Représentée par … agissant en qualité de Signataire autorisé,
Et ayant tous pouvoirs à l’effet des présentes
Ci-après dénommée "
la Société"
D'une part,
Et
L’ensemble des salariés de la Société ...
D'autre part.
Ci-après dénommés ensemble
« Les parties »
Il a été convenu ce qui suit :
PREAMBULE
Compte tenu de son activité, la
Société ... embauche des salariés qui bénéficient d’une grande liberté dans l’organisation de leurs missions et auxquels il est difficile d’imposer un horaire de travail collectif.
C’est pourquoi les parties sont convenues de conclure le présent accord, en application des articles L.3121-53 et suivants du Code du Travail.
Ainsi, elles ont conclu le présent accord d’entreprise pour définir des modalités de recours et de fonctionnement du forfait en jours sur l’année.
L’accord repose également sur la volonté de concevoir un dispositif simple et lisible en garantissant une organisation prévisible et équitable du temps de travail.
Les Parties souhaitent rappeler la nécessité de garantir le respect effectif des repos quotidien et hebdomadaire légaux et de veiller régulièrement à ce que la charge de travail des salariés en forfait en jours reste raisonnable et permette une bonne répartition de leur charge de travail dans le temps.
La procédure de suivi et de contrôle de la durée du travail des salariés concernés, instituée par le présent accord, concourt à cet objectif.
En synthèse, cet accord a pour objet de mettre en place des conventions de forfait en jours sur l’année au profit des salariés autonomes de l’Entreprise.
Les salariés concernés travaillent sur la base d’un volume forfaitaire de 218 jours par an et bénéficient, en contrepartie, de jours de repos (« RTT ») dont le nombre sera variable chaque année.
Un mécanisme renforcé de suivi de la charge de travail est mis en place pour vérifier que celle-ci reste équilibrée : suivi mensuel, entretien annuel, dispositif de veille, bilan collectif annuel et d’alerte et rappel du droit à la déconnexion.
ARTICLE 1 – CATEGORIE DE SALARIES CONCERNES
Le présent accord est applicable à tous les salariés autonomes de l’Entreprise relevant de l’article L. 3121-58 du Code du travail, quelle que soit leur date d’embauche, et que le contrat de travail soit à durée déterminée ou indéterminé.
Sont susceptibles de conclure une convention individuelle de forfait en jours sur l’année :
les salariés cadres qui disposent d’une autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps et dont la nature des fonctions ne les conduit pas à suivre l’horaire collectif applicable au sein du service ou de l’équipe auquel ils sont intégrés ;
les salariés non-cadres dont la durée du temps de travail ne peut être prédéterminée et qui disposent d’une réelle autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps pour l’exercice des responsabilités qui leur sont confiées.
Au jour de la signature du présent accord, les Parties considèrent, à titre indicatif, que la catégorie de salariés concernée par cette modalité d’organisation du temps de travail regroupe l’ensemble des salariés répondant aux conditions d’autonomie, de responsabilité, et exerçant notamment les fonctions de gestion des placements.
Les Parties conviennent expressément que la catégorie de salariés susvisée est donnée à titre indicatif et que celle-ci est susceptible d’évoluer à l’avenir.
Enfin, il est rappelé que les dispositions du présent accord d’entreprise ne s’appliquent pas aux cadres dirigeants au sens de l’article L. 3111-2 du Code du travail.
ARTICLE 2 – ACCORD DU SALARIE
La conclusion d’une convention individuelle de forfait annuel en jours requiert l’accord écrit du salarié concerné.
Cet accord sera formalisé dans le contrat de travail du salarié concerné dans le cadre d’une convention individuelle de forfait ou par voie d’avenant pour les salariés déjà en poste à la date de signature du présent accord.
Cette convention ou avenant fixera notamment :
la nature des missions justifiant le recours au forfait en jours ;
le nombre de jours travaillés dans l’année ;
la période annuelle de référence ;
la rémunération mensuelle forfaitaire brute de base
le respect de la législation sociale en matière de durée de travail et de repos ;
le bilan individuel obligatoire annuel conformément à l’article L. 3121-60 du Code du Travail ;
les modalités d’évaluation et de suivi de la charge de travail du salarié ;
le droit à la déconnexion.
ARTICLE 3 – PERIODE DE REFERENCE
La période de référence pour le calcul des jours travaillés et le respect des plafonds définis est l’année civile, courant du 1er janvier au 31 décembre.
ARTICLE 4 – DETERMINATION DE LA DUREE DU TRAVAIL
Les parties reconnaissent qu’un décompte horaire du temps de travail des salariés définis à l’article 1 qu’il soit journalier, hebdomadaire, mensuel ou annuel, n’apparaît pas adapté.
En revanche, la référence à une mesure du temps exprimée en nombre de jours travaillés apparaît plus appropriée au calcul de la durée du travail.
Ainsi, lesdits salariés sont soumis à un décompte forfaitaire de leur temps de travail apprécié en nombre de jours travaillés sur une année civile.
4.1. Nombre de jours travaillés dans l’année et détermination du nombre de jours de repos
La durée du forfait jours est de 218 jours de travail par an, journée de solidarité incluse, pour un salarié présent sur la totalité de l’année civile et ayant des droits à congés payés complets.
Pour ne pas dépasser ce forfait, il est accordé chaque année, au salarié bénéficiant d’une convention individuelle de forfait annuel en jours, des jours de repos.
En application du Code du Travail, le nombre de jours de repos accordé chaque année s'obtient en déduisant du nombre de jours total de l'année (jours calendaires), les jours suivants :
le nombre de samedi et de dimanche,
les jours fériés chômés ne coïncidant pas avec un samedi ou un dimanche,
le nombre de jours de congés légaux annuels (25 jours ouvrés pour un droit à congé complet),
le nombre de jours travaillés prévu par le forfait : 218 jours.
Exemple pour l’année 2022 : 365 jours calendaires desquels sont déduits : → 105 samedi et dimanche, → 7 jours fériés chômés ne coïncidant pas avec un samedi ou un dimanche, → 25 jours ouvrés de congés payés légaux annuels, → 218 du forfait annuel en jours. Soit pour l'année 2022 : 10 jours de repos.
Ce nombre de jours de repos est donc variable d'une année sur l'autre en fonction du caractère bissextile ou non de l'année considérée, du positionnement des jours fériés et du nombre de samedis et dimanche de l'année considérée.
