PROTOCOLE D’ACCORD PREELECTORAL ELECTIONS POUR LE RENOUVELLEMENT DES MEMBRES DEs DELEGATIONs DU PERSONNEL AUx COMITEs SOCIAux ET ECONOMIQUEs Préambule Les Organisations syndicales représentatives au niveau national et interprofessionnel et les Organisations syndicales représentatives dans le champ professionnel et géographique de la Société ROQUETTE FRÈRES ont été invitées à négocier un protocole d’accord préélectoral par courrier avec accusé réception et par mail avec accusé de lecture en date du 06/09/2021. Les autres Organisations syndicales intéressées ont été informées de l’organisation des élections et invitées à négocier le protocole d’accord préélectoral par voie d’affichage dans les locaux de ROQUETTE FRÈRES. En réponse à ces convocations, les Organisations syndicales et la Direction de ROQUETTE FRÈRES se sont réunies le 21/09/2021 et 28/09/2021 pour convenir du présent protocole d’accord préélectoral.
Entre :
ROQUETTE FRÈRES
Et les Organisations syndicales :
l'Organisation syndicale CFDT
l'Organisation syndicale CGT
l'Organisation syndicale UNSA
l'Organisation syndicale CFE-CGC
l’Organisation syndicale FO
SOMMAIRE
TOC \o "1-3" \h \z \u Préambule PAGEREF _Toc83201771 \h 1 1ORGANISATION DU PROCESSUS DE VOTE PAGEREF _Toc83201772 \h 4 1.1.ELECTIONS PAR VOIE ELECTRONIQUE PAGEREF _Toc83201773 \h 4 1.2.Protection des données à caractère personnel PAGEREF _Toc83201774 \h 4 2Dates des élections PAGEREF _Toc83201775 \h 5 2.1.Dates des élections par voie électronique PAGEREF _Toc83201777 \h 5 2.2.Date d’appréciation de l’électorat et de l’éligibilité PAGEREF _Toc83201778 \h 5 3Durée des mandats PAGEREF _Toc83201779 \h 5 4Calcul de l’effectif PAGEREF _Toc83201780 \h 6 4.1.Dates de calcul de l’effectif PAGEREF _Toc83201783 \h 6 4.2.Personnes prises en compte dans l’effectif PAGEREF _Toc83201784 \h 6 4.3.REPARTITION DES EFFECTIFS DANS LES COLLEGES PAGEREF _Toc83201785 \h 7 5Nombre de sièges à pourvoir ET NOMBRE MENSUEL D’HEURES DE DELEGATION PAGEREF _Toc83201786 \h 7 5.1.Nombre de sièges à pourvoir PAGEREF _Toc83201788 \h 7 5.2.Nombre MENSUEL d’HEURES DE DELEGATION PAGEREF _Toc83201789 \h 9 5.3.REPARTITION FEMMES - HOMMES PAGEREF _Toc83201790 \h 10 6Electorat et éligibilité PAGEREF _Toc83201791 \h 11 6.1.Conditions d’électorat et d’éligibilité du personnel PAGEREF _Toc83201793 \h 11 6.2.Conditions d’électorat et d’éligibilité du personnel mis à disposition PAGEREF _Toc83201794 \h 11 7Listes électorales PAGEREF _Toc83201795 \h 12 7.1.Contenu des listes électorales PAGEREF _Toc83201797 \h 12 7.2.Publication des listes électorales PAGEREF _Toc83201798 \h 12 7.3.Réclamations relatives aux listes électorales PAGEREF _Toc83201799 \h 12 8Appel et dépôt des candidatures PAGEREF _Toc83201800 \h 12 8.1.Information du personnel et appel à candidatures PAGEREF _Toc83201802 \h 12 8.2.Monopole syndical pour le dépôt de candidatures au PREMIER tour des élections PAGEREF _Toc83201803 \h 13 8.3.Cas d’organisation d’un SECOND tour PAGEREF _Toc83201804 \h 13 8.4.Modalités de dépôts des listes de candidats PAGEREF _Toc83201805 \h 13 8.5.Nombre de candidats par liste PAGEREF _Toc83201806 \h 14 8.6.Cumul de candidatures PAGEREF _Toc83201807 \h 14 8.7.Représentation équilibrée des hommes et des femmes PAGEREF _Toc83201808 \h 14 8.8.Affichage des listes de candidats PAGEREF _Toc83201809 \h 15 9Propagande électorale PAGEREF _Toc83201810 \h 15 9.1.Tracts et affiches PAGEREF _Toc83201812 \h 15 9.2.Professions de foi des candidats PAGEREF _Toc83201813 \h 15 9.3.Utilisation de la messagerie professionnelle à des fins de propagande électorale PAGEREF _Toc83201814 \h 16 10Modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales PAGEREF _Toc83201815 \h 16 10.1.Vote électronique, principes généraux PAGEREF _Toc83201817 \h 16 10.2.AUTHENTIFICATION DE L’ELECTEUR PAGEREF _Toc83201818 \h 16 10.3.PROCEDURES DE RESTITUTION DE CODES PAGEREF _Toc83201819 \h 17 10.4.Déroulement du vote par internet PAGEREF _Toc83201820 \h 17 10.5.Assistance téléphonique PAGEREF _Toc83201821 \h 18 10.6.BureauX de vote PAGEREF _Toc83201822 \h 18 10.7.Cellule d’assistance technique PAGEREF _Toc83201823 \h 18 10.8.Scrutin à blanc, programmation de la période de vote et contrôle du scellement PAGEREF _Toc83201824 \h 19 10.9.Chiffrement et déchiffrement des votes PAGEREF _Toc83201825 \h 19 10.10.Fermeture du scrutin et dépouillement de l’urne électronique PAGEREF _Toc83201826 \h 20 11Modalités de désignation des élus PAGEREF _Toc83201827 \h 20 11.1.Ratures PAGEREF _Toc83201829 \h 20 11.2.Egalité des voix PAGEREF _Toc83201830 \h 20 12Proclamation et affichage des résultats et processus de génération des procès-verbaux PAGEREF _Toc83201831 \h 21 12.1.Signature du procès-verbal et des listes d’émargement PAGEREF _Toc83201833 \h 21 12.2.Proclamation des résultats PAGEREF _Toc83201834 \h 21 12.3.Affichage des résultats PAGEREF _Toc83201835 \h 21 12.4.Envoi des procès-verbaux PAGEREF _Toc83201836 \h 21 13Mesure de la représentativité syndicale PAGEREF _Toc83201837 \h 22 13.1.Calcul de l’audience électorale des organisations syndicales dans l’entreprise PAGEREF _Toc83201839 \h 22 13.2.Calcul des suffrages portés sur le nom des candidats PAGEREF _Toc83201840 \h 22 14Durée de conservation des données PAGEREF _Toc83201841 \h 22 15Publicité du protocole préélectoral – durée de l’accord PAGEREF _Toc83201842 \h 23
ORGANISATION DU PROCESSUS DE VOTE
ELECTIONS PAR VOIE ELECTRONIQUE
