PROTOCOLE D’ACCORD PREELECTORAL RELATIF AUX MODALITES DE SCRUTIN DE L’ELECTION DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE D’ETABLISSEMENT DE TOURS
ENTRE
SANOFI WINTHROP INDUSTRIE, établissement de Tours, représentée par
ET
Les organisations syndicales suivantes :
CFE-CGC représentée par
CFTC représentée par
CGT représentée par
CFDT représentée par
FO représentée par
Il a été convenu ce qui suit :
Préambule :
La Direction de l’établissement a invité les organisations syndicales intéressées à participer à la négociation du protocole d’accord préélectoral destiné à organiser l’élection des membres du comité social et économique d’établissement de Sanofi Winthrop Industrie Tours. Au terme des réunions de négociation tenues les 6 décembre 2023 et 18 décembre 2023, les parties sont convenues des dispositions prévues par le présent protocole soumis à la double majorité. Pour les thèmes qui ne seraient pas traités par le présent protocole, les parties signataires renvoient aux dispositions légales et conventionnelles en vigueur et plus particulièrement aux principes généraux du droit électoral pouvant être appliqués en matière d’élections professionnelles.
ARTICLE 1 – Date des élections
Le présent protocole d’accord préélectoral est conclu pour le 1er tour des élections prévu du 12 mars 2024 à 10h00 au 19 mars 2024 à 14h00. Le 2e tour, le cas échéant, se déroulera du 2 avril 2024 à 10h00 au 9 avril 2024 à 14h00.
ARTICLE 2 – Electorat et éligibilité
2.1 Sont électeurs Conformément aux dispositions légales, tout salarié âgé de 16 ans et ayant au moins 3 mois d'ancienneté dans l'entreprise à la date du premier tour de scrutin a droit de vote. Les salariés mis à disposition présents dans les locaux de l'entreprise utilisatrice et y travaillant depuis au moins un an doivent, pour être électeurs, avoir acquis une durée de présence dans l'entreprise utilisatrice de 12 mois continus. A cet effet, la direction a contacté par lettre recommandée avec accusé de réception les différentes entreprises prestataires afin qu'elles fournissent la liste des salariés mis à disposition répondant aux critères de présence dans les locaux et d'ancienneté. Les salariés mis à disposition disposant selon ces règles de la capacité électorale doivent choisir s'ils exercent leur droit de vote dans leur entreprise d'origine ou dans l'entreprise utilisatrice.
2.2 Sont éligibles Conformément aux dispositions légales, tout salarié âgé de 18 ans et ayant au moins un an d'ancienneté dans l'entreprise à la date du premier tour de scrutin, peut se porter candidat au sein du collège auquel il appartient, à l’exception des conjoint, partenaire de pacs, concubin, ascendant, descendant, frères, sœurs et alliés au même degré que l’employeur. Il est rappelé que le premier tour est réservé aux organisations syndicales et que les candidatures sont libres au second tour. Les salariés mis à disposition ne sont jamais éligibles au comité social et économique.
ARTICLE 3 – Listes électorales et candidature
3.1 Listes électorales
Les listes électorales de chaque collège seront affichées sur les panneaux réservés à l'entreprise le 9 février 2024. De plus, les listes électorales seront envoyées à chaque organisation syndicale par mail. Elles indiqueront les noms, prénoms, et l'ancienneté dans l'entreprise de chaque électeur. La Direction y ajoutera les prestataires ayant formellement exprimé le souhait d’être électeurs pour ce scrutin en indiquant leur société d’appartenance. Ces listes pourront faire l’objet de rectification jusqu’au 7 mars 2024 à 12 heures au plus tard. A cette date, les listes deviendront définitives pour le premier tour et le cas échant, le second tour. Si des modifications sont apportées aux listes électorales, celles-ci seront actualisées et renvoyées aux organisations syndicales après actualisations.
3.2 Dépôt des candidatures Les listes de candidatures du premier tour seront communiquées à la direction des ressources humaines au plus tard le 21 février 2024, à 12h00. Cette communication peut être effectuée par lettre recommandée avec accusé de réception, le cachet de La Poste faisant foi, ou par dépôt auprès de la direction des ressources humaines contre récépissé ou encore par voie électronique (mail). Pour être valables, les listes de candidatures précisent : - l’organisation syndicale qui présente la liste, pour le premier tour - la nature du mandat : titulaire ou suppléant ; - le collège auquel elles se rapportent.
Les listes de candidats sont adressées au prestataire pour intégration dans le système de vote électronique.
Si un second tour est nécessaire, la direction des ressources humaines affiche avec les résultats du premier tour un appel à candidatures indiquant le nombre de sièges qu'il reste à pourvoir et les collèges concernés. Cet affichage est effectué dès le lendemain de la proclamation des résultats du premier tour. Les listes de candidatures du second tour seront communiquées à la direction des ressources humaines au plus tard le 25 mars 2024, à 12h00.
Les listes de candidats du second tour sont adressées au prestataire pour intégration dans le système de vote électronique. Les candidatures présentées au premier tour seront considérées comme maintenues au second tour, sauf si les organisations syndicales déposent de nouvelles listes avant le 25 mars 2024, à 12h00 selon les mêmes modalités que pour le premier tour.
A chaque tour, les listes de candidats seront affichées par la direction des ressources humaines sur les panneaux réservés à l'entreprise le lendemain de la date limite de dépôt. Il est rappelé que les listes de candidats ne devront pas comporter plus de candidats que de sièges à pourvoir. Les listes incomplètes sont admises. Un salarié d’un collège ne peut se présenter que dans son collège. Les doubles candidatures sont admises (titulaires et suppléants). En cas de double élection d’un candidat, la candidature de titulaire l’emporte sur celle du suppléant.
