au fonctionnement du Comité Social et Economique et au droit syndical
au sein de l’Urssaf Rhône-Alpes
Entre L’
Union de Recouvrement des cotisations de Sécurité Sociale et d’Allocations Familiales (Urssaf) Rhône-Alpes dont le siège social est sis 6, rue du 19 mars 1962, 69200 VENISSIEUX, représentée par Mme XXX, agissant en qualité de Directrice de l’Urssaf Rhône Alpes.
d'une part,
Et
Les organisations syndicales soussignées :
d'autre part,
Il est convenu ce qui suit :
Préambule
Dans le cadre des ordonnances n°2017-1386 du 22 septembre 2017 relatives à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et n°2017-1718 du 20 décembre 2017, modifiant le cadre législatif et réglementaire des instances représentatives du personnel (IRP) en créant une instance unique, le premier Comité Social et Economique de l’Urssaf Rhône-Alpes a été mis en place en décembre 2019 assorti d’un accord signé le 25 juillet 2019 sur les moyens associés à cette mise en place et au droit syndical, prenant fin avec le mandat de quatre ans dudit CSE, prorogé par accord unanime pour une durée de six mois, soit une fin en juin 2024.
Dans la continuité de ce premier mandat et du bilan en ressortant en termes de fonctionnement du dialogue social, les parties au présent accord souhaitent maintenir un corps de dispositions négociées au niveau de l’organisme afin de tenir compte des constats effectués, de son contexte et de ses spécificités.
Pour mémoire, l’Urssaf Rhône-Alpes a été créée le 1er janvier 2014 par fusion des huit anciennes Urssaf départementales de la région Rhône-Alpes (Ain, Ardèche, Drôme, Isère, Loire, Rhône, Savoie, Haute-Savoie). Cette restructuration au sein du réseau du Recouvrement a alors impliqué un profond changement dans le dialogue social, celui-ci devant alors se réorganiser au sein d’une entité régionale, dans le cadre d’un Comité d’entreprise unique, et de délégués du personnel et CHSCT départementaux.
La réforme intervenue en septembre 2017 a de nouveau engendré un profond changement dans le dialogue social. Ainsi, les aménagements négociés en 2019 aux fins de mise en place du nouveau Comité Social et Economique se sont révélés nécessaires, notamment du point de vue du traitement des problématiques de terrain au travers de la mise en place de représentants de proximité, de la sécurisation du bureau du CSE en charge de la gestion d’un budget de près de 1.4 millions d’euros à l’époque par la présence d’un secrétaire à temps plein, et du maintien de moyens complémentaires qui s’avèrent indispensables à la tenue d’un réel dialogue social dans un organisme comportant à ce jour près de 1700 collaborateurs installés sur 13 sites géographiques d’une région très étendue géographiquement, et dont les habitudes de travail, d’échanges, de concertation ont par ailleurs considérablement évolué depuis 2019, compte tenu de la survenue d’ une crise sanitaire majeure et du développement subséquent du télétravail.
C’est dans ce contexte et au vu de ces constats que le présent accord est convenu entre les parties.
Table des matières
TOC \o "1-4" \h \z \u Titre 1 – LE CHAMP D’APPLICATION PAGEREF _Toc161236533 \h 5
Article 1 : Le champ d’application de l’accord PAGEREF _Toc161236534 \h 5
Titre 2 – LA MISE EN PLACE ET LE RENOUVELLEMENT DU CSE PAGEREF _Toc161236535 \h 5
Article 2 : Le périmètre du CSE PAGEREF _Toc161236536 \h 5
Titre 3 – LE FONCTIONNEMENT DU CSE PAGEREF _Toc161236537 \h 5
Article 3 : Le CSE PAGEREF _Toc161236538 \h 5
Article 3.1 : La composition du CSE PAGEREF _Toc161236539 \h 5 Article 3.2 : Les attributions du CSE PAGEREF _Toc161236540 \h 6 Article 3.2.1 : Les attributions générales du CSE PAGEREF _Toc161236541 \h 6 Article 3.2.2 : Les attributions du CSE dans le champ de la santé, de la sécurité et des conditions de travail PAGEREF _Toc161236542 \h 6 Article 3.2.3 : Les consultations récurrentes du CSE PAGEREF _Toc161236543 \h 6 Article 3.2.4 : Les consultations ponctuelles du CSE PAGEREF _Toc161236544 \h 7 Article 3.2.5 : La présentation des réclamations individuelles et collectives et des questions diverses PAGEREF _Toc161236545 \h 7 Article 3.2.6 : Les droits d’alerte particuliers du CSE PAGEREF _Toc161236546 \h 8 Article 3.2.7 : Le droit du CSE de recourir à des expertises PAGEREF _Toc161236547 \h 8 Article 3.2.8 : Les attributions en matière d’activités sociales et culturelles PAGEREF _Toc161236548 \h 8 Article 3.2.9 : Les appuis internes au CSE PAGEREF _Toc161236549 \h 9 Article 3.3 : Les modalités d’information et de consultation du CSE PAGEREF _Toc161236550 \h 9 Article 3.4. Les crédits d’heures des membres du CSE PAGEREF _Toc161236551 \h 10 Article 3.5 : Les réunions du CSE PAGEREF _Toc161236552 \h 11 Article 3.6 : Les temps de préparation des réunions du CSE PAGEREF _Toc161236553 \h 12 Article 3.7 : Les budgets du CSE PAGEREF _Toc161236554 \h 12 Article 3.8 : La formation des membres du CSE PAGEREF _Toc161236555 \h 13 Article 3.9 : La liberté de circulation des membres du CSE PAGEREF _Toc161236556 \h 13
Article 4 : La Commission Santé, Sécurité et Conditions de Travail (CSSCT) PAGEREF _Toc161236557 \h 13
Article 4.1 : Les attributions de la CSSCT PAGEREF _Toc161236558 \h 13 Article 4.2 : La composition de la CSSCT PAGEREF _Toc161236559 \h 14 Article 4.3 : Les crédits d’heures des membres de la CSSCT PAGEREF _Toc161236560 \h 14 Article 4.4 : Les réunions de la CSSCT PAGEREF _Toc161236561 \h 15 Article 4.5 : Les temps de préparation des réunions de la CSSCT PAGEREF _Toc161236562 \h 16
Article 5 : Les représentants de proximité PAGEREF _Toc161236563 \h 16
Article 5.1 : Le nombre et la répartition des Représentants de Proximité PAGEREF _Toc161236564 \h 17 Article 5.2 : Les attributions des représentants de proximité PAGEREF _Toc161236565 \h 17 Article 5.3 : Les crédits d’heures des représentants de proximité PAGEREF _Toc161236566 \h 18 Article 5.4 : Les modalités de désignation et de remplacement des Représentants de Proximité PAGEREF _Toc161236567 \h 18 Article 5.5 : La formation des Représentants de Proximité PAGEREF _Toc161236568 \h 19
Article 6 – Les autres commissions PAGEREF _Toc161236569 \h 19
Titre 4 – LE DROIT SYNDICAL PAGEREF _Toc161236570 \h 20
Article 7 : les moyens complémentaires accordés au titre du protocole d’accord relatif au droit syndical dans l’entreprise du 1er février 2008 PAGEREF _Toc161236571 \h 20
Article 7.1 – Les salariés détachés pour des activités syndicales au plan national PAGEREF _Toc161236572 \h 20 Article 7.2 – Les salariés bénéficiant d’un temps de délégation national PAGEREF _Toc161236573 \h 20 Article 7.2.1. Les salariés bénéficiant d’un temps de délégation supérieur à 25% PAGEREF _Toc161236574 \h 20 Article 7.2.2. les salariés ne bénéficiant pas d’un temps de délégation supérieur à 25% PAGEREF _Toc161236575 \h 21 Article 7.3 – le fonctionnement du syndicat en local PAGEREF _Toc161236576 \h 21 Article 7.4. Les mandats spécifiques pour le fonctionnement des instances statutaires des organismes crées dans le cadre de la Sécurité sociale par les organisations syndicales nationales PAGEREF _Toc161236577 \h 21 Article 7.5. Les congrès syndicaux ou assemblées statutaires nationales PAGEREF _Toc161236578 \h 21
Article 8 : les crédits d’heures des délégués syndicaux PAGEREF _Toc161236579 \h 22
Article 8.1. Les crédits d’heures légaux des délégués syndicaux PAGEREF _Toc161236580 \h 22 Article 8.2. Les crédits d’heures complémentaires des délégués syndicaux PAGEREF _Toc161236581 \h 22
Article 9 – la circulation des délégués syndicaux et la diffusion de tracts papiers PAGEREF _Toc161236582 \h 22
Article 9.1. la diffusion de tracts papier PAGEREF _Toc161236583 \h 22 Article 9.2. La liberté de déplacement PAGEREF _Toc161236584 \h 23 Article 9.3. l’organisation de réunions d’information par les organisations syndicales ou sections syndicales PAGEREF _Toc161236585 \h 23 Titre 5 – Les moyens du CSE, des Représentants de Proximité et des Organisations syndicales PAGEREF _Toc161236586 \h 24
Article 10 – Les locaux PAGEREF _Toc161236587 \h 24
Article 10.1. Sur le siège PAGEREF _Toc161236588 \h 24 Article 10.2. Sur les sites PAGEREF _Toc161236589 \h 24
Article 11 – L’aménagement des locaux PAGEREF _Toc161236590 \h 25
Article 12 – Les moyens pour les déplacements PAGEREF _Toc161236591 \h 25
Article 12.1. Les réunions des membres du CSE et de ses commissions à l’initiative de l’employeur PAGEREF _Toc161236592 \h 26 Article 12.2. Les déplacements des membres du CSE et de ses commissions à l’initiative du CSE PAGEREF _Toc161236593 \h 26 Article 12.3. Les réunions des délégués syndicaux à l’initiative de l’employeur PAGEREF _Toc161236594 \h 27 Article 12.4. Les déplacements à l’initiative des organisations syndicales PAGEREF _Toc161236595 \h 27
Article 13 – Les panneaux d’affichage PAGEREF _Toc161236596 \h 27
Article 14 – Les moyens numériques mis à disposition des organisations syndicales PAGEREF _Toc161236597 \h 28
Article 14.1. L’espace intranet dédié, l’accès aux outils collaboratifs Microsoft 365 et au réseau social d’entreprise PAGEREF _Toc161236598 \h 28 Article 14.1.1. Le contenu de ces espaces PAGEREF _Toc161236599 \h 28 Article 14.1.2. Liberté d’accès à l’information syndicale PAGEREF _Toc161236600 \h 29 Article 14.1.3. Conditions de mise en ligne PAGEREF _Toc161236601 \h 29 Article 14.1.4. Conditions d’habilitations PAGEREF _Toc161236602 \h 29 Article 14.1.5. Conditions de déploiement et d’utilisation des espaces dediés sous l’intranet, des outils collaboratifs et du reseau social d’entreprise PAGEREF _Toc161236603 \h 30 Article 14.1.6. Les règles de maintenance PAGEREF _Toc161236604 \h 30 Article 14.2. la messagerie électronique PAGEREF _Toc161236605 \h 30
Article 15 – Les moyens numériques mis à disposition du CSE PAGEREF _Toc161236606 \h 31
Article 15.1. la messagerie électronique PAGEREF _Toc161236607 \h 31 Article 15.2. L’espace Intranet dédié au CSE, l’accès aux outils collaboratifs Microsoft 365 et au réseau social d’entreprise PAGEREF _Toc161236608 \h 31 Article 15.2.1. Le contenu de ces espaces PAGEREF _Toc161236609 \h 32 Article 15.2.2. Liberté d’accès à l’information PAGEREF _Toc161236610 \h 32 Article 15.2.3. Conditions de mise en ligne PAGEREF _Toc161236611 \h 32 Article 15.2.4. Conditions d’habilitations PAGEREF _Toc161236612 \h 32 Article 15.2.5. Conditions de déploiement et d’utilisation de l’espace dédié sous l’intranet, des outils collaboratifs et du réseau social d’entreprise PAGEREF _Toc161236613 \h 33 Article 15.2.6. Les règles de maintenance PAGEREF _Toc161236614 \h 33 Titre 6 – La durée des mandats PAGEREF _Toc161236615 \h 34
Article 16 – La durée du mandat PAGEREF _Toc161236616 \h 34
Article 17 – La succession des mandats PAGEREF _Toc161236617 \h 34
Article 18 – La gestion des situations de fin de mandat et l’accompagnement du retour à l’emploi PAGEREF _Toc161236618 \h 34
Article 19 – Le suivi du mandat PAGEREF _Toc161236619 \h 34
Titre 7 – Dispositions diverses PAGEREF _Toc161236620 \h 35
Article 20 – Dépôt et publication de l’accord PAGEREF _Toc161236621 \h 35
Article 21 – Entrée en vigueur PAGEREF _Toc161236622 \h 35
Article 22 - Révision PAGEREF _Toc161236623 \h 35
Titre 1 – LE CHAMP D’APPLICATION
Article 1 : Le champ d’application de l’accord
Le présent accord s’applique aux instances représentatives du personnel et organisations syndicales de l’Urssaf Rhône-Alpes.
