SUR L’EXERCICE DES MANDATS DES REPRESENTANTS DU PERSONNEL
AU SEIN DE LA SOCIETE
PHONE REGIE
Entre : La société PHONE REGIE, S.A.S au capital de 186.000 €, dont le numéro SIRET est 301.251.880.00128, Immatriculée au Registre du Commerce de Paris, et à l’URSSAF de Paris sous le numéro 7571500345910, Dont le siège social est situé 3 rue Cambronne à Paris (75740 Cedex 15), Représentée par XXX, agissant en qualité de Président.
Et Les Organisations Syndicales Représentatives de l’Entreprise en la personne de leurs délégués : Pour le Syndicat C.F.D.T.,
Pour le Syndicat C.F.T.C.,
Pour le Syndicat SUD.,
Il a été conclu le présent accord
Sommaire
Préambule
Article 1 : Champ d’application de l’accord
Article 2 : Les mandats existants au sein de la société
Les différents mandats et les missions associées
La durée des mandats
Article 3 : Les temps consacrés à l’exercice des mandats
Les heures de délégations
Modalités de déclaration Modalités de mutualisation Modalités d’annualisation
Les heures de réunions
Les autres temps consacrés aux mandats
Respect des principes de la durée du travail
Article 4 : Les mesures destinées à faciliter l’exercice des mandats des représentants du personnel
Les locaux
Le local CSE Les locaux syndicaux Mise à disposition ponctuelle d’un local sur demande
La liberté de circulation
Les moyens de communication
Les comptes de messagerie Le mobile Le panneau d’affichage numérique La BDESE
La consultation du listing des sites clients
Article 5 : Les mesures destinées à accompagner les représentants du personnel dans leur parcours professionnel
L'entretien de début de mandat
L’entretien en cours de mandat
L’entretien de fin de mandat
Le congé de formation économique, sociale et syndicale
L’égalité de traitement
Accompagnement des managers
Article 6 : La prise en charge des frais exposés au titre de l’exercice des mandats
Frais de transport
Train Avion Transport en commun Voiture Parking et taxi
Frais d’hébergement
Frais de restauration
Avance sur frais
Article 7 : le recours à la vidéoconférence pour la tenue des réunions
Article 8 : Les stipulations finales
Date d’application et durée de l’accord
Révision de l’accord
Dénonciation
Notification, dépôt et publicité de l'accord
Préambule
Par le présent accord, les parties signataires souhaitent affirmer leur attachement au développement des relations sociales de qualité, et reconnaissent la place centrale du dialogue social comme facteur d’équilibre et de régulation des rapports sociaux dans l’entreprise. Cette volonté partagée de faire vivre un dialogue social constructif a conduit les parties à définir les règles de fonctionnement et les moyens de organisations syndicales, et plus généralement des instances représentatives du personnel au sein de la société. Elles se sont réunies en date des 05/04/2023 et 21/04/2023, 29/11/2023 et 06/12/2023 afin de négocier et de conclure le présent accord. Elles ont ainsi tenu :
À rappeler le périmètre de la représentation du personnel au sein de la société ;
À préciser les modalités et moyens de l’exercice des mandats de représentants du personnel ;
À arrêter les mesures visant à faciliter l’articulation entre la vie professionnelle et le mandat des représentants du personnel.
Article 1 : Champ d’application de l’accord
Le présent accord s’applique à l’ensemble des représentants du personnel au sein de la société.
Article 2 : Les mandats existants au sein de la société
Les différents mandats et les missions associées
Au sein de Phone Régie s’exercent les mandats suivants :
Statut
Rôle
Attributions
Membre de la délégation au comité social et économique (CSE) Représentant des intérêts des salariés auprès de la direction Il présente les réclamations individuelles et collectives des salariés. Il promeut la santé, la sécurité et les conditions de travail. Il est informé et consulté sur les questions intéressant l’organisation, la gestion et la marche générale de l’entreprise. Le CSE assure, contrôle ou participe à la gestion de toutes les activités sociales et culturelles établies dans l’entreprise. Membre de la commission santé sécurité et conditions de travail (CSSCT) Acteur de la promotion de la santé et des conditions de travail des salariés Il procède à l’analyse des risques professionnels auxquels peuvent être exposés les travailleurs. Il prépare les travaux du CSE concernant les sujets relatifs à la santé, à la sécurité et aux conditions de travail. Secrétaire/trésorier CSE Secrétaire et trésorier adjoint Acteurs principaux de la gestion administrative et financière du CSE Le secrétaire arrête l’ordre du jour conjointement avec le président du CSE et il est responsable de la rédaction des procès-verbaux des réunions du CSE. Il peut engager le CSE vis-à-vis des tiers et gère l’administration du personnel du CSE dans les conditions fixées par le règlement intérieur du CSE. Le trésorier est responsable de la gestion financière du CSE dans les conditions fixées par le règlement intérieur du CSE. Les adjoints suppléent aux tâches du secrétaire et du trésorier en leur absence ou sur leur demande. Secrétaire CSSCT Interlocuteur privilégié pour la CSSCT Il arrête l’ordre du jour des réunions CSSCT avec le président de la CSSCT et il est responsable de la rédaction des procès-verbaux des réunions de la CSSCT. Représentants de proximité Relai du CSE en local Il peut répondre aux sollicitations des salariés relatives à leur contrat de travail ou assister un collaborateur pour un entretien disciplinaire ou de rupture conventionnelle.