Dans le cadre de l’organisation des élections professionnelles de ses 5 établissements (Beinheim, La Madeleine + Saint-Denis, Lestrem + Lille, Vic-Sur-Aisne, Vecquemont), ROQUETTE FRÈRES souhaite mettre en œuvre un système de vote électronique accessible sur le web du réseau internet. La solution de vote par internet de la société X a été retenue. Ce système étant accessible par l’ensemble des salariés, aucun autre moyen de vote ne sera mis à leur disposition. Les modalités d’organisation de ces élections sont prévues par le code du travail, spécialement aux articles L. 2314-4 à L. 2314-10, s’agissant de l’élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique. Le système de vote électronique proposé est conforme aux prescriptions de l’arrêté du 25 avril 2007, pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 et au décret n°2016-1676 du 5 décembre 2016, relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des membres de la délégation du personnel au comité social et économique. La mise en place du vote électronique est encadrée par la délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 de la CNIL. Le cabinet d’expertise X sera mandaté par ROQUETTE FRÈRES pour évaluer le niveau de risque retenu, réaliser un audit technique de la solution de vote et des procédures mises en place. Le niveau de risque retenu est le niveau 2. La Direction par une décision en date du 14/09/2021 a décidé de mettre en place le vote électronique au sein de ROQUETTE FRÈRES. Elle a préalablement tenté de négocier sans succès un accord d’entreprise conformément à l’article L. 2314-26 du Code du travail. La description du fonctionnement du système de vote électronique et du déroulement des opérations électorales est détaillée au sein du présent protocole d’accord préélectoral et de ses annexes.
Protection des données à caractère personnel
Les élections professionnelles au sein de ROQUETTE FRÈRES amènent un traitement des données personnelles. A ce titre, l’ensemble des données bénéficient de la protection apportée par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et le règlement européen n° 2016/679. ROQUETTE FRÈRES informera les électeurs et les candidats de leur droit d’accès et de rectification de leurs données personnelles, ainsi que de toutes les autres informations mentionnées à l’article 32 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et de l’article 13 du règlement européen n° 2016/679. X, à qui ROQUETTE FRÈRES fait appel pour la réalisation de ce traitement, présente toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement européen n° 2016/679 et garantisse la protection des droits des personnes concernées.
Dates des élections
Les membres de la délégation du personnel du comité social et économique titulaires et suppléants seront élus par scrutins électroniques.
Dates des élections par voie électronique
Au premier tour, les élections par voie électronique seront ouvertes le
16/11/2021 à 08H00 et seront clôturées le 23/11/2021 à 14h.
Au second tour, s’il y a lieu, les élections par voie électronique seront ouvertes le
03/12/2021 à 08h et seront clôturées le 10/12/2011 à 14h.
Date d’appréciation de l’électorat et de l’éligibilité
Aux termes de la jurisprudence, les conditions relatives à l’électorat et à l’éligibilité s’apprécient au jour du premier tour de scrutin. En matière de vote électronique, le vote se déroule fréquemment sur plusieurs jours. En l’absence de précision réglementaire ou jurisprudentielle, les entreprises disposent donc d’une marge d’interprétation pour fixer la date d’appréciation de l’électorat et de l’éligibilité pendant le premier tour. Au cas présent, les parties ont convenu de fixer la date d’appréciation de l’électorat et de l’éligibilité le jour d’ouverture de la période de vote du premier tour.
Durée des mandats
La durée des mandats des membres des délégations du personnel des comités sociaux et économiques de ROQUETTE FRÈRES est de
4 ans.
Les parties signataires confirment la volonté de ne pas limiter le nombre de mandats successifs à 3, permettant ainsi d’assurer une stabilité dans la représentation syndicale. Cette position est reprise dans l’avenant n°1 de l’accord d’entreprise relatif à l’exercice des mandats des représentants du personnel. Les mandats des membres des délégations du personnel des comités sociaux et économiques actuelles prennent fin le
10/12/2021.
Le mandat des nouveaux élus des comités sociaux économiques prennent effet une fois les résultats proclamés et à l’issue des mandats des membres des délégations actuelles, soit le
11/12/2021, qu’il y ait un ou deux tours organisés.Le mandat des nouveaux élus expirera donc le 10/12/2025.
Calcul de l’effectif
Dates de calcul de l’effectif
Au 16/11/2021, l'effectif total (salariés en équivalent temps plein (ETP) de ROQUETTE FRÈRES par établissement se décompose de la façon suivante :
TOTAL
BEINHEIM
LA MADELEINE+ SAINT-DENIS
LESTREM + LILLE
VIC-SUR-AISNE
VECQUEMONT
1 – HM/EC
190 4 1250,5 81,44 111
2 – TAM
89,5 24 1059 33 53,5
3 – CADRE
24 171 591 18 15
TOTAL
303,5 199 2900,5 132,44 179,5
Personnes prises en compte dans l’effectif
L’effectif pris en compte pour les élections inclut, conformément à l’article L. 1111-2 du Code du travail à due proportion de leur temps de présence :
les salariés titulaires d’un contrat de travail à durée indéterminée à temps plein ;
les travailleurs à domicile ;
les salariés titulaires d’un contrat de travail à durée déterminée ;
les salariés titulaires d’un contrat de travail intermittent ;
les salariés mis à la disposition de l’entreprise par une entreprise extérieure qui sont présents dans les locaux de l’entreprise utilisatrice et y travaillent depuis au moins un an ;
les salariés temporaires ;
les salariés à temps partiel sont également pris en compte en divisant la somme totale des horaires inscrits dans leurs contrats de travail par la durée légale ou la durée conventionnelle du travail.
