PROTOCOLE D’ACCORD RELATIF A LA MISE EN PLACE DU VOTE DEMATERIALISE PAR INTERNET (VOTE ELECTRONIQUE) Entre la Direction de l’Urssaf de Champagne Ardenne, représentée par Monsieur, Directeur Régional, D’une part
Et
Les organisations syndicales suivantes :
CFDT, représentée par Madame
CGT, représenté par Monsieur
FO-SNFOCOS, représentée par Madame
D’autre part, Il est convenu ce qui suit :
Préambule Le présent accord a pour objet d’autoriser le recours au vote électronique au sein de l’Urssaf Champagne Ardenne pour les élections professionnelles organisées au sein de l’organisme. Les garanties offertes par le système de vote retenu en termes de sécurité et de confidentialité des votes sont précisées par l’annexe technique, annexé au présent accord. Par ailleurs, il est rappelé que la définition des modalités d’organisation des élections des représentants du personnel élus au sein de l’Urssaf Champagne Ardenne relève du protocole d’accord préélectoral (PAP). Ce présent protocole d’accord sera annexé et sera mis en œuvre conformément au cahier des charges national relatif à la procédure de marché public. Le vote électronique permettra notamment :
D’obtenir en fin de scrutin des résultats sans erreur possible affichés en quelques minutes, quelle que soit la complexité des élections et ce sous le contrôle des bureaux de vote désignés,
De limiter les erreurs de distribution des bulletins de vote (gestion de multitudes de bulletins, d’enveloppement potentiellement source d’erreurs),
De minimiser les aléas postaux,
D’augmenter la participation des électeurs
Article 1 : Modalités d’organisation des opérations
– Vote exclusivement par internet
Les parties signataires conviennent d’adopter un processus de vote exclusivement par internet pour les élections des représentants du personnel. En conséquence, le vote papier à bulletins secrets ne sera pas possible.
– Choix d’un prestataire extérieur
Compte tenu de la technicité qu’il est nécessaire de maitriser et des contraintes à respecter pour assurer la sécurité du processus électoral et la confidentialité des données, les parties signataires conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé et dont l’expertise a été reconnue par un cabinet d’audit indépendant. Le prestataire retenu pour chaque élection est celui défini en application du marché UCANSS en cours. Le prestataire sera choisi par l'Urssaf sur la base des dispositions du présent accord et du cahier des charges qui y est annexé, à l'issue d’une consultation relevant des marchés publics. Le nom du prestataire retenu sera mentionné dans le protocole d'accord préélectoral.
Celui-ci comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système de vote retenu et du déroulement des opérations électorales. Le système de vote électronique mis en place par le prestataire doit avoir fait l'objet d'une déclaration auprès de la Commission Nationale Informatique et Libertés environ un mois avant l'ouverture du vote. L'accomplissement de ces formalités déclaratives sera communiqué aux organisations syndicales.
Fichier des électeurs à destination du prestataire
La direction établira un fichier « liste électorale » qui enregistre les données suivantes : Nom et prénom(s) des inscrits, date d’entrée dans l’institution, civilité, date de naissance, collège d’appartenance, adresse postale, adresse e-mail et matricule. La direction régionale transmettra ce fichier au prestataire pour permettre à ce dernier de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification et de lui faire parvenir les codes d’accès confidentiels pour voter par internet. Ce fichier est distinct de la liste électorale qui sera établie et affichée conformément à la législation en vigueur. Pour sa part, la liste électorale ne comprend pas l’adresse postale et l’adresse e-mail. Conformément à l’article R2314-7 du Code du travail, les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés fichier des électeurs et contenu de l'urne électronique.
Listes de candidats et bulletins de vote
Les listes des candidats et professions de foi, établies en respectant des caractéristiques imposées par le prestataire, et, s’agissant des professions de foi, à minima sous format A4 recto verso, seront transmises à la direction régionale, qui les transmettra en l’état au prestataire. La direction affichera les listes déposées, le lendemain de la date limite de dépôt des candidatures, sur les panneaux réservés aux communications de la direction au siège de l’Urssaf et dans chacun des sites. Le prestataire assurera la programmation des pages Web sur le serveur de vote. Les listes présentées par les organisations syndicales et les professions de foi seront mises en ligne. Le prestataire veillera à ce que les dimensions des bulletins de vote et la police utilisée soient uniformes.
