RELATIF AU VOTE PAR VOIE ELECTRONIQUE POUR L'ELECTION DES MEMBRES DES INSTANCES REPRESENTATIVES DU PERSONNEL
Entre les soussignées :
D’une part les sociétés de l’UES des Laboratoires Pierre FABRE telles que définies par l’avenant à l’accord d’entreprise en date du 25 janvier 2024 :
PIERRE FABRE S.A., SA à Conseil d’Administration au capital de 272 416 657,50 Euros et dont le siège social est sis Parc Industriel de la Chartreuse-40 Rue Albert Calmette - 81100 Castres ;
PIERRE FABRE MEDICAMENT, SAS au capital de 242 080 969,00 euros et dont le siège social est sis Les Cauquillous 81500 Lavaur;
PIERRE FABRE MEDICAMENT PRODUCTION, SAS au capital de 118 506 697,75 € et dont le siège social est sis Les Cauquillous – 81500 Lavaur ;
INSTITUT DE RECHERCHE PIERRE FABRE, SAS au capital de 1 763 200 euros et dont le siège social est sis Les Cauquillous 81500 Lavaur;
PIERRE FABRE DERMO-COSMETIQUE, SAS, au capital de 22 987 907,85 euros et dont le siège social est sis Les Cauquillous 81500 Lavaur;
LES THERMES D’AVENE, SAS au capital de 1 057 212 euros et dont le siège social est sis 11 avenue Pierre Fabre - Les bains d’Avène 34 260 Avène ;
Ces sociétés, ayant dûment mandaté MXXXXX, Directrice Générale adjointe en charge des Ressources Humaines, agissant dans le cadre du présent avenant au nom et pour leur compte,
Et :
D’autre part, les organisations syndicales représentées par les Délégués Syndicaux Centraux :
Objet et champ d'application PAGEREF _Toc6923529 \h 7
Article 2.Modalités de mise en œuvre PAGEREF _Toc6923530 \h 7
Article 2.1.Prestataire PAGEREF _Toc6923531 \h 7 Article 2.2.Caractéristiques du système PAGEREF _Toc6923532 \h 7 Article 2.3.Cellule d’assistance technique PAGEREF _Toc6923533 \h 8 Article 2.4.Bureau de vote PAGEREF _Toc6923534 \h 9 Article 2.5.Information du personnel PAGEREF _Toc6923535 \h 9 Article 2.6.Déroulement du vote PAGEREF _Toc6923536 \h 9 2.6.1 Lieu et date du vote électronique PAGEREF _Toc6923537 \h 9 2.6.2 Accès au site sécurisé du vote et bulletins de vote PAGEREF _Toc6923538 \h 9 Article 2.7.Conservations des données PAGEREF _Toc6923539 \h 10 Article 2.8.Protocole d'accord préélectoral PAGEREF _Toc6923540 \h 10
SIGNATURES PAGEREF _Toc6923541 \h 11
GENERALITES
Article 1 – Champ d’application de l’avenant
Le présent avenant s’applique à l’ensemble des collaborateurs des Sociétés constituant l’Unité Economique et Sociale des Laboratoires Pierre FABRE. Toutes les Sociétés qui entrent dans le périmètre de l’UES des Laboratoires Pierre FABRE bénéficient de plein droit des dispositions du présent avenant.
Article 2 – Cadre légal et conventionnel de l’avenant
Le présent avenant est conclu conformément aux dispositions :
De l’articles L.2222-1 et suivants du Code du travail.
De l’article L. 2314-26 du Code du travail qui permet l’élection des membres de la délégation unique du personnel au comité social et économique par vote électronique.
Des articles R. 2314-5 et suivants du Code du travail relatifs aux modalités du vote électronique pour l’élection de la délégation du personnel au comité social et économique.
De l’article 54 de la loi pour la Confiance dans l'Économie Numérique n°2004-575 du 21 juin 2004 et à ses décrets et arrêtés d'application.
Pour tout ce qui n'est pas réglé par le présent avenant, il sera fait référence aux dispositions légales en vigueur et aux avenants au présent accord qui pourraient être conclus ultérieurement.
Article 3 – Durée de l’avenant
Le présent avenant est conclu pour une durée indéterminée. Il entrera en vigueur le lendemain du jour de son dépôt. Il est toutefois convenu par stipulation contraire entre les parties signataires que cet avenant produira ses effets pour une durée indéterminée à compter des élections professionnelles organisées en mai 2025.