Les salariés titulaires d’un contrat de travail à durée déterminée et les salariés mis à disposition par une entreprise extérieure, y compris les salariés temporaires, sont exclus du décompte des effectifs lorsqu’ils remplacent un salarié absent ou dont le contrat de travail est suspendu, notamment du fait d’un congé de maternité, d’un congé d’adoption ou d’un congé parental d’éducation.
REPARTITION DES EFFECTIFS DANS LES COLLEGES
Conformément aux dispositions légales, les collèges sont déterminés de la manière suivante :
BEINHEIM
LA MADELEINE+ SAINT-DENIS
LESTREM + LILLE
VIC-SUR-AISNE
VECQUEMONT
Collège 1 – HM/EC
x x x x x
Collège 2 – TAM
x x x x x
Collège 3 – CADRE
x x
Les parties signataires conviennent de répartir les effectifs au sein des collèges selon le tableau suivant :
BEINHEIM
LA MADELEINE+ SAINT-DENIS
LESTREM + LILLE
VIC-SUR-AISNE
VECQUEMONT
Collège 1 – HM/EC
HM/EC
HM/EC HM/EC HM/EC
Collège 2 – TAM
TAM+CADRE HM/EC +TAM TAM TAM+CADRE TAM+CADRE
Collège 3 – CADRE
CADRE CADRE
Nombre de sièges à pourvoir ET NOMBRE MENSUEL D’HEURES DE DELEGATION
Nombre de sièges à pourvoir
Compte tenu de cet effectif et conformément à l‘article R2314-1 du Code du travail, le nombre de sièges à pourvoir est défini de la manière suivante pour l’élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique pour chaque établissement :
Compte tenu de l’importance du site de Lestrem, il a été convenu entre les parties d’une augmentation de
3 sièges des Collèges HM/EC, TAM et Cadre (1/Collège) de l’établissement de Lestrem et d’une diminution de 3 sièges du collège Cadre de l’établissement de La Madeleine, étant précisé que cet ajustement ne viendra en aucun cas impacter le quota d’heures de délégation initialement imparti pour chaque Collège et site.
6 21,66 130 *Nombre mensuel global d’heures de délégation initial
REPARTITION FEMMES - HOMMES
BEINHEIM
11 SIEGES A POURVOIR REPARTITION FEMMES-HOMMES
TITULAIRES SUPPLEANTS % FEMMES % HOMMES
Collège 1 – HM/EC
7 7 10,64% soit
1 siège
89,36% soit
6 sièges
Collège 2 – TAM/CADRE
4 4 19,79% soit
1 siège
80,21% soit
3 sièges
LA MADELEINE + SAINT-DENIS
6 SIEGES A POURVOIR REPARTITION FEMMES-HOMMES
TITULAIRES SUPPLEANTS % FEMMES % HOMMES
Collège 2 – HM/EC / TAM
1 1 91,67% soit
1 siège
8,33% soit
0 siège
Collège 3 – CADRE
5 5 47,95% soit
2 sièges
52,05% soit
3 sièges
LESTREM + LILLE
27 SIEGES A POURVOIR REPARTITIONFEMMES-HOMMES
TITULAIRES SUPPLEANTS % FEMMES % HOMMES
Collège 1 – HM/EC
11 11 8,32% soit
1 siège
91,68% soit
10 sièges
Collège 2 – TAM
10 10 33,94% soit
3 sièges
66,06% soit
7 sièges
Collège 3 – CADRE
6 6 36,80% soit
2 sièges
63,20% soit
4 sièges
VIC-SUR-AISNE
7 SIEGES A POURVOIR REPARTITION FEMMES-HOMMES
TITULAIRES SUPPLEANTS % FEMMES % HOMMES
Collège 1 – HM/EC
4 4 13,51% soit
1 siège
86,49% soit
3 sièges
Collège 2 – TAM/CADRE
3 3 22,45% soit
1 siège
77,55% soit
2 sièges
VECQUEMONT
9 SIEGES A POURVOIR REPARTITION FEMMES-HOMMES
TITULAIRES SUPPLEANTS % FEMMES % HOMMES
Collège 1 – HM/EC
6 6 5,94% soit
0 siège
94,06% soit
6 sièges
Collège 2 – TAM/CADRE
3 3 22,73% soit
1 siège
77,27% soit
2 sièges
Electorat et éligibilité
Conditions d’électorat et d’éligibilité du personnel
Les conditions d’électorat et d’éligibilité sont celles prévues par les articles L. 2314-18 à L. 2314-19 du Code du travail. Conformément à ces textes :
sont électeurs, les salariés des deux sexes, âgés de seize ans révolus, travaillant depuis trois mois au moins dans l'entreprise et n'ayant fait l'objet d'aucune interdiction, déchéance ou incapacité relatives à leurs droits civiques ;
sont éligibles, les électeurs âgés de dix-huit ans révolus, et travaillant dans l'entreprise depuis un an au moins, à l'exception des conjoint, partenaire d'un pacte civil de solidarité, concubin, ascendants, descendants, frères, sœurs et alliés au même degré de l'employeur.
Les salariés travaillant à temps partiel simultanément dans plusieurs entreprises ne sont éligibles que dans l’une de ces entreprises. Ne sont pas électeurs, les membres de l’Executive Office, les directeurs de site, les directeurs industriels des sites, les HRBP des sites, les Responsables Ressources Humaines de site, le Directeur des Ressources Humaines France et le Directeur des Relations Sociales France.
