Protocole d'accord relatif à l'exercice des activités syndicales au plan local, au fonctionnement du CSE et à l'accès aux technologies d'information et de communication
Application de l'accord Début : 01/06/2024 Fin : 31/05/2028
Protocole d’accord relatif à l’exercice des activités syndicales au plan local, au fonctionnement du CSE et à l’accès aux technologies d’information et de communication
Période 2024 - 2028
Entre Le directeur de l’Urssaf Alsace
d’une part,
et
les Organisations Syndicales suivantes :
L’organisation syndicale CFDT
L’organisation syndicale CFTC
L’organisation syndicale CGT
d’autre part,
Il est convenu ce qui suit :
Préambule
Les parties signataires souhaitent affirmer l’importance d’entretenir des relations sociales de qualité, qui constituent un élément indispensable au bon fonctionnement de l’organisme.
Elles souhaitent marquer leur attachement au rôle joué par les organisations syndicales et le CSE. Afin de leur permettre d’exercer au mieux leurs missions, les parties conviennent de garantir un droit syndical dans le respect des nécessités liées au bon fonctionnement de l’organisme.
Les parties affichent une volonté partagée de faire vivre un dialogue social constructif avec la mise en place de règles claires et définies d’un commun accord.
Le présent protocole ayant pour objet de définir les règles et les moyens de l’exercice syndical et ceux du CSE au plan local, avec un souci de transparence et d’équité entre les acteurs, s’inscrit dans cette démarche.
Les parties signataires du présent protocole souhaitent définir un cadre d’accès et d’utilisation des technologies de l’information et de la communication aux organisations syndicales représentatives au sein de l’organisme ou ayant constitué une section syndicale.
Le présent protocole a également pour objet de permettre à chaque salarié de l’organisme d’avoir accès à l’information syndicale de son choix, outre celle du CSE.
L’utilisation des technologies de l’information et de la communication doit se faire dans le cadre plus général des règles édictées par la charte d’utilisation des moyens informatiques de l’organisme.
SOMMAIRE
TOC \o "1-3" \h \z \u Article 1. Champ d’application3 Article 2. Les moyens accordés aux délégués syndicaux………………………………………...3 Article 3. Les déplacements des représentants du personnel, des délégués syndicaux et des représentants syndicaux PAGEREF _Toc158126693 \h 3 Article 4. Les moyens matériels mis à disposition des instances représentatives du personnel et des organisations syndicales4 Article 5. L’accès aux technologies de l’information et de la communication5 Article 6. Validité, entrée en vigueur et durée du protocole7 Article 7. Rendez-vous et suivi de l’application de l’accord7 Article 8. Révision7 Article 9. Publicité et dépôt de l'accord8 Article 1. Champ d’application Le présent protocole concerne l’ensemble des organisations syndicales représentatives ou ayant constitué une section syndicale au sein de l’organisme.
Il définit également les modalités d’exercice des mandats du Comité social et économique (CSE), des membres de la Commission santé, sécurité et conditions de travail (CSSCT), des représentants de proximité, des représentants de sections syndicales et des délégués syndicaux. Article 2. Les moyens accordés aux délégués syndicaux
Chaque délégué syndical bénéficie :
d’un crédit légal de 18 heures mensuelles
d’un crédit conventionnel de 30 heures par an
Les autorisations d’absences rémunérées accordées pour permettre à l’organisation syndicale de fonctionner s’exercent dans le cadre de l’article 8.21 du protocole d’accord du 1er février 2008 relatif à l’exercice du droit syndical conclu au plan national. Article 3. Les déplacements des représentants du personnel, des délégués syndicaux et des représentants syndicaux
3.1 Déplacements pour se rendre à une réunion à l’initiative de l’employeur
Pour les réunions du CSE, de la CSSCT, des commissions du CSE organisées à l’initiative de l’employeur et les réunions des délégués syndicaux à l’initiative de l’employeur, les modes de transport et d’organisation privilégiés au sein de l’organisme sont :
Les modes de transport prévus par l’accord forfait mobilité durable,
les véhicules de service en favorisant le covoiturage,
la voiture personnelle en covoiturage, ouvrant droit aux indemnités kilométriques pour le conducteur s’il y a au moins 4 covoitureurs
Tout déplacement en région réalisé dans le cadre de l’exercice du mandat d’élu au titre des institutions représentatives du personnel ou de délégué syndical donne lieu à l’établissement d’un ordre de mission dès lors qu’une prise en charge par l’employeur est assurée.
