Article 1.Etendue de l’accord PAGEREF _Toc27051108 \h 6
Partie I :Passage aux 35 heures PAGEREF _Toc27051109 \h 6
Article 2.Durée de travail à l’UDAF40 PAGEREF _Toc27051110 \h 6 Article 3.Jours de compensation PAGEREF _Toc27051111 \h 6 3-1Octroi des jours de compensation PAGEREF _Toc27051116 \h 6 3-2Décompte des jours de compensation PAGEREF _Toc27051117 \h 6 3-3Pose des jours de compensation PAGEREF _Toc27051118 \h 6 3-4Les temps partiels PAGEREF _Toc27051119 \h 7 Article 4.Modification du contrat de travail PAGEREF _Toc27051120 \h 7 4-1Avenant au contrat de travail PAGEREF _Toc27051123 \h 7 4-2Refus de l’avenant au contrat de travail PAGEREF _Toc27051124 \h 7
Partie II :Gestion du temps individualisé PAGEREF _Toc27051125 \h 7
Article 5.Construction de l’emploi du temps théorique (ETT) PAGEREF _Toc27051126 \h 8 5-1Conditions impératives à intégrer PAGEREF _Toc27051129 \h 8 5-2Cycle de l’ETT PAGEREF _Toc27051130 \h 8 5-3Organisation de l’ETT PAGEREF _Toc27051131 \h 8 5-4Validation de l’ETT PAGEREF _Toc27051132 \h 8 5-5Modification de cet emploi du temps théorique PAGEREF _Toc27051133 \h 9 5-6Gestion des temps libérés dans le cadre de l’ETT (Article 5 de cet Accord). PAGEREF _Toc27051134 \h 9 Article 6.Emploi du temps réel PAGEREF _Toc27051135 \h 10 6-1Concrétisation des écarts PAGEREF _Toc27051138 \h 10 6-2Validation des écarts PAGEREF _Toc27051139 \h 10 Article 7.Les heures flottantes PAGEREF _Toc27051140 \h 11 7-1Nombre d’heures flottantes autorisées PAGEREF _Toc27051143 \h 11 7-2Gestion des heures flottantes PAGEREF _Toc27051144 \h 11
Partie III :Les règles générales de pose des congés et des récupérations PAGEREF _Toc27051145 \h 11
Article 8.Construction d’une directive sur la Continuité de service PAGEREF _Toc27051146 \h 12 8-1Co-construction de la directive sur la Continuité de service PAGEREF _Toc27051149 \h 12 8-2Ensemble ils déterminent et décident des taux de présentéisme dans le respect de l’article 8.4 de cet accord. PAGEREF _Toc27051150 \h 12 8-3Les congés et heures soumis à la directive PAGEREF _Toc27051151 \h 12 8-4Calcul du taux de présentéisme PAGEREF _Toc27051152 \h 12 8-5Cumul des congés et des heures flottantes PAGEREF _Toc27051153 \h 13 8-6Révision de la Directive sur la Continuité de service. PAGEREF _Toc27051154 \h 13 8-7Dérogation à la directive sur la Continuité de service PAGEREF _Toc27051155 \h 13
Partie IV :Le temps partiel choisi PAGEREF _Toc27051156 \h 13
Article 9.Démarche pour faire une demande de temps partiel choisi PAGEREF _Toc27051157 \h 13 9-1La première demande PAGEREF _Toc27051160 \h 13 9-2Le renouvellement de la demande de temps partiel PAGEREF _Toc27051161 \h 13 9-3Contenu de la demande PAGEREF _Toc27051162 \h 14 Article 10.Gestion de la demande PAGEREF _Toc27051163 \h 14 10-1Etude de la demande PAGEREF _Toc27051166 \h 14 10-2En cas de refus du CODIR d’une demande de temps partiel choisi. PAGEREF _Toc27051167 \h 14 10-3Révision du temps partiel choisi PAGEREF _Toc27051168 \h 15
Partie V :Le soutien aux équipes PAGEREF _Toc27051169 \h 15
Article 11.Les heures supplémentaires/complémentaires PAGEREF _Toc27051170 \h 15 11-1Utilisation des heures supplémentaires ou complémentaires PAGEREF _Toc27051173 \h 15 11-2Condition d’accès à ces heures supplémentaires et complémentaires PAGEREF _Toc27051174 \h 15 11-3Désignation des intervenants PAGEREF _Toc27051175 \h 16 11-4Comptabilisation des heures supplémentaires/complémentaires PAGEREF _Toc27051176 \h 16 11-5Le moment où ces heures peuvent être engagées PAGEREF _Toc27051177 \h 16 Article 12.Le Tutorat PAGEREF _Toc27051178 \h 17 12-1Désignation des tuteurs PAGEREF _Toc27051181 \h 17 12-2Durée du tutorat PAGEREF _Toc27051182 \h 17 12-3Formalisme de la désignation PAGEREF _Toc27051183 \h 17 Article 13.Les référents PAGEREF _Toc27051184 \h 17 13-1Désignation du référent PAGEREF _Toc27051187 \h 17 13-2Durée PAGEREF _Toc27051188 \h 17 13-3Formalisme de la désignation PAGEREF _Toc27051189 \h 17 13-4Obligations liées à la fonction de référent PAGEREF _Toc27051190 \h 18
Partie VI :Les congés exceptionnels PAGEREF _Toc27051191 \h 18
En préalable PAGEREF _Toc27051192 \h 18
Article 14.Les congés de Soutien Familial (CSF) PAGEREF _Toc27051193 \h 18 14-1Définition de proches PAGEREF _Toc27051196 \h 18 14-2Définition d’imprévu PAGEREF _Toc27051197 \h 18 14-3Congés octroyés PAGEREF _Toc27051198 \h 18 14-4Condition d’octroi PAGEREF _Toc27051199 \h 18 14-5Remise du certificat PAGEREF _Toc27051200 \h 19 Article 15.Les ponts sur jours fériés PAGEREF _Toc27051201 \h 19 15-1Définition de pont PAGEREF _Toc27051204 \h 19 15-2Fermeture de l’UDAF PAGEREF _Toc27051205 \h 19 Article 16.Les jours de fractionnement PAGEREF _Toc27051206 \h 19 Article 17.Les journées de solidarité PAGEREF _Toc27051207 \h 19
Partie VII :Accompagnement à la transformation de l’organisation et des pratiques des services PAGEREF _Toc27051208 \h 19