Conditions d’électorat et d’éligibilité du personnel mis à disposition
Pour le personnel mis à disposition par des entreprises extérieures, la condition de présence dans l’entreprise utilisatrice au jour des élections est de 12 mois continus conformément à l’article L. 2314-23 du Code du travail. Les salariés mis à disposition ne sont pas éligibles au comité social et économique dans l'entreprise utilisatrice. Les personnes mises à disposition de ROQUETTE FRÈRES remplissant les conditions mentionnées ci-dessus doivent choisir si elles exercent leur droit de vote dans leur entreprise d’origine ou au sein de ROQUETTE FRÈRES. A cette fin, la Direction des ressources humaines de ROQUETTE FRÈRES adresse un formulaire aux employeurs des personnes mises à disposition les informant de leur droit d’option. Les employeurs des personnes mises à disposition communiquent en retour, dans un délai imparti, la liste des collaborateurs ayant choisi de voter aux élections organisées par ROQUETTE FRÈRES. Les personnes mises à disposition de ROQUETTE FRÈRES pourront également exprimer leur choix d’être électeurs directement auprès de la Direction de ressources humaines de ROQUETTE FRÈRES, par écrit adressé au plus tard le 3ème jour suivant la publication des listes électorales. Si les personnes mises à disposition satisfont à la condition présence visée ci-dessus et n’ont pas déjà émis de volonté contraire, ROQUETTE FRÈRES procèdera à leur inscription sur les listes électorales.
Listes électorales
Contenu des listes électorales
Pour chacune des élections, la Direction établira une liste des électeurs et des éligibles. A des fins de vérification et conformément au droit commun électoral, les listes électorales comporteront l’indication des noms, prénoms, âge et ancienneté des salariés, leur qualité d’électeur et, le cas échéant, d’éligible.
Publication des listes électorales
Le
04/10/2021, les listes électorales seront affichées dans les locaux et seront publiées sur le site intranet de chaque établissement.
Les listes électorales préciseront le pourcentage d’hommes et de femmes dans chaque collège.
Réclamations relatives aux listes électorales
Toute réclamation relative à ces listes doit être adressée par écrit à la Direction des ressources humaines dans les plus brefs délais et au plus tard le troisième jour suivant leur publication. A l’issue du délai de réclamation de trois jours, les éventuelles modifications sont portées sur les listes électorales mises à jour.
Appel et dépôt des candidatures
Information du personnel et appel à candidatures
Le
29/09/2021, le personnel sera informé du déroulement des élections par une communication sur l’intranet et par affichage dans les locaux de chaque établissement de ROQUETTE FRÈRES. Cette information constituera en outre un appel à candidatures.
En outre, le personnel sera informé par mail et par voie d’affichage :
le
16/11/2021 de l’ouverture du vote au premier tour du scrutin et le 03/12/2021 de l’ouverture du vote au second tour,
d’un rappel sur le déroulement des élections le
19/11/2021 au premier tour du scrutin et le 07/12/2021 au second tour,
de la fermeture imminente du vote le
23/11/2021 matin au premier tour du scrutin et au 10/12/2021 matin au second tour.
Aussi, durant toute la période électorale, des visuels dédiés aux élections professionnelles seront diffusés sur les écrans de veille.
Monopole syndical pour le dépôt de candidatures au PREMIER tour des élections
Il est rappelé que seules peuvent présenter des listes de candidats au premier tour des élections les Organisations syndicales visées à l’article L. 2314-5, à savoir les Organisations syndicales :
représentatives dans l’entreprise (notamment en ayant obtenu au moins 10% des voix aux précédentes élections dans l'entreprise) ;
ayant constitué une section syndicale dans l'entreprise ou l'établissement ;
représentatives au niveau national et interprofessionnel (CGT, CGT-FO, CFDT, CFTC ainsi que CFE-CGC pour les cadres) ;
ou légalement constituées depuis au moins deux ans, respectant les valeurs républicaines et d'indépendance et couvrant le champ professionnel et géographique de ROQUETTE FRÈRES.
Cas d’organisation d’un SECOND tour
Il sera procédé à un second tour uniquement dans l’un des trois cas suivants :
si le nombre de suffrages valablement exprimés n’est pas au moins égal à la moitié des électeurs inscrits au premier tour ;
en cas d’absence totale ou partielle de candidatures ;
ou en cas de vacance partielle des sièges à l’issue du premier tour.
Au second tour, les candidatures ne seront soumises à aucune condition d’appartenance syndicale. Les listes déposées par les organisations syndicales lors du premier tour seront considérées comme maintenues pour le second tour.
Modalités de dépôts des listes de candidats
Les listes de candidats à chaque instance seront établies par collège, en distinguant titulaires et suppléants. Elles seront déposées contre récépissé à la direction des ressources humaines ou envoyées par mail à l’adresse suivante : xxxx L’utilisation de photo est possible au sein de l’application de vote électronique. Ces photos seront réalisées pour les candidats qui le souhaitent par la Direction des Relations Sociales et par les Directions des Ressources Humaines de site le
19/10/2021 et 20/10/2021. Pour cela, chaque candidat devra contacter la Direction des Relations Sociales afin de convenir d’un rendez-vous.
Lors du dépôt des listes de candidats, le syndicat devra renseigner son syndicat professionnel ou interprofessionnel d’affiliation. En l’absence d’indication, le syndicat d’affiliation ne recueillera pas les suffrages exprimés en faveur du syndicat qui lui est affilié pour la mesure de l’audience, que ce soit au niveau de la branche professionnelle ou au niveau national interprofessionnel. Les Organisations syndicales ayant établi des listes communes sont invitées à faire part officiellement des modalités de répartition des suffrages entre elles. A défaut, la répartition des suffrages se fera à parts égales entre les Organisations syndicales concernées. Il pourra être exigé du déposant les statuts ou tout document témoignant de la compétence géographique et professionnelle de l’Organisation syndicale qu’il représente ainsi que de la date de sa création. La date limite de dépôt des listes de candidats est fixée au :
18/10/2021 à 12H00 pour le premier tour,
25/11/2021 à 12H00 pour le second tour éventuel.
Nombre de candidats par liste
Chacune des listes proposées ne pourra comprendre plus de candidats qu’il n’est prévu de sièges à pourvoir. Ceci n’exclut pas la possibilité de présenter des listes incomplètes.