Il peut également identifier les charges de travail excessives/ cas potentiel de harcèlement et faire remonter les informations relatives aux conditions de travail aux membres élus du CSE. Délégué syndical (DS) Acteur privilégié du dialogue social au sein de l’entreprise et interlocuteur naturel de la Direction en matière de négociation collective Il représente son organisation syndicale représentative (OSR) auprès de la Direction de Phone Régie, des salariés et des sections syndicales dans l’entreprise.
Il présente les revendications au nom de son OSR dans le cadre de sa mission de défense des intérêts professionnels des salariés.
Il est dûment mandaté par son OSR pour négocier et signer les accords conclus au niveau de l’entreprise ; il est destinataire des convocations aux réunions de négociation.
Il veille au respect de l’application des accords conclus.
Il peut recevoir mandat par son OSR pour effectuer ou transmettre les désignations des RS auprès des instances représentatives du personnel, de la composition des différentes délégations participantes aux instances du dialogue social. Représentant syndical au CSE (RS au CSE) Représentant de son organisation syndicale au sein du CSE Il représente son organisation syndicale au CSE avec voix consultative. Uniquement pour les organisations syndicales représentatives (OSR). Représentant de la section syndicale (RSS) Animation de la section syndicale d’une organisation syndicale non représentative (OSNR) au sein de l’entreprise Il anime la section syndicale de son OSNR.
Il bénéficie de prérogatives similaires à celui du délégué syndical sauf en ce qui concerne la négociation collective. Membre du comité de groupe Armonia Représentant des intérêts des salariés dans les décisions relatives à la gestion et à l'évolution économique et financière du groupe Il reçoit des informations sur l'activité, la situation financière, l'évolution et les prévisions d'emploi annuelles ou pluriannuelles et les actions éventuelles de prévention envisagées compte tenu de ces prévisions, dans le Groupe. Il est informé des perspectives économiques du Groupe au moins pour l’année à venir. Il est informé et consulté sur les orientations stratégiques telles que définies à l’article L2312-24 du code du travail.
La durée des mandats
Mandat
Durée
Echéance
Membres du CSE/CSSCT Le temps de la mandature CSE Renouvellement des membres CSE RS au CSE Le temps de la mandature CSE 1er tour des élections professionnelles suivantes Représentant de proximité Alignée sur la durée du mandat des membres du CSE les ayant désignés Prend fin à l’échéance des mandats des membres CSE DS Variable / temps de la mandature 1er tour des élections professionnelles suivantes RSS Le temps de la mandature CSE A l'issue du 1er tour des premières élections professionnelles suivant sa désignation, dès lors que le syndicat qui l'a désigné n'est pas reconnu représentatif dans l'entreprise.
