGEREF _Toc113543549 \h 13
Article 17. Remunération of the employee with an annual fixed number of days PAGEREF _Toc113543550 \h 13
Article 18. Impact of absences and entry and exit of employee during the reference period PAGEREF _Toc113543551 \h 14
Article 18.1. Conditions for taking into account employee absences during the year PAGEREF _Toc113543552 \h 14
Article 18.2. Conditions for taking into account the entry and exit of employees during the year PAGEREF _Toc113543553 \h 14
Article 19. Rest days related to the respect of the annual day package. PAGEREF _Toc113543554 \h 15
Article 19.1. Methods of calculating rest days PAGEREF _Toc113543555 \h 15
Article 19.2. Arrangements for taking rest days Modalités de prise des jours de repos PAGEREF _Toc113543556 \h 16
Article 20. Counting and controm of the number of days worked by the employee PAGEREF _Toc113543557 \h 17
Article 21. Evaluation and regular monitoring of the employee’s workload PAGEREF _Toc113543558 \h 17
Article 22. Modalities for exercising the employee’s right to disconnect PAGEREF _Toc113543559 \h 19
CHAPITRE 3 – FINAL CLAUSES PAGEREF _Toc113543560 \h 20
Article 23. Notification, deposit and publicity of this agreement PAGEREF _Toc113543561 \h 20
Article 24. Date of entry into force and duration of the agreement PAGEREF _Toc113543562 \h 21
Article 25. Effect and monitoring of the agreement PAGEREF _Toc113543563 \h 21
Article 26. Revision and termination of the agreement. PAGEREF _Toc113543564 \h 21
- GENERAL PROVISIONS APPLICABLE TO ALL EMPLOYEES. Scope of application The provisions of this agreement apply to all ORION SANTE staff. The methods of organizing and organizing working time are defined and applied according to the different categories of personnel.
In any event, the following are expressly excluded from the scope of th is agreement - the Company's corporate officers
- as well as senior managers, if they exist, as defined in Article L.3111-2 of the Labour Code.
Définition of effective working time Effective working time is defined by the legal and conventional provisions in force as the time during which the employee is at the disposal of the employer and complies with his instructions without being able to freely go about his personal businessNe sont notamment pas considérées comme du temps de travail effectif les périodes non travaillées suivantes :
- periods of leave (paid leave, leave for family events, maternity leave, paternity leave, adoption leave, parental presence leave, parental leave for sick children, conventional leave, unpaid leave, leave under the professional training account known as the "CPF", etc.)les périodes d’absence du collaborateur (arrêts de travail pour maladie, accident du travail, maladie professionnelle, journées de grève, etc...) ;
non-working holidays
les heures de travail effectuées par le salarié au-delà de leur durée du travail sans l’accord préalable de sa hiérarchie ;
- hours worked by the employee in excess of their working hours without the prior agreement of their line manager ;
the time spent by the employee travelling from his or her home to the place of performance of his or her employment contract, and the time spent returning home;
- the time devoted to meals and breaks during which the employee is free to pursue personal interests
- periods of rest taken as part of the obligatory compensatory rest period;
- days of reduced working time (JRTT) within the meaning of this agreement;
- rest periods related to the respect of the annual day package taken under the conditions provided for in Article 19 of this agreement. In terms of working time, these periods not worked are not considered as effective working time, including when they give rise to remuneration or compensation in the form of rest.
Finally, it is specified that, depending on the needs of the activity, Saturdays may be worked in whole or in part by decision of the Management and in agreement with the employee, as well as any public holiday with the exception of May 1st. Solidarity Day It is recalled that, according to the legal provisions in force, the solidarity day takes the form of an additional unpaid working day per year, it being specified that the terms and conditions for its accomplishment may be defined in particular by company collective agreement.
Under these conditions, the Parties confirm that the solidarity day is carried out on a date set each year by the company. Daily and weekly rest period It is recalled that, according to the legal provisions in force, the employee must in principle benefit from a daily rest of at least 11 consecutive hours between two working days.