Tous les autres jours de congés supplémentaires légaux, ou prévus par l'entreprise (congés d'ancienneté, congés exceptionnels liés notamment à des événements familiaux, congés payés supplémentaires ...), les absences non récupérables (liées, par exemple, à la maladie, à la maternité, à la paternité, etc.), ne peuvent être déduits du nombre de jours de repos ainsi défini.
Ces jours de repos viennent réduire à due concurrence le forfait annuel de 218 jours.
4.2. Situations particulières
En cas d’arrivée ou de départ du salarié en cours d’année, une règle de proratisation concernant le plafond annuel de jours travaillés est appliquée.
4.2.1. Arrivée en cours d’année
En cas mise en place de la convention individuelle de forfait en cours d’année, le nombre de jours RTT sera calculé au prorata du temps de travail effectif au cours de la période de référence au sein de l’Entreprise.
Exemple : En cas d’embauche au 1er juin, le nombre de jours RTT pour un travail complet étant de 12, un salarié bénéficie de 7 jours RTT pour l’année de son embauche :
12 x (7 / 12) = 7 jours RTT
De façon générale, les Parties prévoient d’arrondir systématiquement les calculs du nombre de jours RTT à la demi-journée la plus proche :
7,67 s’arrondit à 7,5
7,87 s’arrondit à 8
4.2.2. Départ en cours d’année
En cas de sortie en cours d’année, le nombre de jours RTT sera calculé au prorata du temps de travail effectif au cours de l’année au sein de l’Entreprise. Une régularisation de salaire pourra être effectuée sur le solde de tout compte lorsque le salarié aura travaillé un nombre de jours supérieur au nombre de jours prévu sur la période de référence (du 1er janvier au dernier jour de travail effectif).
La modalité de calcul des jours RTT sera identique à celle prévue en cas de mise en mise en place du forfait (article 4-2-1 ci-dessus).
4.2.3. Salarié ne bénéficiant pas de congés payés annuels complets
Pour les salariés ne bénéficiant pas d’un congé annuel complet ou ne prenant pas tous les congés sur la période de référence, le nombre de jours de travail est augmenté à concurrence du nombre de jours de congés légaux et conventionnels auxquels le salarié ne peut prétendre.
4.3. Renonciation à des jours de repos
Le plafond annuel de 218 jours défini au 4.1, ne constitue en aucun cas une durée maximale de travail.
Conformément aux dispositions de l’article L.3121-59 du code du travail, le salarié qui le souhaite, en accord avec la société, peut en effet travailler au-delà de ce plafond, en renonçant à une partie de ses jours de repos.
Chaque jour de repos auquel le salarié renonce donne droit à une rémunération majorée. Le taux de cette majoration ne peut en aucun cas être inférieur à 10 %.
L’accord entre le salarié et l’employeur doit être formalisé par écrit, par le biais d’un avenant écrit au contrat de travail, précisant le nombre annuel de jours de travail supplémentaires qu’entraine cette renonciation, le taux de majoration applicable à la rémunération de ces jours de travail excédant le plafond, ainsi que la ou les périodes annuelles sur lesquelles elle porte. Cet avenant est valable pour l’année en cours. Il ne peut être reconduit de manière tacite.
Le nombre maximal de jours travaillés au cours d’une année de référence est fixé à 235 jours. La renonciation à des jours de repos ne peut en aucun cas permettre de travailler au-delà de ce plafond.
4.4. Forfait annuel en jours réduits
Dans le cadre de situations exceptionnelles ou pour des raisons d’organisation de sa vie personnelle, le salarié soumis à une convention de forfait annuel en jours peut demander à travailler sur la base d’un nombre de jours inférieur au plafond annuel de 218 jours déterminé par le présent accord.
Une convention individuelle de forfait spécifique sera alors formalisée en accord avec le salarié concerné.
Ce nombre de jours sera déterminé d’un commun accord entre la société et le salarié, en tenant compte des besoins de la société et de la demande du salarié.
Dans cette hypothèse, la Direction pourra prévoir des journées de présence nécessaires au bon fonctionnement du service.
Dans le cadre de ce forfait annuel en jours réduit, le salarié bénéficiera de jours de repos destinés à compenser cette réduction.
Par ailleurs, la charge de travail du salarié tiendra compte de la réduction convenue.
Le salarié bénéficiera, a due proportion, de tous les droits et avantages reconnus aux salariés travaillant dans le cadre d’un forfait annuel en jours complet au sein de la société, résultant du Code du travail, ou des usages.
La rémunération du salarié sera fixée au prorata du nombre de jours fixé par la convention de forfait.
ARTICLE 5 – ORGANISATION DES JOURS DE TRAVAIL
Pour le bon fonctionnement de la Société, les parties conviennent que le temps de travail du salarié ayant conclu une convention de forfait annuel en jours peut être réparti sur certains ou sur tous les jours ouvrables de la semaine, en journées ou demi-journées de travail. Cette répartition doit tenir compte de la prise des jours de repos.
La demi-journée s'entend comme le temps s'écoulant avant la pause prévue pour le déjeuner ou le temps s'écoulant après le déjeuner.
ARTICLE 6 – CONTREPARTIE A LA CONVENTION DE FORFAIT
Les modalités de fixation et de prise des jours de repos respecteront les principes suivants :
6.1. Programmation et fixation des jours de repos
Les journées ou demi-journées de repos attribuées dans le cadre de la convention de forfait annuelle en jours peuvent être prises isolément ou regroupées, en accord avec le supérieur hiérarchique.
Le salarié doit poser sa demande au minimum 7 jours calendaires avant la date souhaitée de prise du jour de repos. Son supérieur hiérarchique direct dispose de 2 jours pour accepter, reporter ou refuser la demande.
La planification des jours de repos doit garantir le fonctionnement régulier et la qualité du service.
La Direction se réserve la possibilité, pour des raisons liées à la bonne marche des services, de modifier les dates des jours de repos initialement fixées, sous réserve de respecter un délai de prévenance de 7 jours ouvrés.
Il en sera de même lorsque plusieurs salariés auront choisi de partir en congés ou de prendre leurs jours de repos supplémentaires à des dates identiques. En cas de concours de demandes de prise de congés payés et de prise de jours de repos, le report sera imposé au salarié souhaitant prendre des jours de repos.
