PROTOCOLE D’ACCORD RELATIF A L’ELECTION DES REPRESENTANTS DU PERSONNEL AU CONSEIL D’ADMINISTRATION PROTOCOLE D’ACCORD RELATIF A L’ELECTION DES REPRESENTANTS DU PERSONNEL AU CONSEIL D’ADMINISTRATION
Articles D 231.5 à D 231.23 duCode de la Sécurité Sociale Circulaire DSS 4B/2011/289 du 18 juillet 2011
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Le Code de la Sécurité Sociale prévoit la présence, à titre consultatif, de TROIS REPRESENTANTS DU PERSONNEL au sein des conseils d'administration des organismes du régime général.
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Entre L’Urssaf Champagne Ardenne, située 202 rue des capucins à Reims représentée par, Directeur régional, en vertu des pouvoirs dont il dispose. Et les organisations syndicales suivantes : Syndicat CGT, représenté par, délégué syndical Syndicat CFDT, représenté par, déléguée syndicale Syndicat FO, représenté par, déléguée syndicale.
Ila été convenu ce qui suit:
Préambule Préambule L’objet de ce protocole d’accord préélectoral est de fixer le cadre électoral dans lequel les représentants du personnel au Conseil d’Administration seront élus. Afin de faciliter l’organisation des élections et de favoriser la participation des salariés, les parties signataires du présent protocole préélectoral choisissent d’utiliser le vote électronique par internet pour les opérations de vote suite au Protocole d’accord relatif au vote électronique du 17/12/2021. La mise en place de ce dispositif est confiée à un prestataire extérieur spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de ce processus de vote électronique qui est PARAGON.
I – Cadre des élections I – Cadre des élections
Les parties signataires conviennent que le présent protocole a pour objet de fixer les conditions de mise en place des représentants du personnel au sein du Conseil d’Administration de l’Urssaf Champagne Ardenne, conformément aux dispositions des articles L 212-2 et suivants, L 213-2, L 215-2, L 222-5, L 223-3, L 225-3, L 752-6, L 752-9, D 231-5 et D 231-23 du Code de la Sécurité Sociale.
II -Durée des mandats II -Durée des mandats
En application de l’article D 231-22 du Code de la sécurité sociale, les représentants du personnel sont élus pour la durée du mandat du Conseil d’Administration où ils siègent. Les mandats des représentants du personnel nouvellement élus s’achèveront en même temps que les mandats des membres désignés du Conseil d’administration.
III- Calendrier de l’élection III- Calendrier de l’élection
En application de l’article D231-6-1 du Code de la Sécurité Sociale, l’élection a lieu à la date fixée par le Directeur de l’organisme. Monsieur a fixé la date de l’élection du jeudi 12 mai 2022 à 9h30 au jeudi 19 mai 2022 à 14h00, pour l’Urssaf Champagne Ardenne. En conséquence, il est prévu que l’élection se déroule selon le calendrier ci-après :
Etape Date et heure Information des salariés et affichage et publication des listes électorales Lundi 11 avril Date limite de dépôt des candidatures et des pièces attachées Jeudi 28 avril Formation, test et scellement du système de vote En amont de l’ouverture Constitution du bureau de vote 05 mai A défaut de constitution du bureau de vote, désignation 06 mai Ouverture du vote Jeudi 12 mai à 09h30 Clôture du vote Jeudi 19 mai à 14h00 Dépouillement Jeudi 19 mai à 14h00 Etape Date et heure Information des salariés et affichage et publication des listes électorales Lundi 11 avril Date limite de dépôt des candidatures et des pièces attachées Jeudi 28 avril Formation, test et scellement du système de vote En amont de l’ouverture Constitution du bureau de vote 05 mai A défaut de constitution du bureau de vote, désignation 06 mai Ouverture du vote Jeudi 12 mai à 09h30 Clôture du vote Jeudi 19 mai à 14h00 Dépouillement Jeudi 19 mai à 14h00
IV- Nombre d’élus et collèges électoraux IV- Nombre d’élus et collèges électoraux
Le nombre de représentants du personnel à élire au Conseil d’Administration est de trois. La répartition est la suivante : deux élus titulaires et deux suppléants pour le collège employés, et un élu titulaire et un suppléant pour le collège cadres et agents de Direction. « Il est rappelé que conformément à l'article L. 231-3 du Code de la sécurité sociale, les fonctions de suppléant des représentants du personnel au Conseil d'Administration sont exercées par les candidats venant sur la liste immédiatement après le dernier candidat élu de cette liste. »
V - Composition des collèges Les parties conviennent de répartir le personnel entre les deux collèges de la façon suivante :
l e collège « Employés »
Niveaux 1 à 4 de la Classification des emplois des Organismes de Sécurité Sociale
Les informaticiens jusqu’au niveau IVB
l e collège « Cadres et agents de Direction »
Niveaux 5 à 9 de la Classification des emplois des Organismes de Sécurité Sociale,
Les informaticiens à partir du niveau VA
Tous les Niveaux de la Classification des emplois de Direction
VI - Conditions d’électorat et d’éligibilité Conditions d’électorat VI - Conditions d’électorat et d’éligibilité Conditions d’électorat Conformément à l’article D 231-7 du Code de la Sécurité Sociale, sont électeurs, les salariés, qui :
travaillent dans un organisme du régime général de sécurité sociale depuis au moins 3 mois,
sont âgés de 16 ans accomplis,
n'ayant fait l’objet d’aucune interdiction, déchéance ou incapacité relative à leurs droits civiques.