ARTICLE 4 – Recours au vote électronique
Les élections des membres du Comité social et économique de l’établissement de Tours sont organisées au moyen d’un vote électronique.
Les modalités du scrutin sont définies par accord portant sur le vote électronique du 22 mai 2019.
La description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales est annexée au présent protocole ainsi que le cahier des charges établi par l’établissement SWI. Le prestataire choisi pour mettre en place le vote électronique est ELECTION-EUROPE by SLIB.
ARTICLE 5 – Propagande électorale
Les organisations syndicales assureront leur propagande électorale dans le cadre des dispositions relatives à l'exercice du droit syndical dans l'entreprise : affichage, distribution de tracts, réunions, etc.
Les professions de foi devront être fournies à la Direction des ressources humaines sous la forme d'un fichier au format PDF couleur d'un poids au maximum égal à 1 Mo sans lien hypertexte et sur une ou deux pages. Celles-ci seront mises en ligne sur site de vote électronique et communiquées aux salariés par courriel et pour les salariés en congé fin de carrière (CFC), en indisponibilité, en absence longue durée et en congé maternité, par courrier postal avec accusé de réception. Lors de la mise sous pli de la propagande électorale, un membre de chaque organisation syndicale pourra être présent. Le logo sera communiqué en format GIF, PNG ou JPEG. Pour assurer l'égalité de traitement entre les listes de candidats, tous les logos apparaîtront à l'écran en respectant le même format.
La campagne électorale est close le 11 mars 2024 à 16h00 pour le 1er tour et le 1 avril 2024 à 16h pour le second tour.
Conformément à l’article 2.7 de l’accord portant sur le droit syndical de Sanofi Winthrop Industrie du 31 janvier 2017, « un crédit de 10 heures est alloué à chaque candidat aux élections professionnelles le mois précédent le premier tour du scrutin. Ce crédit n’est pas reportable ». Il est convenu selon l’accord sur l’utilisation de la messagerie professionnelle et la diffusion de tracts et messages syndicaux par les organisations syndicales de Sanofi Winthrop Industrie du 04 mai 2021, que la limitation d’envois ne concerne pas les diffusions de tracts relatifs aux élections professionnelles. Ainsi, durant les périodes préélectorales, l’envoi des messages collectifs à caractère syndical ne compteront pas dans le décompte des 15 envois annuels.
ARTICLE 6 - Accès au serveur et information du personnel
Une fois fixées les modalités de vote, ces informations sont portées à la connaissance des salariés par les moyens simultanés ci-dessous :
par voie d’affichage sur le site
par mail à l’ensemble des salariés
par courrier postal pour les salariés en congé fin de carrière (CFC), en indisponibilité, en absence longue durée et en congés maternité
Les identifiants de vote et mots de passe ainsi qu’une notice explicative sur la marche à suivre pour voter permettant l’accès au site de vote électronique seront envoyés par courrier postal le 5 mars 2024, date du dépôt à la poste et par courrier électronique, en mode privé et confidentiel garantissant le caractère inviolable des communications privées par relance pendant le scrutin. Pour renforcer la sécurisation de l’envoi des identifiants tant par courrier postal que par courrier électronique, un troisième critère d’authentification sera demandé à l’électeur lors de sa connexion au site du vote, ce code secret connu de l’électeur ne figurera ni dans le courrier postal ni dans le courrier électronique. Ces codes sont identiques pour le premier et second tour, si celui-ci a lieu. En cas de perte du mot de passe :
Les salariés pourront appeler la hotline assurée par Madame ou Madame , qui se chargeront de demander à ELECTION-EUROPE by SLIB la réédition des codes envoyés directement au salarié soit par e-mail, soit par SMS. La hotline sera ouverte :
Pour le 1er tour : du mardi 12 mars 2024 de 10h à 16h, au mardi 19 mars 2024 de 10h à 14h00.
Pour le 2ème tour : du mardi 2 avril 2024 au mardi 9 avril 2024 de 10h à 16h.
Les deux tours se déroulent dans les mêmes conditions. Dans chaque collège, il y a deux votes séparés, un pour les titulaires, un pour les suppléants
ARTICLE 7 – Bureau de vote
Un bureau de vote unique, composé d’un Président et de deux assesseurs sera constitué pour superviser le bon déroulement du scrutin ainsi que l’établissement des procès-verbaux.
Le bureau de vote sera composé d’au moins un représentant par collège. La présidence du bureau de vote revient à l’électeur le plus âgé. Les autres membres du bureau disposent de la qualité d’assesseur. Les signataires conviennent, par référence aux usages électoraux, que la présidence du bureau de vote et le rôle d’assesseur ne peuvent être occupés par un candidat. Dans l’hypothèse où un membre du collège électoral refuse d’occuper les fonctions au sein du bureau de vote qui lui sont dévolues en application du critère d’âge (salarié le plus âgé ou le plus jeune), les fonctions seront alors proposées au salarié du collège électoral qui répond immédiatement, après le salarié ayant opposé son refus, au critère d’âge. Conformément aux dispositions légales (articles R. 2314-16 du Code du travail), la liste d’émargement sera accessible aux membres du bureau de vote à l’aide de clés d’accès, à des fins de contrôle de déroulement du scrutin. Une formation (recette de l’outil) sera dispensée aux membres du bureau, aux candidats, aux responsables syndicaux et aux délégués syndicaux le 5 mars 2024. La salle Chambord sera dédiée au cours du scrutin à l’ouverture et au dépouillement. ELECTION-EUROPE by SLIB se chargera d’adresser avant le début du scrutin :
Au Président de chaque bureau de vote et aux assesseurs, un code d’accès spécifique leur permettant de suivre le déroulement des élections en temps réel sur le site, de vérifier l’ouverture et la clôture des bureaux de vote et de procéder au dépouillement du scrutin ;
A chaque organisation syndicale et à la Direction un code d’accès spécifique leur permettant de suivre l’évolution de la participation électorale pendant la durée du scrutin en temps réel, et l’accès aux listes d’émargement.