Cumul de candidatures
La double candidature, l’une sur la liste des titulaires, l’autre sur la liste des suppléants, sera également admise, conformément aux règles légales. En revanche, les deux mandats ne se cumulant pas, le candidat ne sera élu suppléant que subsidiairement, s’il n’est pas élu titulaire.
Représentation équilibrée des hommes et des femmes
Les listes de candidats sont composées d'un nombre de femmes et d'hommes correspondant à la part de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale du collège considéré. Lorsqu’il y a plusieurs sièges à pourvoir dans un collège mixte, il n’est donc pas possible de présenter une liste contenant une unique candidature. Les listes sont composées alternativement d'un candidat de chaque sexe jusqu'à épuisement des candidats d'un des deux sexes. Lorsque l'application du premier alinéa du présent article n'aboutit pas à un nombre entier de candidats à désigner pour chacun des deux sexes, il est procédé à l'arrondi arithmétique suivant :
arrondi à l'entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5 ;
arrondi à l'entier inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5.
En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprend indifféremment un homme ou une femme supplémentaire. Lorsque l'application de ces règles conduit à exclure totalement la représentation de l'un ou l'autre sexe, les listes de candidats pourront comporter un candidat du sexe qui, à défaut ne serait pas représenté. Ce candidat ne peut être en première position sur la liste. Le présent article s'applique aux élections des membres de la délégation du personnel du comité social et économique titulaires et suppléants.
Affichage des listes de candidats
Les listes de candidats seront affichées par la Direction dans les locaux chaque établissement de ROQUETTE FRÈRES.
Propagande électorale
Les Organisations syndicales assureront leur campagne électorale dans le cadre des dispositions légales relatives à l’exercice du droit syndical dans l’entreprise. A l’exception du principe précédent, les salariés « en contrat inactif » se verront adressés par courrier postal par la Direction, les professions de foi le lendemain de leur réception de cette dernière (soit le
19/10/2021 pour le premier tour et le 26/11/2021 pour le second tour). Lors de la mise sous pli, 1 représentant de chaque Organisation syndicale pourra être présent afin de vérifier la bonne exécution de cette opération.
Tracts et affiches
Au premier tour, les organisations syndicales pourront distribuer des tracts et affiches jusqu’au
15/11/2021 à minuit.
Au second tour, les candidats pourront distribuer des tracts et affiches jusqu’au
02/12/2021 à minuit.
Professions de foi des candidats
Les candidats pourront remettre à la Direction des ressources humaines lors du dépôt de leur candidature leurs professions de foi au format numérique. Celles-ci seront mises en ligne sur l’application de vote électronique. Dans le cadre d’un éventuel second tour, les professions de foi des listes des candidats seront mises en ligne dans les mêmes conditions. Pour un rendu optimal les logos des syndicats et les photographies devront respecter les formats, poids et résolutions exposés ci-après :
FORMAT POIDS (Ko) DIMENSIONS NOM DU FICHIER PROFESSIONS DE FOI .pdf 1 000 (1 Mo) - PF_NOM SYNDICAT LOGOS OS .jpg ou .png 100 200x200px LOGO_NOM SYNDICAT PHOTOS CANDIDATS .jpg 500 Minimum : 46x56px Maximum : 200x243px * PHOTO_NOM PRENOM
* Quel que soit le format retenu, celui-ci devra être proportionnel aux dimensions ci-dessus.
Utilisation de la messagerie professionnelle à des fins de propagande électorale
L’usage de la messagerie professionnelle mise à disposition par ROQUETTE FRÈRES n’est pas autorisé pour la propagande électorale. Toutefois, exceptionnellement du fait des élections et jusqu’à la proclamation des résultats, les salariés peuvent recevoir des informations via une messagerie externe sur leur email professionnel à condition d’avoir réalisé un acte volontaire pour le faire. Dates limites de dépôt des documents de propagande électorale Les documents de propagandes et les professions de foi devront être remis à la Direction des ressources humaines en même temps que les candidatures, soit :
le
18/10/2021 pour le premier tour ;
le
25/11/2021 pour le second tour.
Modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales
Vote électronique, principes généraux
Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique sont fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral. Les modalités de mise en place du scrutin électronique permettent de respecter les principes suivants :
vérifier l’identité des électeurs,
s’assurer de la sincérité et de l’intégrité du vote,
respecter le secret du vote électronique,
permettre la publicité du scrutin,
la surveillance effective du vote par la commission électorale,
la capacité de contrôle a posteriori par le juge de l’élection.
AUTHENTIFICATION DE L’ELECTEUR
Au sens de la délibération CNIL 2019-053, les procédés d’authentification retenus devront garantir que les risques majeurs et mineurs liés à une usurpation d’identité sont réduits de manière significative (objectif de sécurité n° 2-04). Ainsi, pour satisfaire à cet objectif, la CNIL exige d’utiliser deux canaux séparés pour l’acheminement des codes et d’intégrer un défi non trivial lors de l’authentification.
Transmission du code identifiant → ENVOI DE L’IDENTIFIANT PAR COURRIER POSTAL
Chaque électeur recevra à son domicile un courrier contenant une note d’information sur les modalités de participation au vote ainsi que son code identifiant personnel. Le matériel de vote est envoyé par courrier le
10/11/2021 au domicile de chaque électeur. En cas de second tour, l’identifiant adressé reste valable.
Envoi du mot de passe → ENVOI DU MOT DE PASSE PAR SMS VERS UN NUMERO DE MOBILE NON PREENREGISTRE
Une fois le code identifiant saisi et validé par l’électeur, il sera demandé à celui-ci de renseigner le numéro de téléphone mobile de son choix sur lequel il recevra son mot de passe personnel par SMS. Un même numéro de mobile permettra de récupérer uniquement un mot de passe par SMS. Le mot de passe aura une durée de validité d’une heure. L’électeur sera invité à confirmer son consentement sur l’usage de son numéro de téléphone mobile renseigné.