Article 4 – Evolution de l’avenant
Les parties s’engagent à se rencontrer régulièrement afin de le faire évoluer, notamment si une des situations suivantes se présente :
Changement du cadre légal ou conventionnel, notamment en cas d’évolution venant créer de nouvelles obligations susceptibles d’avoir des conséquences sur tout ou partie du présent avenant,
Divergences d’interprétation.
Conformément à l’article L2261-7-1 du Code du travail, sont habilités à engager la procédure de révision du présent avenant :
Jusqu’à la fin du cycle électoral au cours duquel cette convention ou cet avenant a été conclu les organisations syndicales représentatives et signataires ou adhérentes à l’avenant ;
A l'issue de cette période, une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives.
L’éventuel avenant de révision se substituera de plein droit aux dispositions du présent accord qu’il modifiera.
Article 5 – Dénonciation de l’avenant
Les parties signataires du présent avenant ont la possibilité de le dénoncer moyennant un préavis de trois mois, dans les conditions fixées aux articles L.2261-9 et suivants du Code du travail. Le présent avenant ne constituant pas un tout indivisible, il est possible de procéder à une dénonciation partielle.
La dénonciation par l’une des parties signataires doit être notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception aux autres signataires et faire l’objet d’un dépôt dans les conditions visées aux articles L.2261-9 et suivants du Code du travail.
L’ensemble des partenaires sociaux se réunit alors dans un délai de trois mois à compter de la réception de la notification, afin d’envisager l’éventuelle conclusion d’un accord de substitution.
Article 6 – Dépôt et publicité de l’avenant
Conformément aux articles L2231-6 et D2231-2 et suivants du Code du travail, le présent avenant sera déposé par le représentant de l’Entreprise :
auprès du secrétariat-greffe du Conseil de Prud’hommes du lieu de conclusion, en un exemplaire,
sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du Travail.
Le présent avenant sera :
notifié aux organisations syndicales représentatives dans l’Entreprise,
transmis aux représentants du personnel,
mis à disposition dans chaque Etablissement.
PREAMBULE
Dans le cadre du processus d’élections professionnelles à intervenir au sein des différents établissements des sociétés de l’UES des Laboratoires Pierre Fabre, il est apparu nécessaire aux parties de prévoir dans le cadre du présent avenant la possibilité de recourir au vote électronique, sous réserve que le protocole d’accord préélectoral applicable au sein de chaque établissement retienne la mise en œuvre de ce dispositif dans le cadre des élections des représentants du personnel.
Le présent avenant vient annuler et remplacer dans son intégralité l’accord d’entreprise relatif au vote par voie électronique pour les élections des membres des instances du personnel en date du 24 avril 2019.
Ainsi, les objectifs du présent avenant sont de :
donner un cadre légal au vote par internet pour les élections des membres des Instances Représentatives du Personnel,
simplifier et sécuriser l'organisation de ces élections,
favoriser l'accès au scrutin, optimiser la participation des électeurs, et ainsi renforcer la légitimité des acteurs du dialogue social,
sécuriser et accélérer les dépouillements et la proclamation des résultats,
participer à une démarche de développement durable,
mais aussi rappeler les principes fondamentaux qui doivent régir ces élections, à savoir le secret du vote, le caractère personnel, libre et anonyme du vote, la sincérité des opérations électorales, les possibilités de surveillance et de contrôle, la conservation des éléments de preuve.
Le contenu de cet avenant est strictement limité aux dispositions légales en vigueur, le choix du prestataire et les modalités précises de mise en œuvre du vote par internet font en particulier l'objet d'articles spécifiques du protocole d'accord préélectoral.
Objet et champ d'application
Dans la cadre du processus d’élections professionnelles à intervenir au sein des différents établissements des sociétés de l’UES des Laboratoires Pierre Fabre, cet avenant a pour objet d'autoriser le vote par internet pour les élections des membres des Comités Sociaux Economique des Laboratoires Pierre Fabre.
Modalités de mise en œuvre Prestataire
La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire choisi par la Société, dans le respect du cahier des charges en annexe. Ce prestataire sera désigné au sein des protocoles d’accords préélectoraux conclus postérieurement après le présent avenant.
Le prestataire retenu doit être en mesure de fournir une expertise indépendante de son dispositif de vote électronique permettant de vérifier le respect des article R. 2314-5 à R. 2314-8 du Code du travail.
Cette expertise doit mettre en évidence la capacité de la solution de vote électronique du prestataire à répondre aux principes de confidentialité des données, d’anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote édictés par la CNIL et par le Code du travail.
Caractéristiques du système
Le vote électronique se déroule, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.