ARTICLE 8 – Déroulement du scrutin
Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l‘ouverture du « bureau de vote électronique », à partir de n’importe quel terminal Internet ou Intranet (lien direct avec le site du prestataire), de leur lieu de travail, de leur domicile ou du lieu de villégiature en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.
Lors de l’ouverture et la fermeture du bureau de vote, un représentant de chaque organisation syndicale pourra être présent.
Pendant la période ouvrée du scrutin, 6 micro-ordinateurs avec une connexion au site sécurisé du prestataire seront mis à la disposition des électeurs sur les lieux de travail. Ils seront installés dans les salles Chambord et Chinon de telle manière à assurer la confidentialité du vote. Un mail (TOU ALL users) sera envoyé au démarrage et la fermeture de chaque tour.
Les managers devront s’assurer que chaque collaborateur se verra attribuer le temps nécessaire pour aller voter pendant son temps de travail.
Par ailleurs, les électeurs absents pendant la période du scrutin auront la possibilité de se rendre dans l’établissement pour voter. Ils pourront en tout état de cause, voter par Internet de leur domicile ou de tout autre lieu offrant un accès Internet (La Poste, un cybercafé, etc…) ainsi que d’un smartphone.
ARTICLE 9 – Dépouillement et procès-verbaux
Les opérations de dépouillement seront effectuées dans le(s) bureau(x) de vote, sous l'autorité du président du bureau, avec la présence obligatoire des assesseurs, et de l'employeur ou son représentant. A l'heure de clôture du scrutin, le site de vote électronique n'est plus accessible aux électeurs. Néanmoins, le dépouillement n’interviendra qu’à 14h10 pour permettre aux électeurs qui se sont connectés avant la fin de scrutin de finaliser leur vote. Le président introduit ses codes sécurisés délivrés par le système et les assesseurs les leurs selon une procédure assimilable aux urnes à double cadenas. Le dépouillement s'effectue dans un premier temps pour les membres titulaires et dans un second temps pour les membres suppléants. Les attributions des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du présent protocole préélectoral. Les résultats font apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste. Ainsi, dans chaque bureau de vote, il est procédé au décompte des voix et au report de ces résultats sur un formulaire électronique conforme aux modèles Cerfa en vigueur. Le président du bureau de vote vérifie l'exactitude des procès-verbaux pré-remplis et les signe. Les organisations syndicales pourront assister aux opérations de dépouillement et de rédaction des procès-verbaux. Les autres membres du bureau de vote signent également les formulaires précités puis le Président proclame les résultats. Les résultats définitifs des élections seront affichés par la direction sur les panneaux réservés à l'entreprise dès la proclamation des résultats. Le PV est transmis, par l’employeur dans les 15 jours en double exemplaire à l’inspecteur du travail, en un exemplaire au prestataire agissant pour le compte du ministère du travail, et à chaque organisation syndicale.
ARTICLE 10 - Durée des mandats
Conformément aux dispositions légales, la durée des mandats est de 4 ans. Les nouveaux mandats de CSE débutent 13 avril 2024 en cas de scrutin définitif.
ARTICLE 11 – Durée de l’accord
Le présent accord, qui n’est pas tacitement reconductible, ne produit effet qu’à l’occasion des élections du Comité économique et social pour lequel il a été établi.
ARTICLE 12 – Publicité
Il sera établi en autant d'exemplaires originaux que de parties à la négociation. Il sera consultable par l'ensemble des salariés de l'entreprise sur les panneaux réservés à la direction pour sa communication au personnel, ainsi que par mail à TOU ALL users.