6.2. Modalités de prise des jours de repos
Les jours de repos peuvent :
être pris par journée ou par demi-journées, y compris par anticipation ;
se cumuler dans la limite de 5 jours ;
être accolés à des jours de congés payés.
Les jours de repos peuvent être pris de manière anticipée dès l’embauche ou dès le début de l’année mais s’acquièrent en principe au prorata du temps de travail effectif sur une base annuelle, et peuvent donc faire l’objet de retenues sur salaire en cas de prise de jours excédentaires.
En cas de rupture anticipée de son contrat de travail, les jours de repos acquis mais non pris donneront lieu au versement d’une indemnité compensatrice.
Les jours de repos doivent impérativement être pris au cours de la période de référence. Ils doivent ainsi être soldés au 31 décembre de chaque année, et ne pourront en aucun cas être reportés à l’issue de cette période ni faire l’objet d’une indemnité compensatrice.
En tout état de cause, le salarié devra respecter, pour proposer les dates de jours de repos, d’une part les nécessités du service et, d’autre part, un délai de prévenance minimal d’une semaine.
Le responsable hiérarchique peut refuser, de manière exceptionnelle, la prise des jours de repos aux dates demandées pour des raisons de service. Il doit alors proposer au salarié d’autres dates de prises des jours de repos.
ARTICLE 7 – REMUNERATION
La rémunération octroyée au salarié en forfait jours doit tenir compte des responsabilités qui lui sont confiées dans le cadre de sa fonction, et doit intégrer les sujétions particulières liées à l’absence de références horaires.
La rémunération sera fixée pour une année complète de travail.
La rémunération sera fixée sur l’année et sera versée par douzième indépendamment du nombre de jours travaillés dans le mois.
A cette rémunération, s’ajouteront les autres éléments de salaires prévus par le contrat de travail, le cas échéant.
La valeur d’une journée entière de travail est calculée de la manière suivante :
Salaire journalier = (salaire brut mensuel de base x 12) / (jours de travail prévus dans le forfait + congés payés + jours fériés chômés + jours de repos)
Le bulletin de paie doit faire apparaître que la rémunération est calculée selon un nombre annuel de jours de travail en précisant ce nombre.
En cas d’absence, le nombre de jours correspondant aux absences indemnisées, aux congés légaux ou conventionnels (à l’exception des 25 jours ouvrés de congés payés déjà déduits), aux absences maladie est déduit du nombre annuel de jours à travailler, sur la base de 1 jour par journée d’absence.
La retenue par jour se fait en fonction du salaire journalier de référence, tel que détaillé ci-dessus.
En cas d’arrivée ou de départ en cours de période, le salarié sera rémunéré à concurrence du nombre de jours de travail effectués sur la période de référence du forfait annuel en jours.
Le salarié ayant renoncé à une partie de ses jours de repos conformément à l’article 4.3, perçoit au plus tard à la fin de la période annuelle de décompte (le 31 décembre), un complément de salaire déterminé par l’avenant, sans que cette majoration ne puisse être inférieure à 10 % pour chaque jour de repos auquel il a renoncé.
L'indemnisation de chaque jour de repos racheté sera calculée de la façon suivante :
Salaire journalier majoré = salaire journalier + majoration définie dans l’avenant de renonciation individuel,
Valeur annuelle du rachat = salaire journalier majoré × nombre de jours rachetés.
ARTICLE 8 – GARANTIE D’UN EQUILIBRE ENTRE VIE PROFESSIONNELLE ET VIE PRIVEE
Afin de garantir un équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée du salarié et également, assurer une protection de la santé de celui-ci, il est nécessaire que la charge de travail confiée par la société et l’amplitude des journées d’activité respectent les différents seuils définis ci-dessous et restent dans des limites raisonnables.
Il est précisé que ces seuils n’ont pas d’autre but que de garantir au salarié une durée raisonnable de travail et en conséquence qu’ils ne sauraient caractériser une réduction de son autonomie dans l’organisation de son emploi du temps et/ou remettre en cause l’absence de prévisibilité de sa durée du travail.
Le salarié a droit au respect de son temps de repos et de sa vie privée, notamment par un usage restreint, de sa propre initiative, des moyens de communication technologiques.
8.1. Respect des règles en matière de durée du travail
Le salarié bénéficiant d’une convention de forfait annuel en jours est responsable de la répartition de son temps de travail. Il se doit d’organiser son activité en tenant compte des besoins de la société et en veillant au respect des obligations de repos minimal fixées par la loi, ainsi que les durées maximales de travail légales.
Il est rappelé que les salariés en forfait annuel en jours ne sont pas soumis, en application de l’article L. 3121-62 du code du travail, à :
la durée légale hebdomadaire du temps de travail ;
la durée quotidienne maximale prévue à l’article L.3121-18 du code de travail ;
aux durées hebdomadaires maximales de travail prévues aux articles L.3121-20 et L.3121-22 du code du travail ;
aux heures supplémentaires ;
à la contrepartie obligatoire en repos
Toutefois, les salariés doivent être vigilants à respecter les dispositions suivantes :
le salarié doit bénéficier d’un temps de repos quotidien d’au moins 11 heures sauf dérogations dans les conditions fixées par les dispositions législatives;
le salarié doit bénéficier d’un temps de repos hebdomadaire de 24 heures auquel s’ajoute le repos quotidien de 11 heures, sauf dérogations légales;
le jour de repos hebdomadaire est le dimanche, sauf dérogations dans les conditions fixées par la loi.
L'amplitude des journées travaillées et la charge de travail du salarié en forfait jours devront rester raisonnables et assurer une bonne répartition, dans le temps, du travail de l’intéressé.
Si un salarié en forfait annuel en jours constate qu'il ne sera pas en mesure de respecter ces durées minimales de repos, il peut, compte tenu de l'autonomie dont il dispose dans la gestion de son temps, avertir sans délai la
Société ... afin qu'une solution alternative lui permettant de respecter les dispositions légales soit trouvée.
8.2. Droit à la déconnexion
La
Société ... souhaite s’engager sur des mesures concrètes permettant d’assurer au salarié de maintenir un équilibre entre sa vie professionnelle et vie personnelle, qu’elle considère indispensable.
En effet, l’utilisation des technologies de l’informatique et de la communication (messagerie électronique, ordinateurs portables, téléphonie mobile, et Smartphones) est une nécessité pour les entités mais elle ne doit pas avoir pour effet, par suite d’une utilisation non contrôlée, d’empiéter sur le temps de repos et sur la vie privée des salariés.