Défi complémentaire :
Le processus d’authentification sera renforcé par la saisie d’un défi complémentaire qui correspondra au
lieu de naissance de l’électeur (ville ou, pour les natifs à l’étranger, le pays).
PROCEDURES DE RESTITUTION DE CODES
Une procédure sécurisée permettra aux électeurs ne disposant pas de leurs codes d’accès (non-réception, perte) de récupérer ceux-ci en ligne, sur le site de vote.
Courrier non reçu ou égaré : restitution du code identifiant
Renseignement d’éléments d’authentification Nom/Prénom Date de naissance Lieu de naissance Matricule (avec la lettre) Code postal du lieu de résidence Captcha avec blocage temporaire après 3 saisies erronées Restitution du code identifiant L’électeur aura 2 choix :
cocher l’envoi sur son adresse mail professionnelle qui lui sera présentée [possibilité de contacter le Support Utilisateurs au 9000 pour permettre l’utilisation de son adresse mail]
ou
remplir un formulaire de contact sur la plateforme (nom-prénom/adresse mail/Numéro de téléphone de contact).
La demande de réassort de l’identifiant est enregistrée puis transmise à la Cellule d’assistance de niveau 2 gérée par ROQUETTE FRERES.
ROQUETTE FRERES contacte par téléphone l’électeur au numéro qu’il a déclaré. La société vérifie son identité au travers de questions (identité, date de naissance, adresse postale, lieu de naissance, matricule…). Elle vérifie sa situation et le fait qu’il n’accès pas à son mail connu. Si l’authentification est probante et la demande jugée légitime, elle valide la demande sur la plateforme.
Restitution du code identifiant par mail sur l’adresse mail indiquée par l’électeur : un mail d’information sera adressé en parallèle sur la messagerie professionnelle de l’électeur pour l’informer que son identifiant lui a été transmis par mail sur une adresse mail donnée par l’électeur.
Déroulement du vote par internet
Les électeurs pourront voter depuis tout terminal informatique (ordinateur, smartphone, tablette) connecté à Internet à tout moment pendant la période de vote. Les postes informatiques ne permettant pas habituellement l’accès à internet pourront néanmoins accéder à l’application de vote par internet. L’adresse URL pour accéder au site de vote est la suivante : XXX Après s’être authentifiés, les électeurs se verront présenter les élections de leur établissement et de leur collège respectif pour lesquels ils détiennent des droits de vote. Les listes de candidats seront présentées dans un ordre aléatoire. Durant leur vote, les électeurs auront la possibilité de revenir sur leur choix. Une fois leur vote définitivement validé, il ne leur sera plus possible de le modifier. Les électeurs auront à la possibilité d’imprimer ou d’enregistrer un accusé de confirmation de la prise en compte de leur vote sur l’application.
Assistance téléphonique
Durant la période de vote, un service d'assistance téléphonique mis en place par le prestataire se tiendra à la disposition des électeurs qui rencontreraient des problèmes techniques ou qui auraient égaré leurs codes. L'assistance téléphonique sera joignable 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. L'appel sera facturé au prix d'un appel local.
BureauX de vote
Un bureau de vote unique composé des deux électeurs les plus âgés et de l’électeur le plus jeune présents et volontaires sera constitué pour chacun des établissements. Trois membres de ces bureaux de vote seront désignés pour assumer les tâches de Président et d’Assesseurs du bureau de vote central électronique. En effet, afin de garantir une parfaite simultanéité lors des opérations d’ouverture et de fermeture et dans l’optique de simplifier les démarches logistiques, un bureau de vote centralisateur sera mis en place. Dans la mesure du possible, un représentant de chaque collège électoral devra être présent dans les bureaux de vote centralisateur et d’établissement.
Cellule d’assistance technique
Une cellule d’assistance technique sera mise en place afin de veiller au bon fonctionnement du processus de vote électronique. Celle-ci sera constituée des membres des bureaux de vote, des représentants des organisations syndicales, des représentants de la direction et du prestataire. Chaque Organisation syndicale et chaque liste libre pourront désigner un délégué de liste qui composera la cellule d’assistance technique. Lors du scrutin à blanc, il sera procédé à la remise aux différents membres de la cellule d’assistance technique de leurs codes administrateurs. Ces codes permettant d’accéder à des outils de supervision du déroulement des opérations seront remis de manière sécurisée et confidentielle. Les droits associés à ces codes sont précisés dans l'annexe 2 du présent protocole. Les membres de la cellule d’assistance technique bénéficieront d’une formation à la solution de vote concomitamment au scrutin à blanc.
Scrutin à blanc, programmation de la période de vote et contrôle du scellement
La veille de l’ouverture du scrutin, il sera procédé au scrutin à blanc et à la programmation de l’ouverture et de la fermeture du vote. Le scrutin à blanc vise à tester le système de vote en fonctionnement réel. Durant cette phase, les membres du bureau de vote centralisateur, en présence des membres des bureaux de vote par établissement, des représentants des Organisations syndicales et la direction, vont pouvoir tester tous les modules de l’application, y compris le module de dépouillement des bulletins de vote et de génération des résultats et des Procès-Verbaux. Pour ce faire, les membres du bureau de vote centralisateur ouvriront le scrutin, effectueront des votes, fermeront le scrutin et dépouilleront les votes effectués. Au terme de ce test, les membres du bureau de vote centralisateur valideront l’intégrité du dispositif et programmeront l’ouverture et la fermeture du vote de sorte que celles-ci se fassent automatiquement. Entre les dates d’ouverture et de fermeture du scrutin, le vote sera accessible 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24. Tout au long du scrutin, le module de contrôle du scellement permettra aux membres des bureaux de vote de s’assurer que l’application n’est sujette à aucune modification.
Chiffrement et déchiffrement des votes
Lors du scrutin à blanc, une clé de chiffrement des votes sera générée par les membres du bureau de vote centralisateur. Durant le scrutin, aucun dépouillement partiel ne sera possible. La génération de la clé de chiffrement est matérialisée par la saisie d'une séquence secrète par chacun des membres du bureau de vote centralisateur. Chacun des membres du bureau de vote centralisateur devra conserver durant le scrutin :
un exemplaire de ses codes,
une copie de sa séquence secrète,
une copie de l'empreinte du scellement de l'application.