Ces conditions doivent être remplies au jour du scrutin. L'ancienneté sera calculée à la date de clôture du scrutin.
Tous les salariés de l’organisme, y compris les Agents de Direction, comptent dans l'effectif à considérer pour l'élection des représentants du personnel, qu'il s'agisse de personnel à temps complet ou à temps partiel, titulaire, auxiliaire ou temporaire.
Les salariés dont le contrat de travail est suspendu comptent également parmi l'effectif des électeurs.
La condition de présence est appréciée en tenant compte de l'ancienneté dans l'Institution et non uniquement au sein de l'Urssaf Champagne Ardenne. Le temps de présence dans un Organisme est évalué dans les mêmes conditions que l'ancienneté, telle qu'elle est définie par la Convention Collective Nationale du Travail.
Conditions d’éligibilité Conformément à l’article D 231-8 du Code de la Sécurité Sociale, sont éligibles, les électeurs :
âgés de 18 ans accomplis au jour du scrutin,
ayant travaillé sans interruption depuis six mois au moins dans un Organisme du régime général de Sécurité Sociale
Un salarié n'est éligible que dans le collège auquel il appartient. L'ancienneté sera calculée à la date de clôture du scrutin
Ne peuvent faire acte de candidature le Directeur régional, le Directeur comptable et financier et les agents de Direction.
VII – Déroulement des élections VII – Déroulement des élections 1- Date de l’élection Les élections sont fixéesdu jeudi 12 mai 2022 à 9h30 au jeudi 19 mai 2022 à 14h00.
Les2s-aVlaoritéeséploeuctrrroonntiqvuoteer exclusivement par vote électronique, hébergé par un prestataire externe. Il sera rendu accessible aux électeurs de manière sécurisée à tout moment durant toute la période de l’élection. Les électeurs pourront accéder à l’application de vote à tout moment à partir de n’importe quel terminal Internet pendant toute la durée du scrutin.
Mode de scrutin
L’article D 213-19 du Code de la Sécurité Sociale dispose que l'élection a lieu au scrutin de liste, avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne, sans panachage.
Liste des électeurs
Conformément aux articles D 231-9 et D 231-10 du Code de la Sécurité Sociale, il appartient au Directeur d'établir les LISTES ELECTORALES. Il doit être établi une liste par Collège électoral.
les listes électorales précisent pour chaque électeur : nom, prénom, date de naissance, date d’entrée dans l’Institution, et pour ceux remplissant les conditions d’éligibilité, la mention « E »
l'affichage de la liste a lieu un mois au moins avant le scrutin sans les dates de naissance (les listes complètes sont à disposition auprès du service RH).
La date d’ouverture du scrutin étant fixée au 12 mai 2022, l'affichage officiel de la liste doit être effectué au plus tard le 11 avril 2022. Les listes électorales seront affichées sur les panneaux de chaque site et publiées par voie électronique sous D’CLICS.
Toutefois, dans les trois jours ouvrés qui suivent l'affichage de la liste, tout électeur peut réclamer l'inscription ou la radiation d'un électeur omis ou indûment inscrit auprès du Tribunal d'Instance du siège de l'Organisme.
Le Tribunal statue dans les huit jours.
Dans ce cas, la liste rectifiée est affichée quinze jours au moins avant la date de l'élection.