C’est pourquoi, la Société s'assurera que les salariés concernés par le présent accord ont la possibilité de faire une utilisation raisonnée et équilibrée des outils numériques, ainsi que se déconnecter des outils de communication à distance mis à leur disposition.
Les salariés sont invités à ne pas répondre aux sollicitations de toute provenance (appels, e-mails, messages…) pendant leurs périodes de repos quotidien, de repos hebdomadaire, de congés payés, de congés exceptionnels, de jours fériés chômés, et de jours de repos.
Par ailleurs, les salariés ont la possibilité de paramétrer, durant leurs absences et congés, un e-mail de réponse automatique informant leurs interlocuteurs de leurs dates d’absence et les redirigeant éventuellement vers d’autres contacts disponibles.
Si le salarié en forfait annuel en jours constate qu’il ne sera pas en mesure de respecter son obligation de déconnection, il pourra avertir sans délai la société afin qu'une solution alternative lui permettant de respecter les dispositions légales soit trouvée.
En cas de circonstances très exceptionnelles, résultant d’une situation d’urgence, des exceptions au droit à la déconnexion pourront être mises en œuvre.
ARTICLE 9 – SUIVI DE L’ORGANISATION DU TRAVAIL DE CHAQUE SALARIE
La Direction veillera à prendre toute disposition afin que la charge de travail demeure adaptée et raisonnable et à assurer une bonne répartition, dans le temps, du travail des intéressés.
Pour ce faire, et avec l’appui du salarié, la Direction devra adopter les mécanismes de suivi et de contrôle ci-après définis.
9.1. Contrôle du nombre de jours travaillés
Le forfait annuel en jours s’accompagne d’un contrôle du nombre de jours travaillés.
Les collaborateurs transmettront à leur responsable hiérarchique, un récapitulatif mensuel du nombre de jours travaillés.
La Société fournira au salarié un document permettant de réaliser ce décompte.
Ce document constitue un déclaratif des journées ou demi-journées travaillées, ainsi que le positionnement et la qualification des journées de repos prises par le salarié (jour de repos hebdomadaires, congés payés, congés conventionnels, jours de repos …).
Ce document devra être signé par le collaborateur et par son responsable hiérarchique.
Ce document permet également au salarié en forfait annuel en jours de mentionner les évènements inhabituels ayant pu entrainer une surcharge de travail au cours du mois passé. Dans ce cas, un entretien aura immédiatement lieu avec son supérieur hiérarchique afin d’envisager les actions correctrices nécessaires. À défaut d’indication particulière, la charge de travail est présumée conforme.
En tout état de cause, les éléments de suivi et de contrôle indiqués ci-dessus ne remettent pas en cause l’autonomie dont dispose le salarié dans l’organisation de son emploi du temps et son objet porte uniquement sur le décompte des journées de travail au titre du forfait sur le respect des garanties prévues par les parties.
A la fin de chaque année, la Direction remettra au salarié un récapitulatif des journées travaillées sur la totalité de l’année.
L’ensemble des documents de suivi et de contrôle seront tenus à la disposition de l’Inspection du travail pendant une durée de 3 ans et conservés pendant une durée de 5 ans.
9.2. Entretien annuel spécifique au suivi du forfait annuel en jours
Un entretien spécifique sera organisé chaque année entre le collaborateur et son supérieur hiérarchique. Cet entretien sera distinct de l’entretien annuel professionnel, mais pourra se tenir concomitamment à celui-ci.
Il permettra d’aborder :
la charge de travail du salarié sur l’année écoulée ; l’organisation du travail dans l’entreprise l’amplitude de ses journées travaillées ; le suivi de la prise de ses jours de repos; les conditions du droit à la déconnexion ; l’articulation entre son activité professionnelle et la vie personnelle et familiale ; sa rémunération.
L’objectif est de vérifier l’adéquation de la charge de travail au nombre de jours fixés au forfait.
Ainsi, à l’occasion de cet entretien, le salarié pourra indiquer à son responsable s’il estime sa charge de travail excessive.
Un compte-rendu écrit de l'entretien sera établi et remis, contre signature, au salarié bénéficiaire d'une convention de forfait annuel en jours.
En cas de difficultés dans la mise en place d’actions correctives, le salarié rencontrera sa hiérarchie ainsi que la Direction, afin d’étudier la situation, l’opportunité d’une redéfinition de ses missions et de ses objectifs, et de mettre en œuvre des solutions concrètes.
En outre, à tout moment au cours de l’année, un salarié pourra solliciter un entretien en ce sens avec sa hiérarchie.
Lors de cet entretien, les participants pourront s’assurer que l’amplitude et la charge de travail de l’intéressé restent raisonnables et permettent une bonne répartition dans le temps du travail du salarié.
De même, les participants vérifieront que le salarié a bien bénéficié des garanties prévues dans le présent accord.
9.3. Dispositif d’alerte par le salarié
Dans le souci de prévenir les effets d'une charge de travail trop importante sur la santé, un dispositif de veille et d'alerte est mis en place par l'employeur.
Ainsi, en cas de difficulté inhabituelle portant sur l’organisation et la charge de travail ainsi qu'en cas de non-respect du repos quotidien et hebdomadaire du salarié, celui-ci a la possibilité d'émettre, par écrit, une alerte auprès de son responsable hiérarchique direct, ou de la Direction. Ces derniers recevront le salarié dans les meilleurs délais et en tout état de cause dans un délai maximal de trente jours, sans attendre l'entretien annuel prévu au paragraphe précédent.
Lors de cet entretien, il sera procédé à un examen de l'organisation de son travail, sa charge de travail, l'amplitude de ses journées d'activité, avant d'envisager toute solution permettant de traiter les difficultés qui auraient été identifiées.
À l'issue de cet entretien, il sera établi un compte-rendu écrit, décrivant les mesures qui seront, le cas échéant, mises en place pour permettre un traitement effectif de la situation, et auquel sera annexée l'alerte écrite initiale du salarié.
ARTICLE 10 – PROTECTION DE LA SECURITE ET DE LA SANTE DU SALARIE
Conformément aux dispositions légales, le salarié peut bénéficier à sa demande ou à la demande de l’employeur d’un examen par le médecin du travail, indépendamment des examens périodiques prévus par la réglementation sur la médecine du travail.