Article 18.Les congés de soutien au changement dans les services (CSCS) PAGEREF _Toc27051209 \h 19 18-1Condition d’acquisition PAGEREF _Toc27051214 \h 19 18-2Pose des congés de soutien au changement dans les services (CSCS) PAGEREF _Toc27051215 \h 20
Partie VIII :Articles liés à l’entrée en vigueur de l’accord PAGEREF _Toc27051216 \h 20
Article 19.Attente de l’agrément PAGEREF _Toc27051217 \h 20 Article 20.Droit aux jours de compensations et aux congés de soutien au changement dans les services………………………………………………………………………………………………………………………………………… PAGEREF _Toc27051218 \h 20 Article 21.Les temps partiels PAGEREF _Toc27051219 \h 20 Article 22.Exception sur le temps partiel choisi PAGEREF _Toc27051220 \h 21 22-1Pour les nouvelles demandes ou les modifications de temps partiel choisi PAGEREF _Toc27051226 \h 21 22-2Pour les salariés déjà à temps partiel choisi PAGEREF _Toc27051227 \h 21 Article 23.Dépôt des ETT PAGEREF _Toc27051228 \h 21 Article 24.Avis du CSE sur la directive prévue à l’article 8 PAGEREF _Toc27051229 \h 22 Article 25.Les congés 2020 PAGEREF _Toc27051230 \h 22 Article 26.Révision de l’accord PAGEREF _Toc27051231 \h 22 26-1Points de révision PAGEREF _Toc27051262 \h 22 26-1.Modalités de révision PAGEREF _Toc27051263 \h 22 Article 27.Dénonciation de l’Accord PAGEREF _Toc27051264 \h 23 Article 28.Dépôt et publicité de l’accord PAGEREF _Toc27051265 \h 23
ENTRE :
L’UDAF 40,
Association Loi de 1901 Dont le siège social est situé 550, rue Renée Darriet - 40000 Mont-de-Marsan, Représentée par agissant en qualité de Président, D'une part,
Et :
Madame, déléguée syndicale CGT
Représentant la majorité des suffrages exprimés en faveur d'organisations représentatives au premier tour des dernières élections des titulaires au comité social et économique, D'autre part,
IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT
Préambule : En septembre et octobre 2018, l’UDAF 40 a entrepris des démarches en vue de réaménager l’organisation et la durée du travail au sein de ses services. Pour ce faire, elle a tout d’abord informé ses salariés par lettre recommandée qu’à compter du 1er janvier 2019, ils perdaient l’avantage qui leur était donné depuis fin 2004, à la suite du passage à la convention collective du 15 mars 1966, de bénéficier de congés supplémentaires dits trimestriels. Puis, elle a dénoncé les accords collectifs relatifs à l’aménagement de la réduction du temps de travail du 17 décembre 2004 et à l’aménagement collectif et individuel du temps de travail du 31 juillet 2009. Une négociation en vue de la conclusion d’un accord de substitution a été ouverte le 9 mai 2019 avec pour parties l’UDAF 40 et la CGT, seule organisation syndicale représentative au sein de l’institution. Si l’initiative de la dénonciation des anciens accords collectifs relève de la seule UDAF 40, les deux parties ont d’un commun accord convenu que cet accord de substitution devait conjuguer tant l’amélioration du service rendu aux bénéficiaires qu’une meilleure articulation entre vie privée et vie professionnelle pour l’ensemble des salariés. Cet accord reflète donc une volonté commune des partenaires sociaux de construire une nouvelle organisation du temps de travail qui permettra de s’adapter au plus près des besoins de l’institution, des bénéficiaires mais aussi des salariés. En cela donc, le présent accord constitue un tout indivisible qui ne saurait être mis en œuvre de manière fractionnée ou faire l’objet d’une dénonciation partielle sauf dans le cadre défini par l’article 25.
Etendue de l’accord
L’accord est effectif au 1 février 2020 à durée indéterminée, après la signature par l’ensemble des parties et les formalités de publication effectuées.
Le présent accord est applicable à l’ensemble des salariés de l’UDAF 40 à l’exception des cadres hors classe. Ce dernier annule et remplace tous les accords ou usages conclus antérieurement et ayant le même objet.
Passage aux 35 heures
Durée de travail à l’UDAF40
La durée du temps de travail hebdomadaire à l’UDAF 40 est de 35h.
Jours de compensation
Octroi des jours de compensation
Pour l’ensemble des salariés de l’UDAF présent et à venir, 9 jours sont octroyés pour compenser :
Le passage de 33h45 hebdomadaire pour les professionnels ayant signé un CDI/CDD avant la signature de cet accord vers les 35h,
La faible attractivité du métier pour les contrats CDI/CDD établis après la signature de cet accord.
Décompte des jours de compensation
Les 9 jours de compensation sont acquis à raison de 0.75 jours de repos par mois. Le compte est fait de janvier à décembre de l’année en cours (12 multiplié par 0,75).
Pour les salariés entrés ou sortis au cours de l’année, le décompte se fait par le nombre de mois de présence (15 jours de présence dans le mois suffisent pour considérer le mois comme effectif) multiplié par 0,75.