Il se substitue à tout autre accord, usage ou décision unilatérale antérieurement en vigueur et ayant le même objet.
Titre 2 – LA MISE EN PLACE ET LE RENOUVELLEMENT DU CSE
Article 2 : Le périmètre du CSE
En application des articles L2313-2 et L2313-4 du code du travail, le nombre et le périmètre des établissements distincts sont fixés par accord, et à défaut par l’employeur compte tenu de l’autonomie de gestion des responsables d’établissement, notamment en matière de gestion du personnel.
Au regard des critères applicables à la notion d’établissements distincts pour justifier la mise en place de CSE d’établissements, il est acté que l’Urssaf Rhône-Alpes ne comporte pas d’établissements distincts et procède au renouvellement d’un unique CSE.
Titre 3 – LE FONCTIONNEMENT DU CSE
Article 3 : Le CSE
Article 3.1 : La composition du CSE
Le nombre de membres du CSE est fixé en correspondance à la tranche d’effectifs légalement en vigueur.
Le nombre de sièges et la répartition des sièges entre le collège Cadres et le collège Employés au regard des effectifs au moment de l’élection sont actés au protocole d’accord préélectoral.
Par ailleurs, en application de l’article L2314-2 du code du travail, chaque organisation syndicale représentative peut désigner un représentant syndical ayant voix consultative au sein du CSE.
Article 3.2 : Les attributions du CSE
Article 3.2.1 : Les attributions générales du CSE
Le CSE dispose d’attributions générales décrites aux articles L2312-8 et suivants du code du travail. Il a donc pour mission d’assurer une expression collective des salariés permettant la prise en compte permanente de leurs intérêts dans les décisions relatives à la gestion et à l’évolution économique et financière de l’entreprise, à l’organisation du travail, à la formation professionnelle et aux techniques de production, notamment au regard des conséquences environnementales de ces décisions.
Il est informé et consulté sur les questions intéressant l’organisation, la gestion et la marche générale de l’entreprise, notamment sur :
Les mesures de nature à affecter le volume ou la structure des effectifs,
La modification de son organisation économique ou juridique,
Les conditions d’emploi, de travail, notamment la durée du travail, et la formation professionnelle,
L’introduction de nouvelles technologies, tout aménagement important modifiant les conditions de santé et de sécurité ou les conditions de travail,
Les mesures prises en vue de faciliter la mise, la remise ou le maintien au travail des accidentés du travail, des invalides de guerre, des invalides civils, des personnes atteintes de maladies chroniques évolutives et des travailleurs handicapés, notamment sur l’aménagement des postes de travail,
Et les conséquences environnementales de ces différentes mesures.
Article 3.2.2 : Les attributions du CSE dans le champ de la santé, de la sécurité et des conditions de travail
Dans le champ de la santé, de la sécurité et des conditions de travail, en application de l’article L2312-9 du code du travail, le CSE :
Procède à l’analyse des risques professionnels,
Contribue notamment à faciliter l’accès des femmes à tous les emplois, à la résolution des problèmes liés à la maternité, l’adaptation et à l’aménagement des postes de travail afin de faciliter l’accès et le maintien des personnes handicapées à tous les emplois au cours de leur vie professionnelle,
Peut susciter toute initiative qu’il estime utile et proposer notamment des actions de prévention du harcèlement moral, du harcèlement sexuel et des agissements sexistes.
Article 3.2.3 : Les consultations récurrentes du CSE
Les CSE est par ailleurs informé et consulté de manière récurrente sur les orientations stratégiques de l’organisme, sa situation économique et financière, et sur la politique sociale, les conditions de travail et l’emploi, en application de l’article L2312-17 et des articles L2312-22 et suivants du code du travail.
Les parties conviennent, au regard du contexte de l’organisme, que :
la consultation sur les orientations stratégiques de l’organisme repose principalement sur la déclinaison de son contrat pluriannuel de gestion et sera effectuée chaque année à la période la plus appropriée pour disposer d’informations suffisantes concernant le déploiement des projets dans le cadre du contrat pluriannuel de gestion, ou de tout nouveau projet majeur qui serait impulsé par une autorité extérieure (Urssaf Caisse Nationale…) ou rendu nécessaire par des évolutions au sein de l’organisme ;
la consultation sur la situation économique et financière correspond à la consultation annuelle sur le projet de budget de l’organisme pour l’année suivante, effectuée en principe en fin d’année civile, et pour laquelle une préparation des débats est effectuée en commission Economique, réunie une fois par an à cette occasion ;
la consultation sur la politique sociale, les conditions de travail et l’emploi peut, compte tenu de la diversité des domaines qu’elle couvre, et de l’actualité de l’organisme, se dérouler en plusieurs consultations échelonnées à des dates différentes au cours de l’année civile. Celle-ci s’appuie notamment à différentes étapes de l’année sur la transmission au CSE du bilan social, du rapport de situation comparée entre les hommes et les femmes, des résultats de la publication annuelle de l’index de l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes, des bilans relatifs à l’hygiène et à la sécurité dans les sites départementaux, de la déclaration annuelle d’emploi des travailleurs handicapés, des données en matière de temps de travail, de temps partiel et d’heures supplémentaires, du plan de développement des compétences…
Article 3.2.4 : Les consultations ponctuelles du CSE
Le CSE est informé et consulté de manière ponctuelle en application des articles L2312-37 et suivants du code du travail et dans tous les cas légalement prévus.
Article 3.2.5 : La présentation des réclamations individuelles et collectives et des questions diverses
En application de l’article L2312-8 du code du travail, renvoyant sur ce point aux articles L2312-5 à 7 du code du travail, le CSE a pour mission de présenter à l’employeur les réclamations individuelles ou collectives relatives aux salaires, à l’application du code du travail et des autres dispositions légales concernant notamment la protection sociale, ainsi que des conventions et accords applicables dans l’entreprise. La notion de réclamation s’entend de l’expression d’une demande liée à un droit considéré comme ouvert mais non appliqué ou mal appliqué, et non comme l’expression d’une revendication, relevant de la compétence des délégués syndicaux, et destinée à obtenir un droit supplémentaire non encore ouvert, ni l’expression d’une demande d’informations générales dépassant le strict cadre des informations à tenir à disposition dans le cadre de la base de données économiques et sociales en particulier.
Il est convenu que ces réclamations soient portées à la connaissance du Président du CSE dans le cadre de la préparation de l’ordre du jour avec le Secrétaire du CSE, afin qu’une réponse y soit apportée par écrit, commentée lors d’un point « Traitement des questions et réclamations diverses » de l’ordre du jour de la séance du CSE, réponse alors verbalisée avec les débats de cette dernière, ou, si besoin, annexée par la suite au procès-verbal de la séance concernée.
Article 3.2.6 : Les droits d’alerte particuliers du CSE
Les membres de la délégation du personnel au CSE disposent d’un droit d’alerte en application de l’article L2312-59 du code du travail en présence d’une atteinte aux droits des personnes, à leur intégrité physique et mentale, ou aux libertés individuelles dans l’organisme qui ne serait pas justifiée par la nature de la tâche à accomplir, ni proportionnée au but recherché.
Ils disposent également d’un droit d’alerte en application de l’article L2312-60 du code du travail en cas de danger grave et imminent, ainsi qu’en matière de santé publique et d’environnement, d’un droit d’alerte économique en application de l’article L2312-63 du code du travail, et d’un droit d’alerte sociale en application des articles L2312-70 et suivants du code du travail.
Article 3.2.7 : Le droit du CSE de recourir à des expertises
Conformément aux dispositions en vigueur aux articles L2315-87 et suivants du code du travail, le CSE est habilité à recourir à différents types d’expertises.
Il peut notamment y recourir dans le cadre des consultations obligatoires sur :
les orientations stratégiques de l'entreprise ;
la situation économique et financière de l’entreprise ;
la politique sociale de l'entreprise, les conditions de travail et l'emploi.
Il peut également faire appel à un expert habilité dans des conditions prévues par décret en Conseil d’Etat :
lorsqu'un risque grave, identifié et actuel, révélé ou non par un accident du travail, une maladie professionnelle ou à caractère professionnel est constaté,
en cas d’introduction de nouvelles technologies ou de projet important modifiant les conditions de santé et de sécurité ou les conditions de travail, prévus au 4° de l’article L.2312-8 du Code du travail ;
en vue de préparer la négociation sur l'égalité professionnelle.
La prise en charge des expertises est réalisée en conformité avec les dispositions légales et réglementaires en vigueur.
Article 3.2.8 : Les attributions en matière d’activités sociales et culturelles
Le CSE exerce aussi ses attributions en matière d’activités sociales et culturelles en application des articles L2312-78 et suivants du code du travail.
Article 3.2.9 : Les appuis internes au CSE
Pour l’exercice de ses attributions, le CSE se dote de commissions obligatoires telles que prévues aux articles L2315-36 (Commission Santé Sécurité et Conditions de Travail) et L2315-44-1 sous réserve des seuils fixés par décret (Commission des marchés).
Par ailleurs, les parties s’entendent pour mettre en place une commission économique (article L2315-46 du code du travail), une commission Formation Professionnelle (article L2315-49 du code du travail) et une commission d’information et d’aide au logement (article L2315-50 du code du travail).