Fait à Tours, le 17 janvier 2024 Pour la société Sanofi Winthrop Industrie, établissement de Tours, son représentant en sa qualité de Responsable des Ressources Humaines,
Pour les organisations syndicales représentatives :
- CFE-CGC représentée par
- CFTC représentée par
- CGT représentée par;
- CFDT représentée par
- FO représentée par
Annexe 1 : Calendrier électoral
Information du personnel sur la tenue des élections
15/11/2023
Affichage des listes électorales
09/02/2024
Date limite de dépôt des candidatures du 1er tour et de la profession de foi
21/02/2024 à 12h00
Affichage des listes de candidats 1er tour
22/02/2024
Envoie des modalités d'accès au serveur de vote
05/03/2024
Date formation recette
05/03/2024
Date limite de rectification des listes électorales
07/03/2024
Date limite de la campagne électorale 1er tour
11/03/2024
Début du vote 1er tour
12/03/2024 à 10h00
Fin du vote 1er tour
19/03/2024 à 14h00
Date de dépouillement 1er tour
19/03/2024
Date affichage des résultats 1er tour
20/03/2024
Appel à candidature pour le 2ème tour
20/03/2024
Date limite de contestation après le 1er tour
03/04/2024
Date limite de dépôt des candidatures du 2ème tour et de la profession de foi
25/03/2024 à 12h00
Affichage des listes de candidats 2ème tour
26/03/2024
Date limite de la campagne électorale 2ème tour
01/04/2024
Début du vote 2ème tour
02/04/2024 à 10h00
Fin du vote 2ème tour
09/04/2024 à 14h00
Date de dépouillement 2ème tour
09/04/2024
Date affichage des résultats
10/04/2024
Date limite de contestation après le 2ème tour
24/04/2024
Annexe 2 : Cahier des charges Election Europe
CAHIER DES CHARGES RELATIF A L’ORGANISATION MATERIELLE ET TECHNIQUE PAR VOTE ELECTRONIQUE DE L’ELECTION DES MEMBRES DU COMITE ECONOMIQUE ET SOCIAL
INTRODUCTION
Afin de permettre l’usage du vote électronique pour les prochaines élections professionnelles des membres du Comité Social et Economique, la société SOCIETE-X a étudié la modalité proposée par la Loi pour la Confiance dans l'Economie Numérique dite loi Fontaine (loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 publiée au JO du 22 juin 2004) avec son article 54 qui ouvre la possibilité pour les entreprises de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles.
La société SOCIETE-X a pris contact avec un « fournisseur prestataire », spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par internet et de lui confier la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires en application des articles des articles R2314-5 et suivants du décret pris en application de l’article 1er de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017, ainsi que de l’arrêté du 25 avril 2007.
Le système assurera la confidentialité des données transmises (fichiers contenant les listes électorales des collèges) ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.
Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et de l’urne ne seront accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.
Afin de faciliter la mise en œuvre de ce processus électoral, le scrutin se fera par vote électronique pour tous les salariés.
Le scrutin par voie électronique se déroulera selon le calendrier fixé dans le protocole préélectoral.
1 NATURE DU CAHIER DES CHARGES
1.1 Principes de l’élection
La société SOCIETE-X souhaite utiliser un système de vote par internet et intranet à l’occasion des prochaines élections du Comité Social et Economique.
Le système retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :
La sincérité du vote et l’intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l’électeur et le bulletin enregistré dans l’urne
L’anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur
L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin
La confidentialité et la liberté du vote : permettre d’exercer son droit de vote sans pression extérieure.
1.2 Modalités de l'élection
Modalités du vote
Vote Electronique :
Le Prestataire communique à chaque électeur un courrier contenant les instructions de vote et ses codes confidentiels, la communication peut se faire par courrier postal, par distribution en mains propres ou par mail selon les modalités retenues par les parties signataires du protocole pré-électoral.
Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l‘ouverture du « bureau de vote électronique », à partir de n’importe quel terminal Internet ou Intranet (lien direct avec le site du prestataire), de leur lieu de travail, de leur domicile ou de lieu de villégiature en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.
Une attention particulière sera accordée au vote des électeurs handicapés amenés à voter sur les lieux de travail et le logiciel de vote devra respecter les standards permettant aux handicapés d’utiliser les dispositifs normalisés d’aide à la navigation sur internet.
Le cas échéant, pendant la période ouvrée du scrutin, des micro-ordinateurs avec une connexion au site sécurisé du prestataire, dont le nombre serait adapté à la configuration notamment géographique de chaque établissement, pourront être mis à la disposition des électeurs sur les lieux de travail. Dans ce cadre, ils devront être installés de telle manière que la confidentialité du vote soit garantie.
Par ailleurs, les électeurs absents pendant la période du scrutin auront la possibilité de se rendre sur le site de travail des établissements les plus proches pour voter dans le respect des règles d’accès en vigueur. Ils pourront également voter par Internet de leur domicile ou de tout autre lieu offrant un accès Internet (La Poste, un cybercafé, etc…) ainsi que d’un smartphone.
Le logiciel de vote devra donc absolument éviter tout téléchargement de logiciel sur le navigateur internet du votant tout en permettant le chiffrement du bulletin de vote dès son émission du poste du votant. L’usage de Java ou de cookies est à proscrire sur le poste du votant à cause des problèmes des failles de sécurité qu’il peut générer remettant ainsi en cause la sincérité du scrutin ou l’anonymat du vote.
Le Prestataire reproduira sur le logiciel de vote les listes des noms des candidats telles qu’elles auront été émises. Les listes seront présentées dans l’ordre prévu au protocole préélectoral. Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, Le Prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme.
Opérations de dépouillement
A la fin de chaque tour, les membres des bureaux de vote proclament la fermeture du scrutin et procèdent au dépouillement sur chaque site. La séance de dépouillement se déroulera de la manière suivante :
Dépouillement du vote par internet par les membres des bureaux de vote
Intégration automatisée des résultats du vote internet
Edition automatisée des Procès-verbaux et calcul des sièges attribués à chaque liste.
Proclamation des résultats et signature des Procès-Verbaux par les membres des bureaux de vote
Edition automatisée des Listes d’émargement et signature par les membres des bureaux de vote.
La solution retenue doit strictement garantir l’anonymat par le non corrélation entre l’émargement et l’expression de vote par Internet sans possibilité de double vote. Le dépouillement est réalisé en présence des membres des bureaux de vote. Les résultats du dépouillement sont accessibles via l’interface d’administration du site de vote en ligne au Président de chaque bureau de vote pour répartition des sièges entre les listes ayant présenté des candidats. Après établissement du procès-verbal, le Président du bureau de vote proclame les résultats et indique les noms des élus. Le procès-verbal est porté à la connaissance du personnel, par affichage dans les établissements ou via intranet.