Dès lors que la date d’entrée dans les effectifs de l’UDAF impliquera un cumul de droit à l’année ne permettant pas de poser en jour ou en demi-journée, ce droit sera ramené à la demi-journée supérieure. Ainsi, un droit acquis de 7x0.75 soit 5.25 jours serait arrondi à 5.5 jours.
Pose des jours de compensation
Les 9 jours de congés de compensation sont acquis au 1er janvier de l’année de référence et doivent être posés avant le 31 décembre de cette même année. S’ils ne sont pas posés avant cette date, ils sont réputés perdus (hors cas de force majeure comme un arrêt maladie).
La pose des 9 jours pourra être fractionnée en deux fois maximum et se faire éventuellement par demi-journées sur les jours ouvrés. Ainsi, par exemple, un salarié pourrait poser ½ jour en janvier puis 3 jours ½ en février et enfin 5 jours en octobre de la même année.
La pose des 9 jours peut se faire avant d’être acquis. En cas de départ dans l’année civile, un décompte sera fait entre les jours acquis et les jours pris. Selon le cas une retenue ou une compensation financière sera effectuée sur le solde de tout compte.
Les temps partiels
Les temps partiels présents et à venir bénéficient du même nombre de jours de compensation sous condition que leur temps de travail soit calculé sur la base d’un ETP à 35h.
Modification du contrat de travail
Avenant au contrat de travail
Un avenant sur la modification du temps de travail sera proposé à l’ensemble des salariés de l’UDAF suite à la signature de l’accord qui reprendra les articles 2 et 3 de cet accord.
Refus de l’avenant au contrat de travail
Temps plein
Si un salarié à temps plein refuse la modification de son travail, il n’ouvrira pas droit aux 9 jours de compensation. Il garde sa rémunération et l’évolution naturelle de sa grille conventionnelle.
Temps partiel
Pour un salarié à temps partiel, il y aura 3 choix possibles :
Il accepte de passer à 35h et de modifier en proportion son temps partiel. Il bénéficie des 9 jours et garde sa rémunération.
Il accepte de passer à 35h sans modification de son temps de travail. Il bénéficie des 9 jours, mais sa rémunération est revue en proportion de son temps de travail calculé sur la base de 35h.
Il n’accepte pas de passer à 35h, il ne bénéficie pas des 9 jours et il garde sa rémunération et l’évolution naturelle de sa grille conventionnelle.
Gestion du temps individualisé
La gestion du temps individualisé doit permettre à chaque salarié de construire et de gérer son emploi du temps en fonction de ses impératifs personnels et des nécessités de ses missions.
Construction de l’emploi du temps théorique (ETT)
Chaque salarié dès son arrivée à l’UDAF40 propose un emploi du temps théorique (ETT) au service RH par le biais du formulaire donné par le service RH.
Conditions impératives à intégrer
Cet ETT doit respecter 5 « conditions impératives » :
La réalité des impératifs liée aux missions du salarié. Par exemple un agent d’accueil doit proposer un emploi du temps théorique qui prend en compte les heures d’ouverture de l’UDAF40 au public.
Les obligations liées au fonctionnement habituel du service comme les réunions d’équipe, de service… dans la mesure où leur organisation est récurrente et stable. Par exemple une réunion de service ou d’équipe hebdomadaire le jeudi à 9h instituée de façon permanente.
Le respect de la Directive sur la Continuité de service à laquelle sera rattaché le salarié et visée à l’article 8 de cet accord.
L’amplitude horaire habituelle maximale de 7h à 20h dans les locaux et de 7h à 21h hors des locaux.
Les obligations liées au droit du travail et à la convention collective à laquelle est rattachée l’UDAF40.
Cycle de l’ETT
Cet ETT est construit sur un cycle de 14 jours qui est reconduit indéfiniment. Le temps total sur les deux semaines doit correspondre au temps de travail arrêté dans le contrat de travail du salarié multiplié par deux. Par exemple, pour un temps plein : 35h X 2 = 70h. Chaque semaine ne peut néanmoins être inférieure à 28h de travail hebdomadaire ou supérieure à 42h pour un temps plein (35h maxi pour un temps partiel). Le samedi et le dimanche ne sont pas des jours travaillés, sauf pour les professionnels qui ont des astreintes ou permanences liées à leur mission.
Organisation de l’ETT
Au sein de ce cycle de 14 jours de travail, le salarié choisit :
Librement pour chaque jour ouvré les temps travaillés,
Un temps libéré (temps où le salarié ne travaille pas) :
Une demi-journée par semaine.
Une journée par quatorzaine
Pas de temps libéré,
Validation de l’ETT
C’est le service RH qui valide seul l’ETT au regard des conditions fixées dans l’Article 5.1 de cet accord. Au cas où l’emploi du temps ne correspond pas aux conditions de l’Article 5.1, le service RH demande au salarié d’en proposer un autre en précisant pourquoi. Si le salarié ne remet pas d’emploi du temps au service RH, ce dernier demande au responsable de service du salarié d’arrêter l’emploi du temps du salarié. Celui-ci ne comportera pas de temps libéré, le responsable de service devra poser 1/5 du temps hebdomadaire par jour et il devra respecter les conditions fixées dans l’Article 5.1. Cet emploi du temps imposé n’exclue pas le salarié du processus décrit à l’article 6 de cet accord. Dès que le salarié remet un emploi du temps théorique au service et qu’il est validé, l’emploi du temps fixé par le responsable de service est caduc à la fin de la semaine pour être remplacé par ce nouvel emploi du temps sur la semaine suivante.
Modification de cet emploi du temps théorique
A la demande du salarié Le salarié peut modifier à tout moment son emploi du temps théorique. Cette modification prendra effet à la fin du cycle en cours pour le cycle suivant, s’il prévient de cette modification au moins 4 jours ouvrés avant la modification effective. Sinon cette modification prendra effet après le cycle suivant. Il doit respecter les conditions et processus fixés aux différents points de l’article 5 de cet accord. A la demande de l’employeur Le responsable de service du salarié peut demander au salarié de modifier son emploi du temps théorique s’il est évident qu’il ne correspond pas ou plus aux conditions de l’article 5-1 de cet accord.
