Accord relatif à la mise en place des nouvelles instances représentatives du personnel
Entre les soussignés
L’ UES SHEM, dont le siège social est situé 1 rue Louis Renault à Balma (31130), prise en la personne de …………………., ayant tous pouvoirs à l’effet des présentes.
D’une part,
Et
Les Délégations syndicales :
- CGT, représentée par ……………. - CFE-CGC, représentée par ………………….. - CFDT, représentée par …………………..
D’autre part,
Contenu
TOC \o "1-1" \h \z \t "Titre 2;2;Titre 3;3;T1;1;T2;2;Style2;2;Style3;3" Préambule4 Article 1:Champ d’application et objet de l’accord5 1.1.Périmètre du CSE6 1.2.Fonctionnement6 1.2.1.Composition du CSE6 1.2.2.Les réunions6 1.3.Crédits d’heures et moyens des membres du CSE8 1.4.Remplacement d’un membre titulaire du CSE8 1.5.Représentants syndicaux au CSE9 1.6.Attributions10 1.6.1.Périodicité et contenu des consultations récurrentes du CSE10 1.6.1.1.Consultation sur les orientations stratégiques de l’UES10 1.6.1.2.Consultation sur la situation économique et financière de l’UES10 1.6.1.3.Consultation sur la politique sociale de l’entreprise, les conditions de travail et l’emploi11 1.6.2.Périodicité et contenu des consultations ponctuelles du CSE11 1.6.3.Expertises11 Article 2:La Commission Santé, Sécurité, Conditions de Travail (CSSCT)12 2.1.Désignation13 2.2.Composition13 2.3.Modalités de fonctionnement13 Article 3:Les autres commissions du CSE15 3.1.Commission formation15 3.2.Commission d’information et d’aide au logement16 3.3.Commission de l’égalité professionnelle16 Article 4:Les représentants de proximité17 4.1.Mise en place des représentants de proximité17 4.1.1.Périmètre de compétences17 4.1.2.Modalités de désignation et de remplacement des représentants de proximité17 4.2.Les missions et processus de travail18 4.2.1.Les missions confiées par le CSE aux délégations de proximité18 4.2.2.Le traitement des tâches confiées aux délégations de proximité19 4.2.3.Délais et organisation20 4.3.Moyens20 Article 5:Dispositions communes21 5.1.Recours à la visioconférence21 5.2.Les moyens21 5.2.1.Matériel21 5.2.2.Déplacements et remboursement des frais21 5.3.Les heures de délégation22 5.3.1.Utilisation des heures de délégation22 5.3.2.Planification des heures de délégation22 5.3.3.Gestion des heures de délégation22 5.4.Formations22 5.4.1.Formation des élus et désignés22 5.4.2.Formation et information des managers23 5.4.3.Information des représentants du personnel23 5.5.Confidentialité et discrétion23 Article 6:Dispositions finales23 6.1.Négociation du protocole d’accord préélectoral et mise en place du règlement intérieur du CSE23 6.2.Effet de l’accord sur les dispositions antérieures ayant le même objet23 6.3.Suivi de l’accord24 6.4.Durée et entrée en vigueur de l’accord24 6.5.Révision24 6.6.Dénonciation25 6.7.Dépôt légal et publicité25
Préambule
L’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la « nouvelle organisation du dialogue social et économique de l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales », complétée par une ordonnance du 20 décembre 2017 et un décret du 29 décembre 2017 ont prévu la mise en place de nouvelles institutions représentatives du personnel (IRP) au plus tard au 1er janvier 2020. Ces ordonnances ratifiées par la loi n°2018-17 du 29 mars 2018 prévoient notamment la fusion des différentes institutions représentatives du personnel que sont le Comité d’entreprise, les délégués du personnel et le CHSCT au sein d’un Comité Social et économique au terme de leur mandat. L’accord de branche du 7 septembre 2018 a fixé au 14 novembre 2019 la date de clôture du premier tour des prochaines élections professionnelles pour l’ensemble des entreprises électriques et gazières. Sur ces bases, les parties signataires mettent par le présent accord en place une nouvelle organisation du dialogue social et de la représentation du personnel dans le cadre du nouveau contexte réglementaire et adaptée à la structure et au fonctionnement de la SHEM et de sa filiale ODISSY. La direction de la SHEM et les organisations syndicales représentatives se sont réunies depuis le mois de novembre 2018 et se sont données comme objectifs : - L’efficacité de la représentation des salariés, - La recherche d’un fonctionnement adapté à la SHEM et à sa filiale ODISSY, - La conservation au niveau central des thématiques stratégiques, - La recherche de solutions pour alléger les réunions en travaillant deux points importants : - les questions santé et sécurité essentielles pour une entreprise industrielle, - le droit d’expression des salariés. Concernant ce dernier point la direction s’engage à rénover les réunions d’expression des salariés. Pour rappel, ces dispositifs permettent aux salariés de s’exprimer sur : - les caractéristiques du travail et de son environnement (équipements, outillages, horaires, sécurité, hygiène, véhicules, locaux, etc.) - les méthodes et l’organisation du travail - les actions d’amélioration des conditions de travail. Celles-ci concernent non seulement l’environnement physique, la prévention des accidents, mais aussi toute possibilité d’améliorer les méthodes et moyens utilisés. Au terme de plusieurs réunions, les discussions ont abouti au présent accord qui a pour objet de définir : - Le périmètre et les modalités de mise en place et de fonctionnement du Comité Social et Economique (CSE), - Les modalités de mise en place et de fonctionnement de la Commission Santé Sécurité et Conditions de Travail (CSSCT), - Les modalités de désignation et les attributions des représentants de proximité, Les parties reconnaissent que cet accord ayant été conclu à la suite de la publication des ordonnances et décrets susvisés constitue un cadre susceptible d’évoluer, d’être précisé ou complété, via une éventuelle révision, notamment si la mise en œuvre des présentes dispositions s’avérait délicate ou incompatible avec l’esprit des textes et leur interprétation postérieure par l’administration ou les tribunaux. Au regard de l’organisation de l’entreprise et de son activité, les parties conviennent de la mise en place d’un CSE unique exerçant ses attributions pour l’ensemble de la SHEM ainsi que de la société ODISSY. Conformément à l’accord du 13 juin 2019, reconnaissant l’existence d’une UES entre ces deux entreprises, cette organisation centralisée correspond à l’organisation de la SHEM et de sa gouvernance. Elle doit contribuer à l’harmonisation des pratiques et la cohésion sociale. Cet accord, qui résulte d’un compromis, traduit une volonté de doter chacune des instances de moyens nécessaires et suffisant pour exercer pleinement leurs missions, dans l’intérêt des salariés et de l’entreprise, au regard de l’organisation de la société et de sa façon d’adopter et de conduire des projets. C’est dans cet esprit et au regard de ces principes que les parties ont négocié et signé le présent accord. Ceci étant exposé, il est convenu et arrêté ce qui suit :