Le salarié qui perd ainsi son mandat de RSS ne peut pas être désigné à nouveau comme RSS au titre d'une section jusqu'aux six mois précédant la date des élections professionnelles suivantes dans l'entreprise. Membre du comité de groupe Armonia Temps de la mandature du comité de groupe Echéance de 4 ans de date à date
Article 3 : Les temps consacrés à l’exercice des mandats
Les heures de délégations
Pour l’exercice de leurs fonctions, les représentants du personnel peuvent bénéficier d’un crédit d’heures de délégation dont le volume varie en fonction du mandat détenu. Les heures de délégation sont assimilées à du temps de travail effectif et sont rémunérées comme tel. Le crédit d’heures peut être utilisé en une ou plusieurs fois en fonction des besoins découlant du mandat. Le crédit d’heures de délégation a un caractère personnel et mensuel. Il ne peut être réparti entre plusieurs salariés exerçant un mandat sauf exceptions légales ou conventionnelles. A défaut d’utilisation durant le mois en cours, il ne peut être reporté le mois suivant sauf exceptions légales ou conventionnelles. Le crédit d’heures de délégation doit être utilisé en priorité pendant les heures de travail. Il peut être utilisé exceptionnellement en dehors lorsque les nécessités du mandat le justifient et que le positionnement des heures ne fait pas obstacle au respect de la réglementation sur la durée maximale de travail et au temps de repos. Un dépassement du crédit d’heures en l’absence de circonstances exceptionnelles peut avoir pour conséquence une retenue sur salaire correspondant au temps pendant lequel le salarié s’est absenté de son poste de travail. Le tableau ci-dessous récapitule, à titre informatif, les heures de délégation à disposition des représentants du personnel et leur régime tel que déterminés par les dispositions légales et conventionnelles en vigueur à la date de signature du présent accord.
Mandat
Heures de délégation
Mutualisation/annualisation
Membre CSE 26 h / mois Mutualisation entre membres CSE et annualisation sur 12 mois glissants Membre CSSCT 15 h / mois Mutualisation entre membres de la CSSCT et non annualisable Secrétaire/trésorier CSE 5 h / mois Mutualisation avec adjoint et non annualisable Secrétaire CSSCT 3 h / mois Non mutualisable et non annualisable DS 24 h / mois Mutualisation entre DS de la même organisation syndicale RS CSE 20 h / mois Non mutualisable et non annualisable RSS 4 h / mois Non mutualisable et non annualisable Représentants de proximité 7 h / mois Non mutualisable et non annualisable Membre du comité de groupe Armonia 20 h / an 28 h / an pour le secrétaire du Comité de Groupe Non mutualisable
Modalités de déclaration : Le représentant du personnel souhaitant poser des heures de délégation devra informer la direction par le biais d’une déclaration sur l’outil électronique mis à disposition, en précisant :
le mandat auquel ces heures sont rattachées ;
la date ;
les heures de début et de fin de l’absence ;
Les heures de la pause éventuelle. Au-delà de 6 heures de délégation, il faudra prévoir la saisie de cette pause.
Au regard de l’activité de l’entreprise et de l’organisation du temps de travail des salariés en plage horaire sur les sites clients, les représentants du personnel sont appelés, dans la mesure du possible, et ce afin de faciliter la gestion de leur remplacement :
à poser leurs heures de délégation sur des plages complètes (matin ou après-midi ou journée complète) ;
à communiquer à leur équipe de structure le plus en amont possible le planning de leurs heures de délégation. Le délai de prévenance minimal demandé dans la mesure du possible est de 48 heures sauf cas exceptionnels.
Modalités de mutualisation : Pour les mandats ouvrant droit à la mutualisation, le représentant du personnel souhaitant mutualiser une partie ou la totalité de son crédit mensuel mutualisable informe la direction dans les conditions légales, par le biais d’une déclaration sur l’outil électronique mis à disposition, de :
l’identité du représentant du personnel bénéficiaire ;
le mandat concerné ;
le nombre d'heures mutualisées.
Cette mutualisation ne peut conduire le bénéficiaire à disposer, dans le mois, de plus d'1,5 fois le crédit d'heures de délégation dont il bénéficie au titre du mandat concerné à l’exception des délégués syndicaux pour lesquels ce plafond n’est pas applicable.
Modalités d’annualisation : Pour les mandats ouvrant droit à l’annualisation des heures de délégation, le représentant du personnel peut utiliser ses crédits d’heures sur les mandats concernés de manière cumulative dans la limite de 12 mois glissants. Cette règle ne peut conduire un membre à disposer, dans le mois, de plus d'1,5 fois le crédit d'heures de délégation dont il bénéficie au titre du mandat concerné. Pour l'utilisation des heures ainsi annualisées, le membre concerné informe la direction par le biais d’une déclaration sur l’outil électronique mis à disposition.
Les heures de réunions
Le temps de réunion à l’initiative de la Direction et le temps de trajet associé sont considérés comme du temps de travail effectif dans les conditions légales et réglementaires en vigueur. Le temps de réunion est comptabilisé déduction faite du temps de repas et de pause. Le temps de travail de la journée se décompte à partir de l’heure de départ du domicile pour se rendre aux réunions jusqu’à l’heure de retour au domicile déduction faite du temps de trajet habituel domicile-lieu de travail. Pour les collaborateurs volants multisites, le temps de trajet habituel domicile-lieu de travail sera défini à hauteur de 30 minutes forfaitaires, soit une heure aller-retour. Pour la bonne marche de l’entreprise, les représentants du personnel informent leurs responsables hiérarchiques de leurs absences liées à ces réunions dès qu’ils en ont l’information. Le temps d’attente choisi entre les temps de trajet et la réunion n'est pas assimilé à du temps de travail effectif. Il peut faire l’objet de la pose d’heures de délégation.