Les membres du CSE, de la CSSCT, ou les délégués syndicaux qui disposeraient d’un véhicule de fonction déclareront les kilomètres réalisés dans le cadre des dispositions précédentes en kilomètres réalisés à titre professionnel. Ils veilleront à privilégier le covoiturage.
Les frais engendrés pour se rendre aux réunions organisées à l’initiative de l’employeur sont pris en charge par l’employeur.
Concernant les frais de repas, le forfait repas conventionnel est versé pour toute absence du site de rattachement entre 11h et 14h ou entre 18 heures et 21 heures pour le repas du soir conformément à l’accord UCANSS du 23 juillet 2015 relatif aux frais de déplacement.
Le temps de trajet effectué durant le temps de travail ou en dehors du temps de travail, pour se rendre à une réunion à l’initiative de l’employeur, est considéré comme du temps de travail effectif.
3.2 Déplacements autres que ceux organisés à l’initiative de l’employeur
Les frais de déplacements des membres du CSE, de la CSSCT, et des délégués syndicaux en dehors des réunions à l’initiative de l’employeur sont, selon le cas, soit à la charge du CSE (sur la base des frais réels engagés, sur justificatifs, selon le barème Ucanss en vigueur et imputés sur le budget de fonctionnement ou sur le budget activités sociales et culturelles selon l’objet du déplacement) soit à la charge de l’organisation syndicale du délégué syndical concerné.
Le temps de trajet pour se rendre à une réunion autre que celles organisées à l’initiative de l’employeur s’impute sur le contingent d’heures de délégation, lorsqu’il s’effectue durant le temps de travail.
Les déplacements effectués hors temps de travail entrant dans le cadre du mandat du représentant du personnel peuvent s’imputer sur le contingent d’heures de délégation de ce dernier s’il en fait la demande.
Article 4. Les moyens matériels mis à disposition des instances représentatives du personnel et des organisations syndicales
Les locaux mis à disposition par l’employeur sont accessibles durant les jours et heures d’ouverture des sites. Ces accès doivent se faire dans le respect des règles d’utilisation des locaux spécifiques à chaque site, soit pendant les heures de délégation, soit en dehors du temps de travail.
4.1 Site 67 Un local commun pour les organisations syndicales est mis à disposition.
Un local est mis à disposition des membres du CSE.
Ces locaux communs mis à disposition par l’employeur disposeront du mobilier courant à savoir : tables, chaises et armoire fermant à clé ainsi qu’une ligne téléphonique et un téléphone, l’accès aux copieurs multifonctions.
4.2 Site 68
Un local est mis à disposition des membres du CSE.
Des locaux de l’IUOSS pour les organisations syndicales et partagés avec les autres organismes de sécurité sociale sont mis à disposition.
Ces locaux communs mis à disposition par l’employeur disposeront du mobilier courant à savoir : tables, chaises et armoire fermant à clé ainsi qu’une ligne téléphonique et un téléphone, l’accès aux copieurs multifonctions.
4.3 Panneaux d’affichage
Des panneaux d’affichage sont mis à disposition, pour chaque instance représentative du personnel dans le respect des dispositions légales : un panneau dédié au Comité social et économique et un panneau dédié aux Organisations syndicales scindé pour chacune d’elles et ce pour chaque site :
Rue Schuman, à Mulhouse au 10ème étage salle n°10063
Rue Contades, à Schiltigheim au rez-de-chaussée côté entrée du personnel
4.4 Accès aux locaux et panneaux d’affichage
Des clés sont remises aux délégués syndicaux ainsi qu’aux membres du CSE contre signature et devront être restituées en fin de mandat.