Champ d’application et objet de l’accord
Le présent accord définit les règles devant s’appliquer à la SHEM et à l’Unité Economique et Sociale comprenant la SHEM et sa filiale ODISSY, pour ce qui concerne la représentation des salariés, à compter du renouvellement des mandats des représentants du personnel arrivant à échéance au mois de novembre 2019. Les règles concernant la commission secondaire du personnel, institution spécifique aux IEG, sont quant à elles uniquement applicables à la SHEM et aux salariés statutaires des Industries Electriques et Gazières. Le présent accord a pour objet de : -définir les modalités de fonctionnement du CSE, -définir les modalités de fonctionnement et les attributions de la CSSCT, -définir le périmètre de désignation, le nombre de représentants, les missions et les modalités de fonctionnement des Représentants de Proximité, - Le Comité Social et Economique (CSE)
Périmètre du CSE
Au regard de l’organisation de l’entreprise et de son activité, les parties conviennent de la mise en place d’un Comité Social et Economique unique exerçant ses attributions pour l’UES comprenant la SHEM et sa filiale ODISSY.
Fonctionnement
Composition du CSE
Le CSE est composé : -De membres de la Direction Le CSE est présidé par l’employeur ou son représentant. Il pourra éventuellement être assisté par trois collaborateurs, conformément aux dispositions légales. En concertation avec le secrétaire, le président peut inviter des acteurs opérationnels et/ou fonctionnels qui peuvent assister aux réunions du CSE en particulier à l’occasion d’examen de sujets relevant de leurs compétences.
-De membres représentants des salariés élus et désignés Le nombre de membres est fixé en application des dispositions de l’article R.2314-1 du code du travail et sera acté dans le protocole d’accord préélectoral sur la base des effectifs pris en compte pour les élections des membres du Comité Social et Economique.
Le comité désigne parmi ses membres titulaires : - un secrétaire, - un secrétaire adjoint, en charge des attributions en matière de santé, sécurité et des conditions de travail, - un trésorier, - un trésorier adjoint - un référent harcèlement. Ceci sera repris dans le règlement intérieur du CSE, lequel sera établi dans les conditions prévues par la loi.
Les réunions
Périodicité
La délégation du personnel du CSE sera convoquée 12 fois par an, en formation ordinaire, en principe une fois par mois, à l’initiative de l’employeur, dont 4 réunions au moins par an (1 par trimestre) portant sur les attributions dévolues au CSE en matière de santé, sécurité et conditions de travail. Des réunions extraordinaires peuvent aussi avoir lieu conformément aux dispositions légales.
La date de chaque réunion sera fixée par l’employeur par une convocation adressée (conformément à l’agenda social annuel défini en début d’exercice) au moins 7 jours calendaires avant la date de la réunion pour les réunions ordinaires. Cette convocation sera accompagnée de l’ordre du jour et des éventuels documents associés. Pour tout changement de date de la réunion, la direction s’engage à adresser la convocation dans les meilleurs délais pour laisser le temps aux participants à la réunion de s’organiser en termes de logistique.
Cette convocation est adressée à toutes les personnes assistant de droit (ainsi qu’aux suppléants pour information) aux séances du CSE avec voix délibérative et consultative, soit :
- aux membres élus titulaires du CSE. - aux représentants syndicaux auprès du CSE - aux personnes suivantes lorsque les réunions du CSE portent sur la santé, la sécurité et les conditions de travail : les médecins du travail, l’agent de contrôle de l’inspection du travail mentionné à l’article L. 8112-1 du code du travail, les agents des services de prévention des organismes de sécurité sociale, le responsable du service QHSE ou l’agent chargé de la sécurité et des conditions de travail. En ce qui concerne les membres suppléants, il est fait application de l’article L. 2314-1 du code du travail. Le suppléant assiste aux réunions en l’absence du titulaire.
Réunions préparatoires
Chaque CSE sera précédé la veille d’une réunion préparatoire des membres participants à la réunion plénière du CSE. Le temps passé en réunion préparatoire par les membres participants à la réunion plénière du CSE ne s’imputera pas sur les crédits d’heures de la délégation des membres du CSE et des représentants syndicaux dans la limite maximale de 8 heures par mois sauf si un CSE extraordinaire intervient au cours du même mois (dans ce cas précis, le temps passé en réunion préparatoire sera ajouté aux 8 heures maximales).
Ordre du jour du CSE
L’ordre du jour est établi en concertation entre le président ou son représentant et le secrétaire du CSE et/ou le secrétaire adjoint du CSE (notamment lors des thèmes spécifiques sur la santé, la sécurité et les conditions de travail) selon les modalités fixées par les textes en vigueur. Il est rappelé qu’en cas de désaccord, les consultations rendues obligatoires par une disposition législative ou réglementaire ou par un accord collectif de travail sont inscrites de plein droit à l’ordre du jour par le président ou le secrétaire.
Délibération et procès-verbal du CSE
Le procès-verbal des réunions du Comité Social et Economique est, après avoir été adopté, diffusé dans l’entreprise par le secrétaire de l’instance.
Les frais liés à l’enregistrement et à la sténographie en vue de l’élaboration du PV du CSE sont pris en charge par la SHEM.