Les autres temps consacrés aux mandats
L’exercice du mandat peut donner lieu à d’autres heures dont le régime juridique dépend de leur nature. Certaines s’imputeront sur le crédit d’heures mensuel, d’autres ne seront pas imputées de ce crédit d’heures mensuel et seront rémunérées de manière indépendante. Le tableau ci-dessous reprend une grande majorité des situations liées à l’exercice des mandats de représentants du personnel.
Situation
Nature des heures
Réunion à la demande de l'employeur Travail effectif Temps de trajet pour se rendre en réunion convoquée par l'employeur Travail effectif Présence en entretien (disciplinaire ou licenciement) Travail effectif Enquête danger grave ou imminent (entretiens) Travail effectif Enquête harcèlement sexuel et agissements sexistes (entretiens) Travail effectif Réunions des commissions obligatoires du CSE Travail effectif dans les limites légales Réunions de la commission ASC Travail effectif Formation SSCT des membres CSE Travail effectif Congé de formation économique social et syndical Travail effectif Visites sur sites Heures de délégation Visite d'inspection (plan de prévention) Heures de délégation Attente choisie entre trajet et réunion Heures de délégation Réunion préparatoire aux réunions mensuelles Heures de délégation
Respect des principes de la durée du travail
Soucieux du bien-être physique et mental de l’ensemble des salariés et ce, dans tous les aspects de leur activité professionnelle et sociale, les parties soulignent leur volonté de garantir la santé, sécurité et conditions de travail des représentants du personnel. Les représentants du personnel disposent d’une latitude pour organiser dans le temps l’exercice de leurs mandats dans le respect des durées légales maximales de travail et minimales de repos. En pratique, la Direction pourra être conduite à alerter les représentants du personnel sur le nécessaire respect des règles relatives à la durée du travail. Dans une même volonté de veiller à la santé des salariés, il est préconisé de suspendre toute activité syndicale et représentative durant toute période de prise de congés payés/RTT.
Article 4 : Les mesures destinées à faciliter l’exercice des mandats des représentants du personnel
Les locaux
Le local du CSE
Un local fermant à clé est mis à la disposition du CSE. L’usage de ce local respectera les modalités prévues par le règlement intérieur du CSE. Ce local est équipé du mobilier nécessaire à l’exercice de son activité : mobilier de bureau (3 bureaux / chaises), armoire fermant à clé. Par ailleurs, il est également mis à disposition du CSE, l’équipement nécessaire à l’exercice de ses missions : une ligne fixe, ordinateur, photocopieur/imprimante. En cas de réunion extraordinaire, un local sera mis à la disposition des membres CSE pouvant accueillir l’ensemble de ceux-ci. Cette demande devra être formulée auprès du service des relations sociales dans la mesure du possible en respectant un délai de prévenance d’un mois avant la date de cette réunion. Les représentants du personnel peuvent voir leur responsabilité engagée s’agissant :
du mobilier et autres objets que le local contient ;
vis à vis des personnes qu’ils font entrer dans le local ;
de l’obligation d’usage conforme du local à son objet et aux règles applicables à la copropriété.
Les locaux syndicaux
Concernant la mise à disposition des locaux syndicaux, les parties signataires ont convenu du fonctionnement suivant pour la durée de l’accord :
La CFDT et la CFTC renoncent à leur local en contrepartie de la mise à disposition pour chacune de ces organisations syndicales d’une armoire fermant à clé, armoire accessible au sein du futur siège social.
SUD bénéficiera d’un local équipé d’une table, de 2 chaises et d’une armoire fermant à clé.
Les représentants du personnel peuvent voir leur responsabilité engagée s’agissant :
du mobilier et autres objets que le local contient ;
vis à vis des personnes qu’ils font entrer dans le local ;
de l’obligation d’usage conforme du local à son objet et aux règles applicables à la copropriété.
Mise à disposition ponctuelle d’un local sur demande
Les agences devront également mettre à la disposition des représentants du personnel sur demande un local ou bureau d’appoint pour recevoir les collaborateurs. La demande de mise à disposition doit parvenir à l’agence en mettant en copie le chef d’agence et le service des relations sociales avec un délai de prévenance minimal de deux jours.
