Le présent accord a pour objet de mettre en place le vote électronique pour les élections des représentants du personnel au conseil et au CSE au sein de l’UC-IRSA, dans le cadre des dispositions de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l'entreprise et favorisant l'exercice et la valorisation des responsabilités syndicales. Ainsi, les parties conviennent d'autoriser la réalisation des élections par voie électronique, au moyen d'un vote par internet. La mise en place de cette modalité de vote vise à répondre à un certain nombre d’objectifs, dont :
Faciliter les démarches relatives au vote, par la simplification et la sécurisation de l’organisation des élections ;
Augmenter la participation des salariés, par l’amélioration de l'accès au scrutin, l’optimisation de la participation des électeurs, et le renforcement de la légitimité des acteurs du dialogue social ;
Sécuriser et accélérer les dépouillements et la proclamation des résultats ;
Favoriser la mise en œuvre d’un dispositif plus écologique et économique.
Les modalités d’organisation détaillées de l’élection figureront au sein des différents protocoles d’accord préélectoraux qui mentionneront, conformément à l’article R.2314-13 du code du travail, la conclusion du présent accord sur le recours au vote électronique.
Article 1. Champ d’application
Le présent accord est applicable à l’ensemble des salariés de l’UC-IRSA et aura vocation à s’appliquer lors des élections du Comité Social et Economique et des élections des Représentants du Personnel au Conseil.
Article 2. Principe du recours à un prestataire
La mise en œuvre du vote électronique sera confiée à l’un des prestataires spécialisés dans le développement du vote électronique, la conception et la mise en place du système de vote électronique et retenus dans le cadre du marché public mutualisé mis à disposition au sein du Régime général par l’UCANSS. Le protocole d'accord préélectoral indiquera en outre le nom du prestataire choisi pour mettre en place le vote électronique. Dans ce cadre un cahier des charges sera établi dans le respect des dispositions des articles R2314-5 et suivants du code du travail. Il sera tenu à la disposition des salariés sur les panneaux d’affichages dédiés aux informations de la Direction et sera également mis à disposition sur l’intranet.
Afin d’assurer une plus grande facilité et homogénéité dans l’organisation du vote, la Direction a décidé que tous les électeurs de l’organisme voteront de manière électronique. Ainsi, aucun vote à bulletin secret sous enveloppe ne sera organisé, sauf pour le vote par correspondance. Celui-ci reste possible pour les salariés justifiant de leur impossibilité de voter de façon électronique sur le lieu de travail ou à distance.
Les parties reconnaissent que les modalités du vote électronique permettent d’assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes, conformément aux principes généraux du droit électoral.
Article 3. Déroulement des opérations de vote
3.1. Organisation des élections
Les modalités d’organisation du scrutin et du vote électronique seront déterminées dans le cadre de la négociation du Protocole d’Accord Préélectoral (PAP), devant intervenir préalablement à chaque élection professionnelle de l’organisme, et à laquelle devra être convié l’ensemble des organisations syndicales représentatives intéressées par le processus électoral.
Le PAP mentionnera la conclusion du présent accord ainsi que le nom du prestataire choisi pour mettre en place le vote électronique. Il comportera également, en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système retenu (cahier des charges) et du déroulement des opérations électorales. La Direction et les organisations syndicales discuteront notamment du calendrier électoral, du nombre et de la composition des collèges électoraux, de la répartition du personnel et des sièges dans les collèges, ainsi que des modalités d'organisation et de déroulement des élections.
3.2. Transmission d’une notice d’information
Une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales sera transmise à chaque salarié dans les conditions définies par le PAP. Toute facilité sera accordée au personnel pour lui permettre de voter. Le temps nécessaire à chaque électeur pour voter n'entraînera aucune réduction de salaire. Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période du scrutin définie au sein du protocole d’accord préélectoral (1er tour et, le cas échéant, 2ème tour), à partir de n’importe quel terminal internet ou intranet, de leur lieu de travail et/ou à distance.
3.3. Matériel de vote – Codes confidentiels
Conformément aux recommandations de la CNIL, le code d’accès (login) et le mot de passe permettant l’authentification de l’électeur seront envoyés séparément par le biais de deux canaux différents. Le mode de communication sera défini au sein du PAP.