Crédits d’heures et moyens des membres du CSE
Membres titulaires
Les membres titulaires de la délégation du CSE bénéficient d’un crédit d’heures défini par l’article R. 2314-1 du code du travail. Pour rappel, ce crédit d’heures sera précisé dans le protocole d’accord préélectoral. Les membres titulaires du CSE peuvent, chaque mois, répartir entre eux et avec les membres suppléants le crédit d’heures de délégation dont ils bénéficient (article L.2315-9 du code du travail). Toutefois selon l’article R 2315-6 du code du travail, cela ne peut amener l’un d’eux à disposer dans le mois de plus d’une fois et demie le crédit d’heures dont bénéficie un membre titulaire Les membres titulaires concernés doivent informer l’employeur du nombre d’heures réparties au titre de chaque mois au plus tard 8 jours calendaires avant la date prévue pour leur utilisation. Ils doivent procéder par un document écrit, en précisant leur identité ainsi que celle du bénéficiaire et le nombre d’heures mutualisées pour chacun d’eux (article R 2315-6 code du travail).
Membres suppléants
Les membres suppléants du CSE ne bénéficient pas d’un crédit d’heures spécifique.
Bureau
Le secrétaire du CSE dispose de 14 heures de crédit d’heures en plus par mois. Le secrétaire adjoint du CSE dispose de de 14 heures de crédit d’heures en plus par mois.
Les membres du CSE élus titulaires et suppléants disposeront : - d’un téléphone portable (s’il n’est pas déjà équipé à titre professionnel) - d’un ordinateur portable - d’un accès à la BDES. Une BDES, plus fonctionnelle, alimentée par les informations concernant la SHEM et sa filiale ODISSY sera mise en place à la suite des élections de représentativité.
Remplacement d’un membre titulaire du CSE
Les parties rappellent que les titulaires et les suppléants étant élus séparément au scrutin de liste, chaque titulaire n’a pas de suppléant attitré. Les règles établies ci-après ont pour objet d’assurer le remplacement d’un membre titulaire de l’instance, à l’occasion d’une absence pour quelque cause que ce soit. Il s’agit de permettre au CSE de fonctionner dans les meilleures conditions à l’occasion de ces réunions plénières. Les règles de remplacement d’un titulaire absent sont opérées conformément aux dispositions de l’article L.2314-37 du Code du travail :
Le représentant du personnel titulaire absent est remplacé par un suppléant élu sur une liste présentée par une même organisation syndicale que celle de ce titulaire.
La priorité est donnée au suppléant élu de la même catégorie.
S’il n’existe pas de suppléant élu sur une liste présentée par l’organisation syndicale qui a présenté le titulaire, le remplacement est assuré par un candidat non élu présenté par la même organisation. Dans ce cas, le candidat retenu est celui qui vient sur la liste immédiatement après le dernier élu titulaire, ou, à défaut, le dernier élu suppléant.
A défaut, le remplacement est assuré par le suppléant élu sur une autre liste que celle de l’organisation du titulaire remplacé, mais appartenant à la même catégorie et ayant obtenu le plus grand nombre de voix.
Il est à rappeler que le suppléant ainsi désigné devient titulaire jusqu’au retour de celui qui le remplace ou jusqu’au renouvellement de l’institution. Afin de permettre le meilleur fonctionnement possible des réunions du CSE, il est convenu de ce qui suit :
Lorsqu’un membre titulaire sait qu’il ne pourra pas participer, pour une cause quelconque, à la réunion du CSE pour laquelle il vient d’être convoqué, il doit en informer la direction, par tous moyens, dès la réception de la convocation ou, au plus tard, 5 jours calendaires avant la réunion.
La direction organise alors le remplacement du titulaire absent et en assure l’information auprès de l’ensemble des membres de l’instance.
Si la direction est informée d’une absence moins de 5 jours calendaires avant la réunion, elle fera tout ce qui est en son possible pour organiser le remplacement du titulaire absent et la participation effective du suppléant ainsi désigné.
Néanmoins, dans cette situation, il est expressément convenu que :
Une réunion qui devrait se tenir en l’absence d’un ou de plusieurs titulaires qui n’ont pas informé la direction de leur absence dans le délai prévu ci-dessus, est réputée se tenir régulièrement.
Les délibérations de l’instance adoptées dans ce cadre ne pouvant faire l’objet d’une contestation en raison du non remplacement d’un ou de plusieurs titulaires ainsi absents.
Afin de faciliter la participation éventuelle des suppléants aux réunions plénières du CSE, la direction leur adresse de manière systématique, à titre informatif, une copie de la convocation pour chaque réunion ainsi que l’ordre du jour de celle-ci.
Représentants syndicaux au CSE
Chaque organisation syndicale représentative au sein de l’entreprise peut désigner un représentant syndical au CSE. Il est choisi parmi les salariés de l’entreprise et doit remplir les conditions d’éligibilité au CSE fixées à l’article L. 2314-19 du code du travail. Les représentants syndicaux au CSE bénéficient d’un crédit d’heures de 20 heures par mois.
Attributions
Les attributions générales du CSE sont précisées par les articles L.2312-8 à L.2312-10 du code du travail. Il est informé et consulté suivant des dispositions légales.
Périodicité et contenu des consultations récurrentes du CSE
Conformément à l’article L.2312-19 du code du travail, le présent accord définit le contenu, la périodicité et les modalités des consultations récurrentes du CSE mentionnées à l’article L.2312-17 du code du travail. Pour rappel, les consultations récurrentes prévues à l’article L.2312-17 du code du travail portent sur : 1° Les orientations stratégiques de l’entreprise ; 2° La situation économique et financière de l’entreprise ; 3° La politique sociale de l’entreprise, les conditions de travail et l’emploi.
Consultation sur les orientations stratégiques de l’UES
Périodicité
Les parties reconnaissent que la stratégie de l’UES est définie sur plusieurs années. En conséquence, il est pertinent de porter cette consultation sur une période triennale.
Modalités de consultation
Les orientations stratégiques seront présentées au CSE tous les 3 ans lors de la réunion ordinaire qui se tiendra au cours du mois de mars de l’année N, en vue d’une consultation du CSE au mois d’avril de l’année N. En cas de modification des orientations stratégiques, une consultation interviendra avant le délai des 3 ans. Dans ce cas, l’employeur ajoutera la consultation à l’ordre du jour du CSE. Au cours de la réunion de présentation, le CSE pourra être assisté de l’expert. Si un expert intervient, il présentera son rapport devant le CSE lors de la réunion ordinaire du mois de mai.