D'autres modifications peuvent, en outre, intervenir jusqu'au jour du scrutin pour permettre l'inscription d'un Agent ayant plus de trois mois d'ancienneté dans l'Institution et ayant pris ses fonctions dans l'organisme entre l'affichage de la liste électorale et le jour du scrutin. Les listes affichées seront parallèlement adressées au prestataire aux seules fins suivantes :
Permettre l’attribution de codes d’accès au système de vote électronique pour chaque électeur autorisé,
Contrôler les accès au système de vote électronique,
Enregistrer les émargements électroniques après chaque vote et assurer l’unicité du vote pour chaque électeur,
Editer les listes d’émargement.
Dépôt des candidatures
Conformément à l’article D 231-12 du Code de la Sécurité Sociale, « les candidatures sont déposées auprès du directeur régional quinze jours au moins avant la date fixée pour les élections et sont affichées sans délai. La déclaration de candidature est faite collectivement pour chaque liste par le candidat tête de liste ou par un mandataire muni d'une procuration écrite signée de chaque candidat figurant sur la liste. Cette déclaration précise : 1°) le collège électoral ; 2°) le titre de la liste ; 3°) l'ordre de présentation des candidats figurant sur la liste.
A cettedéclaration collective sontjointeslesdéclarations individuellesdechacundes candidatsdelaliste. Chaque déclarationindividuelleestsignéeparlecandidat.» Les candidats aux fonctions de représentants du Personnel au Conseil d'Administration sont exclusivement présentés par les Organisations syndicales représentatives des salariés
Les listes présentées par les Organisations syndicales peuvent éventuellement être des
listes communes à plusieurs syndicats.
Les listes sont établies par Collège électoral.
Les candidatures devront être remises contre récépissé ou envoyées lettre recommandée avec AR, ou par mail avec accusé de réception ) à
l’assistante de direction du Directeur régional, qui se chargera de les transmettre au Directeur régional sans délai. Une liste ne pourra prétendre à plus de sièges qu’elle ne présente de candidats.
La liste du collège des employés doit contenir, en principe, au moins deux noms.
La liste du collège des cadres doit contenir au moins un nom.
Chaque liste comprend, au maximum, un nombre de candidats égal au triple du nombre de postes de représentants du personnel à pourvoir dans le collège concerné. A savoir :
6 pour le collège « employés et assimilés » (2X3) ;
3 pour le collège « cadres et assimilés » (1X3).
Les listes incomplètes sont admises. Les fonctions de suppléant sont exercées par le ou les candidats venant immédiatement après le dernier candidat élu de la liste. Les listes déposées avant le 28 avril 2022 11h seront affichées au plus tard le 29 avril 2022 sur les panneaux réservés à la Direction sur les cinq sites et, publiées sous D’CLICS Les listes de candidats seront transmises dès le 29 avril 2022 au prestataire en vue de paramétrer le système de vote électronique et de présenter celles-ci aux électeurs au moment du vote. La déclaration de candidature est faite collectivement pour chaque liste par le candidat tête de liste ou par un mandataire muni d'une procuration écrite signée de chaque candidat figurant sur la liste. A cette déclaration collective sont jointes les déclarations individuelles de chacun des candidats de la liste. Chaque déclaration individuelle est signée par le candidat, de manière manuscrite ou électronique. Litiges : Les contestations portant sur la régularité d'une liste de candidats doivent être portées - dans les trois jours ouvrés qui suivent l'affichage de la liste - devant le Tribunal d'Instance du siège de l'Organisme (article D 231.14 du code de la Sécurité Sociale).
– Propagande électorale
Si les organisations syndicales souhaitent diffuser de l'information concernant cette élection, les documents supports de cette information seront communiqués dans le système de vote électronique par PARAGON. Les documents supports de cette information devront être adressés à la Direction avec la liste des candidats au plus tard le 28 avril 2022.
– Cellule d’assistance technique
Le prestataire assurera la formation de la cellule d’assistance technique qui sera composée par les membres des bureaux de vote, les représentants de la Direction et éventuellement les membres des Organisations syndicales. Durant le scrutin, un interlocuteur dédié du prestataire se tiendra à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote.