Chaque procès-verbal porte obligatoirement les renseignements suivants :
Résultats des votes : nombre d'inscrits, de votants, de bulletins blancs, des suffrages exprimés et nombre de voix obtenues par liste ;
Contestations, irrégularités : mention explicite des contestations ou des irrégularités de tous ordres dont le bureau de vote a pu avoir connaissance.
Les informations sont accessibles via l’interface d’administration du vote en ligne aux membres du bureau de vote concerné avec les données suivantes :
Quotient électoral ;
Pour chaque liste : nombre de voix recueillies, moyenne des voix, nombre de sièges attribués au quotient, à la « plus forte moyenne », ou tenant compte des règles de parité ou de préséance du poste titulaire par rapport au poste suppléant.
Le Président du bureau de vote attribue les sièges comme décrit ci-dessous :
Dans un premier temps, il est attribué à chaque liste autant de sièges que le nombre de voix recueillies par elle contient de fois le quotient électoral.
Le quotient électoral est égal au nombre total de suffrages, valablement exprimés par les électeurs, divisé par le nombre de sièges à pourvoir ; cette division étant poussée jusqu'aux décimales nécessaires pour parvenir au résultat le plus juste.
S'il reste des sièges à pourvoir, les sièges restants sont attribués sur le principe de « la plus forte moyenne ».
A cet effet, le nombre de voix obtenues par chaque liste est divisé par le nombre, augmenté d'une unité, des sièges déjà attribués à cette liste. Les différentes listes sont classées dans l'ordre décroissant des moyennes ainsi obtenues. Le premier siège à pourvoir est attribué à la liste ayant la plus forte moyenne. Il est procédé successivement à la même opération pour chacun des sièges restant à pourvoir.
Si deux ou plusieurs listes ont la même moyenne et s'il ne reste qu'un siège à pourvoir, le siège restant est attribué à la liste qui a le plus grand nombre de voix.
Si deux ou plusieurs listes ont également recueilli le même nombre de voix, le siège est attribué au plus âgé des deux candidats en présence, pris dans l'ordre des listes en concurrence.
En cas d’égalité de voix entre deux candidats ayant obtenus le même nombre de voix après raturage à plus de 10%, le siège est attribué au plus âgé des deux candidats.
Dans le cas où une liste incomplète obtient un nombre de sièges supérieur au nombre de candidats y figurant, les sièges non pourvus sont attribués aux autres listes, selon la règle de la plus forte moyenne indiquée ci-avant.
Enfin il conviendra d’appliquer la règle de la parité qui attribue aussi les sièges par effet « miroir » du pourcentage homme/femme du collège votant.
Les listes sont composées alternativement d’un candidat de chaque sexe jusqu’à épuisement des candidats d’un des sexes.
Lorsque l’application de cette disposition n’aboutit pas à un nombre entier de candidats à désigner pour chacun des deux sexes, il est procédé à l’arrondi arithmétique suivant : - Arrondi à l’entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5 - Arrondi à l’entier inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5.
En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprend indifféremment un homme ou une femme supplémentaire.
La constatation par le juge, après l’élection, du non-respect par une liste de candidats des prescriptions prévues entraîne, selon le cas :
L’annulation de l’élection d’un nombre d’élus du sexe surreprésenté égal au nombre de candidats du sexe surreprésenté en surnombre sur la liste de candidats au regard de la part de femmes et d’hommes que celle-ci devait respecter. Le juge annule l’élection des derniers élus du sexe surreprésenté en suivant l’ordre inverse de la liste des candidats.
L’annulation de l’élection du ou des élus dont le positionnement sur la liste de candidats ne respecte pas ces prescriptions.
2 INTERVENANTS
2.1 – Organisation des élections
La conduite des opérations ainsi que la gestion opérationnelle et financière du marché seront suivies par la Direction RH, maître d'œuvre des différentes opérations électorales objet du présent cahier des charges.
2.2 Le Prestataire
Références
Le prestataire fournira des informations permettant d’évaluer son savoir-faire en en ce qui concerne les opérations électorales. Il devra fournir des références équivalentes en termes de volumétrie du nombre de votants potentiels et de performances et être capable d’organiser sur simple demande un contact avec les références citées.
Le Prestataire doit d’engager à assurer en permanence, pour ce qui est de ses prestations, l’anonymat du vote, l’unicité du vote, la liberté de choix des électeurs, l’intégrité du vote, le secret du vote et la sincérité du scrutin (ci-après les «
Principes Electoraux »).
De façon générale le Prestataire doit d’engager à assurer et garantir la sincérité du scrutin et à en permettre le contrôle effectif par le Juge de l’élection.
Coordination, suivi de l’opération et garanties
Le prestataire indiquera les correspondants désignés par son entreprise pour le suivi de l’opération et communiquera leurs curriculum-vitae attestant leur expérience en conduite d’opérations électorales. Le prestataire indiquera le recours éventuel à des sous-traitants, il détaillera les opérations confiées à la sous-traitance.
Le prestataire indiquera le ou les sites de production du matériel de vote et la localisation des serveurs du système de vote électronique sur le territoire national, ceux-ci devront être accessibles sur simple demande pour une visite.
Le prestataire devra disposer d’un site de production de secours disposant des mêmes capacités de traitement que son site de production principal et capable de reprendre l’exploitation du site principal en cas de défaillance de ce dernier.