Consultation sur la situation économique et financière de l’UES
Périodicité
La consultation aura lieu annuellement, généralement au mois de juin de chaque année avant l’Assemblée Générale.
Modalités de consultation
Les comptes annuels consolidés de l’année N-1 et la situation économique et financière de l’UES sont présentés au CSE lors d’une réunion ordinaire au mois d’avril de l’année N. Au cours de cette réunion, le CSE pourra être assisté d’un expert. L’expert présentera son rapport devant le CSE lors de la réunion ordinaire du mois de juin, au terme de laquelle le comité rendra son avis.
Consultation sur la politique sociale de l’entreprise, les conditions de travail et l’emploi
Périodicité
La consultation aura lieu annuellement, généralement au mois de décembre de chaque année.
Modalités de consultation
L’avis du CSE intervenant lors de la réunion ordinaire du mois de décembre portera sur les thèmes prévus par la loi.
Les parties conviennent que la consultation sur la politique sociale repose sur les informations contenues dans la base de données économique et sociale.
L’expertise éventuelle sur la politique sociale, les conditions de travail et de l’emploi se déroulera au cours du 3ème trimestre de l’année. La phase d’information avant la consultation est effectuée sur les réunions du CSE des mois de septembre, octobre et novembre. Le rapport de l’expert est présenté lors de la réunion ordinaire du CSE du mois de décembre, à l’issue de laquelle le CSE rendra son avis sur la politique sociale.
Périodicité et contenu des consultations ponctuelles du CSE
Les consultations ponctuelles se dérouleront conformément aux dispositions légales.
Expertises
Objet
Pour rappel, le CSE peut désigner un expert-comptable : - pour les consultations récurrentes sur les orientations stratégiques de l’entreprise (article L.2315-87 du code du travail), sur la situation économique et financière (article L.2315-88 du code du travail), et sur la politique sociale, les conditions de travail et l’emploi (L.2315-91 du code du travail) ; - pour les consultations ponctuelles prévues à l’article L.2315-92 du code du travail.
Il peut, dans les conditions prévues par la loi, faire appel à un expert habilité : - lorsqu’un risque grave, identifié et actuel, révélé ou non par un accident du travail, une maladie professionnelle ou à caractère professionnel est constaté dans l’établissement ; - en cas d’introduction de nouvelles technologies ou de projet important modifiant les conditions de santé et de sécurité ou les conditions de travail ; - dans les entreprises d’au moins 300 salariés, en vue de préparer la négociation sur l’égalité professionnelle (article L.2315-81 du code du travail).
En outre, le CSE peut faire appel à toute expertise pour la préparation de ses travaux (expertise libre), financée sur son budget (article L.2315-81 du code du travail).
Prise en charge
Lorsque le CSE décide d’avoir recours à l’expertise, les frais d’expertise sont pris en charge selon des modalités fixées par l’article L. 2315-80 du code du travail.
Le principe est le financement par le CSE, sur son budget de fonctionnement à hauteur de 20 %, et par l’employeur à hauteur de 80 % en cas de désignation d’un expert intervenant dans les cas suivants : - expert désigné dans le cadre de la consultation sur les orientations stratégiques - expert désigné dans le cadre des consultations ponctuelles suivantes :
Projet important modifiant les conditions de santé, de sécurité ou les conditions de travail,
Une opération de concentration
Une offre publique d’achat reçue par l’entreprise
Le droit d’alerte économique
- expert désigné au profit des organisations syndicales en vue de préparer les négociations relatives à un accord sur l’emploi ou à un PSE, - expert technique désigné (entreprises d’au moins 300 salariés) dans les cas suivants :
Introduction de nouvelles technologies, aménagement important modifiant les conditions de santé, de sécurité ou les conditions de travail,
La négociation sur l’égalité professionnelle (sauf cas où l’employeur n’a renseigné aucun des indicateurs égalité dans la BDES et doit ainsi prendre en charge l’intégralité de l’expertise).
Le financement à 100% par l’employeur est applicable dans les cas suivants : - l’expert désigné dans le cadre des consultations récurrentes sur la situation économique et financière et sur la politique sociale de l’entreprise, les conditions de travail et de l’emploi - l’expert désigné en cas de licenciement collectif pour motif économique - l’expert habilité en matière d’hygiène, de sécurité et conditions de travail mais seulement lorsqu’il intervient dans le cadre où un risque grave, identifié et actuel, révélé ou non par un accident du travail, une maladie professionnelle ou à caractère professionnel est constaté dans l’établissement.
La Commission Santé, Sécurité, Conditions de Travail (CSSCT)
Conformément à l’article L.2315-36 du code du travail, une commission santé, sécurité et conditions de travail est créée au sein du comité social et économique, dans les entreprises d’au moins trois cent salariés.Elle a le même périmètre d’intervention que le comité social et économique de l’UES.
Désignation
Le nombre de membres de la commission, est fixé pour la SHEM à 5 membres (dont le secrétaire adjoint du CSE). La désignation des membres de la CSSCT intervient au cours de la première réunion du CSE suivant l’élection. Ils sont désignés parmi les membres titulaires ou suppléants du CSE, pour une durée qui prend fin avec celle du mandat des membres du CSE. Le secrétaire adjoint du CSE aura un rôle de rapporteur. Les membres de la commission sont désignés par une résolution du CSE adoptée à la majorité des membres présents. L’employeur ou son représentant ne participe pas à cette désignation.
Composition
La CSSCT est composée de : - L’employeur ou de son représentant (président de la commission). - L’employeur peut se faire assister par des collaborateurs choisis en dehors du CSE, sans que ceux-ci puissent être en nombre supérieur à la délégation du personnel à la CSSCT. - D’une délégation du personnel comprenant les membres de la CSSCT, dont le secrétaire adjoint du CSE, en charge des attributions en matière de santé, sécurité et des conditions de travail. Ce dernier sera secrétaire de la CSSCT. - Des personnes extérieures prévues par les dispositions légales (article L.2315-39 du code du travail) : les médecins du travail, l’agent de contrôle de l’inspection du travail mentionné à l’article L. 8112-1 du code du travail, les agents des services de prévention des organismes de sécurité sociale, le responsable du service QHSE ou l’agent chargé de la sécurité et des conditions de travail.