Les représentants de la Direction conserveront par ailleurs sous pli scellé :
une copie de chacune des séquences secrètes de chacun des membres du bureau de vote,
une copie de l'empreinte du scellement de l'application.
Fermeture du scrutin et dépouillement de l’urne électronique
Une fois la fermeture du vote réalisée, le bureau de vote centralisateur pourra activer le déchiffrement des bulletins de vote et procéder au dépouillement. Le déchiffrement des votes est rendu possible par la saisie par les membres du bureau de vote centralisateur d’au moins deux séquences secrètes. Il sera alors possible d’accéder :
aux résultats détaillés des élections (nombre de suffrages recueillis par chaque liste pour chaque élection, nombre de ratures pour chaque candidat, détail des élus…),
aux Procès-Verbaux des résultats,
aux états de la représentativité syndicale et au calcul de l’audience électorale.
Modalités de désignation des élus
La désignation des membres de la délégation du personnel au comité social et économique se fera au scrutin de listes à deux tours avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne. L’attribution des sièges à chaque liste sera calculée :
par application du quotient électoral ;
et, si des sièges n’ont pas été pourvus, par calcul de la plus forte moyenne.
Ratures
Lorsque le nom d’un candidat aura été raturé, les ratures ne seront pas prises en compte si leur nombre est inférieur à 10% des suffrages valablement exprimés en faveur de la liste sur laquelle figure ce candidat. Dans ce cas, les candidats seront proclamés élus dans l’ordre de présentation de la liste.
Egalité des voix
En cas d’égalité des voix sur une même liste, le candidat élu sera celui venant en premier dans l’ordre de présentation sur cette liste.
Proclamation et affichage des résultats et processus de génération des procès-verbaux
Une fois les opérations de dépouillement terminées, les résultats sont proclamés par les bureaux de vote par établissement dans les conditions suivantes.
Signature du procès-verbal et des listes d’émargement
Concernant les élections par voie électronique, un procès-verbal prérempli est téléchargé puis imprimé par les membres du bureau de vote par établissement pour son périmètre. Le module de génération des Procès-Verbaux aura été contrôlé et validé par les membres du bureau de vote lors du scrutin à blanc. Pour chaque établissement, le président du bureau de vote concerné, un assesseur ou un électeur qu’il a désigné, lit à haute voix les résultats inscrits sur le procès-verbal prérempli tandis qu’un autre membre du bureau de vote ou un autre électeur s’assure de leur cohérence avec les résultats du scrutin. Une fois cette vérification effectuée et après inscription d’éventuelles anomalies et incidents survenus au cours du vote, le procès-verbal est signé par les membres du bureau de vote. Les listes d’émargement sont également imprimées et signées par les membres du bureau de vote.
Proclamation des résultats
Une fois les Procès-verbaux signés, la proclamation des résultats s’effectue pour chaque élection, au sein de chaque collège, en commençant par les titulaires puis par les suppléants. Le bureau de vote par établissement proclame, pour son périmètre, les résultats de chaque Organisation syndicale et de chaque candidat. Il proclame le nom de chaque élu et le nombre de voix obtenues.
Affichage des résultats
Les résultats définitifs des élections seront affichés par la Direction sur les panneaux réservés à cet effet dans les locaux et seront publiés sur le site intranet de chaque établissement.
Envoi des procès-verbaux
Après la proclamation des résultats, ROQUETTE FRÈRES transmet, dans les meilleurs délais, par tout moyen, une copie des procès-verbaux aux Organisations syndicales de salariés qui ont présenté des listes de candidats aux scrutins concernés ainsi qu'à celles ayant participé à la négociation du protocole d'accord préélectoral. Dans les 15 jours suivants les élections, ROQUETTE FRÈRES envoie les procès-verbaux par lettre recommandée avec avis de réception au Centre de traitement des élections professionnelles – TSA 79104 – 76934 ROUEN CEDEX 9, en un exemplaire.
Mesure de la représentativité syndicale
Calcul de l’audience électorale des organisations syndicales dans l’entreprise
Afin de mesurer l’audience électorale de chaque organisation syndicale, nécessaire à l’appréciation de leur représentativité, il sera procédé au dépouillement des suffrages exprimés au premier tour des élections des élus titulaires au comité social et économique et ce, quel que soit le nombre de votants. Pour les syndicats catégoriels, affiliés à une confédération catégorielle interprofessionnelle nationale, l’audience est mesurée dans les seuls collèges dans lesquels ils ont vocation à présenter des candidats, dès lors qu’ils ne font pas le choix de présenter des candidats dans tous les collèges. Les organisations syndicales ayant établi des listes communes sont invitées à faire part officiellement des modalités de répartition des suffrages entre elles dans leur propagande électorale. A défaut, la répartition des suffrages se fera à parts égales entre les organisations syndicales concernées.
Calcul des suffrages portés sur le nom des candidats
Pour être désigné délégué syndical par une organisation syndicale représentative, le candidat sur une liste doit avoir obtenu au moins 10 % des suffrages portés sur son nom. Sont prises en compte les voix portées sur son nom et non les voix portées sur la liste (la différence est liée aux éventuelles ratures de son nom). Ces voix sont rapportées au nombre de bulletins valables recueillis pour l’ensemble des listes de son collège, pour obtenir le pourcentage sur son nom.
Durée de conservation des données
Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde sont conservés jusqu’à la fin du délai de contestation des élections, soit 15 jours à compter de la date de la proclamation des résultats. Sont également conservées jusqu’à la fin du délai de contestation les listes d’émargement signées par les membres du bureau de vote. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports. Passé ce délai, seuls les procès-verbaux doivent être conservés.
Publicité du protocole préélectoral – durée de l’accord
Le présent protocole est conclu pour les élections des membres des délégations du personnel aux comités sociaux et économiques des 5 établissements ROQUETTE FRERES suivants : Beinheim, La Madeleine + Saint-Denis, Lestrem + Lille, Vic-Sur-Aisne, Vecquemont.Conformément à la loi, le présent accord est établi en un nombre suffisant d’exemplaires pour être remis à chacune des parties signataires.Le lendemain de sa signature, le texte du présent accord sera porté à la connaissance des salariés par affichage sur les panneaux réservés à la Direction et mis en ligne sur le site intranet de ROQUETTE FRÈRES.