The minimum daily rest period is added to the weekly rest period of at least 24 hours, i.e. in principle a total weekly rest period of 35 continuous hours.
The provisions of this article are applicable to all employees subject to this agreement, including employees who have concluded an annual fixed-term contract in days mentioned in chapter 3 of this agreement. Leave
Article 5.1.Paid Leave
The duration of the paid leave is fixed according to the actual working time of the employee .
For the determination of the duration and remuneration of the leave, periods of absence of the employee which are assimilated by the legal and regulatory provisions in force on the subject shall be considered as actual working time.
It is recalled that each employee acquires 2.5 working days of holiday (2.08 working days with pay) per month worked, i.e. 30 working days (25 working days) per year worked.
La Paid leave can be taken in full or half days.
These days can be taken as soon as they are earned, which means that employees can take leave as early as the first year of employment.
The rules for taking leave are determined by the employer
Article 5.2.Congés exceptionnels
Le salarié bénéficiera en outre, conformément aux dispositions de la convention collective en vigueur à la signature de cet accord, des congés exceptionnels suivants :
3 working days on the occasion of the employee's marriage if he/she has been employed for at least one year.
3 working days without any seniority condition on the occasion of the death of a spouse, father, mother or child..
1 day on the occasion of the death of a grandfather, grandmother, father-in-law, mother-in-law, brother, sister, brother-in-law, sister-in-law, son-in-law or daughter-in-law
A “birthday” day is offered by the employer to each employee in accordance with the General Policy in force, this General Policy (or "Policy") being discretionary of the employer. Right to disconnect
Digital communication tools are essential to the Company's operations and are now an integral part of the working environment of its employee .
However, while they considerably facilitate the work and organization of employees, inappropriate use of these tools is likely to lead to excessive demands, a form of dependence on information and even a questioning of the boundary between the professional and personal lives of the Company's employees.
However, ORION SANTE is very concerned about respecting the personal and family life of its employees as well as their rest periods. This is why it attaches particular importance to the effective respect of their right to disconnect from these communication tools.
Le The right to disconnect, which is defined as the right for each employee not to be connected to a professional digital tool outside of working hours, without being held responsible, is a real challenge and objective for ORION SANTE.
– PROVISIONS APPLICABLE TO EMPLOYEES WHOSE WORKING TIME IS CALCULATED IN HOURS Maximum working hours It is recalled that according to the legal provisions in force, the maximum daily and weekly working hours are respectively 10 hours and 48 hours.
Working hours and Breaks The reference period used by the Parties is the calendar year. The working time is 1,607 hours per year. The working week shall be 37.50 hours, with hours worked in excess of 35 hours being compensated by the granting of Working Time Reduction Days (JRTT), the number of which is fixed by this agreement..
It is recalled that each employee must take a break of at least 20 minutes as soon as his daily working time reaches 6 hours.
Before taking their break, employees must inform their line manager.
Unless they are subject to an individualized working schedule, as referred to in Article 11, employees must respect the collective working hours in the company.
Days of reduced working time (JRTT)
Article 9.1 Acquisition of JRTT
Taking into account the working hours set out in Article
8 of this agreement, employees will be allocated a maximum of 12.5 JRTT per calendar year.
JRTT are acquired at the end of each month worked at the rate of 1.04 JRTT per month
Article 9.2 Terms and conditions for taking JRTTs
La The period for taking days of reduced working time (JRTT) corresponds to the calendar year (from 1 January to 31 December).
Their benefit can be requested as soon as the employee has acquired at least 1 JRTT.
It is up to the employee to submit his or her request for JRTT in writing (currently in the current HR software) at least 48 hours before the desired date.
In order to smooth out the taking of rest days and to facilitate a more balanced rest in the year, and as far as possible it is recommended to take at least one JRTT per month.
JRTT must be taken by the employee during the annual reference period.
The Parties have therefore agreed that these JRTT cannot be carried over from one year to the next. Consequently, the JRTT not taken at the end of the reference period are definitively lost and not compensated. The employee's JRTT counter is reset to zero on the first day of the new period.