ARTICLE 11 – PERIODE DE REFERENCE D’ACQUISITION DES CONGES PAYES
La période de référence permet d’apprécier, sur une durée de 12 mois consécutifs, le nombre de jours de congés payés acquis par le salarié.
La durée des congés payés est proportionnelle au temps de travail effectif ou assimilé réalisé au cours de la période de référence.
Ainsi, les salariés bénéficient chaque année d'un congé payé dont la durée est déterminée à raison de 2,08 jours ouvrés par mois de travail effectif ou période d'absences assimilées à un temps de travail effectif. Le congé s’acquiert par fraction chaque mois au cours de la période de référence, soit 2,08 jours acquis par mois. Ainsi, les salariés bénéficient de 25 jours ouvrés de congés payés pour une période de référence complète.
En application des dispositions de l’article L. 3141-10 du Code du travail, les parties conviennent que la période d’acquisition des congés payés démarre le 1er janvier et se termine le 31 décembre de façon à coïncider avec l’année civile.
Le point de départ de la période prise en compte pour l’appréciation du droit aux congés payés est donc désormais fixé au 1er janvier de chaque année.
Lorsqu’un salarié est embauché en cours d’année, le point de départ de la période de référence pour le calcul des congés payés sera la date de son embauche avec pour terme le 31 décembre.
Le présent article est applicable à l’ensemble des salariés de l’entreprise.
ARTICLE 12 – CLAUSE DE RENDEZ-VOUS ET DE SUIVI
Pour assurer l’effectivité du présent accord les parties s’accordent sur la nécessité de procéder à des réunions permettant d’en suivre la mise en application.
L’objectif de cette clause est d’assurer périodiquement un entretien entre les parties signataires pour anticiper les modifications et évolutions nécessaires à la bonne mise en œuvre notamment des conventions de forfaits jours dans la
Société ....
Chaque partie pourra ainsi prendre l’initiative d’inviter la partie cocontractante au rendez-vous périodique, étant précisé qu’une périodicité annuelle semble aujourd’hui satisfaire aux objectifs visés.
En tout état de cause, l’invitation au rendez-vous périodique devra être adressée aux destinataires au moins quinze jours avant la date envisagée de rendez-vous.
ARTICLE 13 – PRISE D’EFFET ET FORMALITES
13.1. Entrée en vigueur et durée de l’accord
Le présent accord entrera en vigueur le 1er novembre 2022.
Il est prévu pour une durée indéterminée.
13.2. Révision et dénonciation
Le présent accord pourra être révisé dans les conditions prévues par les dispositions légales.
Toute demande de révision devra être signifiée aux autres parties par l’une des parties contractantes par courrier recommandé ou lettre remise en main propre contre décharge.
Le présent accord pourra également être dénoncé par les parties signataires dans les conditions prévues par l’article L. 2261-9 du Code du travail.
13.3. Dépôt et publicité
Le présent accord sera déposé sur la plateforme dédiée www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr, assortis des éléments d’information prévus par la réglementation en vigueur, le dépôt sur cette plateforme valant dépôt auprès de la DREETS.
Un exemplaire sera également déposé auprès du secrétariat du greffe du Conseil de Prud'hommes de PARIS.
Un exemplaire sera mis à disposition du personnel par voie d’affichage et/ou sur le cloud de la
Société ..., le cas échéant.
Les parties sont par ailleurs convenues d’établir une version anonymisée de l’accord (sans mention des noms et prénoms des négociateurs et des signataires) qui sera publiée sur la base de données nationale.
Cet accord est écrit à la fois en français et en anglais. Aux fins de la signification ou de l’interprétation de l’accord, la version française prévaut.
Between the undersigned parties: ...
Having its registered office located at …
SIRET Code: … APE Code: … Represented by …, acting as Authorised signatory And duly empowered for the purposes of these presents.
Hereinafter referred to as "
The Company"
On the one hand,
And
The employees of the Company ...
On the other hand.
Hereinafter together referred to as
“The parties”
It has been agreed on that which follows:
PREAMBLE
Given its activity, the Company
... mainly hires employees who enjoy great freedom in the organization of their missions and on whom it is difficult to impose a collective work schedule.
Therefore, the parties have decided to enter into this agreement, pursuant to articles L.3121-53 and following of the Labour Code.
Thus, they have concluded this collective agreement to define the terms of use and operation of working time based on days per year.
The agreement is also based on the desire to design a simple and readable system by guaranteeing a predictable and fair organization of working time.
The Parties wish to recall the need to guarantee effective compliance with the legal daily and weekly rest periods and to regularly ensure that the workload of employees on fixed-rate days remains reasonable and allows a good distribution of their workload over time.
The procedure for monitoring and controlling the working time of the employees, instituted by this agreement, contributes to this objective.
In summary, the purpose of this agreement is to set up fixed-rate agreements in days over the year for the benefit of the Company's autonomous employees.
The employees in question work on the basis of a fixed volume of 218 days per year and benefit, in return, from rest days (“RTT”), the number of which will vary each year.
A reinforced workload monitoring mechanism has been organized to check that it remains balanced: monthly monitoring, annual meeting, monitoring system, annual collective report and alert, and reminder of the right to disconnect.
ARTICLE 1 – CATEGORY OF AFFECTED EMPLOYEES
This agreement is applicable to all autonomous employees of the Company covered by Article L. 3121-58 of the Labour Code, regardless of their hiring date, and whether the employment contract is for a fixed or indefinite period.
Are eligible to conclude an individual agreement for a flat rate in days over the year:
- executive employees who have autonomy in the organization of their schedule and whose nature of duties does not lead them to follow the collective schedule applicable within the department or team to which they are integrated;
- non-executive employees whose length of working time cannot be predetermined and who have real autonomy in the organization of their schedule for the exercise of the responsibilities entrusted to them.
On the day of the signing of this agreement, the Parties consider, for information purposes, that the category of employees concerned by this method of organizing working time includes all employees meeting the conditions of autonomy, responsibility, and the employees hired to fulfil the duties of investment management.
The Parties expressly agree that the category of employees referred to above is given for information only and that can change in the future.
Finally, it is recalled that the provisions of this company agreement do not apply to senior executives within the meaning of Article L. 3111-2 of the Labour Code.
