PROTOCOLE D’ACCORD RELATIF AU DROIT A LA DECONNEXION
Entre l’Urssaf Nord – Pas-de-Calais, représentée par M. XX, Directeur, d'une part, et Les organisations syndicales suivantes :
CFDT, représentée par Mme XX et Mme XX,
CGT, représentée par Mme XX,
FO, représentée par Mme XX et Mme XX,
d’autre part,
Il est convenu ce qui suit :
PREAMBULE
Les technologies de l’information et de la communication font aujourd’hui partie intégrante de l’environnement de travail et sont indispensables au fonctionnement de l’entreprise. Elles doivent se concevoir comme des outils qui facilitent le travail des salariés. Ces nouveaux outils, dont l’utilisation s’est généralisée avec le développement du télétravail, peuvent cependant conduire à une trop grande connexion des salariés et, dans certains cas, à une dépendance à l’information qui arrive en continu. De même, ce phénomène peut amener à tort le sentiment de devoir répondre aux sollicitations à quelques moments qu’elles interviennent. En outre, ces outils et les nouvelles organisations du travail dites « hybrides », autant que les nombreuses sollicitations inhérentes à notre mission de service public peuvent présenter le risque de générer une surcharge cognitive des salariés. Ces possibles sur-sollicitations du quotidien doivent être freinées pour permettre aux salariés de se concentrer sur leurs activités de façon organisée. Convaincues que l’effectivité du droit à la déconnexion au sein de l’Urssaf Nord – Pas-de-Calais repose fortement sur une prise de conscience et une responsabilité collective, les parties signataires se sont rencontrées afin de négocier un accord portant sur le droit à la déconnexion et les dispositifs de régulation de la surcharge cognitive. Le présent accord vise à adopter et promouvoir les bonnes pratiques permettant de veiller à :
la préservation de la santé et de la sécurité des agents de l’organisme en évitant les situations de sur-connexion et de sur-sollicitations ;
le respect de l’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle ;
la bonne utilisation des outils numériques mis à disposition et la prévention du risque de surcharge cognitive.
Les parties confirment ainsi que le présent protocole d’accord entre pleinement dans une démarche de prévention des risques psychosociaux.
De même, il s’inscrit dans la création du « droit à la déconnexion » instauré par la loi du 8 août 2016 relative au travail à la modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels dite « loi Travail », dont est issu l’article L2242-8, 7° du Code du travail. Il est également en lien direct avec le protocole d’accord national Ucanss « relatif à la promotion de la diversité et de l’égalité des chances » du 22 février 2022, qui prévoit que « L'employeur met en œuvre un droit à la déconnexion du salarié en dehors des horaires habituels de travail. Il s'agit du droit pour les salariés de ne pas être connectés et joignables via les outils informatiques et téléphoniques nomades professionnels, pendant les temps de repos ou congés ».
L’objectif de cet accord est de proposer un cadre défini, dans le respect de la liberté de chacun, pour permettre à tous les salariés de bénéficier pleinement du droit à la déconnexion, avec des actions de prévention et des dispositions de vigilance et d’informations régulières sur les bonnes pratiques et usages du numérique.
Le cas échéant, si la santé et la sécurité des salariés sont exposées par une mauvaise pratique du droit à la déconnexion, l’employeur sera légitime à engager les procédures adaptées.
Article 1 – Champ d’application
Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de l’Urssaf Nord – Pas-de-Calais dans le cadre de l’activité professionnelle. Les activités syndicales et/ou des représentants du personnel ne sont pas concernés par cet accord.
Article 2 – Définitions
– Définition du droit à la déconnexion
Le droit à la déconnexion peut être défini comme le droit du salarié de ne pas être connecté aux outils numériques professionnels et ne pas être contacté, y compris sur ses outils de communication personnels, pour un motif professionnel en dehors de son temps de travail habituel1. Ces outils comprennent tant les outils numériques « physiques » (ordinateurs fixes ou portables et smartphones) que « dématérialisés » (logiciels, systèmes de connexions, systèmes de messagerie électronique, intranet, internet, réseaux sociaux professionnels, etc.) et tout autre réseau d’information ou de communication.