Par ailleurs, un service d’assistance téléphonique sera mis en œuvre par le prestataire dans le but de renseigner les électeurs. La cellule d’assistance technique, assistée des représentants de listes de candidats, doit réaliser des tests puis un scrutin à blanc. Les étapes du contrôle seront les suivantes :
Création par le Président et les Assesseurs du bureau de vote des clés secrètes qui permettront le chiffrement des bulletins de vote dans le système de vote électronique du prestataire
Ouverture de l’élection par le Président et les Assesseurs du bureau de vote
Réalisation de plusieurs votes
Fermeture de l’élection par le Président et les Assesseurs du bureau de vote
Remise au prestataire des clés secrètes permettant le déchiffrement des bulletins de vote
Déroulement du dépouillement des urnes électroniques et édition des résultats
Contrôle de la conformité des résultats obtenus
Scellement de l’application de vote électronique
Bureau de vote
Composition Ilsera constitué un bureau de vote pour chacun des collèges électoraux.
Les bureauxdevotesontconstituéspourchaquecollègeetnepeuvent être composés que d’électeurs du collège intéressé. Conformémentàl’articleR42duCodeélectoral,chaquebureau de vote est composé de trois électeurs:unprésidentetdeuxassesseurs. Si lescandidatspeuventêtremembresdesbureauxdevote, la candidature est incompatible avec la présidence du bureau de vote. Un bureaudevoteseraconstituépourchaquecollègeparlesorganisations syndicales, au plus tardle05mai2022à14h00.Lalistedesmembresdesbureaux de vote devra être communiquée au Directeur régional. À défaut,laDirectionseraamenéeànommerlespersonnesmembres des bureaux de vote en retenant,auseindechaquecollège,l’électeurinscritleplusjeune et les deux électeurs inscrits les plus âgés dès le 6 mai 2022. Rôle dubureaudevote:
Le bureaudevoteprésideauscrutin,assurelabonneorganisation matérielle et la régularité des opérations. L’ouvertureetlafermeturedel’électionestréaliséeparlesmembres du bureau de vote désignés au sein de l’Urssaf Champagne Ardenne.
- Observateurs
Afin defavoriserlecontrôleetlatransparenceduprocessusélectoral, certaines personnes pourrontexercerlerôled'«Observateur »aucoursdel'Election.
Les observateurs auront accès via le site de vote aux informations suivantes pour l’ensemble des collèges :
Les listes électorales ;
Les listes de candidats et les éventuels documents attachés (professions de foi, photographies éventuelles) ;
La composition de chaque bureau de vote ;
L'évolution du taux de participation au cours de la période de vote.
Les parties conviennent que les personnes suivantes auront le statut d'observateur au cours de l'Election :
Le Gestionnaire de l'élection ;
Les membres du bureau de vote
Le délégué de chaque organisation syndicale.
Les observateurs disposeront d'un identifiant personnel leur permettant d'accéder au site de vote et de consulter les informations qui leur sont destinées. S'ils sont électeurs, cet identifiant sera celui qui leur est attribué en tant qu'électeur.
Le vote
Les électeurspourront accéder, du 12 mai 2022 à 09h30 au 19 mai 2022 à 14h00, au site de vote gratuitement à partir de tout ordinateur connecté à Internet : domicile du salarié, site extérieuràl’entreprise, postes Internet de l’entreprise. Chaque électeur recevra avant le vote :
par courrier postal à son domicile, un identifiant
par mail sur sa messagerie professionnelle, un mot de passe (pour les salariés absents, le mot de passe sera envoyé sur leur adresse mail personnelle, s’ils nous donnent leur accord, sinon, le mot de passe sera envoyé par courrier)
permettant de se connecter sur un site sécurisé pour le vote électronique. Les identifiants et mots de passe seront réceptionnés environs 1 semaine avant ouverture du vote.
Seul le prestataire aura connaissance de l’identifiant et du mot de passe.
PANACHAGE - RATURES
Le PANACHAGE des bulletins de vote est interdit. Il entraîne la nullité du bulletin de vote.
Les électeurs ont la faculté de rayer, sans le remplacer, un ou plusieurs noms sur la liste qu’ils ont choisie. Les ratures ne sont pas prises en compte si leur nombre est inférieur à 10% des suffrages valablement exprimés en faveur de la liste sur laquelle figure ce candidat, dans ce cas; les candidats sont proclamés élus dans l'ordre de présentation.
Le scénario de vote électronique comportera les étapes suivantes :
Une étape d’identification de l’électeur ; celui-ci devra saisir un code identifiant, et
un mot de passe qui seront contrôlés avant l’accès
Une étape de présentation des listes de candidatures en présence
Le choix par l’électeur d’une seule liste parmi celles proposées, ou bien le choix de voter « blanc »
La présentation du bulletin de vote définitif comprenant les candidats retenus et les candidats rayés
La confirmation par l’électeur du choix effectué
La confirmation à l’électeur par un accusé réception de la prise en compte de son bulletin de vote
Le système de vote électronique enregistrera un émargement après confirmation du vote par l’électeur et ne permettra plus à ce dernier d’effectuer un nouveau vote pour cette même élection.