ARTICLE 2 – EMPLOYEE’S AGREEMENT
The conclusion of an individual agreement for a flat rate in days over the year requires the written agreement of the employee.
This agreement will be formalized in the employment contract of the employee concerned within the framework of an individual flat-rate agreement or by way of amendment for employees already in post on the date of signature of this agreement.
This agreement or amendment will set out in particular:
- the missions justifying the use of the flat rate in days; - the number of days worked in the year; - the annual reference period; - the basic gross flat-rate monthly remuneration - compliance with social legislation in terms of working hours and rest periods; - the mandatory annual individual meeting in accordance with article L. 3121-60 of the Labour Code; - the procedures for assessing and monitoring the employee's workload; - the right to disconnect.
ARTICLE 3 – REPORTING PERIOD
The reporting period for calculating the days worked and compliance with the defined limits is the calendar year, from January 1st to December 31st.
ARTICLE 4 – DETERMINATION OF WORKING TIME
The parties acknowledge that an hourly counting of the working time of the employees defined in article 1, whether daily, weekly, monthly or annual, does not appear to be appropriate.
On the other hand, the reference to a measurement of time expressed in number of days worked seems more appropriate for the calculation of working time.
Thus, said employees are subject to a flat rate counting of their working time assessed in number of days worked over a calendar year.
4.1. Number of days worked in the year and determination of the number of rest days
The duration of the flat rate in days is 218 working days per year, solidarity day included, for an employee present for the entire calendar year and having full rights to paid leaves.
In order not to exceed this flat rate, it is granted each year, to the employee benefiting from an individual agreement of annual flat rate in days, days of rest.
In application of the Labour Code, the number of rest days granted each year is obtained by deducting from the total number of days of the year (calendar days), the following days:
- the number of Saturdays and Sundays, - public holidays that do not coincide with a Saturday or a Sunday, - the number of days of legal annual leave (25 working days for full leave entitlement), - the number of days worked provided for by the package: 218 days.
Example for the year 2022: 365 calendar days from which are deducted: → 105 Saturdays and Sundays, → 7 public holidays not coinciding with a Saturday or a Sunday, → 25 working days of paid annual legal leave, → 218 of the annual flat rate in days. Which gives for the year 2022: 10 days of rest.
This number of rest days therefore varies from one year to the next depending on whether or not the year in question is a leap year, the positioning of public holidays and the number of Saturdays and Sundays in the year in question.
All other days of additional legal leave, or provided for by the company (seniority leave, exceptional leave linked in particular to family events, additional paid leave, etc.), non-recoverable absences (related, for example, to sickness, maternity, paternity, etc.), cannot be deducted from the number of rest days thus defined.
These rest days reduce the annual flat rate of 218 days accordingly.
4.2. Special Circumstances
In the event of the arrival or departure of the employee during the reporting period, a proration rule concerning the annual number of days worked is applied.
4.2.1. Arrival during the reporting period
In the event of the introduction of the individual flat rate agreement over the year, the number of rest days will be calculated in proportion to the effective working time during the reporting period within the Company.
Example: In the event of hiring on June 1st, the number of RTT days for completely working being 12, an employee benefits from 7 rest days for the year of his hiring:
12 x (7 / 12) = 7 rest days
In general, the Parties agree to systematically round up the calculations of the number of rest days to the nearest half-day.:
7,67 rounds up to 7,5
7,87 rounds up to 8
4.2.2. Departure during the reporting period
In the event of a departure during the reporting period, the number of rest days will be calculated in proportion to the effective working time during this period within the Company. A salary adjustment may be made on the final payment when the employee has worked a number of days greater than the number of days provided for the reference period (from January 1st to the last day of actual work).
The method of calculating the rest days will be identical to that provided for in the event of the implementation of the package (article 4-2-1 above).
4.2.3. Employee not benefiting from full annual paid leave
For employees who do not benefit from full annual paid leave or do not take all the leave during the reporting period, the number of working days is increased up to the number of days of legal and conventional paid leave to which the employee cannot claim.
4.3. Waiver of rest days
The annual upper limit of 218 days defined in 4.1 does not in any way constitute a maximum working time.
In accordance with the provisions of article L.3121-59 of the labour code, the employee who wishes, in agreement with the company, can indeed work beyond this upper limit, by giving up part of his days off.
Each day of rest that the employee waives entitles him to increased remuneration. The rate of this increase may in no case be less than 10%.
The agreement between the employee and the employer must be formalized in writing, by means of a written amendment to the employment contract, specifying the annual number of additional working days entailed by this waiver, the rate of increase applicable to the remuneration for these days of work exceeding the upper limit, as well as the annual period or periods to which it relates. This amendment is valid for the current year. It cannot be tacitly renewed.
The maximum number of days worked during a reporting year is set at 235 days. The waiver of rest days cannot, in any case, allow to work beyond this maximum.
4.4. Reduced annual flat rate in days
In the context of exceptional situations or for reasons of organization of his personal life, the employee subject to an annual flat rate in days may ask to work on the basis of a number of days lower than the annual upper limit of 218 days determined by the present agreement.
An individual specific agreement will then be formalized in agreement with the employee.
This number of days will be determined by mutual agreement between the company and the employee, taking into account the needs of the company and the employee's request.
In this case, Management may provide days of presence necessary for the proper functioning of the service.
Within the framework of this annual reduced flat rate in days, the employee will benefit from more rest days, to compensate for this reduction.
Furthermore, the employee's workload will take into account the agreed reduction.
The employee will benefit, in due proportion, from all the rights and advantages recognized for employees working within the framework of an annual flat rate in full days within the company, resulting from the Labour Code, or from customs.
The employee's remuneration will be set in proportion to the number of days set by the flat-rate agreement.
ARTICLE 5 – ORGANIZATION OF WORKING DAYS
For the proper operation of the Company, the parties agree that the working time of the employee who has concluded an annual flat-rate agreement in days may be distributed over some or all of the working days of the week, in days or half-days of work. This distribution must take rest days into account.
The half-day is understood as the time before the scheduled lunch break or the time after lunch.
ARTICLE 6 – CONTREPARTY FOR THE ANNUAL FLAT RATE IN DAYS
The procedures for setting and taking rest days will comply with the following principles:
6.1. Scheduling and setting rest days
The days or half-days of rest allocated within the framework of the annual flat-rate agreement in days may be taken individually or grouped together, in agreement with the line manager.