Fait à Lestrem, le 28 septembre 2021
Pour ROQUETTE FRÈRES
les Organisations syndicales
CFDT
CGT
UNSA
CFE/CGC
FO ANNEXE 1 : PLANNING RECAPITULATIF DES OPERATIONS Dates Tâche Lundi 06 septembre 2021 Invitation des organisations syndicales à négocier le protocole d’accord préélectoral Annonce des élections aux salariés (date prévisionnelle) Mardi 28 septembre 2021 Signature du protocole d’accord préélectoral avec les organisations syndicales Mercredi 29 septembre 2021 Publication du protocole d’accord préélectoral Mercredi 29 septembre 2021 Affichage et publication sur l’intranet d’une note d’information sur le déroulement des élections (dates du scrutin et dates limites de dépôt des candidatures) Lundi 04 octobre 2021 Affichage des listes électorales et publication sur l’intranet Jeudi 07 octobre 2021 Date limite de réclamations relatives aux listes électorales Lundi 18 octobre 2021 Avt 12H : Date limite de dépôt des candidatures, de la propagande et des photos des candidats Mardi 19 octobre 2021 Envoi des professions de foi aux contrats « inactifs » Jeudi 21 octobre 2021 Affichage des listes de candidats Du mercredi 3 novembre au mercredi 10 novembre 2021 Recette du site de vote par la DRH et les organisations syndicales Mercredi 10 novembre 2021 Envoi du matériel de vote aux électeurs (avec identifiant) Lundi 15 novembre 2021 Scrutin à blanc / Programmation de l'ouverture et de la fermeture des élections / Contrôle des urnes et de l'empreinte de l'application Mardi 16 novembre 2021 08H00 : Ouverture du scrutin 1er tour Mardi 16 novembre 2021 Information du personnel concernant l’ouverture du vote Vendredi 19 novembre 2021 Rappel du déroulement des élections Mardi 23 novembre 2021 Information du personnel concernant la fermeture imminente du vote Mardi 23 novembre 2021
14H00 : Fermeture du scrutin 1er tour
Mardi 23 novembre 2021 Dépouillement et proclamation des résultats Mardi 23 novembre 2021 Affichage des résultats et publication sur l’intranet Mardi 23 novembre 2021 Appel à candidatures 2nd tour Jeudi 25 novembre 2021 Avt 12H : Date limite de dépôt des candidatures, de la propagande et des photos des candidats Vendredi 26 novembre 2021 Affichage des listes de candidats Envoi des professions de foi aux contrats « inactifs » Du vendredi 27 novembre au mardi 30 novembre 2021 Recette du site de vote par la DRH et les Organisations syndicales Jeudi 02 décembre 2021 Scrutin à blanc / Programmation de l'ouverture et de la fermeture des élections / Contrôle des urnes et de l'empreinte de l'application
Vendredi 03 décembre 2021
08H00 : Ouverture du scrutin 2nd tour
Vendredi 03 décembre 2021 Information du personnel concernant l’ouverture du vote Mardi 07 décembre 2021 Rappel du déroulement des élections Vendredi 10 décembre 2021 information du personnel concernant la fermeture imminente du vote
Vendredi 10 décembre 2021
14H00 : Fermeture du scrutin 2nd tour
Vendredi 10 décembre 2021 Dépouillement et proclamation des résultats Vendredi 10 décembre 2021 Affichage des résultats et publication sur l’intranet ANNEXE 2 : ADMINISTRATION DU SYSTEME DE VOTE ELECTRONIQUE
Les droits de chacun des membres de la cellule d’assistance technique seront les suivants : FONCTIONNALITES BUREAU DE VOTE CENTRALISATEUR BUREAU DE VOTE PAR ETABLISSEMENT REPRESENTANTS DE LA DIRECTION DELEGUES DE LISTES CONSULTATION DE LA PARTICIPATION OUI OUI OUI OUI CONSULTATION DES LISTES D’EMARGEMENTS En ligne pendant le scrutin NON NON NON NON
En ligne et en téléchargement à l’issue du scrutin OUI OUI OUI NON RESULTATS Etats de synthèse Représentativité OUI OUI OUI OUI Procès-Verbaux Cerfa OUI OUI OUI NON JOURNAL DES EVENEMENTS OUI OUI OUI OUI EMPREINTE DE SCELLEMENT OUI OUI OUI OUI JOURNAL DE L’ASSISTANCE ELECTEURS (HOTLINE) OUI OUI OUI NON JOURNAL DES PLIS NON DISTRIBUES (PND) OUI OUI OUI NON
PROGRAMMATION APPLICATION
Ouverture et fermeture du scrutin OUI NON NON NON Clé de chiffrement/déchiffrement des votes OUI NON NON NON
Annexe 3
Liste des établissements concernés par l’accord
Le présent accord d’entreprise concerne l’ensemble des établissements de la Société ROQUETTE Frères qui sont à titre indicatif les suivants :
Etablissement de LESTREM
N° Siret 35720005400017 1 rue de la Haute Loge 62136 LESTREM
Etablissement de BEINHEIM
N° Siret 35720005400066 Route du Rhin CS 20004 67930 BEINHEIM
Etablissement de VECQUEMONT
N° Siret 3572000540007461 Avenue des Lilas CS 20805 80800 VECQUEMONT
Etablissement de VIC-SUR-AISNE
N° Siret 35720005400124 Route de Compiègne
02290 – MONTIGNY LENGRAIN
Etablissement de LA MADELEINE
N° Siret 35720005400157101 avenue République CS 80213 59564 LA MADELEINE Cedex
Etablissement de LILLE
N° Siret 3572000540013283 rue de Luxembourg 59777 EURALILLE
Etablissement de SAINT DENISN° Siret 357200054001651-3 1 rue Francis de Pressence 93200 SAINT-DENIS