Remplacement en cours de mandat
En cas de cessation anticipée du mandat d’élu au CSE, qu’elle qu’en soit la cause, il sera procédé à la désignation d’un autre élu du CSE au sein de la CSSCT, selon les modalités décrites ci-dessus au § 3-1.
Modalités de fonctionnement
La CSSCT est réunie au moins 4 fois par an (1 fois par trimestre) à l’initiative de l’employeur dans le mois précédent la réunion du CSE portant sur les thématiques SSCT. Elle est également réunie selon les sujets soumis au CSE, par accord avec le secrétaire et le président ou à la majorité de ses membres.
A l’issue de chaque réunion de la commission, son rapporteur (le secrétaire adjoint du CSE) rédige un compte rendu des travaux de la commission, validé par les membres. Ce compte-rendu sera transmis aux membres titulaires et suppléants du CSE avec l’ordre du jour de la réunion suivante du CSE.
Missions et attributions
Par application des dispositions de l’article L. 2315-38 du code du travail, le CSE délègue à la CSSCT ses attributions santé, sécurité et conditions de travail, sur le périmètre de la SHEM, à l’exception : - du recours à un expert, - des attributions consultatives du comité.
Ainsi la CSSCT est chargée d’étudier les questions de santé, de sécurité et des conditions de travail au niveau de l’entreprise dans son ensemble, et notamment : - l’avancement du programme de prévention ; - le bilan sur la situation générale de la santé et programmes annuels de prévention dans le cadre de la consultation sur la politique sociale ; - la coordination des problématiques spécifiques remontées par les Représentants de Proximité, dont celles nécessitant des réponses homogènes ; - la préparation des réunions et délibérations du CSE sur les questions de santé, de sécurité et des conditions de travail (analyse des accidents du travail, presque accident, modes opératoires pour interventions, etc.) ; - la participation à la promotion de la politique de prévention ; - l’examen de la mise en œuvre de la politique handicap.
Parmi ses attributions générales dans le domaine de l’analyse, de la prévention des risques professionnels, le CSE délèguera à la CSSCT : - celles de procéder à une synthèse périodique annuelle de l’analyse des risques professionnels auxquels peuvent être exposés les salariés de l’entreprise, ainsi que des effets de l’exposition aux facteurs de risques professionnels mentionnés à l’article L. 4161-1 du code du travail. - celles de susciter toute initiative qu’elle estimera utile dans le domaine de la santé, de la sécurité et des conditions de travail et de proposer notamment des actions de prévention du harcèlement moral, du harcèlement sexuel ainsi que des agissements sexistes définis à l’article L. 1152-1 et 1153-1 du code du travail.
Crédits d’heures
Les membres de la CSSCT qui ne sont pas membres titulaires du CSE disposent de 12 heures de crédit d’heures par mois hors délais de route. Les heures de délégation sont considérées comme temps de travail et payées à l’échéance normale. N’est pas déduit du crédit d’heures, le temps passé : - aux enquêtes menées après un accident du travail grave ou des incidents répétés ayant révélé un risque grave ou une maladie professionnelle ou à caractère professionnel grave, - à la recherche de mesures préventives dans les situations d’urgence et de gravité, notamment lors de la mise en œuvre de la procédure de danger grave et imminent, - aux réunions à l’invitation de la direction - le temps consacré aux réunions CSSCT.
Relations avec Représentants de Proximité
Les Représentants de Proximité relayent les informations utiles à la CSSCT en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail.
Les autres commissions du CSE
Sont créées au sein du CSE les commissions suivantes : - La commission formation - La commission d’information et d’aide au logement - La commission de l’égalité professionnelle.
Les membres de ces commissions du CSE seront désignés parmi les salariés volontaires de l’entreprise sans possibilité de cumuler leur présence au sein de plusieurs commissions. Afin de favoriser la transmission des informations avec le CSE, au moins l’un des membres de chaque commission devra être un élu titulaire au CSE. Les élus suppléants membres d’une de ces commissions ou les salariés non titulaire d’un mandat bénéficieront d’un crédit individuel et mensuel de 4 heures de délégation pour la participation aux réflexions, et travaux de la commission. Le temps passé aux réunions des commissions est rémunéré comme du temps de travail et n’est pas décompté des crédits d’heures dans la limite de 4 heures. Chaque commission désignera un rapporteur parmi ses membres, élu titulaire du CSE. Il sera chargé d’animer les réunions de la commission et de présenter au CSE les propositions et résultat des réflexions de la commission. Conformément à l’article L.2315-45 du code du travail, les rapports des commissions sont soumis à la délibération du CSE. La durée des mandats des membres des commissions est alignée sur celle des élus de la délégation du personnel au CSE. En cas de cessation du mandat des membres d’une commission, quelle qu’en soit la cause, il sera procédé à son remplacement par une nouvelle désignation par les membres du CSE. L’employeur peut adjoindre aux commissions avec voix consultative des experts et techniciens appartenant à l’entreprise et choisis en dehors du CSE conformément à l’article L. 2315-45 du code du travail. Tous les membres des commissions, experts et techniciens y participant sont soumis au secret professionnel et à l’obligation de discrétion.
Commission formation
Les parties conviennent donc d’instaurer la commission formation prévue à l’article L.2315-49 du code du travail. Cette commission comprend 3 membres. Elle se réunit semestriellement. Elle est chargée : -de préparer les délibérations du CSE en matière de formation professionnelle notamment dans le cadre des consultations relatives aux orientations stratégiques de l’entreprise et à la politique sociale de l’entreprise, aux conditions de travail et à l’emploi, dans les domaines qui relèvent de sa compétence, -d’étudier les moyens permettant de favoriser l’expression des salariés en matière de formation et de parcours professionnels et de participer à leur information dans ce domaine, -d’étudier les problèmes spécifiques concernant l’emploi et le travail des jeunes et des travailleurs handicapés et l’employabilité des salariés de l’entreprise.