L’Entreprise s'engage à prendre toutes les mesures nécessaires pour vérifier que le système choisi assure :
la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales,
la sécurité :
de l'adressage des moyens d'authentification,
de l'émargement,
de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
De plus, le système doit répondre aux caractéristiques suivantes :
Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système,
Le déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux membres du bureau de vote,
le système de vote électronique doit pouvoir être scellé de l'ouverture à la clôture du scrutin,
les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés "fichier des électeurs" et "contenu de l'urne électronique".
Le traitement "fichier des électeurs" est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de :
délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification,
d'identifier les électeurs ayant pris part au vote,
et d'éditer les listes d'émargement.
L'émargement indique la date et l'heure du vote.
Les listes d’émargement sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.
Les données du vote font l'objet d'un chiffrement dès l'émission du vote sur le poste de l'électeur.
Le fichier dénommé "contenu de l'urne électronique" recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.
Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, est soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions énoncées ci-dessus. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés.
Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n'est accessible.
Toutefois, le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin, à la demande de l’Entreprise.
Dès la clôture du scrutin, le contenu des urnes, les listes d'émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs.
Le décompte des voix apparaît alors lisiblement à l'écran et fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.
Un dispositif de secours offrant les garanties et les mêmes caractéristiques sera également mis en place.
Cellule d’assistance technique
Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place.
Avant l’ouverture du vote, la cellule d’assistance technique en présence des membres du bureau de vote central :
- Procède, avant que le vote ne soit ouvert et que le système soit scellé, à un test spécifique du système de vote électronique et de dépouillement ;
- Vérifie, avant que le vote ne soit ouvert, que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
- Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
A l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement la cellule d’assistance contrôlera le scellement de ce système.
Les Organisations Syndicales représentatives sont tenues informées par l'employeur de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables : celles-ci n'étant plus possibles auprès de la CNIL depuis l'entrée en vigueur du Règlement (UE) Général sur la Protection des Données, elles sont réalisées par le prestataire qui alimente son registre RGPD prévu à cet effet.
Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote. Bureau de vote
Un bureau de vote sera constitué qui aura spécifiquement en charge de veiller au bon déroulement des opérations de vote et à la proclamation des résultats.
Au cours de la période de vote électronique et jusqu’au jour précédant les opérations de dépouillement, le bureau de vote n’est pas réuni.
Information du personnel
Chaque collaborateur concerné par le vote électronique dispose d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.
Déroulement du vote
2.6.1 Lieu et date du vote électronique
Les modalités de vote électronique ainsi que les dates et la durée du vote électronique seront déterminées préalablement aux élections par accord préélectoral.
2.6.2 Accès au site sécurisé du vote et bulletins de vote
Avant le premier tour des élections, chaque électeur du périmètre du vote électronique recevra selon les modalités déterminées dans le protocole préélectoral, ses codes d’accès confidentiels.
A l’aide de ses codes d’accès, l’électeur pourra s’identifier et voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections.
Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages dudit déroulement.
Le prestataire assure le programme des pages web et notamment la présentation des bulletins de vote à l’écran.
Le prestataire reproduit sur le site de vote les professions de foi.
Conservations des données
A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le contenu de l’urne et les listes d’émargements seront figés, horodatés et scellés automatiquement.
Le prestataire conserve sous scellés jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.
La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau. à l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports. Protocole d'accord préélectoral
Le protocole d'accord préélectoral conclu après la signature du présent avenant, fait référence au présent avenant et précise le nom du prestataire choisi pour le mettre en place.
Il comporte en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales. SIGNATURES
Fait à Castres, le 19 décembre 2024
Pour l’Entreprise, MXXXXXXXXXXXXX agissant en qualité de Directrice Générale Adjointe en charge des Ressources humaines,
Pour les organisations syndicales :
MXXXXXXXXXXXXXXXXX – CFE-CGC
MXXXXXXXXXXXXXXXXX – CFTC
MXXXXXXXXXXXXXXXXX – CGT
MXXXXXXXXXXXXXXXXX – FO
MXXXXXXXXXXXXXXXXX - SUD
ANNEXE
CAHIER DES CHARGES
Ce document constitue le cahier des charges relatif à la mise en œuvre du vote électronique pour les élections des représentants du personnel aux élections professionnelles de l’Unité Economique et Sociale des Laboratoires Pierre Fabre
Nature des prestations attendues Le prestataire aura en charge :
la gestion de la préparation des élections en vote électronique, sous le contrôle de la Direction de l’Entreprise;
la mise en œuvre du système de vote électronique ;
la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote électronique et l’élaboration des états des résultats permettant l’attribution des sièges.
Fonctionnalités attendues du système de vote électronique.