Gestion des temps libérés dans le cadre de l’ETT (Article 5 de cet Accord).
Sont exclus de cet article les temps libérés prévus dans la partie IV de cet accord sur le temps partiel choisi. Afin d’éviter une appropriation dans le temps de certaines plages de temps, une révision régulière dans l’attribution des temps libérés est possible sous condition :
Qu’un salarié saisisse par mail son cadre de service avec copie au CSE pour demander une révision de l’ensemble des accords donnés à ses collègues de service.
La révision sera alors possible seulement au mois de juin de l’année en cours ou de la suivante si la demande est faite après le dernier jour de mai.
C’est le cadre de service qui organisera cette révision et en cas de litige. Cela se fera en fonction :
Des nécessités de service (article 8 de cet Accord)
Du roulement des années précédentes
Des charges de famille, les salariés ayant des enfants d’âge scolaire ayant priorité pour le choix de leur jour libéré tout en tenant compte de l’ancienneté et des roulements précédents.
Emploi du temps réel
En fonction de ses impératifs personnels et professionnels le salarié peut
s’écarter à tout moment de son ETT. Cela constitue l’emploi du temps réel (ETR) qui est tenu par le service RH à travers le logiciel RH (par exemple Octime).
Concrétisation des écarts
Quand le salarié rencontre un impératif personnel ou professionnel qui l’oblige à travailler plus ou à quitter son poste, il prévient de cet écart qui peut être positif ou négatif. Pour cela il le fait :
Par écrit (SMS, mail…) en prévenant son N+1 et/ou le responsable de service.
En inscrivant l’écart sur le logiciel RH (par exemple à travers la badgeuse).
Certaines informations doivent apparaitre :
L’écrit indique le début et la fin de cet écart.
Si c’est une raison professionnelle, le professionnel précise la raison qui l’oblige à être présent. Dans ce cas le salarié doit prévenir au début ou rapidement après la fin de cet écart.
Si c’est une raison personnelle, le professionnel n’en précise pas la raison et prévient au début de son absence et éventuellement au moment de son retour.
Les heures d’absences ou de présences constituées par ces écarts se nomment : «
heures flottantes ».
Validation des écarts
Le salarié n’attend pas d’accord pour effectuer un écart qui est considéré comme acquis s’il a été attentif à la continuité de service et/ou s’il n’induit pas un dépassement de 12h quotidien de travail, intégrant obligatoirement une pause de 20 minutes après 6h ininterrompu de travail et 44h maximum hebdomadaire. Dans le cas où l’obligation du paragraphe ci-dessus ne peut être respecté le salarié doit obtenir l’accord préalable d’un cadre de son service, à défaut d’un cadre de l’UDAF40. Si le salarié passe outre cet accord formel, pour les écarts :
Professionnels, les heures sont considérées comme non-effectuées, sauf s’il démontre son incapacité réelle à attendre l’accord formel,
Personnels, le salarié est considéré en abandon de poste, sauf s’il démontre son incapacité réelle à attendre l’accord formel.
Les heures flottantes
Les heures flottantes sont constituées par les écarts entre l’emploi du temps théorique et l’emploi du temps réel créés par le salarié ou à la demande de l’employeur.
Nombre d’heures flottantes autorisées
Le nombre d’heures flottantes ne peut être supérieur à 1/5 du temps hebdomadaire du salarié. Par exemple :
+7h pour un ETP.
+ 5,6h pour un 0,80 ETP.
Le nombre d’heures flottantes ne peut être inférieur à 1/5 du temps hebdomadaire du salarié. Par exemple :
-7h pour un ETP.
-5,6h pour un 0,80 ETP.
Gestion des heures flottantes
Quand le nombre d’heures flottantes atteint l’une de ces limites :
Quand le solde est au maximum, le professionnel a l’obligation de minorer ses heures de travail dans la quinzaine qui suit pour toujours avoir un crédit d’heure inférieur à 1/5 de son temps hebdomadaire. Au cas où le nombre d’heures dépasse la limite maxi du 1/5 temps hebdomadaire du salarié, les heures sont considérées comme non faites.
Quand le solde est au minimum, le professionnel doit indiquer au service RH et à son N+1 les heures où il viendra travailler dans les quatorze jours qui suivent. A défaut il aura l’obligation de venir travailler sur deux demi-journées libérées ou sur la journée libérée qui suivent ou si le salarié n’a pas de temps libéré sur les heures que son responsable de service aura décidées pour lui. Si ce n’est pas le cas, le salarié est considéré en abandon de poste même s’il a prévenu de son absence.
Les règles générales de pose des congés et des récupérations
La pose des heures flottantes et des différents types de congés issus de cet accord, de la convention collective et du droit du travail doit être encadrée de façon à répondre aux impératifs personnels et professionnels. Pour cela, il est nécessaire de construire des règles évolutives au plus près du fonctionnement de chaque service, de chaque équipe, de chaque métier.
Construction d’une directive sur la Continuité de service
Une directive co-construite par les responsables des services, les cadres intermédiaires et des représentants de salariés issus de chaque profession exercée dans le service arrête le taux de présentéisme attendu. Cela permet à chaque salarié de poser ses congés et heures flottantes au regard de critères formalisés et prédéterminés tenant compte de l’activité du service.
Co-construction de la directive sur la Continuité de service
A l’initiative des responsables de service et des cadres intermédiaires de l’UDAF40, il est arrêté pour chaque service et/ou unité de travail un groupe de travail constitué de l’ensemble des professionnels d’un petit service et de représentants des services pour les plus importantes unités de travail.