– Définition de l’urgence
Les parties s’entendent pour définir les situations d’urgence par : des situations graves et exceptionnelles, il s’agit notamment du plan de continuité des activités. Lors de ces situations d’urgence une souplesse dans l’application du droit à la déconnexion peut être appliquée. Ceci s’applique notamment concernant les situations de crise entrainant le déclenchement du plan de continuité d’activité.
PARTIE I – LES MODALITES D’EXERCICE DU DROIT A LA DECONNEXION
Article 3 – Les périodes d’exercice du droit à la déconnexion
– Le droit à la déconnexion en dehors des temps de travail
L'usage de la messagerie professionnelle ou du téléphone en dehors des horaires de travail doit conserver un caractère exceptionnel et être justifié par l'importance et l'urgence du sujet traité. Aussi, en dehors des situations d’interventions en astreintes, des heures supplémentaires et d’urgence, chaque salarié veillera à se déconnecter du réseau en dehors des heures habituelles de travail, soit :
Pour les salariés soumis aux horaires variables :
Avant et après badgeage et débadgeage quotidiens, et en tout état de cause avant 7 heures et après 18h45 heures en semaine.
Durant la pause méridienne préalablement débadgée avec un minimum de 35 minutes.
Pour les salariés au forfait annuel en jours : pendant au moins 11 heures consécutives entre chaque journée travaillée en semaine.
Pour l’ensemble du personnel :
Durant les week-end (samedi et dimanche).
Durant les jours fériés.
Durant les périodes de congés (quelle qu’en soit l’origine) / jours RTT
Durant les périodes d’absence autorisées et/ou justifiées dans les délais requis (jour non travaillé dans le cadre d’un temps partiel, arrêt de travail…).
– Le droit à la déconnexion pendant le temps de travail
Certaines situations au cours du temps de travail nécessitent que le salarié se déconnecte à la fois pour lui permettre de se concentrer sur la tâche à accomplir, mais aussi pour faciliter la qualité des éventuels échanges. De ce fait, sont également considérées comme des périodes d’exercice du droit à la déconnexion, les temps de formation, d’information et de réunions qui se tiennent pendant le temps de travail. En ce sens, lors des réunions et/ou des formations, il pourra être imposé la déconnexion des outils numériques afin de faciliter la concentration et la participation. Afin de prévenir d’une part les situations de sur-sollicitations induites par le développement des outils collaboratifs, et d’autre part l’accroissement du travail à distance, plusieurs mesures pourront être prévues. Il s’agira des préconisations sur l’organisation des réunions et leurs modalités d’organisation et des actions d’accompagnement et de prévention liées à l’usage des outils collaboratifs.
Article 4 – Mesures concernant les travailleurs à distance et au forfait-jour
Si la conciliation vie professionnelle / vie personnelle est facilitée par le travail à distance, il n’en demeure pas moins que la frontière entre les deux peut s’amenuiser, l’environnement de travail s’invitant au domicile du salarié concerné.
A ce titre, il est rappelé que les règles relatives à la durée du travail et à la déconnexion sont applicables quelles que soient les modalités de travail (en télétravail ou sur site). La hiérarchie est donc contrainte par ces dispositions et ne peut, comme pour tout autre salarié qui n’est pas en travail à distance, contacter le télétravailleur en dehors du temps de travail, sauf cas d’urgence définie précédemment. Les salariés au forfait annuel en jours doivent exercer leur droit à la déconnexion, au même titre que les salariés soumis au régime horaire. En outre, il est rappelé que l’article 4.8 de l’avenant n°1 signé le 12 août 2020, portant révision du protocole d’accord du 21 janvier 2014 relatif à l’aménagement du temps de travail prévoit, dans son dernier alinéa, qu’un entretien semestriel dédié pour les salariés au forfait annuel en jours sera réalisé entre l’agent et son supérieur hiérarchique. Cet entretien concernant l’organisation, la charge de travail et l’articulation entre l’activité professionnelle et la vie personnelle devra intégrer un échange sur le droit à la déconnexion.