Commission d’information et d’aide au logement
Les parties conviennent d’instaurer la commission d’information et d’aide au logement prévue aux articles L. 2315-50 à L.2315-55 du code du travail. La commission d’information et d’aide au logement comprend 3 membres. Elle se réunit au moins une fois par an. Elle facilite l’accession des salariés à la propriété et à la location des locaux d’habitation. A cet effet, elle : -participe à la recherche des possibilités d’offre de logements correspondant aux besoins du personnel, soit par des logements du parc SHEM, soit en relation avec les organismes habilités à collecter la participation de l’employeur à l’effort de construction, -informe les salariés sur les conditions d’accès à la propriété ou à la location d’un logement et les assiste dans les démarches nécessaires pour l’obtention des aides financières auxquelles ils peuvent prétendre, -analyse le parc locatif de la SHEM (budget, conditions, etc.).
Commission de l’égalité professionnelle
Les parties conviennent d’instaurer la commission de l’égalité professionnelle prévue à l’article L.2315-56 du code du travail. Cette commission comprend 3 membres. Elle se réunit au moins une fois par an. Elle analyse les indicateurs de la BDES concernant la situation comparée des femmes et de hommes et présente ses préconisations au CSE. Elle participe notamment à la préparation de la consultation du CSE sur la politique sociale, les conditions de travail et l’emploi.
Les représentants de proximité
Au regard du périmètre géographique de la SHEM et de l’importance d’une représentation du personnel au plus près des salariés de l’entreprise, les parties conviennent de mettre en place des représentants de proximité. Ils assureront un rôle de terrain et de proximité géographique avec les salariés. Acteurs du dialogue social, ils pourront par leur présence au niveau local, relayer des informations « terrain », des attentes ou questions des salariés auprès du CSE.
Mise en place des représentants de proximité
Périmètre de compétences
Afin de permettre l’exercice d’un certain nombre de missions dites de proximité, il est institué 4 délégations de proximité répartis en prenant en compte la maille géographique et regroupant plusieurs sites.
Délégation 1 : le périmètre de compétence de cette délégation de proximité est composé des entités suivantes : Licq, Artouste, Laruns, Soulom, Eget, Pau,
Composée de
5 sièges.
Délégation 2 : le périmètre de compétence de cette délégation de proximité est composé des entités suivantes : Marèges, Coindre, Brive, Capdenac,
Composée de
2 sièges.
Délégation 3 : le périmètre de compétence de cette délégation de proximité est composé des entités suivantes : le site de La Cassagne,
Composée d’1 siège.
Délégation siège social : le périmètre de compétence de cette délégation de proximité est composé des entités suivantes : le site de Balma,
Composée de 2 sièges.
Modalités de désignation et de remplacement des représentants de proximité
Chaque organisation syndicale représentative pourra désigner un représentant de proximité parmi les 10 sièges à pourvoir. La désignation des autres représentants de proximité intervient au cours de la première réunion du CSE suivant l’élection par une résolution adoptée à la majorité des membres présents. Les représentants de proximité sont désignés par le CSE parmi ses membres ou parmi les salariés de la SHEM, au sein du périmètre de désignation. L’employeur procèdera à l’appel à candidature par périmètre. Ils sont désignés pour une durée qui prend fin avec celle du mandat des membres du CSE.
Pour la désignation des représentants de proximité, les signataires de l’accord invitent les membres du CSE à prendre en compte : - l’audience électorale au sein de la SHEM, - l’expérience et/ou l’appétence dans le domaine de la santé, de la sécurité et des conditions de travail, - la proximité géographique des lieux de travail, - l’intérêt pour les suppléants d’avoir un rôle de représentant de proximité. En cas de cessation du mandat d’un représentant de proximité (départ de l’entreprise, démission, etc.), il sera procédé à son remplacement au sein du même périmètre de désignation par une nouvelle résolution adoptée à la majorité des membres présents du CSE. Un représentant de proximité en mobilité professionnelle vers un autre périmètre géographique perdra automatiquement son mandat de représentant de proximité. Le CSE procédera à la désignation d’un nouveau représentant de proximité. Le mandat du représentant de proximité remplaçant se termine également à la fin du mandat des membres élus du CSE.
Les missions et processus de travail
Les représentants de proximité ne peuvent exercer leurs attributions en cette qualité qu’au sein du périmètre pour lequel ils ont été désignés.
Les missions confiées par le CSE aux délégations de proximité
Afin d’aménager la charge de travail du CSE, notamment en réunion plénière, et de permettre un traitement spécifique de toutes les questions, les délégations de proximité se voient confier les attributions suivantes : Les membres d’une délégation de proximité ont notamment pour rôle de maintenir le dialogue social au plus près du terrain. Chacun de ces membres exerce à ce titre une mission de correspondant local du CSE. Par délégation permanente du CSE, les délégations de proximité exercent notamment les taches suivantes :
L’examen des réclamations collectives et individuelles relatives aux salaires, à l’application du Code du travail, du statut des IEG et des autres dispositions légales concernant notamment la protection sociale, la santé, la sécurité et les conditions de travail, ainsi que les conventions ou accords applicables au sein de l’entreprise.
La conduite des alertes et enquêtes en cas :
d’atteinte aux droits des personnes ou de danger grave et imminent, en application des dispositions des articles L.2312-59 et L.2312-60 du Code du travail. Dans les deux cas, la CSSCT pour décider de conduire elle-même ces enquêtes en lieu et place des RP
à la suite d’un accident du travail,
en cas de dénonciation de faits potentiels de harcèlement moral ou sexuel
ou dans l’appréhension d’une question de vigilance soulevée par le CSE, un représentant de proximité.
Les conclusions de l’enquête seront restituées à la délégation de proximité et au CSE sous la forme d’un rapport d’enquête avec copie à la Direction. Ces prérogatives sont bien entendu exercées dans le strict cadre du périmètre géographique de chaque délégation de proximité concernée.