Le CSE peut également se doter d’autres commissions, notamment pour gérer les activités sociales et culturelles qu’il décide. A ce titre, les élus du CSE formalisent leurs options en la matière dans un règlement intérieur du CSE, et dans le respect des moyens en heures de mandat prévues au présent accord, adopté et/ou modifié à chaque renouvellement de l’instance
Enfin, et selon les conditions et modalités prévues à l’article L2314-1 du code du travail, le CSE désigne en son sein un référent en matière de lutte contre le harcèlement sexuel et les agissements sexistes.
Article 3.3 : Les modalités d’information et de consultation du CSE
En application de l’article L2312-36 du code du travail, une base de données économiques, sociales et environnementales rassemble un ensemble d’informations mises à disposition du CSE. Elle est accessible en permanence aux membres de la délégation du personnel du CSE, ainsi qu’aux délégués syndicaux.
En application de l’article L2312-15 du code du travail, pour émettre ses avis et vœux dans le cadre de ses attributions consultatives, le CSE dispose d’un délai d’examen suffisant et d’informations précises et écrites transmises ou mises à disposition par l’employeur.
Par ailleurs, les délais de consultation du CSE sont encadrés par l’article R2312-6 du code du travail.
Afin de faciliter le bon déroulement de ces processus d’information consultation, et compte tenu que l’Urssaf Rhône-Alpes entend prévoir une réunion mensuelle du CSE (cf. article 3.5 ci-dessous), les parties conviennent que, sauf exception, les projets ponctuels ou thèmes de consultation récurrente du CSE font l’objet d’une présentation informative avec documents à l’appui lors d’une première séance du CSE, ou lors d’une séance de la Commission Santé Sécurité et Conditions de Travail (CSSCT) lorsque le dossier relève de son champ de spécialité suivie de la consultation, lors de la séance mensuelle suivante, sauf situation de carence ou d’expertise. Toutefois, les thèmes de consultation soumis à des délais contraints en raison de dispositions particulières pourront faire l’objet, après diffusion de l’information écrite préalable au minimum deux semaines civiles avant la date prévue de réunion du CSE, d’une information consultation en une seule séance.
Article 3.4. Les crédits d’heures des membres du CSE
Les membres titulaires du CSE et les représentants syndicaux au CSE disposent, dans le cadre de l’article L2315-7 du code du travail d’heures de délégation.
Les heures de délégation ouvertes aux élus titulaires du CSE sont fonction du barème prévu à l’article R2314-1 du code du travail selon la tranche d’effectifs en vigueur.
Ces heures de délégation sont personnelles et font l’objet d’une annualisation et donc d’un suivi sur 12 mois. Ainsi, par dérogation à l’article R2315-5 du code du travail, il n’est pas posé de limitation mensuelle à l’utilisation du crédit d’heures, dans la mesure où ce dernier est suivi de manière annuelle. Lorsque le mandat commence en cours d’année, le suivi de la consommation des heures annuelles se fait sur la base d’un prorata du crédit d’heures ouvert pour les mois courant jusqu’au 31 décembre de l’année de l’élection, suivi de l’application d’un prorata du crédit d’heures ouvert à compter du 1er janvier suivant jusqu’au mois d’anniversaire de l’élection.
Comme l’autorise l’article L2315-9 du code du travail, chaque membre titulaire du CSE peut déléguer tout ou partie de ses heures à un autre membre titulaire ou à un membre suppléant du CSE, en fonction des besoins de l’instance. Cette répartition des heures doit faire l’objet d’une information écrite à la Direction des Ressources Humaines au préalable via la boîte mail rh-relationssociales.rhone-alpes@urssaf.fr en précisant quel membre du CSE utilisera les heures de quel autre membre et à quelle hauteur, afin de pouvoir prendre en compte ladite information dans le cadre du suivi du mandat.
Par exception, au regard de l’importance de la mission assurée par le secrétaire et le trésorier dans le cadre d’un CSE de cette taille, en charge d’une dotation de plus d’1.6 millions d’euros et de la qualité d’employeur de personnels administratifs, il est convenu que les membres du CSE désignés par ce dernier pour exercer ces missions le feront dans les conditions suivantes :
Le secrétaire bénéficiera d’heures de délégation complémentaires lui permettant d’exercer son mandat sur la totalité de son horaire contractuel de travail, représentant un maximum annuel de 1200 heures. Lorsque le mandat commence en cours d’année, le suivi de la consommation de cette enveloppe annuelle se fait sur la base d’un prorata du crédit d’heures ouvert pour les mois courant jusqu’au 31 décembre de l’année de l’élection, suivi de l’application d’un prorata du crédit d’heures ouvert à compter du 1er janvier suivant jusqu’au mois d’anniversaire de l’élection.
Le trésorier bénéficiera d’heures de délégation complémentaires représentant un maximum annuel de 200 heures. Lorsque le mandat commence en cours d’année, le suivi de la consommation de cette enveloppe annuelle se fait sur la base d’un prorata du crédit d’heures ouvert pour les mois courant jusqu’au 31 décembre de l’année de l’élection, suivi de l’application d’un prorata du crédit d’heures ouvert à compter du 1er janvier suivant jusqu’au mois d’anniversaire de l’élection.
Conformément aux textes en vigueur, les représentants syndicaux au CSE disposent d’un maximum de 20 heures de délégation par mois.
Article 3.5 : Les réunions du CSE
Le CSE est réuni sur convocation de l’employeur une fois par mois. Il est également réuni de manière exceptionnelle si un sujet le nécessite ou sur demande de la majorité de ses membres.
Les convocations comprenant l’ordre du jour arrêté avec le secrétaire de l’instance et les pièces afférentes aux sujets prévus (mises à disposition dans un espace de stockage dédié à la l’instance) sont adressées dans la mesure du possible une semaine civile avant la date de ladite réunion, et au plus tard dans le délai fixé à l’article L2315-30 du code du travail, via l’organisation d’une réunion dans le module Agenda de l’outil de messagerie électronique professionnel interne à l’Urssaf Rhône-Alpes, sauf situation particulière qui nécessiterait le recours à un autre mode de convocation (courrier postal ou mail sur l’adresse électronique professionnelle des membres de la délégation du personnel au CSE ou toute autre adresse préalablement autorisée par lesdits membres).
Au moins quatre réunions du CSE (une par trimestre) portent annuellement en tout ou partie sur les attributions du comité en matière de santé, sécurité et conditions de travail, sur la base du compte-rendu de la Commission Santé Sécurité et Conditions de Travail, réunie trimestriellement, ou de manière exceptionnelle si un sujet le nécessite, et génèrent à ce titre l’inscription à leur ordre du jour d’un point de restitution des débats de la CSSCT par le secrétaire ou le secrétaire-adjoint de ladite commission.
Seuls les membres titulaires du CSE participent aux réunions, sauf en cas d’absence, un membre suppléant pouvant dès lors participer en remplacement d’un titulaire, ou le remplacement en séance pouvant être organisé selon les règles de l’article L2314-37 du code du travail.
Si l’ordre du jour de la réunion comporte l’examen d’un dossier propre à un département ou site en particulier, les membres du CSE peuvent solliciter la participation d’un représentant de proximité dudit département/site. Le temps passé en réunion du CSE par le représentant de proximité convié est dans ce cas rémunéré comme temps de travail et n’est donc pas déduit des heures de délégation prévues pour les représentants de proximité.
Les réunions se tiennent généralement au siège de l’Urssaf Rhône-Alpes en présentiel. Toutefois, dans le cadre de la politique générale de l’Urssaf Rhône-Alpes et plus globalement de la Branche Recouvrement en matière de limitation des déplacements, selon les besoins, les possibilités et notamment le contenu de l’ordre du jour de certaines réunions et la durée prévisionnelle de réunion, des séances du CSE en visio-conférence pourront être organisées, dans le respect des articles D2315-1 et suivants du code du travail, la visioconférence sera alors de préférence totale, un mixte entre des membres présents physiquement au sein d’une même pièce et d’autres uniquement en visioconférence, présentant une moindre garantie quant à l’équité des interventions et la qualité de l’échange nécessaire à un contexte de représentation du personnel et de débats avec la Présidence de l’instance. Toutefois, la Direction s’engage à développer les moyens techniques et pratiques permettant, lorsque certains membres ne peuvent, en raison de contraintes rencontrées, participer physiquement aux séances présentielles, de les intégrer à distance à la réunion à leur demande. Le recours à une séance en visioconférence fera l’objet d’un accord préalable entre le Président et le secrétaire de l’instance. Les modalités pratiques de mise en œuvre de ce mode de réunion seront précisées par le règlement intérieur du CSE.
Les débats tenus en réunion du CSE feront l’objet d’un enregistrement pris en charge par l’employeur (hors retranscription et verbalisation). Les modalités afférentes au stockage, à l’accès et à la conservation de ces enregistrements seront précisées par le règlement intérieur du CSE.
En application de l’article L2315-34 du code du travail, les délibérations du CSE sont consignées dans un procès-verbal établi par le secrétaire du CSE. Pour faciliter cette verbalisation, le CSE est libre de recourir à un prestataire externe dans le cadre de son budget de fonctionnement. Les projets de procès-verbaux de chaque réunion seront transmis par le secrétaire du CSE à l’ensemble des membres de l’instance préalablement à une mise à l’ordre du jour pour approbation. Une fois consolidé les retours des différents membres du CSE, le projet de procès-verbal est mis à l’ordre du jour du CSE en vue de son approbation majoritaire. Dans la mesure du possible, ces opérations permettent l’approbation du procès-verbal d’une séance mensuelle lors de la séance mensuelle suivante, et au plus tard lors de la 2ème séance mensuelle suivante.
Le temps passé en réunion du CSE est rémunéré comme temps de travail et n’est donc pas déduit des heures de délégation prévues pour les membres de ladite instance.
Article 3.6 : Les temps de préparation des réunions du CSE
Compte tenu de la diversité des attributions du CSE et des sujets pouvant être portés devant lui, ainsi que de la réalité d’une délégation du personnel en général composée de salariés issus de sites géographiques distincts, ne facilitant pas les échanges réguliers et directs sur les dossiers, les parties conviennent de l’utilité de préserver, comme les dispositions antérieures le prévoyaient, un temps dédié à la préparation des réunions.
Ainsi, il est convenu que chaque membre titulaire du CSE, et chaque représentant syndical au CSE, dispose d’un crédit d’heures forfaitaire de six heures de préparation pour chaque réunion du CSE convoquée, permettant l’organisation à la main des élus d’une rencontre préparatoire entre la date de diffusion de l’ordre du jour de la séance et des pièces afférentes et la réunion elle-même.
Un suppléant ne peut utiliser ce crédit de préparation qu’en remplacement d’un titulaire. A défaut, la participation de suppléants à ces temps de préparation ne peut se réaliser que sur des heures qui lui sont octroyées par délégation explicite de crédits d’heures légaux d’un élu titulaire du CSE.
Article 3.7 : Les budgets du CSE
En application de l’article L2315-61 du code du travail, le CSE se voit doter d’une subvention de fonctionnement de 0,20% de la masse salariale brute de l’organisme. Il bénéficie par ailleurs d’une dotation pour les activités sociales et culturelles à hauteur de 2,56% de la masse salariale brute de l’organisme, reconduction de la dotation antérieurement en place pour le Comité d’entreprise de l’Urssaf Rhône-Alpes. Le CSE peut décider, comme prévu à l’article L2315-61 du code du travail, par une délibération, de consacrer une partie de son budget de fonctionnement au financement de la formation des délégués syndicaux de l’organisme, ainsi qu’à la formation des représentants de proximité. Il peut également décider par une délibération, de transférer une partie du montant de l’excédent annuel du budget de fonctionnement au financement des activités sociales et culturelles dans les conditions fixées à l’article R2315-31-1 du code du travail.