Article 5 – Une intervention informatique automatique : le pop-up
Afin d’inciter les salariés à exercer leur droit à la déconnexion, l’Urssaf Nord – Pas-de-Calais met en œuvre sur tous les postes de travail connectés une fenêtre pop-up qui se déclenche après 18h45 : « Il est 18h45, le moment est venu de vous déconnecter ! ».
Article 6 – Une intervention managériale et RH
En cas de constat de non-respect du droit à la déconnexion à l’occasion ou en dehors des entretiens annuels, le responsable doit :
identifier la ou les cause(s) du non-respect du droit à la déconnexion, qui peut ou peuvent être éventuellement liée(s) à la charge de travail ou à la mauvaise gestion de celle-ci ;
évaluer le degré de connexion : s’il s’agit d’une connexion occasionnelle ou d’une connexion habituelle hors temps de travail (sur-connexion) ;
définir des actions correctrices en concertation avec le collaborateur concerné pour parvenir au respect du droit à la déconnexion.
En cas de doute sur les moyens à mettre en œuvre ou en cas de non-respect du droit à la déconnexion, le responsable peut solliciter sa direction ou le département Ressources Humaines afin de l’aider à définir les actions à mettre en œuvre (organisation d’entretien tripartite, plan d’action, mesures managériales et RH…). Si à l’issue des actions mises en œuvre, tant par le responsable que par le département Ressources Humaines, le salarié continue à se connecter habituellement en dehors de son temps de travail, il pourra être enclencher le dispositif d’évaluation de la charge de travail.
PARTIE II – LES BONNES PRATIQUES
Au-delà des règles contraignantes, il est apparu utile de promouvoir des "bonnes pratiques" susceptibles de favoriser le droit à la déconnexion et la bonne utilisation des outils numériques.
Article 7 – Les garanties du droit à la déconnexion
Les parties signataires s’accordent pour affirmer que le droit à la déconnexion s’intègre dans le cadre du principe de responsabilité partagée et collective : chacun doit veiller à respecter son droit à la déconnexion et celui des autres, de sorte à préserver la santé, la sécurité et la conciliation de la vie professionnelle et personnelle de tous. Les salariés doivent :
S’interdire tout envoi ou appel en dehors du temps de travail que ce soit après la journée de travail ou le week-end, ou toute sollicitation d’ordre professionnel avec des outils professionnels ou non (sauf urgence).
Rappeler aux « émetteurs » concernés les principes du droit à la déconnexion posés par le présent accord.
Signaler par tout moyen à la hiérarchie et à la direction des ressources humaines tout « émetteur » ou « destinataire » surconnecté.
Tout salarié qui estimerait ne pas être en mesure d'exercer effectivement et de manière récurrente son droit à la déconnexion pourra solliciter sa hiérarchie ou s'il le souhaite, le département Ressources Humaines afin d'étudier les obstacles éventuels à la mise en œuvre du droit à la déconnexion et le plan d'action pouvant être mis en place.
Article 8 – La gestion des mails
L'utilisation de la messagerie constitue l'un des éléments essentiels d'optimisation du travail et d’échange de l'information. Néanmoins une utilisation à bon escient doit être réalisée :
L’utilisateur doit veiller à ce que la diffusion des messages soit limitée aux seuls destinataires concernés afin d’éviter les diffusions de messages en masse, l'encombrement inutile de la messagerie ainsi qu'une dégradation du service.
La messagerie ne doit pas être le seul moyen de communication. En effet, le mode de communication peut varier en fonction de l’urgence de la demande, la proximité et le nombre d’interlocuteurs ou du sujet. D’autres modes de communication peuvent être privilégiés : le face à face, le téléphone, ou la discussion via la messagerie instantanée (Teams).
Afin de faciliter la prise en charge des mails, l’objet du mail doit être précis, il peut par ailleurs être opportun d’indiquer un degré d’urgence ou d’assurer un suivi.
Enfin, il est rappelé que tout mail n’appelle pas de réponse immédiate, notamment en dehors des horaires de travail.