Ensemble ils déterminent et décident des taux de présentéisme dans le respect de l’article 8.4 de cet accord.
Un document unique, appelé « Directive sur la Continuité de service » regroupe l’ensemble des décisions service par service et/ou unités par unités.
Ce document est présenté au CSE pour avis.
Les congés et heures soumis à la directive
La pose de tous les congés auxquels chaque salarié de l’UDAF a droit et la pose de ses heures flottantes sont soumises à cette directive, à la Convention collective de l’UDAF et au droit du travail.
Calcul du taux de présentéisme
Trois paramètres sont à prendre en compte pour déterminer le taux de présentéisme :
Le taux de professionnels minimum pour répondre aux missions du service.
Les pics d’activité qui vont imposer la présence d’un taux de professionnels plus importants :
Sur l’année, les mois, les semaines en précisant la cause et le taux de professionnels nécessaires, la possibilité de poser ou pas tel type de congés, des heures flottantes.
Sur la journée, la demi-journée, les heures en précisant la cause et le taux de professionnels nécessaires, la possibilité de poser ou pas tel type de congés, des heures flottantes.
Les obligations de service inhérentes à chaque métier, chaque équipe, chaque service…. Cela peut concerner des plages de travail obligatoires (ouverture au public…), une durée de congés limitée (par exemple maxi trois semaines d’absence) pour éviter de laisser les personnes protégées sans réponse sur une trop longue période ou un professionnel seul trop longtemps….
Cumul des congés et des heures flottantes
Les différents congés entre eux ainsi que les heures flottantes, toujours dans le respect de la « directive sur la Continuité de service », peuvent être accolés.
Révision de la Directive sur la Continuité de service.
Suivant l’évolution des missions et impératifs des services, le contenu de la « directive sur la Continuité de service » peut être adapté en suivant les règles de l’article 8.1 de cet accord.
Dérogation à la directive sur la Continuité de service
Si le taux de présentéisme est inférieur à ce qui est attendu pour cause d’absences inattendues (arrêt maladie), l’encadrement, en lien avec le service RH, peut remettre en cause la prise d’heures flottantes et/ou congés déjà posés. Tout d’abord, il privilégie les salariés qui sont volontaires. Puis il sollicite, dans le respect de la législation, en priorité les professionnels qui sont :
en récupération des heures flottantes
en journée ou demi-journée libérée,
sur des durées de congés les plus courtes (cela ne concerne pas les congés payés)
L’encadrement vérifie les conséquences de la remise en cause de la prise d’heures flottantes et/ou congés pour les salariés rappelés concernés. Il arrête en même temps avec eux le moment où ils pourront prendre leurs heures, temps libéré, congés qu’ils viennent de perdre.
Le temps partiel choisi
Le temps partiel choisi est une démarche volontaire et active du salarié pour réduire son temps de travail sur une durée limitée.
Démarche pour faire une demande de temps partiel choisi
La première demande
Le salarié fait une demande écrite
2 mois à l’avance soit par mail soit par courrier postal en LR/AR ou par lettre remise en mains propres de manière concomitante à la DAFT (Directrice administrative, financière et technique) ainsi qu’à son cadre supérieur (N+2 pour les mandataires et délégués, N+1 pour le personnel administratif et directeur général pour les cadres).
La demande est étudiée en comité de direction (CODIR).
Le renouvellement de la demande de temps partiel
Pour les salariés déjà à temps partiel il est possible de renouveler leur demande. Le salarié fait une demande écrite
3 mois à l’avance avant le terme de son temps partiel choisi soit par mail soit par courrier postal LR/AR ou par lettre remise en mains propres de manière concomitante à la DAFT (Directrice administrative, financière et technique) ainsi qu’à son cadre supérieur (N+2 pour les mandataires et délégués, N+1 pour le personnel administratif et directeur général pour les cadres).
Contenu de la demande
Le contenu de la demande de temps partiel choisi devra impérativement préciser :
La date de début et de fin du temps partiel. Sans date de fin, la demande de temps partiel est considérée comme définitive.
Un ETT prévu à l’article 5 de cet accord intégrant l’ensemble des demi-journées et/ou journées libérées qu’il veut poser.
Il est ici rappelé qu’un salarié à temps partiel choisi peut en parallèle bénéficier d’un temps libéré dans son ETT comme tout autre salarié. Sa demande sera donc explicite quant à la juxtaposition de ces deux dispositifs.
Gestion de la demande
Etude de la demande
La demande est étudiée en comité de direction (CODIR).
Pour la première demande de temps partiel, la réponse doit être donnée au salarié dans un délai de 15 jours. Passé ce délai, l’absence de réponse vaut accord.
Pour un renouvellement de temps partiel choisi, la réponse doit être donnée au salarié dans un délai de 1 mois. Passé ce délai, l’absence de réponse vaut accord.
En cas de refus à une demande de temps partiel, la réponse adressée au salarié sera motivée au regard de la dimension organisationnelle (continuité de service (Article 8 de cet Accord), possibilité de recrutement d’un salarié en remplacement…).
Après un refus, le CODIR pourra à nouveau étudier la demande du salarié en cas de modification de l’organisation du service (demande de passage à temps partiel d’un autre salarié, changement de fonctionnement du service,…)
L’accord du CODIR peut aussi être conditionné :
Au changement de période proposée par le salarié,
Au changement de la proposition d’emploi du temps théorique (à savoir à la demande du ou des jour(s) libéré(s),
A l’un et à l’autre.
En cas de refus du CODIR d’une demande de temps partiel choisi.
Le salarié peut faire une contre-proposition de temps partiel après un refus de sa demande.
Cette demande sera faite dans le respect de l’article 9.1 et 9.3 de cet accord et étudiée selon les modalités de l’article 10.1 de cet accord.