Article 3.8 : La formation des membres du CSE
En application de l’article L2315-18 du code du travail, les membres du CSE et les référents en matière de lutte contre le harcèlement sexuel et les agissements sexistes bénéficient de la formation nécessaire à l’exercice de leurs missions en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail.
Article 3.9 : La liberté de circulation des membres du CSE
En application de l’article L2315-14 du code du travail, les membres élus de la délégation du personnel au comité social et économique et les représentants syndicaux au comité peuvent se déplacer hors de l’organisme ou circuler librement dans l’organisme et y prendre tous contacts nécessaires à l’accomplissement de leur mission, notamment auprès d’un salarié à son poste de travail, sous réserve de ne pas apporter de gêne importante à l’accomplissement du travail des salariés.
Article 4 : La Commission Santé, Sécurité et Conditions de Travail (CSSCT)
En application des dispositions de l’article L2315-36 du code du travail relatives aux entreprises d’au moins 300 salariés, une Commission Santé, Sécurité et Conditions de Travail (CSSCT) est mise en place au sein du CSE de l’Urssaf Rhône-Alpes.
Cette commission est présidée par l’employeur ou son représentant, qui ont la faculté de se faire assister par des collaborateurs de l’organisme (hors membres du CSE). Cela étant, ils ne pourront, ensemble, être en nombre supérieur à celui des membres de cette commission.
Article 4.1 : Les attributions de la CSSCT
La CSSCT se voit confier, pour partie et par délégation du CSE, les attributions de ce dernier en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail. Le recours à un expert et les attributions consultatives restent en tout état de cause de la compétence exclusive du CSE.
Plus précisément, la CSSCT dispose du droit d’alerte, par l’intermédiaire des membres de la délégation qui la composent, en cas d’atteinte aux droits des personnes ainsi que de danger grave et imminent, dans les conditions prescrites par les textes.
En cas de déclenchement d’une expertise par le CSE dans le cadre de l’article L2315-94 du code du travail, ladite Commission est chargée de suivre le bon déroulé de cette dernière.
Enfin et de manière plus générale, la CSSCT est en charge de préparer les délibérations du CSE pour toute question intéressant la santé, la sécurité et les conditions de travail soumise à l’avis du CSE.
Pour mener à bien ses missions, ladite Commission peut solliciter ponctuellement l’appui des Représentants de Proximité des sites concernés.
Article 4.2 : La composition de la CSSCT
La CSSCT est composée de 10 membres dont 6 employés et 4 cadres. Il n’est pas prévu de suppléance.
Conformément aux dispositions légales, les membres de cette commission sont désignés par la délégation du personnel au CSE par une résolution adoptée à la majorité des membres présents disposant du droit de vote.
Le CSE a la faculté à cette occasion de désigner également un remplaçant par organisation syndicale élue au CSE, pouvant, en cas d’absences de membres de la CSSCT, assurer un remplacement en réunion, sans pouvoir en tout état de cause utiliser les crédits d’heures dédiés aux membres de la CSSCT.
Cette désignation est organisée lors de la séance d’installation du CSE, parmi ses propres membres, et pour une durée qui prend fin avec celle du mandat de la délégation du personnel qui a procédé à cette désignation, sans préjudice des modalités concrètes que le CSE pourra décider dans le cadre de son règlement intérieur en matière de remplacement en cours de mandat. Il est entendu que dans le cas d’une cessation anticipée en cours d’année, le membre de la CSSCT nouvellement désigné bénéficiera exclusivement du reliquat de crédit d’heures non consommé par son prédécesseur.
Ces membres sont soumis aux dispositions de l’article L2315-3 du code du travail relatives au secret professionnel et à l’obligation de discrétion.
Il est en outre précisé que la formation mentionnée à l’article L2315-18 (relative à la santé, la sécurité et les conditions de travail – cf. article 3.9 ci-dessus) concerne l’ensemble des élus du CSE dont les membres de la présente CSSCT. Elle est organisée sur une durée de cinq jours maximums. Les modalités de cette formation souscrivent en tous points aux dispositions du code du travail.
En sus de cette formation spécifique, la Direction envisagera un parcours d’accompagnement interne harmonisé des membres de la CSSCT visant à partager un socle de connaissances commun propre à l’organisme dans le domaine de compétence de la commission (par exemple pour l’analyse des plans d’occupation des sols, la bonne lecture des dossiers immobiliers, etc, l’offre précise qui pourra être faite restant à construire à date du présent accord). Ce parcours d’accompagnement sera pris en charge par l’Urssaf Rhône-Alpes et réalisé sur temps de travail.
Article 4.3 : Les crédits d’heures des membres de la CSSCT
Chaque membre de cette Commission se trouve doté d’un crédit annuel supplémentaire de 80 heures aux fins de mener à bien l’ensemble de ses missions. Lorsque le mandat commence en cours d’année, le suivi de la consommation de cette enveloppe annuelle se fait sur la base d’un prorata du crédit d’heures ouvert pour les mois courant jusqu’au 31 décembre de l’année de l’élection, suivi de l’application d’un prorata du crédit d’heures ouvert à compter du 1er janvier suivant jusqu’au mois d’anniversaire de l’élection.
Le secrétaire bénéficiera d’heures de délégation complémentaires lui permettant de gérer les tâches spécifiques attachées à cette fonction (préparation des ordres du jour, coordination avec le CSE, gestion des comptes-rendus, etc) représentant un maximum annuel de 240 heures. Ces heures complémentaires pourront en tant que de besoin être transférées du secrétaire vers le secrétaire adjoint en informant le Département Droit et Relations Sociales à l’adresse suivante : rh-relationssociales.rhone-alpes@urssaf.fr. Lorsque le mandat commence en cours d’année, le suivi de la consommation de cette enveloppe annuelle se fait sur la base d’un prorata du crédit d’heures ouvert pour les mois courant jusqu’au 31 décembre de l’année de l’élection, suivi de l’application d’un prorata du crédit d’heures ouvert à compter du 1er janvier suivant jusqu’au mois d’anniversaire de l’élection.
Article 4.4 : Les réunions de la CSSCT
Le nombre de réunions de la CSSCT est fixé à quatre par année civile, sachant que demeure ouverte la possibilité pour l’employeur de programmer des réunions dites exceptionnelles en fonction des nécessités et/ou projets rencontrés nécessitant son intervention, ou à la demande de la majorité de ses membres.
Lors de la première réunion de ladite commission (en cas de mise en place ou de renouvellement), il est aussi procédé à la désignation d’un secrétaire et d’un secrétaire adjoint à la majorité des suffrages valablement exprimés. Le président peut, s’il le souhaite, prendre part audit vote.
L’ordre du jour est établi conjointement par l’employeur et le secrétaire de la Commission.
La convocation comprenant l’ordre du jour et les pièces nécessaires (mises à disposition dans un espace de stockage dédié à l’instance) sont communiquées par l’employeur au moins 8 jours calendaires avant la réunion, via l’organisation d’une réunion dans le module Agenda de l’outil de messagerie électronique professionnel interne à l’Urssaf Rhône-Alpes, sauf situation particulière qui nécessiterait le recours à un autre mode de convocation (courrier postal ou mail sur l’adresse électronique professionnelle des membres de la CSSCT ou toute autre adresse préalablement autorisée par lesdits membres).
Dans la mesure où une partie des attributions du CSE en matière de santé, sécurité et conditions de travail sont déléguées à la commission, assistent avec voix consultative aux réunions et sont donc convoqués à ces dernières : les médecins du travail, le responsable interne du service de sécurité et des conditions de travail ou, à défaut, l’agent chargé de la sécurité et des conditions de travail, les agents de contrôle de l’inspection du travail ainsi que les agents des services de prévention des organismes de sécurité sociale.
Si l’ordre du jour de la réunion comporte l’examen d’un dossier propre à un département/site en particulier, les membres de la CSSCT peuvent solliciter la participation d’un représentant de proximité dudit département/site. Le temps passé en réunion de la Commission par le représentant de proximité convié est dans ce cas rémunéré comme temps de travail et n’est donc pas déduit des heures de délégation prévues pour les représentants de proximité.
Les réunions se tiennent généralement au siège de l’Urssaf Rhône-Alpes en présentiel. Toutefois, dans le cadre de la politique générale de l’Urssaf Rhône-Alpes et plus globalement de la Branche Recouvrement en matière de limitation des déplacements, et dans un souci de facilitation de la participation des invités extérieurs, des réunions de la CSSCT en visio-conférence pourront être organisées, la visioconférence sera alors de préférence totale, un mixte entre des membres présents physiquement au sein d’une même pièce et d’autres uniquement en visioconférence, présentant une moindre garantie quant à l’équité des interventions et la qualité de l’échange nécessaire à un contexte de représentation du personnel et de débats avec la Présidence de l’instance. Toutefois, la Direction s’engage à développer les moyens techniques et pratiques permettant, lorsque certains membres ou invités ne peuvent, en raison de contraintes rencontrées, participer physiquement aux séances présentielles, de les intégrer à distance à la réunion à leur demande. Le recours à une séance en visioconférence fera l’objet d’un accord préalable entre le Président et le secrétaire de la commission. Les modalités pratiques de mise en œuvre de ce mode de réunion seront précisées par le règlement intérieur du CSE.
Les débats tenus en réunion de la CSSCT feront l’objet d’un enregistrement pris en charge par l’employeur (hors retranscription et verbalisation). Les modalités afférentes au stockage, à l’accès et à la conservation de ces enregistrements seront précisées par le règlement intérieur du CSE.
Les délibérations de la CSSCT sont consignées dans un compte-rendu établi par le secrétaire de la Commission. Pour faciliter cette rédaction, le CSE est libre de recourir à un prestataire externe dans le cadre de son budget de fonctionnement. Les projets de compte-rendu de chaque réunion seront transmis par le secrétaire de la Commission à l’ensemble des membres de l’instance pour consolidation, sans nécessité d’une approbation formelle en séance, ladite rédaction n’ayant d’autre vocation que de tracer les échanges, notamment dans le cadre de la restitution des débats en CSE et de la préparation des consultations du CSE.
Il est convenu de la nécessité que le compte-rendu d’une réunion trimestrielle soit finalisé et diffusé avant la prochaine séance trimestrielle. Toutefois, lorsqu’un point de restitution de la CSSCT est mis à l’ordre du jour d’un CSE ou qu’une consultation du CSE est requise suite à débats préparatoires en CSSCT, le compte-rendu de ladite CSSCT, dans une forme qui sera précisée par le règlement intérieur du CSE, devra être diffusé aux membres du CSE au plus tard la veille de la séance (s’entendant en jours ouvrés).
Le temps passé en réunion de la Commission est rémunéré comme temps de travail et n’est donc pas déduit des heures de délégation prévues pour les membres de ladite Commission.