Les membres de la délégation de proximité peuvent intervenir ponctuellement dans le cadre d’un projet d’aménagement important des postes de travail soumis à consultation du CSE afin d’aider cette instance à instruire ce projet et à formuler les observations aux recommandations qui enrichiront le débat à intervenir en séance plénière.
Les membres de la délégation de proximité se voient aussi déléguer par le CSE les inspections et visites de site, situés dans le périmètre de la délégation considérée.
En cas d’évènements intervenant dans le périmètre de la délégation (tel qu’un accident du travail ou un presque accident du travail), les membres de la délégation de proximité seront invités à leur analyse.
Les délégations de proximité sont sollicitées pour participer aux mises à jour du document unique d’évaluation des risques.
Les membres des délégations de proximité sont informés des missions communes, préalables et relatives à l’intervention des entreprises extérieures auxquelles ils peuvent participer et sont invités à émettre un avis sur les mesures de prévention.
Enfin, les délégations de proximité peuvent être sollicitées le cas échéant par le CSE ou la CSSCT sur des sujets spécifiques à leur périmètre géographique.
A cette occasion, la délégation de proximité invitée à contribuer peut désigner l’un de ses membres pour l’exercice de cette mission.
Le traitement des tâches confiées aux délégations de proximité
Les délégations de proximité se réunissent une fois tous les deux mois. Lors de la réunion, le représentant de l’employeur assisté le cas échéant d’un ou plusieurs collaborateurs reçoit les membres de la délégation. Au cours de cette réunion, sont examinés l’ensemble des sujets soumis à l’examen de la délégation qu’il s’agisse :
De réclamations, individuelles ou collectives,
D’alertes,
De points ou de questions portant sur la Sécurité, la Santé ou les Conditions de Travail,
De questions, de points ou de dossiers ayant été soumis à la délégation pour le CSE ou la CSSCT
En fonction du sujet concerné, les différentes questions peuvent faire l’objet du traitement suivant :
Certaines questions, et notamment les réclamations pourront faire l’objet d’une réponse immédiate communiquée par la direction, oralement lors de la séance de travail aux membres de la délégation. Les termes de cette réponse sont ensuite retranscrits dans un compte-rendu établi par la Direction,
Certaines questions font l’objet d’un échange au cours de la réunion, et reçoivent une réponse écrite ultérieure de la direction, consignée elle aussi dans le compte-rendu de la réunion concernée.
Les alertes ou sujets nécessitant le cas échéant une enquête peuvent être confiées à des membres de la délégation chargés de l’enquête.
Les questions de Santé, Sécurité et Conditions de Travail peuvent être examinées en séance et faire l’objet d’un rapport écrit dont les termes sont consignés dans le compte-rendu de la réunion.
Les travaux des participants à la réunion de la délégation de proximité font l’objet d’un compte rendu élaboré par un représentant de la direction et communiqué à l’ensemble des participants, au Président et au Secrétaire du CSE dans les 7 jours ouvrés qui suivent cette séance.
Délais et organisation
Afin de permettre aux membres de la délégation de proximité de préparer leur réunion de travail, la direction enverra à l’ensemble des membres une information portant à leur connaissance la date, l’heure et le lieu de la réunion considérée. Cette information est portée à la connaissance des membres de la délégation de proximité au plus tard 15 jours calendaires avant la séance. Chaque membre de la délégation de proximité pourra alors adresser à l’interlocuteur principal désigné à cet effet et autres membres de la délégation, la liste des sujets, questions, qu’il souhaite voir traiter. La transmission de ces sujets par l’interlocuteur principal au représentant de la Direction doit intervenir au plus tard 7 jours ouvrés avant la réunion.
Moyens
Afin d’exercer les attributions qui leurs sont déléguées par le CSE, les représentants de proximité bénéficieront chacun d’un crédit d’heures de délégation de 12 heures par mois ne pouvant être ni annualisées, ni mutualisées. Les heures de réunions plénières et les enquêtes accident du travail ne sont pas prises dans ce contingent. Les représentants de proximité peuvent pendant leurs heures de délégation circuler librement dans l’entreprise et y prendre tous les contacts nécessaires à l’accomplissement de leurs missions, sous réserve de respecter les consignes de sécurité et en veillant à ne pas apporter de gêne à l’accomplissement du travail au sein des équipes. Les représentants de proximité ne bénéficiant pas d’un ordinateur et d’un téléphone portable dans le cadre de leurs fonctions en seront dotés afin d’exercer leurs attributions.
Dispositions communes
Recours à la visioconférence
Par principe, la tenue des réunions du CSE requiert la présence physique des membres. Des réunions en visioconférences peuvent être organisées, à l’initiative de la direction et en concertation avec le secrétaire de l’instance concernée (CSE ou CSSCT), afin de communiquer plus rapidement des informations aux représentants du personnel et de limiter les déplacements. La direction s’assurera de la disponibilité des salles nécessaires localement, et des moyens de conférence. L’organisation de ces réunions se fait avec un délai de prévenance défini en concertation avec le bureau de l’instance concernée.
Lorsque le CSE est réuni en visioconférence, le dispositif technique mis en œuvre garantit l’identification des membres du comité et leur participation effective, en assurant la retransmission continue et simultanée du son et de l’image des délibérations. Les dispositions prévues au présent article ne font pas obstacle à la tenue de suspensions de séances.
Les moyens
Matériel
Il sera attribué un ordinateur et un téléphone portable aux membres du CSE qui n’en disposeraient pas à titre professionnel.
Déplacements et remboursement des frais
Sur convocation de l’employeur ou dans le cadre des attributions confiées par le CSE à la CSSCT et aux Représentants de Proximité, les membres élus et désignés doivent établir un ordre de mission en amont et le transmettre à leur manager. Les frais des membres élus et désignés dans le cadre de leurs mandats au sein de l’UES sont remboursés, au forfait ou sur justificatifs selon les barèmes en vigueur au sein de l’entreprise. La note de frais devra mentionner l’objet du déplacement dans l’outil de gestion des temps. Des avances de frais pourront être effectuées pour limiter l’impact financier.