La liberté de circulation
Les représentants du personnel pourront se déplacer librement au sein de l’entreprise, de ses agences, sous réserve de ne pas perturber le travail des collaborateurs. Concernant les sites clients, il est demandé aux représentants du personnel d’informer en amont l’agence concerné en respectant un délai de prévenance de 48 heures. Excepté pour les communications digitales dont les modalités sont développées ci-après, les tracts syndicaux peuvent être librement diffusés aux collaborateurs de l’entreprise aux heures d’entrée et de sortie du travail, à l’extérieur du bâtiment, les lieux de travail des salariés de l’entreprise se situant dans des entreprises extérieures. Ainsi, la distribution ne peut avoir lieu pendant le temps de travail des salariés, ni pendant leurs temps de pause. Cette distribution ne doit causer aucun trouble à l’activité des salariés au sein des sites clients. Un exemplaire de chaque tract syndical doit être transmis au service des relations sociales simultanément à sa diffusion.
Les moyens de communication
Les comptes de messagerie La Direction attribue :
un compte de messagerie individuel à chaque représentant du personnel ;
une adresse mail générique pour les membres du bureau et le(s) gestionnaire(s) du CSE.
Des « adresses de diffusion » sont également mises à disposition pour joindre l’ensemble des membres du CSE, de la CSSCT, et les délégués syndicaux. Ces comptes sont strictement réservés à un usage professionnel. Les adresses mails individuelles seront supprimées au départ du représentant du personnel de l’entreprise ou à l’occasion de la perte de leur(s) mandat(s). Les représentants du personnel doivent également veiller au respect des obligations de confidentialité pouvant peser légalement sur eux. Par ailleurs, les parties conviennent ce qui suit :
les envois collectifs de mails avec ou sans copies cachées, la diffusion de tracts ou d’informations générales ou de toute propagande syndicale, politique ou électorale par message électronique ne sont pas autorisés sur les adresses mails personnelles des salariés sans l’accord de ces derniers. On entend par envoi collectif ou diffusion générale, la diffusion d’un même message à tous les collaborateurs ou un ensemble de collaborateurs.
l’usage des données personnelles dont les représentants du personnel auraient eu connaissance par le biais de leur mandat CSE est strictement interdit dans un but de propagande syndicale sans l’accord de ces derniers.
par dérogation, les membres du CSE sont autorisés à envoyer des messages collectifs auprès des salariés de manière ponctuelle, dans le cadre de la gestion des activités sociales et culturelles du CSE uniquement à partir de la messagerie du bureau du CSE Phone Régie.
toute communication à destination des salariés au nom du CSE doit respecter une neutralité syndicale.
L’utilisation des outils de communication doit être strictement conforme à la Charte informatique en vigueur dans l’entreprise.
Le mobile Il est attribué aux représentants du personnel et au bureau du CSE un mobile doté d’un forfait appels illimités sur le territoire national et d’un forfait de data internet tel que prévu par la politique groupe applicable dans l’entreprise. Le forfait pris en charge à date, conformément à cette politique, est ajouté pour information en annexe du présent accord. L’usage de ce téléphone doit être strictement professionnel et respecter l’objet même du mandat ou de la délégation. En cas d’abus, une enquête peut être menée par la Direction pour vérifier l’adéquation entre l’utilisation du mobile et les obligations liées au mandat. Le représentant du personnel qui aurait eu une utilisation non conforme au forfait du téléphone portable pourrait être sanctionné et tenu de rembourser les frais exposés. Les dépenses supplémentaires (application payante, dépassement du forfait de données, …) seront à la charge du représentant du personnel, sauf justification légitime de sa part.
Les panneaux d’affichage numérique A l’ère du numérique et au regard de l’activité de l’entreprise, les parties confirment la nécessité du caractère immatériel des communications et des échanges relatifs aux relations sociales au sein de la société. Cette nécessité s’inscrit également dans l’objectif RSE (responsabilité sociétale des entreprise) de la société en s’attachant à la réduction des impressions sur papier dus notamment à la mise à jour des espaces et panneaux syndicaux ou institutionnels. Un affichage physique pourra néanmoins être demandé au client sur les sites accueillant plus de 20 salariés Phone Régie.
Panneau d’affichage CSE :
Les informations relatives aux instances représentatives du personnel (procès-verbaux des réunions CSE et de ses commissions) ainsi que les noms des représentants, sont ainsi accessibles sur l’intranet de l’entreprise.