Article 4.5 : Les temps de préparation des réunions de la CSSCT
Il est convenu que chaque membre de la CSSCT dispose d’un crédit d’heures forfaitaire de six heures de préparation pour chaque réunion de la CSSCT convoquée, permettant l’organisation à la main des élus d’une rencontre préparatoire entre la date de diffusion de l’ordre du jour de la séance et des pièces afférentes et la réunion elle-même.
Article 5 : Les représentants de proximité
En application des dispositions de l’article L2313-7 du code du travail, des Représentants de Proximité sont mis en place au sein de l’Urssaf Rhône-Alpes.
Leur mise en place étant motivée par le souhait de conserver un lien de proximité fort sur chacun des sites composant l’Urssaf Rhône-Alpes, il est convenu d’une implantation par Département, le nombre de Représentants de Proximité variant en fonction des effectifs et des sites de chaque département.
Article 5.1 : Le nombre et la répartition des Représentants de Proximité
L’Urssaf Rhône-Alpes se trouve dotée de 22 Représentants de Proximité répartis géographiquement de la manière suivante :
2 représentants sur le site de l’Ain,
2 représentants sur le site de l’Ardèche,
2 représentants sur le site de la Drôme,
2 représentants sur le site de la Savoie,
2 représentants sur le site de la Haute Savoie,
3 représentants sur le site de l’Isère,
4 représentants sur le site de la Loire,
5 représentants sur le site du Rhône.
Article 5.2 : Les attributions des représentants de proximité
Les représentants de proximité sont des représentants du personnel intervenant dans un champ de compétence plus restreint que celui du CSE qui a procédé à leur désignation.
Les Représentants de Proximité de l’Urssaf Rhône-Alpes sont particulièrement chargés de diverses missions relevant de la santé, de la sécurité et des conditions de travail qu’ils détiennent en propre, ou qu’ils sont susceptibles de partager avec la CSSCT notamment dès lors que cette dernière viendrait à les solliciter officiellement pour appui.
Chaque Représentant de Proximité :
participe aux visites d’inspection périodiques du ou des sites du Département et rédige le rapport d’inspection en découlant,
peut participer à certaines réunions de la CSSCT ou du CSE sur sollicitation d’une de ces instances quand un sujet examiné concerne son département (cf ci-dessus)
veille au bon suivi des registres de sécurité mis à disposition,
observe le bon déroulé des exercices d’évacuation du ou des bâtiments concernés,
fait remonter aux membres du CSE les réclamations individuelles ou collectives exprimées dans le ou les sites du Département concernés, et dont la résolution ne peut se situer au niveau de la Direction territoriale,
réalise des tâches ponctuelles en matière de prestations sociales et culturelles sur sollicitation du CSE exclusivement,
relaie à la CSSCT un certain nombre d’informations lui étant destinées (exemples : informations relatives aux accidents du travail et maladies professionnelles, préconisations collectives éventuelles du Médecin du Travail, observations éventuelles de l’Inspecteur du travail ou des services de la CARSAT, etc.).
En cas de sollicitation de la CSSCT, chaque Représentant de Proximité est susceptible d’apporter son concours et appui :
à la préparation des délibérations du CSE, prise en charge par la CSSCT, pour tout projet d’aménagement important modifiant les conditions de santé, de sécurité ou les conditions de travail, et sollicitant une connaissance et une proximité spécifique à son département,
aux travaux d’expertises dûment décidés par le CSE et impliquant spécialement ou notamment son département,
à l’analyse des risques professionnels et des conditions de travail du ou des sites de son département,
aux enquêtes concernant son département et décidées par la CSSCT dans des conditions déterminées.
Les Représentants de Proximité ne constituant pas une instance représentative du personnel, aucune réunion à périodicité régulière n’est prévue. Toutefois, ces derniers pourront être reçus par la Direction du ou des sites concerné(s) et/ou ses délégataires (notamment de sécurité) en cas de besoin.
Les Représentants de Proximité sont soumis au secret professionnel et sont tenus à une obligation de discrétion. Ils bénéficient en outre du statut protecteur découlant de leur mandat et d’une liberté de circulation au sein de leur Département, sans préjudice de la liberté de circulation couvrant l’ensemble de l’organisme dont ils peuvent disposer au titre d’un autre mandat.
Article 5.3 : Les crédits d’heures des représentants de proximité
Chaque Représentant de Proximité se trouve doté d’un crédit annuel s’élevant à 90 heures aux fins de mener à bien l’ensemble de ses missions. Lorsque le mandat commence en cours d’année, le suivi de la consommation de cette enveloppe annuelle se fait sur la base d’un prorata du crédit d’heures ouvert pour les mois courant jusqu’au 31 décembre de l’année de l’élection, suivi de l’application d’un prorata du crédit d’heures ouvert à compter du 1er janvier suivant jusqu’au mois d’anniversaire de l’élection.
En cas d’absence d’un Représentant de Proximité, son ou ses homologues du département auront la faculté, en cas de besoin, de bénéficier de ses heures sous couvert que le représentant de proximité ou son organisation syndicale en informe la Direction au préalable via la boîte mail rh-relationssociales.rhone-alpes@urssaf.fr en précisant quel représentant utilisera les heures de quel autre représentant et à quelle hauteur, afin de pouvoir prendre en compte ladite information dans le cadre du suivi du mandat.
Article 5.4 : Les modalités de désignation et de remplacement des Représentants de Proximité
Les Représentants de Proximité sont désignés par le CSE pour une durée qui prend fin avec celle du mandat des membres élus du CSE. Un membre élu du CSE peut être désigné comme Représentant de Proximité, les seules conditions préalables à la désignation comme Représentant de Proximité étant d’être salarié de l’organisme, affecté dans le département visé par la désignation et de disposer d’une ancienneté minimale de six mois au sein de l’organisme.
Les Représentants de Proximité sont désignés lors de la séance d’installation du CSE ou d’une séance proche ultérieure par les membres titulaires dudit Comité. Les mandats de Représentants de Proximité seront répartis entre les organisations syndicales ayant participé aux élections du CSE en fonction des suffrages valablement exprimés recueillis par chaque organisation syndicale tels que mentionnés sur les documents Cerfa du premier tour des élections.
Les membres du CSE appartenant à l’organisation syndicale ayant obtenu le plus fort résultat nommeront un 1er Représentant de Proximité dans le département de leur choix. Les membres du CSE appartenant à l’organisation syndicale parvenue au 2ème rang des résultats des élections nommeront à leur tour un 1er Représentant de Proximité dans le département de leur choix. Les membres du CSE appartenant à l’organisation syndicale parvenue au 3ème rang des résultats des élections nommeront à leur tour un 1er Représentant de Proximité dans le département de leur choix. Une fois que les membres du CSE de chaque organisation syndicale représentée auront nommé un Représentant de Proximité, le processus décrit ci-dessus sera repris jusqu’à nomination de tous les Représentants de Proximité selon la répartition géographique définie à l’article 5.1 ci-dessus, et au prorata du résultat des élections.
La liste de candidats constituée selon les modalités décrites ci-dessus est par suite soumise au vote à la majorité des élus du CSE.
En cas de cessation anticipée du mandat d’un Représentant de Proximité par départ de l’organisme, mobilité vers un autre département, démission du mandat, ou à la demande de l’organisation syndicale, il pourra être procédé à la désignation d’un Représentant de Proximité par l’organisation syndicale concernée par ladite vacance ou le souhait de remplacement. Dans le cas d’une cessation anticipée en cours d’année, le Représentant de Proximité nouvellement désigné bénéficiera exclusivement du reliquat de crédit d’heures non consommé par son prédécesseur.
Article 5.5 : La formation des Représentants de Proximité
Le CSE déterminera le type de formation des Représentants de Proximité lui semblant adapté à la nature et à la portée des missions confiées.
Sur demande du CSE, la Direction prendra en charge, pour chaque représentant de proximité, une journée de formation sous réserve de son adéquation aux missions confiées par le présent accord.
A défaut, le CSE analysera les conditions d’une prise en charge dans le cadre de son budget de fonctionnement.
Article 6 – Les autres commissions
Le comité social et économique se dote d’une commission économique, d’une commission Formation professionnelle, d’une commission Information et aide au logement, et d’une commission de l’égalité professionnelle.
Conformément à l’article R2315-7 du code du travail, le temps passé par chaque membre du CSE aux réunions de ces commissions n’est pas déduit des heures de délégation dès lors que la durée annuelle globale de ces réunions n’excède pas 60 heures. Le temps passé au-delà s’impute sur les crédits d’heures des membres.
Titre 4 – LE DROIT SYNDICAL
Article 7 : les moyens complémentaires accordés au titre du protocole d’accord relatif au droit syndical dans l’entreprise du 1er février 2008
Le protocole d’accord national du 1er février 2008 relatif au droit syndical étant appliqué à l’Urssaf Rhône-Alpes, les dispositions suivantes viennent en préciser certaines modalités.
Article 7.1 – Les salariés détachés pour des activités syndicales au plan national
En complément des dispositions conventionnelles en la matière, il est précisé que le détachement pour l’exercice d’un mandat national doit faire l’objet vers l’employeur et l’Ucanss d’une information de l’organisation syndicale. Cette information doit être faite trois mois avant l’investigation par le salarié des missions confiées par son organisation syndicale dès lors que le détachement est à temps plein ou mi-temps.
En cas de détachement inférieur à un mi-temps, une information préalable d’un mois à la prise de fonction est nécessaire.
Les mêmes formalités sont à respecter en cas de changement de bénéficiaire ou en cas de souhait du salarié de reprendre une activité professionnelle. Dans ce dernier cas, l’information de cette volonté de reprendre doit être sollicitée par le salarié lui-même auprès de l’employeur copie à l’Ucanss.
En cas de révocation de mandat, la réintégration du salarié ne pourra intervenir plus de deux mois après que l’employeur en ait eu connaissance.
Article 7.2 – Les salariés bénéficiant d’un temps de délégation national
Article 7.2.1. Les salariés bénéficiant d’un temps de délégation supérieur à 25%
En complément des disposions conventionnelles en la matière, il est précisé que le bénéfice d’un temps de délégation supérieur à 25% de leur temps d’activité professionnelle qui s’exerce sur une durée d’un mois en continu doit faire l’objet vers l’employeur et l’Ucanss d’une information de la fédération. Cette information doit être faite trois mois avant l’investigation par le salarié des missions confiées par sa fédération.
Les mêmes formalités sont à respecter en cas de changement de bénéficiaire ou en cas de souhait du salarié de reprendre une activité professionnelle. Dans ce dernier cas, l’information de cette volonté de reprendre doit être sollicitée par le salarié lui-même auprès de l’employeur copie à l’Ucanss.
En cas de révocation de mandat, la réintégration du salarié ne pourra intervenir plus de deux mois après que l’employeur en ait eu connaissance.
Article 7.2.2. les salariés ne bénéficiant pas d’un temps de délégation supérieur à 25%
Lorsque l’organisation syndicale souhaite faire participer un salarié à une activité nationale, elle peut lui fournir des chèques syndicaux dans les conditions prévues par le protocole d’accord Ucanss sur l’exercice du droit syndical. Ce type de mandat doit faire l’objet d’une information préalable de l’employeur, adressée au Département Droit et Relations Sociales au moins trois jours ouvrés avant la date de la réunion à laquelle doit se rendre le salarié concerné, la transmission des chèques syndicaux pouvant se faire par la suite dès que l’agent les a en sa possession.