VIII -Dépouillement et proclamation des résultats VIII -Dépouillement et proclamation des résultats La procédure de dépouillement des urnes électroniques comprend les étapes « en ligne » suivantes :
L’accès sécurisé à la procédure ; le Président et ses Assesseurs seront en possession de codes d’accès spécifiques permettant leur identification
La remise « en ligne » au prestataire de la clé secrète permettant le dépouillement des bulletins de vote
L’édition « en ligne » des résultats de l’élection ; compteurs de voix par élection, par liste et par candidat
Génération des différents états de synthèse avec attribution des sièges, listes d’émargements finales, état de la représentativité syndicale et présentation des candidats éligibles
La remise par le prestataire des Procès-Verbaux complétés et conformes aux modèles Cerfa.
Le procès-verbal est établi en plusieurs exemplaires et signé par tous les membres du bureau de vote :
1 exemplaire à la Direction régionale,
1 exemplaire pour le chef de l’antenne interrégionale de la MNC
1 exemplaire pour l’Urssaf Caisse Nationale,
La proclamation des résultats est effectuée par les présidents des bureaux de vote et doit indiquer le nombre des votants, le nombre des bulletins valablement exprimés, et le nombre des sièges revenant à chaque liste. Elle doit également indiquer nominativement les élus avec le nombre de voix obtenus par chacun d’entre eux. Les procès-verbaux dressés et signés par les membres des bureaux de vote sont affichés sur les panneaux de la Direction sur tous les sites et sous D’CLICS. Ils seront également transmis aux organisations syndicales signataires du présent protocole.
ATTRIBUTION DES SIEGES
Ilconvient de procéder au calcul du quotient électoral, puis de comptabiliser les voix obtenues par chaque liste et de procéder à l'attribution des sièges, d'abord sur la base du (qlueqoutioetniet nétléelcetcotroarla, lpeusitséàgalal apulunsomfobrtree moyenne dessuffragesvalablementexprimésparlesélecteursducollègedivisé parle nombrede sièges à pourvoir). Si deux listes obtiennent la même moyenne et qu'il ne reste qu'un siège à pourvoir, ledit siège est attribué à la liste ayant obtenu le plus grand nombre de voix. Si les deux listes ont le même nombre de voix le siège est attribué au plus âgé des deux candidats. En cas de liste incomplète :
une liste incomplète ne peut obtenir plus de sièges que de candidats présentés.
si une liste incomplète se trouvait en position d'obtenir deux sièges, le deuxième siège reviendrait au candidat de la liste la mieux placée après la première.
DESIGNATION DES ELUS
Elle doit être effectuée par le bureau de vote, et conformément à la jurisprudence de la Cour de Cassation.
Ainsi, lorsque les candidats d'une même liste ont obtenu le même nombre de voix, les sièges attribués à la liste seront dévolus selon l'ordre de présentation.
Lorsque les candidats d'une même liste ont obtenu un nombre de voix différent, les candidats doivent être proclamés élus dans l'ordre de présentation, si le nombre des ratures est inférieur à 10 % des suffrages valablement exprimés.
Si le nombre de ratures est supérieur ou égal à 10 %, les candidats doivent être proclamés élus d'après le nombre de voix recueillies par chacun d'eux.
IX - Durée du protocole d’accord préélectoral IX - Durée du protocole d’accord préélectoral Le présent accord est conclu pour la durée de l’élection.
X - Communication et information du protocole X - Communication et information du protocoleLe présent protocole d’accord préélectoral est adressé à la la MNC, à l’Urssaf Caisse Nationale et aux différentes organisations syndicales signataires et mis à disposition sous D’CLICS (sharepoint de l’Urssaf -outil de communication interne). Ilsera également affiché sur chacun des sites de l’Urssaf Champagne Ardenne. Fait à Reims, le 05 avril 2022, en 6 exemplaires.
Signature numérique Date : 2022.04.08 de 09:30:42 +02'00'
Signature numérique Date : 2022.04.08 de 09:30:42 +02'00'Pour l’Urssaf Champagne Ardenne
Les représentants des organisations syndicales Pour le syndicat CGT représenté par