Article 9.3 Transitional provisions applicable to employees joining and leavibg during the year.
For the year 2022, employees will benefit from prorated JRTT from the entry into force of this agreement.
Similarly, for employees joining or leaving the workforce during the course of the calendar year, the JRTTs will be calculated on a pro rata basis according to the time they have been present.
Employees leaving the workforce during the course of the year will therefore be compensated for the JRTT not taken in respect of the current year on their account balance . Overtine
Article 10.1. Definition of overtime
The hours worked by the employee at the request of his hierarchy beyond the legal reference period of 1,607 hours over the year constitute overtime.
The employees concerned may be asked to work overtime, depending on the needs of the company.
No overtime may be worked by an employee in excess of 37.5 hours per week without the prior agreement of his or her hierarchy.
The precise number of hours of overtime shall be expressly requested in writing by the hierarchy, with the agreement of the management (and/or Human Resources). The employee may not work overtime without this explicit request.
The performance of overtime must not in any event have the effect of increasing the employee's daily and weekly working hours beyond the maximum working hours defined in article 7 of this agreement.
Article 10.2. Overtime Pay
Overtime worked by employees in excess of 1,607 hours over the year entitles them to an increase in the remuneration paid to the employee equal to 10% of the hourly rate applicable to the employee. ,
Article 10.3. Annual overtime quota
In compliance with the legal provisions in force, the Parties have agreed to set the overtime quota applicable within ORION SANTE at 150 hours per employee per calendar year or 220 hours per employee per calendar year subject to the employee's agreement between 150 and 220 hours.
The annual quota is deducted individually for each employee.
For employees hired during the year, the overtime quota is fixed in proportion to their time of presence.
All overtime hours corresponding to actual working time, as defined in Article 2 of this agreement, worked under the conditions laid down in Article 10.1 of this agreement, shall be counted against this annual quota.
Article 10.4. Compulsory couterpart in rest
When overtime is worked in excess of the annual quota referred to in Article 10.3 of this agreement, the employee shall be entitled to compulsory compensation in the form of rest equal to 100% of the overtime.
This compensation in the form of rest may only be taken per full day or per half day, within a maximum period of 6 months starting from the date on which the entitlement to the compensation is acquired, i.e. as soon as the duration of the compensation in the form of rest acquired by the employee reaches 3.75 hours for a half day or 7.45 hours for a full day
If the rest days are not taken within the time limit, the management shall ask the employee to take this rest within a maximum period of one year.
The dates of rest must be requested by the employee, if possible, with one week's notice. If the organisation of work does not allow the employee's request to be met, another date will be proposed. Les droits à la contrepartie obligatoire en repos donnent lieu à une information individuelle des collaborateurs sur leur bulletin de paie. Individualised timetables Some employees may be required to work individual hours.
This is provided for in their employment contract.
The individualised timetable includes variable arrival times in the morning, during the lunch break and in the afternoon.Ces plages horaires sont les suivantes :
- Arrival in the morning: between 08:00 and 09:30
- Lunch break of at least 45 minutes: between 12:00 and 14:00
- Departure in the afternoon: between 17:00 and 18:30
Employees are free to arrive and leave during these time slots, subject to the fulfilment of their weekly working hours..
Monitoring and control of working time The management of ORION SANTE is responsible for ensuring compliance with the legal and conventional provisions relating to maximum working hours and daily and weekly rest periods for employees.
The hierarchy ensures that the employees it supervises respect the working hours.
This monitoring enables the employer to check the hours worked by employees and to ensure that their rights to overtime are respected, where applicable (payment of supplements, allocation of compulsory rest, etc.). Part-Time work
Employees who wish to reduce their working hours in order to improve the quality of their working life and to achieve a better balance between their private and professional lives may apply for part-time work. The employee's request will be taken into account within the limits of the organisational constraints specific to his/her department.