Assistance technique, formation et communication
L'employeur met en place une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant notamment les représentants du prestataire choisi. Une formation Sur le système de vote électronique retenu sera organisée par le prestataire à l'attention des membres de la délégation du personnel, des représentants des organisations syndicales, des membres du bureau de vote et de personnels des départements Ressources humaines et Relations sociales. Un plan de communication interne a destination des salariés sera mis en œuvre en amont et pendant le scrutin pour faciliter l’appropriation par les électeurs de cette technique de vote. En amont du scrutin :
Information sur les conditions et les règles du vote en ligne
Information sur la date d’envoi des codes /identifiants de vote par le prestataire
Messages ciblés sur l’intranet et des supports dématérialisés de communication Pendant le scrutin :
Les électeurs pourront appeler la cellule d’assistance technique afin d’obtenir toutes les informations qu’ils jugeraient nécessaires au bon déroulement de l’expression de leur vote. Lieu et durée du scrutin Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment, de façon confidentielle pendant l’ouverture du scrutin de n’importe quel terminal internet, de leur lieu de travail de leur domicile ou d’un lieu de leur choix, en se connectant au site sécurisé propre aux élections. Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections auront lieues sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier défini dans le protocole préélectoral. Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter n’entrainera aucune réduction de salaire.
Sauf impossibilité technique (exemple travaux) l’organisme mettra à disposition sur chaque site un ordinateur permettant aux agents de voter en toute confidentialité.
Article 2 : déroulement des opérations de vote
– modalités d’accès au serveur de vote
Chaque électeur recevra avant le scrutin, à son domicile, par courrier simple, une note récapitulant les opérations à effectuer, accompagnée d’un identifiant de vote. Conformément aux recommandations de la CNIL le mot de passe doit quant à lui être adressé par un canal séparé, il sera donc adressé par mail. L’authentification de l’électeur sera assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de l’identifiant de vote, du code confidentiel et son numéro agent. Toute personne non reconnue par le système n’aura pas accès aux pages de serveur de vote. Une fois connecté, l’électeur pourra voter. Seules les listes correspondant à son collège lui seront présentées. Un accusé de réception sera à disposition de chaque votant à l’issue du vote. La liste d’émargement enregistre les données suivantes : Collège d’appartenance, nom et prénom des électeurs ayant voté, date et heure du vote. La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du bureau de vote à des fins de contrôle du déroulement du scrutin. Les personnes en situation de handicap pourront se faire assister par une personne de leur choix si nécessaire.
– Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin
Afin de répondre aux exigences posées par l’article R 2314-7 du code du travail, l’expression du vote et les éléments d’identification de l’électeur seront séparés. Le vote de l’électeur sera crypté et stocké dans un urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs. Le processus mis en œuvre par le prestataire garantira ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales. Il est précisé qu’aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin.
- Le dispositif de secours
Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
– Dépouillement du vote
A l’issue du scrutin, le bureau procède au dépouillement des votes électroniques, proclame les résultats et signe les deux exemplaires du procès-verbal conformément au cahier des charges arrêté avec le prestataire.
Le dépouillement est réalisé de façon sécurisée et le chiffrage est ininterrompu entre l'envoi depuis le poste de l'électeur et le stockage dans l'urne. Les clés de chiffrement sont détenues uniquement par le président et les assesseurs du bureau de vote.
Article 3 : Durée du protocole d’accord Le présent protocole d’accord est conclu pour une durée indéterminée. Et pourra être dénoncé dans les conditions prévues aux articles L 2261-7 et L 2261-8 du code du travail. Il s’applique sous réserve de l’agrément prévu par les articles L123-1 et R123-1 du code de la sécurité sociale. Suivi de l’accord et clause de rendez vous A l’issue des prochaines élections par vote électronique, un bilan sera effectué pour faire éventuellement évoluer le présent protocole d’accord.
En cas d’évolution législative ou conventionnelle susceptible de remettre en cause tout ou partie des dispositions du présent accord, les parties signataires conviennent de se réunir à nouveau pour évaluer l’opportunité d’adapter l’accord.
Article 4 – Dépôt et publicité de l’accord L’ensemble des salariés sera informé de ces nouvelles dispositions par voie d’affichage et une mise à disposition sous format dématérialisé. Le présent accord sera transmis aux organisations syndicales présentes dans l’organisme. Il sera également transmis à la Caisse nationale, l’UCANSS et à la Direction de la Sécurité sociale compétente dans le cadre de la procédure d’agrément ministériel via la plateforme de dépôt en ligne. Une fois agréé, le présent accord fera l’objet de dépôt et de publicité prévues par les dispositions légales auprès de la DREETS via la plateforme de téléprocédure du Ministère du travail, et du greffe du Conseil des Prudhommes de Reims.
Fait à Reims le 17/12/2021 La Direction de l’Urssaf de Champagne Ardenne : Monsieur, Directeur Régional