Révision du temps partiel choisi
Le salarié peut demander une modification de son temps partiel pendant qu’il est en temps partiel.
Pour cela il devra respecter la procédure de l’article 9.2 et 9.3 de cet Accord.
L’étude de sa demande sera faite dans le respect des articles 10.1 de cet Accord.
Le soutien aux équipes
Les heures supplémentaires/complémentaires
L’UDAF n’utilise pas habituellement les heures supplémentaires. Toutefois, il est constaté qu’il est difficile de trouver rapidement un remplaçant pour un salarié qui vient d’être arrêté ou certains métiers pour lesquels il n’est pas possible de faire un remplacement sur de courtes périodes du fait de la connaissance des dossiers qu’il faut acquérir ou de la technicité spécifique à utiliser. Il ne s’agit pas d’un dispositif substitutif au remplacement habituel d’un salarié absent, ni de ne plus utiliser la solidarité entre les collègues pour pallier l’absence momentanée d’un salarié. Il s’agit, quand la situation devient trop critique ou lourde, du fait de l’absence d’un salarié et de sa difficulté à le remplacer, de pouvoir continuer à mobiliser des compétences en interne dans l’attente d’une solution pérenne.
Utilisation des heures supplémentaires ou complémentaires
L’utilisation des heures supplémentaires/complémentaires est conditionnée à :
L’arrêt d’un salarié qu’il est difficile de remplacer sur sa période d’absence.
La nécessité d’une réponse à l’urgence et aux obligations liées aux missions qui ne peuvent plus être uniquement traitées dans le cadre de la solidarité entre les collègues et qui ne peuvent pas attendre l’arrivée d’un remplaçant ou le retour du salarié absent.
L’attente de l’arrivée d’un remplaçant ou du retour rapide du salarié arrêté. Cela implique qu’il y ait soit une procédure de recrutement ou que l’arrêt soit limité à une durée qui ne permet pas de remplacer le salarié absent.
L’absence d’un dispositif de remplacement formalisé en interne pour le poste concerné.
Condition d’accès à ces heures supplémentaires et complémentaires
Tous les salariés de l’UDAF peuvent prétendre à effectuer ces heures supplémentaires/complémentaires :
heures supplémentaires pour les salariés à temps plein, sans dépasser 4h supplémentaires par semaine avec une limite totale de durée de travail de 44h hebdomadaire.
heures complémentaires pour les salariés à temps partiel sans possibilité de dépasser un temps hebdomadaire de 35h hebdomadaire ou 70h sur un cycle. Avec un maximum de 4h complémentaires par semaine.
Le salarié doit continuer l’ensemble de ses missions. L’intervention sur les tâches et missions de son collègue absent se limite aux heures supplémentaires.
Désignation des intervenants
Le cadre désigne le salarié qui va intervenir à condition que celui-ci soit à jour de ses missions et obligations professionnelles. La désignation se fait par mail par un cadre de l’UDAF, avec copie au service RH, en indiquant précisément le contenu, le nombre d’heures supplémentaires/complémentaires hebdomadaires et la durée estimée de la mission. Le temps d’intervention ne doit pas dépasser 1 mois, sauf s’il persiste un problème pour pallier à l’absence du salarié.
Comptabilisation des heures supplémentaires/complémentaires
Les heures supplémentaires ou complémentaires, dans la limite de 4h par semaine, seront badgées comme du temps de travail effectif. Afin de les différencier du temps de travail habituel du salarié, elles seront enlevées du compteur crédit-temps à la fin de la semaine de travail, pour être comptabilisées comme du temps de travail supplémentaire rémunéré.
Le moment où ces heures peuvent être engagées
Afin d’éviter un recours trop rapide aux heures supplémentaires et pour permettre à la solidarité entre collègues de jouer, un temps de carence est arrêté en fonction de métiers/fonctions avant l’activation des heures supplémentaires/complémentaires :
Pour les postes d’accueil (standard et physique), il n’y aura aucune carence pour éviter la fermeture du service aux bénéficiaires.
Pour les postes de secrétariat et ceux du SOFF, une carence d’une semaine est fixée.
Pour les postes en comptabilité tutélaire, une carence de deux jours.
Pour tout le reste des postes (agents administratifs, mandataires, cadres, comptabilité générale, informatique, secrétariat de direction et autres, un délai de 15 jours est fixé.
Le Tutorat
Le tutorat doit favoriser l’accompagnement des nouveaux professionnels dans leur installation et dans la construction de leur méthodologie professionnelle.
Désignation des tuteurs
Les cadres hiérarchiques définissent les besoins en tutorat ainsi que les salariés les plus aptes à assumer des fonctions de tutorat. Le salarié désigné pourra accepter ou non cette fonction. Il doit être à jour de ses missions et obligations professionnelles, il ne doit pas rencontrer de difficultés particulières dans l’exercice de son métier.
Durée du tutorat
Le tuteur est nommé pour un an, idéalement sur une année civile mais le dispositif est activable à tout moment de l’année en fonction des besoins établis par les cadres.
Formalisme de la désignation
Un avenant à durée déterminée est signé par le tuteur. Il indique sa fonction, la compensation d’un jour de repos par an avec une indemnité de sujétion ou une décharge de dossier.
Les référents
Le référent est un professionnel du service qui a un domaine d’expertise particulier, une appétence pour certains sujets en lien avec les pratiques et technicités du service. Il met à la disposition de tous cette expertise.
Désignation du référent
Les cadres des services repèrent les besoins récurrents de leurs équipes et les professionnels maitrisant les réponses qui peuvent être données. Le salarié désigné pourra accepter ou non cette fonction. Il doit être à jour de ses missions et obligations professionnelles, il ne doit pas rencontrer de difficultés particulières dans l’exercice de son métier.
Durée
Le dispositif est activable à tout moment de l’année en fonction des besoins établis par les cadres pour une durée décidée en commun accord avec le salarié.