The use of part-time work is governed by the legal provisions and collective bargaining agreements in force. However, the parties wish to specify that the employee's request for a change to part-time work must be sent to the management or to his or her manager by registered letter with acknowledgement of receipt, or by e-mail with acknowledgement of receipt, or delivered by hand with a receipt, at least two months before the date envisaged for the change to part-time work. The employer then has a period of one month from receipt of the request to respond.
It is recalled that part-time employees who wish to take up or return to a full-time job and full-time employees who wish to take up or return to a part-time job have priority for the allocation of a job in their professional category or an equivalent job – PROVISIONS APPLICABLE TO EMPLOYEES WHOSE WORKING TIME IS COUNTED IN DAYS OVER THE YEAR Employees eligible for the annual fixed number of days The following may enter into a fixed-term contract in days over the year
Employees who are executives within the meaning of the provisions of the collective bargaining agreement applicable to the Company, who have autonomy in the organization of their working hours and whose duties do not require them to follow the collective timetable applicable within the department to which they belong.
- All ETAMs (Employees, Technicians and Supervisors) whose working hours cannot be predetermined because of the nature of their duties, the responsibilities they exercise and the real autonomy they have in organizing their working hours.
To determine the categories of employees concerned, account is taken in particular of their degree of autonomy and responsibility in the organization of their activity and their timetable, as well as their capacity to manage and/or lead a team. The particular working conditions of these employees, which stem from the duties entrusted to them, require great flexibility in the organization of their working hours, which cannot be counted in hours like the rest of the Company's staff. The fixed number of days over the year is therefore an appropriate response to their situation.
Taking into account the current organization of the Company and the existing functions within it, the following are currently eligible to sign an annual fixed-term contract in days - Project Managers, Project Directors, Assistant Project Managers - Clinical Research Associates, Clinical Trials Assistants, - Clinical Research Assistants, - In-house Clinical Research Associates (In House CRA) - Biometric professions (statisticians, data managers, etc.) - Sales managers and directors - Department managers and group managers - Employees in operational or support functions (legal, HR, IT, finance, accounting, management, insurance, communication, quality, safety, prevention, environment, etc.)
The parties wish to emphasize that the benefit to an employee of a fixed annual number of days agreement does not, however, prevent the employer from having the power to organize, control and direct. The executive on an annual fixed-term contract in days is therefore free to organize his activity and his schedule while being required to carry out the mission entrusted to him by his employer in accordance with the objectives set by his hierarchy. In this respect, his presence may exceptionally be required during defined periods, in particular for meetings or travel, provided that the minimum rest periods provided for by the provisions of article 4 of this agreement are respected. . Conditions for the implementation of the annual fixed rate in days The conclusion of a fixed annual number of days agreement must be the subject of a written agreement signed by the employee and the management. This written agreement shall be included in the employee's initial employment contract or shall give rise to the conclusion of an addendum attached to it. The individual fixed-term contract refers to the collective agreement under which it was signed and lists in particular - the nature of the duties justifying the use of this method of counting working time in days over the year, - the number of days worked over the year, which may not exceed the annual volume of the fixed rate recalled by article 16 of this agreement, - the corresponding fixed remuneration paid to the employee, - a reminder of the rules applicable to minimum daily and weekly rest periods, - as well as the modalities for counting and monitoring the employee's workload.It is recalled that an employee's refusal to sign a fixed annual number of days agreement does not call into question his or her employment contract and does not constitute a fault . Reference period and annual volume of the annual day package The employee's working time is counted in days over an annual reference period, given the impossibility of counting his or her actual working time in hours over the week.
This reference period corresponds to the calendar year, i.e. from 1 January to 31 December of each year.
The employee is required to work a certain number of days in the year.
The maximum number of days worked over this annual period is set at 213 (212 days + solidarity day) days for an employee present over a full year on a full-time basis and having acquired all paid leave rights..