Article 7.3 – le fonctionnement du syndicat en local
En complément des dispositions conventionnelles relatives aux heures syndicales (art. 8.21 dudit protocole), il est indiqué que l’enveloppe d’heures est notifiée par courriel avec accusé de réception sur les messageries électroniques des organisations syndicales.
Cette notification intervient conformément aux textes conventionnels soit, le premier jour du mois qui suit les élections professionnelles. Elle contient les éléments de calcul détaillés.
Le salarié mandaté par son organisation syndicale, pour utiliser des heures de cette enveloppe, le déclare au moins trois jours ouvrés avant dans l’outil de comptabilisation des absences en joignant le cas échéant la convocation afférente.
En tout état de cause, un contrôle semestriel est mis en place afin que les délégués syndicaux puissent vérifier que l’utilisation de ces heures est conforme à leur autorisation.
Article 7.4. Les mandats spécifiques pour le fonctionnement des instances statutaires des organismes crées dans le cadre de la Sécurité sociale par les organisations syndicales nationales
Les demandes d’absence sollicitées à ce titre doivent être faites à l’attention de la Direction de l’Urssaf Rhône-Alpes sur la boîte mail du Département Droit et Relations Sociales. Afin d’anticiper des contraintes organisationnelles des services, un délai de prévenance de trois jours ouvrés est requis. Un courrier de réponse sera alors transmis aux intéressés par courriel, copie à leur manager.
Article 7.5. Les congrès syndicaux ou assemblées statutaires nationales
Les demandes d’absence sollicitées à ce titre doivent être faites à l’attention de la Direction de l’Urssaf Rhône Alpes sur la boîte mail du Département Droit et Relations Sociales. Afin d’anticiper des contraintes organisationnelles des services, un délai de prévenance de trois jours ouvrés est requis.
Ces demandes doivent prendre la forme d’une convocation nominative, émanant de l’instance syndicale qui organise le congrès ou de son représentant local et précisant notamment la date, le lieu ainsi que l’heure de début et de fin du congrès. Un courrier de réponse sera alors transmis aux intéressés par courriel copie à leur manager.
Article 8 : les crédits d’heures des délégués syndicaux
Article 8.1. Les crédits d’heures légaux des délégués syndicaux
En application de l’article L2143-13 du code du travail, chaque délégué syndical dispose d’un crédit d’heures équivalent à 24 heures par mois compte tenu de l’effectif de l’Urssaf Rhône-Alpes.
Ces heures de délégation sont personnelles et s’apprécient annuellement, soit 288 heures par an. Elles peuvent être transférées d’un délégué syndical à un autre au sein d’une même confédération. Lorsque le mandat commence en cours d’année, le suivi de la consommation de ce crédit d’heures annuel se fait sur la base d’un prorata du crédit d’heures ouvert pour les mois courant jusqu’au 31 décembre de l’année de l’élection, suivi de l’application d’un prorata du crédit d’heures ouvert à compter du 1er janvier suivant jusqu’au mois d’anniversaire de l’élection.
Article 8.2. Les crédits d’heures complémentaires des délégués syndicaux
Compte tenu de la situation de l’organisme en termes d’éclatement géographique et de la nécessité d’une présence syndicale mobile pour répondre aux attentes des personnels et mener les concertations utiles à la bonne conduite chaque année du dialogue social et des programmes de négociation régionaux, les parties conviennent de reconduire le principe d’un crédit d’heures complémentaires accordés aux délégués syndicaux dans le cadre de la création de l’Urssaf Rhône-Alpes, dans la limite de 20 heures par mois par délégué syndical.
Ce crédit est personnel et s’apprécie annuellement, soit 240 heures par an. Il peut être transféré d’un délégué syndical à un autre. Il peut également être transféré à tout membre du CSE ou Représentant de Proximité sur simple déclaration préalable via la boîte mail rh-relationssociales.rhone-alpes@urssaf.fr en précisant quel représentant utilisera les heures de quel autre représentant et à quelle hauteur, afin de pouvoir prendre en compte ladite information dans le cadre du suivi du mandat. Lorsque le mandat commence en cours d’année, le suivi de la consommation de ce crédit d’heures annuel se fait sur la base d’un prorata du crédit d’heures ouvert pour les mois courant jusqu’au 31 décembre de l’année de l’élection, suivi de l’application d’un prorata du crédit d’heures ouvert à compter du 1er janvier suivant jusqu’au mois d’anniversaire de l’élection.
Article 9 – la circulation des délégués syndicaux et la diffusion de tracts papiers
Article 9.1. la diffusion de tracts papier
Afin de tenir compte des pratiques actuelles établies dans le cadre de l’horaire variable, la diffusion de tracts peut se faire dans les espaces de travail sous réserve de ne pas provoquer une interruption collective du travail.
Article 9.2. La liberté de déplacement
Pour l’exercice de leurs fonctions, les délégués syndicaux peuvent, tant durant les heures de délégation qu’en dehors des heures habituelles de travail, dans la limite des horaires d’ouverture des bâtiments, circuler librement dans l’entreprise et y prendre tous les contacts nécessaires à l’accomplissement de leur mission sous réserve de ne pas provoquer une interruption collective du travail. Ils peuvent également se déplacer hors de l’organisme dans le cadre de leur crédit d’heures.
Article 9.3. l’organisation de réunions d’information par les organisations syndicales ou sections syndicales
En dehors des réunions des adhérents qui sont régies par le code du travail, les organisations syndicales peuvent, sur information préalable du Directeur territorial au moins trois jours ouvrés avant la date prévue pour la réunion, organiser des réunions présentielles d’information à destination des salariés durant les seules plages mobiles et en dehors du temps de travail, et ont accès à ce titre, comme tout salarié, aux réservations de salles. Compte tenu de la généralisation du télétravail et de l’accès aux outils collaboratifs, elles peuvent également proposer ce type de réunions d’information durant les plages mobiles en format visioconférence ou audioconférence teams, dès lors qu’il est clairement indiqué aux salariés, dans l’invitation, ainsi qu’en préalable de l’animation de ladite réunion, qu’elle ne peut être suivie que lorsque l’agent est débadgé sur toute la durée de cette dernière. Conformément au droit du travail, l’intervention d’une personne extérieure à l’organisme nécessite l’accord de la direction.
Les organisations syndicales devront veiller dans ce cadre à ne pas apporter de gêne importante à l’accomplissement du travail des salariés.
Titre 5 – Les moyens du CSE, des Représentants de Proximité et des Organisations syndicales
Article 10 – Les locaux
Les locaux ci-dessous mis à disposition par l’employeur sont accessibles durant les jours et horaires d’ouverture des sites. L’utilisation de ces derniers doit être conforme à l’objet de leur mise à disposition et doit se faire dans le respect des règles de sécurité inhérentes à chaque site.
Article 10.1. Sur le siège
Pour les organisations syndicales représentatives, il est mis à disposition un local dédié à chacune d’entre elles. Les organisations syndicales non représentatives qui ont constitué une section syndicale bénéficient d’un local commun.
Pour le CSE, un local est mis à disposition des élus.
Un local est également mis à la disposition des représentants de proximité du site où est implanté le siège.
Article 10.2. Sur les sites
Un local commun est mis à la disposition des représentants du personnel, tout type de mandat confondu, accessible tant aux représentants du personnel travaillant sur les sites concernés, qu’aux représentants du personnel en déplacement sur les sites.
Il est entendu que les sites infra-départementaux disposant, à la date du présent accord, de deux locaux de ce type (un local commun dédié aux organisations syndicales, un local commun dédié aux activités du CSE et des représentants de proximité sur le site), ne transiteront vers un local partagé unique qu’en cas de nécessité au regard des mètres carrés disponibles dans le cadre d’un relogement dans de nouveaux locaux.
Par ailleurs, les représentants du personnel ont aussi pleinement accès à la réservation possible des locaux ouverts dans les sites tels que salles de réunion, espaces collaboratifs, bureaux de passage, bulles etc, dans le cadre de l’exercice de leur mandat et de leur liberté de circuler dans les différents sites de l’Urssaf Rhône-Alpes.
Lorsque des mandatés réservent un bureau de passage comportant deux espaces de travail dans le cadre de l’exercice du mandat, il est entendu que la confidentialité de l’exercice de leur mandat peut conduire, sur la plage de réservation, à ce que le second espace de travail ne soit pas disponible pour une autre réservation.
Enfin, certains salariés pouvant, du fait d’un cumul de mandats, cesser temporairement toute activité professionnelle, la Direction analyse alors au cas par cas leur situation afin de trouver les conditions adaptées d’installation dans leur site de travail en lien avec les Directions territoriales, dans le cadre des aménagements d’espace en vigueur dans leur site et des choix de télétravail.
Article 11 – L’aménagement des locaux
Ces locaux disposent du mobilier courant à savoir table, chaises et armoires fermant à clef (une par organisation syndicale dans les locaux communs), et sont équipés d’un écran.
Les imprimantes mises à disposition au niveau des étages sont accessibles depuis les PC connectés au réseau, le système d’impression protégée par code permettant de garantir la confidentialité des documents imprimés.
Le matériel reste la propriété de l’Urssaf. Il est interdit d’utiliser d’autres matériels ou d’autres logiciels sauf accord donné par la direction après vérification de la compatibilité avec le système de l’organisme.
Afin de faciliter la rédaction des procès-verbaux du CSE qui incombe au secrétaire, et indépendamment du choix éventuel du CSE de financer un prestataire extérieur d’appui à la rédaction de procès-verbaux, un dispositif d’enregistrement est mis en place au siège.
Dans le cadre des enregistrements des réunions du CSE, un disque dur externe est mis à disposition de chaque organisation syndicale ayant nouvellement des élus au sein de cette instance, sur demande, afin de faciliter notamment le chargement et l’écoute des fichiers audio, sans risquer de surcharger le réseau.
Les matériels sont placés sous l’entière responsabilité des utilisateurs qui doivent en faire un usage conforme à l’objet de leur mise à disposition et dans le respect de la charte informatique en vigueur au sein de l’Urssaf Rhône-Alpes.
La résolution des incidents techniques sera limitée aux matériels et applicatifs fournis par l’organisme. Elle suivra les mêmes modalités que celles mises en œuvre par les autres utilisateurs de l’organisme, sans distinction, tant au niveau des demandes qu’au niveau de la planification des interventions.
Les produits consommables sont à la charge du CSE et des organisations syndicales.
Article 12 – Les moyens pour les déplacements
L’Urssaf Rhône-Alpes mène une politique de développement durable qui passe entre autres par la limitation des déplacements et le développement des modes de réunion à distance, politique qui doit également guider le CSE, les représentants de proximité et les organisations syndicales dans le cadre de l’exercice de leur mandat. En cas de déplacement nécessaire, les règles en vigueur en matière de covoiturage doivent être respectées, y compris entre personnes de sites différents lorsque la proximité géographique s’y prête, pour l’ensemble des déplacements occasionnés par les missions du CSE, des représentants de proximité ou des organisations syndicales, que ce soit dans le cadre de l’utilisation d’un véhicule de service ou, à défaut de disponibilité, dans le cadre de l’utilisation d’un véhicule personnel.