Article 9 – Le signalement de l’indisponibilité
– Statut Teams
Teams est un outil qui permet de faciliter et optimiser les échanges, et le travail entre les collaborateurs dans un mode de travail hybride. Dans le cadre de la bonne utilisation de cet outil, avant de contacter un agent, il est nécessaire de vérifier que l’agent est disponible. Si le contact est en statut occupé ou ne pas déranger, il convient de respecter cette indisponibilité et le contacter ultérieurement ou par mail.
– Pratiques concernant les absences
Lorsque l’agent est absent, il doit utiliser par anticipation la fonctionnalité prévue sur Outlook permettant de signaler aux autres utilisateurs son absence du bureau, en congé ou non disponible pour répondre aux courriels. Cela a un double intérêt : - informer le demandeur que le mail ne sera pas traité de suite. Ce qui évitera les éventuelles relances ; - permettre d’indiquer pour les absences de plusieurs jours ou semaines, si un collègue ou collaborateur prend le relai pendant l’absence sur les activités urgentes.
– Mesures concernant le retour d’une absence prolongée
Suite à une absence de plus d’une semaine, le manager doit accorder si l’agent le souhaite, et selon la durée de l’absence, un temps de « reconnexion » aux contenus permettant ainsi à l’agent de prendre connaissance de ses mails réceptionnés durant son absence et des informations qui ont évolué sur cette même période.
Article 10 – Le guide des bonnes pratiques dans le cadre du droit à la déconnexion
Les parties s’accordent à ce qu’un guide des bonnes pratiques soit élaboré et qu’il en soit fait la promotion. Ce guide s’emploiera à reprendre :
les mesures visant à lutter contre l'utilisation des outils numériques et de communication professionnels hors temps de travail,
les mesures visant à réduire les phénomènes de surcharge cognitive,
les bonnes pratiques d’utilisation des outils de communication et l’usage des outils collaboratifs.
Ce guide sera diffusé à l’ensemble des salariés et sera disponible dans le SharePoint RH dans la rubrique « santé ». Il sera par ailleurs remis aux nouveaux embauchés afin de les sensibiliser dès leur intégration.
Article 11 - Dispositifs de sensibilisation et d’accompagnement
L’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle est fondamental pour le bien-être des salariés et la qualité de vie au travail. L’accès à l’information, qui peut s’exercer en continu, présente à la fois des opportunités et des inconvénients.
Mieux gérer et maitriser les technologies d’information et de la communication est gage d’une meilleure gestion de l’ambiance au travail, de la conciliation temps personnel/temps professionnel et d’une plus grande efficacité. Afin de s'assurer du respect du droit à la déconnexion et des mesures et recommandations prévues par le présent protocole, l’Urssaf Nord – Pas-de-Calais mettra en place des actions de sensibilisation à destination des managers et de l'ensemble des salariés. Plus particulièrement, l’organisme s'engage à :
Proposer aux salariés un ensemble de trois capsules de micro-formation de 15 minutes chacune, développée par l’Urssaf Caisse Nationale dans le cadre du projet #demain.
Module 1 : droit à la déconnexion.
Module 2 : l’hyperconnexion.
Module 3 : les managers et le droit à la déconnexion.
Proposer une mise à jour régulière des connaissances permettant de mieux maîtriser les outils numériques mis à sa disposition dans le cadre de son travail.
Rappeler qu’il est possible de faire appel aux Numéricoachs qui sont entre autres chargés des questions relatives à l’éducation numérique.
Proposer des formations sur la gestion des priorités ainsi que sur la gestion du stress.
Communiquer régulièrement sur l’hyper-connexion afin de sensibiliser les agents.
Article 12– Mesures visant à réduire les phénomènes de surcharge cognitive
Pendant le temps de travail, afin de réduire la charge cognitive, des recommandations seront proposées dans le guide de bonnes pratiques relatives au droit à la déconnexion. Il s’agit notamment :
D’insérer une affiche sur le droit à la déconnexion pendant les réunions, dans chaque salle de réunion.
De promouvoir les temps « hors connexion », pour se concentrer sur une tâche importante.
De désactiver les alertes sonores ou visuelles d'arrivée d'un nouveau courriel ou d'un appel téléphonique sur des périodes qui demandent de la concentration.