Le prestataire doit être propriétaire de ses accès réseaux, de ses serveurs et de sa technologie de vote électronique, il doit être ainsi capable le cas échéant d’apporter toute modification nécessaire à son code-source pour répondre aux besoins du marché et disposer de sa propre équipe de développement. En cas de recours contentieux, le Prestataire doit être capable de répondre à toute demande d’expertise judiciaire à la demande du juge électoral et d’apporter toute preuve du respect de la technologie proposée aux
Principes Electoraux tels que définis ci-dessus.
Le Prestataire devra certifier, sous sa responsabilité exclusive, que le ou les logiciels qu’elle a développés ou qu’elle a modifiés et qu’elle utilise pour les opérations électorales (ci-après le «
Logiciel ») ainsi que les procédés qu’elle met en œuvre pour réaliser ces opérations sont de nature à assurer, à tout moment, le respect des Principes Électoraux.
Afin de s’en assurer, et, si besoin est, d’en administrer la preuve, le Prestataire devra attester avoir réalisé et fait réaliser par des personnes qualifiées et indépendantes les tests nécessaires, notamment que :
Le Logiciel a fait l’objet d’un audit détaillé, incluant notamment les questions de sécurité, destiné à s’assurer du respect des Principes Electoraux ;
Le Logiciel ne contient aucune fonction espionne ;
Le Logiciel a fait l’objet d’une recette fonctionnelle et technique interne dont les résultats ont été positifs au regard du respect des Principes Electoraux (ci-après la «
Recette Interne »).
Le Prestataire devra s’engager à prendre toutes les mesures nécessaires afin de conserver ne varietur :
Une copie scellée de la version du Logiciel ayant fait l’objet de (i) l’Audit et de la Recette Interne ;
Le rapport de l’Audit ;
Ainsi que de justifier de leur caractère original et fidèle.
Toute jurisprudence relative aux opérations électorales déjà effectuées par le prestataire devra être fournie sur simple demande.
3 DEFINITION DU BESOIN
Pour l’organisation de l’élection par voie électronique par Internet, le Prestataire devra assurer pour l'opération électorale :
La fourniture d’un logiciel de vote électronique et d’administration du vote par Internet dans un environnement sécurisé
La fourniture d’un système de vote configuré selon les modalités de l’élection
La disponibilité d’un support technique pendant la durée de l’opération
3.1 Fonctionnalités générales attendues
Le Prestataire devra mettre en œuvre les moyens permettant d’assurer :
La coordination de l'opération en relation avec la Direction RH
Une assistance technique pour les organisateurs de l’élection
La réalisation, diffusion et gestion des différents courriers vers les électeurs
Le traitement du fichier des électeurs, pour la gestion des codes d’identification et d’authentification et de la liste d’émargement - le traitement et l’intégration des listes de candidats
La gestion des votes par Internet durant la période du scrutin
Le dépouillement et calcul automatique des résultats du vote électronique
La fourniture d'une liste d'émargement et de résultats dans un format permettant sa diffusion
La conservation des fichiers pendant les délais de recours
La destruction des archives
3.2 Contraintes
Les données relatives aux électeurs et à leurs votes doivent faire l’objet de deux traitements automatisés distincts, dédiés et isolés : le traitement de la liste électorale et le traitement de l'urne électronique. Le traitement de la liste électorale a pour objet de fournir à chaque électeur, des codes lui permettant d’exprimer son vote par voie électronique, d’identifier les électeurs ayant voté et d’éditer la liste d’émargement. Le traitement de l'urne électronique a pour objet, pour les suffrages exprimés par voie électronique, de collecter les votes des électeurs qui doivent être chiffrés et de déterminer les résultats après dépouillement opéré par les membres du bureau de vote.
3.3 La plate-forme de vote électronique
La plateforme de vote est constituée de l’ensemble des développements informatiques réalisés spécifiquement pour gérer un processus complet d’élection.
La solution proposée devra obligatoirement comporter une architecture de type client léger sans aucun téléchargement sur le poste de l’électeur. Les échanges seront chiffrés par usage du protocole HTTPS/TLS et d’un chiffrement du bulletin dès son émission indépendante du chiffrement HTTPS/TLS.
Il comprend obligatoirement :
Un site internet sécurisé, accessible via des codes d’identification
Une application informatique permettant l’ensemble des traitements nécessaires
Une séparation stricte des données sera assurée :
a) pour le fichier des électeurs b) pour la réception des votes (urne électronique)
Le Prestataire décrira sous forme de schémas commentés l’architecture (logicielle, matérielle et réseau) qu’il compte mettre en œuvre, ainsi que les flux associés. En particulier, il précisera les positions des serveurs web et des serveurs de données dans l’architecture et les différents dispositifs techniques de sécurité. Il donnera aussi une cartographie des différents flux générés (exploitation, administration, maintenance, …)
Un site géographiquement distant ou de redondance devra obligatoirement être prévu. Les mécanismes mis en œuvre pour assurer la communication entre les 2 sites seront décrits, notamment en cas de défaillance du site principal. Quelle que soit la solution proposée, le système de vote devra être opérationnel à la date définie au calendrier de la prestation.