Article 12.1. Les réunions des membres du CSE et de ses commissions à l’initiative de l’employeur
Pour ces réunions, les véhicules de service pourront être utilisés par les membres du CSE sous réserve de la disponibilité de ces derniers, d’une utilisation conforme aux règles en vigueur en matière de covoiturage, et des règles de priorité en vigueur en cas de manque de véhicules de service (priorité aux trajets les plus longs).
Lorsque le déplacement se fait au moyen d’un véhicule de service, la carte de paiement mise à disposition dans les véhicules de service pourra alors être utilisée.
A défaut de disponibilité de véhicule de service, les modalités de remboursement sont définies selon le barème kilométrique Ucanss. Les frais accessoires (péages…) feront l’objet d’un remboursement sur présentations de justificatifs.
Les représentants du personnel disposant d’un véhicule dans le cadre de leur activité professionnelle pourront utiliser ce véhicule pour se rendre aux réunions.
Les frais de repas seront traités conformément aux dispositions en vigueur.
Les présentes dispositions s’appliquent aux représentants de proximité lorsqu’ils se trouvent concernés par une convocation à l’initiative de l’employeur impliquant un déplacement.
Article 12.2. Les déplacements des membres du CSE et de ses commissions à l’initiative du CSE
Pour ces déplacements, les véhicules de service ne pourront être utilisés par les membres du CSE que sous réserve de la disponibilité de ces derniers une fois les autres besoins couverts, et d’une utilisation conforme aux règles en vigueur en matière de covoiturage.
En cas d’indisponibilité des véhicules de service, les frais de transport inhérents à ces réunions ne sont pas pris en charge par l’employeur. Ils peuvent l’être par le CSE sur son budget de fonctionnement.
Les membres du CSE disposant de véhicules dans le cadre de leur activité professionnelle pourront utiliser ces véhicules. La déclaration des kilomètres afférents se fera en kilomètres professionnels.
Le droit au titre restaurant ou la subvention patronale sera maintenu.
Les présentes dispositions s’appliquent aux représentants de proximité lorsqu’ils se trouvent concernés par un besoin de déplacement lié à l’exercice de leur mandat, hors toute initiative de l’employeur.
Article 12.3. Les réunions des délégués syndicaux à l’initiative de l’employeur
Pour ces réunions, les véhicules de service pourront être utilisés par les délégués syndicaux et salariés les accompagnant sous réserve de la disponibilité de ces derniers, d’une utilisation conforme aux règles en vigueur en matière de covoiturage, et des règles de priorité en vigueur en cas de manque de véhicules de service (priorité aux trajets les plus longs).
Lorsque le déplacement se fait au moyen d’un véhicule de service, la carte de paiement mise à disposition dans les véhicules de service pourra alors être utilisée.
A défaut de disponibilité de véhicule de service, les modalités de remboursement sont définies selon le barème kilométrique Ucanss. Les frais accessoires (péages…) feront l’objet d’un remboursement sur présentations de justificatifs.
Les délégués syndicaux disposant d’un véhicule dans le cadre de leur activité professionnelle pourront utiliser ce véhicule pour se rendre aux réunions.
Les frais de repas seront traités conformément aux dispositions en vigueur.
Article 12.4. Les déplacements à l’initiative des organisations syndicales
Pour ces déplacements, les véhicules de service ne pourront être utilisés par les organisations syndicales que sous réserve de la disponibilité de ces derniers une fois les autres besoins couverts, et d’une utilisation conforme aux règles en vigueur en matière de covoiturage.
En cas d’indisponibilité des véhicules de service, les frais de transport inhérents à ces déplacements ne sont pas pris en charge par l’employeur.
Les salariés mandatés disposant de véhicules dans le cadre de leur activité professionnelle pourront utiliser ce véhicule pour l’exercice de leur mandat. Le nombre d’utilisation sera décompté au titre du droit ci-dessus ouvert pour les organisations syndicales. Au-delà, la prise en compte des kilomètres se fera alors sur la base des kilomètres privés autorisés par la charte de mise à disposition et devront être déclarés comme tels.
Le droit au titre restaurant ou la subvention patronale sera maintenu.
Article 13 – Les panneaux d’affichage
Des panneaux d’affichage sont mis à disposition sur l’ensemble des sites dans les proportions suivantes :
1 panneau est mis à disposition de chaque section syndicale ;
1 panneau est mis à disposition du CSE ;
Dans les bâtiments hébergeant plus de 200 salariés, il peut être admis selon la configuration des locaux de doubler pour le moins ces panneaux. Les panneaux seront vitrés et fermés à clefs.
Les panneaux étant livrés avec un jeu de plusieurs clefs, l’une d’entre elle est conservée au Département Patrimoine et logistique du siège afin de répondre au besoin en cas de perte ou de vol.
Les délégués syndicaux, représentants de sections syndicales et les élus du CSE sont détenteurs et se répartissent les clefs des tableaux respectivement mis à leur disposition.
En ce qui concerne les publications syndicales, il est rappelé que conformément au droit du travail, celles-ci doivent être simultanément portées à la connaissance de la Direction. Les publications sous l’intranet régional et/ou via le réseau social d’entreprise permettent de satisfaire à cette obligation. A défaut, les publications concernées doivent être transmises à la Direction par tout autre moyen, simultanément à leur affichage ou diffusion.
Article 14 – Les moyens numériques mis à disposition des organisations syndicales
Les moyens numériques (matériels et applicatifs) sont placés sous l’entière responsabilité des utilisateurs qui doivent en faire un usage conforme à l’objet de leur mise à disposition et dans le respect de la charte informatique en vigueur au sein de l’Urssaf Rhône-Alpes.
Parallèlement aux moyens numériques internes décrits ci-après, les organisations syndicales le souhaitant sont libres de créer un site internet, leur liberté de communication via ce media étant alors conditionnée au respect des dispositions légales et réglementaires en matière notamment de respect de la confidentialité des informations, documents, et des échanges, de respect de la vie privée, d’utilisation éventuelle du logo des Urssaf, de dispositions en matière de droit de la presse, de droit à l’image.
Article 14.1. L’espace intranet dédié, l’accès aux outils collaboratifs Microsoft 365 et au réseau social d’entreprise
Un espace intranet dédié sous l’intranet régional est accessible à chaque organisation syndicale ou ayant constitué une section syndicale au sein de l’Urssaf Rhône-Alpes. Chacune peut aussi utiliser dans un cadre syndical les outils collaboratifs de la suite Microsoft 365 (teams, sharepoint, forms etc…), ainsi que le réseau social d’entreprise en se créant une communauté sous ce dernier, afin d’y relayer ses actualités et publications.
Article 14.1.1. Le contenu de ces espaces
Le contenu de ces espaces est librement déterminé par l’organisation syndicale sous réserve qu’il revête un caractère exclusivement syndical. La nature de l’information communiquée doit s’inscrire dans le cadre des attributions des organisations syndicales.
Chaque information est identifiée sous le logo de l’organisation syndicale qui l’émet sans pouvoir ni utiliser ni modifier le logo de l’organisme.
La gestion de ces espaces est placée sous le contrôle des délégués syndicaux ou des représentants de la section syndicale valablement désignés et doit se faire dans le respect des règles d’utilisation en vigueur dans l’organisme soit pendant les heures de délégation soit en dehors du temps de travail, et dans le respect des règles d’usage fixées par la Direction des Systèmes de l’Information.
Article 14.1.2. Liberté d’accès à l’information syndicale
Tout salarié bénéficie d’une liberté d’accès à l’information syndicale de son choix en utilisant les moyens numériques de l’organisme à partir de son poste de travail.
Chaque salarié a la possibilité d’accepter ou de refuser d’être destinataire des informations syndicales diffusées dans ce cadre. Le choix est laissé aux salariés de consulter ou non les documents ainsi que de bloquer les alertes arrivant sur leur messagerie professionnelle individuelle en mettant en place des règles adaptées dans les paramètres de l’outil de messagerie électronique ou en choisissant de rejoindre ou non une communauté du réseau social d’entreprise, cette adhésion à des communautés du réseau social d’entreprise ne pouvant se faire que de manière volontaire de la part du salarié.
Afin de respecter cette liberté individuelle d’accéder ou non à la publication syndicale déposée, il est entendu que les courriels annonçant le dépôt d’une publication ne doivent comporter aucune description du contenu de la publication syndicale annoncée et doivent se limiter à l’annonce de la parution d’une nouvelle publication, de l’organisation syndicale émettrice, et de l’objet de la publication, décrit en quelques mots (Ex : intéressement, RPN salaires, Compte-rendu de CSE…).
L’organisme s’engage, dans le cadre des libertés individuelles, à ne pas chercher ou faire rechercher l’identité des salariés qui consultent l’intranet syndical, ou s’abonnent à certaines communautés du réseau social d’entreprise.
Article 14.1.3. Conditions de mise en ligne
Les organisations syndicales s’engagent à ce que toutes les informations mises en ligne ne comportent ni injure, ni diffamation, ni atteinte à la vie privée conformément aux dispositions en vigueur notamment celles relatives à la presse. Elles s’engagent à utiliser ces outils conformément à leur objet, dans le respect de la charte informatique en vigueur au sein de l’organisme. Enfin, elles doivent respecter les dispositions légales et règlementaires relatives au secret professionnel, au droit de la presse et ne doivent diffuser que des informations conformes à l’objet de leur mission.
L’utilisation des outils collaboratifs Microsoft 365 et du réseau social d’entreprise dans un cadre syndical doivent se faire dans le respect des règles d’utilisation en vigueur au sein de l’Urssaf soit pendant les heures de délégation soit en dehors du temps de travail.
Afin de respecter le formalisme imposé par les textes en matière de publications syndicales, les organisations syndicales doivent s’assurer que toute publication syndicale de leur part, quel qu’en soit le canal et le public, soit adressée simultanément à la Direction.
Article 14.1.4. Conditions d’habilitations
La gestion des autorisations individuelles de dépôt de publications sous l’intranet se fait en collaboration avec les personnes habilitées par la Direction. La gestion des communautés syndicales du réseau social d’entreprise, ou de l’utilisation des outils collaboratifs dans un cadre syndical, se fait sous la seule responsabilité des délégués syndicaux ou représentants de sections syndicales concernés.
Article 14.1.5. Conditions de déploiement et d’utilisation des espaces dediés sous l’intranet, des outils collaboratifs et du reseau social d’entreprise
Le déploiement et l’utilisation des espaces dédiés sous l’intranet se font dans le cadre des notes de direction ou d’organisation régissant les règles et modalités pratiques de fonctionnement de l’outil. Afin de tenir compte des possibilités techniques et pratiques effectivement ouvertes, et de proposer un conseil éclairé aux utilisateurs de ces espaces, les membres des organisations syndicales peuvent utilement solliciter les référents compétents. Concernant l’utilisation des outils collaboratifs de la suite Microsoft 365 et du réseau social d’entreprise, les formations déjà dispensées aux organisations syndicales en place pourront être reprogrammées sur demande auprès de la Direction, en cas de besoin et notamment en cas de nouveaux acteurs mandatés en charge de ces sujets.
Article 14.1.6. Les règles de maintenance
La résolution des incidents techniques sera limitée aux matériels et applicatifs fournis par l’organisme. Elle suivra les mêmes modalités que celles mises en œuvre par les autres utilisateurs de l’organisme, sans distinction, tant au niveau des demandes qu’au niveau de la planification des interventions. Les délais devront rester raisonnables afin de ne pas restreindre l’accès et l’utilisation des outils par les organisations syndicales.