De même, lors de la connexion au système de vote électronique (pour le premier et, le cas échéant, le deuxième tour de l’élection), un troisième identifiant consistant en une question dont le salarié est le seul à connaitre la réponse (sont ainsi exclus la date de naissance et tout élément facilement décelable par un tiers) sera demandé au salarié.
Le code d’accès et le mot passe sont générés aléatoirement par le prestataire sans qu’ils soient communiqués à l’organisme.
3.4. Protocole de restitution des codes confidentiels en cas de perte ou de non-réception
En cas de perte ou de non-réception du code d’accès et/ou mot de passe, l’électeur pourra s’adresser à la hotline du prestataire ou se déclarer en ligne.
L’électeur aura la possibilité de récupérer ses codes personnels en saisissant obligatoirement ses noms et prénoms et au choix : - Son département de naissance, - Son matricule.
Le prestataire lui adressera ses codes à l’adresse électronique professionnelle figurant dans le fichier des électeurs transmis au prestataire.
3.5. Modalités de vote
Le prestataire assure la réalisation des pages Web et, notamment, la présentation à l’écran des bulletins de vote après avoir procédé à l’intégration dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés et transmis par leurs auteurs.
Les listes sont présentées à l’écran par ordre alphabétique.
Par ailleurs, afin de garantir l’égalité de traitement entre les listes de candidats le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisée soient identiques pour toutes les listes.
3.6. Déroulement du vote
La connexion au site de vote a lieu par le navigateur internet à l’aide d’une adresse qui sera fournie par le prestataire.
Après avoir saisi cette URL dans la barre d’adresse dans le navigateur internet, l’électeur devra saisir le code d’accès et son mot de passe ainsi que le troisième identifiant.
Une fois connecté, l’électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège, pour les titulaires et les suppléants. Il pourra alors procéder à son choix :
Choisir une liste complète,
Raturer des candidats,
Voter blanc.
Le choix de l’électeur lui sera par la suite rappelé et pourra être modifié avant confirmation finale. À tout moment, l’électeur peut interrompre le processus de vote et le reprendre. La confirmation du vote par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement dès réception dans l’urne électronique. Un accusé réception confirme au salarié l’enregistrement définitif de son vote. Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote.
Article 4. Consultation de la participation
Le prestataire est autorisé à consulter les taux de participation à chacun des scrutins pendant l'ouverture du vote électronique. Il les consulte sur demande de la Direction et lui communique afin qu'elle se charge de diffuser, le cas échéant, cette information à toutes les listes en présence.
Article 5. Le scellement
Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le prestataire assurera, avant l’ouverture du scrutin, une formation sur le système de vote électronique auprès des membres de la délégation du personnel et du bureau de vote. Le scellement des urnes électroniques a pour effet de : - Figer les données de l’élection (fichier électeurs, fichiers candidats, profession de foi, paramétrage global de l’élection), - Remettre les compteurs des urnes à zéro et ainsi s’assurer que les urnes sont vides, - Créer la clé globale de chiffrement de l’élection et donc des bulletins de vote.
Article 6. Assistance aux utilisateurs
6.1. Assistance technique
La cellule assistance technique du prestataire sera chargée de veiller, tout au long du déroulement du processus de vote électronique, au bon fonctionnement, à la supervision technique de ce système de vote. Durant la période d’ouverture du scrutin, la cellule d’assistance pourra être contactée par les électeurs par le biais de coordonnées communiquées lors de l’envoi des codes d’accès.
Article 7. Bureau de vote
Les membres du bureau de vote contrôleront le bon déroulement des opérations électorales et proclameront les résultats.
La participation au bureau de vote se fera pendant les heures de travail et n’entraînera aucune réduction de salaire.
À ce titre : - Les membres du bureau de vote seront invités à la réunion de contrôle des données, test et scellement du système de vote, au cours de laquelle les clés de déchiffrement seront générées, - Ils contrôleront le déroulement du vote, au moyen des informations mises à leur disposition via le système de vote, - Ils seront alertés par la cellule d’assistance technique de tout incident et prendront toute décision utile, - Ils participeront à la séance de dépouillement, au cours de laquelle : ▪ Ils autoriseront le dépouillement des urnes à l’aide de leurs clés de déchiffrement, ▪ Ils proclameront les résultats, signeront les listes d’émargement et les procès-verbaux (formulaires CERFA), édités et imprimés sous leur contrôle.