La plateforme est ouverte sur Internet. Elle doit de ce fait intégrer tous les mécanismes de sécurité physique et logique adéquats pour assurer :
La fiabilité de l’ensemble
Une protection des accès physiques
Un contrôle d'accès logique - une gestion des droits - l’intégrité des données
La protection contre toutes les attaques et codes malveillant pouvant perturber le bon fonctionnement des applications ou la régularité du scrutin
Le Prestataire devra s’assurer du bon fonctionnement permanent de la plateforme au moyen de logiciels de surveillance adaptés. Un dispositif de secours offrant les mêmes garanties doit pouvoir prendre le relais du système principal en cas de panne. Tous les incidents liés à la plate-forme seront remontés à la Direction RH. Tous les accès et tentatives d’accès au système seront tracés.
Disponibilité de la plateforme
La disponibilité de la plateforme devra être maximale. Cette disponibilité sera assurée tant au niveau matériel qu’au niveau accessibilité réseau. L’infrastructure réseau devra permettre d’assurer durant toute la période du scrutin l’accessibilité à la plateforme de vote. Durant la période de vote les électeurs doivent pouvoir utiliser le site 24 h/24, 7j/7 sans aucune interruption. Tout incident entravant la disponibilité de la plateforme devra être tracé et remonté à la Direction RH. Le Prestataire indiquera le temps de rétablissement en cas d’incident.
Accessibilité de la plateforme
L’ensemble des électeurs dispose d’un environnement de travail très hétérogène et largement décentralisé. En conséquence, Le Prestataire devra proposer une solution technique minimisant la logistique du support et de déploiement de l’accès à l’application de vote et s’affranchir autant que faire se peut de toute contrainte matérielle. Aussi le système réalisé avec une interface en mode HTTPS devra pouvoir être utilisé à minima depuis tout ordinateur fonctionnant sous Linux/Unix, MacOS ou Windows avec les navigateurs les plus courants dans leurs versions actuelles les plus utilisées (Internet Explorer, Edge, Firefox, Chrome, ou Safari) ainsi qu’à partir de smartphone ou tablettes utilisant des versions actuelles des navigateurs les plus courants.
Le système devra être capable de traverser les firewalls et proxy de façon transparente. Dans la mesure du possible, les contraintes techniques de mise en œuvre (adresse IP, noms de domaines, ports ouverts, NAT, filtrage, firewall, proxy) seront minimales. Les numéros de ports des protocoles réseaux utilisés seront normalisés. L’ensemble des pré requis techniques sera clairement indiqué. L’accès à la plateforme par les électeurs se fera exclusivement en HTTPS, seul ce port devra être obligatoirement ouvert depuis le client à destination de la plate-forme. Les flux d’administration et de gestion seront également chiffrés en mode HTTPS.
Accès au système de vote
L’accès au système sera limité aux utilisateurs autorisés. Tous les accès au système seront tracés. Les utilisateurs devront se connecter par l’utilisation d'un code d'identification personnel. L’identité de chaque utilisateur (administrateur, gestionnaire) accédant à des zones réservées de la plate-forme doit pouvoir être vérifiée. Chaque identifiant doit pouvoir être associé à un profil utilisateur. Les accès par identifiant/mot de passe seront assortis d’une politique de gestion stricte des utilisateurs (mot de passe de longueur suffisante, modification des identifiants en cas de vol, etc.).
Recette
La solution proposée devra être "recettée" par les organisateurs. A cet effet, la documentation nécessaire sera fournie et l’accès à la plateforme de recette sera proposé.
Maintenance
Durant toute la durée du vote, le produit bénéficiera d’une maintenance technique et Applicative.
Fonctionnalités du système de vote électronique
Horodatage
L’outil devra assurer une fonction d’horodatage permettant de garantir la date et l’heure certaines, notamment lors du vote de chaque électeur. L'heure de référence pour l'opération de vote et de clôture, affichée à l'écran, sera celle de Paris.
Chiffrement
La solution devra utiliser le chiffrement de la communication et celui des bulletins de vote indépendamment. La procédure de chiffrement/déchiffrement ne devra pas complexifier le processus de vote de l’électeur. Aucun téléchargement d’applet sur le poste de l’électeur ne doit être nécessaire pour le cryptage des bulletins.
Vérifiabilité
L’électeur devra être capable de constater par lui-même que le choix qu’il a émis est bien conforme au bulletin enregistré dans l’urne au moment de la validation.
Procédure de vote
Le système de vote devra permettre :
Le vote blanc
Le raturage dans une liste
À l’électeur de revenir sur son choix avant validation
La confirmation obligatoire du choix pour l’enregistrement du bulletin dans l’urne électronique
La possibilité pour l’électeur de conserver une trace de son vote (impression d’un accusé de réception avec date et heure d’enregistrement du bulletin, à l'exclusion de toute information sur la nature de son vote)
Le système de vote devra interdire :
De sélectionner plus d’une liste
De voter plusieurs fois
Tout lien entre le nom de l’électeur et son vote
3.4 Mise en place d’un processus électoral
Moyens d’identification et d'authentification
A partir du fichier des électeurs, Le Prestataire générera pour chacun des électeurs un identifiant et un mot de passe. Les identifiants et mots de passe seront adressés aux électeurs directement par le Prestataire selon les modalités retenues par les parties signataires du protocole pré-électoral. Les codes de vote par internet pourront être réédités pendant le scrutin en cas de perte ou de non réception via une hotline mise en place à cet effet par la cellule technique.
Écrans de vote
Les résolutions d’écran des postes des électeurs sont variables. La solution devra proposer une ergonomie adaptée au profil « électeur » des utilisateurs de ce type de service Web en mode
Responsive Web Design.