Fonctionnalités générales.
Système de vote électronique distant.
Le système de vote électronique est hébergé chez un prestataire externe. Il sera rendu accessible aux électeurs de manière sécurisée, 24 heures sur 24 durant toute la période des élections par Internet.
Période des élections.
La durée du scrutin est déterminée dans le protocole préélectoral relatif aux élections concernées ; durant cette période les électeurs peuvent accéder à l’application de vote 24 heures sur 24.
Nature des élections
Les élections à organiser sont des élections professionnelles (représentants du personnel au Comité Social et Economique).
Sécurisation du système proposé
Le système de vote électronique proposé par le prestataire doit répondre aux exigences minimales suivantes (décret du 25 avril 2007) :
Le système doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.
Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et contrôlé pendant toute la période de vote jusqu’à la clôture du scrutin.
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés (« fichiers électeurs » et « urne électronique »).
Par ailleurs, le prestataire fournit à l’Unité Economique et Sociale des Laboratoires Pierre Fabre les conclusions d’un rapport d’expertise indépendante de son système de vote électronique.
Scénario de vote
Étapes
Le scénario de vote électronique comporte les étapes suivantes :
une étape d’identification de l’électeur ; celui-ci doit saisir ses moyens d’authentification personnels un code identifiant, un mot de passe qui seront contrôlés avant de pouvoir voter,
une étape de présentation des listes de candidats en présence,
le choix par l’électeur d’une seule liste parmi celles proposée, ou bien le choix de voter « blanc »,
la possibilité de rayer des candidats présents dans la liste choisie,
la présentation du bulletin de vote définitif comprenant les candidats retenus et les candidats rayés,
la confirmation par l’électeur du choix effectué par la saisie d’un code défi (donnée à caractère personnel robuste à définir dans le protocole d’accord préélectoral),
la confirmation à l’électeur par le système de la prise en compte de son bulletin de vote,
la possibilité pour l’électeur d’imprimer un « accusé de réception » confirmant l’enregistrement de son vote.
Émargement électronique, unicité du vote
Par ailleurs, le système de vote électronique enregistre un émargement après confirmation du vote par l’électeur et ne permet plus à ce dernier d’effectuer un nouveau vote (unicité du vote).
Traitements sous-jacents
Lors de la prise en compte d’un vote, le système doit assurer :
L’unicité et la confidentialité du vote : le système doit garantir l’anonymat des choix exprimés par un électeur et l’unicité du vote. A cette fin, les émargements d’une part et l’urne électronique d’autre part, doivent être enregistrés sur des systèmes dédiés et distincts.
L’intégrité du système : la sécurisation de la prise en compte des choix effectués par les électeurs et des résultats élaborés ensuite à partir des votes enregistrés. A cette fin, le système proposé doit pouvoir notamment être scellé et les votes doivent être enregistrés chiffrés avec des clés en possession des seuls membres du bureau de vote
Dépouillement des urnes électroniques
Étapes
La procédure de dépouillement des urnes électroniques comprend les étapes suivantes :
La saisie par les membres du bureau de vote de leurs clés de déchiffrement,
L’accès à la liste des émargements Internet,
L’accès aux résultats des élections : édition automatique des Procès-verbaux au format CERFA ainsi que du calcul de la représentativité,
La remise par le prestataire d’états de résultats permettant l’affectation des sièges par les membres du bureau de vote ; tous les calculs préalable et l’affectation théorique des sièges correspondant aux règles du code du travail, sont fournis aux membres du bureau de vote pour contrôles, validation et proclamation des résultats.
Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique
Pour garantir la confidentialité, Le Prestataire chiffre le bulletin tout au long de son parcours, du poste de travail jusqu’à l’urne, sans aucune interruption.
Deux niveaux de chiffrement sont mis en place :
Le chiffrement sur le poste de travail est assuré afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement.
La totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se fait selon le protocole HTTPS.
Ainsi, le chiffrement du bulletin commence dès que l’utilisateur clique sur le bouton JE VOTE, donc dès son émission. Ces mécanismes garantissent qu’il est impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement.
Liste des émargements
L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Dès la clôture du scrutin les listes d’émargements sont accessibles par les membres du bureau de vote, les délégués syndicaux et les représentants habilités de la Direction.
Assistance technique
Le prestataire assure la formation de la cellule d’assistance technique. Durant le scrutin un interlocuteur dédié du prestataire se tient à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote.
Dispositifs de secours
Le système de vote électronique est dupliqué sur deux plates-formes distinctes. En cas de panne d’un des systèmes un dispositif de secours prend le relais en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants susmentionnés, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