Les membres du bureau de vote pourront consulter sur le site de vote : - Les listes électorales, - Les listes de candidats et les documents éventuels attachés (professions de foi, photographies et vidéos), - La composition du bureau de vote, - L’évolution du taux de participation pendant la période d’ouverture du scrutin, - Le journal des événements, - Le code de scellement du système de vote.
Article 8. Dépouillement
8.1. Procédure de dépouillement
Le dépouillement des urnes aura lieu en présence des membres du bureau de vote, des représentants de listes souhaitant être présents et du gestionnaire de l’élection.
Après saisie par les membres du bureau des clés de déchiffrement, le système de vote affichera les résultats du vote pour chaque scrutin.
Le dépouillement du premier tour sera effectué, même si le quorum n’est pas atteint, afin de déterminer la représentativité des organisations syndicales et l’audience des candidats leur permettant d’être désignés pour des fonctions syndicales.
8.2. Signature et conservation des listes d’émargement
À l’issue du dépouillement, les listes d’émargement seront imprimées et signées par les membres du bureau de vote.
Les listes d’émargement signées seront placées dans une enveloppe qui sera scellée et conservée par l’employeur.
L’enveloppe sera détruite à l’issue de la période de recours.
Article 9. Formalités
L’élection sera organisée dans le respect des textes en vigueur, au moment de chaque scrutin, en matière de protection et de sécurisation des données personnelles sur les systèmes de vote par internet, à savoir : - La loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés et son décret d’application n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 modifié. - Le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données. - La Délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet, et son rectificatif au Journal officiel du 21 juin 2019, texte n° 95. L’employeur s’engage à réaliser toutes les formalités nécessaires en matière de protection des données personnelles.
Conformément aux dispositions du chapitre III du RGPD, les personnes inscrites sur les listes électorales du scrutin seront informées individuellement des modalités de mise en œuvre du traitement avant tout transfert de données vers le prestataire qui sera retenu pour la mise en œuvre de la solution de vote électronique.
Elles pourront faire valoir leur droits, d’accès, de rectification, d’effacement et de limitation aux données les concernant, en saisissant le DPO de l’organisme par tout moyen, ou le DPO du prestataire qui sera retenu pour organiser l’élection.
Le droit d’opposition ne s’applique pas à la constitution de la liste électorale (en raison de l’obligation légale d’organisation des élections), et la participation au vote repose sur le consentement de l’électeur.
Les données qui seront communiquées aux prestataires seront limitées aux seules données nécessaires à l’organisation du scrutin.
Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, le prestataire conservera sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.
La procédure de décompte des votes pourra, si nécessaire, être exécutée de nouveau.
À l’expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire, après en avoir informé le gestionnaire de l’élection, procédera à la destruction des fichiers supports.
Article 10. Dispositions finales
10.1. Entrée en vigueur et durée du protocole d’accord
Le présent protocole entrera en vigueur le jour suivant son agrément par la Direction de la Sécurité Sociale. Le présent protocole est conclu pour une durée indéterminée.
10.2. Révision
Le présent accord peut être révisé, à tout moment pendant la période d’application, par accord collectif conclu sous la forme d’un avenant. Les organisations syndicales de salariés habilitées à engager la procédure de révision sont déterminées conformément aux dispositions de l’article L. 2261-7-1 du code du travail.
La demande d’engagement de la procédure de révision est formulée par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge à l’employeur et à chaque organisation habilitée à négocier l’avenant de révision.
A la demande de révision sont jointes les modifications que son auteur souhaite apporter au présent accord.
L’invitation à négocier l’avenant de révision est adressée par l’employeur aux organisations syndicales représentatives dans le mois courant à compter de la notification la plus tardive des demandes d’engagement de la procédure de révision.
Les conditions de validité de l’avenant de révision obéissent aux conditions posées par l’article L. 2232-12 du code du travail.
10.3. Publicité
Il sera déposé un exemplaire auprès du Secrétariat-Greffe du Conseil des Prud’hommes de Tours.
Conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur, cet accord sera également déposé sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du travail.
Une copie sera remise à chaque organisation syndicale.
Le présent protocole fera l’objet d’une publication sur l’intranet de l’UC-IRSA.