This ceiling includes the solidarity day that employees on an annual day plan must complete in the same way as employees whose working time is counted in hours. This annual ceiling of days worked is established individually for each employee concerned. As an exception, the calculation of the working time according to an annual day package may also be carried out for a reduced duration (part-time), in which case the ceiling of days worked as well as the remuneration will be calculated pro rata temporis. Remunération of the employee with an annual fixed number of days The employee's remuneration is fixed for the year, irrespective of the number of hours actually worked during the year. It is determined taking into account the responsibilities entrusted to him/her in the context of his/her function and within the limit of the annual volume of days worked defined.
The monthly remuneration is smoothed over the reference period, regardless of the number of days worked during the month, in accordance with the legal and regulatory provisions in force.
The employee's pay slip shall show that the remuneration paid is calculated according to an annual volume of days worked, specifying this number.
Impact of absences and entry and exit of employee during the reference period
Article 18.1. Conditions for taking into account employee absences during the year
Compensated absences, leaves and authorizations for absence of conventional origin, as well as unpaid absences due to illness, cannot be recovered and are deducted from the annual number of days to be worked fixed by the fixed price agreement of the absent employee.
Consequently, the number of rest days linked to the respect of the annual fixed rate in days cannot be reduced by the same amount of time as these absences. .
These absences are compensated or, on the contrary, give rise to a deduction from the employee's salary depending on the nature and origin of the absence.
Unpaid absences (unpaid sickness, unjustified absence, etc.) are subject to a deduction from the employee's salary corresponding to the duration of the absence.
The amount of the deduction for each day of absence is calculated on the basis of the employee's daily salary.
Article 18.2. Conditions for taking into account the entry and exit of employees during the year
The annual number of days worked under a fixed number of days is defined for a full working year, from 1 January to 31 December, and for a full paid holiday entitlement.
When the individual agreement for a fixed annual number of days is concluded during the course of the calendar year or when the employee concerned does not benefit from a full year's paid leave (because he or she has not been present for the entire period of paid leave acquisition), the annual ceiling of days to be worked within the framework of the fixed annual number of days is increased by the number of days of paid leave to which he or she is not entitled, and then calculated on a pro rata basis according to the number of days of the employee's presence during the current year.
When the individual agreement for a fixed annual number of days is concluded during the course of the calendar year or when the employee concerned does not benefit from a full year's paid leave (because he or she has not been present for the entire period of paid leave acquisition), the annual ceiling of days to be worked within the framework of the fixed annual number of days is increased by the number of days of paid leave to which he or she is not entitled, and then calculated on a pro rata basis according to the number of days of the employee's presence during the current year. Employee remuneration is calculated on the basis of the number of days actually worked during the period in question.
In the event that an employee leaves the Company before having been able to benefit from all of his/her rest days related to the fixed rate of pay, calculated on a pro rata basis according to the number of days of presence during the current year, these rest days shall be subject to compensation. This compensation is calculated on the basis of the employee's daily salary and is paid to him/her as part of his/her final account balance
Conversely, if the employee concerned has benefited from more rest days than those to which he or she was entitled given the length of time he or she was present, an adjustment is made under the same conditions on the last pay slip. Rest days related to the respect of the annual day package.
Article 19.1. Methods of calculating rest days
In order not to exceed the annual fixed amount of 213 days worked (212 days + solidarity day) under the conditions set out in article 16 of this agreement, the employee is granted a certain number of days not worked, known as "rest days", without any reduction in his fixed remuneration
The Parties recall that these days not worked are only the corollary of the application of the annual day package. The philosophy of the latter is based on a number of days of work owed by the employee to his employer and not on the allocation of rest days. These rest days granted to the employee are only linked to the respect of the annual day package.
The number of days off granted to the employee in this respect is calculated by deducting from the total number of calendar days over the year the number of :
- working days of paid leave acquired by the employee, - days of weekly rest for the employee, - days worked under the fixed price agreement, - and public holidays that do not coincide with one of the employee's weekly rest days.
This number of rest days therefore varies from one year to the next, depending on the calendar, and in particular on the number of public holidays within the Company that do not coincide with an employee's weekly rest day.