Article 5 : L’accès aux technologies de l’information et de la communication
La Direction s’engage à ne pas empêcher les membres du CSE, les délégués syndicaux et les représentants de section syndicale à accéder aux nouvelles technologies dans le cadre des missions liées à leur mandat.
Les organisations syndicales s’engagent à respecter la charte informatique de l’organisme.
5.1 L’accès à Internet
Les organisations syndicales dans l’organisme disposent d’un accès à Internet depuis le local commun qui leur est affecté.
Cet accès doit se faire dans le respect des règles d’utilisation en vigueur dans l’organisme, pendant les heures de délégation ou en dehors du temps de travail.
L’utilisation de cet accès à Internet est sous la responsabilité des organisations syndicales qui s’engagent à ne l’utiliser qu’aux fins d’exercice de leur mission syndicale.
5.2 L’espace Intranet Un espace Intranet dédié aux organisations syndicales représentatives ou ayant constitué une section syndicale au sein de l’Urssaf Alsace est ouvert.
Peuvent y accéder :
Le délégué syndical et deux personnes désignées par ce dernier.
OU
Le représentant syndical et deux personnes désignées par ce dernier.
Cet espace permet d’effectuer des publications et d’informer le personnel. Plus précisément, les organisations syndicales représentatives au sein de l’Urssaf Alsace sont autorisées à envoyer un mail à l’ensemble du personnel sous deux conditions :
Que le message envoyé ne contienne que le lien qui permette d’accéder à l’information de l’organisation syndicale, émettrice du message.
Et,
Qu’il soit mentionné en bas dudit message la phrase suivante :
« Vous recevez ce message, car vous faites partie de la liste de diffusion des utilisateurs Urssaf Alsace. Pour ne plus recevoir d’emails concernant le syndicat « à mentionner », envoyer un email à l’adresse de l’organisation syndicale expéditrice ».
Cette phrase devra être formulée dans la même police de caractère et la même taille que le contenu du message envoyé à l’ensemble du personnel.
Les messages ne doivent contenir, notamment, ni injure, ni diffamation, ainsi qu’assurer le respect de la vie privée et le droit à l’image.
Les organisations syndicales s’engagent à ce que toutes les informations et les documents professionnels ne soient utilisés qu’à des usages internes à l’organisme et à ce qu’ils respectent la charte informatique.
Le CSE dispose d’un site dédié qui est placé sous la responsabilité du secrétaire. Ses membres déterminent librement le contenu des pages de l’Intranet, des messages et des publications dans le cadre des attributions du CSE.
Ces accès doivent se faire dans le respect des règles d’utilisation en vigueur au sein de l’organisme, soit pendant les heures de délégations, soit en dehors du temps de travail.
5.3 La messagerie Le CSE dispose d’une adresse mail pour communiquer dans le cadre de ses activités sociales et culturelles, en interne ou en externe, en plus de l’espace intranet qui lui est dédié.
La gestion de cette messagerie est placée sous la responsabilité du secrétaire du CSE.
Chaque organisation syndicale représentative ou ayant constitué une section syndicale au sein de l’organisme bénéficie d’une adresse mail. Ont accès à cette messagerie chaque délégué syndical ou chaque représentant de section syndicale.
Les accès à la messagerie doivent se faire dans le respect des règles d’utilisation en vigueur au sein de l’organisme, soit pendant les heures de délégation, soit en dehors du temps de travail.
Les messages ne doivent contenir notamment ni injure, ni diffamation, ainsi qu’assurer le respect de la vie privée et le droit à l’image.
Chaque information est identifiée sous le logo du CSE ou de l’organisation syndicale, sans pouvoir ni utiliser, ni modifier, les logos de l’organisme.
Les membres du CSE habilités à utiliser la messagerie, doivent réaliser ces communications pendant les heures de délégation ou en dehors de leur temps de travail, pour l’envoi de messages à caractère individuel ou groupés à destination de la Direction, des salariés ou d’organes externes sollicités dans le cadre des attributions du CSE.