Article 14.2. la messagerie électronique
Chaque organisation syndicale dans l’organisme bénéficiera d’une adresse électronique spécifique, comportant le sigle de l’organisation syndicale, permettant de communiquer tant en interne qu’en externe.
La gestion de cette adresse électronique est placée sous le contrôle des délégués syndicaux ou représentants de section syndicale de l’organisme.
Les organisations syndicales pourront utiliser la messagerie uniquement dans les échanges individuels avec les salariés, entre organisations syndicales, avec le CSE ou les représentants de proximité ou encore avec des tiers. Les organisations syndicales sont tenues à une obligation de confidentialité quant aux échanges électroniques qu'elles entretiennent avec les salariés. Lorsqu’un courriel est un envoi groupé, le nom des autres destinataires doit figurer en copie cachée afin de ne pas faire apparaître le nom des salariés figurant dans le groupe d’envoi.
L’employeur doit mettre en œuvre les mesures techniques nécessaires permettant d’assurer cette confidentialité.
Cette messagerie ne peut pas être utilisée pour la diffusion collective de documents ou tracts, sauf situation exceptionnelle d’impossibilité technique de publication par un autre canal tel que décrit ci-dessus et après demande d’autorisation préalable à la Direction.
Article 15 – Les moyens numériques mis à disposition du CSE
Le CSE dispose d’une messagerie électronique et d’un espace intranet dédié. En cas de besoin de messagerie dédiée à certaines activités du CSE, une demande spécifique devra être adressée au Département Droit et Relations Sociales.
Le CSE peut également librement recourir aux outils collaboratifs de la suite Microsoft 365 et se constituer une communauté sous le réseau social d’entreprise.
Article 15.1. la messagerie électronique
La gestion de la messagerie est placée sous le contrôle du secrétaire du CSE de l’Urssaf Rhône- Alpes. Le CSE est tenu à une obligation de confidentialité quant aux échanges électroniques individuels qu’il entretient avec les salariés.
La messagerie électronique ne devant pas entraver l’accomplissement du travail, le CSE s’engage à ne pas multiplier les envois.
Les accès à la messagerie doivent se faire dans le respect des règles d’utilisation en vigueur au sein de l’Urssaf Rhône-Alpes soit pendant les heures de délégation soit en dehors du temps de travail. Ainsi, les membres habilités à utiliser cette messagerie, doivent réaliser ces communications pendant les heures de délégation ou en dehors du temps de travail, pour l’envoi de messages.
Afin de permettre à tous les utilisateurs de bien identifier l’origine du message, les messages du CSE devront être ainsi libellés : « CSE + objet du message ».
Compte tenu de la mise à disposition d’un espace dédié sous l’intranet régional, ainsi que de l’accès au réseau social d’entreprise, ces médias devront être privilégiés pour ces informations. Ainsi, les informations intégrées ne devront pas faire également l’objet d’une information aux salariés via la messagerie électronique du CSE.
Les Représentants de Proximité pourront utiliser leur boîte mail professionnelle nominative pour les échanges exclusivement individuels avec les salariés du département représenté, la Direction ou ses représentants, les membres du CSE ou de la CSSCT, dans le respect des règles en vigueur au sein de l’Urssaf Rhône-Alpes soit pendant les heures de délégation soit en dehors du temps de travail.
Article 15.2. L’espace Intranet dédié au CSE, l’accès aux outils collaboratifs Microsoft 365 et au réseau social d’entreprise
Un espace intranet dédié sous l’intranet régional est mis en place pour le CSE au sein de l’Urssaf Rhône-Alpes. Celui-ci peut aussi utiliser les outils collaboratifs de la suite Microsoft 365 (teams, sharepoint, forms etc…), ainsi que le réseau social d’entreprise en se créant une communauté sous ce dernier, afin d’y relayer ses actualités et publications.
Article 15.2.1. Le contenu de ces espaces
Le contenu de ces espaces est librement déterminé par le CSE sous réserve qu’il revête un caractère exclusivement lié aux attributions du CSE et à la diffusion des procès-verbaux approuvés en réunion.
La gestion de ces espaces est placée sous le contrôle du secrétaire du CSE.
Article 15.2.2. Liberté d’accès à l’information
Tout salarié bénéficie d’une liberté d’accès à l’information de son choix en utilisant les moyens numériques de l’organisme à partir de son poste de travail. Chaque salarié à la possibilité d’accepter ou de refuser d’être destinataire des informations diffusées dans ce cadre. Conformément aux préconisations de la CNIL, le choix est laissé aux salariés de consulter ou non les documents ainsi que de bloquer les alertes arrivant sur leur messagerie professionnelle individuelle en mettant en place des règles adaptées dans les paramètres de l’outil de messagerie électronique ou en choisissant de rejoindre ou non une communauté du réseau social d’entreprise.
L’organisme s’engage, dans le cadre des libertés individuelles, à ne pas chercher ou faire rechercher l’identité des salariés qui consultent les pages CSE de l’intranet, ou s’abonnent à certaines communautés du réseau social d’entreprise.
Article 15.2.3. Conditions de mise en ligne
Les personnes habilitées s’engagent à ce que toutes les informations mises en ligne ne comportent ni injure, ni diffamation, ni atteinte à la vie privée conformément aux dispositions en vigueur notamment celles relatives à la presse. Elles s’engagent à utiliser cet outil conformément à son objet, dans le respect de la charte informatique en vigueur au sein de l’organisme.
Enfin, elles doivent respecter les dispositions légales et règlementaires relatives au secret professionnel, au droit de la presse et ne doivent diffuser que des informations conformes à l’objet de leur mission.
L’utilisation des outils collaboratifs Microsoft 365 et du réseau social d’entreprise pour les besoins du CSE doit se faire dans le respect des règles d’utilisation en vigueur au sein de l’Urssaf Rhône-Alpes soit pendant les heures de délégation soit en dehors du temps de travail.
Le CSE doit s’assurer que toute publication de sa part, quel qu’en soit le canal et le public, soit adressée simultanément à la Direction.
Article 15.2.4. Conditions d’habilitations
La gestion des autorisations individuelles de dépôt de publications CSE sous l’intranet se fait en collaboration avec les personnes habilitées par la Direction. La gestion d’une communauté CSE du réseau social d’entreprise, ou de l’utilisation des outils collaboratifs dans le cadre du CSE, se fait sous la seule responsabilité du secrétaire du CSE.
Article 15.2.5. Conditions de déploiement et d’utilisation de l’espace dédié sous l’intranet, des outils collaboratifs et du réseau social d’entreprise
Le déploiement et l’utilisation de l’espace dédié sous l’intranet se font dans le cadre des notes de direction ou d’organisation régissant les règles et modalités pratiques de fonctionnement de l’outil. Afin de tenir compte des possibilités techniques et pratiques effectivement ouvertes, et de proposer un conseil éclairé aux utilisateurs de ces espaces, les membres du CSE peuvent utilement solliciter les référents compétents. Concernant l’utilisation des outils collaboratifs de la suite Microsoft 365 et du réseau social d’entreprise, les formations déjà dispensées aux représentants du CSE en place pourront être reprogrammées sur demande auprès de la Direction, en cas de besoin et notamment en cas de nouveaux acteurs mandatés dans le cadre du CSE, et en charge de ces sujets.
Article 15.2.6. Les règles de maintenance
La résolution des incidents techniques sera limitée aux matériels et applicatifs fournis par l’organisme. Elle suivra les mêmes modalités que celles mises en œuvre par les autres utilisateurs de l’organisme, sans distinction, tant au niveau des demandes qu’au niveau de la planification des interventions.
Les délais devront rester raisonnables afin de ne pas restreindre l’accès et l’utilisation des outils par le CSE.
Titre 6 – La durée des mandats
Article 16 – La durée du mandat
La durée des mandats du CSE est fixée conformément à l’article L2314-33 du code du travail, soit quatre ans.
Article 17 – La succession des mandats
Le nombre de mandats successifs des membres du CSE est limité à trois, conformément à l’article L2314-33 du code du travail.
Article 18 – La gestion des situations de fin de mandat et l’accompagnement du retour à l’emploi
La fonction RH accordera une attention particulière aux situations de fin de mandat provoquées par la transition entre deux mandatures du CSE.
En cas de retour à l’emploi nécessaire après une période de cumul de mandats égal ou supérieur à 30%, les modalités prévues dans la note de direction NDD DRS 2016-64 RH seront actionnées afin d’accompagner chaque personne concernée.
Article 19 – Le suivi du mandat
Les notes et supports d’information en matière de gestion du mandat dans le workflow des absences et l’outil de gestion des temps seront mis à jour afin de tenir compte des évolutions liées au présent accord, notamment en matière de codification du mandat, de crédits d’heures ouverts, et de périodicité de ces derniers.
Chaque collaborateur détenteur d’un mandat est responsable du respect de ces règles de déclaration et du suivi de l’utilisation de ses heures, un suivi étant par ailleurs assuré par le département Droit et Relations Sociales. Une régularisation des saisies pourra être demandée en cas de constat d’erreur de codification.
Un bilan annuel sera transmis aux organisations syndicales et au CSE par le Département Droit et Relations Sociales.
Titre 7 – Dispositions diverses
Article 20 – Dépôt et publication de l’accord
Une fois signé, le présent accord sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives.
Après agrément de la Direction de la Sécurité Sociale, il donnera lieu aux mesures de publicité et de dépôt dans les conditions prévues aux articles L2231-5-1, L2231-6 et D2231-2 du code du travail, à savoir un versement dans une base de données nationale, un dépôt sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du travail et au greffe du Conseil des Prud’hommes du siège de l’Urssaf Rhône-Alpes, soit le conseil des prudhommes de Lyon.
Il ne vaut en aucun cas engagement unilatéral de l’employeur.
Il fera l’objet d’une publication interne sous l’intranet de l’Urssaf Rhône-Alpes.
Article 21 – Entrée en vigueur
Le présent accord entrera en vigueur, une fois agréé, dès le renouvellement du CSE, pour une durée déterminée correspondant à la durée du mandat du CSE nouvellement élu. Il prendra fin de plein droit à l’arrivée de son terme, et cessera de produire tout effet à cette date. Il n’est pas renouvelable par tacite reconduction.
Article 22 - Révision
Le présent accord peut être révisé, à tout moment pendant la période d’application, par accord collectif conclu sous la forme d’un avenant. Les organisations syndicales de salariés habilitées à engager la procédure de révision sont déterminées conformément aux dispositions de l’article L. 2261-7-1 du code du travail. La demande d’engagement de la procédure de révision est formulée par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge à l’employeur et à chaque organisation habilitée à négocier l’avenant de révision. A la demande de révision sont jointes les modifications que son auteur souhaite apporter au présent accord. L’invitation à négocier l’avenant de révision est adressée par l’employeur aux organisations syndicales représentatives dans le mois courant à compter de la notification la plus tardive des demandes d’engagement de la procédure de révision. Les conditions de validité de l’avenant de révision obéissent aux conditions posées par l’article L. 2232-12 du code du travail.
Fait à Vénissieux, le 19 mars 2024 En 3 exemplaires.