Panneau d’affichage syndical
Par ailleurs, Phone Régie met à la disposition de chaque organisation syndicale une vitrine numérique sur l’intranet de l’entreprise, facilitant ainsi la mise à disposition des informations syndicales aux collaborateurs. Pour ajouter des documents sur l’intranet de l’entreprise, les organisations syndicales doivent transmettre leurs communications (en version PDF) par e-mail au service des Relations sociales, dans la mesure du possible en amont et au moins 24 heures ouvrées avant leur diffusion. L’intranet est accessible à l’ensemble des collaborateurs de la société depuis un outil informatique disposant d’une connexion Internet. Les informations diffusées sur cet intranet devront être conformes à la réglementation applicable aux panneaux d’affichage et à la charte informatique applicable dans l’entreprise.
La BDESE Afin de permettre aux membres du CSE et aux délégués syndicaux d’exercer aux mieux leurs missions, la Direction mettra à leur disposition l’ensemble des informations nécessaires à l’exercice de leurs mandats sur la BDESE de la société.
La consultation du listing des sites clients
La liste des sites clients sera mise à disposition des membres du CSE de l’entreprise au sein du service des Relations sociales et sera librement consultable dès lors que le service sera prévenu en amont de la consultation afin de pouvoir prendre les mesures nécessaires. Un délai de prévenance raisonnable de 48 heures devra être respecté, sauf cas d’urgence ou de force majeure. S’agissant de données hautement confidentielles au regard de notre portefeuille client, les membres du CSE de l’entreprise seront autorisés à consulter la liste ainsi qu’à prendre des notes mais ne pourront en aucun cas emporter la liste, ni effectuer de copie ou de photographie.
Article 5 : Les mesures destinées à accompagner les représentants du personnel dans leur parcours professionnel
L'entretien de début de mandat
Au début de son mandat, le représentant du personnel titulaire bénéficie, à sa demande, d’un entretien individuel avec le service des Relations sociales, dans les 3 mois suivant la prise de mandat. Cet entretien a pour finalité de présenter la nature du ou des mandats et les crédits d'heures afférents, ses droits et devoirs ainsi que les modalités pratiques d'exercice de son mandat au regard de son emploi. Les parties réaffirment le principe selon lequel les représentants du personnel doivent veiller, en lien avec leur manager, à conserver une réelle activité professionnelle. Le maintien d’un lien avec l’activité professionnelle contribue à un dialogue social de qualité : il permet notamment aux salariés titulaires de mandat(s) de garder un lien avec la collectivité des salariés, de comprendre leurs préoccupations et la réalité des différents postes. Cet entretien ne substitue pas à l'entretien professionnel. Une synthèse de cet entretien sera formalisée par un écrit rédigé par le représentant de l’entreprise et soumis au salarié afin de recueillir ses éventuelles observations. Chacun des participants conserve une version finalisée, datée et signée.
L’entretien en cours de mandat
En cours de mandat, le représentant du personnel titulaire ou le service des relations sociales pourra solliciter la tenue d'un entretien, au bout d'une année de mandat, afin d'échanger sur la conciliation de l'activité professionnelle et de l'exercice du mandat. A l'instar de l'ensemble des salariés, les collaborateurs porteurs d'un mandat bénéficieront des entretiens prévus par l'entreprise au titre de l'activité professionnelle.
L’entretien de fin de mandat
En fin de mandat, le représentant du personnel titulaire, dont les heures de délégation représentent plus d'1/3 de son temps de travail, peut solliciter la tenue d’un entretien. Lors de cet entretien sont évoqués notamment :
les compétences acquises ou développées au cours du/des mandat(s) ;
les modalités de valorisation de l'expérience acquise au cours du/des mandat(s).
Cet entretien est réalisé, dans la mesure du possible, dans les 3 mois suivant le dernier jour de son mandat. L’objectif des différents acteurs sera de mettre tout en œuvre pour favoriser la transition entre mandat de représentant du personnel et activité professionnelle (formation, VAE, etc.).
Les parties tiennent à préciser que ces différents entretiens sont réalisés de préférence :
sur le temps de travail du collaborateur. En tout état de cause, le temps passé en entretien est assimilé à du temps de travail effectif et rémunéré comme tel.
En visioconférence afin de faciliter leur tenue notamment pour les porteurs de mandats en régions.
