Accord relatif aux conditions et aux modalités de vote
par voie électronique pour les élections 2023
des membres du Comité Social et Economique
ENTRE LES SOUSSIGNEES :
La société TRANSGOURMET SERVICES, Société en nom collectif au capital de 40000€, inscrite au Registre du Commerce et des Sociétés de CRETEIL sous le numéro 421 104 449 00044, dont le siège social est situé 17 rue de la Ferme de la Tour, 94460 Valenton, représentée par en sa qualité de Directeur des Ressources Humaines Groupe Transgourmet France,
D’une part,
ET
L’organisation syndicale CFE-CGC, représentée par , Délégué Syndical ;
L’organisation syndicale CFTC, représentée par , Délégué Syndical ;
L’organisation syndicale SOLIDAIRES, représentée par , Déléguée Syndicale ;
D’autre part.
Il est convenu ce qui suit, étant précisé que les organisations syndicales signataires du présent accord satisfont aux conditions de majorité requises par l’article L.2232-12 du Code du Travail, pour la validité des accords d’entreprise : TOC \o "1-2" \h \z \u
4.Déroulement des opérations de vote PAGEREF _Toc145075675 \h 4
4.1.Établissement des listes électorales et transmission PAGEREF _Toc145075676 \h 4
4.2.Lieu et temps du scrutin PAGEREF _Toc145075677 \h 4
4.3.Modalités d’accès au site de vote PAGEREF _Toc145075678 \h 5
4.4.Déroulement du vote PAGEREF _Toc145075679 \h 5
4.5.Programmation du site PAGEREF _Toc145075680 \h 5
5.Clôture et Résultats PAGEREF _Toc145075681 \h 6
5.1.Clôture PAGEREF _Toc145075682 \h 6
5.2.Décompte et attribution des sièges PAGEREF _Toc145075683 \h 6
5.3.Délais de recours et destruction des données PAGEREF _Toc145075684 \h 6
6.Sécurité et confidentialité PAGEREF _Toc145075685 \h 6
6.1.Anonymat et confidentialité des suffrages PAGEREF _Toc145075686 \h 6
6.2.Le dispositif de secours PAGEREF _Toc145075687 \h 6
7.Durée - entrée en vigueur – révision et notification PAGEREF _Toc145075688 \h 7
8.Dépôt et Publicité PAGEREF _Toc145075689 \h 7
CAHIER DES CHARGES PAGEREF _Toc145075690 \h 8
Préambule
Afin de faciliter l’organisation des élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique, et de favoriser la participation des salariés, la Direction et les organisations syndicales représentatives ont étudié la possibilité et les modalités de mise en place d’un système de vote par voie électronique. Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité des votes, les parties signataires conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux, à savoir VOXALY- DOCAPOST. Principes généraux Le prestataire retenu est en mesure de fournir une expertise indépendante de son dispositif de vote en répondant aux exigences :
des articles L.2314-26 et R.2314-5 à R.2314-18 du code du Travail relatifs aux modalités du vote électronique pour les élections des représentants du personnel ;
de l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n°2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote électronique ;
de la Délibération CNIL n°2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.
Le système retenu respecte les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin qui sont :
L’anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur
La sincérité et l’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré
L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin
La liberté du vote et la confidentialité : permettre d’exercer son droit de vote sans pression extérieure et le secret du vote.
Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe La Direction et les Partenaires Sociaux sont expressément convenues que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe. Modalité d’organisation des opérations Protocole d’accord préélectoral Les parties signeront un protocole d’accord préélectoral, définissant notamment les modalités de constitution du bureau de vote, le calendrier, les modalités opératoires et la répartition des sièges au sein de l’établissement unique. Le protocole d’accord préélectoral comportera également, en annexe, une copie du présent accord définissant les modalités du vote électronique. Formation au système de vote électronique Les membres du bureau de vote bénéficient d’une formation via le prestataire sur le système de vote électronique retenu. Cellule d’assistance technique L'employeur met en place une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant le cas échéant, les représentants du prestataire. En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique :
Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;
Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
Déroulement des opérations de vote Établissement des listes électorales et transmission Pour les seules nécessités des opérations électorales (notamment l’établissement des listes électorales), l’entreprise sera amenée à transmettre au prestataire des fichiers établis à partir d’extraction de fichiers de gestion du personnel de l’entreprise. Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de l’entreprise. L’intégration et le contrôle des candidatures, ainsi que des professions de foi, sont effectués dans les mêmes conditions. Lieu et temps du scrutin Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée, laquelle sera précisée par le protocole d’accord électoral. Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal, de leur lieu de travail, de leur domicile ou autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections. Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin et est périodiquement contrôlé durant toute la durée du scrutin jusqu’à la clôture. Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible. Le nombre de votants peut cependant être révélé au cours du scrutin. Tous les moyens sont mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés. L’entreprise établit ainsi une note d’information explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle est portée à la connaissance des électeurs avant l’ouverture du premier tour de scrutin. A chaque tour de scrutin, la Direction fera un rappel pour le vote, à l’ouverture du scrutin, ainsi qu’à mi-parcours de l’organisation du scrutin en précisant le taux de participation, auprès de l’ensemble des salariés électeurs. Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix. Pendant chaque tour de scrutin, un ordinateur en libre-service sera mis à disposition dans le respect de la confidentialité du vote, dans chaque établissement où se situent des électeurs ne disposant pas d’un poste informatique professionnel à titre individuel. Les plages horaires de vote seront rappelées afin que les collaborateurs dans cette situation s’organisent pour accéder au poste en libre-service pendant cette durée non modifiable. Modalités d’accès au site de vote Chaque électeur reçoit, avant le premier tour des élections, l’adresse du site et ses moyens personnels d’authentification. L’adresse du site de vote (URL) est déterminée dans le protocole d’accord préélectoral. A l’aide de ses identifiants, l’électeur peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections. L’identification de l’électeur est assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes personnels d’accès. L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter. A réception du vote, la saisie de ses codes d’accès par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement de l’instance concernée et clôt définitivement l’accès à cette élection. Déroulement du vote Le moyen d’authentification permet au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantit l’unicité de son vote. Lorsque l’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote, son choix doit apparaître clairement à l’écran ; il peut être modifié avant validation. La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver. La saisie du code d’accès et du mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès l’enregistrement du vote ; cette saisie clôt définitivement l’accès à l’élection pour laquelle le vote vient d’être réalisé. Programmation du site Le prestataire assure la programmation des pages web et notamment la présentation des bulletins de vote à l’écran. Le prestataire reproduit sur le site de vote les professions de foi telles qu’elles ont été présentées par leurs auteurs. Clôture et Résultats Clôture Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs. Décompte et attribution des sièges Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées pour l’établissement. La génération de ces clés, avant l’ouverture du vote, est réalisée publiquement lors des opérations de formation des membres des bureaux de vote de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le Président et deux de ses assesseurs en sont détenteurs à l’exclusion de toute autre personne. Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau. Délais de recours et destruction des données Le prestataire retenu conserve sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. L’employeur conserve de son côté, une copie des fichiers d’émargements et de résultats. A l’expiration de ces délais, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports. Sécurité et confidentialité Anonymat et confidentialité des suffrages Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont enregistrées sur un support dénommé « fichier des électeurs » distinct de celui de l’urne électronique dénommé « contenu de l’urne électronique », scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur. Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote. Le dispositif de secours Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.
En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote. Durée - entrée en vigueur – révision et notification
Le présent accord est conclu pour une durée déterminée correspondant aux élections professionnelles de 2023 et prend effet à compter de sa date de signature.
Il cessera de produire effet dès l’élection desdits représentants réalisée et définitive (c’est-à-dire après épuisement, le cas échéant des délais et voies de recours).
Les dispositions du présent accord à durée déterminée peuvent être révisées, conformément aux dispositions de l’article L.2222-5 du Code du travail.
Conformément à l’article L.2231-5 du Code du travail, le texte du présent accord est notifié aux organisations syndicales représentatives dans l’entreprise. Dépôt et Publicité
Conformément aux articles L.2231-6 et D.2231-2 et suivants du Code du travail, le présent accord sera déposé de façon dématérialisée auprès de l’Unité Territoriale de la DRIEETS d’Ile de France dont relève la Société Transgourmet Services via le site
www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr et en un exemplaire auprès du greffe du Conseil de Prud’hommes de Villeneuve Saint George (94).
Il sera affiché sur les tableaux d’information du personnel, et un exemplaire original sera établi pour chacune des Parties.
Fait à Valenton, le 25 septembre 2023
Pour la Société Transgourmet ServicesPour les Organisations Syndicales :
Directeur des Ressources HumainesDélégué Syndical CFE-CGC
Groupe Transgourmet France
Délégué Syndical CFTC
Déléguée Syndicale SOLIDAIRES
CAHIER DES CHARGES
Ce document constitue le cahier des charges relatif à la mise en œuvre du vote électronique pour les élections des représentants du personnel aux élections professionnelles de la société Transgourmet Services
Nature des prestations attendues
Le prestataire aura en charge :
la gestion de la préparation des élections en vote électronique, sous le contrôle de la Direction des Ressources Humaines Siège ;
la mise en œuvre du système de vote électronique ;
la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote électronique et l’élaboration des états des résultats permettant l’attribution des sièges.
Fonctionnalités attendues du système de vote électronique.