Afin de permettre à tous les utilisateurs de bien identifier l’origine du message et mettre en place les moyens techniques pour ne pas conserver les messages du CSE dans leur messagerie, l’objet de chaque message devra commencer par la mention « CSE + objet du message ».
Le CSE est tenu à une obligation de confidentialité quant aux échanges électroniques individuels qu’il entretient avec les salariés.
5.4 Règles de maintenance
Les règles de maintenance applicables sont les mêmes que celles auxquelles sont soumis l’ensemble des utilisateurs du système d’information de l’organisme (délais de résolution des pannes etc.). Toutes les demandes d’intervention devront être faites via l’outil dédié (TANDEM ou équivalent).
5.5 Formation des utilisateurs
Pour une utilisation optimale des supports de communication (messagerie + Intranet), la Direction régionale prend à sa charge lors du renouvellement des instances, si nécessaire, la formation des délégués syndicaux, des représentants de section syndicale et des membres du CSE si ces derniers en font la demande.
Le contenu et la durée de ces formations seront déterminés en lien avec le service formation après expression des besoins des utilisateurs.
5.6 Utilisation abusive
En cas de non-respect des dispositions ci-dessus, la Direction régionale adresse à l’organisation syndicale concernée ou au secrétaire du CSE, dans un premier temps, un mail lui précisant la nature exacte du différend.
Si après discussion, le désaccord persiste, il est porté à la connaissance des autres organisations syndicales signataires. Une réunion est alors tenue entre tous les signataires de l’accord en vue de régler le différend. Si à l’issue de cette rencontre, et les signataires ayant fait part de leur point de vue, le différend persiste, l’organisme peut décider de saisir la juridiction compétente.
Article 6. Validité, entrée en vigueur et durée du protocole d’accord
Le présent accord est valable s’il remplit les conditions fixées à l’article L2232-12 du Code du travail. Le présent protocole est conclu pour une durée de 4 ans.
Il entrera en vigueur le premier jour du mois suivant l’obtention de l’agrément par l’autorité compétente de l’Etat (article L. 123-1 et L. 123-2 du Code de la sécurité sociale).
Il sera transmis à la Direction de la sécurité sociale, laquelle le transmettra à l’Ucanss pour avis du Comex conformément à l’article D. 224-7 - 3 du Code de la Sécurité sociale, par l’intermédiaire de l’application RH du portail Ucanss permettant directement le dépôt en ligne.
L’agrément sera réputé accordé, sauf en cas de prorogation explicite du délai d’examen de la Direction de la sécurité sociale, et en l’absence d’un retour de la DSS, à l’issue d’un mois après avis du Comex. Article 7. Rendez-vous et suivi de l’application du présent accord
En vue du suivi de l’application du présent accord, les parties conviennent de se revoir tous les 3 ans.
Article 8. Révision
Le présent accord peut être révisé, à tout moment pendant la période d’application, par accord collectif conclu sous la forme d’un avenant. Les organisations syndicales de salariés habilitées à engager la procédure de révision sont déterminées conformément aux dispositions de l’article L. 2261-7-1 du code du travail. La demande d’engagement de la procédure de révision est formulée par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge à l’employeur et à chaque organisation habilitée à négocier l’avenant de révision. A la demande de révision sont jointes les modifications que son auteur souhaite apporter au présent accord. L’invitation à négocier l’avenant de révision est adressée par l’employeur aux organisations syndicales représentatives dans le mois courant à compter de la notification la plus tardive des demandes d’engagement de la procédure de révision Article 9. Publicité et dépôt de l’accord Il sera déposé un exemplaire auprès du greffe du Conseil de prud’hommes de Schiltigheim. Conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur, cet accord sera également déposé sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du travail.
Une copie sera remise à chaque organisation syndicale.
Le présent protocole fera l’objet d’une diffusion auprès du personnel par une note de direction spécifique.
Fait à Schiltigheim, le 04/04/2024
Les organisations syndicales, Le Directeur régional, CFDT