The employee must submit his request at least 7 calendar days before the desired date of taking the day of rest. His immediate supervisor has 2 days to accept, postpone or refuse the request.
The planning of rest days must guarantee regular operation and quality of service.
The Management retains the right, for reasons related to the smooth running of the services, to modify the dates of the rest days initially st, subject to respecting a notice period of 7 working days.
The same will apply when several employees have chosen to go on leave or to take their additional rest days on identical dates. In the event of a competition between requests for taking paid leave and taking days off, the postponement will be imposed on the employee wishing to take days off.
6.2. Procedure for taking rest days
Rest days can:
- be taken per day or half-days, including in advance; - accumulate, with a maximum of 5 days; - be combined with paid vacation days.
Days off can be taken in advance upon hiring or at the start of the year but are in principle acquired pro rata to actual working time on an annual basis, and may therefore be subject to deductions from salary in the event of taking more rest days than acquired.
In the event of an early termination of his employment contract, the rest days acquired but not taken will result in the payment of a compensatory indemnity.
Rest days must be taken during the reporting period. They must therefore be taken before December 31st of each year, and may in no case be carried over to the fallowing reporting period or give right to a compensatory indemnity.
In any case, the employee must respect, when he proposes the dates for rest days, on the one hand the service requirement and, on the other hand, a minimum notice period of one week.
The line manager may exceptionally refuse that the employee takes his rest days on the dates requested for service purposes. He must then offer the employee other dates for taking his rest days.
ARTICLE 7 – REMUNERATION
The remuneration granted to the employee on an annual flat rate in days must take into account the responsibilities entrusted to him within the framework of his duties, and must integrate the particular constraints related to the absence of hourly references.
Remuneration will be fixed for a full reporting period of work.
Remuneration will be fixed over the year and will be paid in twelfths regardless of the number of days worked during the month.
To this remuneration will be added the other salary elements provided for in the employment contract, if applicable.
The value of a full working day is calculated as follows:
Daily salary = (gross basic monthly salary x 12) / (days of work per year + paid holidays + public holidays + rest days)
The payslip must show that the remuneration is calculated according to an annual number of working days, specifying this number.
If the employee is absent, the number of days corresponding to this compensated absence, to the legal or contractual leave (with the exception of the 25 working days of paid leave already deducted), or to the sick leave, is deducted from the annual number of working days, on the basis of 1 day per day of absence.
The deduction per day is based on the daily reference salary, as detailed above.
In the event of arrival or departure during the period, the employee will be paid up to the number of days worked over the reference period of the annual flat rate in days.
The employee who has waived part of his rest days in accordance with article 4.3, receives, at the latest at the end of the annual reporting period (December 31st), an additional salary determined by the endorsement, without this increase may not be less than 10% for each day of rest which he has waived.
The compensation for each day of rest bought back will be calculated as follows:
Increased daily salary = daily salary + increase determined in the individual waiver amendment,
Annual buy-back value = increased daily wage × number of days bought back.
ARTICLE 8 – BALANCE BETWEEN PROFESSIONAL LIFE AND PRIVATE LIFE
In order to guarantee a balance between the professional life and the private life of the employee, and to ensure protection of his health, it is necessary that the workload entrusted by the company and the amplitude of the working days respect the various limits determined below and remain within reasonable limits.
It is specified that these limits have no other purpose than to guarantee the employee a reasonable working time and consequently that they cannot characterize a reduction in his autonomy in the organization of his timetable and/or call into question the lack of predictability of his working hours.
The employee has the right to respect for his rest time and his private life, in particular through restricted use, on his own initiative, of technological means of communication.
8.1. Compliance with working time rules
The employee benefiting from an annual flat-rate agreement in days is responsible for the distribution of his working time. He must organize his activity taking into account the needs of the Company and ensuring compliance with the minimum rest obligations set by law, as well as the maximum legal working time.
It is recalled that employees on an annual flat rate in days are not subject, pursuant to Article L. 3121-62 of the Labour Code, to:
the legal weekly working time;
the maximum daily working time provided for in article L.3121-18 of the labour code;
the maximum weekly working hours provided for in articles L.3121-20 and L.3121-22 of the labour code;
the overtime hours;
the mandatory rest days counterpart.
However, employees must be vigilant to respect the following provisions:
the employee must benefit from a daily rest period of at least 11 hours except for derogations under the conditions set by the legislative provisions;
the employee must benefit from a weekly rest period of 24 hours to which is added the daily rest period of 11 hours, except for legal exemptions;
the weekly day of rest is Sunday, except for derogations under the conditions set by law.
The amplitude of the days worked and the workload of the employee on a flat rate agreement must remain reasonable and ensure a good distribution, over time, of the work.
If an employee on an annual flat rate in days observes that he will not be able to respect these minimum rest periods, he may, given the autonomy he has in managing his time, notify the Company ... without delay, so that an alternative solution allowing him to comply with the legal provisions is found.
8.2. Right to disconnect
The Company
... wishes to commit to concrete measures to ensure that employees maintain a balance between their professional and personal life, which it considers essential.
Indeed, the use of IT and communication technologies (electronic messaging, laptops, mobile phones, and Smartphones) is a necessity for the entities, but it must not have the effect, following an uncontrolled use, to encroach on the rest time and on the private life of the employees.
Therefore, the Company will ensure that the employees concerned by this agreement have the possibility of making a reasonable and balanced use of digital tools, as well as disconnecting from the distance communication tools made available to them.
Employees are asked not to respond to requests from any source (calls, e-mails, messages…) during their periods of daily rest, weekly rest, paid leave, exceptional leave, public holidays, and rest days.
Furthermore, employees have the possibility of setting up, during their absences and holidays, an automatic response e-mail informing their interlocutors of their dates of absence and possibly redirecting them to other available contacts.
If the employee on an annual flat rate in days finds that he will not be able to comply with his obligation to disconnect, he may notify the company without delay so that an alternative solution allowing him to comply with the legal provisions can be found.
In the event of very exceptional circumstances, resulting from an emergency situation, exceptions to the right to disconnect may be implemented.
ARTICLE 9 – MONITORING OF THE WORKING ORGANIZATION FOR EACH EMPLOYEE
Management will make sure to take all measures to ensure that the workload remains appropriate and reasonable, and to ensure a good distribution, over time, of the work of those concerned.
To do so, and with the support of the employee, Management must adopt the monitoring and control mechanisms defined below.