Fonctionnalités générales.
Système de vote électronique distant.
Le système de vote électronique est hébergé chez un prestataire externe. Il sera rendu accessible aux électeurs de manière sécurisée, 24 heures sur 24 durant toute la période des élections par Internet.
Période des élections.
La durée du scrutin est déterminée dans le protocole préélectoral relatif aux élections concernées ; durant cette période les électeurs peuvent accéder à l’application de vote 24 heures sur 24.
Nature des élections
Les élections à organiser sont des élections professionnelles, concernant le renouvellement de la délégation du personnel du Comité Social et Economique d’Entreprise.
Sécurisation du système proposé
Le système de vote électronique proposé par le prestataire doit répondre aux exigences minimales suivantes (décret du 25 avril 2007):
Le système doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.
Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et contrôlé pendant toute la période vote jusqu’à la clôture du scrutin.
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés (« fichiers électeurs » et « urne électronique »).
Par ailleurs, le prestataire fournit à la société les conclusions de son rapport d’expertise indépendante de son système de vote électronique.
Scénario de vote
Étapes
Le scénario de vote électronique comporte les étapes suivantes :
une étape d’identification de l’électeur ; celui-ci doit saisir un code identifiant envoyé par courrier ou mail, et un code d’activation réceptionné au moment de la connexion par SMS ou messagerie vocale,
une étape de présentation des listes de candidats en présence,
le choix par l’électeur d’une seule liste parmi celles proposée, ou bien le choix de voter « blanc »,
la possibilité de rayer des candidats présents dans la liste choisie,
la présentation du bulletin de vote définitif comprenant les candidats retenus et les candidats rayés,
la confirmation par l’électeur du choix effectué par la saisie de sa date de naissance,
la confirmation à l’électeur par le système de la prise en compte de son bulletin de vote,
la possibilité pour l’électeur d’imprimer un « accusé de réception » confirmant l’enregistrement de son vote.
Émargement électronique, unicité du vote
Par ailleurs, le système de vote électronique enregistre un émargement après confirmation du vote par l’électeur et ne permet plus à ce dernier d’effectuer un nouveau vote (unicité du vote).
Traitements sous-jacents
Lors de la prise en compte d’un vote, le système doit assurer :
L’unicité et la confidentialité du vote : le système doit garantir l’anonymat des choix exprimés par un électeur et l’unicité du vote. A cette fin, les émargements d’une part et l’urne électronique d’autre part, doivent être enregistrés sur des systèmes dédiés et distincts.
L’intégrité du système : la sécurisation de la prise en compte des choix effectués par les électeurs et des résultats élaborés ensuite à partir des votes enregistrés. A cette fin, le système proposé doit pouvoir notamment être scellé et les votes doivent être enregistrés chiffrés avec des clés en possession des seuls membres du bureau de vote
Dépouillement des urnes électroniques
Étapes
La procédure de dépouillement des urnes électroniques comprend les étapes suivantes :
La saisie par les membres du bureau de vote de leurs clefs de déchiffrement,
L’accès à la liste des émargements Internet,
L’accès aux résultats des élections : édition automatique des Procès-verbaux au format CERFA ainsi que du calcul de la représentativité,
La remise par le prestataire d’états de résultats permettant l’affectation des sièges par les membres du bureau de vote ; tous les calculs préalable et l’affectation théorique des sièges correspondant aux règles du code du travail, sont fournis aux membres du bureau de vote pour contrôles, validation et proclamation des résultats.
Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique
Pour garantir la confidentialité, le Prestataire chiffre le bulletin tout au long de son parcours, du poste de travail jusqu’à l’urne, sans aucune interruption.
Deux niveaux de chiffrement sont mis en place :
Le chiffrement sur le poste de travail est assuré afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement.
La totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se fait selon le protocole HTTPS.
Ainsi, le chiffrement du bulletin commence dès que l’utilisateur clique sur le bouton JE VOTE, donc dès son émission. Ces mécanismes garantissent qu’il est impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement. Cette architecture permettra de répondre ainsi parfaitement aux exigences de la CNIL sur le chiffrement de bout en bout sans interruption décrite dans sa dernière recommandation n° 2010-371 du 21 octobre 2010.
Liste des émargements
L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Dès la clôture du scrutin les listes d’émargements sont accessibles par les membres du bureau de vote, les délégués syndicaux et les représentants habilités de la Direction des Ressources Humaines.
Assistance technique
Le prestataire assure la formation de la cellule d’assistance technique. Durant le scrutin un interlocuteur dédié du prestataire se tient à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote.
Dispositifs de secours
Le système de vote électronique est dupliqué sur deux plates-formes distinctes. En cas de panne d’un des systèmes un dispositif de secours prend le relais en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants susmentionnés, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