For example, in 2022, the number of rest days granted to an employee present over a full working year, having acquired full paid leave, and weekly rest on weekends (Saturday and Sunday), is calculated as follows :
Number of calendar days in the year 365
- Number of weekly rest days (Saturday and Sunday)
105 - Number of days of paid leave earned 25 - Number of days worked in the framework of the annual package 213
- Number of public holidays falling on a day normally worked (excluding Saturday and Sunday)
7 = Number of rest days related to the respect of the fixed-term contract: 15
The number of rest days granted to an employee who has to work on Saturdays and/or Sundays must be adjusted according to the exact number of public holidays that do not coincide with his weekly rest days.
This calculation method does not include any additional days of leave, either legal or contractual (seniority leave, family-related leave, etc.) or in accordance with the Company's general policies, which cannot be deducted from the number of rest days granted to the employee and are therefore deducted from the annual package of 213 days worked.
The number of rest days thus granted shall be calculated each year and for each employee individually by the management. The employees concerned shall be informed by any means before the opening of the annual reference period set out in Article 16 of this agreement
Article 19.2. Arrangements for taking rest days Modalités de prise des jours de repos
Les The rest days linked to the respect of the annual day package must be taken by the employee during the annual reference period.
These rest days result solely from the actual achievement and compliance with the fixed amount of 213 days worked for a whole period (and a full paid holiday entitlement), and may only be taken during the period in question.
The parties have therefore agreed that these days off cannot be carried over from one year to the next. Consequently, rest days not taken at the end of the reference period are definitively lost and not compensated. The employee's rest day counter is reset to zero on the first day of the new period.
Since autonomy in the organisation of working time is the very essence of the annual day package, the employee must organise himself to use up all his rest days by the last day of the reference period in question, i.e. by 31 December of each year. The employee's line manager must ensure that these days are not worked, in order to guarantee the employee's right to rest.
The positioning of rest days to be taken by the employee is done within the framework of the personal organisation of his/her working time, in consultation with his/her line manager, and in compliance with the proper functioning of the department to which he/she is attached. The taking of these rest days must not lead to any dysfunction within the department or in the mission entrusted to him/her.
These rest days shall be taken in whole or half days, in fractions or consecutively, and regularly, if possible, every month or at the latest every quarter. They may not be accumulated at the end of the year.
These arrangements are set to ensure that these rest days are actually taken on a regular basis and thus guarantee the employee's right to rest.
The employee must, as far as possible, give at least one week's notice to propose dates for taking rest days to his or her line manager. The latter may refuse to take the rest days on the dates requested for service reasons, particularly in the event of other simultaneous absences or exceptional events requiring the employee's presence. The manager must then offer the employee other dates on which the rest days may be taken . Counting and controm of the number of days worked by the employee Le The working time of an employee who has concluded an annual fixed-term contract in days shall be counted as a day or half-day worked over the reference period set out in Article 16 of this agreement.
The Parties have agreed that a half-day worked may not, save in exceptional cases, be less than 4 hours of actual work.
The working hours of the employees concerned shall be counted each year by recapitulating the number of days or half-days worked and not worked. .
The calculation is carried out by the employee who enters the days worked and not worked, specifying their status (paid leave, rest day, exceptional leave, sick leave) on the dedicated software within the Company (People HR on the date of signature of the present agreement).
In addition, in order to monitor working time, employees' pay slips shall indicate - the days actually worked - days of absence, - no mention of Saturdays/Sundays not worked, - the balance of paid holidays - as well as the balance of additional rest days.
The purpose of this monitoring document is to encourage the taking of all rest days during the reference period
Par In addition, the HR department or the administrative service will regularly communicate the data relating to these counters to the line managers of the staff concerned so that they can ensure that the rest days are actually taken.
This counting system enables the Company to regularly monitor the number of days worked and not worked by employees and to ensure that they have benefited from their right to rest.
If necessary, the employee may contact his or her line manager or the payroll department, particularly in the event of an anomaly or difficulty encountered in drawing up the statement, or to supplement it with any useful information for monitoring his or her working hoursl.