9.1. Monitoring of the number of days worked
The annual flat rate in days demands the monitoring of the number of days worked.
Employees will send their line manager a monthly summary of the number of days worked.
The Company will provide the employee with a document allowing this count to be made.
This document constitutes a declaration of the days or half-days worked, as well as the positioning and qualification of the rest days taken by the employee (weekly rest day, paid leave, conventional leave, rest days, etc.).
This document must be signed by the employee and his line manager.
This document also allows the employee on an annual flat rate in days to mention unusual events that may have led to an overload of work during the past month. In this case, a meeting will immediately take place with his line manager in order to consider the necessary corrective actions. In the absence of any specific indication, the workload is presumed to be compliant.
In any case, the elements of monitoring and control indicated above do not call into question the autonomy of the employee in the organization of his schedule and his object relates only to the counting of working days, on compliance with the guarantees provided by the parties.
At the end of each year, Management will provide the employee with a summary of the days worked over the entire year.
All monitoring and control documents will be made available to the Labour Inspector for a period of 3 years and kept for a period of 5 years.
9.2. Specific annual interview regarding the flat rate in days
A specific interview will be organized each year between the employee and his line manager. This interview will be separate from the annual professional interview, but may be held at the same time.
It will allow to address:
the employee's workload over the past year; the work organization in the company; the length of his days worked; the monitoring of the rest days; the right to disconnect; the articulation between his professional activity and personal and family life;
his remuneration.
The goal is to check the adequacy of the workload for the number of days fixed in the flat rate agreement.
Thus, during this interview, the employee will be able to indicate to his manager if he considers his workload to be excessive.
A written report of the interview will be set and given, against signature, to the employee who is the beneficiary of an annual fixed-rate agreement in days.
In the event of difficulties in the implementation of corrective actions, the employee will meet his hierarchy as well as the Management, in order to study the situation, the possibility of a redefinition of his missions and his objectives, and to decide concrete solutions.
In addition, at any time during the year, an employee may request an interview to this effect with his superiors.
During this interview, the participants will be able to ensure that the amplitude and the workload of the person concerned remain reasonable and allow a good distribution of the employee's work.
Similarly, participants will verify that the employee has benefited from the guarantees provided for in this agreement.
9.3. Early warning system by the employee
In order to prevent the effects of an excessive workload on the employee’s health, a monitoring and alert system is organized by the employer.
Thus, in the event of unusual difficulties relating to the organization and the workload as well as in the event of non-compliance with the daily and weekly rest period of the employee, the latter has the possibility of issuing, in writing, an alert to of his direct line manager, or of Management. The latter will meet the employee as soon as possible and in any case within a maximum period of thirty days, without waiting for the annual interview as defined in the previous paragraph.
During this interview, an examination will be carried out of the organization of his work, his workload, the amplitude of his days of activity, before considering any solution allowing to deal with the identified difficulties.
At the end of this interview, a written report will be set, describing the measures that will, if necessary, be organized to allow the situation to be dealt with effectively, and to which will be attached the initial written alert of the employee.
ARTICLE 10 – PROTECTION OF THE EMPLOYEE’S SAFETY AND HEALTH
In accordance with the legal provisions, the employee can benefit, at his request or at the request of the employer, from an examination by the occupational doctor, independently of the periodic examinations provided for by the regulations on occupational medicine.
ARTICLE 11 – REPORTING PERIOD FOR THE ACQUISITION OF PAID LEAVE
The reporting period makes it possible to assess, over a period of 12 consecutive months, the number of days of paid leave each employee has acquired.
The duration of paid leave is proportional to the actual or equivalent working time carried out during the reporting period.
Thus, employees benefit each year from paid leave, the duration of which is determined at the rate of 2.08 working days per month of actual work or of absence assimilated to actual working time. The paid leave is acquired by fraction each month during the reporting period, i.e. 2.08 days acquired per month. Thus, employees benefit from 25 working days of paid leave for a complete reporting period.
Pursuant to the provisions of Article L. 3141-10 of the Labour Code, the parties agree that the reporting period for the acquisition of paid leave begins on January 1st and ends on December 31st, so to coincide with the calendar year.
The starting point of the period taken into account for the assessment of the right to paid leave is therefore now set at January 1st of each year.
When an employee is hired during the year, the starting point of the reference period for the calculation of paid leave will be the date of his hiring, ending on December 31st.
This article is applicable to all employees of the company.
ARTICLE 12 – FOLLOW-UP AND MONITORING CLAUSE
To ensure the effectiveness of this agreement, the parties agree on the need to hold meetings to monitor its implementation.
The purpose of this clause is to ensure periodic meetings between the signatory parties to anticipate the necessary modifications and developments for the proper implementation, in particular, of the day package agreements in the Company
....
Each party will thus be able to take the initiative of inviting the co-contracting party to the periodic meeting, it being specified that an annual frequency now seems to satisfy the objectives set.
In any case, the invitation to the periodic meeting must be sent to the recipients at least fifteen days before the planned date of the meeting. .
ARTICLE 13 – EFFECTIVE DATE AND FORALITIES
13.1. Entry into force and duration of the agreement
This Agreement shall enter into force on 22nd of November 2022.
It is meant for an indefinite period.
13.2. Amendment and denunciation
This agreement may be amended under the conditions provided for by the legal provisions.
Any request for revision must be notified to the other parties by one of the contracting parties by registered mail or letter delivered by hand against discharge.
This agreement may also be terminated by the signatory parties under the conditions provided for in Article L. 2261-9 of the Labour Code.
13.3. Registration and publication formalities
This agreement will be filed on the dedicated platform www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr, together with the information provided for by the regulations in force, the filing on this platform being equivalent to filing with the DREETS.
A copy will also be filed with the secretariat of the clerk's office of the Conseil de Prud'hommes of PARIS.
A copy will be made available to staff by posting and/or on the cloud of the Company
..., if applicable.
The parties have also agreed to draw up an anonymised version of the agreement (without mentioning the surnames and first names of the negotiators and signatories) which will be published on the national database.
This agreement is written both in French and English. For purposes of meaning or interpretation of the agreement, the French version shall govern.
Fait à PARIS Le … En deux exemplaires originaux
Done in PARIS On … In two original copies Les Salariés de la Société ...Pour la Société (Voir la liste d’émargement)For and on behalf of the Company