L’application de vote doit supporter tout type de navigateur en mode HTTPS (version TLS), Internet Explorer, Edge, Firefox, Safari, Chrome, etc… être compatible avec le niveau le plus bas de Javascript V1.1, et répondre aux standards du W3C et du WAI pour la compatibilité des interfaces pour les personnes handicapées, malvoyantes et non-voyantes (norme Web Accessibility Initiative). La solution devra respecter autant que possible les recommandations relatives aux temps de réponses variables d’internet, en particulier le poids des pages devra être limité.
Compte tenu du niveau informatique disparate des électeurs, une ergonomie particulièrement simple du site Internet sera mise en place.
Il sera clairement fait mention de la date de la clôture de vote sur l’écran d’accueil ainsi que les coordonnées et heures d'ouverture de l'assistance utilisateur.
Paramétrage de l’élection
La Direction RH fournira le fichier des électeurs, permettant l’attribution d’un code d’identification et l’établissement de la liste pour l’émargement.
La Direction RH fournira le fichier avec les listes et leurs candidats dans l'ordre de présentation ainsi que les logos des listes candidates en format GIF de 4 kilo-octets (130x60 pixels) et leurs professions de foi en format PDF d’un maximum de 500 kilooctets.
Le Prestataire devra intégrer ces données au système de vote de façon à ce que toutes les listes candidates soient affichées sur une seule page. En cas de nécessité, la visibilité des candidats associés à la liste peut s’effectuer au moyen d’un ascenseur vertical. En aucun cas, un ascenseur horizontal ne doit être utilisé.
Interface de contrôle
Le Prestataire mettra à la disposition des membres du bureau de vote et des scrutateurs une interface de contrôle du système. Elle répondra aux mêmes spécifications techniques que le système de vote. L’autorisation d’accès sera limitée aux utilisateurs habilités.
L’accès à l’interface de contrôle sera sécurisé selon le protocole HTTPS.
L’identité de chaque utilisateur habilité accédant à des zones réservées de la plate-forme doit pouvoir être vérifiée par le système. Chaque identifiant doit pouvoir être associé à un profil utilisateur. Les accès par identifiant/authentification seront assortis d’une politique de gestion stricte des utilisateurs.
Tests et recette
Avant ouverture de la période de vote, la recette doit d'abord permettre de constater, après paramétrage de l’élection :
Le bon fonctionnement du processus de connexion
La présence de la liste d’émargement
La présence et l’exactitude des listes candidates et des candidats associés
La présence et l’exactitude des professions de foi et des logos
Le fonctionnement du processus de vote
Le fonctionnement du processus de dépouillement
Le Prestataire s’engage à rectifier toute erreur constatée pendant cette recette, avant ouverture de la période de vote.
Après la recette validée, le Prestataire :
Détruira les comptes fictifs ayant permis les contrôles
Scellera les listes de candidats
Remettra à zéro le compteur des votes
Videra et scellera l’urne électronique
Après ouverture de la période de vote ce système de contrôle doit ensuite permettre d’avoir accès, exclusivement en lecture seule et sans modification possible, aux nombres de bulletins dans les urnes électroniques et aux listes d’émargement correspondantes.
Période de vote
L’ouverture du système de vote par internet se fera à l’heure prévue dans le protocole préélectoral, les électeurs devront avoir la possibilité de voter 24 h / 24 7/7.
Au moyen de l’interface d’administration du vote, les membres du bureau de vote vérifieront avant l'ouverture de la période de vote électronique que l’urne est vide et scellée.
La validation du vote par l’électeur engendre automatiquement
L’émargement dans le fichier des électeurs
L’enregistrement du bulletin de vote dans l’urne électronique
L’impossibilité de revoter
La présentation à l'électeur d'un accusé de réception électronique mentionnant la date et l’heure de validation de son vote
Le système de vote se fermera automatiquement à la clôture du scrutin rendant impossible l’enregistrement de votes après la clôture du scrutin. Un délai de grâce de 10 minutes permettra aux électeurs qui se sont connectés juste avant l’heure de fermeture du scrutin de terminer leur vote.
4 ASSISTANCE
4.1 Aux électeurs
Pendant la phase de vote par internet aux jours et heures ouvrées une hotline sera mise en place par la cellule technique pour :
Répondre aux problèmes rencontrés par les électeurs sur l’utilisation du système de vote (de connexion, de compréhension du système…)
Envoyer des demandes de réédition des codes perdus ou non-reçus via le système d’administration de la liste électorale du prestataire. Le mode courant de renvoi des codes se fera par courrier électronique ou SMS par le système d’administration après authentification stricte de l’électeur par la Direction RH sans que la Direction RH ne puisse prendre connaissance des codes de l’électeur.
4.2 A la Direction RH
Pendant toute la durée de l'opération, le Prestataire veillera au bon déroulement des opérations de vote, il assurera l'assistance également pour :
Les problèmes liés à l'utilisation de l’interface d'administration
L’information sur tout incident touchant au vote ou au fonctionnement du système
Les problèmes liés à l'utilisation des codes des administrateurs et assesseurs
L’assistance à l’édition des résultats, des procès-verbaux et de la liste d'émargement.
4.3 Documentation
Le Prestataire fournira :
Une documentation sur le système de vote
Une documentation sur le système de dépouillement
Une documentation sur le système d'administration pour le renvoi des codes
Le Prestataire fournira un rapport complet sur le cas échéant des incidents.
Le Prestataire fournira les éléments collectés et enregistrés par la hotline indiquant le nombre d’appel, le type d’appel, le nom des électeurs ayant demandé une réédition de leurs codes.