Evaluation and regular monitoring of the employee’s workload The Parties reaffirm their commitment to the right to health of its employees with a yearly fixed number of days, which must not be affected by this particular mode of work organisation.
Management also reaffirms its commitment to ensuring an effective right to disconnect for employees who have concluded a fixed-term contract in days over the year in order to guarantee them a good balance between their private and professional lives.
In view of the increased risks for staff benefiting from a fixed annual number of days agreement, due to their autonomy in the organisation of their work schedule, the attention of their line managers is specifically drawn, in particular through : - the implementation of an appropriate work organisation consistent with the department's objectives - the need to ensure compliance with reasonable maximum working hours and minimum daily and weekly rest periods for employees under their responsibility, as well as the effective taking of paid holidays and additional rest days - the need to anticipate needs and changes in the workload as far in advance as possible in order to put in place an organisation adapted to it.
It is recalled that the employees concerned are not subject to the maximum and legal working hours, but they do benefit from a minimum daily rest period of 11 consecutive hours and a weekly rest period of 24 hours (in addition to the daily rest period of 11 hours), unless an exception is made in accordance with the legal provisions in force.
Management ensures that these minimum rest periods are systematically respected and that they may even be increased where possible. It thus ensures that employees do not work more than 6 consecutive days and that their working day does not exceed 13 hours.
In order to guarantee the right to rest and health of the employee concerned as well as the balance between his professional and private life, his line manager shall regularly monitor the organisation of his work and his workload.
The manager shall ensure that the employee's workload and the length of the working day are reasonable and that the work is well distributed over time.
If necessary, this monitoring of the employee's workload also makes it possible to react immediately in the event of a possible work overload in order to guarantee compliance with the minimum rest periods.
For his part, the employee organises himself autonomously and distributes his workload in order to carry out the tasks entrusted to him within the agreed deadlines and conditions, while taking care to respect the maximum amplitude of his working day as well as the minimum rest periods.
They shall keep their line manager informed of any events or elements that increase their workload in an unusual or abnormal manner or when they encounter particular difficulties in the organisation of their work, so that a solution can be found.
If it appears that the employee is faced with an unreasonable workload, from his or her point of view and that of his or her line manager, corrective measures shall be taken by mutual agreement.
Without this list being exhaustive, these measures may take the form of - a reduction in his or her workload, - a reorganisation of the tasks assigned, - or the establishment of a hierarchy in the priority of tasks to be carried out.
These measures may in no way affect the autonomy that the employee on a fixed number of days benefits from in the organisation of his work.
In addition, at least once a year, an individual interview is organised, at the Company's initiative, between each employee on an annual fixed-term contract in days and his/her line manager.
During this interview, the following issues are mainly discussed - the employee's workload, - the length of the working day, - the distribution of work over time, - the organisation of work in the Company as well as business travel, - the status of days not worked by the employee on the day of the interview, in particular the monitoring of the taking of rest days linked to the respect of the annual fixed rate in days, - the articulation between his professional activity and his personal and family life, - the impact of communication technologies on the organisation of his work, - and the employee's remuneration.
During this interview, the employee's attention is once again drawn to the importance of respecting minimum rest periods.
This interview is formalised by the establishment of a written document (in the HR software, for example) setting out the discussions that took place and any preventive and/or corrective measures to be implemented. The document is completed and shared with the employee.
In addition to this annual interview, employees who feel they are encountering unusual and specific difficulties in the organisation of their work may request a written interview at any time to discuss the matter with their line manager. This alert system allows the employee to be interviewed as soon as possible, and in any case within 15 days, by a line manager. A report of the meeting, accompanied if necessary by an action plan to remedy the situation, is drawn up.
The triggering of this warning system cannot be reproached, nor can it be prejudicial to the employee. It will have no impact on the employee's assessment or subsequent career development.
For its part, management may also take the initiative of organising a meeting with the employee if it finds that his or her work organisation or workload are leading to unusual or abnormal situations.