Le congé de formation économique, sociale et syndicale
Il est rappelé que les représentants du personnel peuvent bénéficier d'un congé de formation économique, sociale et syndicale. Ces sessions de formation sont dispensées par des organismes habilités. Conformément aux dispositions légales, la durée de ces formations ne peut dépasser 12 jours par an. Le congé est assimilé à du temps de travail effectif, la rémunération du représentant du personnel est maintenue. Les demandes des congés doivent être présentées au service des Relations Sociales au plus tard 1 mois avant les dates de formation envisagées, par mail reprenant toutes les informations requises :
le ou les date(s) de la session de formation ;
l'organisme de formation et date de l'agrément par arrêté ministériel.
A l'issue de ce congé, le représentant du personnel doit confirmer ses horaires de formation et transmettre son attestation de présence effective au stage au service des relations sociales et à sa hiérarchie directe.
L’égalité de traitement
L’employeur s’interdit de prendre en considération l’appartenance à une instance pour arrêter ses décisions en ce qui concerne notamment l’embauche, l’avancement, la rémunération et l’octroi d’avantages sociaux, les mesures disciplinaires et de licenciement. Le règlement intérieur s’applique à tous les salariés, y compris les représentants du personnel.
Accompagnement des managers et de l’équipe de structure
Les parties conviennent de l’importance d'accompagner l’équipe de structure et les managers de proximité sur l’existence et le fonctionnement des instances représentatives du personnel présentes dans l'entreprise. Ainsi, les managers sont informés, en début de mandat, des mandats et du nombre d'heures de délégation dont disposent les représentants du personnel de leurs équipes. Par ailleurs, les managers sont sensibilisés au droit social collectif, afin de connaître le rôle et les missions des différents mandats de représentation du personnel présents chez Phone Régie, et de connaître les règles liées à l'exercice d'un mandat. Après chaque nouvelle élection du CSE, un point spécifique sera fait par le service des Relations Sociales sur ce sujet avec les managers des représentants du personnel nouvellement élus et désignés, sur le rôle et les missions des représentants, mais aussi sur les notions et les règles pratiques à connaître (saisie des planning, heures de délégation, entretiens de début de mandat, etc).
Article 6 : La prise en charge des frais exposés au titre de l’exercice des mandats
Les réservations ainsi que les notes de frais liées aux déplacements (transport, hôtels, restauration…) doivent être effectuées sur les outils mis à disposition par la direction.
Frais de transport
Afin d’assurer leur liberté de circulation, les déplacements des représentants du personnel seront pris en charge par l’employeur dès lors qu’ils interviennent dans le cadre de l’exercice normal des mandats, notamment, les visites de sites, assistance d’un salarié, etc. Par ailleurs, les parties conviennent que pour tout déplacement, les représentants du personnel devront s’assurer, avant le départ, que l’ensemble des trajets est assuré par les prestataires de transport et ce particulièrement en période de grève afin de pouvoir trouver une solution conjointe.
Train : La direction prend en charge les frais de déplacement engagés par les représentants du personnel qu’elle convoque ou invite aux réunions sur la base du tarif seconde classe SNCF sous réserve que les billets première classe ne soient pas moins onéreux. Tout dépassement de forfait, pour quelque motif que ce soit, devra avoir été autorisé par la direction. Avion : Dans l’hypothèse où le trajet simple en train serait supérieur à 3h30, les représentants du personnel sont autorisés à privilégier le trajet en avion dans le respect de la politique de frais applicable dans la société. Transport en commun : Les frais de transports en commun exposés pour l’exercice des mandats sus visés seront remboursés par l’employeur. Dans les agglomérations présentant une densité de sites conséquente, le remboursement des frais de transport des représentants du personnel pour l’exercice de leur mandat correspondra à la prise en charge à 100% des abonnements de transport. Voiture : Les trajets en voiture sont également pris en charge conformément à la politique de frais applicable au sein de la société. Néanmoins pour des raisons de sécurité, le trajet en train est à privilégier pour tout trajet supérieur à 300km aller-retour en voiture. Le service des relations sociales pourra autoriser, en cas de circonstances exceptionnelles, l’usage de la voiture pour les trajets dépassant ce plafond. Parking et taxi : Les frais de parking en gare ou en aéroport sont pris en charge par la société uniquement s’ils se révèlent être moins onéreux que le recours au taxi (aller et retour) et si le trajet pour la gare ou l’aéroport ne peut pas se faire en transport en commun dans des conditions raisonnables. Les déplacements en taxi de ou vers le domicile ne sont par principe pas remboursés. Néanmoins, ils peuvent être autorisés, à titre tout à fait exceptionnel et de manière expresse par le service des relations sociale. Les frais de taxi ainsi engendrés sont remboursés sous réserve de la fourniture des justificatifs originaux correspondants, joints à la note de frais.