Formalisme de la désignation
Un avenant à durée déterminée est signé par le tuteur. Il indique sa fonction, la compensation d’un jour de repos par an avec une indemnité de sujétion ou une décharge de dossier. Une fiche de mission est jointe à l’avenant.
Obligations liées à la fonction de référent
Le référent est prioritaire pour les moyens d’informations, les formations et colloques liés à son expertise dans la limite des moyens de l’UDAF.
Les congés exceptionnels
En préalable
Les congés exceptionnels ne peuvent être utilisés que sur l’année civile où ils ont été acquis. Ils sont acquis entièrement dès l’entrée du salarié à l’UDAF et ils ne font pas l’objet d’une compensation financière en cas de départ du salarié au cours de l’année.
Les congés de Soutien Familial (CSF)
Afin de faire face à un imprévu rencontré par un proche malade : maladie, absence d’un aidant, hospitalisation d’un proche nécessitant une présence… il est arrêté pour chaque année civile un nombre de jours de congés de soutien aux proches.
Définition de proches
Les proches sont les enfants, les parents, les conjoints, les frères et sœurs, les grands-parents, les beaux-parents, les beaux-enfants et les petits-enfants du salarié.
Définition d’imprévu
Conséquence de la maladie immédiate et limitée dans le temps qui impose d’être avec un proche malade durant une courte période. Par exemple :
Hospitalisation inopinée d’un beau-parent qu’il faut absolument accompagner,
Enfant malade qu’on ne peut pas faire garder,
Absence de la garde à domicile de son ascendant.
Congés octroyés
Pour chaque salarié 5 jours maximum par année civile, augmentés de 2 jours supplémentaires par an par enfant mineur à charge du salarié.
Condition d’octroi
Le salarié devra produire un certificat médical circonstancié avec :
le nom du salarié,
le lien de parenté établi avec le proche,
la nécessité d’une présence momentanée auprès du proche,
si c’est un enfant, l’âge de l’enfant.
Remise du certificat
Le certificat devra être remis dès que possible au responsable de service et au service RH. A minima le salarié aura informé son encadrement dès qu’il a l’information par téléphone, mail….
Les ponts sur jours fériés
L’ouverture de l’institution sur les ponts quand il y a un jour férié pose des problèmes d’organisation et surtout de qualité de travail avec nos partenaires qui pour la plupart ne travaillent pas.
Définition de pont
Période d’un jour entre un weekend et un jour férié ou d’un jour entre un jour férié et un weekend.
Fermeture de l’UDAF
Les services de l’UDAF seront fermés sur les ponts sans perte de congé ni de rémunération pour les salariés.
Les jours de fractionnement
Sont accordés aux salariés 2 jours de fractionnement dès lors qu’il reste à leur crédit 10 jours de congés annuels en date du 31 octobre de la période de pose de congés de référence. S’il reste 5 jours, 1 seul jour de fractionnement sera accordé.
Les journées de solidarité
Elles sont non travaillées par l’ensemble des salariés.
Accompagnement à la transformation de l’organisation et des pratiques des services
Les congés de soutien au changement dans les services (CSCS)
Dans le cadre de la restructuration, de l’évolution technique, des pratiques et de la mise en conformité des services qui vont demander un investissement important en participation, en engagement dans la transformation, en formation… il est octroyé 5 jours de congés pour l’année 2020 et il est octroyé 5 jours de congés pour l’année 2021.
Condition d’acquisition
Les congés sont acquis pour les salariés à temps plein ou à temps partiel présents sur les années 2020 et 2021. Ils sont calculés sur la base du temps de travail effectif. Le salarié cumule chaque mois 0,42 jours pour un maximum de 5 jours. Dès lors que la date d’entrée dans les effectifs de l’UDAF impliquera un cumul de droit à l’année ne permettant pas de poser en jour ou en demi-journée, ce droit sera ramené à la demi-journée supérieure. Ainsi, un droit acquis de 10 x0.42 soit 4,2 jours serait arrondi à 4.5 jours.
Pose des congés de soutien au changement dans les services (CSCS)
Les 5 jours de CSCS acquis au 1er janvier de l’année de référence et doivent être posés avant le 31 décembre de cette même année. S’ils ne sont pas posés avant cette date, ils sont réputés perdus (hors cas de force majeure comme un arrêt maladie). La pose des 5 jours pourra être fractionnée à la journée. Ils peuvent être posés à tout moment dans le respect de l’article 8 de cet Accord. La pose des 5 jours peut se faire avant d’être acquis. En cas de départ dans l’année civile, un décompte sera fait entre les jours acquis et les jours pris. Selon le cas une retenue ou une compensation financière sera effectuée sur le solde de tout compte.
Articles liés à l’entrée en vigueur de l’accord
Attente de l’agrément
Dans l’attente de l’agrément par la CNA et afin de ne pas mettre en difficulté les salariés, l’ensemble des articles entrent en vigueur à partir du 1er février 2020, avec quelques exceptions de certains précisées dans les articles ci-dessous.
Droit aux jours de compensations et aux congés de soutien au changement dans les services
La mise en place de cet accord arrivant au 1er février 2020 après une organisation du temps de travail différente, il est décidé que l'ensemble des salariés de l'UDAF40 bénéficieront de la totalité des 9 jours de compensation prévus à l'article 3.1 de cet accord et de la totalité des 5 jours de CSCS prévus à l'article 18 de cet accord sans que ne leur soient déduits les droits de janvier 2020 et ce, sous réserve qu'un salarié parte en cours d'année (article 3.2 et 18.2 de cet accord).
Les temps partiels
Les temps partiels choisis actuels seront reconduits automatiquement jusqu’au 31 janvier 2020, sauf si le salarié demande à repasser à plein temps au 1er janvier 2020. Cette demande devra être faite avant le dernier jour de novembre 2019.