In addition, the employee may periodically discuss the issue of his or her workload with his or her line manager, including during other meetings organised within the Company.
The purpose of these measures is to guarantee the right to health of each employee with an annual fixed number of days and to enable him/her to reconcile his/her professional activity with his/her personal and family life in an effective manner. . Modalities for exercising the employee’s right to disconnect The effectiveness of the respect of minimum rest periods implies for employees a right to disconnect from technological communication tools.
Like all staff, employees on fixed-term contracts therefore benefit from a right to disconnect defined in Article 6 of this agreement as the right to switch off or deactivate any professional physical (computer, tablet, smartphone, etc.) and dematerialized digital tool (software, electronic mail, mobile application, intranet/internet network connection, etc.) outside of their working hours.
The Parties wished to set the general principles defined below in order to enable employees on an annual daily work package to effectively reconcile their personal and professional lives and to ensure that they benefit from the necessary rest periods.
The Company shall ensure that its employees effectively exercise their right to disconnect.
The employees concerned are asked to disconnect from all the professional digital communication tools at their disposal and in particular not to consult their electronic mail for a minimum of 11 consecutive hours between two working days, as well as during their weekly rest period, their holidays, public holidays and any other period of justified absence.
During these periods, they are therefore required to limit to the strict minimum the sending of e-mails and telephone calls for professional purposes.
Any solicitation of any kind (e-mail, telephone call, SMS, etc.) received during these periods does not require an immediate response from the employee, except in the case of an on-call situation or a particular emergency. The employee is therefore invited not to reply or to indicate by any means that he or she is not available and, if necessary, to refer the person to someone who can reply. In particular, it is recommended that they set up an automatic absence e-mail..
Everyone in the Company must respect the employees' right to disconnect. The employee with an annual day rate is therefore also asked not to contact other employees outside their normal working hours, in particular during their weekly rest days, their holidays, public holidays not worked or during a period of justified absence.
The Company may need to take special measures to raise awareness and train employees on the need to use communication tools wisely in accordance with the legal provisions and agreements in force.
In the event of recurrent use of digital tools by an employee during leave or rest periods or during a period of justified absence, the employee's superior reminds him/her that he/she must respect the minimum rest periods. The employee's attention is drawn to this point during the annual workload review and he or she may be interviewed in the meantime, if necessary, in order to discuss the reasons for this inappropriate use and to consider corrective solutions if necessary (lightening the workload, etc.).
These measures aim to guarantee the right to health of employees and the balance between their professional, personal and family life, in particular by ensuring that they benefit from their rest time in an effective manner..
CHAPITRE 3 – FINAL CLAUSES
Notification, deposit and publicity of this agreement The legal representative of the Company shall file the full and signed version of this agreement with the DRIEETS, in hard copy as well as electronically on the TéléAccords tele-procedure platform.
A copy of this agreement shall also be filed with the secretary's office of the Boulogne industrial tribunal. The publishable text of this agreement shall be placed in a national database, the content of which is published on the Légifrance.fr website, in a version that does not include the surnames or first names of the negotiators and signatories.
The present agreement is also displayed on the information boards reserved for the Company's personnel, as well as on the Company's intranet. Date of entry into force and duration of the agreement This agreement shall take effect as of the day following the completion of the above-mentioned filing and publication formalities.
It is concluded for an indefinite period.
This agreement replaces and substitutes any previous agreement, usage or unilateral commitment of the employer relating to working hours within the Company. Effect and monitoring of the agreement As of the date of entry into force, the provisions of this agreement shall apply and be enforceable against all employees of the Company falling within its scope.
The Parties may meet at any time, and at the latest every 3 years, to evaluate the implementation of the agreement and in the event of legal or regulatory changes requiring its revision. Revision and termination of the agreement. The agreement may be revised or terminated, in whole or in part, in accordance with the law.
Done at Paris, e-signature
En [5] exemplaires.
For the Compagny ORION SANTE
CEO
For The members of the Social and Economic Committee of ORION SANTE