Frais d’hébergement
La direction autorise les représentants du personnel de province à passer la nuit sur place et prend à sa charge le remboursement des frais correspondants (hôtel, restauration) dans le respect de la politique de frais de l’entreprise, lorsque la réunion est fixée le lendemain matin jusqu’à 10H et lorsque le temps de déplacement est supérieur à 3H30. Lorsque les réunions se succèdent sur plusieurs jours à Paris, la Direction autorise les représentants du personnel de province à passer la nuit sur place et prend à sa charge le remboursement des frais correspondants (hôtel, restauration) dans le respect de la politique de frais applicable dans l’entreprise. Tout dépassement de forfait, pour quelque motif que ce soit, devra avoir été autorisé par la Direction. En l’absence d’autorisation préalable, le remboursement sera limité au plafond fixé par la politique de frais applicable dans l’entreprise pour les frais concernés. Si les intéressés choisissent d’arriver la veille pour des raisons personnelles, la Direction ne prendra à sa charge que les frais de transport.
Frais de restauration
Dans le cadre des réunions sur convocation de l’employeur : - lorsque le représentant du personnel est amené à quitter son domicile avant 6h du matin, les frais de petit-déjeuner seront également pris en charge sur présentation d’un justificatif, à hauteur d’un montant de 7€. - lors des réunions CSE ou CSSCT comprenant une pause déjeuner, les frais de restauration sont pris en charge sur présentation d’un justificatif, conformément à la politique de frais en vigueur pour les représentants du personnel en déplacement. - en cas de déplacement contraignant à passer la nuit sur place (cf ci-dessus), les frais de dîner sont pris en charge sur présentation d’un justificatif, conformément à la politique de frais en vigueur.
La politique de frais applicable à date avec le montant des remboursements est présentée en annexe.
Avance sur frais
Les représentants du personnel peuvent bénéficier d’une avance sur frais unique de 200 euros. Cette somme sera reprise à la fin du mandat ou lors du départ de l’entreprise.
Article 7 : Le recours à la vidéoconférence pour la tenue des réunions
Eu égard au nombre de représentants du personnel venant de province, les parties signataires s’entendent sur la possibilité pour la direction d’organiser les réunions d’instance, de commission ou de négociation par recours à la vidéoconférence sans appliquer de limite au nombre de réunions concernées. Ce recours à la vidéoconférence sera notamment privilégié en cas de grèves ou de tout autre évènement entrainant des difficultés de transport pour les participants aux réunions.
Article 8 : Les stipulations finales
Date d’application et durée de l’accord
Cet accord est conclu pour une durée déterminée de 4 ans à compter de son entrée en vigueur. Il entrera en vigueur au 1er janvier 2024.
Révision de l’accord
Le présent accord pourra être révisé dans les conditions prévues légalement. Toute demande de révision devra être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des autre parties signataires et comporter l’indication des stipulations dont la révision est demandée assortie de proposition de remplacement. Au plus tard dans les 3 mois de la réception de cette lettre, les parties devront ouvrir une négociation en vue de la rédaction d’un nouveau texte. Les stipulations de l’accord dont il est demandé révision resteront applicables dans l’attente de la négociation d’un nouvel accord.
Dénonciation
Le présent accord pourra être dénoncé par l’une ou l’autre des parties signataires, sous réserve de respecter un préavis de 3 mois. La dénonciation sera notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des parties signataires et adressée en copie à la DRIEETS d’ile de France. Dans ce cas, la Direction et les organisations syndicales représentatives se réuniront pendant la durée du préavis pour discuter des possibilités d’un nouvel accord.
Notification, dépôt et publicité de l'accord
Le présent accord, une fois signé, fera l’objet des formalités de dépôt et de publicité conformément aux dispositions légales. Il sera en outre déposé en deux exemplaires (dont un en version électronique) à la DRIEETS et en un exemplaire au Conseil de Prud’hommes. Un exemplaire original sera remis à chaque organisation syndicale signataire.
Fait à Paris, le 19 décembre 2023
Pour la Société Représentée par XXX, Directeur général délégué
Pour les Organisations Syndicales Représentatives de l’Entreprise en la personne de leurs délégués :
Pour le Syndicat C.F.D.T.,
Pour le Syndicat C.F.T.C.,
Pour le Syndicat SUD.,
Annexe 1 - Politique de frais applicable à date dans l’entreprise
Annexe 2 – Forfaits téléphoniques applicables à date dans l’entreprise