Les heures de délégation
Utilisation des heures de délégation
Conformément à l’article L.2315-10 et L.2315-12 du code du travail, les heures de délégation sont considérées comme un temps de travail effectif et payées comme tel. Il en est de même pour les heures de délégation en tant que membres de la commission secondaire du personnel.
Planification des heures de délégation
Afin de gérer au mieux les activités de son service, il est indispensable que le manager soit informé par l’intéressé aussi tôt que possible de son intention d’exercer ses activités de représentant du personnel. Cette information doit être communiquée en amont par saisie dans l’outil de gestion des temps. Toutefois en cas d’urgence, elle peut être donnée par écrit ou par courrier électronique, et comportera une description du mandat utilisé (délégation CSE, CSSCT, etc.), ainsi que la durée prévisible de sa vacation lorsque cela est possible. L’intéressé doit confirmer la durée à son manager lors de son retour à son poste de travail Il est rappelé que cette information du manager n’est pas une demande d’autorisation d’absence, mais un moyen de prévenance et de suivi administratif des heures de délégation.
Gestion des heures de délégation
Temps passé en réunion
-Réunions du CSE, de la CSSCT, des représentants de proximité
Le temps passé aux réunions du CSE, de la CSSCT, des représentants de proximité et pour s’y rendre ne sera pas imputé sur le crédit d’heures. Il sera considéré comme du temps de travail et rémunéré comme tel.
Formations
Formation des élus et désignés
Conformément à l’article L. 2315-18 du code du travail, les membres du CSE, bénéficient de la formation nécessaire à l’exercice de leurs missions en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail selon une durée minimale fixée par l’article L.2315-40 du code du travail et selon les conditions déterminées par les articles R.2315-8 et suivants du code du travail.
Les représentants de proximité qui n’en bénéficient pas au titre d’un autre mandat suivront une formation nécessaire à l’exercice de leurs missions en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail d’une durée de 5 jours.
Formation et information des managers
Des formations et informations seront mises en place pour les managers ou interlocuteurs directement investis auprès des nouvelles instances dans l’objectif de favoriser le droit d’expression des salariés mais également sur les compétences qui se révèleront indispensables à la qualité du dialogue social.
Information des représentants du personnel
Une réunion d’information aux représentants du personnel sur le fonctionnement des instances sera organisée par la direction à la suite des élections, avant la première réunion plénière du CSE.
Confidentialité et discrétion
Il est rappelé que les membres de la délégation du personnel du CSE, les délégués syndicaux, représentants de proximité, membres de la CSSCT sont tenus au secret professionnel. Ils sont tenus à une obligation de discrétion à l’égard des informations revêtant un caractère confidentiel et présenté comme telles par l’employeur.
Dispositions finales
Négociation du protocole d’accord préélectoral et mise en place du règlement intérieur du CSE
Les parties conviennent que l’organisation des élections professionnelles à intervenir au cours de l’année 2019 donnera lieu à la négociation et à la signature d’un protocole d’accord préélectoral déterminant les conditions et modalités d’organisation des élections du CSE, dans le respect du présent accord. Le présent accord ne pourra pas être modifié par les règlements intérieurs successifs du futur CSE.
Effet de l’accord sur les dispositions antérieures ayant le même objet
Le présent accord met en place des instances représentatives du personnel adaptées à l’entreprise et favorisant la qualité du dialogue social en son sein.
Suivi de l’accord
Les parties s’entendent pour mettre en place une commission de suivi qui se réunira une fois par an, composée de la direction et des délégués syndicaux, ayant pour objet le bilan de fonctionnement du CSE, de la CSSCT et des représentants de proximité.
Durée et entrée en vigueur de l’accord
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il prend effet à compter de la mise en place du Comité Social et Economique suite aux élections des membres de ce même comité prévues en novembre 2019.
Révision
L’accord pourra être révisé au terme d’un délai de 3 mois suivant sa prise d’effet. Cette révision pourra ne concerner que la délégation du personnel élue. La procédure de révision du présent accord ne peut être engagée que par la direction ou les organisations syndicales qui y sont habilitées en application de l’article L.2261-7-1 du code du travail. L’article L. 2261-7-1 du Code du travail prévoit que : «I.-Sont habilitées à engager la procédure de révision d’une convention ou d’un accord d’entreprise ou d’établissement : 1°Jusqu’à la fin du cycle électoral au cours duquel cette convention ou cet accord a été conclu, une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives dans le champ d’application de la convention ou de l’accord et signataires ou adhérentes de cette convention ou de cet accord ; 2° A l’issue de cette période, une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives dans le champ d’application de la convention ou de l’accord. II.- La validité d’un avenant de révision s’apprécie conformément à la section 3 du chapitre II du titre III du présent livre II ».
L’article L. 2261-8 du Code du travail prévoit : « L’avenant portant révision de tout ou partie d’une convention ou d’un accord se substitue de plein droit aux stipulations de la convention ou de l’accord qu’il modifie. Il est opposable, dans les conditions de dépôts prévues à l’article L. 2231-6, à l’ensemble des employeurs et des salariés liés par la convention ou l’accord ».
La demande de révision devra être formulée par la partie diligente par lettre recommandée avec accusé de réception. Dans ce cas, toutes les organisations syndicales représentatives seront convoquées par la direction de l’entreprise dans un délai de 3 mois suivant la demande de révision.
Dénonciation
Si l’une ou l’autre des parties décide de dénoncer le présent accord totalement ou partiellement, un délai de préavis de 3 mois devra être respecté. La dénonciation devra être effectuée dans les formes conformément aux dispositions légales et réglementaires.
Dépôt légal et publicité
Conformément aux dispositions de l’article L.2231-5 du code du travail, le présent accord sera notifié dès sa conclusion par la direction à l’ensemble des organisations syndicales représentatives au niveau de l’entreprise. Le présent accord donnera lieu à dépôt auprès de la DIRECCTE et du greffe du conseil des Prud’hommes de Toulouse. Il sera versé dans la base de données nationale, conformément à l’article L.2231-5-1 du code du travail dans sa version anonymisée.
Fait à Balma, le 13 juin 2019 En 6 exemplaires originaux, dont un pour chacune des parties.