Ces mesures seront reprises dans le guide des bonnes pratiques relatif au droit à la déconnexion.
PARTIE III– MODALITES GENERALES DE L’ACCORD
Article 13 – Durée de l’accord
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et entrera en vigueur le 1er jour du mois suivant son agrément. Il se substituera à la charte portant sur le même sujet.
Article 14 – Les dispositions de suivi de l’accord et clause de rendez-vous
L’organisme s'engage à proposer à chaque salarié de remplir chaque année un questionnaire, personnel et anonyme, sur l'usage des outils numériques et de communication professionnels, ceci pour évaluer le droit à la déconnexion et en faire un bilan. L’employeur examinera les effets de l'application de l'accord. Le suivi fera l’objet d’une présentation au CSE une fois par an. En cas d’évolution législative ou conventionnelle susceptible de remettre en cause tout ou partie des dispositions du présent accord, les parties signataires conviennent de se réunir à nouveau pour évaluer l’opportunité d’adapter l’accord.
Article 15 – Révision de l’accord et adhésion
Les parties conviennent que le présent accord pourra être révisé, à tout moment au cours de son application, par un nouvel avenant. Conformément aux dispositions de l’article L2261-7-1, seront habilitées à engager la procédure de révision de l’accord :
jusqu’à la fin du cycle électoral au cours duquel l’accord est conclu : une ou plusieurs organisations syndicales représentatives dans le champ d’application de l’accord et signataires ou adhérentes à cet accord ;
à l’issue de cette période : une ou plusieurs organisations syndicales représentatives dans le champ d’application de l’avenant.
La validité de l’avenant de révision s’appréciera conformément aux articles L2232-12 et suivants du Code du travail. Conformément à l’article L2261-3 du Code du travail, toute organisation syndicale reconnue représentative, non signataire de l’accord, pourra y adhérer ultérieurement. L’adhésion ultérieure sera notifiée aux signataires de l’accord et fera l’objet des formalités de dépôt. Le présent accord pourra être révisé en cas de modification des dispositions légales ou conventionnelles ou à la demande de l’une des parties en le notifiant par écrit à l’ensemble des parties habilitées à engager la procédure de révision. L’indication des dispositions dont la révision est demandée devra être précisée. Dans un délai de 2 mois suivant la réception de cette demande écrite, les parties se réunissent pour examiner l’opportunité d’ouvrir une nouvelle négociation. Si la négociation aboutit, la modification proposée donnera lieu à l’établissement d’un avenant qui sera soumis aux modalités d’agrément, de dépôt et de publicité applicables aux accords collectifs.
L’éventuel avenant de révision se substituera de plein droit aux dispositions du présent accord qu’il modifiera.
Article 16 – Procédure de dénonciation
Le présent accord, conclu sans limitation de durée, pourra être dénoncé à tout moment par l’une ou l’autre des parties signataires, sous réserve de respecter un préavis de trois mois.
Cette dénonciation devra être notifiée à l’ensemble des autres signataires par lettre recommandée avec avis de réception.
Dans ce cas, la Direction et les Organisations Syndicales représentatives se réuniront, à la demande d’une des parties intéressées, pendant la durée du préavis pour discuter les possibilités d’un nouvel accord.
Article 17 - Information du personnel
L’information du personnel sera assurée par la direction, par tout moyen qu’elle jugera approprié.
Article 18 – Dépôt légal, publication et communication
Le présent accord sera transmis aux organisations syndicales représentatives de l’organisme.
Il sera également transmis à l’Urssaf Caisse Nationale, l’UCANSS et à la Direction de la sécurité sociale compétente dans le cadre de la procédure d’agrément ministériel via la plateforme de dépôt en ligne.
Une fois agréé, le présent accord fera l’objet des formalités de dépôt et de publicité prévues par les dispositions légales auprès de la DREETS via la plateforme de téléprocédure du Ministère du travail, et du greffe du Conseil de Prud’hommes de Lille.
Fait à Lille le 16/10/2024 En 7 exemplaires originaux
Pour l’Urssaf Nord - Pas-de-Calais, Le Directeur,
Les représentants des organisations syndicales Pour la CFDTPour FO