Exception sur le temps partiel choisi
La mise en place de cet accord arrivant fin janvier 2020 après une organisation différente sur le temps partiel il est décidé de déroger aux articles 9 et 10 de cet accord pour les demandes faites avant fin novembre 2019.
Pour les nouvelles demandes ou les modifications de temps partiel choisi
Dans le respect de l’article 9.3, la demande est adressée soit par mail soit par courrier postal ou par lettre remise en mains propres de manière concomitante à la DAFT (Directrice administrative, financière et technique) ainsi qu’à son cadre supérieur (N+2 pour les mandataires et délégués, N+1 pour le personnel administratif et directeur général pour les cadres)
avant le dernier jour de novembre 2019.
L’étude de la demande sera faite dans les conditions de l’article 10 sauf pour la réponse du CODIR qui sera donnée avant le 10 janvier 2020. Faute de réponse, la demande est validée.
Pour les salariés déjà à temps partiel choisi
Dans le respect de l’article 9.3, la demande est adressée soit par mail soit par courrier postal ou par lettre remise en mains propres de manière concomitante à la DAFT (Directrice administrative, financière et technique) ainsi qu’à son cadre supérieur (N+2 pour les mandataires et délégués, N+1 pour le personnel administratif et directeur général pour les cadres)
avant le dernier jour de novembre 2019.
La demande est automatiquement acceptée si l’ETT entre dans le cadre de l’Article 8. Sans demande de renouvellement du salarié qui est à temps partiel choisi avant le dernier jour de novembre 2019, il est automatiquement à temps plein au 1 février 2020.
Dépôt des ETT
L’ensemble des professionnels proposera un emploi du temps théorique avant le 6 janvier 2020 dans le respect de l’article 5 sauf pour les délais et validations de ces ETT. L’ETT commence le lundi 3 février 2020. L’ensemble des ETT recevra ou pas une validation du service RH avant le 20 janvier 2020 avec la raison de ce refus le cas échéant. Les arbitrages se feront dans le respect de l’article 5.6 de cet Accord. Pour les ETT non validés, les professionnels devront se rapprocher du service RH avant le 27 janvier 2020 pour déterminer les moments où il est possible de poser leurs demi-journées ou leur journée libérée. Dans le cas où ce rapprochement ne serait pas fait, le salarié entrera dans le processus décrit à l’article 5.4 de cet Accord.
Avis du CSE sur la directive prévue à l’article 8
Afin de donner rapidement un avis sur la directive prévue à l’article 8 de cet Accord, un CSE exceptionnel est arrêté le 18 décembre 2019.
Les congés 2020
L’ensemble des congés déjà posés sur 2020 seront étudiés au regard de la directive prévue à l’article 8 de cet accord. En cas de non-respect des conditions fixées par la directive, le service RH procédera à l’arbitrage prévu à l’article 5.6 de cet accord. Les salariés qui seront impactés par cet arbitrage seront prévenus 1 mois avant le premier jour de leurs congés par le service RH, au plus tard fin janvier 2020.
Révision de l’accord
Points de révision
Cet accord est uniquement révisable par le biais d’avenants dans les seules situations suivantes :
Cas n°1 : En cas de création de nouveaux services ou activités qui n’entreraient pas dans les dispositions de la partie II de cet accord.
Cas n°2 : En cas de modification des conditions liées à la défiscalisation des heures supplémentaires pour le seul article 11 de cet accord.
Cas n°3 : En cas de difficulté sur le mode de pose des jours de compensation si éventuellement il est plus avantageux pour les temps partiels pour le seul article 3-4 de cet accord. Ceci devra avoir été évalué et constaté par les deux délégations dans le cadre des NAO.
La révision d’une partie de l’accord pour un autre de ces 3 motifs ne peut se faire que dans le cadre d’une dénonciation générale de l’Accord.
Modalités de révision
L’une ou l’autre des délégations souhaitant réviser l’accord pour l’un des 3 trois motifs cités à l’article 25.1 de cet accord doit en informer l’autre délégation par LR/AR. Une négociation entre délégations s’ouvre alors afin de rédiger au plus tard dans les 6 mois qui suivent un avenant à l’accord permettant :
Cas n°1 : de définir des modalités de fonctionnement spécifiques pour les nouveaux services ou activités qui n’entreraient pas dans les dispositions de la partie II de cet accord.
Cas n°2 : de définir une alternative à l’utilisation des heures supplémentaires rémunérées aux salariés pour pallier à l’absence de leurs collègues pour maladie.
Cas n°3 : de définir dans quelle mesure réadapter au mieux les règles de pose des jours de compensation pour qu’elles respectent au mieux l’équité entre salariés.
En cas de non accord entre les délégations à l’issue de la négociation, pour le seul cas n°2, il sera constaté la caducité de l’article concerné 6 mois après la demande de révision par LR/AR. En cas de non accord entre les délégations à l’issue de la négociation pour les cas n°1 et 3, il pourra être envisagé la dénonciation générale de l’accord.
Dénonciation de l’Accord
La dénonciation générale de l’Accord doit se faire par LR/AR par l’une ou l’autre délégation à l’autre délégation avec un préavis de trois mois. Sans accord trouvé entre les parties passé un délai de survie de 15 mois, l'accord sera caduc
Dépôt et publicité de l’accord
Le présent accord sera déposé par l’UDAF40 en deux exemplaires, auprès de l’unité territoriale de la DIRECCTE des Landes, sur un support papier signé par les parties et sur un support électronique. Le dépôt est accompagné d’une copie du procès-verbal des résultats du premier tour des dernières élections professionnelles. Un exemplaire sera adressé au greffe du Conseil des Prud’hommes de Mont-de-Marsan. Mention de cet accord figurera sur le tableau d’affichage de la direction et une copie sera remise aux représentants du personnel.
